《实用文体写作》课程组厦门城市职业学院竞聘词概念竞聘词又叫竞聘演讲也称之为竞聘报告、竞争上岗演讲稿、竞聘书，是竞聘者在竞聘会议上向与会者发表的一种阐述自己竞聘条件、竞聘优势，以及对竞聘职务的认识，被聘任后的工作设想、打算等的工作文书。➢特点：➢竞争性:凸显人无我有，人有我优，人优我特的竞争优势。➢目的性：➢生动性：要吸引人，据有口头宣传的作用。➢自评性:要全面而公正的评价自己。一般按职位类属进行分类，有机关干部竞聘演讲稿，企业干部竞聘演讲稿，事业干部竞聘演讲稿等。《实用文体写作》课程组厦门城市职业学院一、竞聘词写作要求➢1．气势要先声夺人➢竞聘演讲的一个重要特征就是具有竞争性，而竞争的实质，是争取听众的响应和支持。而做到这一点的有效方法之一，就是要有气势，“气盛宜言”。这气势不是霸气，不是骄气，不是傲气，而是浩然正气。有了渊博的才识、正大的精神和对党的事业和人民的深厚的感情，作者就不难找到恰当的语言表达形式。《实用文体写作》课程组厦门城市职业学院2．态度要真诚老实➢竞聘演讲其实就是“毛遂自荐”。自荐，当然应该将自己优良的方面展示出来，让他人了解自己。但要注意的是，在“展示”时，态度要真诚老实，有一分能耐说一分能耐，不能为了自荐成功而说大话，说谎话。《实用文体写作》课程组厦门城市职业学院3．语言要简练有力➢老舍先生说：“简练就是话说得少，而意包含得多。”竞聘演讲虽是宣传自己的好时机，但也决不可“长篇累牍”。应该用简练有力的语言把自己的思想表达出来。《实用文体写作》课程组厦门城市职业学院4．内心要充满自信➢著名演说家戴尔•卡耐基曾说过：“不要怕推销自己。只要你认为自己有才华，你就应该认为自己有资格担任这个或那个职务。”当你充满自信时，你站在演讲台上，面对众人，就会从容不迫，就会以最好的心态来展示你自己。当然，自信必须建筑在丰富的知识和经验的基础上。这样的自信，才会成为你竞聘的力量，变成你工作的动力。《实用文体写作》课程组厦门城市职业学院二、正文写作➢1.围绕一个中心➢写好竞聘演讲稿的核心问题是竞聘者对自己竞聘的岗位要有一个全面深刻的理解与认识，要围绕着竞聘岗位写文章，对岗位认识理解的层次不同，标准、起点不同，那么演讲稿的质量则不同。➢首先对竞聘岗位的理解与认识要有一定的高度。如竞聘某学院图书馆馆长这个岗位时，仅仅理解为图书馆长的职责是完成图书馆日常管理工作是不够的，还应

考试题型➢客观题（120题，90分）——职业道德（50题，50分）+基础业务素质（70题，70分）➢主观题（110分）——案例分析（2题，60分）+工作实务（3题，50分）➢英语测试（听力、写作、翻译、阅读、填空）基础知识重点文书基础法律与法规（公司法、外商投资企业法）企业管理基础商务沟通（礼仪）办公环境管理涉外秘书英语部分（商务英语）一、文书基础重点1、行政公文、事务公文、商务文书2、制发程序（草拟、审核、签发、复核）3、格式（眉首、主体、版记）一、文书基础复习题1、公文必须在（）过程中形成并使用。A起草B管理C施行D运行2、公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和（）的文书。A规范体式B制发程序C印装规格D指导作用3、公文是具有（）的文书。A固定格式B随意格式C特殊格式D规范格式BAD一、文书基础复习题4、与问复函相配套的结束用语是（）A特此函告B特此函商C特此函谢D特此函询5、广州市宣传预防和控制非典的活动已经结束，广州市政府向省政府写一份报告，用（）A工作报告B情况报告C调查报告D报送报告6、议案的主送机关是（）A各种社会团体B各级人民代表大会C国家行政机关D单位BAD一、文书基础复习题7、决定和决议的共同点有（）A都是决策性文种B都属于行政公文C都是下行文D都是会议后成文8、按规定公文的眉首包括下列哪些要素（）A发文机关标识B发文字号C红色反线D公文标题９、在下列哪些情况下，公文可以不加盖印章（）A会议纪要B公文以电报形式发出C信函式公文D公文以传真形式发出ABCACAB二、商务沟通重点1、沟通的类型2、有效沟通的要素3、沟通技巧与障碍4、横向沟通、纵向沟通、危机沟通二、商务沟通复习题1、确定对来宾的接待规格应根据（）A客人的地位身份B对方与我方的关系C参照上一次接待的标准D对方的诚恳要求2、横向沟通在组织中的表现形式有（)A会议B通知C备忘录D面谈3、接待工作的三项主要任务是安排好来宾的工作事宜、生活服务和（）A学习B参观访问C培训活动D文化娱乐活动ACDABCD二、商务沟通复习题4、对重要会议出席者或友好团体访问，应组织人员在本单位（）欢迎或欢送。A会客室B会议室C会客室门口D大门口5、决定自我介绍的内容的依据是（）A对方的性别B对方的身份C交往目的D交往对象6、为了排解来访者等待的时间接待室内可放置（）A电视和收音机B宣传板报C

企业管理基础第一节企业管理常识一、现代企业制度的基本内容和基本特征（一）基本内容1、现代企业法人制度确定的是企业法人地位和企业法人财产权，使企业成为真正的市场主体。2、现代企业组织制度现代企业股东董事会经理监事会3、现代企业管理制度管理制度经营机构用工制度分配制度财务制度（二）基本特征产权清晰权责明确政企分开管理科学二、企业融资常识（一）企业融资方式1、股权融资（所有权）指不通过金融中介机构，借助股票这一载体直接从资金盈余部门流向资金短缺部门，资金供给者作为所有者享有对企业控制权的融资方式。2、债务融资（债权）是指企业通过举债筹措资金，资金供给者作为债权人享有到期收回本息的融资方式。第二节企业文化知识一、企业文化的结构（一）精神层企业最高目标企业哲学企业精神企业风气企业道德（二）制度层一般制度特殊制度企业风俗（三）物质层核心层次二、企业文化的特征与功能（一）企业文化的特征独特性普遍性可塑性（二）企业文化的功能激励功能导向功能约束功能凝聚功能稳定功能辐射功能第三节企业的人事管理知识一、团队管理(一）团队精神是指团队在生产、经营、管理的实践活动中形成的代表广大成员干劲的一种无形力量。（二）高性能团队所具备的条件共同的愿景开放的心态相互的信任动态的领导高效的流程宽容的胸怀统一的方法二、人事档案管理制度（一）人事档案保管制度1、归档制度2、核查制度3、保卫保密制度4、统计制度5、转递制度（二）人事档案利用制度1、人事档案利用的手续（1）查阅手续（2）外借手续（3）出具证明材料的手续2、人事档案利用的方式（1）设立阅览室（2）借出使用（3）出具证明材料三、人员招聘与培训（一）人员招聘流程、方式与招聘原则1、人员招聘流程（1）计划（2）信息发布（3）测试（4）人事决策（5）职工入职（6）报告2、人员招聘方式（1）笔试（2）面试（3）心理测试3、招聘原则（1）公开（2）竞争（3）平等（4）能级（5）全面（6）择优（二）协助、参与制定职工培训计划1、培训需求分析2、制定职工培训计划3、职工培训流程第四节企业经营常识一、企业财务基础（一）会计职能与要素1、会计职能会计核算会计监督2、会计要素资产负债所有者权益收入费用利润（二）会计核算方法经济业务→原始凭证→记帐凭证→帐薄→会计报表填制∣∣￣设置帐户复式记帐编制∣∣￣登记↓↑成本计算财产清查∣∣编制（三）会计凭证的分类原始凭证记帐凭证

三级（高级）秘书考前培训国际教育学院陈蘅瑾第一章秘书职业资格考试概述⚫秘书职业技能鉴定，有两个模块的内容组成（二级秘书除外）⚫第一模块为基础知识部分。此模块有两个部分组成，一是职业道德部分，一是理论知识部分；此模块共100分，125题，其中职业道德25题，理论知识100题。⚫第二模块为专业能力部分。此模块有两个部分组成，一是案例分析，一是工作实务（二级增加综合评审）；此部分共100分，案例分析2题，50分，工作实务3-5题50分。⚫报考涉外秘书还要加考秘书英语。各部分考试的题型及分值安排职业等级时间鉴定内容题型题量答题方式分值配分比例秘书5－3级8：30－10：00职业道德选择题25答题卡作答1010％理论知识1009090％10：30－12：30技能操作案例分析2笔答5050％工作实务3-55050％14：00－15：30秘书英语听力、笔答100100％成绩计算⚫试卷结构中，知识和技能两部分各为100分，均为60分及格。如果有一部分成绩没有达到60分，那么该部分可以补考一次，合格部分的成绩有效期为一年，秘书英语部分的成绩单独计算。第二章职业道德⚫职业道德部分的题目比较简单，但是要求相当严格，如果在整个考试中职业道德部分不及格，那么就视为整个秘书考试不及格，必须经过补考合格才能取得相应的秘书职业资格证书。⚫该部分考试分为两个模块：一是职业道德基础知识，一般情况下15题左右，其中5题为单项选择题，10题为多项选择题，答案均在书本中；二是个人情况表述题，10题左右，要求考生根据自己的实际情况来作答，该部分没有固定答案。第三章文书基础⚫一、考试概述⚫本章的重点是应用文的含义与分类；通用公文、事务文书、商务文书的制发程序与格式；应用文的四个要素；应用文的表达方式。⚫文书基础在考试中多以单选、多选形式出现，在三级、四级中占10%左右。二、考点重点⚫（一）应用文书的概念与制发程序⚫1.应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。⚫2.应用文书的分类⚫（1）行政公文，是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，又称通用文书。2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、

秘书接待工作与艺术1接待工作❖接待工作，指的是社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动。属秘书部门的日常工作。2一、接待工作的内容l接待国内外来访的宾客；l洽谈、签约、工作交流等；l组织参观、考察、拜访等活动；l为合理要求提供服务等。3外宾接待有约接待内宾接待二、接待工作的类型无约接待4三、接待工作的程序5案例一：天地公司的初萌是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话，赶快为客人送上—杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。请问秘书初萌有什么不妥的地方？秘书接待应做好哪几方面的准备工作？6（一）接待前的准备工作1、心理准备(1)“诚恳”的心情(2)合作精神7•(1)环境准备•(2)办公用品准备2、物质准备：83、业务知识和能力的准备4、了解来宾的基本情况。95、确定接待规格高规格接待，所谓高规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式对等规格接待，所谓对等规格接待就是主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待，这是最常见的接待规格。低规格接待，所谓低规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待，这种接待规格常见于基层。106、制定接待计划确定接待规格拟定日程安排提供经费列支11案例二◼某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会，通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍产品，10点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统，11点洽谈业务。展销会当天，9点大会本该开始介绍产品，可应该到的各校图书馆代表却只到了1／3。原来，由于通知中没有写明展销会具体地点，加上公司接待人员不耐烦，对代表不够热情，所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内容十分丰富，10点30分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑，结果业务洽谈匆匆开始，草草收场。◼分

《秘书口才》秘书口才（PPT教学课件）主编：周彬琳秘书口才一人之辩，重于九鼎之宝，三寸之舌，强于百万之师。——刘勰《文心雕龙》如果让我重进大学，我将修好两门课：演讲和说服。——尼克松秘书口才一言可以兴邦，一言可以亡国。——中国古谚语良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。——中国古谚语秘书口才第一章秘书口才概述秘书口才第一章：秘书口才概述1.1秘书口才的基础1）现代意识☆开放意识秘书必须面向全球，走向世界。秘书必须确立开放型思维方式。秘书必须“懂得生存”、“学会生存”。☆竞争意识增强危机感、紧迫感和责任感。始终刻苦努力，不断奋进。保持清醒的头脑，胜不骄，败不馁。☆创新意识一要善于反思。二要善于质疑。三要敢冒风险。秘书口才补充资料：建筑大师与中学生美国一海滨城市，又一座摩天大楼拔地而起。这是设计师约翰先生的精心之作。汤姆是位在校的中学生，一天，他来到约翰设计的大楼下，对主楼轻薄的构架，留下了很深的印象。汤姆一回家就从电脑里调出了该楼的资料，在惊叹之余，他突然发现，这幢大楼的迎风面，正好落在三角形的棱边上，但强风碰上棱边，势必会改变方向而产生旋转，这时单薄的墙体，正好是受力最大的区域。他把自己的发现写了封信，寄给了约翰先生。收信后约翰用电脑进行了风动的模拟测试，结果汤姆的推测完全正确。约翰不愧为一流的设计师，在短期内，他居然找到了解决的办法。当一块重达数十吨的预制构件吊上楼顶时，约翰悬着的心也随之落地了。他独到的方法，不仅一举解决了大楼的安危，还翻开了建筑史上防风抗风划时代的一页。汤姆只是一个普通的中学生，可贵的是，他却偏要不自量力地去思考大厦的设计。作为大师的约翰，完全可以因自己的“面子”，将汤姆的信置之脑后，但正是那种求真求实的科学精神，使他翻开了建筑史的崭新篇章。这种现代人格的完美结合，时常能创造奇迹。因为许多时候，社会的进步正是靠这种魅力推动的。秘书口才第一章：秘书口才概述1.1秘书口才的基础2）智能结构☆知识结构应为“T”型结构：兼备多学科、跨学科的经过精选的宽厚的知识面（“T”的一横）；具备秘书专业纵深的知识（“T”的一竖）。做专博结合的“通才”。☆能力结构认识能力（观察事物、分析问题、认识现实、预测未来的能力）。组织能力（组织材料、组织语言和组织听众）。表达能力（有声语言和态势语言表达）。创造能力（创造性运用科学知识发现、分析解决新问题）。“读万卷书，行万里路”秘

周明辰赵胜潮李永民李德亮著河北花山文艺出版社第一章要建筑摩天大厦，必须打好根基；要把握事理，必要审度客观存在的流变。美的理论研究，升华为美学；美学横向结合，形成秘书美学。而要真正悟出秘书美学的真谛，又必须逆向回转，借助于美学原理，认识美学及其规律，来深刻领会和应用秘书实践活动中的美。所谓“开宗明义”，大概就是这个道理。第一节美的本质与特征美，千姿百态，形象各异，客观地存在于整个世界。美，以特有的魅力，陶冶人们的性灵，启迪人们的思辩，诱发人们的追求，鼓舞人们的创造。爱美，已成为人的天性；寻求美的规律，已成为人的天职。那么，什么是美呢？这个有关美的本质的课题，是美学领域的基本问题。美的本质问题的解决，是解决美学中其他问题的基础和前提，只有正确的解决了美的本质问题，才能找到科学的解释其他复杂审美现象的理论基础。一、美的本质（一）美学史上对美的本质的探讨1、西方美学史上对美的本质问题的探讨在西方美学史上，对美的本质的认识大致有四种观点：第一种是从客观精神上去探讨美的本质问题，把美的本质最终归结为客观理性、绝对精神的。如柏拉图认为美的本质是理念，只有美的理念才是真正的、永恒的美。黑格尔提出“美是理念的感性显现”，他认为美是感性与理性、形式与内容的统一。第二种是从主观心理上去探讨美的本质，把美的本质归结为主观意识、审美感受等。如休谟认为美的本质是人的情感愉快；布瓦洛认为美的本质是人的理性；鲍姆嘉通认为美的本质是感性知识；康德认为美的本质是主观情感；叔本华认为是意志；弗洛伊德认为是性本能；桑塔耶那认为是快感；克罗奇认为是直觉。第三种观点是从客观世界的自然特征出发探求美的本质，认为美的本质就在对象的自然物质形式中，美是事物的某种属性或性质之间的某种关系。如亚里斯多德认为美就在于事物的感性形式，在于事物的外在形式的“秩序、匀称、明确”，美的本质就是事物的某种形式规则；英国的经验主义哲学家博克认为美是借助于感官的干预而机械的对人的心灵发生作用的物体的某种品质；法国的狄德罗提出“美在关系说”，他认为美是随着关系而变化的。第四种是从主观精神和客观事物的统一中去探求美的本质，但他们往往最终还是把美的本质归结为主观心理。如利普斯的移情说、格式塔心理学派的主客体的同形同构说等。2、我国美学界关于美的本质的几中主要观点在我国，对美的本质系统地理论探讨，主要是在新中国成立以后。在建国以来的两次美学论

秘书培训SecretaryTrainingTrainingAgenda培训内容Topic主题Quality个人素质秘书的个性要求秘书的品质要求职业前景展望Skill专业技能HotelRules&Regulations酒店相关规章制度30MinutesProfessionalskills职业技能30Minutes2sessions•一段秘书发通知:用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。•二段秘书抓落实:发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。•三段秘书重检查:发通知，落实到人后，第二天在会前３０分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。•四段秘书勤准备:发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。•五段秘书细准备:发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总经理的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。•六段秘书做记录:发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。•七段秘书发记录:会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。•八段秘书定责任:将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。•九段秘书做流程:把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！BrianStorm大脑风暴什么叫好秘书Personality秘书的个性要求✓守时✓谨慎✓热情✓合群✓服从✓机智✓勤快✓忠诚✓负责✓正派✓廉洁✓诚实✓谦逊Personality秘书的品质要求Roleandresponsibilitieso

21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列秘书人际沟通实训谭一平吴良勤主编中国人民大学出版社◼第一章人际沟通概述◼第二章处理人际关系的基本原则◼第三章处理人际关系的基本方法◼第四章沟通的基本原则◼第五章沟通的方式◼第六章沟通中应注意的问题◼第七章与上司的关系◼第八节消除紧张情绪◼第九章与职能部门的关系◼第十章与客户的关系目录第一章人际沟通概述一、人际关系的含义◼狭义的人际关系是指个人与个人之间的关系，而广义的人际关系则还包括个人与单位、单位与单位等更广泛的社会关系。本书介绍的人际关系是指前者。二、人际关系是客观存在的◼人是一种高级动物，过着群居的生活，一个人是无法生存的；既然人不能单独生存，必须相互依靠，就必然会产生各种各样的人际关系。秘书无论是在党政机关还是在企事业单位工作，它们都可以称之为"职场"。所谓职场就是大家一起工作的场所，既然大家在一起工作，相互之间就产生了各种关系，如上下级关系、秘书与上司的关系、同事关系，等等。这些关系是客观存在的，任何人都不可能回避。三、人际关系是错综复杂的◼在一个单位里，有职位高的也有职位低的；有年纪大的也有年纪小的；有男的也有女的；不仅如此，同事们在性格、受教育程度、生活阅历、生活环境等方面都存在着差异，因此，每个人看问题的角度很难一样，考虑问题的方法也各不相同；而且，为了晋职或加薪，同事之间的竞争是不可避免的，所以，无论是由于价值观不同还是个人利益冲突，同事之间总会存在一些矛盾，而这些矛盾又往往是交织在一起的，因此，现代职场的人际关系不仅是客观存在的，而且是错综复杂的。四、人际关系与沟通能力的关系◼对于一个秘书来说，交流沟通的能力非常重要，它与人际关系的好坏有很大的关系。如果你与同事的关系不错，即使偶尔说话不到位，他也不会跟你计较；相反，如果你们之间的关系闹得很僵，那你说的每一句话，他都要从鸡蛋里挑出骨头来。所以，如果你与同事的关系不错，那你们的沟通就会比较顺利，这种良好的沟通又能让你们之间的关系更加和谐。相反，如果你们之间的关系很别扭的话，沟通起来就会更加困难；如果沟通起来很困难，又会使你们的关系雪上加霜。◼人际关系与沟通能力是一种相辅相成的关系；如果沟通能力不是很强，就要注意建立良好的人际关系，用它来弥补自己沟通能力的欠缺；同样的道理，如果人际关系处理得不是很好，就要注意提高自己的沟通能力，用它来改善自己的人际关系。五、搞好人

人际关系与处理技巧秘书教学重点❖如何建立圆通的人际关系。❖如何建立自己的交际圈。❖怎样正确处理与领导的关系。❖怎样处理与副职领导的关系。❖如何与异性上司交往。❖如何处理与同事的关系。❖如何处理与下属员工的关系。❖美国著名的成功学家、营销大师卡耐基先生，曾经提出这样一个公式：成功＝15%的专业技术知识＋85%的为人处事也就是说，一个人要想成功，15%依靠专业技术知识，85%依靠为人处事的技巧。案例一❖小毅是一位大学一年级的男生。他非常希望在学校里能结识几个知心朋友，可又觉得其他的同学都不够真诚，而难以与他人谈自己的真心话，因此感到十分孤独。案例二❖方方是一位大学二年级的女生。她与好友晓莉一直关系非常好。最近，她知道晓莉在她评三好学生时说了她的坏话，导致她失去了评三好学生的机会。她心里很痛苦。曾仕强谈人际关系❖关系良好的，可以得到好的机会，加上正当的努力，效果会更好。❖有关系、没关系；没关系、有关系。只要合理，就没有什么不好。❖关系正常时，运用正当化，是大家努力的目标。曾仕强谈人际关系❖人际关系本身是中性的，运用得恰当，便是良好的人际关系；用错了，当然产生不好的影响。行为正当的人对拉关系、套关系，实在不必过分敏感。往好的方面想，反而容易获得良好的效果，何乐而不为?曾仕强谈人际关系❖中国的人际关系以伦理为主。中国人认为社会固然由个人所构成，但是个人却很难离开社会而生存，个人的自由实际上相当有限。人与人的互动，也不能完全由法律来控制。❖人人在法律许可的范围内，衡情论理，以伦理来弥补法律的不足，才是我们的人际基础。秘书人际关系与处理技巧❖第一节处理好人际关系的意义❖一、人际关系的含义❖人际关系有广义和狭义之分。❖广义的人际关系除了包括个人对个人之间的关系，还包括个人对单位、单位对单位等更广泛的社会关系。❖狭义的人际关系是指个人与个人之间的心理关系。这里介绍的是指后者。秘书的人际关系秘书的人际关系是一种业缘人际关系（或称工作关系），是由于人们从事共同的或有关联的社会工作而结成的人际关系。构成业缘人际关系的媒介是人们在社会群体中所从事的职业。二、秘书人际关系的内容秘书人际关系：是指秘书在开展工作过程中所发生的交往关系。它是具有社会性和职业性的业缘关系。❖内容：包括与上级、平级和下级以及外界之间的关系❖理想的人际关系，应是一种充满亲密、和谐、团结、协作的氛围，具有凝聚力、向心力和感

秘书人员了解秘书人员应具备的知识结构与能力、思想修养与职业道德、个性心理品质掌握秘书人员的培训提高途径。主要内容◼第一节、秘书人员的知识和能力◼第二节、秘书人员的思想修养和职业道德◼第三节、秘书人员的心理和性格◼第四节、秘书人员的性别特征◼第五节、秘书人员的培训、考核与晋级秘书人员具有多重职业角色秘书工作的性质，任务和特点，决定了秘书人员是领导脑力和体力的延伸和补充，在机关组织中扮演了多重重要角色：1、参谋、智囊——领导的脑力补充2、助手、随员——领导的体力补充3、机关内部的管家、信息员、协调员、督察员4、机关外部的——形象大使、公关员、联络员秘书人员在机关中广泛承担着各种事务性、管理性和沟通交往性工作，具有辅助决策、协助管理、沟通信息、协调关系、督促检查和保管机密等枢纽作用，决定了其必须具备极高的素质和能力。素质是秘书人员成事之基，是立身之要。第一节秘书的知识与能力◼一、秘书的素质结构◼二、秘书的知识结构◼三、秘书的能力要求一、秘书的素质结构经验性要素修炼性要素先天性要素❑经验性要素：如在实际工作中提炼出来的工作技巧、手段、能力等。❑修炼性要素：如有意识地学习知识、培养道德、锻炼意志、坚定信仰、养成性格、气质等。❑先天性要素：如相貌、体格、智力等。1、按素质形成的先后和途径划分1政治素质2品德素质6身体素质5心理素质4能力素质3知识素质2、按素质本身的类别划分◼秘书知识结构要求具有博与专的兼容性，成“T”型展开。秘书应有的三层知识结构：二、秘书的知识结构秘书应有的知识2、专业知识和行业知识：即秘书业务知识（文书写作、档案管理、沟通协调等）和从事部门行业的专业知识3、相关知识：如经济、法律、管理、公关及心理学等知识1、基础知识：即具有相当于高中程度的自然科学和社会科学知识秘书的知识结构◼1、基础知识：科学文化知识、马克思主义基本理论知识、法律法规基本知识；◼2、专业知识：秘书分支知识如文书、会务、档案、信访、接待、值班、印信、沟通、协调、督察等知识；◼3、部门行业知识：政府部门、企业部门、事业单位等行业知识。◼4、相关知识：政治、经济、法律、财会、管理、心理、社会交往等相关学科知识；三、秘书的业务能力要求耐心倾听并正确理解他人的发言精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持善于发现矛盾，及时沟通协调关系善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作善于阅读，抓

秘书人际关系与沟通实务谭一平编著外语教学与研究出版社第一章人际关系与沟通概述第一节人际关系与沟通的含义一、人际关系的含义人际关系有广义和狭义之分。广义的人际关系是指人与人之间的关系，包括社会所有的人与人之间的关系以及人与人之间关系的一切方面；狭义的人际关系是指人与人之间通过交往与相互作用形成的直接的心理关系。本书所述的人际关系是指后者。二、沟通的含义沟通是指在一定的社会环境下，人们借助共同的符号系统，如语言、文字、图像、记号、手势等，以直接或间接的方式彼此交流和传递各自的观点、思想、知识、爱好、情感、愿望等各种各样信息的过程。第二节人际关系是客观存在的一、人际关系无法回避◆客观存在，消极逃避作用有限◆提高自己处理人际关系的能力，也恰恰是成为标准的职业秘书的前提二、构筑人际关系的基础◆马斯洛人类需求理论人是出于某种动机而做出具体行为的。如果没有动机，人就不会有行动。形成动机的一个基本因素是需求。人类的需求一般分为五个阶段：第一阶段为生理的需求，第二阶段为安全的需求，第三阶段为社交的需求，第四阶段为尊重的需求，第五阶段为自我实现的需求。第三节秘书重视人际沟通的意义一、处理好人际关系的意义秘书工作的前提：处理好与各方面的关系式白领成功因素的构成胆识知识常识二、提高沟通能力的意义秘书在企业的运营过程中起着一种中枢的作用。因此，秘书必须具备相当的交流沟通能力。秘书在现代企业中的位置上司秘书公司内各部门公司外部客户三、人际关系与沟通的关系对于秘书来说，交流沟通与人际关系有很大的关联。如果秘书与同事的关系很好，那相互的沟通就会比较顺利，而这种顺畅的沟通又能让彼此的关系更加和谐。相反，如果秘书与同事的关系很别扭，那沟通起来就会更加困难，而这又会让彼此的关系雪上加霜。四、人际关系是可控的能熟练地处理人际关系是一种素质，也是一种能力。秘书应把学会处理好人际关系作为工作的一部分。人际关系就像自然界的气候一样，它是复杂多变的，但也是有章可循的。所以，在处理人际关系过程中，秘书只要了解了其中的奥秘，一样可以春播秋收、夏耕冬贮。第二章基本的人际关系第一节秘书与上司的关系一、了解上司（一）了解的范围1、工作内容2、性格特征3、工作习惯4、价值观5、社交范围及一些家庭私事（二）了解的途径秘书要了解上司，只能循序渐进，慢慢地去观察和琢磨，比如他每天见了哪些人，打了哪些电话，批了哪些文件；他在约见客人

秘书人员了解秘书人员应具备的知识结构与能力、思想修养与职业道德、个性心理品质掌握秘书人员的培训提高途径。主要内容◼第一节、秘书人员的知识和能力◼第二节、秘书人员的思想修养和职业道德◼第三节、秘书人员的心理和性格◼第四节、秘书人员的性别特征◼第五节、秘书人员的培训、考核与晋级秘书人员具有多重职业角色秘书工作的性质，任务和特点，决定了秘书人员是领导脑力和体力的延伸和补充，在机关组织中扮演了多重重要角色：1、参谋、智囊——领导的脑力补充2、助手、随员——领导的体力补充3、机关内部的管家、信息员、协调员、督察员4、机关外部的——形象大使、公关员、联络员秘书人员在机关中广泛承担着各种事务性、管理性和沟通交往性工作，具有辅助决策、协助管理、沟通信息、协调关系、督促检查和保管机密等枢纽作用，决定了其必须具备极高的素质和能力。素质是秘书人员成事之基，是立身之要。第一节秘书的知识与能力◼一、秘书的素质结构◼二、秘书的知识结构◼三、秘书的能力要求一、秘书的素质结构经验性要素修炼性要素先天性要素❑经验性要素：如在实际工作中提炼出来的工作技巧、手段、能力等。❑修炼性要素：如有意识地学习知识、培养道德、锻炼意志、坚定信仰、养成性格、气质等。❑先天性要素：如相貌、体格、智力等。1、按素质形成的先后和途径划分1政治素质2品德素质6身体素质5心理素质4能力素质3知识素质2、按素质本身的类别划分◼秘书知识结构要求具有博与专的兼容性，成“T”型展开。秘书应有的三层知识结构：二、秘书的知识结构秘书应有的知识2、专业知识和行业知识：即秘书业务知识（文书写作、档案管理、沟通协调等）和从事部门行业的专业知识3、相关知识：如经济、法律、管理、公关及心理学等知识1、基础知识：即具有相当于高中程度的自然科学和社会科学知识秘书的知识结构◼1、基础知识：科学文化知识、马克思主义基本理论知识、法律法规基本知识；◼2、专业知识：秘书分支知识如文书、会务、档案、信访、接待、值班、印信、沟通、协调、督察等知识；◼3、部门行业知识：政府部门、企业部门、事业单位等行业知识。◼4、相关知识：政治、经济、法律、财会、管理、心理、社会交往等相关学科知识；三、秘书的业务能力要求耐心倾听并正确理解他人的发言精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持善于发现矛盾，及时沟通协调关系善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作善于阅读，抓

秘书人员了解秘书人员应具备的知识结构与能力、思想修养与职业道德、个性心理品质掌握秘书人员的培训提高途径。主要内容◼第一节、秘书人员的知识和能力◼第二节、秘书人员的思想修养和职业道德◼第三节、秘书人员的心理和性格◼第四节、秘书人员的性别特征◼第五节、秘书人员的培训、考核与晋级秘书人员具有多重职业角色秘书工作的性质，任务和特点，决定了秘书人员是领导脑力和体力的延伸和补充，在机关组织中扮演了多重重要角色：◼1、参谋、智囊——领导的脑力补充◼2、助手、随员——领导的体力补充◼3、机关内部的管家、信息员、协调员、督察员◼4、机关外部的——形象大使、公关员、联络员◼秘书人员在机关中广泛承担着各种事务性、管理性和沟通交往性工作，具有辅助决策、协助管理、沟通信息、协调关系、督促检查和保管机密等枢纽作用，决定了其必须具备极高的素质和能力。◼素质是秘书人员成事之基，是立身之要。第一节秘书的知识与能力◼一、秘书的素质结构◼二、秘书的知识结构◼三、秘书的能力要求一、秘书的素质结构经验性要素修炼性要素先天性要素❑经验性要素：如在实际工作中提炼出来的工作技巧、手段、能力等。❑修炼性要素：如有意识地学习知识、培养道德、锻炼意志、坚定信仰、养成性格、气质等。❑先天性要素：如相貌、体格、智力等。1、按素质形成的先后和途径划分1政治素质2品德素质6身体素质5心理素质4能力素质3知识素质2、按素质本身的类别划分◼秘书知识结构要求具有博与专的兼容性，成“T”型展开。秘书应有的三层知识结构：二、秘书的知识结构秘书应有的知识2、专业知识和行业知识：即秘书业务知识（文书写作、档案管理、沟通协调等）和从事部门行业的专业知识3、相关知识：如经济、法律、管理、公关及心理学等知识1、基础知识：即具有相当于高中程度的自然科学和社会科学知识秘书的知识结构◼1、基础知识：科学文化知识、马克思主义基本理论知识、法律法规基本知识；◼2、专业知识：秘书分支知识如文书、会务、档案、信访、接待、值班、印信、沟通、协调、督察等知识；◼3、部门行业知识：政府部门、企业部门、事业单位等行业知识。◼4、相关知识：政治、经济、法律、财会、管理、心理、社会交往等相关学科知识；三、秘书的业务能力要求耐心倾听并正确理解他人的发言精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持善于发现矛盾，及时沟通协调关系善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作善于阅读，抓

秘书日常工作办公室工作❖办公室工作主要包括办公室的管理工作、服务工作及办公礼仪三个方面❖一、办公室的管理包括对人的管理、对物的管理及自我管理。❖①办公室管理的作用：办公室是指挥部，办公室是工作室，办公室是窗口。❖②办公室的空间管理办公室的空间管理是指为了有效的利用空间、节约空间成本、缩短工作流程、方便人员沟通所进行的办公处所和物质设备安排和布置等。❖布局：❖一般有两种类型：一种是由多间的小办公室（每间16平方米左右）组合而成；另一种是大办公室（一般在40平方米以上）。两种办公室各有利弊。❖有多间小办公室组成的办公系统适用于中高层机关与事业单位的分理制的秘书机构。主管人员拥有单独的办公室是必要的，有利于保密和工作不受干扰。其他办公室也是与设置各个科室，有利于分部门办公。秘书的办公室应紧邻主管的办公室，以一墙之隔为好。缺点在于缺乏有效的监督和沟通。❖现代企业多采用大办公室。有利于采光和通风，还有利于监督和工作沟通。大而开放的空间、设备，桌椅橱柜的排列应采用直线、对称式布置，不宜弯曲或形成多角度。❖办公室的办公桌型式、规格、颜色应一律相同（主管的办公桌可适当精致些），以增进美感和人员间的平等感。办公作为次序，应照顾工作流程，面对同一方向（不主张面对面），便于从后方或侧方接受文件，主管座位在所属座位的后方正中，便于控制和监督。相关部门应按系统的联系紧密程度，尽可能安排在相邻地点，以便于业务联系。❖接待室、会议室、休息室。❖布置要求：❖第一，要有精神引导的作用，体现以人为本。“谁砸企业的牌子，就砸谁的饭碗”，“今天工作不努力，明天努力找工作”，“企业是我家，质量关系你我他”，“今天努力工作，明天工作更好”，“禁止攀折花木，违者罚款”，“小草微微笑，践踏请绕道”。❖如某化妆品厂的标志是一抹淡粉红，除了它的产品包装一律用这一抹淡粉红外，它的办公室、车间、食糖、医务室里，都饰以这一独特的颜色，员工的工作服也改成由一抹淡粉红镶嵌的香槟夹克。你甚至发现该企业办公室沙发、办公桌、茶杯，都有专属于这一家企业的淡粉红，这些外在风格上，就已经体现了企业的特色。❖来到这里，人们明确地感受到该企业的精神——热爱美，创造美。在实际生活中，淡粉红极易被污染，为了让这一抹淡粉红永远鲜亮，每一个员工都必须处处当心，时时拂拭，不让它蒙尘，这同时又在提醒每一个员工，必须时时关心产品质量，时时维护企业信誉，不让

杨帆会前准备会中服务会后落实总结秘书——会议管理ADDYOURNAMEANDINFORMATIONADDYOURLOGOEND杨帆杨帆杨帆杨帆会前准备会议管理一、会议筹备方案的拟订二、检查会务的筹备情况三、审核会议文件四、与领导沟通会议的有关事宜五、你定会议的应急方案会中服务会后落实总结END杨帆会中服务会议管理一、提示会议按计划进行二、监督会议经费的使用三、处理会中突发事件会前准备会后落实总结END杨帆会后落实会议管理会中服务一、会议总结工作的内容和要求二、会议评估工作的内容和要求总结END会前准备杨帆会前准备一、会议筹备方案的拟订（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序（四）注意事项（五）相关链接会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（一）相关知识1、会议筹备方案的内容2、会议筹备方案的作用3、电话会议及视频会议的知识4、远程会议筹备方案的特点5、会务机构分工的要求会中服务会后落实总结END杨帆会前准备1、会议筹备方案的内容（1）确定会议的主题与议题3个要素：有切实的依据；必须要结合本单元的实际；要有明确的目的。（2）确定会议的名称（3）确定会议的议程（4）确定会议的时间和地点（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要会中服务会后落实总结END杨帆会前准备1、会议筹备方案的内容（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作（7）确定会议与会代表的组成（8）确定会议经费预算（9）确定会议住宿和餐饮安排（10）确定会议的筹备机构。会中服务会后落实总结END杨帆会前准备2、会议筹备方案的作用（1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位（3）确保领导的意图得以贯彻执行会中服务会后落实总结END杨帆会前准备3、电话会议及视频会议的知识（1）电话会议（2）视频会议会中服务会后落实总结END杨帆会前准备4、远程会议筹备方案的特点5、会务机构分工的要求（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍（2）会务机构要分工更明确、责任到人。（3）加强协调、定期沟通。会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（三）工作程序会中服务会后落实总结END组建会议筹备委员会分成筹备小组形成筹备方案领导审核方案杨帆会前准备（四）注意事项1、电话会议语言使用的注意事项2、安排座位的注意事项3、会前准备工作的基本要求会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（五）相关链接1、会议筹备方

第十章信息工作第一节信息工作概述第二节信息工作的程序和方法第三节高层次信息的开发和处理信息工作信息工作的意义信息工作的一切行政工作的基础信息是领导决策的依据信息工作是增进秘书才能的最佳途径信息的特点传输性。信息可以通过不同的方式、媒体、渠道进行传输。扩散性。同一内容的信息，可以借助不同的物质载体，同时向四面八方扩散，而某一物质载体也可以将不同内容的信息向不同方向扩散。共享性。广泛地沟通、交流、互相启发、共同获利。扩展性。信息随着生产力的发展和人类社会的进步不断地扩展，不断地发展和补充。替代性。包括两方面的含义：一是指同一内容的信息在传输过程中，其物质载体是可以变换替代的。二是指信息可以替代资本、劳动和物质材料。信息工作信息的主要内容政策法规信息指挥性信息本单位信息社会反馈信息可比信息相关信息未来信息信息工作信息的形式文字形态信息书面形式：包括文字、数字、图形、表格等秘书应收集原始信息，或“一次文献”声像形态信息图书、照片、录音（像）带、磁盘、CD、VCD等秘书应将声像信息与文字信息配合使用记忆形态信息存在于人们的大脑中的“零次文献”秘书通过采访、交谈获得，有不确定性的特点信息的渠道内部信息渠道与对象国内信息渠道和对象国外信息渠道与对象信息工作信息工作收集整理加工提供传递储存检索信息工作的程序和方法信息的收集和整理秘书收集信息的方式收存复印记录录音电脑购买交换信息的整理分类按照一定的标准筛选将信息分为真实、虚假，有效、失效保留真实、有效信息信息的加工和提供信息的加工充实与综合提炼与摘要归纳与分析秘书如何提供信息适事适时适度信息的传递、储存和检索信息的传递迅速、准确、保密信息的储存原件储存目录、索引储存软件储存有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫科学地存放排列信息的检索秘书综合信息的方法调查法线索追踪法一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定追踪的课题，返回到实践中去，充实新的内容，形成高层次的信息；二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线索，确定选题后进行有针对性的收集；三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索，从而不断扩充信息量。借助外脑法交换法建立数据库怎样给领导提建议（一）

秘书日常事务管理1十二章办公室（秘书）日常事务管理2第一节保密工作第二节值班工作第三节电话接待工作第四节来客接待工作第五节印章管理第六节开具各种信函第七节拟写大事记第八节领导临时交办的工作◼第一节保密工作秘密，泛指不能公开的事项。国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。◼（一）保密工作的含义和特点保密工作，是为达到保密目的所采取的一切手段和措施。◼保密工作具有封闭性、排他性、利益性、相对性和技术性等特点。◼（二）保密工作的意义和方针◼1.保密工作意义：关系到国家的安全；关系到社会的稳定；关系到经济和科技的发展；关系到领导工作的成败。◼2.保密工作的方针是：积极防范，突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作。◼（三）秘书工作与保密联系◼秘书工作与保密的联系主要表现在：知密时间早；知密内容多；涉密程度深。◼（四）保密工作对秘书人员的要求◼增强保密意识；◼遵守保密法规；◼讲究保密艺术。◼（五）秘书应遵守哪些保密纪律◼◼(1)不该说的机密，绝对不说；◼(2)不该问的机密，绝对不问；◼(3)不该看的机密，绝对不看；◼(4)不该记录的机密，绝对不记录；◼(5)不在非保密本上记录机密；◼(6)不在私人通信中涉及机密；◼(7)不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；◼(8)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；◼(9)不在普通电话、明码电报、普通邮局、普通信息网上传达机密事项；◼(10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。◼（六）文书保密工作◼文书是秘密的主要载体，文书保密是秘书部门保密的重点之一。文书保密主要包括以下环节：1.涉密文件的撰制。2.涉密文件的传递。3.涉密文件的承办。4.涉密文件的移交。5.档案资料的保密。◼（七）会议保密工作◼秘书在涉密会议的会前、召开期间和涉密会议精神的传达等各个环节都要严格执行保密制度。◼1.涉密会议的会前保密准备。（1）对会议的秘密程度要进行恰当的评估。（2）制定好会议保密计划和措施。（3）对会场进行安全检查。（4）要加强会前印制各种文件资料的保密管理。◼2.涉密会议召开期间的保密管理。◼（1）对与会者进行保密教育。◼（2）严格执行保密纪律。◼（3）运用先进的保密技术，如反窃听技术，反偷拍(摄影、摄像)技术等等。3.涉密会议精神（会后

秘书实务课程说明一、课程性质“秘书实务”，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才。二、主要内容第一章秘书实务概述第二章日常事务工作第三章接待实务第四章公文处理与文档及信息管理第五章会议服务工作第六章秘书工作中的沟通与协调第七章商务活动与商务旅行第八章参谋与信息工作三、教学目标本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。四、考核方法平时表现与期末考试相结合1、考勤：30%2、作业（含课堂讨论）：10%3、期末考试：60%一、秘书的含义讨论：在你的心目中秘书是一种怎样的职业，前景如何？你是怎样定义这种职业，如何看待秘书工作的？一、充满机遇的秘书职业（一）很多重要人物都当过秘书1、若干领导人物2、一个不是伟人的成功案例小芹，36岁，15年前是南京某国营企业的厂长秘书。几经风雨，如今，他已坐到了法国某公司驻华首席代表的交椅上。此时的她身着黑色套裙，精心打理过的短发令她有些看不出真实年龄。她坐在宽大的老板桌后面，脸上带着自信的微笑，目光中充满机敏和睿智。小芹在大学期间就颇有远见地选修了管理专业课程，毕业时已拿下了一半的学分。然后她迈进了南京某国营企业的大门，被分配进厂长办公室做秘书。准备材料、写总结、翻译资料……麻利干练的芹不时得到领导的夸奖。繁忙之余，她还积极参加厂工会组织的活动，南京一些艺术团的文艺演出舞台上也少不了她的身影。两年后，小芹的外向型性格引起了厂销售部门的注意，于是她开始忙于策划和筹备电视广告、国际展览等大型活动，而这项类似于公关性质的工作使她如鱼得水。后来，小芹的丈夫调到北京。经过一番努力，南京公司把她调到北京分公司任业务经理。小芹除了定期向总公司作出市场分析及预测报告外，还谈成了大量的出口贸易合同。期间，他们有了自己的宝贝儿子。至1993年底，小芹的先生所在单位为芹解决了进京户口，但同时她也失去了原来的工作。无奈之下，她准备了多份简历到人才市场求职，经过一次不太成功的求职经历后，芹在简历的求职意向上明确标明执行秘书。一来希望能与西方专业管理人员共事，在工作中充实自我，积蓄力量；二来为了避免出差以照顾年

第八章信息工作一、秘书信息工作综述(一)“信息”的概念1.信息内容：特定的事实、事件或主题等；形式（载体或媒体）：如声音、图像、文字等；内容和形式的统一体。2.信息的特性(1)普遍性。(2)时限性。(3)开发性。(4)非消耗性。（5）可塑性。（6）共享性。（7）无限性。3．信息管理收集、整理、分类、保管、提取。4．信息分类字母、地区、主题、数字、时间。PS：分类应讲究科学性、系统性、逻辑性、实用性。(二)秘书的信息工作我们认识信息的目的，是为了开展秘书工作范围内的信息工作。1．秘书的信息工作2．秘书信息工作的特点(1)普遍性。(2)紧迫性。(3)开拓性。3．秘书信息工作的要求（1）准确（2）及时（3）全面（4）适用（5）安全(三)秘书信息工作的基本程序1．信息收集2．加工分析3．载体转换4．信息利用5．信息反馈以上五个环节，周而复始地运动，是秘书信息工作的基本程序。(四)常见秘书信息工作资料剪贴1．资料剪贴的方法2．剪贴复制的过程(1)将认定要留存的内容用较粗的笔划出边框。(2)在划定内容的空白处标明内容出处，包括所载报刊杂志名、期刊号、登载具体时间、页码或版号等。(3)将内容复印在A4纸上。(4)利用放大和缩小复印功能；使复制内容字号大体一致。3．资料保存(1)根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的剪贴簿。(2)剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便。(3)在剪贴簿的封页和背部做好必要的标签，标签要分类。(4)按顺序插入要留存的资料并一一编注页码。摘要卡1．一些需要摘录后留存的资料，可以采用摘要卡的形式。2．摘要卡是事先印制好的，一般是不小于64开大小。3．摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”。4．摘要卡的优点是方便灵活。5．在摘要卡中，主要包括以下六项内容：(1)所摘文献的出处，包括报刊、杂志、文献等名称；(2)所摘文献出处的出版社、期刊号；(3)页码，指原书、原刊总页码；(4)分类和编号，指所摘内容在秘书摘要卡中的分类和编号；(5)摘要内容，这是摘要卡的核心部分；(6)摘录人和备注。6．摘要卡一般用卡片盒(箱)保存。(1)卡片和卡片盒可以在办公用品商店买到或定制。卡片盒有的有上盖，称为封闭的，有的没有，称为开放的。秘书可以根据需要配置。(2)一般一盒保存200张卡片，也有的保存量比较大。(3)卡片盒前端有插放索引标签的地方，秘书要根据盒内摘要卡的内容，做好便于