【文档说明】秘书三级__会议管理.pptx，共(102)页，325.162 KB，由精品优选上传

转载请保留链接：https://www.ichengzhen.cn/view-264349.html

以下为本文档部分文字说明：

杨帆会前准备会中服务会后落实总结秘书——会议管理ADDYOURNAMEANDINFORMATIONADDYOURLOGOEND杨帆杨帆杨帆杨帆会前准备会议管理一、会议筹备方案的拟订二、检查会务的筹备情况三、审核会议文件四、与领导沟通会议的

有关事宜五、你定会议的应急方案会中服务会后落实总结END杨帆会中服务会议管理一、提示会议按计划进行二、监督会议经费的使用三、处理会中突发事件会前准备会后落实总结END杨帆会后落实会议管理会中服务一、会议总结工作的内容和要求二、会议评估工作的内容和要求总结END会前准备杨帆

会前准备一、会议筹备方案的拟订（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序（四）注意事项（五）相关链接会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（一）相关知识1、会议筹备方案的内容2、会议筹备方案的作用3、电话会议及视频会议的知识4、远程会议筹备方案的特点5、会务机构分工的要求会中服

务会后落实总结END杨帆会前准备1、会议筹备方案的内容（1）确定会议的主题与议题3个要素：有切实的依据；必须要结合本单元的实际；要有明确的目的。（2）确定会议的名称（3）确定会议的议程（4）确定会议的时间和地点（5）确定会议

所需设备和工具，要满足会议的需要会中服务会后落实总结END杨帆会前准备1、会议筹备方案的内容（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作（7）确定会议与会代表的组成（8）确定会议经费预算（9）确定会议住宿和餐饮安排（10）确定会议的筹备机构。会中服务会后落实总结END杨帆会前准备2

、会议筹备方案的作用（1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位（3）确保领导的意图得以贯彻执行会中服务会后落实总结END杨帆会前准备3、电话会议及视频会议的知识（1）电话会议（2）视频会议会中服务会后落实总结END杨帆会前准备4、远程会议筹备方案的特点5、

会务机构分工的要求（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍（2）会务机构要分工更明确、责任到人。（3）加强协调、定期沟通。会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（三）工作程序会中服务会后落实总结END组建会议筹备委员会分成筹备小组形成筹备方案

领导审核方案杨帆会前准备（四）注意事项1、电话会议语言使用的注意事项2、安排座位的注意事项3、会前准备工作的基本要求会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（五）相关链接1、会议筹备方案与会议策划方案的区别于联系2、会议座位安排的方法3、主席座次的安排会中服务会

后落实总结END杨帆B•070538/071120、会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（）•A有细化的议题•B结合本单位的实际情况•C有充足的讨论余地•D在会上反复协商杨帆D•080574/090556/091146、电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要

（）。•A、派出人员具体组织安排•B、配置视频设备•C、做好会议报到工作•D、提前做好会议书面信息的分发工作杨帆B•070550/071135/090529/100583、对视频会议的会场布置要求有（）•A一台摄像机•B主会场和分会场都要悬挂会标•C摆放鲜花•D采用

自然光杨帆会前准备二、检查会务的筹备情况（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序（四）注意事项会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（一）相关知识1、会务筹备情况检查的主要内容2、会务筹备情况检查结果的形式3、会务筹备情况检查的方法会中服务会后落实总结END杨帆会前准备1

、会务筹备情况检查的主要内容（1）会议准备是否充分（2）会议期间能否排出各种干扰（3）环境条件与用品准备（4）文件材料的准备情况（5）会场布置情况的检查（6）会议保卫工作的检查（7）检查的其他内容会中服务会后落实总结END杨帆会前准备2、会务筹备情况检查的形式（1）书面

形式（2）口头形式（3）协调会形式会中服务会后落实总结END杨帆会前准备3、会务筹备情况检查的方法（1）听取会议筹备人员的介绍（2）会前现场检查香味心理学会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（三）工作程序会中服务

会后落实总结END开会检查的程序现场检查的程序杨帆会前准备（四）注意事项1、会务筹备情况检查的汇报材料2、对检查所发现问题的纠正会中服务会后落实总结END杨帆•071182/081133、会场布置情况的检查一般

不采用（）•A、口头形式•B、座谈会形式•C、协调会形式•D、书面形式B杨帆•071165/0911/78、对会议进行现场检查时，一般应先（）•A、向领导汇报•B、通知被检查的部门•C、下方检查评估表•D、确定检查的路线和确认

检查重点B杨帆会前准备三、审核会议文件（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序会中服务会后落实总结END杨帆会前准备三、审核会议文件（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（一）相关知识1、会议文件的类

型2、会议文件审核的内容3、会议文件审核的方法会中服务会后落实总结END杨帆会前准备1、会议文件的类型会中服务会后落实总结END立项方面召开会议的请示、批复筹备工作会议预案、策划书、会议通知内容议程、讨论提纲、各种报告和发言材料、会议记录、议案、

决定、决议宣传报道会议宣传提纲、新闻发布会上介绍的材料和稿件、会议简报管理与服务名单、票证、报告、簿册、会议总结不同载体信息会议活动的照片，录音和录像带，计算机软盘、磁盘、光盘各种形式的文件材料7类杨帆会前准备1、会议文件的类型会中服务会后落实总结END指导文书上级会议文书、上

级指示文书、本级开会起因文书主题文书开幕讲话报告、主题报告、专题报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话程序文书议程文书、日程安排、程序讲话、选举或表决程序表参考文书各部门统计报表、财务报表管理文书开会须知、议事规则、

保密制度、会议证件、作息时间、生活管理成果文书选举结果、会议记录、会议纪要宣传、传达文书新闻稿、传达提纲、执行计划杨帆会前准备2、会议文件审核的内容（1）审核会议文件的准确性和完整性（2）审核会议文件的具体内容审核会议文件与会议主题的关系会中服务会后落实总结END杨帆会前准备3、会议文件审核的

方法（1）对校法——改动加多——逐字句核对（2）折校法——整洁、改动不多——压在定稿上（3）读校法——浅显——读、看会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（三）会议文件审核的程序会中服务会后落实总结E

ND起草者自审主管秘书初审涉及部门多，会审主要领导或主管领导终审杨帆•070548/080582/090561、在审议会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容（）•A是否做到了层次清晰•B是否与实际相符•C是否偏离了会议的主题•D是否进行了会商C杨帆•081

136.会议文件审核的方法不包括()。•A、对校法•B、折校法•C、单校法•D、读校法C杨帆会前准备四、与领导沟通的有关事宜（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序（四）注意事项（五）相关链接会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（一）相关知识1、

与领导沟通有关事宜的意义2、与领导沟通有关事宜的原则3、与领导沟通有关事宜的方法4、与领导沟通有关事宜的时机会中服务会后落实总结END杨帆会前准备1、与领导沟通有关事宜的意义（1）效率（2）矛盾、协调（

3）知情权（4）了解自己的工作会中服务会后落实总结END杨帆会前准备2、与领导沟通有关事宜的原则（1）时间性原则（2）及时性原则（3）全面性原则会中服务会后落实总结END杨帆会前准备3、与领导沟通会议有关事宜的方法（1）定期向领导提交书面

报告（2）会议负责人定期口头汇报（3）领导亲自参加有关会议（4）其他途径会中服务会后落实总结END杨帆会前准备4、与领导沟通有关事宜的时机（1）会议筹备阶段——资源（2）会中阶段——进展、问题——解决方案（3）

会后阶段——会议情况及经费会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（三）工作程序会中服务会后落实总结END（1）明确会议的目标：①明确各自的任务②会议设计的范围③会议的质量标准④会议的阶段性目标⑤留出处理意外情况和弥补欠缺的时间杨帆会前准备（三）工作程序会中服务会后落实总

结END（2）明确沟通的方法或途径（3）确定沟通的时间、地点及参加人员，指定会议记录人员（4）检查沟通过程中的资料（5）汇报会议的筹备情况及进展（6）听取指示、或进行双向讨论，完成记录（7）将记录送给领导杨帆会前准备（四）注意事项1、对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实2、保持

定期沟通，并将落实情况及时反馈3、在会前、会中、会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（五）相关链接1、分配会议组织与服务工作应考虑的因素2、会议协调会中服务会后落实总结END杨帆•070581/071152/080573/090572、

与领导沟通有关会议事宜要坚持（）•A将单向沟通的结果尽快进行部署和落实•B与会议的主管领导保持非定期的沟通•C在会前、会中、会后不同时期的沟通中，突出各自的重点•D突出成绩，适度反映问题C杨帆会前准备五、拟定

会议的应急方案（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序（四）注意事项（五）相关链接会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（一）相关知识1、会议应急方案的内容2、会议应急方案的作用3、处理会议突出事件的方法会中服务会后落实总结

END杨帆会前准备1、会议应急方案的内容会中服务会后落实总结END人员演讲者、代表和其他关键与会者生病或迟到场地重复预订房间造成的冲突，取暖或通风系统出现故障设备缺少适合的设备资料宣传材料的不足或短缺，资料没有送到会议地点健康与安全突发灾害、疾病行为发言人或与会代表行为不当在会议开

始前制定出应急方案杨帆会前准备2、会议应急方案的作用（1）未雨绸缪——6号型人格（2）缓解危机，提高效率（3）统一步调会中服务会后落实总结END杨帆会前准备3、处理会议突发事件的方法（1）人员——备用人选（2）场地

——替换（3）设备——清单、供应商和维修员电话（4）资料——原稿（5）健康和安全———安全小组、监控系统（6）行为——审核、离开会场会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（三）工作程序——应急方案的制

定程序会中服务会后落实总结END预测情况准备应对备选方案讨论会议紧急情况确定会议应急方案杨帆会前准备（四）注意事项1、住宿安排要妥善2、餐饮服务要周到3、医疗卫生工作要有备无患4、交通保障应落实到位5、会议通讯服务力求标准、稳定、

可靠、迅速6、在娱乐生活上需丰富多彩7、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位会中服务会后落实总结END杨帆会前准备1、住宿安排要妥善1.选择住宿地点2.自己支付3.主办方支付4.具体安排住宿时——统计情况5.年龄较大、女性6.汉族与有禁忌的少数民族7.回执标明，与会人员自己选择8

.数量略有富余会中服务会后落实总结END杨帆会前准备2、餐饮服务要周到分餐制：1.上桌前分餐2.餐桌分餐3.公筷公勺4.自助餐会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（四）注意事项3、医疗卫生工作要有备无患——专人4、交通保障应落实到位①车辆组织②用车制

度③派车管理④车辆的调度⑤租车管理会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（四）注意事项5、会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速6、在娱乐生活上需丰富多彩7、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位会中服务会后落实总结END杨帆会前准备（五）相关链接1、会议应急方案的特点2

、会议应急方案实施的原则会中服务会后落实总结END杨帆•071132/080544/090579、会议中常见的突发事件不包括处理（）•A、场地问题•B、设备问题•C、行为问题•D、营销问题D杨帆会中服务会议管理一、提示会议按计划进行二、监督会议经费的使用三、处理

会中突发事件会前准备会后落实总结END杨帆会中服务一、提示会议按计划进行会前准备会后落实总结END（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序（四）注意事项杨帆（一）相关知识1、推进会议进程应遵循的原则①认真倾听，少打断②树立自信心③消除交流障碍④强调问题⑤精湛的人际交流技巧2、提示

会议按计划进行的意义会中服务会前准备会后落实总结END杨帆（三）工作程序——应急方案的制定程序了解议题和议程准时宣布开会有效引导议题会中服务会前准备会后落实总结END杨帆（四）注意事项1、休息时间——避免在发言高潮或是一5个问题讨论尚未结束时2、中断会议——讨论超出界限、争吵或者争论3、多议题

——开动脑筋——会议前半部分会中服务会前准备会后落实总结END杨帆•0805108/0911101/1111109、会议经费来源的类型包括（）•A、与会者交费•B、参展商交费•C、联合主办者交费•D、广告、赞助和捐助ABCD杨帆会中服务

二、监督会议经费的使用会前准备会后落实总结END（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序（四）注意事项（五）相关链接杨帆（一）相关知识1、会议经费的类型①与会人员交费②参展商交费③联合主办者交费④广告、赞助和捐款⑤公

司分配⑥其他收入项目会中服务会前准备会后落实总结END杨帆（一）相关知识2、会议经费使用的主要方面①文件资料②邮电通讯费——若召开电视、电话会议等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也计算在内。③设备和用品费④场所租用费⑤办公费⑥宣传交际费⑦住宿补贴费⑧伙食补贴⑨交通

费⑩其他开支——各种不可预见的临时性开支会中服务会前准备会后落实总结END杨帆（一）相关知识3、会议经费使用的监督方法①报告和会议②授权与自我控制③质量④损益平衡表⑤比率分析⑥审核时要逐项细审会中服务会前准备会后落实总结END杨帆（一）相关知识3、会议经费使用

的监督方法①报告和会议②授权与自我控制③质量④损益平衡表⑤比率分析⑥审核时要逐项细审会中服务会前准备会后落实总结END杨帆（三）工作程序——会议经费使用的程序会中服务会前准备会后落实总结END1.申请经费2

.主管领导审批3.财务部审批4.财务人员提取现金或填写支票5.经费支出6.审核会议经费支出杨帆（四）注意事项1.会议经费使用中的各种票据管理2.会议经费预算的制定是控制会议成本、提高效率、节省时间和资金

的重要手段3.费用名称要具体规范4.购买用品、耗材力求物美价廉5.遵守财务制度和规定6.附录详细的物品报价表会中服务会前准备会后落实总结END杨帆（五）相关链接1、网络新闻发布宣传的经费预算2、会议收款的方法和时机会中服务会前准备会后落实总结END杨帆会中服务

三、处理会中突发事件会前准备会后落实总结END（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序（四）注意事项杨帆（一）相关知识1、会中突发事件的类型①人员问题②健康与安全问题③行为问题2、会议应急方案实施的原则3、处理会中突发事件的方法①

人员问题②健康与安全问题③行为问题会中服务会前准备会后落实总结END杨帆（三）工作程序——会议经费使用的程序会中服务会前准备会后落实总结END1.向领导报告2.启动会议应急方案3.实施应急方案4.必要是向公共应急机构请求支援5.善后工作杨帆（四）注意事项1.处理会议突发事件的

责任分工2.突发事件与规章制度会中服务会前准备会后落实总结END杨帆会后落实会议管理会中服务一、会议总结工作的内容和要求二、会议评估工作的内容和要求总结END会前准备杨帆一、会议总结工作的内容和要求（一）相关知识（

二）示例分析（三）工作程序（四）注意事项（五）相关链接会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（一）相关知识1、会议总结的目的2、会议总结的内容领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工

作任务布置等3、会议总结的方法与要求会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（三）工作程序——会议总结工作程序1.对会议征询意见，拟就工作总结稿2.向领导报告会议结论3.总结定稿4.印发5.归档6.总结全体工作人员进行总结会后落实会中

服务总结END会前准备杨帆（四）注意事项1.撰写会议总结的注意事项2.撰写新闻稿件的注意事项会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（五）相关链接1、邀请新闻记者到会，直接报道会议新闻2、召开记者招待会，发布会议新闻3、会议秘书部门自己撰写新闻

稿件，提供给新闻记者，报经领导审定后，发表。会后落实会中服务总结END会前准备杨帆•070558/090551/091156、进行会议总结的目的是（）•A建立评估体系•B改进会议的组织与服务•C应对公

众舆论•D给与会人员一个交待B杨帆二、会议评估工作的内容和要求（一）相关知识（二）示例分析（三）工作程序（四）注意事项（五）相关链接会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（一）相关知识1、会议评估工作的内容会议的效率是会议所取得的效果和

会议成本之间的比值会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（一）相关知识1、会议评估工作的内容会议的效率是会议所取得的效果和会议成本之间的比值（1）构成有效会议的要素（2）影响会议效率的主要因素①会议的必要性②会议前期准

备工作的质量③会议责任分工④其他会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（一）相关知识1、会议评估工作的内容（2）影响会议效率的主要因素——其他①会议多、长、大、高②会议支出超标、浪费惊人③会议准备不充分，会议指令布告④组织者组织不当会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（一）

相关知识2、会议评估的标准①目标②时间评估③与会人员参与会议的状态与收获④会议服务评估⑤会议实际费用支出、会议成本评估⑥再度召开同样的会议，继续推进与维持的事项会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（一）相关知识3、会议评估工作的方法和要求会议评估力求科学、高效4、会议效果评估

表格的设计方法①对会议管理工作的总体评估②对主持人的评估③侧重工作人员的行为表现、工作态度、业务水平和工作效果的评估④设计会议评估表格需考虑的要素会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（一）相关知识4、设计会议评估表格需考虑的要素：①表格的长度②填写的难易程

度③所问的问题④问卷的方式⑤分析数据方式会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（一）相关知识5、会议效果评估的表格数据分析①数据类型②应以相应的格式整理表显示的各种数据，并将其用于活动的最终报告中③对数据

的分析要点所有反馈数据的分析报告需递交给主管领导会后落实会中服务总结END会前准备杨帆（三）工作程序——会议效果评估的基本程序1.分析影响会议效果的主要因素2.设计会议效果评估表3.汇总评估结果会后落实会中服

务总结END会前准备杨帆（四）注意事项——会议结束后1.欠缺会议记录2.对决议落实不力3.不对会议的成功得失进行总结4.不解散已完成任务的委员会或工作小组5.与会人员对会议感到不满会后落实会中服务总结

END会前准备杨帆（五）相关链接高效的会议：①会议开得短②安排较多的活动③注意选择地点④名单要精益求精⑤公关公司筹办，多看多问⑥对承办公司满意，长期合作⑦讨价还价会后落实会中服务总结END会前准备杨帆•070578/080

585/090569/091165/100531、对会议的评估应（）•A澄清事实•B科学高效•C淡化宣传•D避免定论B杨帆•071146/080534/091137、会议评估反馈数据的分析报告通常应递交给（）•A、公众代表•B、业务人员•C、主管

领导•D、技术人员C杨帆总结会议管理会前准备会中服务会后落实END会前：一、会议筹备方案的拟订二、检查会务的筹备情况三、审核会议文件四、与领导沟通会议的有关事宜五、你定会议的应急方案会中：一、提示会议按计划进行二、监督会

议经费的使用三、处理会中突发事件会后：一、会议总结工作的内容和要求二、会议评估工作的内容和要求