交流与协调的技巧1第一单元协调自己与领导之间的关系2协调与领导关系的原则1、服从原则2、尊重原则3、请示原则3与领导相处的技巧要与领导成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视领导体谅领导的劳苦，分担他的压力不急于表功不忙着提建议不依靠领导4如何恰到好处地赞美领导赞美要快赞美要诚恳赞美要具体赞美他比别人更好背后说人的好话5委婉地批评领导领导如果有错误就应该批评领导，不过应该讲究一下批评的策略问题。讲究了策略，你的批评或者建议不但不会令领导反感，而且你的建议、批评会被领导很好地接受，领导对你还会刮目相看，对你的能力有了新的看法，对你会更加重视，你的大好前途不是指日可待了吗?6批评领导的12条原则1、能不批评领导，尽量不批评。领导有了错误，自己能够弥补解决的，尽量自己解决2、让领导自己想出解决错误的办法，你只是旁敲侧击地提示3、批评领导要注意沟通4、批评最重要的是一定要让领导感到你的用心良苦5、批评尽可能单独进行6、以表扬的话语作为批评的开场白7批评领导的12条原则7、批评的是行动，而不是人8、一个过错，一次批评9、在友好地方式中结束批评10、以提醒代替批评11、以关心体谅代替批评12、私下批评8如何向领导申辩申辩的问题应具有价值申辩的内容应切中实质申辩的时机应当恰当申辩的陈述应巧妙得体申辩态度应谦和诚恳申辩方式应据情求实申辩表态应容人慎重申辩结果应冷静以对9如果得罪了领导反省原因不要表现出来不要寄希望于别人的理解找个合适的机会沟通找个合适的人充当和平使者利用一些轻松的场合表示对他的尊重10善于对领导说不秘书应当服从领导的安排，但是常常有这样的情况，领导叫你干一件事，但是这件事情或许是不该你做，或许超过了你的负荷，你无法完成的，或许是超出了你的能力，你不能做的，你应该怎样办?11协调领导之间的关系秘书要同不同的领导搞好关系，首要的一点就是，你必须对每一个不同的领导同等对待12第二单元协调自己与同事之间的关系13怎样赢得同事的尊敬不要和同事距离过近不要给别人一个现成的托辞提出合理要求时不要表示歉意不要过分宽限你分派的任务不要把你的责任推给别人14怎样回答同事的尴尬提问？如何答复同事关于你的薪水的问题如何回答关于年龄的问题如何回答关于领导的问题关于同事升迁、任免的问题15了解同事的潜在语言秘书要会察言观色，这可不仅限于观察领导，观察同事也一样很重要。因为从心理学上讲，语言可

第三节秘书职能实现的途径一、秘书职能的含义❖一、秘书的日常事务工作秘书日常事务工作，是指维持领导机构以及秘书机构自身日常运转的一般性工作。这些工作具有日常性、基础性、程序的习惯性，以及对领导管理工作影响的相对有限性等特点。日常事务工作（一）办公用品管理（二）接待工作（三）安排领导活动（四）值班工作（五）通讯工作（六）印章管理（七）保密工作（一）办公用品管理Ⅰ.办公用品分类与采购计划Ⅱ.一般办公用品的发放及领用Ⅲ.办公用品使用及其他事项Ⅳ.课程回顾与案例分析一、办公用品分类R办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、固定资产饮水机、照相机等办公家具：各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、办公用品沙发、茶几等一般消耗品：笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、一般办公用品长尾夹、记号笔、电池、白板笔等耐用消耗品：笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、黑板擦、U盘等Ⅰ办公用品分类与采购计划二、办公用品的采购（一）办公家具、办公设备的采购计划办公设备、办公家具的采购由部门负责人向办公室提出采购计划，办公室统一报行政办公会审批，通过后由办公室负责统一采购。各部门自用的特殊办公设备、办公家具报行政办公会审批后可自行采购。（二）一般办公用品的采购计划1、各部门根据本部门办公用品使用情况，填写《办公用品申购单》，经部门负责人审批签字后报办公室。办公室将各部门申购计划汇总后，办公室主任提出办公室审核意见，经分管领导审核同意后方进行申购。2、办公室核对办公用品申购单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申购计划表》，由办公室主任确认，分管领导审批签字同意后，由办公室专人进行采购。3、急需的办公用品由部门负责人提出申请，填好《急需办公用品申请单》经办公室主任确认，分管领导签字同意后购置。Ⅱ.一般办公用品的发放一、办公用品的发放(一)员工入职按标准配备笔、笔记本、文件夹等。（二）由各部门办公用品管理员，填好《各部门办公用品领用登记表后领用。各部门领用办公用品登记表部门领用物品数量单位领用时间领用人签字（部门名称）会议主题会议时间部门项目规格数量单位领取人归还数量备注领取人确认签字归还人确认签字会议期间物品领取登记表办公用品移交登记表（三）会议期间办公用品的领用，由各部门填写《会议期间物品领取登记表》，会议结束后

第三章秘书职能环境主要内容思考练习案例导入知识体系学习目标了解秘书职能环境构成的纵向层次了解秘书职能环境构成的横向要素理解秘书职能环境支撑因素理解资源发展的导向性理解资源配置的促动性了解领导活动理解领导者、被领导者、作用对象及环境间的关系理解领导活动与秘书工作的关系能处理与上级与下属与部门的关系能把握资源变化的机遇性能明确领导需要怎样的秘书能处理好与领导班子的关系第二节秘书职能环境资源第三节领导对秘书的导向第一节秘书职能环境构成第四节秘书与领导的关系第一节秘书职能环境构成一、纵向层次本节点睛二、横向要素相关链接三、职能环境关系环境是一个开放的大系统。秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。一、纵向层次秘书职能环境可分为三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境（见图3-1）。秘书机构是秘书开展业务活动分工合作的基本单元，是各类管理领导机关的日常办公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。（一）秘书机构内部环境形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备六方面的条件：要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人；要有健全的工作制度；要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程；要形成灵敏的信息处理及综合加工机制；要形成和保持和谐的人际关系；要配备良好的办公设备和具有良好的办公条件。（一）秘书机构内部环境（一）秘书机构内部环境案例：王主任的办公室问题秘书所在组织内部环境，是秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。组织内部环境主要有六方面（见图3-2）。（二）组织内部环境组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相互联系的系统。组织外部环境对组织管理及秘书工作的影响是极为关键的。它为各级各类管理组织提供物质、能量和信息，同时也提供生存、发展的空间。秘书机构、秘书及秘书工作是依托组织管理而存在的。外部环境对组织管理的各种影响，都直接关联着秘书部门、秘书及秘书工作。（三）组织外部环境二、横向要素秘书职能环境与整个社会环境是融为一体的，由社会经济、政治、科技、文化等要素所决定。与其他社会成员所处的具体的环境相比，这些要素对秘书职能环境的影响，既

秘书职能与职能环境建设学习目标主要内容本章小结思考练习准确理解和把握秘书职能的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握秘书职能环境，主动营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。第一节秘书职能范畴第二节秘书职能环境建设第一节秘书职能范畴本节要点一、秘书辅助管理职能二、秘书综合服务职能“辅助管理”，是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。“综合服务”是秘书的根本职能，领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽。秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执行的整个过程中，秘书起着帮助或辅佐的作用。一、秘书辅助管理职能领导者兼听则明，准确、全面、有效地利用信息是其正确开展领导和管理工作的基础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为领导者有效获取利用信息、进行适时的信息沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋智能辅助。（一）辅助获取并利用信息在实践中，不少领导者在信息获取和利用的方向、信息量及信息结构等方面都存在问题，因而使领导和管理工作失误。对此，秘书要注重以下三个方面：要注重在方向上的参谋辅助；要注重在扩大信息量上的参谋辅助；要注重优化信息结构方面的辅助。1、获取并利用信息各种形式的信息干扰是造成领导和管理工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导者排除来自各方面的信息干扰，包括：要注重排除思想障碍造成的干扰；要注重排除感情障碍造成的干扰；要注重排除利益冲突造成的干扰；要注重排除时空因素造成的信息干扰。2、排除信息干扰从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作（见图2-2）：（二）秘书辅助决策1、决策准备阶段作出此项决策是否应该此项决策是否必须作出此项决策应何时作出此项决策依据的信息是否全面、真实、充分此项决策的目的、意义和影响是什么对此项决策应提出什么建议秘书在决策准备阶段的工作秘书在准备阶段的工作在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道：可进行创新思维，设计新的方

•案例：小张是某公司的总经理秘书，这天，在董事会在讨论人事问题，小张中途给董事们泡茶的时候，她听到有人力资源的经理说，香港分公司需要一名员工，的人选，有人提议市场部的小胡去，反正他也是单身。总经理见大家没意见，就让人力资源部的经理下月一号发调令。因为小胡只是市场部的普通职员，工作调动很简单。这个小胡就是小张的男朋友，这家公司有一个潜规则，公司员工之间不允许谈恋爱，所以，他俩的关系大家都不知道。当晚约会时，小胡提出下月一号旅行结婚，这时小张矛盾了。一、保守机密机密包括：新产品开发，促销方案，人事调动等。人事问题是机密中的机密忠实于职业的操守案例：小尤是某公司的总裁秘书。快到年底了，这天，老板一看报表，今年的利润指标没完成，如果指标没完成，董事会就要撤他的职，还会罚钱。所以，老板要想办法把利润搞上去。正好，公司要进口一批货物，如果采取高值低报的方法，偷漏一些关税，就可以弥补利润指标。于是，老板把小尤叫去作假，小尤矛盾了。如果你是小尤你会怎么做？1、不帮老板不配合，饭碗就砸了。2、如果去做，可能得一笔奖金，而且做了，也不见得有什么问题。“撑死胆大的，饿死胆小的。”很多人都做灰色生意，赚灰色收入。最后，在偷税的过程中被发现了，公司被罚款，而且，老板把责任全推到小尤身上，尽管这次她没有遭遇牢狱之灾，被保了出来，但老板炒了小尤。当初是老板叫她干这种违法勾当的，但最终又把责任推到她身上。秘书应具备以下两个基本观点：1、作为一名职业秘书，必须忠实于你的职业必须忠实于你的企业必须忠实于你的老板对老板交待的事要无条件地去做，这是作为一名职业秘书的基本操守。做秘书经常会遇到这种情况，老板把你作为他违法的工具，做他违法的白手套，此时秘书应如何处理呢？2、作为一名职业秘书，还应具备另一个操守：你要做一名合格的秘书，但前提你必须是一个合格的公民、守法的公民。所以当老板让你去做违法的事时，应宛然拒绝。如果因此事被炒，这种靠违法生存的公司你也不应值得留恋。二、遵纪守法遵守公司的各种纪律、规则。遵守国家的法律法规不要心存侥幸•案例：小宋原来是某公司的普通文员，由于勤快热情，很快提升为副总的秘书，因为办公室的座位还没有变，还是很多人找她复印、打印、传真等杂事。但小宋觉得自己已经是副总的秘书了，我只能给副总做杂事了，一般同事的杂事就不做了。但她又不好意思说出口，就说行你放在这，我等下帮你做。但人家的东西

第二章秘书职业及其发展史第一节秘书职业一、秘书界定（一）国外对秘书的认识和界定在西方，“秘书”一词源于拉丁文，意思是“可靠的职员”，英语“秘书”一词由拉丁文演变而来，有“秘密”意思。国际职业秘书协会对秘书的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，并以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。（P19）第二章秘书职业及其发展史（二）我国对秘书的界定1、我国古代对秘书的界定我国最早出现“秘书”一词在东汉时期，指宫中密藏之书，后来还指谶（衬）纬图篆之书。随着时代的发展，“秘书”的含义逐渐发生了改变，由原来的指物演变为指人。从东汉后期开始，“秘书”一词开始指朝廷中掌管图书秘籍的一类人的官职。2、我国古代秘书的称谓汉代以前皇帝的秘书统称为“史官”，黄帝时期仓颉（洁）和沮（句）诵就是我国最早的史官，他们负责记录黄帝的言论第二章秘书职业及其发展史和行为，并且传达号令，是黄帝身边的“秘书”。汉代以后朝廷的秘书官员因朝廷的更迭而时有变化，有时是尚书、中书、侍中、仆射，有时又是中书舍人、翰林学士。古代地方政府里也普遍设立秘书职位，常见的有主簿、记室令史、掌书记、判官、书佐、幕僚、师爷等。第二章秘书职业及其发展史3、我国现代对秘书的界定•本书对秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。（P23）•国家劳动和社会保障部颁发的《秘书职业技能标准》中对“秘书”的定义是：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。（P8）第二章秘书职业及其发展史•《现代汉语词典》（修订本）认为，秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。（P22）•〈〈辞海〉〉则认为，秘书是职务名称之一，协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。（P22）•*请注意打字员、内勤、文书、文员、主管、助理等与“秘书”的联系与差异……（P23）第二章秘书职业及其发展史二、秘书的分类（一）国外秘书的分类（P24——25）（二）我国秘书的分类（P26——30）三、秘书职业的特点（P31——36）（一）国外秘书职业的特点（二）我国秘书职业的特点（三）从工作内容看

秘书人员职业形象设计1不修边幅的在社会上是没有影响的——马克吐温◼男人的衣着，简约而不简单◼案例：保罗与形象设计师2内容提要◼行政文秘专业形象设计◼行政文秘的专业仪态3谁是合适的行政文秘人选？4行政文秘的服饰设计◼行政文秘服饰的基本要求◼女性行政人员的服装◼男性行政人员的服装5行政文秘服饰的基本要求◼与环境、身份相协调◼与体形相协调◼行政文秘穿着注意事项6（一）与环境、身份相协调◼在平时工作中7（一）与环境、身份相协调◼参加他人的婚礼或庆典8（一）与环境、身份相协调◼陪同上司参加外交活动9（二）与体型相协调（1）颜色体形瘦小者、纤细者10（二）与体形相协调（1）颜色体形庞大、肥胖者11（二）与体形相协调（2）图案12（二）与体形相协调（3）线条13（三）行政文秘穿着注意事项◼保持大众化◼切忌标新立异◼清洁与健康14女性行政人员的服装◼办公室着装◼外出公务穿着◼社交场合穿着15（一）女性行政人员办公室着装◼基本原则1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太多。3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。16（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的选择技巧1）职业裙装款式面料颜色点缀尺寸17想一想：哪套是最合适的服装？18（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的选择技巧2）衬衫颜色面料19（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的穿着技巧3）鞋子颜色鞋跟的高度20（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的穿着技巧4）饰品21试一试：配出五套上班着装A1A2A3A4A5B1B2B3C1C2C3C4C522星期一：参考搭配A1C323星期二：参考搭配A3B1C524星期三：参考搭配A4C425星期四：参考搭配A2B2C226A5B3C1星期五：参考搭配27（二）女性行政人员外出公务着装◼服装款式色彩◼鞋子◼饰品28（二）女性行政人员外出公务着装29（三）女性行政人员社交场合穿着◼服装礼服◼饰物30男性行政人员的着装◼西服◼衬衫◼领带31男文秘的着装◼西服款式面料颜色图案32（一）西服的选择技巧◼款式（单排扣）（双排扣）（三件套）33（一）西装的选择技巧◼面料一是特别舒适、透气性好二是垂感好三是挺括但不僵硬34（一）西装的选择技巧◼颜色西装宜：深蓝色、深灰色衬衣宜：浅蓝色、浅灰色鞋、袜：黑色、深蓝色皮包、皮带、皮鞋：深色配套

秘书理论与实务主讲：吴颖群秘书理论与实务课程的性质1，……专业必修课；2，取得秘书证的重要基础课程；3，实践性较强的课程；4，最为强调团队合作精神的课程；关于团队合作精神1，本课程要求上课以小组为单位完成实践任务；2，小组成员轮流担任小组长，负责召集本组同学课堂讨论、分工处理作业任务。3，无故迟交作业或不交作业的小组，该次成绩计0分；4，每次课堂请随身携带纸和笔，以便完成实践任务；5，团队合作精神既是完成作业、获得实训成绩的重要保障，也是本门课程要求训练的一项内容；关于考试与成绩本课程采取平时成绩（20%）+实践成绩（40%）+期末成绩（40%）最终算出每位同学的总成绩。迄今为止，你对秘书和秘书职业都有哪些了解和认识？换只手表乔治·华盛顿（1732一1799）是美国的第一位总统。他有一个年轻的秘书，一天早晨，这位秘书来迟了，他发现华盛顿正在等候着，感到很内疚，便说他的表出了毛病。华盛顿平静地回答：“恐怕你得换一只表，否则我就要换一位秘书了。”全世界最有权势的人里根身为美国总统，执政8年，权倾一时，但是他说：“有人说我是全世界最有权势的人。可我一点也不信。白宫有一位官员，每天早晨把一张小纸片放在我办公桌上，纸片上写着每一刻钟我该做的事情，他才是全世界最有权势的人。”关于秘书的小笑话从秘书到国务院总理——温家宝1982年，温家宝从甘肃上调中央。隔年中共总书记胡耀邦在邓小平和陈云的支持下，大量选拔年轻干部出任副部长。41岁的温家宝在这股浪潮中获任命为地质矿产部副部长。1985年，温家宝再获胡耀邦提拔，出任中共中央办公厅第一副主任，一年后又取代王兆国担任主任。中央办公厅是中共中央的神经中枢，负责处理党政的核心文件和安排主要领导人的活动，办公厅主任的实际地位还高于一般部长。温家宝在这个职位上一呆又是7年，先后当了胡耀邦、邓小平和江泽民三位总书记的“大管家”。1987年至1992年他是中央书记处候补书记兼中央办公厅主任。1998年，任国务院副总理，兼任中央书记处书记。2002年后，任中央政治局常委，国务院副总理。2003年3月17日，当选新一届政府总理。由此可见，秘书工作非常重要，也非常能锻炼人。模拟任务：总经理办公室：李总：“王俐啊，这次公司召了一批办公室文员，我打算在她们岗前培训班上讲一讲秘书工作的相关问题，重点是要让她们明白秘书应具备的职业能力和职

第二讲行政文秘人员职业形象设计1课程安排◼行政文秘专业形象设计◼行政文秘的专业仪态2谁是合适的行政文秘人选？3行政文秘的服饰设计◼行政文秘服饰的基本要求◼女性行政人员的服装◼男性行政人员的服装4行政文秘服饰的基本要求◼与环境、身份相协调◼与体形相协调◼行政文秘穿着注意事项5（一）与环境、身份相协调◼在平时工作中6（一）与环境、身份相协调◼参加他人的婚礼或庆典7（一）与环境、身份相协调◼陪同上司参加外交活动8（二）与体型相协调（1）颜色体形瘦小者、纤细者9（二）与体形相协调（1）颜色体形庞大、肥胖者10（二）与体形相协调（2）图案11（二）与体形相协调（3）线条12（三）行政文秘穿着注意事项◼保持大众化◼切忌标新立异◼清洁与健康13女性行政人员的服装◼办公室着装◼外出公务穿着◼社交场合穿着14（一）女性行政人员办公室着装◼基本原则1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太多。3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。15（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的选择技巧1）职业裙装款式面料颜色点缀尺寸16想一想：哪套是最合适的服装？17（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的选择技巧2）衬衫颜色面料18（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的穿着技巧3）鞋子颜色鞋跟的高度19（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的穿着技巧4）丝巾5）饰品20试一试：配出五套上班着装A1A2A3A4A5B1B2B3C1C2C3C4C521星期一：参考搭配A1C322星期二：参考搭配A3B1C523星期三：参考搭配A4C424星期四：参考搭配A2B2C225A5B3C1星期五：参考搭配26（二）女性行政人员外出公务着装◼服装款式色彩◼鞋子◼饰品27（二）女性行政人员外出公务着装28（三）女性行政人员社交场合穿着◼服装常礼服小礼服大礼服简化礼服◼饰物29男性行政人员的着装◼西服◼衬衫◼领带30男文秘的着装◼西服款式面料颜色图案31（一）西服的选择技巧◼款式（单排扣）（双排扣）（三件套）32（一）西装的选择技巧◼面料一是特别舒适、透气性好二是垂感好三是挺括但不僵硬33（一）西装的选择技巧◼颜色西装宜：深蓝色、深灰色衬衣宜：浅蓝色、浅灰色鞋、袜：黑色、深蓝色皮包、皮带、皮鞋：深色配套忌讳颜色：咖啡色、橄榄绿（鸭绿色）34穿西装的七个原则—

《秘书/助理的必备技能》·深刻领悟角色的职责，树立良好的心理素质；·掌握规范服务的商务礼仪，树立良好地职业形象；·提升秘书/助理人员的沟通协调能力、任务执行和完成能力；·增强秘书/助理对突发时间的应变和处理能力；·增强秘书/助理对自身工作的认同感和敬业感；·掌握专业工作技能，提升工作质量及工作效率。课程目标：第一章秘书/助理的角色与沟通协助管理层做工作，承担更多的上司责任，帮助上司取得成果。秘书的职务角色的4M第一节、秘书/助理的角色定位·公司背景，企业文化和规章制度·公司业务流程·管理风格·工作网络·时间管理·性格·服务需求一、上司的好助手·企业文化和规章制度·组织结构·公司业务流程·岗位的服务要求·职权范围·人际关系二、下级（或同级）的好同事·企业文化和规章制度·秘书在企业组织中的位置·公司对秘书岗位的技能需求·对自己的特质鉴定（分析了解自己）·自我完善的方面·自我发展的方向三、自己的“严”师第二节、秘书/助理的角色素质英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主考官Shirley-Taylor女士对中国想从事秘书的年轻人，提出建议：“要成为一名好秘书，最关键的是对这份工作真正感兴趣，并以此为动力抓住每个机会，不断学习，提高自我，以适应不断发展着的市场的需求。”案例讨论（1）：一位合格（优秀）秘书应如何表现？一、秘书/助理必须具备的基本能力事务性工作判断力表现力记忆力执行力信息收集能力信息管理能力洞察力组织力决策力影响力承受力适应力应变力自制力学习力爱的能力1、从容镇定，严守机密2、忠实守信，公正克己3、独立工作，求知欲强4、灵活应变，做事干练5、主动热情，性情随和6、思路清晰，善于沟通7、观察敏锐，未雨绸缪良好的理论修养和职业品德是秘书人员必备的基本素养。二、秘书/助理必须具备的素质“能够为别人设身处地想一想的人，能够了解别人心理的人，是永远不必为自己的前途着急的。”——美国电器总公司老总欧文案例讨论（2）：秘书的“忠诚度”第二章提高工作效率一、秘书/助理岗位与上司的关系思考：为什么老板任用了我而不用别人？秘书、助理是否具有辅助性和服务性是衡量他与其它角色之间的最本质的区别之一。二、积极的心态成就业绩案例讨论（3）：她为何提升？“自觉自愿是一种极为难得的美德，它能驱使一个人在不被吩咐应该去做什么事之前，就能主动地去做应该做的事。”——拿破仑·希尔案例讨论（4）：别

秘书专业知识培训目录•秘书职业道德•专业知识部分•秘书综合能力要求1.职业道德的定义•是人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的总和。2.秘书人员职业道德的修养主要是指：•职业责任、职业纪律、职业情感及职业能力的修养。3.主要内容：•忠于职守，自觉履行各项职责•服从领导，当好参谋•兢兢业业，甘当无名英雄•谦虚谨慎，办事公道，热情服务•遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私•恪守信用，严守机密•实事求是，勇于创新•刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质目录•秘书职业道德•专业知识部分•秘书综合能力要求专业知识部分•文书拟写•会议组织•信息工作•办公室日常事务•协调工作•文书处理工作1.文书的种类：•法定文种：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要•常用文种：计划、总结、方案、细则、简报等•专业文种：意向书、市场调查报告、招标书、投标书、协议书等2.公文语体1)词语•公文用语必须规范、凝练、概括、简洁、周严。•一般不用口语、方言、俚俗语表述。•公文中的词语应概念清楚、含义准确，对于多义词，则少用喻义、引申义，以免使阅文人曲解、误会。•有些词语经过长期使用后已趋于定型，具有特定含义，使用位置也比较固定。2)修辞•主要表达方式是叙述、议论、说明。•不用或少用夸张、婉曲、比拟、含蓄等修辞手段。•于平淡中见神采，显示精炼美、平直美、朴实美。3)语法•必须遵守语法规则，格式结构完整，必要的主、谓、宾语和附加成分完备。•注意相关句子成分的搭配，特别是运用联合短语作句子成分时，并列谓语动词与同一宾语是否对应，在运用句群时，多组状语与单一动作是否和谐，多组定语与同一名词是否相称等等。3.通用文书的拟写(中级)1)请示：正文：事由或起因、事项、请求注意事项：•主送单位只能是一个，不能多头主送；•不能写成“请示报告”；•要选准请示问题，充分考虑到上级批准的可能性；•理由要充分，能引人注目，有说服力。2)报告•工作报告：工作过程、成绩或收获、经验或体会、存在问题与今后打算•情况报告：事情的起因和经过、办理结果•调查报告：目的经过、基本情况、分析认识、结尾部分•答复报告：报告起因、报告内容•注意事项：不要夹带请示事项；要善于综合归纳。3)请示与报告的区别•行文目的不同•行文时机不同•内容宽容不同•办理要求不同•报送制度不同4)通知•内容要明确

技能辅导2013年11月秘书三级操作技能试题•3.根据公司的工作安排，下月初公司中层以上的领导要集中到××会议中心召开2012年工作会议，为了开好此次会议，公司领导决定由你明天去××会议中心洽谈此次会议的具体承办联络事宜。故此，请你就明天与××会议中心领导洽谈的内容列一个提纲发给我。。•4.公司准备设立一个销售分公司，你协助他们制定一个办公设备和家具的预算采购方案。你先设计一下编制预算的基本程序交我过目。•5.公司要组织一次收文处理技能培训，你负责介绍文书拟办工作。请你先准备一个书面材料，内容包括：文书拟办的范围、拟办意见的写法、文书拟办的要求2013年11月国家秘书三级技能•一、请指出下列文稿中的错误和不妥之处，依次标明序号，并提出修改意见。（15分）•霞光北里社区关于请求增设便民早餐店的请示报告•星湖街道办事处、常维权主任：•根据《青山区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定》（青政发〔2003〕68号）精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二00三年十二月一日开业，产权归霞光北里社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万，现在筹集资金八十五万元，还有四十万元资金没有着落，为此，要求街道给予支持解决。另外，社区活动中心室外健身场的健身器械数量严重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加款十五万元用于购置健身器械。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。•2003年9月1日•二、背景说明：你是光华公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分）•便条•高叶：12月6日——7日公司将对涉外接待工作人员进行为期两天的外事接待基本要求培训，请你为培训内容提供建议并列出培训计划，于今天下午五点前交给我审阅。•三、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（20分）•便条•高叶：公司职工代表大会将在后天上午9：00开幕，明天上午我将与全体会议筹备人员去会场进行最后的检查。请你制作一个检查项目表，列出会前、会中、会后需检查的主要的项目。谢谢。行政经理苏明2003年11月19日•一、操作题(满分50分。第1题～第2题，每题15分，共30分，第3题20分)•1、背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理

秘书职业形象设计上行政文秘专业形象设计行政文秘的专业仪态3谁是合适的行政文秘人选？4秘书形象=公司形象发型造型面部保养化妆技巧头发的保养选择适宜的发型一、五类发质1、干性发质2、中性发质3、油性发质4、混合性发质5、受损发质二、清洁1、洗发周期干性发质由于皮脂分泌量少，洗发周期可以稍长，一般5天左右洗一次；中性发质皮脂分泌量适中，一般3-5天洗一次；油性发质的皮脂量分泌较多，一般2-3天洗一次。2、正确的洗涤方法刷头发、用清水洗头发、用洗发液洗头发、使用护发素、用干毛巾吸干头发上的水分。三、保养护发素发膜橄榄油修复亮发水头发防晒喷雾合理膳食四、梳理和修剪梳理头发切不可性急乱拉扯，应使用桃木或牛、羊角的发梳从发尾一束一束的慢慢梳理，最好不要使用塑料质地的梳子。修剪发周期：两个月一次，刘海一月一次；烫发周期：半年——一年；一、行政文秘发型的基本特点自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、无雕琢之意的发型。二、选择发型的原则（一）需要考虑发质（二）需要考虑身材1、桃心型前额较宽、下巴较窄建议最好是选用头发两边分的直发，长度要不能短于下巴。2、方形脸型额骨与发际线较尖大量的的层次剪法与两边拨的发型能够削弱尖形的突兀，将人们的视线拉到颧骨上，使面部看起来更加柔和。3、圆形脸型前额与下部的宽度一致、颧骨突出圆脸的女性，最好是头发的饱满度达到最低的限度，留一条由中间或是稍稍倾斜一点的发际线，将头发向两边拨，头发要是层次剪法。流动的秀发遮住脸的一边，削弱些颧骨的饱满，使整个脸型看起来更长、更干净。4、椭圆形脸型前额与下部面部长度一致，脸型较长很幸运，大多数的发型都适合这种脸型。发型专家称，我们为桃心形、方形以及圆形脸型所做的事情，都是为了让它们看起来更像椭圆形。请根据自己的脸型，选择最适合自己的发型，并与着装相配。保养化妆一、皮肤类别1、干性皮肤2、中性皮肤3、油性皮肤4、混合性皮肤此外还有：敏感性、色斑、红血丝、粗糙、印痕和暗疮性皮肤。二、皮肤保养（一）清洁1、卸妆常见的有五种：卸妆水；卸妆乳；卸妆油；卸妆棉；眼唇专用卸妆品。卸妆的顺序：局部（眼、唇）——整个面部2、洁面常用的有以下几类：洗面奶洁面乳洁面摩丝洁面皂洁颜露洁面粉干性、敏感性肌肤一般使用洗面

《秘书综合实训教程》主编：卢颖叶军第一篇职场导航比尔·盖茨是世界级的企业家，他的秘书露宝做的工作也是事务性的琐碎工作，露宝以一个成熟女性特有的缜密与周到，担当起了在“娃娃公司”应尽的责任与义务，谁能说她的琐碎工作不重要呢?每一个成功的男人背后都有一个贤内助，比尔·盖茨也一样。而这个女人并不是他的夫人，而是在他创业初期帮助过他的是在微软公司起了很大作用的女秘书。一个好的秘书是企业的宝贵资源，秘书的工作好坏也对企业的发展有重要作用。任务一认知秘书一、任务描述1．了解秘书的基本涵义。2.了解秘书职业内涵的变化与发展。3.熟悉秘书工作部门的划分和工作系统。4.明确秘书工作的内容、职责和作用。二、任务分析三、相关知识四、技能训练训练一：通过讨论，归纳企业秘书工作的基本内容、作用和工作原则。建议：借鉴自己已有的专业理论知识，并进行归纳和梳理形成自己对这些问题的独立见解。训练二：通过调查，了解一家企业的秘书办公系统，并画出办公系统结构图。建议：与同学合作进行，可以参考的对外宣传资料等提供的信息。训练三：古人讲“事以密成，语以泄败”，现代职业意识讲究沟通和传播，讲究公众的知情权。通过讨论，请你谈谈秘书工作的保密原则如何执行？训练四：收集优秀秘书的工作实例。建议：可以从不同行业、地区、秘书中部门或秘书岗位来进行收集，会更有针对性。五、任务成果展示六、学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结任务二秘书一种拥有职业符号的工作一、任务描述1．明确职业秘书的工作价值。2．准确的工作角色定位，发挥重要的职能。3．掌握职业特点，练就扎实的专业技能和能力。二、任务分析三、相关知识四、技能训练训练一：举例说明秘书工作价值的具体体现在哪些地方？建议：应包括秘书工作的有形价值、无形价值。训练二：从秘书工作的特点和职能来分析，恰当的秘书定位和秘书角色。建议：可以与同学、朋友或有秘书工作经验的人交流，获得更多信息。训练三：请你思考——为什么说“秘书是一种拥有职业符号的工作”？秘书的职业符号是什么？建议：综合自己以往所学习的知识或社会实践的体会，来认真思考和分析。五、任务成果展示六、学习评估自我评价他人评价教师评价任务完成小结任务三秘书掌握“德”“谋”“技”的内功一、任务描述1.明确秘书应具备的职业道德、职业素养和能力要求。2.秘书要具有广博知识和各种综合能力，成为复合型人才。二、任务分析三、相关知识四、

出版社社文分社秘书信息工作实务模块一秘书信息工作认知项目一认识信息工作【学习目标】知识目标了解信息的概念、特征和主要工作内容、程序。了解企业信息工作的重要性和企业信息内容。能力目标能够正确理解信息工作的意义。能够认识到信息对企业的重要作用，熟悉企业信息内容。1出版社社文分社秘书信息工作实务案例日本尼西奇公司原是一家生产雨伞的小企业。一次偶然的机会，董事长多博川看到了一份最近的人口普查报告。从人口普查资料获悉，日本每年有250万婴儿出生，他立即意识到尿布这个小商品有着巨大的潜在市场。按每个婴儿每年最低消费2条计算，一年就是500万条，再加上广阔的国际市场，潜力是巨大的。于是立即决定转产被大企业不屑一顾的尿布，结果畅销全国，走俏世界。如今该公司的尿布销量已占世界的1/3，多博川本人也因此成为享誉世界的“尿布大王”。提示：1.信息如此重要，那什么才是信息呢？2.秘书怎样才能做好信息工作呢？2出版社社文分社秘书信息工作实务【任务描述】远利股份有限公司招聘市场部商务秘书1名，岗位职责包括：（1）负责公司市场业务信息的收集，开拓与维护新老客户；（2）负责公司概况及公司产品服务等方面的演示与讲解，并组织市场宣传推广活动（包括广告宣传、专题会筹备）等工作；（3）负责有效客户信息的管理工作；3出版社社文分社秘书信息工作实务（4）负责业务跟踪记录表的统计和管理以及项目信息的采集、汇总和定期汇报工作；（5）负责下列市场业务日常工作：包括外来电话的接听记录，宣传资料的准备和邮寄，资料及文件（包括培训记录、会议记录、经济合同、出差计划与总结报告等）的整理归档，项目评审移交等工作。文秘专业应届毕业生夏婷，正面临着毕业找工作的烦恼。看到招聘启事后，她开始了准备工作，争取一举拿下。但是对于秘书工作中的信息工作她一直以来都不是特别懂，她开始了解什么是信息和信息工作。4出版社社文分社秘书信息工作实务任务一了解信息和信息工作人类进入信息化社会后，所有的制约因素又与企业能否了解和充分掌握信息、运用信息有着不可分割的关联。企业时刻要关注对市场竞争起着关键作用的信息。谁能及时抓住瞬间万变的信息，在大量的信息中去伪存真，把信息变成有用的情报，谁就能真正提高自身企业的竞争能力，谁就能拥有持续发展的竞争优势。5出版社社文分社秘书信息工作实务一、信息的含义“信息”一词来源于拉丁文“Information”，意思是解释

出版社社文分社秘书理论与务实模块四秘书会务工作第一部分会议筹备工作熟悉会议证件及会议资料的基本制作要求。能够按要求发送会议通知、制发会议证件、1出版社社文分社秘书理论与务实第一单元会议预案拟定一、会务工作主要内容各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同，这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。（1）会议预案；（2）会议文件准备；（3）会议通知；（4）会前检查；（5）会间调度；（6）会后整理。2出版社社文分社秘书理论与务实二、会议预案的拟定所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。会议预案一般包括以下内容：1.会名预案中首先明确会议名称。会名要名实相符，妥帖恰当。2.会议时间会议时间包括会议何时召开和会期长短两项。3.会场开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一两百人的会议，就不要勉强在可容一千余人的大礼堂召开。3出版社社文分社秘书理论与务实4.出席范围会议出席人数事先应有比较精确的计算。会议开到哪一级（总公司、分公司、部门或车间），哪些单位派什么人出席，哪些单位应有人列席，都应心中有数。5.会议票证小型会议的票证很简单，凭会议通知或介绍信即可。大型会议则需要专门印刷入场证和其他票证，重要会议还要为工作人员印发证件。6.会议筹备班子的职责分工会议筹备班子中有关方面（如会务组、秘书组、后勤组）或有关人员的职责，一定要在会议预案中划分清楚，以便预案中规定的各部门分别按照其职责要求去完成会议筹备和会议其他工作任务。4出版社社文分社秘书理论与务实7.会场布置会场通常为方形、长方形，也有布置成马蹄形、圆形、八角形、山字形、而字形，视会议需要而定。8.主席台主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应在预案中单独列为一项。9.会议议程会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排，一般须经大会通过。10.经费预算会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，5出版社社文分社秘书理论与务实11.选举投票的组织工作各种代表会议往往有选举投票工作。投票地点、票箱的设置、唱票间隙的活动，都应在预案中有所安12.发奖活动的组织工作表彰大会往往都有发奖活动，气氛既要热烈，又要防止错乱，预案中应就此列出专项，作好安排。13.集体摄影活动组织工作大型会议的集体摄影活动看起来不过是几分

欢迎参加奥迪经销商总经理助理质量管理培训22023/7/7培训纪律请学员在培训开始之前，安排好相关事宜，培训可以提供3-5分钟让学员进行处理，以后则在课间进行。所有学员手机需要静音或者关机，没有静音功能的进行关机。由培训老师指定一个公共位置进行存放，建议在桌子正中便于学员自己看管和课间取用，避免遗失。手机管理32023/7/7培训纪律◆培训师有责任在培训开始时强调培训纪律和守时的重要性。◆统一对表，避免时间差异。◆说明培训时间安排，让学员可以提前安排行程。◆如有特殊情况需要请假，请发送邮件并抄送相关网络质量经理和总经理出勤管理42023/7/7►本次培训课程共2天►上课时间：早9：00—12：00，下午14：00—17：30注意事项学习守则：►空杯接纳►延缓评论►尊师重友►参与分享日程安排：52023/7/7◆姓名？来自哪家经销商？◆工作简历以及何时加入奥迪？◆结合质量管理主题，谈谈对总经理助理工作的三点关键体会（以小组为单位）自我介绍62023/7/7培训目标通过本课程的学习，学员能够：◆学习和掌握质量管理的基本概念和基本理论◆学习和掌握用PDCA循环方法进行奥迪经销商质量管理的基本思路◆学习和掌握五种质量管理工具在奥迪经销商实际工作中的使用方法◆通过奥迪经销商现实案例分析，启发、整合学员的质量管理思路72023/7/7目录质量管理的基本概念及理论质量管理的基本概念质量管理的意义质量管理的核心内容二一奥迪经销商的质量管理现状分析课程开发调研报告奥迪经销商质量管理的现状质量管理的方法和工具质量管理的基本方法质量管理的工具质量管理的组织保障三奥迪经销商质量提升方案的规划与执行销售质量提升案例分析服务质量提升案例分析销商质量提升方案的规划与执行四82023/7/7►调研对象：奥迪体系内具有代表性的经销商12家的总经理助理►调研报告•在贵店的质量管理工作中，您平时都会采用哪些工作措施？（可多选）课程开发调研报告《经销商的质量管理》（总经理助理）课程开发调研报告A、对潜在客户进行现场满意度调研17%B、对服务客户进行现场满意度调研27%C、借助咨询公司实施内部密采20%D、通过客服部门加强销售流程、服务流程的监管24%E1、市场联谊活动3%E2、对工作过程指标进行监控2%E3、公司内部组织密采5%E4、第三方信息数据2%其他9%92023/7/7►调研报告•在您的质量管理工

行政文秘人员职业化训练教程1课程目标◼学会如何保持专业形象及商务礼仪◼掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧◼掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法◼学会如何高效处理办公室事务2课程简介◼第一讲你适合做行政文秘人员吗◼第二讲行政文秘人员职业形像设计◼第三讲现代商务礼仪◼第四讲沟通技巧训练◼第五讲文秘的时间管理◼第六讲如何缓解工作压力◼第七讲办公室事务◼第八讲口才训练与电话技巧◼第九讲会议的筹划与管理◼第十讲公文写作技巧◼第十一讲办公室沟通◼第十二讲接待工作技巧3上课守则◼积极参与，勇于发问◼细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安排或会派发相关资料◼要守时◼将手机、BB机调至静音状态4第一讲你适合做行政文秘吗？5课程安排❑什么样的人员适合做行政文秘人员❑行政文秘人员需要具备什么样的能力❑行政文秘人员需要掌握的专业技能❑行政文秘人员的主要工作6所谓“行政文秘人员”◼包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等7游戏：心目中的你◼请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学◼至少列出五条原因8什么样的人适合做行政文秘人员◼个人条件◼个性要求◼品质要求9（一）个人条件◼学历◼性别◼年龄◼外貌◼体质◼视力◼听力10男人适合做行政文秘工作吗？讨论：11◼形式：自由组合，两组辩论◼时间：3-5分钟◼步骤：◼自愿组合成“正方”与“反方”◼先请双方各派代表阐述论点◼然后，双方自由辩论◼每人发言时间限制在2-3分钟讨论12（一）个人条件◼学历◼性别◼年龄◼外貌◼体质◼视力◼听力13（二）个性要求◼守时◼谨慎◼热情◼合群◼服从◼自信◼机智◼勤快◼整洁◼自制◼兴趣14（三）品质要求◼忠诚◼负责◼正派◼廉洁◼诚实◼谦逊15行政文秘人员需要具备什么样的能力◼办事能力◼沟通能力16（一）办事能力◼操作能力◼写作能力◼阅读概括能力◼编辑校对能力◼统计分析能力17（二）沟通能力◼交际能力◼口头表达能力◼协调能力◼组织能力18行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的

TCQ011129BJ(GB)TCQ011129BJ(GB)组织概述与基本框架工作手册A本手册及附件包括了McKinsey公司顾问客户服务培训所需的全部基本资料。拿到本手册的McKinsey员工必须确保本手册没有被复制、散发或采取任何方式为第三方所用（包括我们的客户）。在您离开McKinsey公司时，有义务归还本文件。TCQ011129BJ(GB)工作手册A组织：基本框架概述新进顾问培训教程TCQ011129BJ(GB)本教程致力于回答4个问题第一部分为什么助理顾问需要在每一个项目中都要考虑组织方面的问题？第二部分我们用什么框架帮助我们的客户改进组织效率？第三部分一个助理顾问在组织工作中应扮演什么角色？第四部分助理顾问可以在什么地方发掘更多的问题？TCQ011129BJ(GB)1、为什么组织同你的项目有关？2、组织的核心框架3、助理顾问在组织工作中的角色4、进一步的资源5、附录HPO告示7S框架组织变革三角型驱动因素TCQ011129BJ(GB)关键影响因素成功的战略高效的组织有效的营运TCQ011129BJ(GB)3/4的战略失败是由于组织没有能力实施100%=340麦肯锡的建议有缺陷17%其它8%客户不愿或没做好变革的准备35%组织缺乏实施战略的能力40%TCQ011129BJ(GB)组织工作的重要性在提高发展的市场环境•战略改变的节奏日益加快•持续的竞争优势经常根植于独特的组织能力发展的竞争对手•许多企业掌握了制订战略的能力•驱动变革仍是“被忽视的艺术”麦肯锡的合约（时间百分比）23557745设计方案帮助实施变革在组织事务与变革管理方面提供帮助的要求增加了资料来源：对公司20个MGM的调查TCQ011129BJ(GB)一些竞争对手有了品牌化的组织工具咨询公司产品客户举例BCG时基竞争GEGeneralSystems流程再造UPRRBoozAllen持续改进ExxonUnitedResearch流程再造与简化MobilDeltaPoint转型性变革SmithKlineBeechamTCQ011129BJ(GB)麦肯锡的演变从……到……•“答案”•管理客户团队•小型的、以分析为中心的团队——平均每个客户团队3个人•由高级顾问为CEO提供咨询•提供“答案‘并参与变革过程•建立客户的能力•跨边界的高度互动的麦肯锡/客户团队——平均每个客户团队10个人•为所有层次提供

行政文秘人员职业化训练教程1课程目标❖学会如何保持专业形象及商务礼仪❖掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧❖掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法❖学会如何高效处理办公室事务2课程简介❖第一讲你适合做行政文秘人员吗❖第二讲行政文秘人员职业形像设计❖第三讲现代商务礼仪❖第四讲沟通技巧训练❖第五讲文秘的时间管理❖第六讲如何缓解工作压力❖第七讲办公室事务❖第八讲口才训练与电话技巧❖第九讲会议的筹划与管理❖第十讲公文写作技巧❖第十一讲办公室沟通❖第十二讲接待工作技巧3上课守则❖积极参与，勇于发问❖细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安排或会派发相关资料❖要守时❖将手机、BB机调至静音状态4第一讲你适合做行政文秘吗？5课程安排❑什么样的人员适合做行政文秘人员❑行政文秘人员需要具备什么样的能力❑行政文秘人员需要掌握的专业技能❑行政文秘人员的主要工作6所谓“行政文秘人员”❖包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等7游戏：心目中的你❖请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学❖至少列出五条原因8什么样的人适合做行政文秘人员❖个人条件❖个性要求❖品质要求9（一）个人条件❖学历❖性别❖年龄❖外貌❖体质❖视力❖听力10男人适合做行政文秘工作吗？讨论：11❖形式：自由组合，两组辩论❖时间：3-5分钟❖步骤：自愿组合成“正方”与“反方”先请双方各派代表阐述论点然后，双方自由辩论每人发言时间限制在2-3分钟讨论12（一）个人条件❖学历❖性别❖年龄❖外貌❖体质❖视力❖听力13（二）个性要求❖守时❖谨慎❖热情❖合群❖服从❖自信❖机智❖勤快❖整洁❖自制❖兴趣14（三）品质要求❖忠诚❖负责❖正派❖廉洁❖诚实❖谦逊15行政文秘人员需要具备什么样的能力❖办事能力❖沟通能力16（一）办事能力❖操作能力❖写作能力❖阅读概括能力❖编辑校对能力❖统计分析能力17（二）沟通能力❖交际能力❖口头表达能力❖协调能力❖组织能力18行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的