行政文秘人员职业化训练教程1课程目标◼学会如何保持专业形象及商务礼仪◼掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧◼掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法◼学会如何高效处理办公室事务2课程简介◼第一讲你适合做行政文秘人员吗◼第二讲行政文秘人员职业形像设计◼第三讲现代商务礼仪◼第四讲沟通技巧训练◼第五讲文秘的时间管理◼第六讲如何缓解工作压力◼第七讲办公室事务◼第八讲口才训练与电话技巧◼第九讲会议的筹划与管理◼第十讲公文写作技巧◼第十一讲办公室沟通◼第十二讲接待工作技巧3上课守则◼积极参与，勇于发问◼细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安排或会派发相关资料◼要守时◼将手机、BB机调至静音状态4第一讲你适合做行政文秘吗？5课程安排❑什么样的人员适合做行政文秘人员❑行政文秘人员需要具备什么样的能力❑行政文秘人员需要掌握的专业技能❑行政文秘人员的主要工作6所谓“行政文秘人员”◼包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等7游戏：心目中的你◼请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学◼至少列出五条原因8什么样的人适合做行政文秘人员◼个人条件◼个性要求◼品质要求9（一）个人条件◼学历◼性别◼年龄◼外貌◼体质◼视力◼听力10男人适合做行政文秘工作吗？讨论：11◼形式：自由组合，两组辩论◼时间：3-5分钟◼步骤：◼自愿组合成“正方”与“反方”◼先请双方各派代表阐述论点◼然后，双方自由辩论◼每人发言时间限制在2-3分钟讨论12（一）个人条件◼学历◼性别◼年龄◼外貌◼体质◼视力◼听力13（二）个性要求◼守时◼谨慎◼热情◼合群◼服从◼自信◼机智◼勤快◼整洁◼自制◼兴趣14（三）品质要求◼忠诚◼负责◼正派◼廉洁◼诚实◼谦逊15行政文秘人员需要具备什么样的能力◼办事能力◼沟通能力16（一）办事能力◼操作能力◼写作能力◼阅读概括能力◼编辑校对能力◼统计分析能力17（二）沟通能力◼交际能力◼口头表达能力◼协调能力◼组织能力18行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的

行政文秘人员职业化培训教程1课程目的◼学会如何保持专业形象及商务礼仪◼学会如何高效处理办公室事务◼掌握沟通、时间管理等职业技巧2课程简介一、文秘人员的基本素质二、文秘人员的职业形像三、文秘人员的日常礼仪电话礼仪介绍礼仪称呼礼仪握手礼仪名片礼仪接待礼仪会议礼仪坐车礼仪步行礼仪电梯礼仪餐饮礼仪礼品礼仪商谈礼仪表情神态礼仪姿势礼仪四、日常事务处理技巧文件资料管理传真管理邮件管理信件管理公文与写作技巧会议管理沟通技巧时间管理五、正确看待文秘岗位的价值3一、文秘人员的基本素质返回目录41.职业定位：文秘人员：一个主管人员或部门的助理、沟通、协调和合作的中枢。2.能力要求：◼电脑操作能力◼写作能力◼阅读概括能力◼编辑校对能力◼统计分析能力◼保密意识◼交际能力◼口头表达能力◼人际敏锐能力◼协调能力◼组织能力返回目录53.需要掌握的专业技能序号专业技能名称具体描述1打字文秘必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2写作是文秘必须掌握的一种最重要的技能。可以体现文秘的文字功底和驾驭语言的能力。3编辑在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工4归档按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。5统计运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。6复制处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。7使用电信设备主要指使用电话、电传和传真设备。8操作电脑使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。返回目录64.文秘人员的主要工作序号主要工作内容描述1辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，文秘要发挥辅助作用。2信息工作文秘必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。3文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是文秘重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟4会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由文秘部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的文秘部门参与其中，常成为会务机构的组织者5公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待等。6档案工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。7行政事务

第七讲办公室事务管理课程安排◼办公室环境的布置◼邮件的收发与传阅◼妥善安排约会办公室环境◼办公室布置的原则◼办公室用品的选购与摆放点评◼根据这段有关办公室布置的影片，点评这间办公室布置的优、缺点办公室布置的原则◼办公室要布置得整齐洁净，采光良好。◼走道上不要放置有碍行走的物品。◼办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式。◼使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。办公室布置的原则◼将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。◼办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在２０－２５度之间，湿度应保持在５０％。（续上表）办公室布置的原则◼办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。◼办公桌和办公区域要保持清洁。（续上表）办公用品的选购与摆放◼选购办公用品的原则◼办公用品的基本配备◼办公用品的摆放原则选购办公用品的原则一、是满足工作要求二、是提高工作效率三、是节约人工费用四、是树立企业公众形象根据以上原则，列出办公室需采购的办公用品清单小组讨论：邮件的收发与传阅◼邮件收进的程序和要求◼邮件的发出小组讨论◼如果录影中那封信是给上司的，请评论这位行政人员的做法有哪些不当之处？◼讨论作为行政人员，正确的收进信件程序是什么？收信件细节◼上司或同事的私人信件原封送交。◼“误拆”应立即封口、签名、致歉◼裁开或剪开封口，保持信件完整◼检查信封内有无单据或名片，避免遗漏◼如有必要，可以登记信封的信息邮件收进的程序和要求◼分类◼拆封◼登记◼分送◼阅办请每组设计一份邮件登记表实战演练：邮件登记表编号收到日期发出日期收阅人/部门邮件种类处理办法备注1、2、3、4、5、资料、邮件分送◼上司亲收件要立即呈送◼部门信件交到负责人手中◼传阅资料请附上签字单阅办◼仔细认真，重点要圈划◼长篇要进行摘要◼适当提出拟办意见◼办毕保管备查观看录影片段一◼评论这位行政人员的做法说明了做行政工作的什么特性？◼讨论这位行政人员的工作应该如何改善？观看录影片段二邮件的发出◼内容校核◼信封、封皮查对◼邮件寄发妥善安排上司约会◼约会安排的原则◼安排约会需要注意的细节安排约会的原则◼配合上司的时间表◼分辨轻重缓急◼酌留弹性◼处理好变更的约会观看资料片一、二◼请指出这位秘书在安排上司约会时体现了哪些原则？安排约

行政秘书学第八讲会务工作1会议概述2会务工作流程3会务工作具体内容4会见与会谈会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议的含义会议概述全国人民代表大会会议概述图5-1会议的演变过程近代资本主义社会部落联盟现代社会部落奴隶社会封建社会氏族社会发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式氏族处理公共事务的氏族议事会1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）2.按性质分：立法性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性、交际性3、按时间分：定期和非定期4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：面见会、电话会、电视会、广播会、网络会会议的种类会议概述全国人大常委会审议法案新型会议种类——电子会议：采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行。不足之处：A、无法目睹别人的反应表情B、主持人水平要求较高C、成本较高会议的种类会议概述正面作用：交流信息、科学决策、促进团结、协调行动、带动消费负面作用：浪费人、财、物力，滋长不正之风关键在于如何正确树立开会观会议的作用会议概述名称议题举办形式文书效果参与者地点时间主持者要素会议的要素会议概述会议财务会议宣传会议后勤附加要素会议的要素会议概述1、组织工作(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。会务工作流程会务秘书的基本工作2．文书工作(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。会务秘书的基本工作会务工作流程3．生活管理工作(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。会务秘书的基本

第二讲行政文秘人员职业形象设计1课程安排◼行政文秘专业形象设计◼行政文秘的专业仪态2谁是合适的行政文秘人选？3行政文秘的服饰设计◼行政文秘服饰的基本要求◼女性行政人员的服装◼男性行政人员的服装4行政文秘服饰的基本要求◼与环境、身份相协调◼与体形相协调◼行政文秘穿着注意事项5（一）与环境、身份相协调◼在平时工作中6（一）与环境、身份相协调◼参加他人的婚礼或庆典7（一）与环境、身份相协调◼陪同上司参加外交活动8（二）与体型相协调（1）颜色体形瘦小者、纤细者9（二）与体形相协调（1）颜色体形庞大、肥胖者10（二）与体形相协调（2）图案11（二）与体形相协调（3）线条12（三）行政文秘穿着注意事项◼保持大众化◼切忌标新立异◼清洁与健康13女性行政人员的服装◼办公室着装◼外出公务穿着◼社交场合穿着14（一）女性行政人员办公室着装◼基本原则1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太多。3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。15（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的选择技巧1）职业裙装款式面料颜色点缀尺寸16想一想：哪套是最合适的服装？17（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的选择技巧2）衬衫颜色面料18（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的穿着技巧3）鞋子颜色鞋跟的高度19（一）女文秘办公室着装◼常见衣着的穿着技巧4）丝巾5）饰品20试一试：配出五套上班着装A1A2A3A4A5B1B2B3C1C2C3C4C521星期一：参考搭配A1C322星期二：参考搭配A3B1C523星期三：参考搭配A4C424星期四：参考搭配A2B2C225A5B3C1星期五：参考搭配26（二）女性行政人员外出公务着装◼服装款式色彩◼鞋子◼饰品27（二）女性行政人员外出公务着装28（三）女性行政人员社交场合穿着◼服装常礼服小礼服大礼服简化礼服◼饰物29男性行政人员的着装◼西服◼衬衫◼领带30男文秘的着装◼西服款式面料颜色图案31（一）西服的选择技巧◼款式（单排扣）（双排扣）（三件套）32（一）西装的选择技巧◼面料一是特别舒适、透气性好二是垂感好三是挺括但不僵硬33（一）西装的选择技巧◼颜色西装宜：深蓝色、深灰色衬衣宜：浅蓝色、浅灰色鞋、袜：黑色、深蓝色皮包、皮带、皮鞋：深色配套忌讳颜色：咖啡色、橄榄绿（鸭绿色）34穿西装的七个原则—

缓解工作压力课程程序◼了解压力◼战胜压力◼放松自我自我测试㈠：1．一旦工作发生差错，立刻责备自己。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是2．一直积压问题，然后总想发作。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是3．全力工作以忘记私人问题。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是4．遭受压力时，注意到自身行为有不良表现。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是5．只看到生活中的消极方面而忽视积极方面。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是6．环境发生变化时，感觉不适。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是自我测试㈡：7．感觉不到在团队中的自我价值。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是8．上班或出席重要会议时迟到。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是9．对针对个人的批评反应消极。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是10．一小时左右不工作就内疚自责。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是11．即使没有压力，也感到匆忙。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是12．没有足够的时间阅读报纸。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是自我测试㈢：13．同时承揽过多的工作。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是14．拒绝接受同事和上司的劝告。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是15．忽视自身专业或生理方面的局限性。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是16．工作占据全部时间，无暇享受兴趣爱好。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是17．工作太忙，整整一周不能与朋友、同事共进午餐。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是18．问题棘手时，逃避、拖延。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是自我测试㈣：19．感到工作过多时，羞于告诉别人。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是20．尚未分清主次就处理工作。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是21．对他人的请求和需要，总是难于拒绝。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是22．认为每天必须完成所有的工作。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是23．认为不能应付自己的工作量。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是24．往往把工作看得比亲人和家庭生活更重要。〔A〕从不〔B〕有时〔C〕经常〔D〕总是一了解压力◼何谓压力◼界定压力◼鉴定压力1.何谓压力任何能扰乱人们心理、生理健康的干扰都可称为压力。适当的压力

第十一讲办公室沟通课程内容◼文书沟通◼运用商务餐建立良好沟通◼运用送礼建立良好沟通2藏宝游戏收文管理1、收文范围2、收文处理程序3、相关工作4收文范围◼定义：收文是收进外来发送本企业的文件，即：凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。5收文处理程序◼程序图：签收拆封分文请办批示备注归档登记传阅发文管理1、发文处理程序2、相关工作拟稿协商会签核稿归档校对登记编号发文处理程序程序图：相关工作◼拟稿◼协商会签◼登记编号运用商务餐建立良好沟通◼餐具的正确使用◼基本餐桌礼仪中餐的礼仪◼正确地使用餐巾◼使用公筷母匙◼挟菜◼喝汤◼嘴内有食物，不要张口与人交谈◼敬酒◼谈话◼离座西式自助餐礼仪◼依序取菜◼一次取多样少量◼不要混用专用汤匙或菜夹◼餐盘不可再用◼不可浪费◼不可暴饮暴食◼遵守西餐的礼仪西餐注意点◼正确地使用餐具◼进食的方法（沙拉、主菜及面条、面包、汤、水果）◼进食的姿势◼谈话运用送礼建立良好沟通巧妙赠送礼物◼送礼的规矩◼送礼的四要素游戏：恰如其分的生日礼物送礼的规矩◼礼物要轻重得当◼选择合适的时机◼了解受礼人的喜好◼礼品要有意义送礼的四要素◼何时送礼◼送给谁◼送什么◼怎么送何时送礼◼家庭场合◼私人场合◼公司场合◼酬谢◼节日送给谁◼送给职员礼物◼给客户或顾客送礼送什么◼非耐用品和耐用品◼私用和公用怎么送◼用得体的包装纸把礼品包好◼亲自书写附言并在礼仪卡上签名◼如有可能，亲自送礼办公室是我们重要的工作场所办公室也是我们重要的生活场所

第九讲会议的筹划与管理1会议的重要性◼大多数企业在会议中决定其基本走向◼90%以上的重大决策是通过会议制定的◼企业花在开会上的时间越来越多◼开会的频率越来越高2会议的筹划与管理◼会前的准备工作◼会间的组织服务◼会后的善后处理3会前准备工作1、安排议题、议程、日程2、拟订与会人员名单3、申请会议所需资金4、会场布置5、安排食宿和茶水6、发出会议通知4安排议题、议程◼议题的收集和筛选◼议程5委员会会议议程7月6日上午11点格林·德雷戈饭店1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）财务事项7、（12：45）特别事宜8、（13：00）其他动议9、（13：15）其他事宜10、（13：35）下次会议细节议程的开头为会议的日期、时间和地点每项均有一个起始时间下次会议细节写在议程的末尾6拟订与会人员名单◼选择恰当的人出席会议◼送交上级审核7申请会议所需资金◼确定会议规格◼申请经费•口头•书面8会场布置◼选择会场a.场地大小b.附属设施齐全c.适当的开会设备d.会场氛围e.场地不受外界干扰◼布置会场a.附属设施b.准备会议文件9讨论：各种会场的利与弊会场类型优点缺点圆桌型椭圆型口字型U型教室型1011面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边主席坐在团队成员之间1213显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐主席坐在长桌的顶端资历最浅者坐在离主席最远处141516自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌主席可坐在任何一个位置上17安排食宿和茶水◼食宿a.用膳b.住宿◼茶水18一杯香茶可赢得交易机会19角色练习◼表演会议期间奉茶的礼仪20给客人斟茶的注意事项◼当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。◼开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。21◼茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。◼有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。◼洽谈时间较长，在一

1文秘素质提升2目录一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;31、企业行政文秘的工作内容（1）项目内容1、日程管理预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受2、环境的整理准备上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议及活动的管理开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作及事后的管理。4企业行政文秘的工作内容（2）项目内容4、照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。5、会计方面的业务各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。6、突发事件处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络。5企业行政文秘的工作内容（3）项目内容7、接待、应酬工作面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、上司办公室及会客室的安排，电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理8、沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项9、文件的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理；6企业行政文秘的工作内容（4）项目内容10、信息的搜集整理文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；上司

行政助理-实用教程目录三、做好办公室常规事务工作1、接听电话2、编制工作日志4、值班工作3、编印信管理一、接听电话知识目标接听、拨打电话的基本要求电话记录表的设计要求收发邮件的基本要求能力目标能够正确接听、拨打电话能够设计、填写电话记录表能够准确地收发邮件任务一：接听电话现在时间是7月22日上午9点半，天地公司江分公司新来的秘书郭红接到总公司来电，要求分公司在7月底之前上报本单位半年安全生产情况、销售状况、财务运行状况。郭红接到电话后，到下午上班时才把情况反映给刘经理，刘经理问道：总公司都要求上报哪些方面的情况，郭红想了想，好象是要安全生产情况、销售状况、财务状况。“什么好象？去，把它问清，然后通知那几个部门的领导明天开会。”如果是你，你会如何做？任务引入任务一：接听电话接打电话，是行政人员日常事务的工作，不说时时有，几乎是天天有。郭红因为缺乏接电话的一些基本识，在接到总公司的电话后没有做好记录，以致于连电话内容都忘记了。如果要遵照刘经理的指示通知几个部门的领导来开会，首先她得确认总公司到底要上报哪些情况，然后采用电话的方式，一一通知到有关部门。要做好此事，郭秘书还得认真学习接、打电话的有关知识。并恰当地运用到工和实际中去。任务分析任务一：接听电话1．表达规范、准确。由于电话交流无法运用手势、表情等辅助手段，完全依靠语言来进行。因此表达规范、准确非常重要。要做到准确主要是陈述和表达的内容要准确，不能含糊其词，模棱两可，发音要准确。接电话时，理解要准确，不能一知半解；电话记录规范、准确。2．礼貌热情，语气清晰委婉。主要是要对外树立良好的形象。打接电话的基本要求3．语言简洁明了，节约时间。保证电话的利用效率，降低电话费用。4、注意保密任务一：接听电话•二、正确接听、拨打电话P56页电话记录表P57留言单2.2、与人正在谈话，电话响请，要立即中断谈话，尽快接听，并说“对不起，让您久等了。”1、接电话的程序，2个3，电话响三声接听，3W：什么时间，什么事，对象是谁？2.1、特殊情况的处理，代接、转接电话，需要请对方稍等，转接电话需要过滤，不得随意透露他人行踪及私人电话。2.3、遇到帮忙查资料，无论时间长短，都需要说一声“让您久等了”。正确的接听、拨打电话2.4、接打电话时碰到来访客人，如果电话内容并不太重要，应尽快礼貌地中断谈话。如果电话内容比较重要，由应告知来访的客人稍等

行政助理培训课程安排（一）行政文秘人员角色认知（二）办公室日常工作技巧（三）拉进关系的谈话技巧（四）与上司沟通的技巧（五）公务接待的技巧（六）行政文秘人员的职业形象行政助理培训（一）行政人员的角色认知什么样的人员适合做行政人员行政人员需要具备的素质行政人员需要掌握的技能成功行政人员的“七”高一、行政文秘人员的角色认知你适合做行政人员吗？一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？个人条件➢学历➢年龄➢外貌➢体质➢视力➢听力➢性别一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？个性要求自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣一、行政文秘人员的角色认知一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？礼貌而不居高临下诚实而不弄虚作假参谋而不越权行事谦虚而不傲上凌下谨慎而不唯唯诺诺公正而不见风使舵敬业而不妄自尊大敬重而不阿谀奉承慎言而不论是道非本分而不炫耀示人品质要求行政人员需具备的能力办事能力沟通能力一、行政文秘人员的角色认知行政人员需具备的能力（一）办事能力➢操作能力➢写作能力➢阅读概括能力➢编辑校对能力➢统计分析能力一、行政文秘人员的角色认知行政人员需具备的能力一、行政文秘人员的角色认知（一）沟通能力➢交际能力➢口头表达能力➢协调能力➢组织能力行政人员的角色扮演角色扮演图行政人员总调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人权利核心一、行政文秘人员的角色认知职权层次职能权力的三维概念不一定是上司的，要为同事服务成功行政人员的“七”高综合素质高权大责高薪水高说服的本领高发展愿望和前景高道德水平高成就感高一、行政文秘人员的角色认知行政助理发展培训（二）行政人员的办公室事务行政人员的主要日常工作日常工作的三大特征日常工作的四大作用办公室事务管理二、办公室日常工作技巧行政人员的日常工作办公室管理照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密日程安排与管理公司事务的联络、转达、交涉、调整计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境文书工作通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档会务安排通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后的工作——工作内容二、办公室日常工作技巧行政人员日常工作的三大特征多样性与系统性的统一辅助性与

行政助理-实用教程接待来访个人和团体二、接待来访个人和团体1、接街预约和未预约的来访个人、2、接待团体客户3、接待涉外团体接待来访个人和团体一、知识目标：•掌握迎送来访者的礼节要求；•掌握接待的程序及要求。•二、能力目标：•能够按要求设计和填写接待记录表•能够得体地接待来访者三、教学重点]•接待礼仪•[教学方法]案例分析、现场模拟、讨论•[教学课时]2课时任务引入XX公司最近几年不断研发新产品，业务发展迅速，前来洽谈事务或参观学习的人员不断增多，行政人员张山随时都可能会遇到各种各样的来访者，今天是2008年8月25日（星期一），张山上班后查了下工作日志，公司张总上午8点半参加公司重要会议，10点半将与华强公司常经理商谈新开发的电子产品的合作事宜。正在他忙着准备相关材料和接待物品时，常经理因工作顺路提前到了。…..才送走了客人，又来了两位要求见经理的其他公司的人员……。相关知识-仪容仪表相关知识-言行举止相关知识迎送来访者的礼节秘书在接待过程中，一定要做到以待人，必须遵守交际活动中的基本礼节规范。1、自我介绍与为他人介绍介绍是接待过程中常有的环节，是人与人相识的最基本形式。秘书人员要熟悉并遵守相应的礼节规范。（1）自我介绍。及时的自我介绍在迎接客人时是非常必要的。介绍的内容主要包括：问候语、所在组织的名称、自己的姓名与身份“你好！我是XX公司行政人员，我叫张山。（2）为他人作介绍。秘书在接待中，常常要将主客双方加以介绍。首先确定介绍顺序：相关知识-介绍礼仪介绍礼仪-注意事项握手礼仪握手礼仪注意事项名片礼仪接待程序及要求•详见P29•注意事项：•1、有预约或无预约都需要核实身份，填写来访登记表；•2、发放宾客卡或临时进出证•3、礼貌、耐心解答疑问，但要注意保密事项，不得随便透露老板，经理及其他人员联系方式•4、学会为老板、经理挡驾。•5、对来访人员进行过滤、分流。接待坐位图接待团体客户知识目标◆掌握确定接待规格的方法◆掌握接待方案的基本内容和要求能力目标◆能够能够制定接待工作方案；◆能够安排来访团体的食宿、交通、行程；◆能够安排来访团体的参观、娱乐活动任务引入一上班，经理交待行政人员张山，下星期二（9月2日）XX公司王总经理一行7人，来公司参观学习先进的管理经验，让张山尽快制定出接待计划，做好相应的接待工作。任务分析接待来访团体，与日常接待相比较，时间长、涉及人员多、工

行政助理培训你适合做行政人员吗？什么样的人适合做行政人员？•个性要求自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣什么样的人适合做行政人员？礼貌而不居高临下诚实而不弄虚作假参谋而不越权行事谦虚而不傲上凌下谨慎而不唯唯诺诺公正而不见风使舵敬业而不妄自尊大敬重而不阿谀奉承慎言而不论是道非本分而不炫耀示人•品质要求行政人员需具备的能力•办事能力•沟通能力行政人员需具备的能力（一）办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力行政人员需具备的能力（一）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力行政人员需要具备的特质1.能准确理解上司的意图。知道何时征求上司的意见和给上司建议。2.与同事及上司能融洽相处，并能从中起协调作用。2.能代表上司出席适当的活动，准确恰当地表达上司的意见。3.及时将企业内外部信息传递给上司。4.良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）5.办公室主管外出时能主动主持办公室工作。6.随机应变能力强，沉着处理紧急事件。行政人员需要具备的特质7.能代替上司处理日常事务，独立工作能力强。8.良好的职业道德和强烈的进取心，求知欲强。9.知错能及时纠正，有组织观念和团队精神。10.良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。11.有一定数学头脑，懂办公室内财务管理。12.熟练掌握办公软件，能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）13.严守秘密谨慎处理保密文件。行政人员的角色扮演行政人员总调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人不一定是上司的，要为同事服务角色扮演图行政人员必须要有的角色认知•在工作中，我们每个人扮演的都不止一个角色，我们既是上司的下属，又是同事的同事，同时还是下属的上司，而这种角色会随着我们资历的增长或其他原因而发生改变，我们会在上司、同事、下属间转换，只有认清本位角色，才能更好的处理人际关系和工作关系，从而使我们更好的投入到工作中去，下面我们分别认识一下这三种基本角色。行政人员必须要有的角色认知上司同事下属“三位一体”是上级的窗口和桥梁完成目标同时实现自身的发展和提升是上级的辅助者和补充者是上级的执行者和推动者作为下属的四项职业准则下属同事上司下属同事上司内部客户是同事是配合者是竞争者骨干计划者执行者教练员团队领袖沟通者下属上司同事行政管理工作内容简介企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括

第七章行政人事管理之员工日常管理纪律管理考勤管理办公管理奖惩管理员工考勤管理•在一个企业当中，员工考勤管理工作的内容可以说非常繁琐，例如员工上下班时间规定、刷卡/打指纹、因事外出请假等内容的管理。对于员工考勤管理直接决定了员工在企业中未来的发展，换句话说，考勤为员工日后的奖惩提供了客观依据。考勤管理内容•1、员工上下班时间•2、员工签到方式•3、迟到早退的处理办法•4、无故矿工•5、请假管理（事假、病假、婚假、产假、工伤假、年假等）根据《婚姻法》以及《计划生育条例》的规定：•1、按法定结婚年龄(女20周岁，男22周岁)结婚的，可享受3天婚假。•2、符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)的，可享受晚婚假15天(含3天法定婚假)。•3、结婚时男女双方不在一地工作的，可视路程远近，另给予路程假。•4、在探亲假期间结婚的，不另给假期。•5、婚假包括公休假和法定假。•6、再婚的可享受法定婚假，不能享受晚婚假。产假•1、男二十五周岁以上、女二十三周岁以上初婚的为晚婚。二十四周岁以上的已婚妇女生育第一个子女的为晚育。•2、职工实行晚婚的，在法定婚假的基础上增加婚假二十天；实行晚育的，在法定产假的基础上增加产假十五天，同时给予男方护理假十天；在产假期间领取《独生子女父母光荣证》的，另增加产假三十天。•3、职工在婚假、产假、护理假期间按出勤对待，享受相应的工资、福利待遇；所在单位参加生育保险的，由生育保险经办机构发给生育津贴。•4、职工达到晚婚年龄而未婚的，与已婚者享受同等住房待遇。•5、农民和城镇其他人员实行晚婚晚育的，由所在的乡（镇）人民政府或者街道办事处给予表彰和奖励。办公管理•1、保持工作环境的整洁和办公室安静；•2、强调工作质量，爱护公物；•3、上班时间不做与工作无关的事情；•4、工作时态度应热情礼貌，举止大方，处事慎重；•5、部门财产不得用于私用•6、忠于企业，保守技术、信息的机密。员工奖惩管理•行政奖惩•行政奖励包括：表扬、记功、记大功、晋升等；•行政处罚包括：警告、记过、记大过、除名等。•经济奖惩•经济奖励包括：加薪、发奖金、发奖品、有薪假期等；•经济惩罚包括：降薪、罚款、扣发奖金等奖励条件：•1、全年无缺勤，做好本职工作；•2、遵纪守法，执行公司规章制度，思想进步，团结互助等；•3、节约资金、节俭费用；•4、提出合理化建议，且被公司采纳后有成效者；•5、研究创造成果

•直线型组织结构又称单线型组织结构，特点是组织系统职权从组织上层“流向”组织基层。上下级关系是直线关系，即命令与服从的关系。•优点：①结构简单，命令统一；②责权明确；③联系便捷，易于适应环境变化；④管理成本低。•缺点：①有违专业化分工的原则；②权力过分集中，易导致权力的滥用。•职能型组织结构采用按职能分工实行专业化的管理办法来代替直线型的全能管理者，各职能部门在分管业务范围内直接指挥下属。优点：①管理工作分工较细；②由于吸收专家参与管理，可减轻上层管理者的负担。缺点：①多头领导，不利于组织的集中领导和统一指挥；②各职能机构往往不能很好配合；③过分强调专业化。•直线一参谋型组织结构•优点：①直线主管人员有相应的职能机构和人员作为参谋和助手，能进行更为有效的管理；②可满足现代组织活动所需的统一指挥和实行严格责任制的要求。•缺点：①部门问沟通少，协调工作较多；②容易发生直线领导和职能部门之间的职权冲突；③整个组织的适应性较差，反应不灵敏。•分部制组织结构•又称事业部制组织结构。其特点是在高层管理者之下，按地区或特征设置若干分部，实行“集中政策，分散经营”的集中领导下的分权管理。•优点：①有利于高层管理者集中精力搞好全局及战略决策；②有利于发挥事业部管理的主动权。•缺点：①职能机构重叠；②分权不当容易导致各分部闹独立，损伤组织整体利益；③各分部横向联系和协调较难。•委员会•是执行某方面管理职能并以集体活动为主要特征的组织形式。•优点：①可以集思广益；②利于集体审议与判断；③防止权力过分集中；④利于沟通与协调；⑤能够代表集体利益，容易获得群众信任；⑥促进管理人员成长等。•缺点：①责任分散；②议而不决；③决策成本高；④少数人专制等。•海尔大学海尔大学•海尔大学秉承海尔集团“选准母本、清楚目标、找出差距、需什么学什么、缺什么补什么，急用先学，立竿见影”的培训原则，依据海尔集团的发展战略，围绕市场终极效果，通过“现场、案例、即时、互动”的创新培训形式，进行问题管理培训、创新能力培训、发展能力培训等。行政人事管理之培训管理一、新员工培训管理经过了初试、复试和最终的综合评定，在众多求职者中，我们选择了符合公司职位要求的人员，并像他们发出录用通知，接下来应当用更多的时间对这些新人进行培训，而非让他们直接进入工作角色。用培训解决新员工的“上船心态”•所谓“上船心态”是指大部分新进员工都在约

复习：1、行政部职能及工作目标2、行政部组织目标及工作事项第三章办公事务管理办公事务是每个行政人员每天必须处理的工作内容，办公事务管理也成了行政部工作的一个重要组成部分，管理的规范与否，是否有条例、逻辑清晰，直接关系到行政部工作效率的高低，进而影响了企业整体战略目标的实现。只有对办公事务进行有效地管理，提高办公人员的工作效率，节约成本，增强企业内、外部对象对服务工作的满意度，才能提高企业的整体竞争力。这也是办公事务管理的工作目标。第一节工作目标与工作事项描述及时处理日常办公事务，不断提高办公事务工作效率行政费用控制公关接待管理会议事务管理印章事务管理第二节行政费用管理工作事项细化执行一、行政费用管理知识准备（一）行政费用构成一般包括差旅费、办公用品费、水电费、取暖费、邮电费、行政设备维修等项目。（二）行政费用管理注意事项1、三对关系：服务与监督需要与可能企业与员工2、三点注意事项：管理业务费实施专项管理勤俭节约（三）行政费用管理内容1、编制费用预算，报请企业领导审批，编制年度分季用款计划，呈报上级领导2、申领行政费用3、拨付行政费用上级领导根据各部门的季度用款计划和上月会计报表，并结合各部门的业务和资金结存情况给予拨款，并按月拨付，但不许办理超预算计划的拨款。4、账目管理领取拨款后，应按资金的性质分别设立“经费存款”和“其他存款”账目。其中“经费存款”是办理预算资金结算的账目，“其他存款”是办理预算外资金结算的账目二、行政费用管理工作模版（一）报销规定模版行政费用可以分为五大类：办公用品及低值易耗品采购费、车辆使用费、交通补贴费、应酬招待费及其他。（二）接待费用管理细则模版1、“最小支出、最大成果”原则2、接待卡3、接待申请及报告三、行政费用管理工作流程（一）、预算工作流程制定•年度行政费用预算计划•季度、月度预算计划执行调整•根据季度、月度预算计划拨发费用•据实际情况调整、追加汇总•财务部定期审查•行政部提交使用报告，并汇总资料，归档（二）行政费用使用工作流程优化费用的使用行政部优化费用控制程序行政部汇总资料并归档使用情况考核人资部考核、上报结果主管副总、总经理审核审批行政费用使用行政部确定、发放、编制台账财务部审核财务台账第三节公关接待管理工作细化执行一、公关接待管理知识准备（一）公关概述是公共关系的简称。它是一个组织为了达到一种特定

行政助理培训课程教师：王俊婷电话：15929807901邮箱：363051743@qq.com选课的原因•A、就业需要•B、考虑到考研或公务员考试•C、从众心理行政管理职位现状描述•一、职责：（一）日常管理工作（二）公文制定（三）日常商务谈判（四）组织会议，并完成会议纪要工作（五）协调公司内部各部门机构和外部机构关系•二、要求：（一）中文、行政管理、企管等专业（二）会使用办公软件，文件资料管理和信息档案管理（三）起草文件、合同和其他文字资料（四）有会议组织思想和高效率的组织方法•三、薪资约为2000——3000人民币•四、晋升空间行政助理行政事务主管行政部经理行政总监公司结构图董事会总经理行政部行政秘书档案员财务部会计第一章行政部职责描述第一节行政部职能和工作目标一、行政部职能（一）参谋职能（二）沟通和协调职能（三）行政事务处理（四）后勤保障（五）监督控制•二、行政部目标（一）积极配合企业领导进行决策的制定、落实与督办（二）沟通协调企业各部门间的工作（三）信息的收集（四）日常事务的管理工作（五）树立企业良好形象第二节工作职责•一、部门工作职责（一）日常办公事务管理：会议的组织、协调等（二）办公用品及设备管理（三）文书资料管理（四）车辆管理（五）后勤保障（六）涉外事务管理等•二、岗位工作职责总经理行政总监行政部经理行政事务主管行政秘书档案管理员行政后勤主管法律事务主管第二章行政部组织管理第一节工作目标与工作事项目标:建立规范、高效、便于管理的行政办公组织事项一：组织结构设计事项二：行政管理规章制度建设•一、组织结构设计（一）相关概念1、组织：巴纳德认为组织是有意识地对人的活动或力量进行协调的关系，是两个以上人的自觉协作的活动和力量组成的一个体系。组织是一个协作系统，这个系统由许多人组成，这些人只有在一定的相互作用的社会关系下，同其他人协作才能发挥作用。2、行政组织：行使国家权力，管理国家行政事务和社会公共事务的机构体系。企业行政组织是指具体实施生产经营决策的执行组织。3、组织结构：指组织成员按照专业化分工为实现组织目标而形成的垂直、横向等各种联系状态。4、组织结构设计：指以企业组织结构为核心的组织系统的整体设计工作（二）组织结构设计的依据和目的1、依据：企业的总体战略目标：行政部职能和目标2、目的：设计出符合本企业的行政组织（三）设计内容1、基本内容（1）职务设计：即

ImprovingLivesThroughmedicalinnovation行政助理培训ImprovingLivesThroughmedicalinnovation课程安排（一）行政文秘人员角色认知（二）办公室日常工作技巧（三）拉进关系的谈话技巧（四）与上司沟通的技巧（五）行政人员的职业形象ImprovingLivesThroughmedicalinnovation专业秘书与行政助理培训（一）ImprovingLivesThroughmedicalinnovation行政人员的角色认知什么样的人员适合做行政人员行政人员需要具备的素质行政人员需要掌握的技能成功行政人员的“七”高一、行政文秘人员的角色认知ImprovingLivesThroughmedicalinnovation你适合做行政人员吗？一、行政文秘人员的角色认知ImprovingLivesThroughmedicalinnovation什么样的人适合做行政人员？•个人条件➢学历➢年龄➢外貌➢体质➢视力➢听力➢性别一、行政文秘人员的角色认知ImprovingLivesThroughmedicalinnovation什么样的人适合做行政人员？•个性要求自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣一、行政文秘人员的角色认知ImprovingLivesThroughmedicalinnovation一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？礼貌而不居高临下诚实而不弄虚作假参谋而不越权行事谦虚而不傲上凌下谨慎而不唯唯诺诺公正而不见风使舵敬业而不妄自尊大敬重而不阿谀奉承慎言而不论是道非本分而不炫耀示人•品质要求ImprovingLivesThroughmedicalinnovation行政人员需具备的能力（一）办事能力➢操作能力➢写作能力➢阅读概括能力➢编辑校对能力➢统计分析能力一、行政文秘人员的角色认知（二）沟通能力➢交际能力➢口头表达能力➢协调能力➢组织能力ImprovingLivesThroughmedicalinnovation专业秘书与行政助理发展培训（二）ImprovingLivesThroughmedicalinnovation行政人员的办公室事务行政人员的主要日常工作日常工作的三大特征日常工作的四大作用办公室事务管理二、办公室日常工作技巧ImprovingLivesThroughmedicalinno

第五章文书档案资料管理▪处理企业内外文书、信件、资料是行政办公工作的主要内容之一，这一处理包括起草、分发、保管、存档等。可以说，对文书资料的有效管理直接影响了企业经营活动的进度。因此，如何对文书资料进行有效地管理是一个行政人员必须思考的问题，这也是一个合格的行政人员必须具备的能力。第一节工作目标及工作事项描述管理各种文书档案资料，提高行政办公工作效率文书管理档案管理信件管理资料管理第二节文书管理工作事项细化执行▪一、知识准备（一）企业文书概述1、文书、企业文书概念文书：是指传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况的具有特殊格式的文字资料。企业文书：企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件资料的总称。2、文书分类（P100表5-1）（1）文书来源：收文和发文（2）文书内容：经营基本文件——章程、股东会议、董事会、经营业务文件；经营组织文件——组织机构、业务分工、报告、业务管理等；业务经营文件▪（二）公文格式1、标题：公文内容+发文单位+文种；2、主送单位/部门：一般只写一个，若需要上报另一个上级单位，可以用抄报形式；3、正文4、附件：附件名称+件数5、单位印章6、发文时间：以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发日期为准；7、抄送（抄报）单位/部门8、公文字号：代号+年号+顺序号；联发时只标主办单位的公文编号9、主题词10、收文、发文单位/部门应写明全程或规范化简称，联合发文应将主办单位/部门排列在前。▪二、文书管理工作流程▪（一）发文工作流程草拟审核签发复核缮印、用印登记、分发▪1、草拟公文第一步：填写发文稿纸；第二步：撰写公文领会意图——准备材料——拟定提纲——起草正文——认真修改▪2、审核即全面检查、修改活动。一般而言，审核经历初审、复审和会审三个阶段。审核时，行政人员应当注意一下几方面内容：第一、是否有发文必要；第二、行文方式是否妥当；第三、是否符合规定要求；第四、公文格式是否符合规定。▪3、签发是指机关或部门领导人对拟以本机关或本部门名义发出的文件送审稿签署表示核准的意见公文签发的五个原则：按职权划分原则；集体负责原则；授权代签原则；加签；会签▪4、复核在公文正式印制钱的全面系统的检查。在进行复核时，重点关注审批签发手续是否完备；公文管理信息是否准确；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范。▪5、缮印、用印缮印是固定公文

行政助理培训你适合做行政人员吗？行政人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？个性要求自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣行政人员的角色认知行政人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？礼貌而不居高临下诚实而不弄虚作假参谋而不越权行事谦虚而不傲上凌下谨慎而不唯唯诺诺公正而不见风使舵敬业而不妄自尊大敬重而不阿谀奉承慎言而不论是道非本分而不炫耀示人品质要求行政人员需具备的能力办事能力沟通能力行政人员的角色认知行政人员需具备的能力（一）办事能力➢操作能力➢写作能力➢阅读概括能力➢编辑校对能力➢统计分析能力行政人员的角色认知行政人员需具备的能力行政人员的角色认知（一）沟通能力➢交际能力➢口头表达能力➢协调能力➢组织能力行政人员的角色扮演角色扮演图行政人员总调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人权利核心行政人员的角色认知职权层次职能权力的三维概念不一定是上司的，要为同事服务成功行政人员的“六”高综合素质高权大责高说服的本领高发展愿望和前景高道德水平高成就感高行政人员的角色认知行政人员的日常工作办公室管理消耗品购买及申领、办公自动化设备使用、保密日程安排与管理公司事务的联络、转达、交涉、调整业务部门工作检查文书工作公司内外文件的收发、处理、整理、归档会务安排会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，善后的工作——工作内容二、办公室日常工作技巧行政人员日常工作的三大特征多样性与系统性的统一辅助性与主动性的统一原则性与灵活性的统一二、办公室日常工作技巧安全与保密工作积极防范突出重点有保有放内外有别二、办公室日常工作技巧不该说的不说不该问的不问不该看的不看不该记录的不记录不在非保密本上记录不在私人通信中涉及不在公共场所谈论不在非保密区存放不在非保密区传达不在公共场所携带原则方针行政人员的办公室事务让我们快乐地工作快乐地生活二、办公室日常工作技巧行政助理发展训练工作语言“规范”沟通不问年纪“你多大了？”（临近退休和白领丽人）不问收入“你一个月挣多少？”不问健康“贷款”不问经历“学历？”不问婚否“国际惯例”——私人问题“五”不问问题：哪五个私人问题不能问？三、拉近关系的谈话技巧工作语言“规范”沟通请教对方擅长的话题（你也在行）“贝多芬与裴多菲”格调高雅的话题哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情轻松愉快的话题电影、电视、流行时尚、体