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行政文秘人员职业化训练教程1课程目标❖学会如何保持专业形象及商务礼仪❖掌握沟通、时间管理、缓解工作压力等职业技巧❖掌握公文写作、会议筹划与管理的基本方法❖学会如何高效处理办公室事务2课程简介❖第一讲你适合做行政文秘人员吗❖第二讲行政文秘人员职业形像设计❖第三讲现代商务礼仪❖第四讲沟通技巧训练❖第五

讲文秘的时间管理❖第六讲如何缓解工作压力❖第七讲办公室事务❖第八讲口才训练与电话技巧❖第九讲会议的筹划与管理❖第十讲公文写作技巧❖第十一讲办公室沟通❖第十二讲接待工作技巧3上课守则❖积极参与，勇于发问❖细心聆听，不要忙于做笔记，会有时间安排或会派

发相关资料❖要守时❖将手机、BB机调至静音状态4第一讲你适合做行政文秘吗？5课程安排❑什么样的人员适合做行政文秘人员❑行政文秘人员需要具备什么样的能力❑行政文秘人员需要掌握的专业技能❑行政文秘人员的主要工作6所谓“行政文秘人员”❖包括机关、企业、

团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等7游戏：心目中的你❖请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学❖至少列出五条原因8什么样的人适合做行政文秘人员❖个人条件❖个性要求❖品质要求9（一）个人条件❖学历❖性别❖年龄❖外貌❖体质❖视力❖听力10男人适合做行政文秘工作吗？讨论：11

❖形式：自由组合，两组辩论❖时间：3-5分钟❖步骤：自愿组合成“正方”与“反方”先请双方各派代表阐述论点然后，双方自由辩论每人发言时间限制在2-3分钟讨论12（一）个人条件❖学历❖性别❖年龄❖外貌❖体质❖视力❖听力13（二）个性要求❖守时❖谨慎❖热情❖合群❖服从❖自信❖机智❖勤快❖整洁

❖自制❖兴趣14（三）品质要求❖忠诚❖负责❖正派❖廉洁❖诚实❖谦逊15行政文秘人员需要具备什么样的能力❖办事能力❖沟通能力16（一）办事能力❖操作能力❖写作能力❖阅读概括能力❖编辑校对能力❖统计分析能力17（二）沟通能力❖交际能力❖口头表达能力❖协

调能力❖组织能力18行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力

。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。打字速记写作编辑归档19行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号专业技能名称具体解释6运用定量研究的

方法，其中包括运用数字来说明问题。7处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备。9使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。统计复制使用电信设备操作电脑20行政文秘人员的主要工作❖辅助

决策工作❖信息工作❖文书工作❖会务工作❖文书立卷和档案管理工作❖查办工作❖行政事务工作❖上司交办的其他工作21行政文秘人员的主要工作（表一）工作具体内容辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司

决策过程中，秘书要发挥辅助作用。信息工作秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经

常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。

22工作具体内容档案工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。查办工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆

管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）23小测试：你适合做行政文秘吗？（表

一）序号检测内容良一般差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。4随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。24小测试：你适合做文

秘吗？（表二）序号检测内容良一般差8能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良好的记忆力，尤其对人名、地名

、电话号码反应迅速。及时将企业内外部信息传递给经理。25小测试：你适合做文秘吗？（表三）序号检测内容良一般差15有组织观念和团队精神。16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。17能参与企业具体项目的开展

。18积极主动而非被动工作。19懂办公室内财务管理。20知错能及时纠正。21知道何时征求上司的意见和给上司建议。26小测试：你适合做文秘吗？（表四）序号检测内容良一般差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）23有一定数学头脑。24会多种语言并且能适应多国文化环境。25求知欲强。26

掌握先进计算机软件应用。27能代替上司处理日常事务。28独立工作能力强。27行政文秘年轻貌美身体好能干会说不贪功28你适合做文秘吗？谢谢大家！29