第二章商朝的秘书工作第一节秘书机构及人员一、最早的秘书机构太史寮的诞生二、秘书人员1.贞卜史官有卜，多卜等名目，负责占卜，解释“卜兆”，刻写卜辞。《礼记·表记》说：“殷人尊神，率民以事神，先鬼而后礼。”2.祭祀史官有祝、多尹等名目，负责商王的祭祀事务。负责祭坛的布置，程序的安排，人员的拟定，位次的排列等事务。3.作册史官有乍册、乍册右史等名目。原先掌管祭祀时奉商王册命以告神，后来专门负责制作册命，即文书、保管册命并宣示王命，并兼管册命诸侯大夫。4.记事史官有史、卿史等名目，负责记录商王言行、王朝大事、保管典籍、观察天象、记录历法等。三、史官的来源（一）、世袭1.奴隶社会等级森严。2.史官需要有广博的知识，其业务知识靠家传。（二）、具备条件的官员中选拔《殷墟甲骨文字乙编》第6400号上记载，“在北史其获羌”。第二节文书工作甲骨文书、简牍文书、金文文书一、甲骨文书甲骨文书是以龟甲或兽骨为书写材料在占卜过程中行成的古代文书，亦称甲骨卜辞，或占卜文书.是我国已发现的最早的、成熟的古文字。卜兆卜辞戊申卜。贞王田鸡，往来亡灾？王曰：吉。丝御，获狐二。贞卜从牧。六月。卜辞的基本结构：前辞——最前面是占卜日期和卜官名字。命辞——向神请求的问题。占辞——观察卜兆后断定的吉凶。验辞——所卜事项的实际结果。甲骨文书的制作过程:1.取材2.加工3.刻字、涂色4.签名二、简牍文书简牍文书是刻写在竹片或木片上的文书，主要用于记事。刻写在竹片上的称竹简、也称简策、简册、汗简、杀青；刻写在木片上的称木牍、版牍。简牍文书对象:1.商王祭祀、向臣民发布的命令和讨伐敌人的动员令、褒扬臣下的颂书。2.臣下上告商王的文书。三、金文文书“铜器铭文”，又称“金文”或“钟鼎文”。四、商朝的公文文体1.誓国王临战前对部下下达的军事动员令，语气严厉，有很强的命令性。《汤誓》:王曰：“格尔众庶，悉听朕言。非台小子，民敢行称乱！有夏多罪，天命殛之。今尔有众，汝曰：‘我后不恤我众，舍我穑事，而割正夏？’予惟闻汝众言，夏氏有罪，予畏上帝，不敢不正。今汝其曰：‘夏罪其如台？’夏王率曷众力，率割夏邑。有众率怠弗协，曰：‘时日易丧？予及汝皆亡。’夏德若兹，今朕必往。尔尚辅予一人，致天之罚，予其大赉汝！尔无不信，朕不食言。尔不从誓言，予则孥戮汝，罔有攸赦。”2.诰本义是告知。下行诰用于帝王宣布重大事情和重大决策。上行诰是大臣劝谏、勉

第八章秘书的人际交往学习目标思考练习主要内容视野拓展本章导言了解人际交往的基本概念；理解人际交往对于秘书工作的重要影响；掌握认知偏差对人际交往活动的影响方式。知道心理障碍对秘书工作的不良影响；会用人际交往的基本原则指导自己开展人际交往活动；掌握秘书人员开展人际交往的艺术和技巧。待人接物是秘书工作的重要组成部分。秘书要了解自身进行人际交往的特点，克服人际交往的心理障碍，掌握人际交往的原则和方法，才能处理好各个方面的关系，建立起和谐融洽的工作环境，为顺利开展各项工作活动创造必要的条件。第一节秘书人际交往的类型及意义第二节秘书交往活动中的社会认知第三节秘书交往活动中的心理障碍第四节秘书人际交往的艺术和技巧第一节秘书人际交往的类型及意义一、什么是人际交往三、人际交往对秘书工作的重要意义二、秘书人际交往的类型及特点本节点睛人生活在社会上，需要从他人那里获取衣食住行的必需物品，获取理解、信任和友谊。这一切都是通过人的交往活动实现的。秘书的人际交往有着比较广泛的领域，秘书必须不断提高自己的社交水平。一、什么是人际交往人际交往，是指在社会活动中人与人之间传递信息、沟通思想、交流感情等个体间相互作用和相互知觉的联系过程。人际交往是人们共同进行社会活动的特殊形式。在交往活动中，人们不仅交流社会上的各种消息、情报，也交流各自的思想、感情、态度和观点。按照马斯洛的需要层次论来理解，人们进行社会交往活动，是个体需要系统中一个较高层次的需要，是人的社会性的一种重要体现，也是人长期社会化的必然结果。二、秘书人际交往的类型及特点秘书的人际交往的领域比较广泛，可以分成许多种类，每一种类均有其独特的功能。下面我们根据秘书工作实践，参照一般社会心理学的分类标准，作一些初步的探讨。（一）从交往的性质来分，可分为公务交往和私人交往公务交往活动是秘书作为特定角色的一种交往方式，私人交往则是属于非角色的活动。公务交往活动是指那种交往双方都以角色面貌出现的工作联系活动。私人交往也是指非正式的交往，双方不受组织纪律等约束，带有明显的感情色彩。（二）从交往的对象来分，可分为与领导的交往和与群众的交往秘书是领导与群众之间沟通联系的纽带。秘书与领导的交往是秘书交往活动最重要的部分，是一种角色的规定。秘书与群众的交往是秘书交往活动中一个广泛的领域。秘书在与群众交往时要以平等的、诚恳的态度待人，不能居高临下，更不能借领导之势

第二章中国古代的秘书机构和秘书人员第四节中国古代的非官方秘书一、春秋时期私人秘书的出现➢私人秘书出现的条件：文化的普及和知识分子人数增加➢私人秘书的前身：“家臣”家臣的组成：为首的“家宰”，下设司徒、司马、工正、马正➢家臣的职责：别于奴仆，为主人掌管家政，出谋献策，带有秘书性质。➢孔子曾为家臣第四节中国古代的非官方秘书二、战国时期的养士之风➢士不但担任国君的秘书，也为一些贵族私人所招纳，即上层贵族的“养士之风”，这些“士”被称之食客、门客和舍人。➢著名的“四公子”，秦国的吕不韦纳士数千齐国孟尝君赵国平原君楚国春申君魏国信陵君➢门客的职掌：参议谋划、起草书信、处理日常事务、承担交办事项，实为私人秘书，为后世幕僚的祖师。➢私人秘书的出现，说明秘书工作已向社会化发展，使秘书工作服务的对象增加了。第四节中国古代的非官方秘书三、魏晋南北朝时期“霸府”中的幕僚➢魏晋南北朝是大分裂、大动荡时期➢出现“霸府”政权——建立王朝前手握军权的权臣所独自掌握的政权，他们任用一批人组成一套机构，完全在正规官制之外，自由行使权力。➢霸府的中心人物——幕僚既是谋士高参，又是办理文书、处理日常事务的人员，相当于私人秘书第四节中国古代的非官方秘书➢权臣称帝，霸府变为王朝，幕僚也转变为中央秘书官员。➢这一现象的创始人——曹丕➢这是魏晋南北朝所独有的现象第四节中国古代的非官方秘书四、隋唐以后的科举落榜文士和幕僚➢自隋代实行的科举取士制度➢落榜文士充当地方官府或节度使幕府中的幕僚缘由：一方面，朝廷权臣排斥有才能的文士；另一方面，安史之乱后，藩镇迭起，节度使为壮大力量，纷纷聘任落榜文士为幕僚代表人物：韩愈岑参➢明清时期，由于八股取士，产生了大批有真才实学的落榜文士，以致文人充当幕僚又成风气蒲松林第四节中国古代的非官方秘书五、清代幕僚的盛行（一）幕僚盛行的原因1.相当一部分主官昏庸。2.科举取士秘书人员的素质降低。3.整顿吏治，书吏受到限制。4.官场的腐败第四节中国古代的非官方秘书（二）幕僚的来源1.科场失意、学者、名流、富有阅历的退休或者被黜革的官员，他们为求出路或迫于生计，投入地方大员门下。2.专业幕僚。又称幕友、幕宾、宾师、西席、师爷“幕馆”“学幕”“绍兴师爷”“绍兴师爷”第四节中国古代的非官方秘书（三）幕僚的职掌1.参与筹划、出谋献策，是幕主的智囊2.草拟章奏、文移，管理档案。3.监督、约束书吏4.审

第二章秘书工作概述第一节秘书第二节秘书工作第三节秘书职业资格第四节秘书机构现代秘书的定义秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。仍在探讨和争论之中•各行各业、各社会领域的各类组织都有秘书、秘书工作。二、秘书的分类•（1）按服务对象和经济来源，分公务秘书和私人秘书我国的秘书学诞生于20世纪80年代初期。•●1980年，复旦大学上海分院率先设置秘书专业；•●1983年，上海《秘书》杂志创刊；•●1984年10月，中国高等院校秘书A.横向分类不同层次的秘书领导和管理有不同层次，秘书也工作在不同层次中，秘书人员也可以按层次分类官员秘书秘书部门负责人领导的专职秘书高级秘书中级秘书初级秘书B.纵向分类官员秘书以官员命名的秘书有重要的综合协调功能，在首脑身边发挥枢纽桥梁作业对领导是辅助者，对下级是官员其职位职权是按法定程序由组织确定比一般官员更贴近首脑，构成主辅配合的一体化关系可以代表首脑处理一定职权范围内的事务秘书部门负责人定义是指各级政府、企事业单位的办公厅（室）的负责人，即办公室主任、秘书处长、秘书科长特征1.具有高级秘书的全面业务素质和工作技能2.有丰富的管理办理事务的经验和人际交往沟通能力3.经受过长期考验，与主要领导人有良好的配合关系4.一般由有卓越工作才干的秘书和较高文化素养的基层负责人担任5.是培养承担全面责任领导人的重要台阶6.在不同组织系统其位、权、责有较大差异领导人的专职秘书职能特征直接对其特定领导人负责，工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥1.服务对象的特定性：为特定领导人服务2.主辅配合的一一对应性：业务范围一一对应特定领导人3.影响力和工作范围因不同领导人而有所不同4.与特定领导人更为接近，易产生师友般的情感•中级秘书•中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项组织领导活动的基础性工作。其筹备操办各种会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外沟通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工作的开展，均有着不可替代的作用。中级秘书•职能•办文是中级秘书的重要职责•办事是中级秘书的重要任务•领导活动安排是中级秘书工作的重要内容初级秘书•指从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工作是其主要任务•特点•工作内容一般是操作性的日常事务•要有熟练的办公技巧•要有良好的服务态度和敬业精神

第四节秘书与领导者相处的基本原则2第四节秘书与领导者相处的基本原则一、教学要求：知识目标：1．了解秘书与领导者的关系2．了解秘书与领导班子相处的主要原则3．了解秘书人员与具体领导人相处的原则能力目标：1．如何正确处理秘书人员与领导班子的关系2．如何正确处理秘书人员与领导者个人的关系德育目标：培养学生自尊自爱的良好品质，学会与他人和睦相处3二、教学重点：1．秘书与领导者的关系2．秘书与领导班子相处的四个主要原则3．秘书人员与具体领导人相处的四个原则三、教学难点：怎样理解秘书与领导班子或具体领导人相处的原则四、教学方法：设问导疑、启发分析五、教具安排：投影仪六、课时安排：三课时七、教学过程4第一课时教学要点：秘书与领导者的关系（一）导入新课如何正确处理秘书人员与领导班子或领导者个人的关系，是秘书人员应十分关心的实际问题，它渗透于秘书工作的各个方面，在很大程度上影响着秘书功能的充分发挥，影响着秘书工作的质量与效益，也影响着秘书自身的心理健康。因此，必须认真处理好这个关系。要处理好这个关系，首要的问题就是弄清秘书与领导者之间究竟是什么关系。这节课，我们一起来分析这个问题。5一、秘书与领导者的关系是怎样的？6在封建社会，领导者与秘书的关系是主仆关系。在资本主义社会，领导者与秘书的关系是雇佣关系。在社会主义市场经济体制下，民营企业、个体老板与其秘书之间的关系是雇佣关系。党政机关、国家企事业单位，领导与秘书的关系可归纳为以下三点：71．在组织上是上下级关系，要遵守组织纪律，严格维护领导的权威，为领导提供各方面良好的服务。2．在工作上是同志关系，不是主仆关系，无贵贱之分，只有分工不同，都是为人民服务。因此，秘书与领导人在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是从。3．在职能上是主辅关系，秘书协助领导工作，不能越俎代庖，但“寸有所长，尺有所短”，领导与秘书应当相互信任，相互支持，相互关心，相互补偿。8二、课堂知识的延伸拓展：如何正确处理好秘书与领导者的关系？9对这个问题的理解应从两个方面来看：1．秘书该如何正确处理好与领导者的关系。三国时祢衡，此人很有才能，很会写文章，但是性格怪僻、傲慢无羁。他见曹操，嫌礼遇不厚就把曹大骂一顿；转到刘表那里，又多次冒犯刘表；再到江夏太守黄祖处当秘书，黄重用他，很佩服他的文采，但终究在下棋时又把黄祖骂了，导致不可收拾的后果。从祢衡身上，我们可以看出：秘书要

第二章秘书的定义、类别和层次第三章秘书的修养、职业道德和能力第四章秘书交际第五章秘书的培养第六章秘书机构的设置第二编秘书人员与秘书机构第二章秘书的定义、类别和层次第一节秘书的定义第二节秘书的类别第三节秘书的层次•了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。教学目的教学重点与难点一、教学重点1.秘书的概念2.秘书的职业特点3.技能训练二、教学难点1.秘书的来由与定义2.案例分析一、“秘书”词义的演变首先，在我国，“秘书”一词早在东汉许慎的《说文解字·叙》里就已出现。它最初并不指人，而是指物。古时，我国没有“秘书工作”一词，只有“秘书”名称，但涵义与今天所称并不完全相同。它主要有以下四个方面的涵义：第一，指宫禁中的秘藏之书。“秘”最初写成“秘”，后衍变为“阅”，许慎解释其本义为神秘。“秘书”一词最原始的含义是指的宫中秘藏之书。第一节秘书的定义•第二，指谶纬图篆等书。•“谶”是巫师或方士制作的一种隐语或预言，作为吉凶的符验或征兆；“纬”与“经”相对而言，是方士化的儒生编集起来附会儒家经典的著作；因谶纬源于古代关于河图洛书的传说，故以“图谶”连称此类书。《说文·序》曰：“秘书说曰：日月为易。”段玉裁释为：“秘书，谓纬书。”第三，指官员职务的名称。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职。公元2世纪，东汉桓帝时创设“秘书监”(藏书机构)，掌宫中图书秘籍，其主要负责官员称“秘书监”，相当于皇家图书馆长或档案馆长。下设“秘书丞”和“秘书郎”，相当于副馆长和管理员。这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作。东汉末年，曹操改秘书监为秘书令，由秘书令取代尚书的职权，使秘书令不仅掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令掌尚书奏事，与今天的秘书长接近。可以说，曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。第四，职务之称（行政职位）秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。孙中山时的总统府下设有“秘书处”，有秘书长一人，秘书若

第二章中国古代的秘书机构和秘书人员第一节中国秘书工作的起源一、关于中国秘书工作起源的不同观点第一种观点：秘书工作是随文书的产生而出现产生条件：1.文字2.阶级社会的出现（夏代）标志：公务文书的出现第一节中国秘书工作的起源第二种观点：产生条件：1.文字（公务文书的出现）2.有领导部门的社会组织（部落联盟的昌盛时期）依据：秘书工作就是有关公务文书的工作。按照现代秘书学观点，秘书工作的范围远远大于文书档案工作范围。第一节中国秘书工作的起源二、秘书工作产生的条件——社会组织领导集团的出现原始人群结构极为简单，没有形成发号施令的领导者。氏族公社以血缘关系为纽带的、较为稳定的社会组织。公共事务简单，重大问题聚众商议，当场决定；首领运用口语即可了解情况，表达意见、发出指令第一节中国秘书工作的起源部落、部落联盟部落由胞族或氏族构成，形成了管理公共事务的机构和部落首领。神农氏、伏羲氏部落联盟组织是一个很大区域的最高行政组织，内部有相当严密的管理系统。黄帝设立了分管各项事务的“六相”，设置了专门的秘书官——史官，有了名副其实的“辅助管理综合服务”的秘书工作我国秘书工作的起源：我国秘书工作的起源经历了一个漫长的过程，在原始社会后期，当若干氏族联合组成规模较大的部落时，就产生了为部落领导集团活动提供辅助管理的秘书工作。第一节中国秘书工作的起源第二节中国最早的秘书官职和秘书机构一、我国最早的秘书官职——史官（一）关于“史”的字形考辨小篆作：由“中、“又”两字组成《说文》：“史，记事者也。从又持中。中，正也。”含义：1.记录事情，忠于事实2.掌管文书档案（的人）第二节中国最早的秘书官职和秘书机构（二）历史传说中的史官（黄帝时代）据许多古籍记载，黄帝时代即有史官一职。*《世本注》：“黄帝之世，始立史官，仓颉，沮诵居其职。”负责记录黄帝言行*仓颉的传说（三）夏代的史官夏代：我国第一个奴隶制国家出现严格意义上的“官职”，开始设置“史官”一职夏代设置的重要官职：后稷、司徒、司马、司寇、司空、太史令、秩宗第二节中国最早的秘书官职和秘书机构第二节中国最早的秘书官职和秘书机构太史令：辅佐夏王处理国政的机要秘书长《吕氏春秋·先识览》云:“夏太史令终古,出其图法,执而泣之。夏桀迷惑,暴乱愈甚,太史令终古抱其图法以奔商”。终古：夏代的太史令，以掌管文书档案为主要职掌。第二节中国最早的秘书官职和秘书机构（四）商代的

秘书的职能与能力构成第二章秘书学概论运作题请各小组收集的秘书职业需要承担的职能做出总结归纳，并请小组代表用简明扼要的语句总结出几大职能即可。秘书学概论秘书的职能秘书学概论秘书的地位秘书学概论秘书的基本职能助手职能参谋职能协商职能枢纽职能公关职能秘书学概论秘书是上司的助手和参谋秘书学概论秘书的协调、枢纽、公关角色秘书学概论案例一下星期要开董事会会议了。这天上午，总经理秘书正在埋头汇总各部门送上来的材料。这些材料有书面总结，也有口头记录；有从外面收集来的，也有本公司自己提供的。由于各种材料来路不一，形式不同，真假难辨，因此，将这些材料交给上司之前，秘书要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。上司做决策需要有真实可靠的信息，否则就等于盲人摸象。而秘书帮上司汇总材料就是收集信息。就在秘书忙于整理材料时，总经理来电话，让她帮他去接待客人，他要静下来想些问题；刚刚把客人送走，总经理又来电话，说自己差点忘了，答应给自己在外地念书的儿子寄生活费，让秘书帮他寄一下，寄完后打电话告知一声……秘书学概论一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为多年的代理商给他寄了一封非常无理的来信。他让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你的这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不终止我们之间一切交易，而且我要让所有的同行知道你的行为！老板命令秘书立即将信打印寄出。对于老板的命令，秘书这样做：a.“好，我马上就办”说完，秘书立即回到办公室将信打印寄出。b.如果将信寄出，对公司和老板都非常不利。秘书想到自己是老板的助手，有责任提醒老板，为了公司的利益，得罪了老板也值得，于是对老板说：“老板，这封信不能发，别发算了！”c.秘书不仅没有退下去写信，反而前进一步向老板提出忠告：“老板，请您冷静点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们就没有值得反省的地方吗？”d.当天快下班的时候，秘书将打印出来的信送给已经心平气和的老板：“老板，可以把信寄出吗？”案例二秘书学概论秘书的能力秘书学概论秘书的知识结构秘书应有的知识职业知识：秘书专业知识、行业业务知识相关知识：经济法律、管理、公关及心理等基础知识：文化基础知识、基础理论知识秘书应既是专才，又是通才秘书学概论秘书的知识结构向同事请教时政常识常识获取的途径加强学习观察积累秘书须具备的常识宏观经济常识科学常识餐饮常

第二章秘书的职业素养教学目的：掌握秘书应具备的综合素质和职业素质，熟悉秘书形象设计的要求，了解与秘书形象相关的方式方法。教学重点和难点：秘书职业道德养成的方法技能目标：掌握培养秘书综合素质与职业素养的方法和技能教学方法：案例法、讲授法、讨论法、启发法教学课时：16课时.第一节秘书的思想修养与职业道德秘书职业道德一、道德与职业道德1、道德：是一种具有内省式、约定俗成式特征的行为约束机制。2、职业道德：狭义上的职业道德，是指一定行业的从业人员在本职工作中所应遵循的道德规范，是担负一定社会职责和义务的职员应当遵循的具有行业特色的道德准则，是对某一职业从业人员约定俗成的以善恶进行评价的心理行为约束机制和行为规范的总和。.二、我国秘书职业道德的基本传统我国古代秘书从业人员中形成了以“忠、信、义”为核心内容的秘书职业道德思想与甘当幕后英雄、重义轻利的行为准则。.◼“忠”指忠诚–古指忠君“鸟择木，无木择鸟”、“良臣不事二主”–今指忠于事业“信”即诚信--儒家教义“五德”（仁义礼知信）之一，“人无信不立”-自觉约束自己言行“义”与“道”紧密关联，是为“道义”。-股民指自觉维护辅佐对象利益和整体利益的习惯，与个人利益之“利”相对应，从而提倡“见利忘义”、“先义后利”，反对“见利忘义”。三、职业化背景下秘书职业道德的功能与作用◼1、良好的职业道德是用人单位对人才的基本要求◼2、良好的职业道德是秘书人格力量的一面镜子◼3、职业道德是秘书事业成功的基本保证四、现代秘书职业道德的基本内容◼1、遵纪守法、爱岗敬业◼2、办事公道、合作共赢◼3、甘于平凡、合理展示◼4、自尊自重、克勤克俭◼5、诚实信用、保守秘密五、提高秘书职业道德水平的方法和途径◼1、重视课堂教学，夯实职业道德思想◼2、积极组织、积极参与社会实践，认知职业道德内容，养成良好职业道德风尚◼3、搞好“三自”活动，发挥培养职业品格的自觉性◼4、学习先进典型，提升职业精神◼5、倡导自制、“慎独”，完善自我操守相关知识链接：秘书的职业道德◼（1）言德。能直陈己见，实话实说，而且言之有物，言之有据，言之有理，言而有信；不搞言之无物，言过其实和阿谀奉承。（2）书德。能秉笔直书，实事求是，有喜报喜，有忧报忧。不做表面文章，不搞文字游戏，不矫揉造作，不粉饰太平。（3）行德。能令行禁止，有行必果，办事扎实，待人诚实，为人朴实，谦虚恭谨，礼让客气，自尊

第二章秘书工作的起源和发展•第一节我国秘书工作的起源和早期发展•第二节中国共产党和新中国的秘书工作•第三节外国秘书工作概况第一节我国秘书工作的起源和早期发展•一、秘书与秘书工作的起源•二、奴隶社会时期的秘书工作•三、封建社会时期的秘书工作•四、近代中国的秘书工作一、秘书与秘书工作的起源•秘书工作源远流长。•一、秘书滥觞的条件：•1、领导机构（氏族机构和国家）的形成是秘书产生的基本社会条件；•2、文字和文书的萌生是秘书产生的重要物质条件。临民治事——需要文书撰写保管领导机构管理工具管理助手秘书一、秘书与秘书工作的起源•二、氏族公社时期秘书迹象：•原始社会末期至公元前21世纪）,父系氏族公社阶段是秘书活动的源头，形成了最早的社会组织、权力中心、氏族领袖集团，最早的行政决策形式―会议制度―军事民主制，阶级社会的前夜。•黄帝的史官：仓颉，帮助其记载国家大事；•虞舜的纳言：龙，早晚忠实发布其命令；•史官和纳言可以看做是最早的秘书官。•信访制度的开端：尧的进善旗；舜的诽谤木（华表)；后来设置敢谏之鼓；后代的击鼓鸣冤源于此。二、奴隶社会时期的秘书工作•1、夏商奴隶制时期秘书工作的真正萌生：（公元前21世纪－前16世纪——前11世纪）•夏朝政治——第一个阶级国家，为镇压反抗建立了军队和刑法，设置“三正、遒人、太史令”等官职辅助夏王管理国政事务。•商朝出现了我国最早的文书珍品——甲骨文书。•史官是最早的秘书人员。•商朝巫史不分，一身二任（祭祀、撰拟保管文书），成为商朝最重要的秘书人员。二、奴隶社会时期的秘书工作2、西周和春秋战国秘书工作（公元前11世纪－前221年）西周巫史分工，史官地位上升，分工更细（大小内外御五史，设立了最早的秘书机构——太史寮），在王左右，记录言行，出纳帝命，从事文书活动，是王的重要参谋助手；并形成了我国最早的公务文书汇编本——《尚书》（28篇下行文，典谟训诰誓命等文种）。春秋战国时期新的秘书官职名称：如右秦国齐国魏国楚国各国君的重要随员高参尚书掌书主书左徒奴隶社会时期的秘书现象探析：秘书人员——史官；秘书机构——太史寮；秘书工作——为国君记录言行，起草和保管文件，协助国君制定政策法令；秘书制度——保密制度、用印制度、正副本制度；养士之风盛行——最早的私人秘书。三、封建社会时期的秘书工作•1、秦汉、魏晋南北朝秘书工作：公元前221年－公元581年•2、隋唐宋秘书

第二章秘书的一般能力学习目标思考练习主要内容视野拓展本章导言了解能力的基本概念；了解能力与知识、技能的关系；理解一般能力对于秘书工作的重要影响；掌握秘书人员一般能力的基本要求。知道影响能力形成和发展的各种因素；会用能力测验方法了解自己的能力水平；掌握秘书人员各种一般能力的培养方法。观察力、注意力、记忆力、想象力、创造力、思维力等都是能力的重要组成部分。通过秘书人员的工作实践，探讨对秘书人员一般能力的要求以及秘书人员一般能力的培养问题，提高秘书人员从事各种工作活动的效率。第六节秘书的思维力第二节秘书的观察力第四节秘书的记忆力第三节秘书的注意力第五节秘书的想象力第一节能力概述第一节能力概述一、什么是能力三、能力的个别差异五、能力结构二、能力与知识、技能四、影响能力的因素六、能力测验本节点睛人的能力是和活动相联系的，在活动中形成、发展和表现出来的，离开实践活动，人的能力就无从体现。缺乏某种能力的人也会对他从事某项实践活动带来障碍。一、什么是能力能力是直接影响活动的效率，使活动顺利完成的个性心理特征。人们从事任何项重要的活动，完成一件有意义的工作，都必须依靠一定的能力。例如：搞创作，必须具备写作能力；从事绘画，必须掌握绘画技巧。曹雪芹《红楼梦》凡高《向日葵》知识是人类社会历史经验的总结和概括，技能是一种操作技术。知识、技能和能力关系密切。能力在学习知识、掌握技能的过程中发展；能力在一定程度上决定着人们对知识、技能的掌握和运用的程度；能力影响着人们掌握知识技能的快慢、深浅、难易和巩固程度。二、能力与知识、技能能力的类型差异。这种差异主要表现在各种心理活动过程方面。能力发展的水平差异。人的智力水平有高有低，基本上是属于正态分布。能力表现的早晚差异。这种差异主要表现为三种现象：人才早熟或早慧；中年成才；大器晚成。三、能力的个别差异偏高20%智力正常的儿童60%偏低20%312四、影响能力形成和发展的因素先天素质的影响早期环境和经验的影响教育和实践活动的影响勤奋与爱好的影响能力有着复杂的心理结构，是各种心理品质的总和。关于能力结构问题，心理学界有许多学说。如斯皮尔曼的能力二因素说、吉尔福特的智慧结构学说、施莱辛格和格特曼的智力二维结构学说等。五、能力结构心理测验按测量类型可以分为三种（见图3-1）。六、能力测验图3-1心理测验的种类心理测验能力测验成就测验人格测验普通能力测验（智力

管理文秘第二章秘书实务第二章秘书实务•办公室日常管理•出差•会务•保密•调研•信访•督察•协调•设备第一节办公室日常管理•一、办公环境管理•二、办公用品管理•三、现金管理•四、房产管理•五、时间管理•六、值班•七、印章•八、邮件第一节办公室日常管理一、环境管理（一）整洁简约（二）有序有效1、开放式布局2、封闭式布局（三）平等科学1.办公桌：同一方向、光线来自左侧、通道1.5米、桌距1米以上、高度700-760毫米（打字桌660毫米）2.办公椅：座高400-460、座宽大于380、靠背90-120度倾斜，扶手高度200-2503.文件柜等：高度4.公共空间第一节办公室管理一、环境管理（四）舒适美化1.空气：适宜温度是22℃～26℃、相对湿度是40%～60%、新鲜洁净2.光线：利用自然光、亮度适中（15-18平方米—60瓦-80瓦）、一般照明配合局部照明、多光源、避免光污染（高度和反光）3.色彩：单纯柔和、冷大暖小、冷静暖亲4.声音：隔音、音乐5.插花：大小、颜色6.植物：季节、不宜多、存活（光照、浇水）7.字画：大小、简洁、采光、开阔、高度、形状、不宜多（可组合）（五）健康安全1.护眼灯,甲醛达标,避免辐射2.消除隐患，定期检查–防滑、门窗、电线、灭火设备、橱柜堆放……二、用品管理1.订货：购置计划（多、少）、提前报批2.接受：核对、支付、记录、放置3.保管：安全、标签、位置（新、大或重、小或常用）、通风干燥、库存记录（监督、提醒订货）4.发放：以旧换新、固定时间、记录三、现金管理•建立现金账簿：按照时间顺序载明收支状况•填写凭单，报主管领导批准•办理现金支付,审核报销凭据•发票等票据附在领用现金凭单后面，冲销领（借）款•及时报账，保证周转四、房产管理•分配：缓急、公开、公正•维修：登记、定期•设施：档案、保养、维修、应急–水、电、暖、冷……•物业：定期核对、提前申请款项、按时交纳、索取发票五、时间管理（一）技巧–1、精力–2、计划–3、弹性–4、连续–5“例外”工作“案例化”，固定工作“程序化”（二）时间表–年–季度–月–周–日周工作安排表时间安排地点内容参加的领导负责科室备注日期具体时间周一周二周三周四周五周六注：若有变动，请以通知为准。×××公司年月日（三）工作日志提前了解、符合意图、双份、一早确认、信息完整、及时更新、协助执行、保密姓名部门日期星期记录分类工作

一、国外对秘书的界定英语“秘书”一词源自拉丁文Secretarius，意为“可靠的职员”，其中secret为“秘密”的意思，secretary当“S”大写的时候为掌管机要事物或机密文件的辅臣，后泛指英、美或英联邦国家掌管机关事务的部长或常务副部长。当“s”小写的时候泛指在办公室从事处理信函、保管档案、安排业务的秘书工作人员。在沙特阿拉伯“石油秘书”即石油部长。印度、巴基斯坦“外交秘书”即外交部副部长。俄语秘书写为cekpemapb，既指掌管文书、担任会议记录的秘书人员，也指掌管机关日常事务的官员。第一节秘书的界定在日本秘书写作中文繁体“秘書”，指政府机关或社会团体的日常事务负责人，日本内阁最有实权的职位叫“内阁官房长官”，实际就是“内阁首席秘书”，相当于国务院秘书长。在日本企业，秘书分为两类：身处管理层内部的专职秘书或秘书部门主管；一般处理日常杂物的工作人员。“秘书决不再是单纯的接待员和打字员”，而应该是“行政管理的助手”。“不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手”。现代秘书工作的重点已从具体的事务工作转向信息管理和辅助决策，即作为领导的助手的性质越来越明显。美国著名的《韦氏秘书手册》二、我国秘书的起源及界定1.我国秘书的起源我国秘书远在夏、商、周时代就有了相当于秘书的职位，但都不称为秘书，汉以前都统称为史官，秘书一词始自东汉。“秘书”乃藏于宫中的“秘藏之书”，后来也指占卜、谶纬图篆之书。掌管、校对秘藏之书的人就被称作秘书监，又把奏章、宣事、掌管国家典籍的人叫秘书令。朝代秘书机构与职官主要职能例注尧舜巫、祝纳言为王占卜，指导国事。出纳帝命，上传下达。《尚书·尧典》：“帝曰，龙，朕#谗说殄行，震惊朕命，命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。”商太史寮太史史乍册统管王室活动．起草文书，发布文告。书刻卜辞，记录王室活动。镌刻、保管文书。杨剑宇《中国秘书史》：“商代朝廷出现了秘书机构——太史寮，其长官为太史，下隶有不同层次分工各异的史官，主要职掌为负责商王的册命及祭典等事宜。”周太史寮太史小史内史外史御史总掌起草文书、编写史书、管理档案，组织祭祀。掌邦国之志、贵族家谱。拟制简册，宣示王命。掌四方之志。收受保管文书。潘林杉《中国古代秘书通论》：“太史寮则是为王室服务的秘书处，其长官太史地位很高，与三公卿士相当，是周天子和王室的秘书长。”例子

项目一认知秘书的角色定位项目二认知秘书的角色条件项目三认知秘书的角色意识项目一认知秘书的角色定位阅读材料比尔·盖茨成功后面的女人：美丽女秘书露宝（详见教材第页）学习任务：通过本项目的学习，你应该：◇认知和理解角色的涵义及相关的概念◇认知和体悟基于秘书主体地位的秘书工作特征◇认知和领会秘书角色定位的动态过程知识准备：•一、角色的基础知识•1．角色涵义•所谓角色是指在一定的社会关系中占有某一社会地位或具有某种身份并遵守相应的行为规范的一类人物。对角色内涵的理解和把握，既包括社会、他人对占有一定社会地位或具有某种身份的人的行为期望，也包括占有一定社会地位或具有某种身份的人根据自己对社会期望的认识而具有的外部行为模式。•2．角色行为•角色行为是指担任某一社会角色的人根据社会成员或团体成员的期望，按照角色的特定要求所表现出来的实际行为。例如担当秘书角色的人，就应该按照秘书角色的要求去支配自己的行为，积极有效地做好辅助管理工作。•角色行为存在差异性，即担当同一角色的不同的人所表现出来的角色行为会有所不同。在社会活动中，行使同样的角色权利与义务的不同人的行为是具体的，这里面既有个性特色，又具共性特征，角色行为则是其共性的体现，是对占有一定社会地位或具有某种身份的人的行为的一种抽象和概括。•角色行为离不开社会成员或团体成员的期望。每个人在特定的社会关系中担当一定的角色，周围的人总要对他的态度、行为提出种种合乎身份的要求并寄予期望，即“角色期望”。如果一个人的态度、行为偏离了角色期望，就会引起周围人的异议或反对。角色期望的前提则是个体必须先意识到他人对自己的期望，认知自己所扮演的角色，即具有角色的知觉。•3．角色扮演•角色扮演是实现角色行为的关键环节，个体的角色行为就是通过他人的角色期望、自己的角色认知和角色扮演而最终实现的。角色扮演即个人在角色知觉的基础上，按照社会和他人的期望所完成的角色行为。•小提示•影响角色扮演的因素主要有：•·角色的清晰程度；•·角色扮演者的个性特征；•·角色期望；•·角色规范。•4．角色规范•角色规范是指组织上期望其成员应该在工作中所达到的行为模式，是对成员行为的规定。角色规范是评价角色行为的标准，是一种特殊的团体规范。•角色规范具有两种不同的形态：一种是有明文规定的、条文化的角色规范；一种是没有明文规定但是客观存在着的角色规范。•角色规范并不

第二章文员实务1教学要求通过本章教学，使学生了解文员工作的基本程序，特别注意掌握“优先顺序”处理工作的原则，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解和运用各种工作方法。2本章框架1.文员的工作顺序2.文员管理时间、费用的办法3.文员的工作方法31.文员的工作顺序1.1文员工作指导思想1.2按照“优先顺序”处理工作41.1文员工作指导思想计划——实施——检查，滚动实施这三个步骤并不是分开独立的，而是互相联系形成一个循环以目标为中心持续改进5（1）计划的步骤要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。制定计划时的要求有以下几点：充分了解工作内容：重要性、紧急性、完成标准。如何有效率的完成：迅速、正确、尽善尽美。安排优先顺序：两个以上任务时。6计划要点（补充）计划是门学问，制定一个切实可行而又符合实际的计划实在不是一件容易的事。计划要跟上变化。计划的目的是为了更好的完成任务。7计划的步骤1、明确你的目标最好能够精确的定义你的目标，这个定义要包括时间标准、最终目的、实现效果等要素。2、确定完成你的目标可以分成几步要点和难点83、细化你的计划可实施性和可度量性。4、为你的计划打上时间戳5、建立追踪机制9常犯错误目标不明确：连自己要什么都不知道，怎么去实施呢？急功近利：冷静点，别只看眼前，好好的想一想怎么做才最有利于你实现目标，而不要因为眼前的一点小利益而轻易改变过于死板：计划应该灵活，不要在一开始就定死了所有的事情，天有不测风云，要考虑到一旦计划失误的情况不具有可实施性：这个错误很容易犯，而这也是造成很多人不能正常完成他们的计划的一个主要原因不具有可度量性：这个最容易犯。10（2）实施的步骤最核心的部分，计划是为了更好的实施。实施的要点：是否按原计划进行不论工作巨细，都要重视，尤其是上司交代的非定性工作。配合上司预期的期限，实时跟踪。11（3）检查的步骤检查就是评估、研究工作是否按计划进行，有没有达到预期的效果。检验的要点如下：实际和计划之间的差异：事实和原因，目的是为下一次。对比的标准：与公司的目标相比，与同事相比，与其他公司的人员相比。12三者的关系先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划

第九章两宋的秘书工作第一节秘书机构一、中央秘书机构（一）政事堂的秘书部门和人员孔目房——掌管文书案牍。勾销房——兼有掌管印章、书信之职。检正官——处理各房文书事务。堂后官——一人负责登录敕诏，一人抄写公文，一人校对印发。（二）中书省的秘书部门主事房——掌管文书的收发、登记。点检房——点检各房的文书工作，由中书舍人统领。催驱房——督促、催办各房的文书。班簿房——掌管百官的名册以及官员基本情况的文件。制敕库房——收受制诏，保管并编录成册，并负责架阁库（档案库）的管理。中书舍人分五案办事上案——负责册礼和朝会事务。下案——负责收发文书。制诰案——负责制作皇帝的制、诏等文书。谏官案——负责处理与中央其他政府机构的往来文书。记注案——负责记录皇帝的日常言行、起居。（三）门下省的秘书部门•通进司•银台司•章奏房•封驳房•发敕司•进奏院进奏院具体职掌1.凡地方送京文书，由它摘录章奏事由，报告门下省，如是案牍及申禀文书，则直接送有关省司。2.凡发往地方的诏敕、三省、枢密院的宣、六曹、寺、监百司的符牒，由它收受后转送给地方。3.中书省检正、枢密院检详每月将颁行事状送院，院须将其抄报各地，以交流信息，让地方了解朝廷政务情况。（四）尚书省的秘书部门进拟案——掌管断案刑名文书，凡断狱，由进拟案拟订奏稿，进呈皇帝核示。（五）枢密院的秘书部门“掌军国机务、兵防、边备、戎马之政令，出纳密命，以佐邦治。”枢密院承旨司兵籍房——主要负责处理诸路将领、兵士的各种差遣、补员的各种军事文书。吏房——处理内侍官员的文书。教阅房——负责督促、检查军事文书的传递事务。（六）三司的秘书部门•开拆司•勾凿司•发放司二、皇宫秘书机构（一）翰林学士院（二）谏院三、信访机构的发展——鼓院、检院第一、多了一个申诉的机会。第二、扩大信访工作的范围。第三、更接近于皇帝。第四、有利于提高效率。第二节秘书人员的来源、特点一、秘书人员的来源苏轼《水调歌头》小序云：“丙辰中秋，欢饮达旦，大醉，作此篇怀子由。”二、选拔朝廷文字秘书的制度“金进士既纯用经术，如诏诰、章表、赦敕、檄书、露布、戒谕之类，皆朝廷官守日用不可缺者，若悉不习试，何以兼收文学博异之士。”三、秘书人员的民族气节•胡寅•王居正•曾开•田锡第三节文书档案工作一、文书工作制度•一文一事制度•贴黄制度•公文用纸•公文折叠•拟稿修改•批答——凡执政之下官员上书奏情，皇帝以降诏方式

第九章秘书的人际关系学习目标思考练习主要内容视野拓展本章导言理解人际关系的基本概念；理解秘书人员人际关系的基本特征；掌握秘书人员增强自己人际吸引的基本方法。知道人际关系的基本分类方法；会用心理学的基本原则处理工作中的各种人际关系；掌握秘书人员处理人际关系的方法和技巧。良好的人际关系，可以使人们感情融洽、彼此信任、互相关心与支持，能够大大地提高工作效率。秘书人员处在一个单位的枢纽位置上，在日常工作中要与各方面的人打交道，学习和掌握必要的人际关系知识和技巧，对于提高秘书工作的效率是十分有益的。第一节秘书的人际关系特征第二节秘书的人际吸引第三节秘书处理人际关系的艺术和技巧第一节秘书的人际关系特征一、什么是人际关系三、秘书人际关系的特征二、人际关系的一般形态四、人际关系在秘书工作中的重要性本节点睛秘书的人际关系是依靠业缘而形成的，秘书工作的涉及面有多广，秘书人际关系的交往面就有多宽，秘书所建立的人际关系也就有多少。一、什么是人际关系人际关系是指在社会实践活动中，通过交往而产生、发展和建立起来的人与人之间的心理关系。不同的学科，对人际关系的理解是不相同的。社会学：人际关系是指在社会关系总体中人们的直接交往关系；社会心理学：人际关系是指人与人之间的心理上的关系，表示的是心理距离的远近；行为科学：人际关系是人与人之间的行为关系，体现的是人们社会交往和联系的状况。人际关系与人际交往既有密切的联系，又有一定的区别：联系：首先，人际关系是在人际交往的过程中形成和发展起来的，离开了人际间的交往行为，人际关系就不能建立和发展。其次，人际关系的状况是由人际交往的状况决定的。区别：人际关系指人与人之间通过一定方式进行接触，在心理或行为产生相互影响的过程，一般是从静态角度看的一种状态。人际交往在社会生活中人与人之间的直接交往关系，它是在人们物质交往和精神交往的过程中产生和发展起来的关系，一般是从动态、角度看的一个过程。二、人际关系的一般形态人际关系是一个十分复杂的社会问题。按照不同的分类方法，可以将人际关系划分为许多不同的类型（见图9-2）。图9-2人际关系的分类三、秘书人际关系的特征在社会生活中，每个人都归属于一定的社会群体，扮演着一些特定的角色，社会群体的性质不同，社会角色所发挥的作用也不同，也决定了人际关系所呈现的特征也各有所异。基本特征秘书人际关系的业缘性特征带有长期性、稳定性的人际关系

第二章秘书职能与职能环境建设学习目标主要内容本章小结思考练习准确理解和把握秘书职能的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握秘书职能环境，主动营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。第一节秘书职能范畴第二节秘书职能环境建设第一节秘书职能范畴本节要点一、秘书辅助管理职能二、秘书综合服务职能“辅助管理”，是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。“综合服务”是秘书的根本职能，领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽。秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执行的整个过程中，秘书起着帮助或辅佐的作用。一、秘书辅助管理职能领导者兼听则明，准确、全面、有效地利用信息是其正确开展领导和管理工作的基础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为领导者有效获取利用信息、进行适时的信息沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋智能辅助。（一）辅助获取并利用信息在实践中，不少领导者在信息获取和利用的方向、信息量及信息结构等方面都存在问题，因而使领导和管理工作失误。对此，秘书要注重以下三个方面：要注重在方向上的参谋辅助；要注重在扩大信息量上的参谋辅助；要注重优化信息结构方面的辅助。1、获取并利用信息各种形式的信息干扰是造成领导和管理工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导者排除来自各方面的信息干扰，包括：要注重排除思想障碍造成的干扰；要注重排除感情障碍造成的干扰；要注重排除利益冲突造成的干扰；要注重排除时空因素造成的信息干扰。2、排除信息干扰从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作（见图2-2）：（二）秘书辅助决策1、决策准备阶段作出此项决策是否应该此项决策是否必须作出此项决策应何时作出此项决策依据的信息是否全面、真实、充分此项决策的目的、意义和影响是什么对此项决策应提出什么建议秘书在决策准备阶段的工作秘书在准备阶段的工作在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道：可进行创新思维，设计

第九章秘书工作的管理第一节评价秘书工作的标准第二节秘书工作管理的内容第三节办公室主任的工作艺术第一节评价秘书工作的标准一、评价秘书工作的标准有效性是评价秘书工作的标准。秘书工作的有效性是一个综合指标，它包括效益与效率两部分。对秘书工作的效益性，只有通过秘书部门所处的一定组织或一定的组织层次的整体目标实现的程度来计算和衡量。这种计算和衡量需采用综合进行考虑的方法。秘书工作主要是办事，秘书工作的效率主要体现在办事效率上。时间的控制是提高效率必要途径。二、影响办事效率的几种情况（一）扯皮1.解决问题的客观条件已经具备，只是因为少数人反对，而长期得不到解决。2.已经正式作出了决定，只是由于触及到某个部门、单位、地区的利益，有人就找各种借口不执行，由此而造成相互扯皮。3.业务上左右互不衔接，促使矛盾复杂化。4.一件有利可图的事多头插手，造成你中有我，我中有你，互不相让，形成对峙局面。5.同一个机关的文件、领导讲话、批示，前后不衔接，或内涵外延有矛盾，下面各取所需，各执一端，造成扯皮。这种文件发到下面，想要解决的矛盾不但不能解决，还会带来更多的矛盾,这种文件的负面作用叫作“内耗”。6、独家经营思想作祟，不能容忍竞争。你要干我就利用行政职能想办法挤你，直到把你挤垮,挤不垮就长期扯皮.7.上级业务部门干涉下级政府的决定造成扯皮。（二）怕负责任或不负责任（三）传递环节多，关卡多，文来文往，枉费时日（四）门难进，脸难看，话难听，事难办第二节秘书工作管理的内容一、对秘书工作有启示意义的管理原理了解一些管理原理，理解现代管理的基本精神，是秘书工作对领导工作实施辅助管理的基础。（一）人本原理管理的人本原理，是指一切管理活动都要重视人的因素的决定作用，都应以调动人的积极性，开发人的潜力，发挥人的主观能动性、创造性和聪明才智为根本。人是一切管理活动的主体，现代管理要求把人的因素放在第一位。（二）系统原理管理的系统原理，即指任何管理对象，总是处在各个层次的系统之中，管理的每个基本要素（人、财、物、时间、信息、体制、法规等）都不可能是孤立的。它既在自己的系统之内又与其他系统发生各种形式的“输入”、“输出”联系，同时又处在一个更大的系统之内。因此，为了达到最优化的管理，就必须对管理进行充分的系统分析。在管理活动中贯彻系统原理，必须抓住管理系统的三个环节：管理系统的目的性、管理系统的整体性、管理系统的层

第六章秘书办会第一节会议概述第二节会前准备第三节会间工作第四节会后工作第一节会议概述会议管理模式主要有两种：一是上意下达，也就是说，在大多数情况下，公司最高领导层已做出了决定，开会是把决定贯彻下去。欧美多为这种模式。二是下意上达的审批制。即各职能部门首先提出自己的意见，上报公司领导，公司领导开会讨论，最终决定是否采纳。中国、日本多是这种模式。○会议：●公司常务会一般由公司总经理、副总经理、执行经理、常务董事组成，是公司日常工作的机关。●公司董事会公司董事会是公司股东大会的常设机关，除了属于公司股东大会的权利，公司所有经营大政方针都由公司董事会决定。公司董事由从股东单位派来的代表和公司的高层管理人员组成。●部长会（或部门经理会、中层干部会）部长会由公司各部部长组成。是贯彻公司常务会议决策的辅助机构；由于各部部长多由公司常务兼任，所以各常务的秘书应多留意。○会议：●股东大会股东大会是公司的最高决策机构。根据各投资人的投资额来分配股份。在一般公司设有专门的贵宾休息室，用于接待公司股东的来访。作为秘书，要在他们来访时，对他们的日程、接待场所、他们来访的目的等，作好充分的接待准备。由于情况不同，还有各种各样的会议，如经销商会议、生产调度会议、劳次协调会议，这些上司参加这些会议时，秘书都要做好充分的准备工作。○其他聚会●种类庆典。如公司成立周年庆典、新公司办公地址落成大会、新年庆典、优秀员工表彰大会、新产品发布会、新领导上任等。●客户招待会●行业协会座谈会●各种社会团体的聚会●为欢迎公司客人举办的招待会○会前准备一、制定会议筹备方案二、准备会议文件资料三、布置会场四、发送会议通知五、安排食宿六、会议的接（送）站报到七、会议的经费预算○会议筹备方案1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程和日程4、确定会议的时间和日期5、确定会议所需的设备和工具6、确定会议与会代表的组成7、确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作8、确定会议经费预算9、确定会议的住宿和餐饮安排10、确定会议的筹备机构○会议筹备方案君安实业公司2003年年会预（筹备方案）一、会议议题：总结2002年公司的全面工作；讨论并通过2002年公司决算报告和2003年公司预算报告；研究在新的历史条件下，公司发展的总体战略与策略；研究如何适应新的市场竞争形势，改变营销策略。二、与会人员：总公司管理层和各