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管理文秘第二章秘书实务第二章秘书实务•办公室日常管理•出差•会务•保密•调研•信访•督察•协调•设备第一节办公室日常管理•一、办公环境管理•二、办公用品管理•三、现金管理•四、房产管理•五、时间管理•六、值班•七、印章•八、邮件第一节办公室日常管理一、环境管理（一）整洁简约（二）

有序有效1、开放式布局2、封闭式布局（三）平等科学1.办公桌：同一方向、光线来自左侧、通道1.5米、桌距1米以上、高度700-760毫米（打字桌660毫米）2.办公椅：座高400-460、座宽大于380、靠背90-120度倾斜，扶手高度200-2503.文件柜等：高度

4.公共空间第一节办公室管理一、环境管理（四）舒适美化1.空气：适宜温度是22℃～26℃、相对湿度是40%～60%、新鲜洁净2.光线：利用自然光、亮度适中（15-18平方米—60瓦-80瓦）、一般照明配合局部照明、多光源、避免光污染（高度和反光）3.色彩：单纯柔

和、冷大暖小、冷静暖亲4.声音：隔音、音乐5.插花：大小、颜色6.植物：季节、不宜多、存活（光照、浇水）7.字画：大小、简洁、采光、开阔、高度、形状、不宜多（可组合）（五）健康安全1.护眼灯,甲醛达标,避免辐射2.消除隐患，定期检查–防滑、门窗、电线、灭火设备、橱柜堆放……二、用品管理

1.订货：购置计划（多、少）、提前报批2.接受：核对、支付、记录、放置3.保管：安全、标签、位置（新、大或重、小或常用）、通风干燥、库存记录（监督、提醒订货）4.发放：以旧换新、固定时间、记录三、现金管理•建立现金账簿：按照时间顺序载明收支状况•

填写凭单，报主管领导批准•办理现金支付,审核报销凭据•发票等票据附在领用现金凭单后面，冲销领（借）款•及时报账，保证周转四、房产管理•分配：缓急、公开、公正•维修：登记、定期•设施：档案、保养、维修、应急–水、电、暖、冷……•物业：定期核对、提前申请款项、按时交纳、索取发票五、时

间管理（一）技巧–1、精力–2、计划–3、弹性–4、连续–5“例外”工作“案例化”，固定工作“程序化”（二）时间表–年–季度–月–周–日周工作安排表时间安排地点内容参加的领导负责科室备注日期具体时间周一周二周三周四周五周六注：若有变动，请以通知为准。×××公司年月日（三）工作日志提前了解、符合意图

、双份、一早确认、信息完整、及时更新、协助执行、保密姓名部门日期星期记录分类工作项目记录工作权重工作时间量（小时）工作完成度(%)重要一般低工作内容上午123下午123问题描述解决方法建议或说明事项填表人签字部门主管审核六、值班（一）形式：常设性、间歇性、临时性

（二）管理–制定值班制度•1、岗位责任制度•2、领导干部值班制度•3、请示报告制度：及时；先请示、后办理；边处理边报告•4、交接班制度•5、保密制度•6、安全防范制度–安排和管理值班人员–反馈值班信息（三）任务：–1、传递信息–2、接待工

作–3、承办临时事项–4、处理突发事件•及时请示，积极组织救灾，保护现场等–5、安全工作–6、编写值班材料七、印章管理（一）种类：–正式印章：圆形、宋体简化字、国徽/五角星/党徽）、直径6CM/5CM/4.5CM/4.2CM–套印章–专用印章

–钢印:直径4.2CM/4.19-3.5CM–个人名章:亲笔(无框);楷书/隶书(方或长方外框)（二）刻制：上级主管机关–申请——审核批准——公安部门登记——指定刻章单位刻制——检查质量及使用痕迹七、印章管理（

三）颁发：专人领取（介绍信）或上级主管机关专人送印——颁领双方验章、密封、履行交接手续——接回印章、领导验证、印章管理人员验收管理（四）启用：制发机关颁发通知——使用日期与印模上报备案、立卷归档（五）保管：专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷（六）使用：批准、监督、登记、位置

（骑缝章、更正章、骑边章、密封章、急件章、钢印）（七）停用：发文宣布、上交、登记注销：存档或销毁(印模存档)编号用印时间用印部门用印内容用印数批准人经办人签名归存处所备注八、邮件（一）分类分送–私人（亲启、私人、保密）–公务：重要（机要、急件、快递、保价、挂号、带回执、落款）、普通•职能部分

•转送或传阅•报纸杂志（二）拆封登记–编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理日期等八、邮件（三）阅办：马上处理、他人处理、研究后处理、参考不回复–画重点、做摘要、拟意见，分送领导或相关部门或办理或保管备查•领

导：急件、要件、普通函件（不同颜色的专用文件夹）–复信：内容有针对性、格式正确、书面整洁、标明附件、上司签字、查对登记、复印存档、寄发序号收件时间邮件名称来件人及单位名称邮件内容或主题承办人办理期限备注第二节出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品第二节

出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品护照签证“黄皮书”身份证旅费（信用卡、外汇、支票、现金）衣物洗漱用品备用药品第二节出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品产品样品笔记本电脑光盘或磁盘录音机及磁带照相／摄像机文具信

封及信纸手机及充电器名片护照签证“黄皮书”身份证旅费（信用卡、外汇、支票、现金）衣物洗漱用品备用药品第二节出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品旅行计划日程表目的地交通地图旅行指南日历世界时间表旅馆交通预订单接送与托运通信录（地址、电话、传真、对方的向导、翻译）产品样品笔记本电脑光盘或磁盘录音机

及磁带照相／摄像机文具信封及信纸手机及充电器名片护照签证“黄皮书”身份证旅费（信用卡、外汇、支票、现金）衣物洗漱用品备用药品第二节出差业务资料旅行相关资料办公用品个人物品请柬、介绍组织介绍讲话稿备忘录商务文件（如谈判提纲、协议、合同草案）被访问单位资料旅行计划日

程表目的地交通地图旅行指南日历世界时间表旅馆交通预订单接送与托运通信录（地址、电话、传真、对方的向导、翻译）产品样品笔记本电脑光盘或磁盘录音机及磁带照相／摄像机文具信封及信纸手机及充电器名片护照签证“黄皮书”身份证旅费（信用卡、外汇、支票、现金）衣物洗漱用品备用药品第二

节出差一、旅行计划•按时间编排•松紧得当•预备方案•领导过目•一式多份（至少4份）日期具体时间交通工具地点事项备注3/6星期×8：00～10：30民航班机广州出发15:00~16:00北京出席分公司监

务报告会（需1号材料）17：30北京拜会××××公司领导（礼物已准备）晚餐（×X饭店）××酒店（已预订）酒店电话：××××××××3/7星期×9：00～12：00北京出席××分公司新技术产品发布会并发言（讲话稿为2号材料）12:00~1-3:00北京××分公司午餐会(××宾馆)15:00~16:0

0北京会见××分公司经理17：20民航班机北京返回第二节出差二、票务–提前–舒适安全：口碑好•飞机：体积大、舱位前、靠窗或通道•客轮：船型先进、吨位较大、头等舱、高于吃水线舱位•火车：方便、向前、临窗三、旅费–提交费用申请报告，签字确认–授权人审核同意，签字批准–报

告提交财务部门领取支票或现金借款–索取发票，附在报销单后，签字提交财务部门–出国：外汇限额（5000美圆、10000美圆）人民币限额20000元、办理支票和信用卡、零钞第二节出差四、护照–种类：外交护照、官方

护照、普通护照–办理：外交部及授权机关（省市自治区外事办公室）、公安部授权机关•证件：身份证件＼主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所去国有关组织的邀请书、工作单位的派遣函或证明等•相片：10张左右；填写资料•检查，签名第二节出差五、签证•提前办理–本人到

旅行国驻我国大使馆或领事馆办理–委托签证代办机构代办–委托前往国的组织到前往国家的使（领）馆办理•检查：种类、有效期和停留期、姓名拼音、签字盖章等–过境：有效期一个月，停留三天–入出镜：有效期半年，停留一个月，一次/多次往返六、人出境手续：边防检查、海关检查、安全检查、检疫（体检“黄皮书”）

第二节出差七、预定酒店–安排旅行社：提供信息、节约费用、解决问题……–提前：安全、口碑、交通、费用——上司同意–提供姓名、抵达及大概离开时间、房间要求、结账时间–确认预订传真或其它书面证明，附在旅行计划后八、留守：工作处理、工作记录、接站、汇报、整理文件资料、核算报销差旅费九、随行–服务工作

–与本单位保持联系–安全：贵重物品的安全、现金证件分开存放、随身携带证件、不随意暴露身份目的第三节调研一、调查的类型（一）普遍调查：调查对象的全体（二）典型调查：个别有代表性的单位（三）个案调查：个别的对象（四）重点调查：部分起主

要作用或决定性作用的单位（五）抽样调查：抽取部分样品。介于典型调查和普遍调查之间–整体抽样、分层抽样……二、秘书调查的特点•（一）任务的指令性•（二）内容的广泛性–基本情况的调查：本地区、本机关、本单位–新生事物的调查–典型经验的调查–揭露问题的调查–历史事实的调查•（三）时间的限制性三、秘书调查

工作的准备（一）明确目的，确定项目•指导——先进经验、优秀典型•定性——某事件或者某争议人物•建议——某事关全局的问题、国情、民情（二）搜集资料，确定范围•全面、敏锐、深入、可靠（三）制订计划，拟出提纲•步骤，范围，时间

，方法，人员，物资，经费……（四）组织力量，合理分工四、秘书调查的方法•（一）现场调查•（二）访问调查–个体访问：入户访问、街上阻截、客户走访、电话访问–群体访问：开座谈会•（三）文献调查•（四）问卷调查：开放式、封闭式、混合式•（五）专家座谈会：–“头脑风暴法”–“反

向头脑风暴法”（可批评）–函询法：互动、匿名、反复•（六）电话调查：不超过25分钟•（七）网络调查：安全性、限制样本1、E-mail问卷2、交互式电脑辅助电话访谈(CATI)系统3、计算机辅助面访(CAPI)系统4、网络调研系统5、专家调查法在网上的应用例：南京理工大学文化素质课

调查问卷2007年4月一．调查目的：我校文化素质课已开设多年，从开课数量偏少同学较少选择到开课数量超过同学选课要求、从单纯的课堂讲授到多媒体教学、从传统的文史哲艺到多学科的融入，本课程在数量上、教学方式上和多门类上已

能满足同学们选课的要求。然而，在文化素质课的课程体系设计上（包括师资水平、讲课方法、课程设置、分类定位、学分核定、考核方式、效果延伸等），仍然存在很多可以改进的地方。为了更好地体现本课程开设的初衷，同时让本课程真正成为大学生素质培养的一个重要

方式，特组织本次问卷调查，本调查将作为我校文化素质课课程体系设计的重要依据。二．问卷内容（均为单选）：1．您认为理工科院校（如我校）开设文化素质课有无实际价值？A很有价值B有一定价值C价值不大D没有价值（）2．您认为现有的课程体系

是否合理？A很合理B基本合理C不太合理D很不合理（）3．您认为现在开设的课程能满足您选课的需要吗？A能满足B基本满足C不太能满足D不能满足（）4。假如开设课程的题目由您自己随意拟订，你会拟订哪些课程作为您选修的课程（）、（）、（）…………三．其他您还想说的话：如您有继续交流的需

要，请致电……非常感谢您的合作，谢谢！调查问卷的结构：⑴问卷的标题；⑵问卷说明；⑶被调查者的基本情况；⑷调查的主要内容；⑸编码；上述第⑶⑸项可视情况而定，⑴⑵⑷项是必须项。五研究工作•汇总、分类、分析、综合–（一）定量分析–（二）定性分

析–（三）因果分析–（四）比较分析–（五）典型分析研究方法反映调查研究的过程和结果的书面材料夹叙夹议：叙述事实、说明情况基础上恰当分析议论结构：标题正文（导言、主体、结尾）署名、日期附录六、调查（研究）报告1、标题•(1)公文式：“（调查机关）十（

“关于”）事由十文种”–《西安市粮食局关于全市粮油食品消费情况的调查报告》–《××局关于职工思想状况的调查》–《关于我市工业经济发展情况的调查报告》、《关于农村教育问题的调查报告》–可省略“关于”《工薪族私家车情况调查》、《农民负担情况调查》•(

2)主题式：调查的主要内容、调查的结论–《家庭暴力犯罪不容忽视》、《股份制改造是国有大中型企业的根本出路》•(3)正副式：正标题：调查主题；副标题：补充说明调查对象和主要内容–《贫富中国——中国城乡收入差距调查

》、《千金散尽还复来？——大学生求职成本调查》•(4)提问式：吸引读者注意力–《何种原因引起大学生心理障碍》、《民办高校毕业生为什么走俏》、《上大学要花多少钱可以承受》2、正文（1）导语•调查的依据、目的、对象、范围、地点、时间、项目、方式等•概括调查

内容、阐述基本观点•设问网络教育——未来的主流教育中国教育正在发生着崭新变化，教育形式逐步由单一的国家承担教育（即官办教育）方式走向了多元化。目前中国的教育形势是：官办教育继续改革深化，民办教育机构越来越多，网上教育已经初步形成，国外教育

机构也看好中国市场。在这样的大背景下，居民们对各类教育持怎样的看法呢？各类教育又应该怎样据此调整方略、以应对激烈的同行业竞争？就此相关问题，中国经济景气监测中心会同中央电视台《中国财经报道》，于近日对北京、西安、武汉三座城市的900余位常驻户口居民进行了抽样问

卷调查。调查结果显示：进入信息化时代，人们对新兴的网络教育方式表示出认可的态度。调查中，44.7%的人认为网络教育是未来的主流教育，41.7%的人认为网络教育一样能学到知识，对网络教育持肯定态度的人计达86.4%。教育的网络信息化，一是指以多媒体计算机技术

为核心的教育技术在学校的普及和应用，二是指可以利用网上资源提高教学质量，三是指开办远程教育达到资源共享。随着信息化时代的到来，目前网络教育不论是在国外还是在国内，都已经普遍被人们接受。我国社会经济发展不平衡，各地区之

间的教育水平还存在着很大差别，网络化教育的迅速发展，对缩小地区之间的教育差别，扩大教育规模、提高教育质量等方面将起到重要的促进作用……（2）主体主体结构•横式：–按逻辑关系分方面或角度（序号/小标题）–适用于综合性调查报告：《中国国情报告(2008-2

009)》•纵式–事件过程或时间顺序–适用于专题性调查报告：《中学生上网情况调查报告》、《关于医生收入情况的调查》•纵横结合式（2）主体•主体内容–列举调查的材料和数据，反映事实–分析研究材料和数据，得出规律性认识就业薪酬要

求趋于现实（小标题）在回答“对试用期后的工资的预期”这样的问题时，大部分大学生的选择范围在4000元—1500元之间，这部分毕业生占了总数的67%，选择3000元以下的大学生则占了54%，但能够接受1500元—800元的大学生还是少数。希望400

0元以上的大学生占了27%。（调查的材料和数据）专家认为，大学生对于薪酬的期望不能简单地纵向对比，毕竟社会在发展，经济在发展。我们不能要求现在的大学生在薪酬期望一定要比过去低，才说明他们比较理性。我们应该将大学生的期望值与社会实际水平进行对比，这样才能准确地说明大学生的期望是否合理。对比一

下分布段，3000元是分界点。3000元以下的，男生52%，女生占到了72%。可以说，男生要比女生在薪酬方面期望要高。（对调查的数据进行评述）正文中引用调查的数据和对数据进行评析例:在“你最崇拜哪种类型的人？”的调查中，我们得到以下结果：在所

列的13项偶像类型中，选择“体育明星”作为崇拜偶像的人数最多，占总体的15.2％，其次为歌星和电影明星占总体的13.8％，由此可见“星”在中学生心中的份量，共有29％的学生崇拜明星，这在一定程度上说明了很大一部分中学生渴望自主、渴望展示自我、期望自己成为社会注目的中心。

这一点是同上文的调查结果不谋而合的。同时有13.8％的人选择了不崇拜任何人，在这里，自主意识选择了一种略带反叛精神的形式出现，这样的青少年已不满足于崇拜他人，他们变得敢想敢干，他们或许崇拜的就是他们自己！不管我们赞同与否，这种社会人格却是我们的社会、我们的时代所要求的，中国太

需要一批自视颇高、敢想敢干的年轻人了！位居第三的选择是“军人”，占11.6％，当今的军人身份受到中学生的青睐与其享有的较高社会地位和待遇有关，而近年来我国面临的不大太平的国际政治环境又使军队的实力有所上升，其在未来将报考高校或参军的中学生

中形象有所改善。划线部分即调查结果主体部分的写法例：2007年大学生就业职业行情调查（节选）二、会计学：高级财务人才受追捧据调查，目前我国会计行业从业人员有1200万人左右，不过高层次会计人才只占20%，随着我国经济、国际化程度的提高，对高水平会计人才的需求也会越来越大。比较优秀的人才实际

上是不足的，或者说是短缺的。统计表明，会计人才市场上，普通财务人员工作越来越难找。但高级财务管理人员却十分短缺。（引用、说明数据）随着新的国际财会准则从今年1月1日开始实施，熟悉国际会计准则、掌握国际资本市场惯例、精通现代企业战略规划及国际化经营的财会管理人才

成了众多金融机构追捧的人才。目前，全球“四大”会计师事务所几乎都面临着几千人的人才缺口。有关专家表示，虽然目前高级财会人员抢手，但从中国近些年的人才培养上来看，很多大中专院校、人才培养机构在专业设置上只是让学生学习基本的财务知识和技能。从国内企业人才使用上来看，因为企业本

身的发展并不充分，在人员的要求上也不需要资本运作等非常高级的财务管理人员，所以并没有一个企业的平台给人员提供提升能力的机会。而从人才本身来看，很多人盲目考证，对于财会行业并没有一个清晰完整的认识，职业规划十

分不清晰。以上三点就造成了高级财会人员缺口大的局面。（分析成因）小标题。调查报告的结构1.标题2.正文–导言–主体–结尾：概括全文、形成结论、提出问题、提出建议、展望前景、指明方向、提出希望等3.署名、日期–如果已在标题下署名，结尾

处只写成文日期4.附录–有关内容和调查工具的目录–文献目录第四节保秘一、秘书与保密工作•秘书：知密时间早、知密内容多、知密程度高•保密工作面临新情况：保密难度增大化–失密范围扩大化–泄密渠道多样化–窃密手段诡异化（一）积极防范：加强宣传教育、健全法规制度、运用先进技术（二）突出

重点：秘密集中的部门、秘密集中的岗位、绝密级秘密（三）内外有别党务、政务、组织……（四）遵纪守法《保密法》《国家工作人员保密守则》–不该说的机密，绝对不说；–不该问的机密，绝对不问；–不该看的机密，绝对不看；–不该记录的机密，绝对不记录；–不在非记录本上

记录机密；–不在私人通信中涉及机密；–不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；–不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；–不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；–不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。二、保

密工作的方针三、国家秘密（一）国家秘密的定义《保密法》规定：“国家秘密是指关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。”国家秘密的范围1.政治：国家事务的重大决策中的秘密事项2.军事：国防建设和武装力量活

动中的秘密事项3.外交和外事：外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项4.国民经济和社会发展：国民经济和社会发展中的秘密事项5.科技：科学技术中的秘密事项；6.政法：维护国家安全和追查刑事犯罪中的秘密事项7.其他经国家保密工作部门确

定应当保守的国家秘密事项8.中国共产党和各民主党派在其党务活动中产生的秘密事项，凡属符合《保密法》的，也用于国家秘密（二）密级和保密期限（三）书面标志•“密级期限”如：“机密3年”密级定性泄密对国家安全和利益的损害保密期限

“绝密”最重要特别严重不超过３０年“机密”重要严重不超过２０年“秘密”一般遭受损害不超过１０年四、秘书保密工作的内容（一）文件保密•保密文件：秘密文件、资料、图表以及密码、密码电报及传真等–1、撰制：确定密级和保密期限、控制参与人数、专人监管定点印刷（份数-规定发放范围、原稿及清样、衬

纸和废页）–２、传递：机要交通或派专人专程–３、携带：法定程序办理审批手续、严禁向境外邮寄–４、保管：定期清查、按时回收1．会前的保密–地点：隐蔽、隔音、屏蔽–器材：检查、删除痕迹、禁用无线话筒、不得携带移动通信工具–人员：限定人员、资格审查、保密教育–信息：时间、议题、议程、日程表、参会

及工作人员……2．会中的保密–严格出入场检查制度：携带证件、不得外出–加强对会议文件的管理：保密室或保密柜（箱）、专人管理、审查批准后印发、编号后登记分发、限时收回、非经允许不得摘抄或带走–非经允许不得录音、录像；磁带和设备要同文件一样严加管理3．会后的保密–

清场：会场、与会者住宿的房间–文件清退：如数收回、及时归还和归档–器材：删除痕迹（二）会议保密（三）宣传报道保密•未经批准，不得公开报道（报纸、刊物、图书、广播、影视、展览等）（四）通信保密1．文件、资料和其他物品：通过内部信使或机要通信部门传递2．使用有保密措施的通信线路

和设备–电话：使用有保密措施的有线或无线通讯设备、电话警报器–电报：密码传输、密码机及电报译稿要保密、严禁明密混用–传真：环境安全、取回原件、删除记忆、低泄密传真机•技术措施–低辐射设备、屏蔽或干扰、加密储存或身

份鉴别、监视报警•管理要求–严格机房管理制度：进出检查、接待制度、审批登记制度、保安措施–规定分级使用权限–加强对载体的管理：比照同等密级文件–加强工作人员管理：保密观念、技术水平•使用要求–环境安全、屏幕方向、关闭系

统或加密休眠、不使用或使用加密器、专人专用或专人保管、禁止上网、禁止交叉使用移动存储设备、禁止携带外出、定点维修、磁介质审核后彻底销毁（五）计算机保密会议准备1.场地2.人员（主持、参与）3.议程和日程4

.预算5.会议通知6.会场布局和座次安排7.文件袋准备8.会议中工作9.会议后工作第五节会议管理（会务：会议的筹备、组织与服务性工作）一、会议组织机构•会议:有组织、有领导的召集人员商议事情的行为过程•会议组织机构：–小型会议：会务组–若干秘书和工作人员–大型会议：大会秘书处（会议筹备组）–

秘书组、会务组、宣传组、翻译组、保卫组、总务组……小型会议：3—100人中型会议：100—10大型会议：1000—1特大型会议：万人以二、会议的类型•普通型会议：按传统的形式举办的会议•电子会议：借助电视、广播、电话、互联网召开的会议三、会前准备（一）主题和议题（

二）名称–主办单位或地域、主题、类型、时间或范围。如：南京理工大学##年教师节表彰大会–全称：正式文件、会议记录–简称（规范化、习惯性）：宣传报道（三）时间–开始时间•领导与贵宾的时间、内容的时效性、准

备工作的就绪–会期•内容需要、经费限制（四）人员（合法性、必要性、领导指示）•单位•职务、级别：正职干部、主管人员、一定级别以上的干部•身份：–正式成员：出席–列席成员：列席–旁听成员：旁听–特邀成员：出席、列席主持人：召集会

议单位的领导工作人员：秘书或秘书处（五）会场–选择：•大小适中、交通方便、环境宜人、设施齐全、规格适当•专业性会场：租用个数、时间–布置：•会标、会徽、标语、旗帜、花卉等–布局：礼堂式、全围式、半围式•主席台：面门、背画•讲台：主席台前正中、右侧（六）座次

–主席台：•前排中央•先左后右•一左一右–代表席：•自由落座•编组：单位、行业、地区、议题•排序（姓氏或单位名称笔画）：从左至右横排、从前至后竖排、从中间向左右两边交错扩展排列–代表证注明座号、会议桌摆放座

签、印发座次表（七）议程（议题的先后顺序）•标题：会议名称+议程•题注：–法定性会议•未经大会审议的，应在标题后面或下放，用圆括号注明”草案“•已获大会审议的，在标题下方注明（2012年12月12日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过）–一般性会议•用括号注明会期（2012年3月26日

-3月29日）•主办单位领导机构审核后实施•正文：简明扼要、逐项排列–同类问题排列在一起–机密的议题靠后–事务性议题靠前，专项性议题靠后–讨论的议题靠前，决策性议题靠后•落款：–会议组织机构–不写落款（会议通过）（八）日程•表格式：日期、上午下午晚上、具体时间、内容（包括辅助活动）、地点

、参加人、主持人或负责人•日期式日期时间内容安排地点参加人负责人备注6月18日上午8：30报到会议大厅全体黄秘书9：00～10:00总经理讲话小会议厅全体10:20～11:50公司顾问讲座小会议厅全体刘秘书投影仪12:00午餐宾馆餐厅全体钟秘书自助餐下午1：30～4:00李副总

经理专题报告小会议室全体4：20～5:30人力总监发言小会议室全体晚上6：00晚餐宾馆餐厅全体7：30联欢娱乐中心全体6月19日上午7：30早餐宾馆餐厅全体9：00～10:30分组讨论小会议厅全体10:40~11:40分组

讨论小会议厅全体12:00午餐宾馆餐厅全体下午1：30～3：00分组讨论小会议厅全体3：20～5:00各组代表发言小会议厅全体5：20～7:20聚餐宾馆餐厅全体8：00离会（九）预算•经费来源–主办单位或主管

部门拨发的会议专款–与会人员提交的会务费（会议通知、发票）–商业赞助或捐赠•节约、弹性（九）预算•经费来源–主办单位或主管部门两到拨发的会议专款–与会人员提交的会务费（会议通知、发票）–商业赞助或捐赠•节约、弹性–食宿、场地租用布置、交通通信、公关宣传、

参观娱乐、资料证件文具、礼品、服务……（十）通知•标题–主办单位名称+会议名称+通知–（会议）通知•正文关于举办“并购重组国际高峰论坛”的通知经国务院批准，国务院国有资产监督管理委员会与联合国工业发展组织将于2003年11月19日-11月20日

在京共同举办“并购重组国际高峰论坛”。现就有关事项通知如下：一、日程安排11月19日上午：举行开幕式和主论坛（人民大会堂剧场）11月19日下午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）11月19日晚：欢迎晚宴（钓鱼台国宾馆）

11月20日上午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）11月20日下午：举行电视论坛（中央电视台演播厅）二、报名费用每位参会代表需交纳会议注册费××××元人民币国资委办公厅××××年××月××日（十）通知•标题–主办单位名称+会议名称+通知–（会议）通知•

正文–召开会议的单位或部门、会议的名称和主要议题–时间、地点（交通简图、公交路线）–参会人员范围（如通知对象是单位，说明参会人员的具体职务、级别、参会方式、人数）–会前准备（费用构成及交款时间方式、入场凭证、携带材料或提交论文）–报名方式和截止日期、联系人和联系方式–食宿安排和接站……•落款：主办

单位全称、日期、盖章•回执：–姓名、性别、年龄、民族、职务或职称、单位、联系电话、到达时间、交通工具、预定回程票–寄回会务组时间（十一）资料用品准备•文件–开幕词、闭幕词–讲话稿、工作报告、需要审议通过的决议、交流材

料等–议程、日程表–与会人员名单、分组情况、会场平面图、座次表•证件–会议名称、姓名、性别、发证日期、号码、照片等–不同颜色、同样规格•正式证件：代表证、出席证、列席证、来宾证•工作证件：工作证、记者证

、出入证•用品：纸、笔、水、餐券、房卡•文件袋分装、签到时发放或摆放座位上二、会中工作(一）签到–提前到岗、方便快捷–位置醒目、迎接引导–核实身份、发送文件袋、介绍情况、引导食宿（二）记录–提前到达、准备桌椅文具设备文件等–格式：•标题•概况•会议内容–详细记录–摘要记录–简易记录•签名–主持

人–记录人–日期××股份有限公司董事会例会记录会议时间：×××年4月14日上午10：00会议地点：北京海淀××大厦本公司总部会议室会议主持人：×××（董事长）出席人员：×××（董事长）、×××（副董事长）、X××（财务主管）、×××（董事）、×××（董事

），代理投票人有×××董事、××董事、×××董事列席人员：无缺席人员：无会议记录：×××（秘书）记录审核人：×××1．×××2．×××3．×××会议于上午11:50结束。（三）选举和表决•准备：选举对象材料、选票和表决票、投票箱、计票

用品××代表大会常务委员选票××××××××××××注意事项：1．以上候选人名单按姓氏笔画排列；2．同意候选人当选的填“O”，反对填“×”，弃权不填任何符号；3．同意的人数不得超过×名；4．如另选他人，请在候选人名单右侧空格内填写姓名，并在下方填写“O”××代表

大会选举委员会××××年××月××日编号成果名称负责人表决意见同意反对弃权1××××××2××××××3××××××4××××××注意事项：1．以上成果名称按负责人姓氏笔画排列；2．请在表决意见栏内选择你的意见，并统一画“O”3．同意数不得超过两个

。科技成果评审委员会××××年××月××日××××年科技成果评审会表决（三）选举和表决一般程序：1.会议执行人宣布开始、报告人数、候选人产生过程、候选人情况、安排见面或演讲2.通过选举或表决办法、通过监票、计票、唱票人名单（举

手、鼓掌）3.监票人核查选票或表决票、投票箱、当众密封4.工作人员分发选票或表决票、核实人数5.填写6.总监票人宣读注意事项、投票顺序7.投票8.统计、总监票人宣读统计结果9.会议执行人宣布选举结果（四）后勤服务–1、设备操作与维护–2、生活服务：饮食、住宿–3、车

辆服务：交通、停车、时间、位置–4、娱乐服务–5、医疗卫生服务–6、摄影：空镜头、签到、发言、宴会、合影……–7、保卫工作：人、文件、设备、物品……–8、值班工作三、会后工作（一）关闭设备、拆除布置、退还租借物品（二）清理文件：：销毁、修改定稿、收回、整理归档（三）安排返程（四）撰写纪要–对会

议记录进行整理概括，反映会议精神和议定事项的正式文件•标题：会议全称+纪要；主要事项+纪要•开头：会议概况•主体：会议主要情况、议定事项•（结尾：贯彻执行的意见和要求、提出希望）–领导核定、执行（五）经费决算–收款方式、时间一览表–付款方式、时间一览表–结算–清点、核实支出发票–填写报

销单–领导审批签字–财务部门报销–相关部门人员结清费用关于加快河南铁路建设的会议纪要2010年3月月1日，铁道部部长×××与河南省省长×××等部省领导就河南境内铁路建设有关问题进行了会谈，达成广泛共识。现纪要如下：一、……二、……三、……四、……二O一O年六月二十五日第六节信访一、信访工作的构

成要素：信访人、信访受理者、信访形式、信访问题、处理结果“公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求

，依法由有关行政机关处理的活动”二、信访工作的基本程序（一）登记•信访人的基本情况•基本事实、具体要及相应理由和依据•事项的来源•事项受理、处理方式、答复的规定期限等来访登记表来访日期：年月日来访人员：序号来访代表姓名性别户地籍单位或

地址身份证号码联系电话问题分类12345曾访部门来访反映的主要问题及要求接访意见接访人签名：（二）告知：不能当面答复，则15日内书面告知–是否属于所受理的范围和所管辖的级别——受否受理——告知信访人（三）受理•转送

：有权处理的行政机关：责任机关、监督机关、信访工作机构——交办（附正式的交办函件）（四）办理•1、开展信访调查–事先通知、表明身份、说明理由、实施调查、制作笔录•2、做出办理决定•3、送达与执行信件来源规定办结日期信访人等人地址电话信访内容摘要：登记人：交（转）办意见：拟办人：领导阅批：阅批人

：备注：信访事项交办（转）单•（五）复查与复核•1、申请•2、审查•3、做出处理意见（30天）•（六）督办•（七）立卷归档•（八）总结、综合研究第七节协调一、秘书协调工作的范围–内部协调–上下协调–外部协调二、秘书协调工作的原则（一）从属与服务原则（二）政策与全局原则（三）平等与协

商原则（四）调查与沟通原则（五）预见和变通原则三、秘书协调工作的一般程序（一）受托：登记备查（二）审理：范围和方式（三）核查：调查研究（四）协商•方法：政策、经济、沟通、文字、会商（五）处理：书面形式——供各方共同执行、便于督察立

卷归档（六）检查：补充协调第八节设备使用与管理一、复印机–开机预热——放置原稿（正面向下、标志线内）——放纸（松散）——确定份数、调整缩放和浓度二、传真机–连接电话线–发送：原稿正面朝下放入进稿器（太薄太厚折叠破损应复印后传送）——接通对方电话——等待接收信号——按启动键——放下话筒–接收：•调

至自动接收状态——电话铃响若干声后自动接收•电话铃声响——回答呼叫——按对方要求按启动键——挂电话、接收三、装订机四、碎纸机–靠近插座–防止衣物头发等卷入–注意手指–避免硬物–不超过定额五、投影仪–距离屏幕1米半至两米——连接线连接投影仪

和计算机端口——取投影仪镜头盖——接通电源——预热（绿灯闪烁-保持）——调整焦距、方向——关闭（充分散热后切断电源）——冷却后盖镜头盖、切断电源六、扫描仪（文字、图片等）–连接线连接传真与电脑——打开解锁开关——开电源、开计算机——预扫图片等放入——打开软件、选择饱和度等——预览、选取

扫描区域——扫描、保存七、打印机•连接线连接计算机和打印机——驱动程序安装——双击添加打印机——打印八、一体机–开面板、连接计算机和一体机——连接电话线——接通电源——安装软件——使用–传真–复印–扫描

–打印第九节督查•一、作用•有助于政令畅通，促进方针政策的落实•有助于改进领导作风，提高工作效率•有助于完善决策，密切领导机关与基层群众的联系•二、角色•督查开始阶段——“代办人”•督查进行阶段——“协调员”•督查后期阶段——“智谋士”三、督察工作的

任务、范围及种类（一）督查工作的任务•上级领导机关的决策和重大工作部署下达后，对贯彻落实的督促和检查，及信息反馈•对应办理的文件和会议决定事项，进行催办和落实•对需要查办的问题，请有关地区和部门查清解决•对领导

交办的其他事项进行督促办理（二）督查工作的范围•上级（本级）领导机关的重大决策、重大工作部署的贯彻落实•上级（本级）领导批示查办的事项•上级领导机关和有关部门交办的督查事项•秘书部门从日常工作中发现的并经领导批准的重要事项•秘书部门从报刊资料或其他渠道了解到的需要查办的重要问

题•领导临时交办的事项（三）督查工作的种类•1．直接督查与间接督查•2．普遍督查与重点督查•3．分级督查和归口督查•4．分阶段督查和连续督查四、督察工作的程序（一）分解立项（二）组织实施•1．催办–书面催办（发催办单或催办通知）、口头

催办（电话催办）、亲自派人催办•2．回访复查（三）结案反馈（四）立卷归档五、督察工作的方法•现场督查、会议督查、书面督查、电话督查和电子邮件督查等（一）催办催报（二）督查调研（三）反馈通报（四）组织专题汇报会（五）形成并强化推动决策落实的有效机制六、督察工作的要求（一）领导重视，靠“

龙头”–赋予督查权力、重视督查队伍建设、解决疑难问题（二）突出重点，抓典型（三）举一反三，促深入（四）实事求是，有所为–克服利益化的走马观花、人情化的表面文章、自由化的主观臆断（五）一查到底，敢碰硬（六）积极主动，求创新–主动设计督查方案、主动安排各项活动、主动反馈督查情况（七

）齐抓共管，聚合力–凸显“龙头”作用、加强主管部门合作、调动职能部门、重视民主管理、坚持群众路线（八）建章立制，重规范–明确责任主体，建立第一责任人制度–规范督查流程，推进督查制度化建设–明确部门职责，完善督查工作网络–细化任务指标，建立监督考核机制七、督查工作的质量管理•加

强基础建设•强化目标控制•突破重点难点•重视分析调研•加快技术创新•严守各项纪律