【文档说明】浅谈做好政府机关部门的会务工作.doc，共(10)页，35.500 KB，由小喜鸽上传

转载请保留链接：https://www.ichengzhen.cn/view-160201.html

以下为本文档部分文字说明：

1引言市政府办公室行政科是政府机构服务的助手，严格遵守党和政府出台的法律法规，完成好上级领导安排工作任务。会议会展涵盖会务筹备、沟通协调、各单位枢纽部门，是联系群众、联系单位的桥梁和纽带，会务工作效能和工作服务水平的高低直接影响会议的效果，对市政府领导的科学决策和决策的正

确实施发挥很大作用，并影响区域经济发展的大局。市政府所有会议通过组织、协调、沟通，在会议目的地召集各级领导干部商议事情。会议会展分为大型会议会展活动、中型会议会展活动和小型会议会展活动，包括场内及场外会务。政府相关部门及秘书部门对有关职能部门进行把关和安全评估，坚持精简和从严审批原则，分析

会议会展是否有必要开，能否合并开，检查是否安全，可否用其他方式解决问题等。会议会展的形式分为线上和线下，线上会议会展：电话会议、电视会议、视频会议、APP视频以及QQ、抖音、钉钉等网络会议会展。线下会议会展：观摩会议、现场会议、座谈会、茶话会、协调会议、工作性会餐和

普通会议以及展览城、大广场、影播室、影剧院等现场活动。2会议会展的发展趋势第一，随着社会经济的发展，会议会展需求量不断增加。当前，社会各项经济指标增长、人文交流不断，会议会展的数量不断增加，在会议会展内容上进行创新成为会议会展的新亮点。第二，在“会海成灾”时，

会议会务质量亟待提高。会议泛滥已经成为一个全球性的基本问题。“会海”即会议数量过多，这是当今普遍现象，要想解决这一问题关键不在于对于会议数量的直接减少，而是要针对会议创新性不足、质量差的问题对会议内容进行精简、对会议要素进行协调。因此，要想真正做到精简和创新会议会展，必须有效提高会议

的效能及质量。政府相关部门秘书人员和会务工作人员在会议会展组织协调工作中做到更加科学、合理，避免盲目性、随意性，严格落实会议会展活动中最基本的要素，实现对会议会展的合理化、科学化管理，梳理工作议程。第三，社会及政府组织会议会展时有其特殊工作要求，例如，

政府工作会议会展的内容、目标有很强的机密性。保守会议秘密是会议秘书工作人员的任务之一，需要对人物、场地、时间等保密。会议会展是具有领导等级的活动。会议会展工作者应在约定时间内布置完会场，按时参加会议。主场会议会展秘书工作人员应有较高的时间观念，决不能出

现无故缺席、会议会展记录人员缺席或会场未及时布置好等问题。3会议会展的基本作用①信息沟通，互通情报。会议会展通过报告、发言、讨论、交流等形式，相互了解、相互协调，克服问题认识上的主观局限性。②发扬民主，科学创新。会议会展可以体现民主决策的重要意义，

听取各种不同意见，集思广益。③互促进步，人文和谐。会议会展是人与人的直接交流，物与物的直接接触。通过交流思想，总结出好与坏，有助于发挥上下级之间的协调作用，增进同事之间彼此了解，实现人文和谐，不断完善会议会展成果。④驱动经济，促进消费。会议会展形式众多，形成一种现

代化会议会展经济圈。4会务工作的基本内容4.1会议会展筹备工作会议会展筹备的重点是有亮点、有序、安全、策划性，必须在会议会展前期筹备到位。会务策划工作的完成情况，直接影响整场会议会展的成功与否。会场秘书组必须以高度的责任心做好会议策划筹备工作，会议会展筹备工作主要包括拟定会议流程、准

备会议会展材料、布置会场。4.1.1会议会展计划书会议会展议程是一套完整的计划书，依据会议会展主题制定顺序计划，将其作为会议会展讨论、解决问题的大致安排。计划书需要明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。

制定会议议程时，注意将主要的、具有保密内容的议程放在最后或者加密，编制普通会议会展的会议日程时，要明确参加会议的对象和议程。4.1.2会议会展现场保障会场资料包括嘉宾资料（会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、

代表证、房号和餐券、小礼品等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表等）和会场沟通资料（会议参考文件、会议宣传文件、各种记录、各种会议协议合同以及相关资料）。在准备会议材料时，要关注一些不确定因素。例如，某嘉宾因有另外一个活动不确定能否参

加本次表彰会，在这种情况下，现场秘书部门就应事先考虑到嘉宾到来的可能性，即使不来，也要做好物品的准备工作。4.1.3会议会展现场布置会场是人的第一感观现场，也是会议会展的重要场所，需要根据会议会展的性质与规模进行布置，体现出不同的会议环境和气氛。布置会场时，明确主次，分

析场所和场景，协调装饰、合理安排会场，保障布置的科学性。4.2会议会展接待工作4.2.1文明入场，签到与引导会议会展签到要求进入会场时必须向个人、组织出示入场券。通常会议签到方式有簿册式、刷卡刷脸等。在

文明组织签到的同时，可以缩短入场时间。会场公关人员要做好引导入场工作，方便与会人员入场入座，更好统筹人员参会。4.2.2加强会议会展保障在会议会展进行过程中，要注意安保工作，安排会议会展领导讲话及嘉宾发言，做好会议采

集，例如，做好相关文书记录和影像拍摄工作。要求会务秘书人员掌握会议内容主题，领悟会议精神。此外，在会场要安排会议工作人员值班。活动期间，可构建会议会展安保值班体系，由安保部门中的成员轮流值班，直到活动结束，并且在值班期间做好电话记录、接待记录、信息传递

等。做好后勤服务部门主管人员的电话通讯记录，工作人员不得离岗，保证会议信息的畅通无阻。4.2.3做好生活服務保障会议会展中的生活服务除了吃、住、行外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备好会议工作材料，如纸张

、铅笔、墨水等，以备临时取用。对嘉宾领导、先进人物等，要安排丰富多样的活动。此外，特别注意不同宗教信仰、不同民族风情的嘉宾有特殊饮食习惯与生活习惯，并给予特别照顾。饮食要健康、卫生、可口、品种多、特色突出，有饮食禁忌的人员可单独安排菜单，生活保障要有始有终。4.3会后

总结工作会议会展活动完毕，标志着会议会展基本完成。但是并不意味着工作人员的任务就此结束，他们由服务中阶段转入会后总结阶段。组委会工作人员任务仍很繁重，需认真完成，他们要做好清理撤场工作，做到有始有终。主要包括安排与会人员返程

、清理会场、整理会议文件以及会务总结反馈。4.3.1安排与会人员返程会议会展的参会领导及嘉宾离开之前应预订好车票或机票，由组委会工作人员安排好车辆，确保嘉宾安全到达车站或机场。会场善后工作包括及时清退客房和会议会展场所、归还借用的物品、清理会场、结算账目并向财务

部门报销等。其中，组委会秘书要考虑到嘉宾返程途中可能遇到的特殊情况，如因恶劣天气或自然灾害等导致嘉宾滞留，此时妥善安排好滞留人员的临时住宿，并做好登记工作。4.3.2整理会议会展资料在做好资料发放和拍摄记录工作的基础

上，将会议会展中所产生的问题记录和会后得出的结果记录留存。收集的资料主要有：宣传交流记录、会议记录、会议简报、新闻报道材料等。收集资料做到及时登记、手续完备。完成所有收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保

留在个人手中。4.3.3会务工作总结反馈召集会议会展工作人员，对本次会议工作中出现的问题进行认真总结反馈，做到主题明确、内容丰富，肯定成绩的同时，分析不足和问题，并对支持会议会展工作的有关部门和个人表示感谢，检查会议精神贯彻执行情况，做

好反馈工作。为此，会议会展工作人员要高度重视会议会展的总结反馈工作。通过工作总结反馈让会务组织工作人员积累经验、提高综合能力，培养互相配合、协同合作的良好作风。会务组委会负责会议会展的主导、策划、管理和安排，是会议

开办的先决条件。成功的会务组织协调工作，能够保证会议会展圆满完成。反之，会务组织工作不力，会导致会议会展的失败。总之，会议会展工作涵盖理论知识和会务技巧，是一门系统性科学。会议能否顺利召开与会务工作息息相关，会务工作是否严谨、务实、高效也反映工

作作风是否扎实。在会务工作实践中，应力戒几种错误思维。想当然在会务工作中，如果不了解客观实际，仅凭“想当然”来处理问题，就会错漏不断。比如，会标挂好后，作为会务组的工作人员不能只听别人描绘而“想当然”认为会标问题已经落实到位，而要及时到场进行检查，

对会标的内容、字体、颜色、位置、光线等检查核对。这虽只是会务工作中很小的一个环节，但如果没有落实好，出现内容错误、颜色偏差等情况，会议效果就会受到严重影响。会务工作无小事，需要会务工作人员慎之又慎抓落实，像挂会标这样的环节需要现场检查过、亲自试验过、反复核准过才能算落实到位。差不多“这个会议通知

发出去了吗，都发给应参会人员了吗？”“差不多吧！”；“这个会场能坐100人吗？”“差不多吧！”；“主席台的话筒声音可以覆盖全场吗？”“差不多吧！”；“上台发言人员都知道自己的位置吧？”“差不多吧！”……这是我们在实际工

作中常常会听到的对话，殊不知，一句“差不多”恰恰可能是“差很多”“差太多”。会议通知的“差不多”，可能会遗漏重要参会人员；会场座席的“差不多”，可能导致来参会的人无处可坐；话筒声音的“差不多”，可能导致有些参会人员听不清领导讲话；发言位置的“差不多”，可能导致发言人员上台后无所

适从。这些窘况都是“差不多”造成的。同“想当然”一样，“差不多”也是会务工作的“拦路虎”。“君子慎始，差若毫厘，谬以千里。”会务筹备工作就是会议的开始，“慎始”就不能差“毫厘”，要紧紧抓住每一个环节、每一处细

节，使之一一得到落实，保证会议顺利进行。超自信党政机关召开的重要会议往往具有很强的政治性、全局性、指导性，通常会成立会务组或秘书组，组内成员根据分工既要各负其责，又要协同推进。在这一过程中，切忌个人英雄主义，要经常怀揣一点“不自信”，加强团队协作。比如，在会议服务

保障中，经常需要撰写大量的文字材料，如会议方案、主持词、讲话稿、新闻稿、座次图等，专门负责文字材料的工作人员要耐心细致起草、校对，同时还可以多请周围的领导、同事一起帮忙审核文字材料，万不可因为业务能力突出而盲目自信。得过且过

得过且过在工作上表现为不负责任，敷衍了事。在会务工作中，主要表现为：明明布置了十分工作，做到七分就认为万事大吉；明明对事情还有疑问，却侥幸认为“应该不会有问题”而不再过问、不再落实；明明可以当天完工，偏偏要拖到第二天。这样做的结果可想而知，

想糊弄过关，偏偏哪道关也过不去。要根治“得过且过”，就要抓住三个“不放过”：一是落实不达标不放过。说了就要做到，布置了就要完成，工作开始前要对标准和时限了如指掌，工作开始后就要不打折扣、不搞变通、不坏规

矩，确保完全达标。二是心存疑问不放过。每一次疑问，往往就是直觉在提醒我们这项工作可能还有漏洞，隐患还没有彻底排除，这时就要抓住疑问深挖细查、刨根问底，直到所有疑问圆满解决。三是按照工作进度有序推进，做到

今日事今日毕，不可无故拖延工作，要为后期领导整体审核把关、调整变更等打出提前量。本本主义会务工作有其固有规律可循，很多相同类型的会议也有大致的模式，前人对会议的设计、方式、程序等一些基本问题的概括总结，能够为我们提供很好的参考和指导，但不能简单地认为“每个会都可以这样开了”。

每一次会议的召开都有其实际情况。比如，主要内容相同的会议，可能今年的主题跟去年不一样；主题一样，可能出席人员的范围不一样；出席人员的范围一样，可能会议的形式不一样。面对时间、地点、人员、主题、规模等变量，开展会务工作就不能抱着“本本”刻

舟求剑，要善于把从“本本”上获得的基本经验灵活运用到实践中，因时而动、适时而行、识变应变，了解新情况，解决新问题，确保会务工作圆满完成。