【文档说明】文书的计算机处理课件.ppt，共(74)页，4.912 MB，由小橙橙上传

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以下为本文档部分文字说明：

1.文稿的快速录入2.文书编辑技能3.Windows基本操作文秘工作中的文书分为：公文文书、办公通用文书、各类事物文书等。秘书国家职业证书考试和中英剑桥秘书证书考试对文书成文格式都有严格要求。文书的拟写除要达到写作质量要求外，还要符合一

定的写作规范和标准的写作格式。文书特点：文体基本是陈述或说明，以叙述为基础，议论为手段，说明为目的，三者综合兼用。一般而言，反映情况的侧重叙述，阐明道理的偏重于议论，提出要求的则多用说明。利用计算机拟写各类文书，可以方便地设置文书成文格式，快速录入文本，编

辑修改文本，拼写和校对词汇错误等。（一）Word基本操作一.文档的编辑文档的编辑包括：输入、增加、删除、修改、复制、移动、查找与替换及页面设置等操作。文档的格式可预先设置或事后编排，在输入过程中，无需时时注意格式。文档标题和自然段顶格输入，居中或缩进不用加空格。1.输

入文字(1)输入法切换输入汉字，要转换到中文输入法状态，并保持小写字母状态。鼠标点击状态栏输入法指示器，或组合键[CTRL]+[SHIFT]选择/改变输入法。(2)中、英文切换组合键[CTRL]+[SPACE]切换中、英文输入法。(3)全角

与半角全角是占2个显示位(字节)的汉字图形符号；半角字符是占1个显示位(字节)的ASCII符号。组合键[SHIFT]+[SPACE]切换全角与半角。组合键[CTRL]+[>/.]切换中、英文标点符号。2.输入上标/下标选中要设置上标/下标的文字或符号，[格式]→[字体]→上标/下标选项

；也可利用字体、字号设置上/下标。3.文字选定(1)选定一词：双击该词；(2)选定一句：Ctrl+单击该句；(3)选定一行：在选定行左边空白处单击该行；(4)选定一段：在选定行左边空白处双击该段，或直接在段中三击；(5)选定全文：在选定行左边空白处三击，或Ctrl+A，或[

编辑]-[全选]；(6)选定多行：鼠标从选定行行首纵向拖过各行；(7)选定文本块：[Shift]+[→]/[Shift]+[↓]；或先单击块首/块尾，然后Shift+单击块尾/块首；(8)任意列块：Alt+拖动

鼠标，或先在块首/块尾单击，然后在块尾/块首Alt+Shift+单击；或先按Ctrl+Shift+F8键使状态栏的扩展项转换成列字，然后移动光标控制键选择列块。4.文字/图形复制⑴选中要复制的文字/图形，利用^C，或复制按钮/复制命令可以把文字或图形从一个位置复制到另一个位

置。⑵选中一个文档中的文字/图形，在按下[Ctrl]键的同时直接拖入，可以将其从一个文档窗口复制、粘贴到另外一个文档窗口中。Ctrl+拖入→复制到5.移动文本/图形选定要移动的文本/图形，利用^X，或剪切按钮/剪切命令；再使用^

V，或粘贴命令可以将其从一个位置移动到另一个位置。也可以使用直接拖入操作将其从一个窗口移动到另一个窗口。拖入→移动到6.删除文本/图形(1)删除单个字符←(退格)删除光标前面的字符；Del/Delete删除光标后面的字符。(2)连接两个

文本段：将光标置于行首按退格键或置于行尾按Del键使两段合并。(3)删除词组^←删除光标前面的一个单词；^Del/^Delete删除光标后面的一个单词；^X将所选文字块剪切到[剪贴板]。7.查找/替换⑴查找功能：Word的查找

/[^F]命令可以在一篇文档中查找某个特定的词语，或者对查找的词语进行修改。例如，在文档中查找“计算机”。⑵替换功能：Word的替换/[^H]的方法类似查找，区别在于替换命令将查找到的文字直接更换为用户指定的内容。例如，在文档中把“计算机”替换为“电脑”。⑶查找/替换高级功能

利用高级功能可以对查找/替换内容设置字体、字号、颜色、下划线等格式。例如，在文档中把“电脑”替换为“计算机”，并设置格式。二.页面设置与打印Word创建文档时，系统默认状态是一个以A4为基准的Normal模板，其预置的页面格式

可以适用于大多数文档。文稿编辑完毕，常常不一定符合预期要求，需要重新设置文稿格式。1.页面设置页面设置在文档输入之前或之后都可以。页面设置默认是对整个文档进行，也可仅对所选文字或所选节设置。页面设置包括：页面大

小、上下左右边界、装订线、每页的行数和每行的字数，给文档加页眉、页脚、页码等。2.页眉页脚页眉：出现在文档中每一页的顶部，页眉可以包含文字或图形。页脚：出现在每一页的底部，页脚通常用于页码的设置。3.打印预览与打印文档打印前，利用[

打印预览]命令预览文档的外观。Word有默认的打印参数，如果不能满足需要，可在打印设置对话框中修改直到满意。打印输出，[文件]-[打印]/工具栏[打印]按钮，在[打印]对话框中指定打印的页、指定一个或多个节、或指定页码范围、打印份数等。三.排版技术Word的排版技术包括：文字格式的设

置、使用项目符号、设置文档的边框和底纹、文档的批注与修订、样式的创建与使用等。1.设置文字格式选中文字，利用[格式]菜单/格式工具栏命令。⑴文字的修饰格式工具栏按钮可对文字进行简单的修饰：字体、字号与颜色粗体、斜体、与下划线边框、底纹与字符缩放菜单方式：[格式]-[字体]，或[弹出菜单

]-[字体]改变字体、改变字号、给文字添加下划线、文字加粗、倾斜、改变字符颜色等。[格式]-[边框和底纹]修饰文本块或段落边框、阴影和底纹。⑵对齐方式段落的对齐方式有：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。快捷方式：左

对齐^L、右对齐^R、居中^E、两端对齐^J⑶文本缩进标尺法：菜单方式：[格式]-[段落]-[缩进]工具方式：调整整个段落的左缩进位置⑷使用下划线下划线醒目、突出文字的显示。给标题添加下划线；改变下划线的线型；给下划线着色等。⑸行间距与段间距段

落格式包括文本的行间距、段间距、段落缩进、文本的对齐方式、中文版式等。[格式]-[段落]，或[弹出菜单]-[段落]-[缩进和间距]2.使用项目符号和编号项目符号和项目编号：用于文本或标题文字内容分类，使文本美观、醒目。⑴设置项目符号①自动创建项

目符号先在文档中键入一个“*”号，其后键入一个空格，然后输入文字，回车。系统自动创建项目符号。②工具栏[项目符号]按钮单击工具栏[项目符号]按钮，输入文字。③自定义图片项目符号[格式]-[项目符号和编号]，在[项目符号和编号]-[自定义]，选择列表中的符号；或点击[图片]按钮

，下载所需图片作为项目符号按钮。⑵创建编号①自动创建编号在文档中键入一个编号“(1)”，其后键入一个空格，然后输入文字，回车。系统自动创建编号，并在下一个自然段自动添加该编号。②自定义编号[项目符号

和编号]-[自定义]按钮，在列表中选择编号样式，系统把该编号样式添加到文档中。③设置多级编号在教材、论文编写中常常需要多级编号。3.添加边框与底纹⑴添加边框[格式]-[边框和底纹]，设置文字或段落的边框线型、颜色、宽度等。⑵添加底纹[底纹]选择颜色、图案，设置文字或段落的底纹

样式与颜色。⑶添加页面边框[页面边框]-[线型]/[艺术型]，为文档添加页面边框。4.批注与修订⑴批注是给文档添加的注解与文字说明。批注操作包括插入、编辑、删除、接收或拒绝所作批注等。文中可以显示或隐藏批注文字。⑵修订是对文档所作修改。[视图]-[工具栏]-[审阅]-[修订]文档作者可以[接

受修改]或[拒绝修改]。文中可以显示/隐藏修订格式。5.文字竖排与分栏⑴文字竖排：文字在特定情况下竖排比较好看。[格式]-[文字方向]⑵文字分栏：分栏给文字一种特殊的排版方式。[格式]-[分栏]6.样式样式存储了文字和段落格式，以备需要

同一格式时调用。样式常常用于较长文章的排版。改变某一样式，系统会自动改变所有使用了同一样式的文字或段落的格式。模板以文件形式存储了整个文档格式，包括包括样式。(1)设置样式[格式]-[样式和格式]-[新样式]，可创建文字和段落样式。也可修改或删除样式。(2)

样式的使用工具方式：在格式工具栏样式框选择一种样式。菜单方式：[格式]-[样式和格式]，选择一种样式，[应用]按钮确认。(3)样式(格式)的复制选中应用了某种样式的文字或段落，用格式刷刷过要复制样式的文字或段落。【提示】单

击格式刷工具，可复制样式一次；双击格式刷工具，可复制样式多次。(4)抽取样式标题使用样式后就可以提取标题目录，该标题目录与正文进行了链接。这对长文档(如论文)的修改特别方便。提取目录方法：方法1：在文档上方插入标题目录光标定位在文首，[插入]-[

索引]-[索引和目录]；选择[目录]选项卡；设定制表符前导符、格式等以确定目录的格式。方法2：文档结构图显示标题目录[视图]-[文档结构图]，单击标题前+、-符号可展开或折迭目录；单击某标题，光标就定位到文档相应处。方法3：在大纲视图中折迭或展开标题目录在大纲视图方式下，文档

标题前的+表示该级标题下还有下级标题或文本内容，-表示该级标题下没有任何内容。大纲工具栏中工具+/-符用于展开或折迭目录及文本内容。展开标题目录四.插入对象在文档中可以插入数字、页码、日期和时间、符号、特殊符号、文本框、批注、文本框、数学公式、自动图文集、图片、文件、书签、超级链接等

。1.插入符号或特殊符号[插入]-[符号]/[特殊符号]双击要插入的符号、字符或特殊符号。2.插入日期和时间光标指向插入点，[插入]-[日期和时间]，选择日期/时间格式，或设置日期/时间显示样式。3.插入图片文件和剪贴画(1)插入图片：[插入]-[图片]-[来自文件]【提示】设置图片的

版式。(2)插入剪贴画[插入]-[图片]-[剪贴画]【提示】设置图片的版式。(3)插入自选图形，或在Word中绘图利用自选图形或其他自选图形，可绘制一些常见的流程图、结构图和简单示意图等。4.插入文件⑴插入Word文件：[插入]-[文件]插入⑵插

入其他格式的文件：[插入]-[对象]5.插入艺术字[插入]-[图片]-[艺术字]，选择艺术字库样式，编辑艺术字文字。可以利用[艺术字]工具栏，设置艺术字格式，并把艺术字插入到文档中。6.插入“自动

图文集”词条自动图文集具有自动、快速地插入文字的功能。[插入]-[自动图文集]，选择[自动图文集]词条。可选中一段文字，Alt+F3创建自动图文词条。Ctrl+F3剪切一段文字文字存入自动图文集。Ctrl+Shift+F3粘贴自动图文集词条在文本中。7.插入文本框与设置文本框格式文本

框指插入到文档中的一种可以移动、可以调整大小和文字方向的文字块。[插入]-[文本框][设置文本框格式]可以设置颜色与线条。8.插入数学公式利用Word的公式编辑器，可以建立较复杂的数学公式。[插入]-[对象]-[新建]，选中[对象类型]框“Microsoft3.0”选

项，打开公式编辑器并显示编辑公式。9.插入表格⑴自动插入表格[表格]-[绘制表格]，或工具栏[插入表格]按钮创建表格，并输入数据。⑵手动插入表格[表格与边框]对话框可绘制表格、插入表格、合并/撤分单元格、设置单元格对齐方式、表格边框与底纹等属性。

⑶表格自动套用格式如果对现有表格格式不满意，可以利用表格自动套用格式。利用表格菜单可以设置表格标题在后续页重复、绘制斜线等。⑷将文本/表格转换为表格/文本[表格]-[转换]，可以把文字转换成表格，或把表格转换为文字。⑸表格数据排序与计算①数据排序：单击表

格列，单击[表格和边框]对话框中[升序]或[降序]按钮。【例】对表格的学号排序。②数据计算：通常在表格的右侧或底部另加一列或一行，将计算结果写到新列或新行中。[表格]-[公式]可以实现数据计算。【例】求学生平均分和各科成绩总分。利用Word计算公式：=AVERAGE(LE

FT)对左边数据求平均；=SUM(ABOVE)对上面数值求和。⑹单元格地址及其引用①单元格地址：表格单元格有一个内容名称，称为“地址”。每一个单元用地址来区别，A1，A2，B1，B2„。引用单元格时可使用单元格名称，例如，C3表示引用的是第3列和第3行所

相交的单元格。②单元格地址在公式中的使用在公式中引用单个单元格时，用逗号分隔单元格；用冒号分隔单元格区域。11.文档的检查与更正⑴自动更正[工具]-[自动更正选项]－[自动更正]－[自动更正]－[键入时自动替换]，在[替换]和[替换为]中输入信息，可大大简

化输入工作。【例】在[替换]和[替换为]中输入[、【，并添加到词条表中，可快速完成特殊符号的插入。⑵拼写和语法检查Word用红色波浪线标记输入错误，或不可识别的单词，用绿色波浪线标记可能的语法错误。[工具]-[选项]-[拼写和语法]-[键入时检查拼写]和[键入时检查语法

]选项，可自动检查拼写和语法错误。⑶人工检查拼写和语法①[工具]-[拼写和语法]，在[拼写和语法]对话框中，可选择[忽略]/[全部忽略]，消除波浪线。②可用鼠标选中有绿色波浪线的文字，利用弹出菜单对其作出处理。文件的安全性是非常重视和关注的问题。可以通过给文

档设置密码来保护文档。【提示】如果丢失密码，将无法打开或访问受密码保护的文档。五.文档的加密与保护1.设置打开文件密码打开要设置密码的文档，[工具]-[选项]命令，在[安全性]选项卡设置“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”。密码可以是字母、数字

、空格以及符号的任意组合，最长可达15个字符。密码区分大小写。。2.保护文档[保护文档]命令设置“以只读方式打开文档”，或[工具]-[保存]选项卡设置“备份文档”等多种方法可以避免因误操作而损坏文档。