【文档说明】excel电子表格(计算机)总结课件.ppt,共(63)页,1004.501 KB,由小橙橙上传
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第四章excel2003电子表格主讲:史敏军《大学计算机基础》一、excel功能1.采用表格的方式来管理数据,能方便地编辑和格式化工作表2.具有很强的图形、图表功能,使数据显示更为直观3.可以管理和分析数据。通过强大公式和数据管理功能,可用于财务数据
处理、科学分析计算。二、基本概念1、工作簿工作簿由一至多个相关的工作表组成2、工作表工作表是由行和列组成的一张表格。工作表中的行以数字1,2,3„来表示,列以一个英文字母A,B,C„来表示每个工作表最大可达256列×65,536行3
、单元格单元格是指工作表中的一个格子。每个单元格都有自己的坐标(即行列位置),也称为单元格地址。单元格地址表示为:列标+行号单元格及其地址(如A1,B3等)4、单元格区域一组相邻的呈矩形的单元格。如A1:C
3,B2:D5等)三、基本操作1、工作簿扩展名为.xls打开、新建、保存2、工作表选定、插入、删除、改名、复制、移动3、单元格选定、移动、复制、删除、插入批注4、行列操作选定、移动、复制、删除、改变高度、隐藏四、输入数据1、数据类型1)数值型用0~9
和特殊字符构成的数字科学记数法,如1.23457E+11、3.27835E-082)文本型数据任何数字、字母、汉字及其他字符的组合3)日期/时间型数据表示各种不同格式的日期和时间:如1999-5-29等其它的数据类型可以在右击单元格“设置单元格格式”中设置.输入数据
时要注意的一些问题1.当向单元格输入数字格式的数据时,系统自动识别为数值型数据。任何输入,如果包含数字、字母、汉字及其他符号组合时,系统就认为是文本型。2.如果输入的数字有效位超过单元格的宽度,必须调整列宽。3.输入分数,应
在分数前加入0和空格。如“02/3”4.把输入的数字作为文本处理,可在数字前加单引号。如“´1234”。5.在单元格中既要输入日期又要输入时间,则用空格分隔开。6.输入日期时,可按yyyy-mm-dd的格式输入。7.在单元格中输入当前系统日期时按Ctr
l+;键。输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+;键。8.以12小时制来显示时间,需后加AM或PM。如“8:20PM”。9.按Alt+Enter组合键可强制在某处换行。10.在一个选定区域内输入数据,输入结束后按Ctrl+Enter组合键确认。2、自动填充使用数据自动填充功能,可以在工作表中
快速地输入有一定规则的数据1)填充序列Excel能够自动填充日期、时间及数字序列,包括数字和文本的组合序列例如:星期一,星期二,…,星期日一月,二月,…,十二1,2,3,…例5.2要在单元格A1:A10中填入序列数字10,13,16,…,37在单元格A1中输入起始
数“10”选定区域A1:A10选择“编辑”菜单中的“填充”命令从“填充”级联菜单中选择“序列”选项,打开“序列”对话框选择“序列产生在”为“列”,“类型”为“等差序列”,在“步长值”框中输入3。执行结果2)自定义序列用户根据自己的需要将有序数据定
义成自已的数据序列选择“工具”菜单中的“选项”命令,再选择“自定义序列”选项卡,即可在“输入序列”文本框中输入自已要定义的新序列,如“北京”、“上海”、“天津”……。最后“添加”3)填充柄自动填充(1)填充自动增1的序列(2)填充等差、等比数列格式化数据设置对齐方式添加边框和底纹调整单
元格的行高和列宽使用条件格式化自动套用格式返回本章首页五、格式修饰1)设置文本格式字体、字号、字形、对齐方式等2)设置数字格式利用“格式”工具栏能够快速将数字改为“货币”、“百分比”、“千位分隔符”,如果进行其他格式的设置,可在“单元格
格式”对话框的“数字”先项卡中修改。1、数据格式设置2、设置对齐方式单元格中数据的对齐方式包括水平对齐、垂直对齐和任意方向对齐3种。1)水平对齐在默认为“常规”格式的单元格中,文本是左对齐的,而数字、日期和时间是
右对齐的。更改对齐方式首先选择要设置格式的单元格,再单击“格式”工具栏上适当的按钮即可。2)垂直对齐选定要设置格式的单元格,再执行菜单命令“格式”/“单元格”/“对齐”选项卡/“垂直对齐”列表框中选择需要的对齐方式/“
确定”3)任意方向对齐选择要旋转文本的单元格。在“方向”框中,单击某一角度值,也可拖动指示器到所需要的角度。要重直显示文本,单击“方向”框下的垂直“文本”框。4)标题居中首选择标题及该行中按照实际表格的最大宽度的单元格区域,然后采用以下两种方法进行操作:①在“单元格格式”对
话框中选择“水平对齐”方式为跨列居中。②通过“合并及居中”命令实现。使用“格式”工具栏上的“边框”各按钮,或执行“格式”菜单中的“单元格”命令,可以为表格设置线条和边框线单击“格式”工具栏上“边框”按钮右边的小箭头,屏幕出现“边框”各小图标3、添加边框和底纹4、使用条件格式化所
谓条件格式化是指:规定单元格中的数值当达到设定的条件时的显示方式,可增加工作表的可读性.方法:执行菜单命令“格式”/“条件格式”返回5、自动套用格式Excel提供了表格自动套用功能,它可以根据预先设定的表格格式方案,将用户的表格格
式化,使得用户的编辑工作变得十分轻松.方法:1.先选择要格式化的单元格化的单元格区域;2.执行菜单命令“格式”/“自动套用格式”。创建图表编辑图表六、图表1、创建图表图表是工作表的一种图形表示,它使工
作表中数据表示形式更为清晰直观。当工作表中的数据被修改时,Excel会自动更新相关的图表内容图表的基本知识可以生成嵌入式图表和图表工作表数据源中的数据可以按行或者按列分成若干个数据系列依据工作表区域A2:D6中的数据绘制
的一个图表柱形图图表。有3个数据系列,分别对应于数据源中的3个列:B2:B6(计算机系),C2:C6(电子系),D2:D6(信管系)。每个数据系列中都有4个数据点,因而构成4个数据分类:99级、00级、01级和02级图表的基本元素图表标题
绘图区图表区域数值轴标题数值轴分类轴数据点数据系列图表标题图例标示图例网格线分类轴标题Excel提供了多种图表类型,有平面图表,也有立体图表。常用的图表类型主要有柱形图、折线图、饼图和XY散点图等(1)柱形图:柱形图是用柱形块表示数据的图表,通常用于反映数据之间的相对差异(2)饼图:饼图用于
表示部分在整体中所占的百分比,能显示出部分与整体的关系(3)折线图:折线图是用点以及点与点之间的连成的折线表示数据的图表,它可以描述数值数据的变化趋势(4)XY散点图:散点图中的点一般不连续,每一点代表
了两个变量的数值,适用于分析两个变量之间是否相关图表类型使用图表向导来制作图表例5.9利用1996年的数据来制作“生产产值表”柱形图先选定区域A1:B5(其中包括列标题),然后单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。用户可以在“图表向导
”指引下一步一步地实现图表制作制作图表2、编辑图表图表完成后,用户可以对它进行编辑修改,比如改变图表的大小、位置、类型、增删数据系列、改动标题等1.改变大小、移位和删除2.增删图表的数据系列例5.9将1997年某工厂各车间的生产产值加入到例5.15所生成的图表中3.修改图
表类型4.修改图表标题和坐标轴标题5.修改图例和网格线七、公式与函数使用公式使用函数1、使用公式1.建立公式公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子,以等号“=”开头=5*10-20常数运
算=A6+B1对单元格A6和B1中的值相加=SQRT(10+A2)使用Excel函数,SQRT表示求开方根2.运算符算术运算符、文本运算符和关系运算符=8^3*25%表示8的立方再乘以0.25,结果为128=5*8/2^3-B2/4若单元格B2的值是12,
则结果为2=”计算机”&”电脑”运算结果是”计算机电脑”=A1&A2单元格A1和A2中的文本进行连接=B2<42比较结果为TRUE(设B2的值是12)=B2>=32比较结果为FALSE=B2<12比较结果为FALSE=A3+80假设A3为日期型数据,则A3+80表示日
期A3加上80天公式举例用于描述一个条件。例如>5<="ABCD"比较条件式2、公式的输入和复制当在一个单元格中输入一个公式后,Excel会自动加以运算,并将运算结果存放在该单元中。以后当公式中引用的单元格数据发生变动时,公式所在单元格的值也会随之变动。例5.3计算出学生的总评成绩(=机
试×40%+笔试×60%)(1)单击总评成绩第一个单元格E2(2)键入计算公式“=C2*0.4+D2*0.6”后按回车键,此时在单元格E2处显示出计算结果82.2(3)再次单击单元格E2使之成为活动单元格;单击“复制”按钮(4)选定区域E3:E6;单击“粘贴”按钮
三种表示方式:(1)相对地址:以列标和行号组成,如A1,B2,C3等。公式复制时,若引用公式的单元格地址发生变动,公式中的相对(2)绝对地址:以列标和行号前加上符号“$”构成,如$A$1,$B$2等。公式复制时,公式中的绝对地址保持不变。(3)混合地址:它是上述两种地址的混合
使用方式。如$A1(绝对列相对行),A$1(相对列绝对行)等。公式复制时,公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动,而绝对行和绝对列部分保持不变。3.单元格地址表示方式格式:=<函数名>(<参数1>,<参数>,„..)举例:=SUM(C2:C
6)=AVERAGE(A1:A3,C2:C6)SUM求和数AVERAGE求平方值MAX求最大值MIN求最小值COUNT求数值数据的个数COUNTIF条件求数值数据的个数IF条件选择4、使用函数函数应用举例例5.4计算基本工资总数,并将结果存放在单元格C7(1)单击单元格C7(2)键入
公式“=SUM(C2:C6)”,并按回车键例5.5计算补贴总数和扣除总数,并将结果分别存放在单元格D7和E7中(1)选定D2:E7(2)单击“自动求和”按钮∑,即可对这两列分别求和,和数分别存放在两列的最后一个单元格上例5.6计算基本工资的平均值,并将结果存放在C8中例5.7利用函数MA
X求出基本工资数的最大值,并将结果存放在单元格C9中举例假设单元格A1,A2,A3,A4的内容分别为1,2,空,“ABC”,则COUNT(A1:A4)的值为2举例若要求出基本工资数大于等于500的职工人数,可以采用:=COUNTIF(C2:C6,”>=500”)举例在工作表
(A1:D9)中,要求出班号为21的班学生人数,可以采用:=COUNTIF(D2:D9,”21”)或=COUNTIF(D2:D9,D3)格式:IF(logical_test,value_if_true
,value_if_false)功能:本函数对比较条件式(logical_test)进行测试,如果条件成立,则取第一个值(value_if_true),否则取第二个值(value_if_false)举例已知单元格E3中存放考试分数,现要根据该分数判断学生是否及格=
IF(E3<60,”不及格”,”及格”)例如成绩等级与分数的关系:成绩≥80——优良;60≤成绩<80——中;成绩<60——不及格。假设成绩存放在单元格D3中,则可=IF(D3>=80,”优良”,IF(D3>=60,”中”,”不及格”))条件选择函数IF八Excel2003的数据管理创建
和使用数据清单数据排序数据筛选分类汇总数据透视表和透视图1数据排序1)按一列排序2)按多列排序1)按一列排序主关键字排列顺序(1)单击数据表中数据区域中任意单元格。(2)单击【数据】/【排序】命令,弹出“排序”对话框。(3)在“排序”对话框中进行设主关键字置2)按多列排序(1
)单击数据区域的任意单元格。(2)单击【数据】菜单中的【排序】选项,弹出【排序】对话框。(3)分别设置【主要关键字】和【次要关键字】对应的字段和排序方式示例返回2筛选数据表1.自动筛选2.自定义筛选3.高级筛选1)自动筛选自动筛选采用简单条件来快速筛选记录,将不满足条件的记录暂时隐藏起来
,而将满足条件的记录显示在工作表上(1)单击数据表的任意单元格。(2)单击【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令。(3)在每个字段名的右边都有一个下拉箭头按钮单击“笔试”右边的下拉箭头,在下拉列表中选择“70”,结果如图所示
示例2)自定义筛选例5.10在上述成绩表中,筛选出成绩大于等于80分的记录选定数据清单,选择“数据”菜单中的“筛选”命令从“筛选”级联菜单中选择“自动筛选”选项,此时在标题栏中每个字段名右边单击“成绩”字段名的下拉箭头,从下拉列表单击“自定义„”选项
,打开“自本题筛选条件:成绩>=80。设置如下使用到各种运算符比较符:=,>,<,<=,>=,<>逻辑符:AND(与),OR(或)通配符:?(代表单个字符),*(代表多个字符)举例:成绩小于60:成绩<60成绩大于或等于90:成绩>=90成绩在60~80之间:成绩>=60AND成绩<=8
0例在上述成绩表中,查找成绩在70~90分之间的记录本例题筛选条件是:成绩>=70AND成绩<=90,因此在“自定义自动筛选方式”对话框中设置如下3)高级筛选高级筛选采用复合条件来筛选记录,并允许把满足条件的记录复制
到另外的区域,以生成一个新的数据清单。先建立条件区域。条件区域的第一行为条件标记行,第二行开始是条件行。(1)同一条件行的条件互为“与”(AND)的关系,表示筛选出同时满足这些条件的记录例5.20查找成绩大于等于80分,且班号为“11”筛选条件:成绩>=80AND班号=11,
条件区域表示:成绩班号>=8011(2)不同条件行的条件互为“或”(OR)的关系,表示筛选出满足任何一个条件的记录例5.12查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于90分的记录英语>90OR计算机>90,条件区域表示:(3)对相同的列(字段)指定一个以上的条件,或条件为一个数据范围,则应重复列标
题例5.13查找成绩大于等于60分,并且小于等于90分的姓“林”的记录英语计算机>90>90姓名成绩成绩林*>=60<=90返回先要对数据清单按分类的关键字进行排序例5.12在成绩表中,按“班号”字段分类汇总
“成绩”的平均分(即统计出各个班的平均分)3分类汇总分类汇总嵌套进行两次分类汇总注意:不要将“替换当前分类汇总”复选框选中数据透视表是一种包含汇总数据的交互式表格使用Excel的“数据透视表向导”,可以创建数据透视表例5.13对下图所示的数据清单,统计出各部门
及其男女的各项金额总数4数据透视表、透视图返回九保护数据隐藏工作簿和工作表保护工作簿和工作表返回本章首页1、隐藏工作簿和工作表为了突出某些行或列,可将其他行或列隐藏;为避免屏幕上的窗口和工作表数量太多,并防止不必要的修改,可以隐藏工作
簿和工作表。1.隐藏工作表的方法如下:⑴选择要隐藏的工作表。⑵单击“格式”菜单中“工作表”命令,在弹出的级联菜单中单击“隐藏”命令。取消隐藏工作表的方法如下:⑴单击“格式”菜单中的“工作表”命令,在弹出的子菜单中单击“
取消隐藏”命令。⑵在弹出的“取消隐藏”对话框中选择要取消隐藏的工作表。2.隐藏、取消工作簿⑴首先打开工作簿;⑵然后单击“窗口”菜单中的“隐藏”命令。⑶显示隐藏工作簿,单击“窗口”菜单中的“取消隐藏”命令。3.隐藏、取消行或列⑴先选定待隐藏的
行或列,执行菜单命令“格式”/“行”或“列”/“隐藏”;⑵执行菜单命令“格式”/“行”或“列”/“取消隐藏”。返回2、保护工作簿和工作表1.保护工作表:⑴切换到需要实施保护的工作表。⑵执行菜单命令“工具”/“保护”/“保护工作表”命令。2.保护工作簿:执行菜单命令“工具”/“保护”/“保护
工作簿”.3.为工作簿设置权限:打开需要设置密码的工作簿/“文件”/“另存为”命令,在“另存为”对话框中,单击“工具”菜单中的“常规选项”/“保存选项”/“打开权限密码”、“修改权限密码”,选择“建议只读”复选框。返回十打印工作表页面设置打印区域设置打印预览与打
印返回本章首页1页面的设置单击【文件】/【页面设置】命令,出现如图所示对话框。2页面设置设置纸张大小、方向3打印标题设置打印标题、打印顺序●顶端标题行:当表格较长要用多张纸才打得下时,又希望在每张打印纸上打
印一行抬头标题,那就要在“顶端标题行”处输入用作抬头标题的那一行的行号,如输入$1:$1即选第一行做抬头标题。●左端标题行:当表格较宽,需剖开打在多张纸上,如果想在每张纸的第一列打上工作表中某一列以做为行头标题,那就要在此处输入列号,如输入$A:$A表示第A列作为标题。(实例)单击“页面设
置”对话框的“页眉/页脚”标签,出现如图所示对话框单击自定义页眉4页眉和页脚自定义页眉对话框页眉编辑工具计算机文化基础第1页页眉页脚在此写入页眉在此写入页脚返回