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有效的商务写作与演讲表达通用类课程系列养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)为什么而表达?•传达必要的、精准的信息。•对特定的情况作恰如其分的表述。•影响目标读者，激励其如你所愿地作出

反应用说/写的东西激发读者采取行动养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)▪如果你写不出来，你也别指望你能说得好！▪文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需要不断地训练自己，这一过程可能

是漫长的。▪不要相信模式，否则你会发现，这个模版本身就是沟通的阻碍。写作---重要的是训练养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)一封好的商务信函可以让你得到一次面试机会,帮助你摆脱困境，或者为你带来财富。如果商务信函没有把读者调动起来，反而让他们感到厌恶

，最后使你无法实现所愿，这就愚蠢至极了。马尔科姆·福布斯养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)自信演讲与模拟训练实用写作技巧与模拟练习常用商务文书提纲养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)

一、实用写作技巧与模拟练习养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)商务写作的类型文字沟通的特点信函、备忘录、报告、提议、协议、指令、议程、通知、通告、请示、计划、总结等•传达必要的，精

准的信息。•表示慎重、表示正式。•可同时向不同地的多人传达。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)XX大区员工人事调动申请报告各位领导：A系XX大区2007年X月份从XX公司猎取的一位销售管理人才。该员工原服务于XX公司，

从事销售工作多年，具有非常丰富的快消品行业经验。XX大区成立初期，因为人才急缺，当时XX大区重点卖场特别是KA办事处面临经销商换场和新办事处经理上任的双重影响，销量一直排在大区后列，而大区KA经理管理职位也空缺也不能给

予太多的专业帮助，经大区商定将原市场经理B调任KA经理。市场职位空缺也不是长久之计，邃多方求才，终于找到一位合适人选即之前介绍的A先生。现在XX大区已建全，为了发挥A和B的专长。我大区再次向总部申请，B以市场经理定岗，A以KA经理定岗。鉴于A以往多年的销售工作经验和

他原公司的薪资水平及他本人的期望和在职的期间的工作积极、热情，市场方面的出色见解，特申请调整为经理级别薪资X档XXXX元！特此申请，请领导批准！传达了必要的，精准的信息了吗？养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培

训部)有条不紊的写作过程❑理清思路❑草拟初稿❑修改文意•“我希望对方读后做什么？”•考察目标读者个性•取舍形式/语气/称谓•选择组织结构•选择开头结尾•利用“情感指数”修改•具体化•通读：简要/语气/结构/版面养生堂管理学院(农夫

培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)我想利用这份文书做什么？传递信息下达指示解释事由请示汇报确定文体和文章结构制定语气和修辞策略为什么而写?养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)❑把被动目标转

化为行动目标❑例：会议通知被动目标---都能准时参加---是否接到了通知行动目标---要求限期回复理清思路1----“我希望对方读后做什么？”养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)练

习1：❑你是A城的城市经理，接到客户投诉，赵山在处理小店的过期产品问题上态度恶劣。❑请用电子邮件的方式处理这件事（首先订出行动目标）。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)❑他的兴趣、他的收益取向❑他接受并采取行动的

理由例：推销折价销售菜籽的广告特性---种类/成色一般性收益---生长速度特定性收益---容易管理/观看性/收割便利…理清思路2----分析目标读者要从他的角度看问题养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)理清思路3----取舍形式/语气/称谓❑“正式性指数”的运用形

式？语气？称谓？•与对方的熟悉程度•读者的地位高低•告知的消息：好/坏！养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)草拟初稿1---选择组织结构❑时间顺序---说明手册、时间描述❑分类法---建议书、报告书、联系函❑空间顺序---旅游介绍、设计说

明❑问题（或机会）/行动/结果---简历、申请❑问答形式---操作指南、问题解答❑视觉设计---确保更容易获取信息始终以读者为导向可根据需要一起运用养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)草拟初稿2---选择开头结尾❑引人注目的开头以引起读者兴趣遵循“最先提及”原则使用敏感性词汇增

强紧迫感我高兴地宣布，今年一季度的销售业绩好过预期。非常感谢各位的努力，今年一季度的销售业绩好过预期。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)❑敏感性词汇•下班以前，我需要一份完整的费用分析报告；•马上给**打电话，告诉他我们会全力支持；•你的报告提

出了几个重要问题，我想在明天安排时间与你详细谈一谈.养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)❑撰写简短有力的结尾激发读者采取行动--将写作目标表述成行动要求提出问题引导参与水到渠成自然

而然草拟初稿2---选择开头结尾活动报告的提交最迟不得超过4月8日。我们需要新鲜的建议，您有想法吗？如果有问题请随时联系。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)修改----让文章更加明

确有力❑行文简洁❑意思清楚❑语气积极“宁用短语不用长句”减少修饰，突出重点尽量使用肯定句养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)写作过程修改:使其更明确有力草拟初稿：一气呵成理清思路校对:使其尽善

尽美要与不要目的要明确信息要全面行文要简短使用短句强调最重要的段落分明肯定的语气确保专业随意开始写写停停修饰语双重否定长句无关信息错别字过长养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)进入本练习revi

ew和结论亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我

是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……马利先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。您曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，

我相信我们的服务符合您的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致敬礼!比尔·盖茨2008年3月1日请说说两封信的高下，要有理由练习3养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)常用商务文书养生堂管理学院(农夫培训部)

养生堂管理学院(农夫培训部)××公司××部经理先生：请您帮助了解××贸易市场商品价格的回函已收到。承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我司调整修订以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持！特此书

面表达感谢之意！此致敬礼！×××敬上××年×月×日致谢函实例养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)×××公司××经理先生：最近我公司接到贵地××公司来函订购大量货物（该公司地址随函附上），因为与该公司第一次交易，敝

公司不知其资信及经济状况如何？接函后请贵公司代为查明见告。贵公司所提供之信息，敝公司将严守秘密。今后若有类似情况，敝公司愿作同样之效劳。十分感谢！××公司经理×××年×月×日查询函实例养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(

农夫培训部)××公司：一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季度结算清单一份。经查，共计为￥260，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必亦满意。有问题请接函后即联系。谢谢！×××公司(盖单)×年×月×日结帐清单实例养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训

部)×××总公司：由于本公司所生产的物品原料价格上涨，不得不宣布自今年五月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以新价目表（现随函附上）。四月三十一日前所接的订货单，仍按旧价计算，五月一日以后，则以新价目表为准。因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预计在短期内货价势将再涨。阁下如需购买

，务请尽早，以免误失时机。此致敬礼！×××公司×年×月×日通知---提价函养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)调研报告--分为标题、前言、主体、结尾等❑标题—一般有三种:1)公文式即调查者+调查对象+文

种，如《湖南省交通厅关于我省私人轿车消费情况的调查报告》，也可只标明调查对象+文种，如《长沙市小食品质量调查》。2)文章式撮其要旨，或提出问题。如：北京地区电台广告谁最热？又如：“泥巴”换外汇——陶瓷品出口情况调查3)

新闻式正题揭示主题，副题指明调查的地点、内容或范围，起限定作用。如：上海市豆制品熟食行业调查养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)前言----也称导语、引言❑即调查报告的开头部分。❑一般简要介绍调查的背景

、意义、目的，或交代调查的时间地点、对象范围、方式方法等。❑导语应简短概括，洗练清楚。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)主体---一般包括情况、分析、建议三层次❑情况部分主要是对调查情况的描

述和说明。❑分析或预测部分，是全篇的核心所在。这一部分是通过对调查得来的基本情况的分析研究，针对调查的目的写出结论；或是预测市场未来的发展、变化趋势，反映和揭示市场经济规律。数据分析通常采用图表表示，它能非常直观的将研究成果表示出来。最常用的：柱状图表、条

形图表、饼形图表、线形图表。❑建议或措施部分，是进行市场调查的目的所在。应结合企业现实情况与调查结果一起综合分析量度，有针对性地提出建议或措施。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)结尾❑可要可不要。❑一般说来，凡写有导言的市场调查报告，一般照应开头，写个结尾。或起归纳、收束作

用；或重申论点，加深认识。❑有的调查报告，比较简短，且言尽意止，就不必画蛇添足了。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)请示❑标题（事由、文种）❑主送（抬头）❑正文（表述请示的缘由）❑结语（可按程式化语言：“期复请求”等）❑落款❑年月日养生堂管理学院(

农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)XX大区员工人事调动申请报告各位领导：A系XX大区2007年X月份从XX公司猎取的一位销售管理人才。该员工原服务于XX公司，从事销售工作多年，具有非常丰富的快消品行业经验。XX大区成立初

期，因为人才急缺，当时XX大区重点卖场特别是KA办事处面临经销商换场和新办事处经理上任的双重影响，销量一直排在大区后列，而大区KA经理管理职位也空缺也不能给予太多的专业帮助，经大区商定将原市场经理B调任KA经理。市场职位空缺也不是长久之计，邃多方求才，终于找到一位合适人选即之前介绍的A先生。

现在XX大区已建全，为了发挥A和B的专长。我大区再次向总部申请，B以市场经理定岗，A以KA经理定岗。鉴于A以往多年的销售工作经验和他原公司的薪资水平及他本人的期望和在职的期间的工作积极、热情，市场方面的出色见解，特申请调整为经理级别薪资X档XXXX元！特此申请，请领导批准！养

生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)模拟练习4：改写人事调动报告（10分钟）•以队为单位阅读资料，参照《分析表》作出分析。•首先人人动手改写，写好后在小队里阅读并选出一份写得最合适的参加评比。•派代表对“人事调动申请报告”作分析，并演讲本队选出的杰作。养生堂管理学院

(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)自信演讲养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)发言前的充分准备正确的准备方法❑要融入话题自然涌出，不要挖空心思逐字记诵；❑要预先整理思路，不要临时仓促应付；❑要给自己打气，不要想

干扰你的消极面；❑到朋友面前预讲，恐惧可以通过练习克服。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)发言前的充分准备表现出信心十足的样子❑在面对听众之前深呼吸30秒❑昂首挺胸，身体站直，直视听众的眼睛

。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)发言前的充分准备❑分析听众-多少人来听?-男女比例如何?-年龄层次如何?-文化背景怎样?-听众对这个题目了解多少？-听众对我有看法吗？是什么看法？-针对我发言的题目

，他们有什么经历？当我准备发言时，总会花三分之二的时间琢磨人们想听什么？而只用三分之一的时间考虑我想说什么。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)听众类型❑恭敬❑中立❑有敌意、逆反甚至有抵触心理养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部

)化解敌意❑重视与有敌意的听众之间过去发生的事情。❑用温和、友善、赞赏的态度和方式开始。❑从对方的立场看问题，同情对方的意愿。❑激发对方高尚的动机。❑提醒他注意客观事实。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)视觉印象“我该不该相信

这个人呢？”人们通常在一分到两分钟内就可对一个发言人作出判断。所以外表是被人评判的最重要的因素。❑站姿两脚平行与肩宽❑双手自然，自信，不设防❑肩膀紧缩上提30秒，放松。❑手部动作大方、得体（不要交叉）❑目光交流拿出主人的眼光养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农

夫培训部)眼神控场养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)目光接触❑忍受众目睽睽的注视❑使自己的目光接触到整个团队❑顾及到旁边及远处的人❑随意、自然，不能死盯❑时间2-3秒/人❑观察、提醒养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)面部

表情---笑容❑微笑，是一种功德❑消除紧张，建立友好关系❑自信写在脸上❑与内容吻合，不单一，不过于严肃。养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)声音的问题❑呆板的语调，单调的声音❑过低的嗓音，显得萎靡不振❑一直讲得很快，罗嗦而没有重点，不能赢得关

注。停顿、重音、抑扬顿挫、养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)语气语调❑高兴----“气满声高”，跳跃感❑伤心----“气沉声缓”，迟滞感❑愤怒----“气粗声重”，震动感❑亲切----“气徐

声柔”，漫和感❑疑惑----“气细声粘”，踌躇感养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)手势动作❑不要象鸟那样过多的挥舞我们的手臂❑不要摆弄笔、首饰或头发❑充分、自然，配合内容，会使培

训生动有趣养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)为您的演讲设计一个良好的开端◼立即引起听众的注意◼用事件、实例开始讲话◼制造悬念◼要求听众举手表决◼运用展示物◼引用名人的话作为开场白开头与结尾避免：•用所谓的幽默故事开头•不要从表示道歉开始•罗嗦、指责、不着边际养生堂管理学院

(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)在高潮中结尾◼总结你的观点◼要求采取的行动◼简洁而真诚的赞扬◼幽默诙谐◼一首诗或一段名言◼推向高潮给人鼓舞◼……开头与结尾养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)练习5：讲故事❑眼神交流5秒

钟练习——用打动对方的目光交流。❑然后，向你的同队学员讲一段您亲身经历的难以忘怀的故事。❑发音控制：音色低、音量大养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)14个方法以确保成功❑开头要有力量❑穿着好一点❑做你自己❑注意力放在观众身上❑不要被小抄绑住❑好的双目接触❑忘记自己，记

住他们❑注意去听❑在门口向听众致意寒喧❑认识他们的名字❑多留下时间给听众❑准时❑守承诺❑记住称赞的力量养生堂管理学院(农夫培训部)养生堂管理学院(农夫培训部)谢谢!养生堂管理学院(农夫培训部)