【文档说明】第2章-数据库和表[189页]课件.ppt，共(189)页，2.081 MB，由小橙橙上传

转载请保留链接：https://www.ichengzhen.cn/view-92320.html

以下为本文档部分文字说明：

Access数据库教程Access数据库教程主编费岚中国水利水电出版社Access数据库教程第2章数据库和表第2章数据表Access是一个功能强大的关系型数据库管理系统，可以组织、存储并管理多种类型的信息，本章详细

介绍Access数据库和表的基本操作，包括数据库的创建、表的建立和使用。2.1Access数据库的基本操作使用Access进行数据管理和应用的第一步是创建Access数据库，其创建结果是生成一个扩展名为.mdb的数据库文件，该文件包含了Access数据库中所有的相关信息：表、查询、窗

体、报表、宏、模块以及页。每一个对象都是数据库的一个组成部分，其中，表是数据库的基础，它记录着数据库中的全部数据内容2.1.1数据库的设计建立数据库的第一步是设计数据库，一个好的设计将有助于数据库的分析和处理数据。1.确定创建数据库的目的2.确定该数据库中需要的表3.确定字段4.

确定主键5.确定表之间的关系6.确定各个表的使用数据7.确定数据的使用场所和管理手段2.1.2创建数据库创建数据库通常有以下两种方法：1.使用数据库向导。利用系统提供的模板或现有文件，创建一个具有一定数据和功能的数据库。用这种方法创

建的数据库比较快捷，在向导引领下，只需一次操作就可以创建所需的表、窗体和报表等，其缺点是用这种方法创建的对象往往不符合实际需要，还应该做进一步的修改或调整，比较适合熟练用户使用。2.1.2创建数据库例2.1使用数据库向导创

建数据库“联系人”操作步骤如下：(1)在Access2003主窗口菜单栏中，选择“文件/新建”命令或单击工具栏上的新建按钮，打开“新建文件”任务窗格（通常在屏幕窗口的右侧）。选择“本机上的模板”选项，如图2.1所示，弹出“模板”对话框；图2.1“新建文

件”任务窗格2.1.2创建数据库(2)选择其中的“数据库”选项卡，出现如图2.2所示的10种数据库模板。图2.2“模板”对话框2.1.2创建数据库(3)选择“联系人管理”模板，单击“确定”按钮，在打开的“文件新建数据库”对话框中输入新建数据库文件的保存位置及要保存的文件名，单击“

创建”按钮，进入“数据库向导”的第一步，提示“联系人管理”数据库将包含哪些表。如图2.3所示。图2.3“数据向导”对话框2.1.2创建数据库(4)单击“下一步”按钮，向导提供了每个表中包含的字段以及可选的部分字段，可以根据自己的需要进行选择。选择相应的复选框可选定此字段，如图2.4所示。

图2.4表中包含字段以及部分字段2.1.2创建数据库(5)单击“下一步”按钮，选择一种屏幕的显示样式，如图2.5所示。图2.5确定屏幕的显示样式2.1.2创建数据库(6)单击“下一步”按钮，选择一种打印报表所用的样式。如图2.6所示。图2.6确定打印报

表所用的样式2.1.2创建数据库(7)单击“下一步”按钮，指定数据库的标题，这时可以为打印报表添加一个单位的徽标，如图2.7所示。图2.7确定数据库标题2.1.2创建数据库(8)单击中“下一步”按钮，确定向导构建完数据库之后是否自动启动数据库。如图2.8所示。图2.8确定向导构建完数

据库之后是否启动数据库2.1.2创建数据库(9)单击“完成”按钮，向导按照要求开始创建数据库，会看到生成数据库进度条。(10)当数据库生成完毕后，进入一个“主切换面板”的窗口，可根据需要选择其中一项开始操作。2.自

定义创建数据库自定义创建数据库的方法是：先创建一个空数据库，再自己动手向里面添加所需要的表、查询、窗体、报表以及其他对象。以下以本书的主要实例数据库“学生管理系统”的建立过程为例来介绍创建空数据库的方法和相关问题。2.1.2创建数据库例2.2

自定义创建一个空数据库“学生管理系统”。操作步骤如下：(1)在Access2003的主窗口中，选择“文件/新建”命令或单击数据库工具栏上的“新建”按钮，打开“新建文件”任务窗格。如图2.1所示。(2)选择“新建”选项组中的“空数据库”选项，打开“文件新建数据库”对话框，选择数据库的

保存位置，在“文件名”文本框中输入数据库的名字为“学生管理系统”，数据库文件的扩展名为“.mdb”。2.1.2创建数据库(3)单击“创建”按钮，系统打开“学生管理系统：数据库Access2000文件格式”窗口，如图2.9所示。图2.9“学生管理系统”数据库窗口2.1.2创建数据库3

.打开数据库的方法Access2003中，打开一个已有的数据库的方法有两种：●在主窗口的菜单栏上选择“文件/打开”命令。●单击工具栏上的“打开”按钮。不管用哪种方式打开，都会弹出如图2.10的对话框，在“查找范围”下拉列表中选择数据库所在位置，在文件列表区域中选中要打开的数据库文件，单击“打开

”按钮打开数据库。2.1.2创建数据库图2.10“打开”对话框2.1.2创建数据库在打开数据库时，可以用以下四种方式：(1)共享方式打开数据库(2)独占方式打开数据库(3)只读方式打数据库(4)独占只读访问方式打开数据库2.2建立表Access的表用来存储数据，为数据库的其他对象如查询、窗

体的报表等提供数据，一个数据库中可以有多个相互关联的表。本节介绍Access的数据类型、建立表结构、字段属性设置和表之间的关系等内容。2.2.1Access的数据类型Access支持非常丰富的数据类型，因此能够满足各

种各样的信息系统开发需求。Access的数据类型有文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接和查阅向导等。2.1.2创建数据库1.文本型文本型是默认的数据类型，通常用于表示文字数据，例如姓名、地址等，也可以是不需要计算的

数字，例如邮政编码、身份证号、电话号码等，也可以文本和数字的组合。如实A302、文化路80号等。文本型的默认字段大小是50个字符，最多可达到255个字符。2.备注型备注型数据与文本型数据本质上是一样的，不同的是，备注型字段可以保存较长的数

据，它允许存储的内容可长达64KB个字符，通常用于保存个人简历、备注、备忘录等信息。2.1.2创建数据库3.数字型数字型数据表示可以用来进行算术运算的数据，但涉及货币的计算除外。在定义了数据型字段后，还要根据处理数据范围的不同确定所需的存储类型，例如整型、单精度型等，系统默

认的是长整型。4.日期/时间型日期/时间型数据用来保存日期和时间，该类型数据字段长度固定为8个字节。2.1.2创建数据库5.货币型货币型数据是一种特殊的数字型数据，和数字型的双精度类似，该类型字段也占8个字节，向该字段输入数据时，直接输入数据后，系统会自动添加货币符号和千位分隔符。使用货币数据

类型可以避免计算时四会五入，精确到小数点左方15位数据及右方4位数。6.自动编号型每一个数据表中只允许有一个自动编号型字段，该类型字段固定占用4个字节，在向表中添加记录时，由系统为该字段指定惟一的顺序号，顺序号可以是递增的或随机的。2.1.2创建数据库7.

是/否型该类型字段只包含两个值中的一个，例如是/否、真/假、开/关同，该类型长度固定为1个字节。8.OLE对象类型OLE是ObjectLinkingEmbedding的缩写，意思是对象的链接与嵌入，用于存放表中链接和嵌入的对象，这些对象以文件的形式存在，其类型可

以是Word文档、Excel电子表格、声音、图像和其他的二进制数据。在窗体或报表中必须使用绑定对象框来显示OLE对象，OLE对象类型数据不能排序、索引和分组。OLE对象字段最大可以为1GB。2.1.2创建数据库9.超级链接类型该字段以文本形式保存超级链接的地址，用来链接到文件

、WEB页、本数据库中的对象、电子邮件地址等，字段长度最多可达64000个字符。一个完整的超级链接地址最多有以下三个部分组成：①显示文本：表示在字段或控件中显示的文本。②地址：到达文件的路径，称为UNC，或到达页面的路径，称为URL。③子地址：在页面

和文件中的地址。10.查阅向导类型创建允许用户使用组合框选择来自其他表和来自值列表的字段，在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义。2.2.2表的建立Access的表由表结构和表内容组成表的所有字段信息。创建表一般

需要两个步骤：一是建立表的结构，二是输入数据。表结构主要包含组成表的所有字段信息，字段信息中主要包含字段名称、数据类型、字段属性以及字段说明。(1)字段名称：用于标识表中的一列，即数据表中的一列称为一个字

段，而每一个字段均具有惟一的名字，称为字段名称。2.2.2表的建立字段名称的约束规则主要包括以下几点：字段名称可以包含字母、汉字、数字、空格(只能用在字段名称中间，不能以空格开头)和其他字符。字段名称长度为1～64个字符，（一个汉字算一个字符）字段名

称中不能包含点（.）、惊叹号（！）、方括号（[]）、先导空格或不可打印的符号（如回车换行符）。应避免字段名过长，最好使用便于理解的名字。2.2.2表的建立(2)数据类型：一个数据表中的同一列数据必须具有相同的数据特征，称为字段的数据类

型。(3)字段属性：数据表中的字段对象具有其他的一些属性，这些属性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。如字段大小、格式、有效性规则、有效性文本、索引等。(4)字段说明：字段说明会出现在数据表视图窗口的状态栏中，以后浏览表时，只要光标进入添加了字段说明的列中，状态栏上就会显

示该字段的说明信息，帮助使用者更好的理解该字段的组成特征。2.2.2表的建立在Access中建立表的方法通常有以下三种：使用表向导创建表通过直接输入数据方式创建表使用设计器创建表2.2.2表的建立例2.3使用数据表向导创建一个联系人表具体操作步骤如

下：(1)双击“使用向导创建表”选项，打开“表向导”对话框；图2.12表向导对话框之一2.2.2表的建立(2)在图2.12所示的“表向导”对话框中，从Access提供的“商务”和“个人”两类示例表中选择合适的表

来帮助完成表的创建工作。本例中选择左侧商务类“示例表”中的“联系人”表，从中间“示例字段”列表中选择需要的字段，单击单选按钮将其添加到右侧“新表中的字段”列表中（或单击全选按钮，选择所有的字段）2.2.2表的建立(3)如果出现在“新表中的字段”中某个字段的

名称不合适，可以先选中那个字段，再单击其下的“重命名字段”按钮，打开“重命名字段”对话框，在“重命名字段”文本框中可以更改字段的名称，（如将“联系人爱好”改为“联系人业余爱好”），如图2.13所示。输入新字段名后单击“确定”按钮，即可完成对一个字段名的修改。图2.13“重命名字段”

对话框2.2.2表的建立(4)单击“下一步”按钮，进入“表向导”的第二步，为当前创建的表进行命名和指定主键，本例中使用系统默认的表名“联系人”，并选中“是，帮我设置一个主键（Y）。”单选按钮，如图2.14所示。图2.14表向

导对话框之二2.2.2表的建立(5)单击“下一步”按钮，切换到“表向导”的最后一步，表向导提示用户选择向导完成之后的动作。有三个选择：“修改表的设计”、“直接向表中输入数据”和“利用向导创建的窗体向表中输入数据”，本例选中“直接向表中输入数据”单选按钮，如图2.15

所示。图2.15“表向导”对话框之三2.2.2表的建立(6)单击“完成”按钮即可完成字段结构的创建，进入如图2.16所示的数据输入窗口。图2.16用表向导创建完表后的数据输入窗口利用表向导创建数据表比

较方便、快捷，由于受到示例表的限制，会影响到表的设计，可以使用表向导创建表以后，再通过设计视图设置表字段的常规属性和查阅属性等。2.2.2表的建立2.通过直接输入数据的方法创建表Access2003已经预先为用户准备了一个空表的模板，称为数据表视图，用

户通过输入数据创建表是指直接向该空表输入数据，系统会根据用户所输入的数据确定新表的字段数以及各字段的数据类型。例2.4在数据库“学生管理系统”中，通过直接输入的方式创建一个“常用联系电话”表。操作步骤如下：2.2.2表的建立(1)在数据库“学生管理系

统”的表对象窗口，双击“通过输入数据创建表”或单击工具栏上的“新建”按钮，打开“新建表”对话框，选择“数据表视图”选项，单击“确定”按钮，即可进入“数据表视图”窗口，如图2.17所示。图2.17“数据表视图”的数据输入窗口2.2.2表的建立(2)在图2.16所示的空表中直接输入数据

。Access系统在此空表中共设置了10个数据列，并采用默认字段名称：字段1、字段2、字段3、……字段10。当设计表的字段多于10时，不能采用此方法。可以采用两种方法直接修改字段名称：双击字段，字段名变为黑色区域时即可输入新字段名称；

右击字段名，在弹出的快捷菜单中选择“重命名列”命令，输入新字段名称。2.2.2表的建立(3)保存表。输入数据后单击工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”的对话框，输入表的名称，单击“确定”按钮后，会弹出添加主键的对话框，单击“是”按钮，得到如

图2.18所示的数据表视图结果。图2.18“常用联系电话”数据表视图窗口2.2.2表的建立3.使用设计器创建表“使用设计器创建表”相对于前两种方法更方便、直观和易于掌握，是最重要、最常用的创建表的方法。使用表设计视图创建表是建立表的框架结构，并不包括向表中输入数据记录。

例2.5使用表设计器，在数据库“学生管理系统”中创建“学生信息”表，“学生信息”表的结构如表2.1所示2.2.2表的建立表2.1学生信息表的结构字段名称数据类型字段大小主键不允许为空学号文本11姓名文本10性别文本1出生日期日期籍贯文本50政治面貌文本10班级编号文本6入学分数数字整

型简历备注照片OLE对象电子邮箱超链接2.2.2表的建立操作步骤如下：(1)打开例2.2创建的“学生管理系统”数据库，在数据库“表”对象窗口中双击“使用设计器创建表”，即可打开表的设计器窗口，如图2.19所示。图2.19表设计视图窗口2.2.2表的建立(2)根据表2.1中的各字段名称、数据类型、字

段大小、小数位数和索引类型等内容，依次输入或进行选择。例如，“学号”字段的设置方法为：在“字段名称”列下输入“学号”，在对应行“数据类型”列的下拉列表中选择“文本”选项，在下部的“字段大小”属性栏中输入“11”（文本类型的字段大小默认为“

50”），如图2.20所示。2.2.2表的建立图2.20表中字段的输入与设置窗口2.2.2表的建立(3)另起一行，输入或选择下一个字段的相关内容，直至表2.1中的所有字段输入完毕，如图2.21所示。图2.21输入表2.1中所有字段后的表

的设计器窗口2.2.2表的建立(4)设置主键。表2.1中要求将“学号”设置为主键（单一字段设置为主键），设计主键的方法有两种，一是在表设计视图中左键单击要设置为主键的字段行，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令

；二是在表设计器视图中，先选中要设置为主键的字段行，再单击工具栏上的“主键”按钮。2.2.2表的建立(5)单击表设计器的“关闭”按钮，弹出“是否保存对表‘表1’的设计的更改？”对话框，如图2.22所示

。图2.22“是否保存对表‘表1’的设计更改?”对话框2.2.2表的建立(6)单击“是”按钮，弹出“另存为”对话框，在“表名称”文本框中输入“学生信息”，如图2.23所示。图2.23“另存为”对话框2.2.2表的建立(7)单击“确定”按钮，完成表“学生”结构的创建

工作，返回到数据库窗口，“表”对象列表中增加了一个对象“学生信息”，如图2.24所示。图2.24增加了表对象“学生信息”的数据库窗口2.2.2表的建立创建表结构时注意事项：①在字段名称栏中输入表包含的所有字段名称（为必填项），字段名称

应量简明扼要，要符合本节介绍的约束规则。②在数据类型栏中选择与该字段相对应的数据类型（为必选项）。对于每一个字段名称都要为其选择一个明确的数据类型。Access2003为数据表提供了10种数据类型，它们是文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接和查阅向导

。2.2.2表的建立③数据类型选择方法是：单击对应字段的数据类型列，即激活数据类型选项，系统默认是“文本”型，单击该栏右侧出现的下拉箭头，弹出10种数据类型选择列表，从中选择一种需要的类型。④在说明栏中输入对应该字段的一些解释和注释信息（为可选项），这不是必需的，用户可以输入适当的

注释，尤其对于一些具有构造特征的字段，该说明会出现在数据表视图窗口的状态栏中。在以后浏览表时，只要光标进入添加了字段说明的列中，状态栏上就会显示该字段的说明信息，从而帮助使用者更好地理解该字段的组成特征。如图2.25所示。2.2.2表的建立图

2.25状态栏上显示的字段说明信息2.2.2表的建立⑤设置主键（为必选项）。“课程信息”的主键为字段“课程号”，为了防止数据表中重复数据记录的出现，Access2003提供了主键功能。主键又称为主关键字，是数据表中一个或者多个字段的组合。主键的作用是用来区分表

中各条数据记录，使得设置的字段数据不出现重复。一个数据库中的若干个表通常都是通过表的主键来建立它们之间的关系的。2.2.2表的建立⑥建立相关字段的索引（为必选项）。索引的主要作用是加速记录的检索速度。设置表的主键以防止数据记录的重复，其核心就是

索引技术（主键就是主索引），索引既可以按时单个字段建立索引排序，也可以按照多个字段（最多10个）的有序组合建立索引排序。⑦设置字段的特殊属性（为可选项）。用户可以针对表中的不同字段以及不同的字段类型，设置不同的字段属性，包括大小、格式、输入掩码、标题、默认值、有效性规则、有效性文本等。2.2.

3向表中输入数据例2.5中在“学生管理系统”数据库中创建了表“学生信息”，“学生信息”表只是建立起表的框架结构，表中并没有数据记录，参照表2.2，输入“学生信息”表的数据，在输入过程中，可以完全手动输入，也可以使用复

制、粘贴等修改技巧，以提高输入速度。2.2.3向表中输入数据表2.2学生信息表学号姓名性别出生日期籍贯政治面貌班级编号入学分数2009010101李雷雷男1988年10月12日吉林党员0901015602009010102刘大刚男1989年6月7日辽宁团员090101576

2009010103王美女1987年5月21日河北党员0901015502009010201张悦明男1989年12月22日湖北团员0901026012009010202王林女1987年1月2日湖南党员0901025802009020101张可女1990年9月3日湖南团员0902015952

009020201林立峰男1985年3月5日河南党员0902016102009020202王岩男1991年10月3日河南团员0902015972009030101张明利女1990年5月30日广东群众0903016002009030102李佳宇女1990年11月12日江苏无党泒0

903025692.2.3向表中输入数据1.数据的录入例2.6将表2.2的数据输入到“学生信息”表中。操作步骤如下:(1)在数据库窗口中，双击“表”对象“学生信息”，或单击“表”对象“学生信息”，单击工具栏上的“打开”按钮，打开“数据表视图”。(2)在“

数据表视图”中输入数据。(3)单击“保存”按钮保存输入的数据。(4)关闭“数据表视图”窗口，结束输入操作。2.2.3向表中输入数据2.输入数据时的注意事项：(1)主键由于表设置了主键，主键的主要作用是防止表中主键字段出现重复，对

于单一的字段主键来说，比较容易判断是否出现了主键的重复，比如“学号”，如果输入了与表中已存在的学号，即被判定为主键重复，当光标移开时，Access系统会出现警告信息，直到学号修改为不重复的为止。2.2.3向表中输入数据(2)“日期/时间”型数据

的输入方法。例如要在“学生信息”表中输入“出生日期”字段输入1990年5月30日，可以有以下几种输入方法，保存结果都相同。“1990-5-30”或“1990/5/30”或“90-5-30”或“5-30-87”或

“30-5-90”等。只有当输入的“日期/时间”型数据超出了正确值范围，才会出现错误的提示信息。2.2.3向表中输入数据(3)备注型字段的输入方法。例如，在“学生信息”表中，“简历”字段为“备注”型字段，当光标移入其中并输入内容时，随着输入内容长度的不

断增加，前面输入的内容会自动隐藏（但不会丢失）。如果想展开该字段并对其进行编辑，可以单击该字段，按下Shift+F2键，弹出“显示比例”对话框，如图2.26所示，在对话框中可以输入数据，也可以单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，设置“显示比例”对话框中文字的显示效果，输入完毕后

，单击“确定”按钮，即可把输入的数据保存到字段中。2.2.3向表中输入数据图2.26“显示比例”对话框2.2.3向表中输入数据(4)“是/否”类型的数据输入方法在数据表中，“是/否”类型的数据字段上显示的是一个复选框，选中复选

框表示输入“是”，没有选中表示输入“否”。(5)“OLE对象”数据的输入方法OLE对象字段用来存储图片、声音、Word文档、Excel文档和其他类型的二进制数据。OLE对象类型字段数据输入步骤如下：①在“数据表视图

”中，单击要输入的OLE对象；②选择“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框；2.2.3向表中输入数据③在“插入对象”对话框中，选择“由文件创建”单选按钮，单击“浏览”按钮，选择一个已存储的文件对象；如图2.27所示。④单击“确定”按钮

即可将选中的对象插入到字段中。图2.27“插入对象”对话框2.2.3向表中输入数据(6)“超链接”型数据的输入方法。在“学生信息”表中，“电子邮箱”即为“超链接”数据类型，当光标移入其中并输入内容时，会

出现一条下划线始终伴随着输入的内容，当输入完毕后再次将光标移至该字段时上方时，就会出现超链接的手形标志，单击即可打开链接地址（网络连接正常情况下）。2.2.3向表中输入数据(7)“查阅向导”数据类型的输入方法。查阅向导是系统为用户所提供的一种帮助向导。利用查阅向

导，用户可以方便地把字段定义为一个组合框，并定义列表框中的选项，这样便于统一地向数据表中添加数据，具有“查阅向导”数据类型的字段建立了一个字段内容列表，并在列表中选择所列内容作为添入字段的内容。使用查阅向导可以显示两种列表中的字段：从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询的所有更新都将反映在列

表中；存储了一组不可更改的固定值的列表。2.2.3向表中输入数据在“设计视图”中建立“查阅”字段的操作过程如下：①在“设计视图”中打开相应数据库的表。②选择执行下列操作之一：如果要在表中插入新字段，单击要在其下方插入字段的行，然后执行“插入行”的命令；如果要将字段添加

到表的结尾时，单击第一条空行。在“字段名称”列中，键入新字段的名称。如果要使用“查阅”字段的外部关键字字段已经存在，单击选中此字段的行。例如，如果在“学生信息”表中已经存在定义过的“政治面貌”字段，并且要

将它改变为“查阅”字段来显示“学生信息”表中学生的政治面貌，先要单击选中“学生信息”表中的“政治面貌”字段。2.2.3向表中输入数据③在字段的“数据类型”列中，从下拉式列表中选择“查阅向导”。这时系统会启动如图2.28所示的

“查阅向导”对话框。（此处我们以建立“学生信息”表中“政治面貌”字段为例来介绍“查阅向导”对话框使用）。④在如图2.28所示的对话框中单击“自行键入所需的值”选项。2.2.3向表中输入数据图2.28“查阅向导”对话框2.2.3向表中输入数据⑤单击“下一步”按钮会出现另一个对话框，在字段列表窗口中输

入创建“查阅”字段的列表内容。输入完毕的列表内容如图2.29所示，单击“下一步”按钮。图2.29自定义记录列表对话框2.2.3向表中输入数据⑥在如图2.30所示的对话框中输入创建的“查阅”字段的标题（本例命名为“政治面貌”）

。单击“完成”按钮结束创建工作。图2.30自定义记录列表对话框2.2.4字段的属性设置在定义字段的过程中，除了定义字段名称及字段的类型外，还需要对每一个字段进行属性说明，在表的设计视图中，只要将鼠标定位于字段区域的一个字段中（光标在该字

段的哪一列中都可），或用鼠标选定整个字段行，设计视图下方的“常规”和“查阅”两个选项卡中显示的就是该字段当前的全部属性情况。对字段的属性设置或修改也是在这两个选项卡中进行。2.2.4字段的属性设置1.字段大小使用“字段大小”属性可以设置“文本”、“数字”或“

自动编号”类型的字段中可保存数据的最大容量。“文本”类型的数据：其“字段大小”可设置从0到255之间的一个数字作为其字段长度的最大值，默认为50。“数字”类型的数据：其“字段大小”属性的设置及其值将按表2-1中的说明进行匹配。“自动编号”类型的数据：其“字段大小”

属性可设为“长整型”或“同步复制ID”。2.2.4字段的属性设置表2-3数字类型的“字段大小”属性设置设置数据范围小数位数所占字节（B）字节0～255无1整型-32768～32767无2长整型-231～231－１无4单精度型-3.4×1038～3.4×103874双精度型-1.797×10

308～1.797×103081582.2.4字段的属性设置对“字段大小”属性的几点说明：(1)在设置一个字段的“字段大小”属性时，并不是设置的越大越好，应坚持“够用即可”的原则，较小的数据处理的速度更快，需要的内存空间更少。(2)如果在一个已

包含数据的字段中，将“字段大小”的值由大变为小时，可能会产生丢失数据现象。(3)如果“数字”数据类型字段中的数据大小不适合新的“字段大小”设置，小数位数可能被四舍五入，或得到一个NULL值。例如，如果将单精度数据类型变为整形，

则小数位数将四舍五入为最接近的整数，如果值大于32767或小于-32768都将成为空字段。(4)在表设计视图中，保存对“字段大小”属性的更改之后，无法撤销由更改该属性所产生的数据更改。2.2.4字段的属性设置2.格式“格

式”属性可以指定字段数据的显示格式。“格式”设置对输入数据本身没有影响，只是改变数据输出的样式。若要让数据按输入时的格式显示，则不要设置“格式”属性。“格式”有预定义格式和自定义格式两种类型。预定义格式设置方法比较简单，只要从下拉列表中选取

即可，适合于大多数应用领域对数据的一般要求；自定义格式的设置方法比较麻烦，适合于熟练用户对某些有特殊要求的字段数据进行细致的格式设置。2.2.4字段的属性设置Access2003提供的10种数据库类型中，自动编号、数字、货币、日期/时间、是/否5种数

据既可以进行预定义格式设置，又可以进行自定义格式设置；文本、备注、超链接3种数据类型只可以进行自定义格式设置；OLE对象没有“格式”属性。2.2.4字段的属性设置（1）自动编号、数字、货币数据类型的预定义格式选项如图2.31所示。图2.31自动编号、数字、货币类型的预定义格式2.2.4字段的

属性设置（2）“日期/时间”类型的预定义格式如图2.32所示。图2.32日期/时间类型的预定义格式2.2.4字段的属性设置（3）“是/否”类型的预定义格式选项如图2.33所示。图2.33是/否类型的预定义格式Access2003使用一个复选框类型的控件

作为“是/否”数据类型的默认控件。“是/否”类型提供了Yes/NO、True/False、On/Off预定义格式，其中Yes、True、On是等效的，No、False、Off是等效的。2.2.4字段的属性设置

2.2.4字段的属性设置3.输入掩码输入掩码用于设置字段中的数据格式，可以控制用户按指定的格式在文本框中输入数据，输入掩码主要用于文本型和日期/时间型字段，也可以用于数字型和货币型字段。“格式”属性是限制数据输出的格

式，“输入掩码”属性是控制数据的输入格式。如果同时作用“格式”和“输入掩码”属性，它们的结果不能冲突。2.2.4字段的属性设置例2.6将“学生信息”表中的“出生日期”字段设置输入掩码属性为长日期输入掩码的操作方法：①在“学生信息”表的设计视图中，选择“出生日期”字段；②单击“输入掩码”属性右

侧的按钮，打开“输入掩码向导”对话框，如图2.34所示。2.2.4字段的属性设置图2.34输入掩码向导之一2.2.4字段的属性设置③在该对话框的“输入掩码”列表框中选择“长日期”，单击“下一步”按钮，打开向导的第二个对话框，如图2

.35所示。图2.35输入掩码向导之二2.2.4字段的属性设置④在弹出的对话框中可以保持设置不变，可以尝试体验输入掩码，也可以更改占位符。⑤占位符是指未输入数据时该位所显示的符号。在输入数据后占位符被输入的数据替换。⑥单击“下一步”按钮，打开“输入掩码向导”的第三个

对话框，在该对话框中显示提示信息，不需要用户输入信息，单击“完成”按钮返回表的设计视图。即可看到向导生成的出生日期字段的输入掩码格式：“9999年99月99日;0;_”。2.2.4字段的属性设置表2-4输入掩码属性中使

用的格式符格式符含义0必须输入0～9的数字9可以选择输入0～9的数字或空格#可以选择输入0～9的数字、空格、加号、减号L必须输入字母A～Z或a～z？可以选择输入字母或数字A必须输入字母或数字a可以选择输入字母或数字&

必须输入任意字符或一个空格C可以选择输入任意字符或一个空格.:;-/小数点占位符及千位、日期、时间的分隔符<将所有的字符转换为小写>将所有的字符转换为大写!使输入掩码从右到左显示\使接下来的字符以原义字符显示。“文本”用双引号括起来希望用户看到的任何文本密码在表或窗体的设计视图中，将“

输入掩码”属性设置为“密码”，会创建一个密码输入框，当用户在该框中键入密码时，Access会存储这些字符，但是会将其显示为星号（*）2.2.4字段的属性设置表2-5输入掩码格式符示例输入掩码定义允许值示例0000-000000000371-665191859999-99-99

1992-12-01，1993-2-1#9999-1000，50000>L??L?00L0CHINA68Y90000/99/992012/04/20L000A302，B5080000\年99\月99\日2012年4月20日“010-”00000000010-1234567

84.默认值“默认值”属性可以指定添加新记录时自动输入的值，通常在表中某字段数据内容相同或含有相同部分时使用，可以简化输入，提高输入速度。2.2.4字段的属性设置5.有效性规则和有效性文本“有效性规则”属性是对输入到记录中本字段的数据进行约

束，当系统发现输入的数据违反了有效性规则的设置时，可以定义“有效性文本”属性，有效性文本属性值将操作错误提示信息显示给用户。有效性规则可以包含表达式、返回单个值的函数。在创建有效性规则时，主要使用表达式来测试数据。2.2.

4字段的属性设置例2.7设置“学生信息”表中的性别字段的有效性规则为男或女，有效性文本为“请输入男或女！”。操作方法如下：①在“学生信息”的设计视图中，单击“性别”字段；②设置性别字段的有效性规则为：“男Or

女”；③设置性别字段的有效性文本为“请输入男或女！”④单击“关闭”按钮，保存所作的修改。设置结果如图2.36。2.2.4字段的属性设置图2.36性别字段的有效性规则和有效性文本设置2.2.4字段的属性设置例2.8设置“学生成绩”表中的成绩字段的值为0～100之间。操作方法如下：①在“学生成绩

”的设计视图中，单击“成绩”字段；②设置成绩字段的有效性规则为：“>=0And<=100”；③设置成绩字段的有效性文本为“请输入0～100之间的数值！”④单击“关闭”按钮，保存所作的修改。设置结果如图2.37。2.2.4字段的属性设置图2.37成绩字段的有效性

规则和有效性文本设置2.2.4字段的属性设置6.标题字段名称在通常情况下就是字段的显示标题，标题属性可以给字段名称另起一个标题专门用于显示。7.必填字段“必填字段”属性有“是”和“否”两个取值。当取值为“是”时，表示必须填写本字段，不允许该字段数据为空；当取值为“否”时，表示可以不填写本

字段数据，允许该字段为空。2.2.4字段的属性设置8.索引索引可以提高字段搜索和排序的速度。“索引”属性有三个选项：无：表示无索引，这是默认的选项。有（有重复）：该索引允许有重复值。有（无重复）：该索引不允许有重复值。9.允许空字符串“允许空字符串”属性仅用来设置文本字段，只有“是”和“否

”两个取值。当取值为“是”时，表示允许该字段数据为空字符串；当取值为“否”时，表示不允许该字段数据为空字符串。2.3表的维护2.3.1打开/关闭表在进行表操作之前要打开相应的数据表，完成操作后还要关闭所有的表。1.打开表根

据表操作的不同，可以分别在“设计视图”和“数据表视图”中打开表，还可以在这两种视图之间进行切换。(1)在“设计视图”中打开表在数据库窗口中单击某个表，然后单击窗口中的“设计”按钮，就可以在“设计视图”中打开该表，在“设计视图”中可以修改表结构信息。2.3.1打开

/关闭表(2)在“数据表视图”中打开表在数据库窗口中双击要打开的表，就可以在“数据表视图”中打开该表。在“数据表视图”中可以进行表记录的输入、修改和删除等操作。(3)在两种视图之前间的切换单击工具栏上的“视图”按钮可以在两个视图之间切换。2.3.1打开/关闭表2.关闭表对表的操作完成之后，

要将打开的表关闭，方法如下：单击视图窗口右上角的“关闭”按钮。执行“文件/关闭”命令。在关闭表时，如果对表的结构或记录进行过修改并没有保存，Access会弹出一个提示保存的对话框，如图2-38所示。单击“是”按钮保存修改，单击“否”按钮放弃修改，单击“取消”按钮取

消关闭操作。图2.38保存提示对话框2.3.2修改表结构修改表结构的操作主要包括添加字段、修改字段、删除字段、重新设置主键（主关键字）、设置字段属性、移动字段的位置等。修改表结构只能在“设计视图”中完成。2.3.2修改表结构1.添加字段添加新字段的方法是：在表“设计视图”中，将光标移动到

要插入字段的位置上，然后单击“表设计”工具栏上的“插入行”按钮，或在右击的快捷菜单中选择“插入行”命令，在添加的新行中输入字段名称，选择字段的数据类型并设置字段的属性。注意：在表中添加一个新字段时不会影响其他字段和现有数据，但对于利用该表建立的查询、窗体

或报表来说，新字段是不会自动加入的，需要人工添加。2.3.2修改表结构2.修改字段修改字段包括修改字段名称、数据类型、说明、属性等。修改字段也是在“设计视图”中完成的。特别需要注意的是：修改、更换字段的数据类型，有时会造成表中数据不可逆转的丢失或改变，因此，要在充分做好表数

据备份的前提下才能进行修改操作。2.3.2修改表结构3.删除字段可以将表中不需要的字段删除。删除某一个字段的方法是：(1)在表“设计视图”中，将光标移动到要删除字段的位置上(2)单击“表设计”工具栏上的“删除行”按钮，或在右击弹出的快捷菜单中选择“删除行”命令，会弹

出如图2.39所示的警示对话框。图2.39删除字段行时的警示信息2.3.2修改表结构(3)单击“是”按钮将永久删除该字段及其所有数据（是不能恢复的）。注意：当要删除的字段与其他表建立了关系时，会弹出如图2.40所示的警示对

话框，此次删除无效。图2.40删除带有关系的字段行时的警示信息2.3.2修改表结构(4)移动字段的位置在“设计视图”中打开相应的表，单击行选定器选择要移动的字段，用鼠标拖动被选中的字段行选定器。随着鼠标的移动，Access将显示一个细的水平条，将此水平条拖到字段要移动的指定位置的行即可。

(5)设置字段属性设置字段属性是修改表结构的一项重要的内容，其方法是：在表的“设计视图”中先选定将要设置属性的字段或将光标定位在该字段中，在“设计视图”下方的“字段属性”区相应的属性框中进行属性设置。2.3.2编辑表内容编辑表内容是对表中的数据记录的有操作，包括定位记录、选定记录、

添加记录、修改原有记录、删除记录以及复制字段中的数据等操作。编辑表内容的操作在“数据表视图”中完成。1.定位记录使用“数据表视图”中的记录导航按钮可以定位并浏览记录，导航按钮位于“数据表视图”窗口的底端，如图2-4

1所示。各导航按钮的功能如表2-6所示。图2.41导航按钮2.3.2修改表结构表2-6导航按钮按钮功能转到第一条记录转到上一条记录显示当前记录，输入要转到的记录编号，可以转到相应的记录转到下一条记录转到最后一条录在末

尾添加记录2.3.2修改表结构2.选定记录在“数据表视图”中，选定记录包括以下操作：(1)选定一行记录：单击记录选定器（记录左侧的小矩形）(2)选定一列：单击字段选定器（字段名按钮）(3)选定多行：选中首行，按下Shift键，再选中末行，则可以选中相邻的多行记

录。(4)选定多列：选中首字段，按下Shift键，再选中末列字段，则可选中相邻的多列字段。(5)选定整个字段：把鼠标指针移动到数据表中字段的左边缘，鼠标指针变为空心左指向箭头形状，单击鼠标即可选中整个字段

。2.3.2修改表结构3.添加记录在已建立的表中，添加新记录的方法是：(1)在“数据表视图”中，单击工具栏上的“添加新记录”按钮；(2)光标将定位于“数据表视图”窗口的最下面一行；(3)在新记录行上输入所需要的数据；此方法为连续添加记录方式。也可以直接将光标定位于“数据表视图”窗口中的最下面的带

有“*”的新记录行中，输入数据即可。4.修改记录在已经建立并输入了数据的表中修改数据是非常简单的，只要打开表的“数据表视图”窗口，将光标移动到要修改数据的相应字段处直接修改修改完毕后关闭表即可。2.3.

2修改表结构4.删除记录(1)删除表中的一条记录①在表的“数据表视图”中，单击要删除记录的记录选定器（记录最左边的小矩形）②单击工具栏上的“删除记录”按钮，或从右击弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令在弹出的如图2.42所示的警告对话框；③单击“是”按钮，删除记录操作完

成（该删除操作不能撤销）。2.3.2修改表结构(2)删除表中的多条记录①在表的“数据表视图”中，选定将要删除的多个记录行（可用鼠标拖动法或借助于Shift和Ctrl键的帮助）；②单击工具栏上“删除记录”按钮，或右击弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令，在弹出的如图2.43所示的

警告对话框；③单击“是”按钮，则删除多条记录的操作完成。2.3.2修改表结构6.复制数据在表的“数据表视图”窗口中，可以通过“复制”和“粘贴”操作来实现记录数据的输入与修改操作。(1)复制某个字段中的数据①选中该数

据②单击工具栏上的“复制”命令；③移动鼠标到目标位置，单击工具栏上的“粘贴”按钮，即可实现数据的复制操作（可多次粘贴）。2.3.2修改表结构(2)复制整个记录①选中该记录（单击该记录的选定器）；②单击“复制”按钮；③单击目标记录选定器；④单击工具栏上的“粘贴”按钮，即可实现整

个记录数据的复制操作（可多次粘贴）。2.3.2修改表结构(3)复制多条记录①选中要复制的记录；②单击工具栏上的“复制”按钮；③选定同等数量的目标记录；单击“粘贴”按钮，会出现出图2.44的提示信息；④单击“是”按钮，即可实现多个记录数据的复制操作。图2.44复

制多条记录的提示信息2.3.2修改表结构注意：复制并粘贴记录行的操作并不是所有表在任何情况下都能进行的。当表中设置了主键，或表中按某个字段建立了唯一的索引（索引属性为有（无重复）），或表中数据实施了“参照完整性”设置，则使用复制并粘贴记录行的操作基本上不能进行，多数情况下会得

到警告信息并导致复制粘贴失败。2.3.4调整表外观调整表外观的操作包括：调整行高和列宽、改变列的顺序、显示与隐藏列、冻结列和解除冻结列、设置数据字体、调整表中网格线样式以及背景颜色等。1.调整行高和列宽(1)调整行高。有两种方法可以调整行高。

拖动鼠标法：将鼠标移动到表左侧的任意两个记录选定器之间的中缝处，此时光标变成上下箭头形状，拖动鼠标至认为合适的行高后释放鼠标，得到变动后的行高。2.3.4调整表外观(2)使用菜单精确设定表的行高：将光标随意放入表中或随意选定表中的一行，选择“格式/行高”命令，弹出“行高”对

话框，如图2.45所示。也可以右击表中任一行左边的记录选定器，在弹出的快捷菜单中选择“行高”命令，同样打开“行高”对话框。图2.45行高对话框注意:“行高的设置将会对表中所有行生效，Access2003并不支持对一行或几行的行高进行个别设置。2.3.4调整表外观(2)调整列宽。调整列宽也有

两种方法。①使用鼠标拖动法，将鼠标移动到“数据表视图”窗口最顶行上的两列之间的中缝处，此时光标变成左中箭头形状，左右拖动鼠标可改变鼠标左侧一列的列宽。②使用菜单法精确设定表中某列的列宽：将光私服放入表中准备改变列宽的列内，或选定表中该列（方法是单击该列的标题区，

则整列变为选中的黑色），再选择“格式/列宽”选项，将会弹出“列宽”对话框，如图2.46所示。也可以右击表中某列的标题区，在弹出的快捷菜单中选择“列宽”命令，同样打开“列宽”对话框。在“列宽”文本框中输入合适的数值后单击“确定”按钮，即可改变该列的列宽。2.3.4调整

表外观图2.46列宽对话框注意：将光标定位于某一列内或选定某一列后设置的列宽仅对该列起作用，如果要同时设置相邻多列的列宽（设为相同的列宽），则需要选定这些相邻的列，方法是将鼠标移到第一个将要改变列宽的列标题区（此时光标变为一个向下的黑

色箭头），按住鼠标左键向右（或向左）拖动到将要改变列宽的最后一列，被选中的列均为黑色。再打开“列宽”对话框输入一个共同的列宽值即可。2.3.4调整表外观2.改变列的显示顺序操作方法如下：①选定要移动的列，选定的方法是单击该列的标题区，使整列变黑。②移动鼠标到

该列标题区，当鼠标形状变为空心的左指向箭头时，按住鼠标左键即可移动该列，当移动到合适位置后松开鼠标，移动列操作完成。注意：通过鼠标拖动法只能临时改变某列的显示顺序，并没有改变其在表“设计视图”中的实际字段顺序。2.3.4调整表外观3.显示与隐藏列(1)隐藏列。隐藏列的操作方法

有以下三种。①首先选定的需要隐藏的列（整列变黑）或将光标定位于需要隐藏的列中，选择“格式/隐藏列”，选定的列或光标所在的列被隐藏。②右击需要隐藏的列标题，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏列”命令，则选定的列被隐藏。2.3.4调整表外观③直接在“数据表视图”中，选择“格式/取消隐藏列”命令，打开“

取消隐藏列”对话框，如图2.47所示。当一个表中没有隐藏列时，该对话框中所有字段前面复选框均为选中状态，选中状态即为正常显示状态，如果想隐藏某一列，只要单击该对话框中那一列前面的复选框，使之成为非选定状态（复选框中没有对号）则该列立即被隐藏，可用

此法快速隐藏若干列。(2)取消隐藏列：打开“取消隐藏列”对话框，选中要取消隐藏的字段列(复选框中加上对号)，即可恢复该列。2.3.4调整表外观图2.47取消隐藏列对话框2.3.4调整表外观4.冻结列和取消冻结列在表的“数据表这视图”窗口中，有时因为列数太多需要经常左右拖动水平滚动条，这

样被关注的列就可能不在窗口视线内，Access2003提供了“冻结列”功能，可以让某列或某几列数据固定在窗口最左边，而不受左右拖动水平滚动条的影响，使得被关注的列永远保持在窗口视线之内。2.3.4调整表外观(1)冻结列。有两种操作方法：①选定需要冻结的列（整列变黑）或将光标定位于需要冻结

的列中，选择“格式/冻结列”命令，选定的列或光标所在的列自动移动到窗口最左边，当左可拖动水平滚动条时，该列保持不动，②右击需要冻结的列标题，在弹出的快捷菜单中选择“冻结列”命令，则选定的列被冻结。(2)解除冻结列：选择“格式/取消对所有列的冻结”命令（也可从右击弹出的快

捷菜单中选取），即可解除对所有列的冻结。2.3.4调整表外观(5)调整表中网格线样式及背景颜色在“数据表视图”中，选择“格式/数据表”命令，弹出“设置数据库表格式”的对话框，如图2.48所示。从该对话框中可以看出，一般表采用的默认设置是：单

元格效果为“平面”，在水平方向和垂直方向都显示网格线，背景色为白色，网格线为银白色等。用户可以根据自身需要，改变其中的某些属性。2.3.4调整表外观图2.48“设置数据表格式”对话框2.3.4调整表外观6.字体字号的设置

选择“格式/字体”命令，打开“字体”对话框进行设置即可注意：字体、字号等设置都是针对所有窗口数据而言的，并不能只改变某（几）个字段数据的字体、字号设置。2.4主键与索引索引是一种实现数据记录快速查询和

重新排序的重要技术。可以说正是因为Access数据库系统引入了索引技术，才使得利用Access数据库系统组织和管理宠大数据成为可能。在Access中，主键就是主索引，主键的作用可以用来区分表中各条数据记录，保证设置为主键的字段数据不出现重复，并能加速表中记录

的检索速度，提供多表之间建立关系的纽带。2.4.1主键主键又称主关键字，是数据表中一个或多个字段的组合，主键的作用就是用来区分表中各条数据记录，使得设置为主键的字段数据不出现重复。1.主键为单一字段当数据库中的某个

表存在一个能唯一标识一条记录的标志性字段时，这个标志性字段应设计为该表主键。如“学生信息”中的“学号”、“课程信息”中的“课程号”、“班级信息”中的“班级编号”等，都是表中的标志性字段，定义为各表的主键。2.4.1主键单一字段作为主键的两种设置方法如下：①

在表设计视图中右击要设置为主键的字段行，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令即可。②在表设计视图中，选中要设置为主键的字段行，单击工具栏上的“主键”按钮。选中字段行的方法：将鼠标移动到该字段的字段选择器（字段行最左边的小矩形）上方时光标变成一个黑色横向箭头，单击鼠标左键，则整个

字段行全部变成黑色即被选中。2.4.1主键两种方法的操作结果都是在此行最左边的字段选择器上出现主键标识，如图2.50中的“学号”字段即为“学生信息”的主键，以后在输入数据时，如果新添加记录中的学号与原有记录中的学号相同，系统就会发出记录重复的警告

，从而保证数据的唯一性。图2.50主键的设置2.4.1主键2.主键为多个字段的组合当一个表中任何一个字段都不能唯一标识一条记录时，可以将两个或更多的字段设置为主键。多个字段组合主键采用最少字段组合的原则，如果两个字段组合能唯一确定一条记录时，不能将该表

主键设置为3个主键，以此类推。多字段主键设置方法：在表设计视图中，选中要设置为主键的多个字段（可借助Shift或Ctrl键），单击工具栏上的“主键”按钮即可。3.主键的删除方法：在“设计视图”中打开相应的表，单击主键字段选择器，单击工具栏上的“主键”按钮，即可删除主键。2.4.2索引表中记录的

顺序是由数据输入的前后顺序决定的，为了能快速查找到指定的记录，通常需要建立索引加快查询的排序的速度。建立索引就是要指定一个字段或多个字段，按字段的值将记录按升序或降序排列，再按这些字段的值来检索。索引字段可以是文本、数字、货币、日期/时间类型，主键字段会自动索引，OLE对象和备注字段不能设置索引

。(1)创建单字段索引2.4.2索引例2.9对数据库“学生管理系统”中的表“班级信息”建立按字段“学院编码”的有重复索引。操作步骤如下：①在数据库“学生管理系统”的窗口，单击“表”对象下的“班级信息”表；②单击数据库窗口工具栏上的“设计”按钮，进入表的“设计视图”窗口；③单击

要创建索引的字段“学院编码”，在“常规”选项卡的“索引”属性下拉列表中选择属性值“有（有重复）”。④保存表，完成索引的创建。2.4.2索引(2)创建多字段索引例2.10在“学生信息”表中，设置“姓名”字段和“出生日期”字段为多字段索引。操作步骤如下：①进入表“学生信息”的设计视图窗口；②单击工

具栏上的“索引”按钮，打开表“学生信息”的“索引”对话框；③在“索引名称”列的空白行中输入索引名称为“姓名出生日期”；2.4.2索引④在“字段名称”列中，单击向下的箭头，选择索引的第一个字段“姓名”选项，默认第三

列的“排序次序”为升序，下方的索引属性值均保持默认；⑤在“字段名称”列的下一行选择第二个字段“出生日期”，索引名称列为空，第三列默认为升序，下方的“索引属性”为空。⑥关闭“索引”对话框，返回表的“设计视图”窗口，保存表的修改即可。设置结果如图2.51所示。2.4.

2索引图2.51“索引”对话框2.5表间关系的建立与修改表间关系是指两个表中各自有一个含义相同并且数据类型相同的字段（名称相同或不相同），通过这两个字段建立两个表之间的关系。这样可以保证表间的数据在编辑时保持同步。建立表间关系的字段在主表中必须是主键和设置为无重复索引，如果这个字段

在从表中也是主键并设置了无重复索引，则Access会在两个表之间建立一对一的关系；如果是无索引或有重复索引，则在两个表之间建立一对多关系。建立关系前，需要把相关数据表关闭。2.5.1建立表间的关系1.创建一对一关系例2.11创建“学生管理系统”中表“学生信息”与表“身份证信息”之间的一对

一关系。表“身份证信息”结构中只有两个字段“学号”和“身份证号”。操作方法如下：①在数据库“学生管理系统”窗口中，单击工具栏上的“关系”按钮或选择“工具/关系”命令，打开“显示表”对话框如图2.52所示。2.5.1建立

表间的关系图2.52“显示表”对话框2.5.1建立表间的关系②在“显示表”对话框中，双击表“学生信息”和“身份证信息”，即可把这两个表添加到关系窗口，如图2.53所示。关闭“显示表”对话框；图2.53关

系窗口2.5.1建立表间的关系③在图2.53中，将鼠标移动到表“学生信息”中的字段“学号”上，按下鼠标左键拖动到表“身份证号”中的“学号”字段上，松开鼠标，并在弹出的“编辑关系”对话框中选中“实施参照完整性”复选框。2.5.1建立表间的关系④单击“确定”按钮，即可建立两个表之

间的一对一的关系，如图2.55所示。图2.55一对一关系窗口2.5.1建立表间的关系2.创建一对多关系例2.12在数据库“学生管理系统”中创建表“学生信息”和“学生成绩”之间的一对多的关系操作步骤如下：①在数据库“学生管理系统”窗口中，单击工具

栏上的“关系”按钮或选择“工具/关系”命令，打开“显示表”对话框；②在“显示表”对话框中，双击表“学生信息”和“学生成绩”，即可把这两个表添加到关系窗口如图2.56所示，关闭“显示表”对话框；2.5.1建立表间的关系图2.56关系窗口2.5.1建立表间的关系在图2.56中，将鼠

标移动到表“学生信息”中的字段“学号”上，按下鼠标左键拖动到表“学生成绩”中的“学号”字段上，松开鼠标，并在弹出的“编辑关系”对话框中选中“实施参照完整性”复选框。2.5.1建立表间的关系④单击“确定”按钮，即可建立两个表之间的一对多的

关系，如图2.58所示。图2.58一对多关系窗口2.5.2设置参照完整性参照完整性是在输入和删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。参照完整性规则包括级联更新相关字段和级联删除相关记录两个规则。如果实施了参照完整性，则当添加

或修改数据时，Access会按照所建立的关系来检查数据。若违反了这种关系，就会显示出错信息且拒绝这种数据操作。参照完整性是一个规则系统，Access使用这个系统来确保相关记录之间关系的有效性，并且不会意外地删除或更改相关数据。在建立关系的两个表中，如果建立关系的字段是单一字段主键或者是

建立了唯一索引，称该表为主表，否则为相关表。1.实施参照完整性后主表、相关表操作应遵循的规则①不能将主表中没有的键值添加到相关表中。②不能在相关表存在匹配记录时删除主表中的主键字段值③不能在相关表存在匹配记录时更改主表

中的主键字段值。实施参照完整性后，对表中主键字段进行操作时，系统会紧盯对主键字段进行的任何操作，看看该字段是否被添加、修改或删除。如果对主键字段的修改违背了参照完整性的要求，就会显示出错信息且被拒绝这种数据操作。2.“级联更新相关字段”选项在“编辑关系”对话框

中，只有选中“实施参照完整性”复选框后，“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录”两个复选框才可以使用，而在没有选中“实施参照完整性”复选框之前，这两个复选框为灰色不可用状态。如果没选中“级联更新相关字段”复选框，就

不能在相关表中存在匹配记录时修改主表中主键字段的值。如果选中“级联更新相关字段”复选框，则无论何时修改主表中主键字段的值，Access都会自动在所有相关记录中将主键值更新为新值。从而保证它们之间的关系不会断裂。3.“级联删除相关记录”选项如果没选

中“级联删除相关记录”复选框，则不能在相关表中存匹配记录时删除主表中的记录。如果选中“级联删除相关记录”复选框，则在删除主表中的主表中的记录时，Access将会自动删除相关表中的记录。2.5.3删除或修改表间关系1.删除关系要删除一个关系的前提是表处于关闭状态，即不能删除已打开的表

之间的关系。删除关系的两种方法如下：①单击所要删除关系的关系连线（当选中时，关系线会变成粗黑），按Delete键；②右击关系连线，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令；无论使用哪种方法，都会弹出删除关系确认对话框，如果单击“是”按钮，则选中的关系被

删除，否则将不执行删除操作。2.5.3删除或修改表间关系2.修改关系修改一个关系的前提也是要求表处于关闭状态，即不能修改正处于打开状态的表之间的关系。进入编辑关系窗口的方法有以下两种：①双击要编辑的关系的关系连线

；②右击关系连线，在弹出的快捷菜单中选择“编辑关系”命令。2.5.4查看表间关系1.查看数据库的表间关系：选择“工具/关系”命令，即可打开“关系”窗口。2.隐藏表和关系：在“关系”窗口中，右击要隐藏的表，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏表”命令，该表以及与该表相连

的所有关系都被隐藏。2.6表的其他操作2.6.1复制表的操作在学习数据库操作的过程中，对于已经输入了大量数据记录的表制作数据备份至关重要。在进行更改表中的数据、向表中追加数据之前，将原表通过复制粘贴操作留下数据备份，属于数据库管理的常规操作，是一种良好的习惯。复制表的操作如下

：①打开数据库窗口，选中要复制的表。②单击工具栏上的“复制”按钮，或右键单击选中的表，在快捷菜单中选择“复制”命令，或执行快捷键Ctrl+C。2.6.1复制表的操作单击数据库工具栏上的“粘贴”命令，或在数据库窗口按鼠标右键，在弹出的或快捷菜单中选择“

粘贴”命令，或执行快捷键Ctrl+V，会弹出如图2.60所示的对话框。在“表名称”文本框中输入复制表的名称，在下面的三个“粘粘选项”中选择其中一项。图2.60“粘贴表方式”对话框2.6.1复制表的操作①选中“只粘贴结构”选项，表示复制的表为一张具有原

来结构的的空表（没有记录）。②选中“结构和数据”选项，表示复制得到的表和原表具有同样的结构和记录，这是复制表的默选项。③选中“将数据追加到已有的表”选项，表示只把原表中的数据复制到输入的表名中去，此时输入的表名应该是已经存在的某个表名。④单击“确

定”按钮，就完成了复制表的操作。如果在“粘贴选项”中选中的是前两项之一，则在数据库的“表”对象窗口中，将会看到复制后的表文件名称。2.6.2删除表操作①打开数据库窗口，选中要删除的表②按键盘上的“Delete”键；或右击选中

的表，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，此时会弹出如图2.61所示的删除表操作警示窗口，单击“是”按钮，则选中的表即被删除（此时如果发现误删除，单击“撤销”按钮可以恢复删除的表）图2.61删除表操作中的警示信息窗

口2.6.3重命名表操作重命名表操作步骤如下：①打开数据库窗口，选中要重命名的表；②再次单击该表；或右击要重命名的表，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，或按功能键“F2”，这时的表名称会变成一个输入框，输入新的表名，按回车键即可完成重命名的操作。2.6.4查

找或替换数据操作在数据库的某个表中查找或替换数据的方法有很多，不论是查找特定的数值、一条记录还是一组记录，可用的方法有如下几种：1.直接查找打开表的“数据库视图”方式，通过上下左右的拖动滚动条，直接在窗口中查找。2.使用记录导航仪查找如果已知记录编号，可在“数据表视

图”窗口下方的记录导航仪的编号框中输入记录编号，按回车键即可快速定位于输入的记录编号处。2.6.4查找或替换数据操作3.使用“查找”对话框使用“查找”对话框，可以查找字段中特定的值。“查找”对话框的使用方法如下：(1)在表的“数据表视图

”窗口中，首先将光标定位于要查找的数据所处的字段内，例如要查找“学生信息表”表中的字段“姓名”的内容，则将光标放放置在“学生信息表”的“数据表视图”窗口中的“姓名”列内。(2)单击工具栏上的“查找”命令或选择“编辑/查找”命令，打开“查找和替换”的对话框，如图2.62所

示。2.6.4查找或替换数据操作图2.62“查找和替换”对话框2.6.4查找或替换数据操作“查找和替换”对话框的属性设置如下：①“查找范围”选项：可选择单个字段或整个表。由于打开对话框之前光标已经在“姓名”列内，所以默认显示的就是“姓名”字段。②“匹配”选项：有“字段任何部分”、“

整个字段”和“字段开头”三个选项，默认选项是“整个字段”。该选项在查找数据时经常需要改变选择，经常选为“字段的任何部分”，也常常使用“字段开头”选项。③“搜索”选项：有“向上”、“向下”和“全部”三种搜索方式，通常使用默认选项“全部”。④“区分大小写”复选框：选

中则区分大小写，没选中则不区分大小写。2.6.4查找或替换数据操作(3)在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，并设置查找属性。例如输入“李雷”，并设置下面的“匹配”选项为“字段的任何部分”，其余属性保留默认状态，如图2.63所示。在输入查

找内容时，如果不完全知道要查找的内容，可以在“查找内容”文本框中使用通配符来指定要查找的内容。图2.63“查找和替换”对话框2.6.4查找或替换数据操作(4)单击“查找下一个”按钮，开始查找输入的内容。如果找到，则光标定位于找到的记录；再单

击“查找下一个”按钮，光标定位于找到的下一个记录，直到搜索完毕，弹出如图2.64所示的警示信息。如果没有找到输入内容（字段内不存在输入的内容），则直接弹出如图2.59所示的警示信息。图2.64警示信息对话框2.6.4查找或替换数据操作2.替换数据操作有时需要对表中多

处数据进行统一替换修改，可使用“查找替换”对话框中的“替换”选项卡进行统一替换操作，操作方法如下：(1)在表的“数据表视图中”窗口中，先将光标定位于要替换数据所处的字段内，例如，要将“学生信息表”中字段“姓名”内容“李雷”替换为“李雷雷”，则将光标置于

“姓名”字段内。2.6.4查找或替换数据操作(2)单击工具栏上的“查找”按钮或选择“编辑/查找”命令，打开“查找和替换”对话框，选择“替换”选项卡，并在“查找内容”文本框中输入查找内容“李雷”，在“替换为”文本框中输入替换内容“李雷雷”，如图2.65所示。图2.65“查找与替换”对话框2.6.4查

找或替换数据操作(3)单击“查找下一下”按钮，光标定位于找到的第一条记录，单击“替换”按钮，则该条记录已被替换，光标同时定位于下一条满足查找内容的记录，继续单击“替换”按钮直至全部替换完毕。也可在找到第一条符合的记录时，单击“全部替

换”按钮，在弹出的如图2.66所示的警示对话框中单击“是”按钮，则表中所有符合替换条件的记录一次性替换完毕。图2.66提示对话框2.6.5排序记录操作排序记录操作是指在一个表的“数据表视图”窗口，为方便数据浏览

而进行的重新排列。这种排序既可以只按照一列（一个字段）规则来重新组织排列顺序，也可以按照多列（多个字段的组合）规则来重新组织排列顺序，是数据表经常使用的基本操作。2.6.5排序记录操作1.按一列（一个字段）重新排序在表的“数据表视图”窗口中，要按照某一列（一个字段

）重新排序，操作方法非常简单，只要选中该列或将光标定位于该列之内，单击工具栏上的“升序排序”按钮，或“降序排序”按钮，或者从右击弹出的快捷菜单中选择“升序排列”或“降序排序”命令，即可实现按该列重新排

序的要求。2.6.5排序记录操作2.按多列（多个字段的组合）重新排序按照多列重新排序的规则是：表中记录首先根据第一个字段指定的顺序进行排序，当记录中出现第一个字段具有相同的值时，再按第二个字段排序，以此类推，直到表中的记录

按照全部指定的字段排好顺序为止。按多列（多个字段的组合）重新排序的操作步骤可以通过下面的例题进行说明。2.6.5排序记录操作例2.13对数据库“学生管理系统”中“学生信息”设计一个按照“性别”、“籍贯”、“班级编号”和“姓名”重新排列的多列排序规则（四个字段均选择升序），从而实现排序要求。操作

步骤如下：(1)在数据库“学生管理系统”的“表”对象窗口中，双击“学生信息”，打开并进入“学生信息表”的“数据表视图”窗口。(2)选择“记录/筛选/高级筛选/排序(A)…”，打开“筛选”设计窗口，如图2.67所示。2.6.5排序记录操作图2.67“学生信息”的筛选窗口2.6.5排序记录操作

(3)排序字段及升降序设置。在“筛选”窗口下方的设计网格区域中，单击第一列右侧的下拉箭头按钮，从弹出的字段列表中选择第一排序字段为“性别”，再在“性别”字段下一行相应的“排序”行中选择排序方式“升序”。以同样的方法选择第二排序字段为“籍

贯”、第三排序字段为“班级编号”、第四排序字段为“姓名”，排序方式均为升序，如图2.67所示。(4)选择“筛选/应用筛选/排序”命令或在“筛选”设计窗口中右击，从弹出的快捷菜单中选择“应用筛选/排序”命令，这时Access就会按设定的多列排序方式对表中的记录进行排序。2.6.5排序记录操作(

5)如果要保存设计的多列排序规则，在关闭表的“数据表视图”窗口时弹出的如图2.68所示的警示信息对话框中单击“是”按钮，在下次打开该表时，“数据表视图”窗口中显示的是应用了多列排序规则的排序结果。图2.68关闭表“学生信息”的警示信息对话框2.

6.5排序记录操作(6)如果要取消多列排序功能，可随时选择“记录/取消筛选/排序”命令或从右击弹出的快捷菜单中选择“取消筛选/排序”命令，则恢复到原来的显示状态。说明：设计多列排序规则使用的“筛选”设计器实际上是就是一个简单的查询设计器，学习了查询

后，解决这类排序问题就将变得十分简单。2.6.6筛选记录操作筛选指的是只显示满足条件的记录，将不满足条件的记录暂时隐藏起来。在表的“数据表视图”窗口中，“记录”菜单提供了四种方法用于筛选记录：“按窗体筛选”、“按选定内容筛选”、“内

容排除筛选”、“高级筛选/排序”，右键菜单中还提供了“输入筛选目标”的筛选方法。1.按选定内容筛选在表中筛选记录时，最常使用的方法就是“按选定内容筛选”(1)在表的“数据表视图”窗口中，选中将要筛选的内容，如在

“学生信息”的“性别”字段中选中“男”(选中的标志为黑色)。(2)单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮，或选择“记录/筛选/按选定内容筛选”命令，或在选定筛选内容上右击，从弹出的快捷菜单中选择“按选定内容筛选”命令，就会得到如图2.69所示的结果。图2.69按选定内容筛选后的表“学生信息”(3)

如果要取消本次筛选，可单击工具栏上的“取消筛选”按钮，或选择“记录/取消筛选/排序”命令，或在“数据表视图”窗口上右击，从弹出的快捷菜单中选择“取消筛选/排序”命令，即可恢复到筛选之前的显示状态。说明：“按选定内容筛选”方法可以连续使用。即在上次

使用“按选定内容筛选”的基础上，再次设置另一筛选值，继续单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮，不断加强筛选条件，得到的筛选结果会越来越符合用户要求。2.内容排除筛选在表中筛选记录时，也常常使用“内容排除筛选”，此法是“按选定内容筛选”的反向操作（或称为差集），如在“

学生信息”中选定字段值“男”，选择“记录/筛选/内容排除筛选”命令，则会得到“性别”字段值班为“女”的记录集。3.按窗体筛选按窗体筛选的操作步骤如下：(1)在“数据表视图”中，单击工具栏上的“按窗体筛选”按钮切换到“按窗

体筛选窗口”，如图2.70所示。图2.70“按窗体筛选”设计窗口(2)单击要筛选字段右侧的下拉箭头，从列表中选择要筛选的值，如图2.70所示。(3)单击工具栏上的“应用筛选”按钮，即可得到筛选结果。4.输入筛选目标这种方法可以通过在数据表中输入条件来筛选记录。具体

操作步骤如下：(1)在“数据表视图”中，用右键单击要筛选的字段，在快捷菜单上的“筛选目标”框中键入筛选条件。(2)按“回车键（Enter）”应用筛选。5.高级筛选/排序操作步骤如下：(1)在“数据表视图”中，执行“记录/筛选/高级筛选/排序”，打开“高级筛选/排序”窗口

。(2)将指定为筛选条件的字段添加到设计网格中，用鼠标单击设计网络的第一列字段单元格，在下拉列表中选择要添加筛选条件的字段名。(3)在排序的单元格中指定排序次序。(4)为已经指定的字段输入筛选条件，如果条件

之间是“与”的关系，应在同一行；如果条件是“或”的关系，应在不同行。(5)单击工具栏上的“应用筛选”按钮完成筛选。例2.14在“学生信息”中筛选出性别为“男”的入学成绩在550分以上的数据记录，如图2.71所示。图2.71“高级筛选/排序”设计窗口2.6.7使用子表操作当数据库中两个相关联的表建

立了一对一或一对多关系之后，Access2003提供了插入“子数据表”的操作功能，可以实现在浏览第一个表（这里称父表）的同时也能方便地浏览插入的表（这里称为子表）中的数据。“子”表的概念是相对“父”表而言的。“子”表是嵌套在

“父”表中的表，两个表通过一个链接字段链接以后，当用户使用“父”表时，也可以方便地使用“子”表。2.6.7使用子表操作例2.15在“学生信息”中的“数据表视图”窗口中，通过插入子数据表“学生成绩”，实现两个表的父子关联效果。操作步骤如下：(1)在“表”对象窗口中双击“学

生信息表”，打开“学生信息表”的“数据表视图”窗口；(2)选择“插入/子数据表”命令，打开“插入子数据表”对话框，注意观察还没有插入子数据表前，“学生信息”中的每条记录前面是没有“+”、“-”的。2.6.7使用子表操作(3)从“插

入子数据表”的对话框中选择“学生成绩表”，单击“确定”按钮，返回到“学生信息表”的“数据表视图”窗口，此时的窗口发生了明显的变化，显示窗口左侧增加了一列，即在每条记录的前面增加了一个“+”，这“+”就表示此表已经关联了一个子表。2.6.7使用子表操作

插入子数据表后的父表操作要领主要包括以下三条：①单击父表中某个记录前的“+”，即可展开插入的子数据表，此时“+”变“-”；再单击该“-”，即折叠插入的子数据表。②当光标在父表中时，窗口下方记录导航仪中显示的当前记录以及共有记录数均为父记录数据，此时记录导航仪的所有操

作均对父表。③当光标在父表中时，垂直滚动条和水平滚动条的针对父表。2.6.7使用子表操作插入子数据表后的子表操作要领也包括以下4条：①当光标在子表中时，数据库表视图窗口会出现两个当前记录标识，父表中的当前记录标识标明指针在父表中所

处的位置。子表中的当前记录标识标明记录指针在子表中所处的位置，并对应此时的记录导航仪中显示的当前记录。②当光标在子表中时，记录导航仪中显示的当前记录以及共有记录数均为子表数据，对记录导航仪的所有操作均对子表。③当光标在子表时，父表、子表均可拥有自己的垂直滚动条，但此时窗口下方记录导航仪右边出现的水

平滚动条只针对子表（没有水平滚动条，说明子表数据不需要水平滚动）。④删除关联数据表的操作方法：在父表的数据表视图窗口中，选择“格式/子数据表/删除”命令，即可删除插入的子数据表。