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第10章会议组织与沟通2023/9/22本章基本要点◼群体沟通的优势和缺点◼影响群体沟通的因素◼组织和参加会议2023/9/2310.1会议的含义与特征◼通常人们把会议简称为会。严格来说，聚而不议者谓之会，聚而

又议者称之为会议。◼特征：◼普遍性◼目的性◼组织性◼集体性问题讨论某服装厂决定进行流程再造，但以前每次工艺流程的变革都会引起员工非常强烈的抗议。因此，公司采取三种策略：策略一：向员工解释新的标准，流程再造的目的、必要性和必然性；给员工反馈的期限；策略二：告知员工现工艺流程中存在的问题，

进行讨论，找出办法，请员工代表参与制定标准和流程；策略三：要求全体员工共同讨论，并参与建立和实施新标准、实10.2群体沟通的引入2023/9/25群体沟通的优点：◼（1）可以产生更多的点子和信息，使管理决策和

解决问题、考虑问题更为全面，质量也更高；◼（2）提高了团队成员之间的理解，关系更加融洽；◼（3）因为“社会效应”，当人处于被他人包围之中时，会更有干劲和活力，所以团队中有较高的动力和业绩水平；◼（4）消除影响问题分析和解决效率的个人偏差和盲点；◼（5）更容易采用“风

险转移”的观点——选择更冒险的方案和更创新的行动。2023/9/26群体沟通的缺点：◼（1）时间与效率；◼（2）群体压力；◼（3）专家或领导压力；◼（4）说而不做。2023/9/2710.3影响群体沟通的因素•不可控因素•——群体变

量：规模、个性和目标、身份和角色•——环境变量：自然位置、群体间关系、群体期望•——任务变量：性质、困难程度、特殊要求•可控因素•——领导者风格：民主型、独裁型、自由放任型•——群体对任务的激励•——成员间友好关系•——成员参与的方式与程度•——沟通网

络与渠道设计•影响群体沟通的因素企业内外部的多组群的有效沟通和高效沟通，导致组织行为的良性化发展和可持续发展，确保企业当期、近期和中远期战略目标的推进和实现。企业内部沟通常量较多、变量较少，相对容易掌控。•大局观大思维大智慧的基本理念

：•纵览大局，运用大思维，施展大智慧。•通过沟通形成谋略，进而认知大局；•通过沟通实施谋略，进而做成大局。•沟通谋略不仅强调“思”，尤其强调“做”；•成大器必须“知行合一”。•关键词：做。•组群沟通，沟通谋略——必须做出来。发散思维的

经典案例•无处不在有一个人，从小就崇拜神奇的福尔摩斯，于是便立志考取警探学校，幻想着自己也能像福尔摩斯那样，神奇地破获一宗宗案件。到这个人十八岁那年，参加了一所警探学校的招生考试，在试卷上看到这样一个问题：一粒沙子藏在哪里最不容易被发现？人

藏在哪才最不容易被发现？看到这个问题的时候，他想了很久。但他知道要做一名合格的警探人员，必须要有过人的智慧和独特的思维方式，于是在发散逆向思维的经典案例加里·沙克是一个具有犹太血统的老人，退休后，在学校附近买了一间简陋的房子。住下的前几个星期还很安静

，不久有3个年轻人开始在附近踢垃圾桶闹着玩。老人受不了这些噪音，出去跟年轻人谈判。“你们玩得真开心。”他说，“我喜欢看你们玩得这样高兴。如果你们每天都来踢垃圾桶，我将每天给你们每人一块钱。”3个年轻人很高兴，更加卖力地表演“足下功夫”。

不料三天后，老人忧愁地说：“通货膨胀减少了我的收入，从明天起，只能给你们每人五毛钱了。”年轻人显得不大开心，但还是接受了老人的条件。他们每天继续去踢垃圾桶。一周后，老人又对他们说：“最近没有收到养老金支票，对不起，每天只能给两毛了。”“两毛钱？”一个年轻人脸色发青，

“我们才不会为了区区两毛钱浪费宝贵的时间在这里表演呢，不干了!”从此以后，老人又过上了安静的日子。•有一家人决定搬进城里，于是去找房子。全家三口，夫妻两个和一个5岁的孩子。他们跑了一天，直到傍晚，才好不容易看到一张公

寓出租的广告。他们赶紧跑去，房子出乎意料的好。于是，就前去敲门询问。这时，温和的房东出来，对这三位客人从上到下地打量了一番。丈夫豉起勇气问道:“这房屋出租吗?”房东遗憾地说:“啊，实在对不起，我们公寓不招有孩子的住户。”丈夫和妻子听了，一时不知如何是好，

于是，他们默默地走开了。那5岁的孩子，把事情的经过从头至尾都看在眼里。那可爱的心灵在想:真的就没办法了?他那红叶般的小手，又去敲房东的大门。这时，丈夫和妻子已走出5米来远，都回头望着。门开了，房东又出来了。这孩子精神抖擞地说:“老爷爷，这个房

子我租了。我没有孩子，我只带来两个大人。”房东听了之后，高声笑了起来，决定把房子租给他们住。•一天，犹太富翁哈德走进纽约花旗银行的贷款部。看到这位绅士很神气，打扮得又很华贵，贷款部的经理不敢怠慢，赶紧招呼："这位先生有什

么事情需要我帮忙的吗？""哦，我想借些钱。""好啊，你要借多少？""1美元。""只需要1美元？""不错，只借1美元，可以吗？""当然可以，像您这样的绅士，只要有担保多借点也可以。""那这些担保可以吗？"犹太人说着，从豪华的皮包里取出一大堆珠宝堆在写字台上。"喏，

这是价值50万美元的珠宝，够吗？""当然，当然！不过，你只要借1美元？""是的。"犹太人接过了1美元，就准备离开银行。在旁边观看的分行行长此时有点傻了，他怎么也弄不明白这个犹太人为何抵押50万美元就借1美元，他急忙追上前去，对犹太人说："

这位先生，请等一下，你有价值50万美元的珠宝，为什么只借1美元呢？假如您想借30万、40万美元的话，我们也会考虑的。"你知道是为什么？10.4会议准备➢确定会议目的➢确定会议议题➢确定会议场地➢选定会议时间➢确定与会人员➢制定会议计划➢制定会议议程3.1确定会议目的—信息共享—动员激励—信息传播—

问题解决和决策制定3.2确定会议议题—紧扣目标—有机联系—明确时间3.3确定会议场地—会场的选定交通便利原则、经济适用原则—会场内设备准备—会场布置会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型课堂式V型影响会议成效的因素•会议时间不当•会议目的不明确•会议持续太久•简单问题复杂化•发言者

过于健谈有效会议的策略•不搞形式主义•明确会议的目的和目标•选择合适的与会者•合理安排会议议程•合理安排会务•控制好会议•分发会议简报3.4确定与会人员—会议主席—会议成员—会议工作人员会议秘书、记录员、服务人员•构成•信息研讨：30人；正式报告：不限•研讨培训：15人；问题识别：10人

•关键问题解决和决策制定：5人•结构•——同质性和异质性的平衡•——竞争性和合作性的平衡•——任务导向和过程导向的平衡与会者安排2023/9/225（2）与会者角色职责会议主席的类型和职责：会议控制、会议引导促进讨论应付“隐秘议程”作出决

定等。2023/9/226职责一：会议控制作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则：决定讨论主题；明确讨论范围；确保人们围绕主题依次发言；尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；确保其他成员了解会议进展情况。2023/9/227职责二：过程引导◼为能够

保证会议的发起和进行的良好秩序，主持人需要明确四个基本步骤：◼识别主题／问题——应清楚地加以说明，如有必要，会议间隔后要重复强调；◼交换和开发建议——在取得解决问题的建议之前，收集和解释依据；◼评价不同方案——列出可选方案，预测每个方案的可能结果(时间、成本、资源、政治因素)；◼选择

行动计划——为达到预期结果，决定“谁”、“何地”、“何时”、“怎样做”，并确保每个人都明确自己的责任。2023/9/228职责三：促进讨论◼根据会议的进程和讨论的话题，围绕主题提出恰当的问题以激励与会者。2023/9/229职责四：应付“隐秘议程”◼应努力保

持讨论的话题集中，不使其演变成为与会者之间的个人冲突。必须妥善处理群体成员中的隐密议程、竞争和偏激的发言。为了促使与会者关注事实和建议，要求他们列举概括性论断的实例。2023/9/230职责五：作出决定◼当群体要作出结论时，可以采用多种方式，如采取正式投票表决

的方式；采取其他由成员一致同意或普遍同意的方法去得出结论(如相互协商)；或采取恰如其分地引出解决问题的最佳方案。2023/9/231一般与会者责任：◼树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见；◼保证自己做好准备和了解会议主题；◼认识群体过程2023/9/232

有效的会议参与者应具有的技能：◼决定是否需要出席会议◼准备◼准时与会◼就某些疑点或模糊问题征询清晰解释◼给出信息时，力求精确切题◼倾听◼支持他人◼确保公平参与◼反对要有根据◼以能提高团队绩效的方式行事2023/9/233工作人员与成员的职责职务会议

之前会议期间会议之后主席1.提出和理解计划处理的业务项目2.批准议程草案3.确使与会者得知会议目标、时间和地点及会议议程4.保证房间的合理布置——座位安排、文件、饮水、烟灰缸等1.准时开始2.清楚地介绍主题3.获得有力的发言4.维持秩序5.有效的决策1.核实秘书或记录员准备的备忘录2.监控进

展2023/9/234职务会议之前会议期间会议之后秘书或记录员1.从以前的记录或新的信息源收集资料2.起草会议议程，有逻辑性的主次顺序安排3.得到主席的批准4.发送会议通知和议程1.提前到达2.将房间准备就绪3.提供所有必要文件3

.记录进程5.避免不明确的讨论或通过含糊不清的决策6.协助主席1.起草备忘录2.交主席批准3.两天内发给与会者4.必要时根据备忘录和监督者的要求发布告示2023/9/235职务会议之前会议期间会议之后会议成员1.通知秘书／主席列人议程的事项2.阅读所有文件3.如果合适，准备自己的支

持性文件4.向秘书说明需要纠正的论点1.准时出席2.按照会议要求发言3.记录会议决定及需要采取的行动1.阅读、审核备忘录2.执行行动计划，必要时汇报情况3.5制定会议议程—时间—地点—目的—议题顺序2023/9/237

◼（1）常见的会议议程确定原则：◼例行公事的项目放在会议议程开始，然后再安排商务中的新问题；◼当议程中包括一些比较简短或紧急的项目时，先安排它们，余下的会议时间专注于比较费时的事项。◼2023/9/238回顾与会者介绍制定规则大会报告参与讨论演示总结（2）会议议程的

主要步骤2023/9/239◼（3）议程准备和支持文件：◼会议议程的准备应包括以下几个方面：◼以次序排列出议程；◼对历史项目的讨论准备支持性文件；◼准备好具体议题；◼确定好下次会议的时间、地点等。2023/9/240◼以下是可供参考的议程准备的

步骤：◼(1)根据上次会议列出突出问题；◼(2)通过目前发展情况的预期，和与会成员联系，提出商务中的新议题；◼(3)选择重要议题；◼(4)避免包括过多的“新问题”(在议程中，突出地分别标示关键项目)；◼(5)将例行项目放在开始；◼(6)按逻辑关系排列关键项目；◼(7)根据会议时间长短和与会者情况

安排项目；◼(9)交叉参考上次会议的议题；◼(10)要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”；◼(11)指定需要的附加文件或将它们包括在议程中；◼(12)与主席讨论通过议程(如果合适的话)；◼(13

)将议程草案交付打印；◼(14)校对打印稿；◼(15)附带上次会议备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。2023/9/2412023/9/242（4）会议备忘录◼任何作出决定的会议都应当记录决策是如何制定的，最后决定是什么，由谁负责哪些行动等重要问题。◼备忘

录能有效地提供有关群体工作历史的有价值的参考资料，减少在何时、何地、何人所作讨论和决策的问题上出现的分歧，并明确和监督责任人的工作落实情况。会议议程实例计算机公司一号项目检查会议日期：1994年12月4日（星期五）时间：下午2:00—3:45地点：B大厦第二

会议室议程1、公司第四季度销售情况；2、上次会议记录；3、上次会议记录中提出的问题；4、杜敏做关于进展报告；5、史强做关于设计进展报告；6、李辉做关于软件进展报告；7、下次会议日期、时间、地点。2023/9/244ThankYou!