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以下为本文档部分文字说明：

会议组织▪会议是现代社会政治、经济、文化、军事、外交、管理等方面的重要活动形式和手段，人们通过会议交流信息、研究问题、作出决定、部署和检查工作等，从而推动社会的不断发展。▪会议要取得预期的效果，必须有会前的充分准备

、会中、会后各种必要的支持和服务工作。这些准备、支持、服务工作，统称为“会议组织”。会议概述▪一、会议的分类▪会议按照不同的标准划分为不同的类别：▪按内容、性质分，分为代表大会、工作会议、学术会议等；▪按会议的形式，分为小组会、座谈会、报告会等；▪按

与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；▪按人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议；▪按会议召开的规律或日期，分为定期例会、临时性会议；▪二、会议的要素▪会议包括六个要素，与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。▪1、与

会者▪与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场的其他服务人员。▪原则上，参加会议的人员应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。▪2、主持人▪主持人是会议过程中的主持者

和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。▪会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：一种是当然主持人，是由组织的章程或法规决定的。如

单位的工作例会由单位领导人主持，党组会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可以委托副职或其他相应的负责人主持。▪另一种是临时的主持人，比如各种代表会议，或几个单位，几个地区的联席会议，则由代表们选举或

协商产生。▪3、议题▪议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。▪议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。▪有些重大的代表

会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法性。▪4、名称▪正式会议必须有一个恰当、确切的名称。这个名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办

单位或组织、时间、届次、地点、范围、规模等。▪具体的一次会议不可能也不必显示上述全部项目。如“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围，“上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜利五十周年大会”则显示地区、参加对象、性质、内容

、时间、规模等。▪会议名称必须用确切、规范的文字表达。▪会标必须用全称。▪5、时间▪会议时间有三种含义：（1）一是指会议召开的时间；（2）二是指整个会议所需要的时间、天数；（3）三是指每次会议的时间限度。▪每次会议时间最

好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。▪6、地点▪会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。▪国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素；专业性会议，应选择富有专

业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。会前准备▪一、会议计划和成本预算▪秘书一旦接受筹备会议的任务，就要着手准备做会议计划。▪1、会议计划▪会议计划首先明确会议的目的、任务、

名称、出席对象、主持人、规模、召开时间、需用时间、地点、议程等。▪其次，会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐活动等。▪再次，决定会议的工作人员和服务人员，

必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。▪秘书做会议准备时要向上司确认以下几点：▪1、上司是作为主持人还是作为成员参加会议。▪2、是常规会议还是临时会议。▪3、会议召开的时间和地点。▪4、参加会议的人数和预算。▪5、向与会人员发开会通知

的期限。▪6、相关会场的布置。▪7、需要准备的物品和资料。▪8、有关用餐等招待工作。▪9、是否需要做会议记录。▪需要注意的是，对于那些内容机密的会议，如果上司不交代，秘书就不要过问会议的内容、目的和开会方式等。▪2、会议成本预算▪有明显

投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。▪会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”，如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、食宿费等。▪一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失

的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。▪会议成本=X+2J×N×T，其中，X是显性成本，J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数，T表示时间。▪二、文件准备▪1、开幕词▪开幕词是会议

开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告性及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：对来宾和与会人员表示欢迎；对会议的内容、任务、目的作简要介绍；预祝会议成功。▪2、工作报告▪工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会

议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。▪3、发言稿▪即工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿的内容要有所侧重，或是背景介绍，或是财政开

支或是人事管理等。发言稿有的由发言人亲自撰写，有的由秘书代为起草，发言人再修订定稿。▪三、会场准备▪1、会场布置▪会场除了整洁、安静、明亮、设施齐全、安全因素外，还应考虑形状大小、桌椅安排等。▪小型会议一般安排在会议室；会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌子中间可以摆放一两盆鲜

花。▪主席的位置一般在会议桌的两端，通常在门的左侧。▪多边会议应采用正圆形会议桌，或者多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。▪大中型会议一般安排在会议厅。▪会议厅的前方安排主席台和讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌布。台上方或后方悬挂会标。台前可放

置鲜花。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。▪2、主席台席位▪重大会议的主席台应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位为单数。席位的次序以主席团成员的职务高低，对会议的重要程度而定。▪第一排正中是首席，其次是左位，其次是右位，先左后右。前排为主，后排为次。▪

在席前放置姓名牌，便于按位入座。▪3、会场设施▪会场设施都必须在会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备应事先反复检查。▪4、其他准备▪会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿；会场外应有医护

人员值班。重要会议还应有安保人员和保密措施。▪如计划安排参观、考察、游览等活动，也应在会前做好准备。▪四、会议议程、程序的拟定▪1、议程。将议题排列次序。▪2、程序。将议程具体化的内容与项目。▪3、日程表和作息时间表。会议超过一天的会议，应制定出日程表和作息时间表。▪五、会议通知的发送

▪会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。▪1、本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面签知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。▪2、会议通知要写明会议召开的时间、需用时间、地点、

会议名称、主要议题、参加对象、须作什么准备、接站方法等，最后应有召集单位的署名、联系地址和电话，通知发出日期和公章。▪3、邀请性会议的通知应提前两周以上并附加回执，是否出席会议的答复期限。会议通知兹定于1996年8月15日上午9时在上海大学文学院召开第四次全国秘书学学

术研讨会，会期三天，内容如下：1、交流秘书学教学研究中的新经验、新信息；2、讨论当前秘书工作的新形势、新问题；3、研究涉外秘书人才的培养问题请接到本通知的专家、学者作好准备，准时参加。高等院校秘书学学会秘书处一九九六年七月十日附：报到日期：

8月13、14两日机场、火车站、码头均有人接站回执：请于开会前7天寄回地址电话（略）注意事项▪秘书在筹备例行会议的时候，最容易出现这么两种情况：▪一是掉以轻心。▪另一种是将就凑合。会间工作▪会间工作指从会议开始到结束期间秘书人员应做的工作，包括会场的组织与

服务、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作。▪一、会场的组织与服务▪1、报到与签到▪2、材料发放。准备会议资料时，不能是有多少代表就打印多少份，一定要有富余。▪3、会场服务：引导与会者入席、

退席、茶水供应，指导与会者使用会场的生活设施等；▪4、会场临时调度▪二、会议信息的收集与编发▪1、会议信息工作的基本程序是：记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发送或归档。▪会议记录：记录会议的组织情况和内容。▪会议的组织情况，它包括会议的名称、开会

的时间、开会的地点、出缺席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名；有些会议还要写清楚会议的起止时间（如年月日）。▪记录会议的内容，它包括发言人的姓名、发言的内容、讨论的内容、提出的建议、通过的决议等。▪在做会议记录时，应注意以下几点：▪1、会议记录的重点应放在记录讨论的观点、决议、决定。

▪2、即使要求详细记录，也不是有言必录，对于一些与会议主题无关的发言可以不记。▪3、如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改。▪2、会议信息的主要形式是会议简报。▪会议简报的字数在二三千左右，但内容广，有会议的综合报道，又有发言摘要，也有花絮新闻，内容都经过核实，具有高度的

真实性和新闻性。▪三、会议文件的起草▪这里的会议文件指的是会议开始之后到结束之前所形成的文件，主要有闭幕词、会议决定、会议纪要、会议总结等。▪1、闭幕词▪比开幕词长，对会议成果作概要的总结，对会议决定、执行提要求，对来宾表示感谢，对与会人员表示祝愿等。▪2、决定▪3、会议纪要：适用于全体会

议、代表性会议等▪4、会议总结：内部文书，总结会议的经验、教训等。会后工作▪一、会后事务▪会后事物主要有会场清理、人员离会、会议决算三个方面。▪1、会场清理▪会场的临时布置要撤除，一应用具、用品要清点、归好。搬动过的桌椅要恢复原样。会场要打扫干净。

会议学习的文件应收回粉碎。▪2、人员离会▪跨地区的会议要及时安排与会人员返回。▪提前准备返程车、船、机票等交通工具。▪3、会议决算▪决算应与预算大体相当。如果决算大于预算，应在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到财务部门结账。▪二、会议文书立卷▪会议所形成的正式文件以及会议记录

应该列入立卷范围。▪三、会议传达▪大多数会议内容都要进行传达。会议传达必须确定内容、程度、范围、层次、时间、方式等。▪四、会议催办▪会议催办是指会议决议、决定等贯彻执行的催办，是管理过程中非常重要的一环。催办

的形式有以下三种▪1、发文催办▪2、电话催办▪3、派员催办案例1▪一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了

。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？案例2▪一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领

导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。案例3▪某校召开一次表彰大会，对全校七、八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同

学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟糟，好似集贸市场。案例4接受会议筹备工作▪琳达是秋野电机（上海）公司总经理的秘书。这天下午上司对琳达说：“我准备开一个用户座谈会，你给准备一下。”在确认了会议日期之后，琳达还就其他事项向

上司进行了确认，下面有5个选项：▪a、这次座谈会大概有多少人参加？▪b、我想还是租用长城大饭店的会议室，可以吗？▪c、如果在长城大饭店开会，什么时候去预定会议室比较合适？▪d、会场上的桌椅摆“口”字形合适吗？▪e、我在这个星期五之前将邀请函发出去，可以吗？▪请从

上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。课后思考题▪一、会前一般应做好哪些准备工作？▪二、会中、会后秘书应做好哪些工作？▪三、如何撰写会议通知？