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行政助理-風城-風城-風城-香山-青草湖-青草湖1行政助理的定義▪協助各個階層主管，分擔工作所承載之壓力➢主任➢副主任➢主秘➢正兼職人員2行政助理功能1.櫃台服務2.開關教室3.美工繪圖4.會計出納5.課程活動6.電腦資料

處理7.網頁管理8.場地設備9.攝影文字記錄10.3櫃台服務▪電話聯絡：1.要有標準文件，格式一樣，讓人清楚瞭解。2.聯絡名單常重複，顯示名單有誤，請否請下次key的人多校對。3.聯絡學員參加活動，可否在十點就停止聯絡。4.開學期間重複聯絡課程、活動通知。例如：甲上了兩個課程，在同一時

間確有兩位工作人員打電話聯絡他。建議：開學聯絡名單，可以一次完成，他兩次上課的時間。▪櫃臺服務：1.櫃檯的工作人員常更換，造成學員報名註冊無固定工作人員可詢問。2.課程報名人數變動甚快，常有多收學員數等情形發生。4開關教室▪

已有標準的開關教室流程與文件，請助理要切確▪冷氣、電腦設備務必確實巡視關閉。5美工繪圖▪常有繪製活動海報的機會，但在傳統海報上常有麥克筆沒水、沒紙的情況。▪電腦繪圖方面未有學習的機會。建議：希望提供行政助理學習美工及繪圖軟體使用的機會6會計出納▪每次退費時需先向主管請錢，主管未到則無法退錢。

▪因為之前帳務關係未處理完善，以致目前極力在7課程活動▪臨時通知工作事項建議：應及早開工作會議，避免前一天趕工。8電腦資料處理▪在登錄學生資料時，三校學生參雜其中。或是學員資料不完全▪網頁編輯助理、電子報發行助理：網頁太簡略，無法吸引民眾透過網頁了解社大▪課

程講義準備匆促。▪資料整理與建檔功能社大未落實完全建議：1.事先準備課程講義。2.每一活動結束後就應建檔一次，或有一空間可以分門別類擺設，避免直接堆在一起影響核銷流程。9網頁管理▪電腦不常關機或是軟硬體不常清理，造成電腦執行動作遲緩。▪wiki、qcu-114等系統常斷線。建議：1.懂電腦的可以教

導電腦的基本維護，或落實教導FrontPage、Access等軟體使用。2.對網頁可多做一些修飾，趨向精緻。10場地設備▪器材並無詳細的規劃擺放位置，例：劇場組的道具未有專屬空間，表演結束也道具四散在辦公室。建議：除了規劃器材的正確擺設位置外，應設計標準的借入清單，確

認何時、何人、何地使用。11攝影文字記錄1.多撥一點時間來培訓拍攝人才。2.購買腳架提供拍攝人員使用。3.開會文字記錄，需要有一個格式。4.錄音筆12行政助理作業流程▪助理報到→青風香社區大學→副主任、主秘→各部門→標準文件→執行方法→

助理執行→（結束）段落報告。建議：1.希望主管能針對標準文件、執行方法詳加解說，籠統帶過容易造成彼此結果上認知的差異。2.有些事情可以充分授權，避免過多回報，影響效率13助理請求與福利▪希望各部門交辦事情時態度和善，避免

影響整體工作士氣。▪希望能有行政助理工作的位置及電腦，雖然不一定會常在位置上，但在處理資料時，可避免需使用電腦。或製作資料時需等待其他工作人員使用▪補貼車油費。▪工讀生是否也有績效考核？14報告結束感謝各位的聆聽15