【文档说明】文职秘书培训课件.pptx，共(267)页，13.865 MB，由精品优选上传

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以下为本文档部分文字说明：

1、秘书书写不规范；2、公文格式不正规；3、行文流程不清楚；4、秘书自身的综合素养不够高。目前公司秘书工作存在的问题：培训目的：通过本次培训，扎实文职秘书写作功底，理解秘书含义、明白文职秘书职责、统一并规

范公司日常制文、发文、收文、保密、归档的工作流程，提升各岗位文职秘书提笔能做到心中有思路，下笔能做到写作有规格、行文能做到传阅有流程、文件管理有制度的综合能力，为今后公司培养高级秘书奠定基础。培训地点讲师课节安排培训方法举例互动讲解实践第一讲：秘书的定义及秘书

的分类第二讲：文职秘书的职责第三讲：公文的种类及行文格式和专业岗位文职秘书的应知应会第三讲第一节：公文的用纸规格版心Xxxxxxxxxxxxxxxxxx文件80mmx发【】x号签发人：版心xxxxxxxxxxxxx

xxxxxx文件25mmX发【】x号第二节：公文的制发格式公文的格式有着一定的规范要求。制发公文，必须严格遵循这一规范，才能确保公文的权威性、严肃性、郑重性。公文的格式包括眉首、主体、版记三大部分，每个部分的组成结构在整体中都有固定的位置，制发者应该清楚它们的构成及所在位置。（一）、

公文眉首的制发规范眉首，就是人们常说的“文头”“版头”，是发文机关的标志。眉首位于首页上方，占所在页版面的三分之一的位置。它包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等内容。（见以下图

示）NO:机密☆一年特急中华人民共和国武装警察部队文件X发【2008】xx号眉首份数序号份数序号，又称“文件编号”。它是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用六位阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。份数序号是每一份文件的代码，有此代码，便于按号查找该文件。（见以下图示）NO:56

份数序号秘密等级简称密级，有绝密、机密、秘密三种级别。凡是涉及国家秘密的公文都应当标明秘密级和保密期限，密级和保密期限之间用★号隔开。（见以下图示）秘密等级和保密期限机密☆一年特急秘密等级保密期限机密☆一年特急

紧急程度又称“缓急时限”。指公文送达和办理时限的要求一般分为“特急”和“急件”两种形式如需标识紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如果与密级同时标识，紧急程度则顶格标识在版心右上角密级下。紧急程度发文机关标识由发文机

关全称或规范化简称后面加“文件”组成。如“中共中央文件”、“国务院文件”。几个机关联合发文时，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，居中排布。发文机关标识是眉首的核心部分，置于眉首正中，占据眉首版面三分之一的位置。发文

机关字体一般都套红，俗称“红头”。（见以下图示）发文机关标识NO:56机密☆一年特急中华人民共和国武装警察部队文件发文机关的标识发文字号，简称文号。发文字号是行政公文的特殊标志之一。由发文机关代字、年份、序号三要素组成，位于发文机关标识下空2行处。发文字号三要素顺序不能颠倒，年份、序号用阿拉伯

数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不加第字。如“国发〔2002〕6号”，就是国务院2002年第6号发文。几个机关联合发文时，只表明主办机关的发文字号。发文字号居左空1字。（见以下图示）发文字号NO

:56机密☆一年特急中华人民共和国武装警察部队文件国发【2006】6号发文文号（仿宋3号字）签发人，即代表机关核准并签发公文的领导人。一般公文签发人姓名签在拟文纸上，但上行文应当注明签发人、会签人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。（见以下图示）签发人NO:5

6机密☆一年特急中华人民共和国武装警察部队文件签发人：刘晓龙签发人红色反线红色反线又称“间隔横线”。位于发文字号下一行，以隔开眉首与主体部分。眉首主体反线（二）、公文的主体格式公文的主体行文格式公文的主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、

生效标识、附注等内容。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附

注：附注标题标题，就是公文名称，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注发文机关公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注主送机关主送机关，指公文的主要受理机关，俗称“抬头”、“上款”。顶格写在标题之下、正文之前，字体与正文相同。主送机

关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注

正文正文，是公文的主体。位于主送机关下，另起一行，开头空两格。其具体结构形式及写法因文种、内容、发文目的、行文关系的不同而有差异。但总体要求是：观点要鲜明，条理要清楚，文字要简练，内容要准确。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于

xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注附件附件，是随正文发送的其他文件

、报表及有关材料等，与正文共同构成一份完整的文件。公文如有附件，在正文后下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注成文日期成文日期指公文形成的确切时间。一般公文以负责人签发的日期为准，几个机关联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，经会议正

式讨论通过方能生效的公文，以会议通过的日期为准；电报以发出日期为准。生效标识，是证明公文生效和判定公文制发机关责任的项目。它包括发文机关印章或签署人姓名。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。（见以下图示）发文机关印章，指作为机关权力象征

的图章。公文除会议纪要和以电报形式发出的公文以外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注（三）、公文的版记格式公文的版记，又称“文尾”。它主要包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等内容。

（见以下图示）主体部分附注：主题词：抄送：总裁办印发2013年11月30日印发共印5份主题词主题词，是指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词或词组。它的作用是与标题相配合，进一步简要二准确地揭示公文的主要内

容，为现代化管理公文奠定基础。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。标注主题词应当依据规范化的《主题词表》。（见以下图示）主体部分附注：主题词：审计报告抄送：人力资源部总裁办印发2013年11月30日印发共印5份主题词抄送机关抄送机关，是指除主送机关外需要执行或知晓公文的

其他机关。位于主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。实际使用上，对上级机关常用“抄报”，对下级机关常用“抄发”，对评级机关常用

“抄送”。（见以下图示）主体部分附注：主题词：审计报告抄送：人力资源部总裁办印发2013年11月30日印发共印5份主题词抄送机关印发机关印发机关指承印公文的部门。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置。印发日期印发

日期，是指送往印刷厂（文印室）日期。（见以下图示）主体部分附注：主题词：审计报告抄送：人力资源部总裁办印发2013年11月30日印发共印5份主题词抄送机关印发机关和印发日期第三讲第三节：公文的种类及各自的用途各类公文的用途及格式第一种：命

令（令）命令（令）的类别根据内容和功用，可将命令（令）分为发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令、动员令等。下面我们介绍讲解一下命令的结构格式。命令（令）的结构通常包括标题、文号、正文、签发者、日期等五部分（见以下案例）中华人民共和国主席令第七十四号《中华

人民共和国水法》已由中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第二十九次会议于2002年8月29日修订通过，现将修订后的《中华人民共和国水法》公布，自2002年10月1日起施行。中华人民共和国主席江泽民2002年8月29日命令（令）的制发要求命令的制发是一项非常严肃郑重的行为，

因此，在制发命令时，应该注意以下三点要求：第一，作者必须具有法定的制发、签署命令的职权，不得越权。在我国，根据法律，只有中华人民共和国主席、全国人大常委会和委员长、国务院总理、国务院各部长、县以上各级地方人民政府以及军事领导机关，才可以依据法律

规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。第二、发令的事项是重要的问题或重大的事件，不能小题大作。第三、命令的语言必须精确无误，简明扼要，不能含糊其辞；命令的语气必须果断坚定，庄重严肃，不得用商量的口吻，委婉的语气。第二种：决定决定的类别根据内容

与作用，可将决定分为法规性决定、部署性决定、知照性决定和奖惩性决定四类。下面我们就讲解一下决定的结构格式。决定一般由标题、正文、日期等部分组成。（以下例案）关于表彰在27届奥运会做出贡献的单位的决定湘体字【2001】4号各市、州体委，各直属单位、机关各处室：在第二十七届奥运会上，我省参赛的8名运动

员不畏强手，顽强拼搏，共夺得7枚金牌、1枚银牌、5枚铜牌，五次破三项世间记录，实现了金牌数xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx湖南省体育局决定，对在第二十七届奥运会上为湖南体育做出突出贡献的单位进行

表彰：一、xxxxxxx二、xxxxxxx湖南省体育局2001年2月27日决定的制法要求决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，它不仅具有制约性和强制性，还具有指

挥性和指导性。因此，制发决定一定要注意以下三点要求：第一，决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。在工作中，只有对重要事项或重大行动做出安排，才用“决定”行文，一般的事项或行动用“通知”行文即可。第二，决定原由要存分、准确、合理。决定的原由是决定事项的依据、理由，必

须真实准确，以确保决断的正确性，立论的可靠性，安排部署的可行性。第三、决定事项要具体、明确、清楚。决定事项是决定的主要内容，有机关关据此贯彻执行。因此，决定事项必须具体、明确，以有利于贯彻执行。第三种：公告公告的类别根据公

告不同的发布机关，可将公告分为行政公告和专业公告两类性：（一）行政公告行政公告是管国家机关向国内外宣布重要事项的公告。如宣布领导人出访，宣布重大科技成果，颁布法规和行政规章制度等。（二）专业公告专业公告是政府的有关职能部门，依据有关法令、法规，按法定程序发布的公告。公告的结构格式公告的结

构通常由标题、正文、签署和日期四部分构成。（见案例）Xx市十三届人大四次会议主席团公告（第二号）《xx市地方性法规制定条例》已由xx市第十三届人民代表大会第四次会议于2001年1月16日通过，现予公布，自公布之日起施行。Xx市十三届人大

四次会议主席团公告2001年1月16日公告的制法要求公告的制法要注意以下三点要求：第一、公告的内容要与“公告”的文种相符。公告只适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，一般事项不能使用这种文种。第二、公告所涉及的事实内容，要反复核查清楚，确保准确无误。第三、撰写公告时，语言要概括简练；文风要

质朴庄重；行文要严谨规范。第四种：通告通告的类别根据内容和作用，可将通告分为周知通告和执行通告两类：（一）、周知通告这类通告主要是使公众了解重要情况、重要消息，带有通知性质，因此文中不提直接的执行要求。（二）执行通告这类通告主要是

向公众交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力，多由地方政府发布。通告的结构格式通告由标题、正文、发文机关和日期四部分构成。（见案例）关于在全市开展人口普查前进行户口整顿工作的通告X发【2000】40号为保证xxxx工作在2000年11月1

1日如期进行，按照xxxx等规定及上级指示，自本通告颁布之日起至2000年10月25日止，在xx市开展普查工作。现将有关事项通告如下：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

市人民政府2000年9月9日通告的制法要求制法通告，一定要注意一下三点要求：第一、通告的事项要具体明确。通告所公布的事项是要人们贯彻执行的，因此，撰写通告一定要把通告的事项写具体，写明确。只有这样，才有利于人们贯

彻执行。第二、通告的内容要一事一文。事多文必乱。一事一文可以使通告的事项清晰明了，可以使通告的主旨明确集中。第三、通告的语言要规范通俗。通告的阅读范围广，只有用规范通俗的语言，才便于广大群众阅读、理解。第五种：通知通知的类别通知的类别根据内容和功用，可将通知分为发布性通知、指示性通知、知照性通知

和批示性通知：（一）发布性通知发布性通知是用来颁布、发布、印发有关条例、规定、规则、细则、办法等规章制度是所使用的公文。（二）指示性通知上级机关对下级机关某一项工作所指示和安排，但根据公文内容又不必用“命令”或“指示”，便制发指示性通知，以阐明工作活动的指导原则和方法。（三）知照

性通知知照性通知，是向各有关方面告知周知的事项是使用的通知。如成立、调整、合并、撤销某个机构，召开会议、任免或聘用干部等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。（四）批示性通知批示性通知是用于批转下级机关，转发上级

机关、同级机关和不相隶属机关的公文是所使用的通知。通知的结构格式通知的总体结构一般由标题、文号、主送机关、正文、制发机关和时间等六部分构成。（见案例）国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国发【2000】23号各省、自治区、直辖市人民政府：

现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日施行。中华人民共和国国务院2000年8月24日通知的制发要求通知虽然种类较多，但无论何种通知，在制发时，都要注意以下三点要求：第一：要注意公文通知与日常通知两者的区别。公文通知是国家行政机关的正式文件，日常通知是机关里日常使用的应用文

，两者不能混为一谈。前者的内容多为重大事项或重要行为，后者的内容多为一般性事务；前者必须严格按照公文的撰写程序、审批程序、发文程序处理，后者由事项主管部门书写张贴即可。第二、通知的事项不仅要具体明确，还必须符合客观实际，以便于受文者贯彻执行。第三、通知的语言要

准确简洁，行文要条理清晰，以利于受文者正确理解通知的精神。第六种：通报通报的类别根据内容和功能，可将通告分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三类：（一）、表彰性通报表彰性通报，就是表彰先进个人或单位的通报。目的是宣传先

进思想，给他人树立学习的榜样。（二）批评性通报批评性通报，就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象的通报。目的是找出错误根源，惩戒犯戒错误者，让他人从中吸取教训，受到教育，以免重蹈覆辙。（三）情况通报情况通报，就是发文

机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众的通报。目的是让下属了解全局情况或某一方面工作的动向、信息，以统一思想认识，推动工作的进步开展。这类通报具有沟通和知照的双重作用。通报的结构格式通报一

般由标题、文号、主送机关、正文、发文机关和日期等部分组成。（见案例）关于表彰2001年度招商引资先进单位的通报X政【2002】18号各县、区人民政府，各直属单位：2001年，全市上下认真贯彻市委、市政府“以招商引资为抓手，大力发展开放型经济”的重要决

策，进一步解放思想，强化措施，狠抓xxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx市人命政府2002年3月4日通报的制发要求通报的制发要求制发通报，必须注意以下三

点要求：第一，要注意选材的典型性。通报所关设的事项，必须是典型的事件、典型的人物和具有倾向性的重要情况第二，通报的材料必须真实可靠。制发通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，更重要的是让人们在知晓内容后，从中吸取错误的教训，引以为戒；接受先进思想教育，提

高觉悟。而要达到这一目的，其材料必须真实可靠。因为只有真实可靠的材料才能真正的说服人、教育人、警示人。第三，对于通报事项的评价必须恰如其分，是非界限清楚，不夸大不缩小。第七种：议案议案的类别议案根据内容，可将议案分为以下三类：（一）条约议案条约议案是

国务院向全国人民代表大会常务委员会提出的请予批准已签定的国际条约而用的议案。（二）立法议案立法议案是国务院向全国人民代表大会、全国人大常务委员会，地方各级人民代表及其常委会提出的请求立法的议案。（三）事项

议案事项议案是国务院向全国人民代表大会、全国人大常委会，地方各级人民政府向地方各级人代会及其常委会提出的请求审议其职权范围内事项的议案。议案的结构格式议案一搬由标题、文号、主送机关、正文、签署、日期和附件等部分组成。（见例案）关于提请免去

xxx等同志职务的议案X政【2002】3号市人民代表大会常务委员会：经研究，提请免去：xxx同志市农村经济委员会主任职务；xxx同志市人事局局长职务请审议决定。代市长：xx2002年1月10日议案的制发要求议案的制发要求议案是一种涉及重大问题并且具有一定呈文程序的公文。因此，制发

议案一定要注意以下三点要求，以确保议案的郑重性、严肃性。第一，议案的提出必须严格履行法定程序。发文机关必须具有议案提案权，主送机关必须具有议案审议权，提案审议的事项必须于主送机关职权范围内的事情。第二，议案的主题必须集中，内容必须单一。主题集中，内容单一，便于主送机关审议和处理。第三，

议案的用语必须准确、质朴、严密。语言准确、质朴、严密，才能体现出议案的庄重、严肃。第八种：报告报告的类别根据内容和功用，可将报告分为工作报告、建议报告、答复报告和批复报告等四类（一）工作报告工作报告是上级机关汇报工作情况是使用时的报告。它又可分为例行

工作汇报和专题工作报告。（二）建议报告建议报告就是开展、改进、推动某项工作而向上上级机关提出建议、意见是使用的报告。它的制发机关大多是业务部门。（三）答复报告答复报告，是根据上级机关或领导人的查询、提问写出的报告。（四）报送报告报送报告，是上级机关报送文件、物品、资料是使用的报告。报告的结

构格式报告一般由标题、主送机关、正文机关和日期等部分组成。（见例案）关于报送2002年工作计划的报告工业局：现将我厂《2002年工作计划》报上，请审阅。附件：《xx化工厂2002年工作计划》xx化工厂2001年12月5日报告

的制发要求报告的制发要求制发报告，要注意以下三点要求：第一，要遵循实事求是的原则。报告高中所涉及的事实情况、工作成绩、存在的问题等，都要真实可靠，一就是一，二就是二，不夸大，不缩小；不虚构，不隐瞒。第二，要注意突出

中心，抓住重点。撰写报告时，一定要紧紧围绕着报告的主旨来组织材料，做到详略得当，使中心明确，重点突出。第三，要注意实效，讲究及时性。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议必须及时，注意时效。这有益于上级领导机关及时准确地掌握各项工作的运动情况，从而使决策更科学。第九种：请示请示的类别根

据请示行文的目的，可将请示分为请求请示、请求批准和请求批转三类。（一）请求指示下级机关在执行政策是遇到困难或出现新的情况，需要变通；或执行政策时尚有不太清楚明了的地方；或对上级机关某个决定有看法，可以向上级机关请求请

示。（二）请求批准下级机关就某项工作、某个问题请求上级机关给予审定、核准、认可；或在人、财、物方面有困难，需要上级给予帮助解决的，都必须请示。比如，机构设置、人事变动、项目安排、经费增拨和设施改善等，都属请求批准的请示。（三）请求

批转政府的职能部门对自己分管业务范围所出现的新情况、新问题，提出了处理意见和解决措施，但却因“条块”限制，无权要求同级职能部门或不相隶属机关照办执行。这就需要请求上级机关审定批准后转发有关方面执行。请示的结构请示的结构标题、主送机关、正文、落款和日期五部分。（见例案）关于召开区政协

九届五次会议的请示区委：根据《政协章程》关于召开政协全体委员的有关规定，经政协党组研究，区政协九届五次全体委员会议拟于二00二年一月底召开，现将会议召开的具体方案呈上，请批复。附：《关于召开区政协九届五次会议方案》中共xxx区政协党组2001年12月8日请示的制发要求撰写请

示，应该注意以下四点要求：第一，撰写请示，其内容要符合文体要求。这就是说，必须是在所有的呈请，并需要上级给予一定答复的情况下，才可以使用该文种。第二，请示必须是一文一事，一事一请，不涉及其他内容。第四，要注意“请示”与“报告”的区别。请示与报告的主要区别是：

行文目的不同。“报告”是汇报工作，反映情况，提出建议，答复询问时使用的，其行文的目的是让上级机关了解情况，掌握动态，为部署决策提供依据，报告并不要求上级机关批复。请示是请求上级机关指示、批准时使用的，

其行文目的是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上级机关批复。行文时间有别。“报告”的行文时间太多在是事后，也有在事前或在进行中报告的。所报告内容是已出现的情况，已完成了的某一阶段或某项工作。

请示要求事前行文，请示的是尚未进行和尚待指示的工作。格式写法各异。报告的标题文种明确为“报告”，正文部分汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问，不得夹带请示事项；结尾部分“以上报告，请审阅”、“特此报告”、“专此报告”等结束全文。请示标题文种明确为“请示”，不能写成“报告”或“请示报告”，正

文部分别提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准；结尾部分用“当否，请指示”、“以上指示，请批复”等来结束全文。第十种：批复批复的类别根据内容和功用，可将批复分为决定性批复、指示性批复和解答性批复三大类。（一）决定性批复这

是对下级机关的请示事项予以批准，并作出行政决定的批复。（二）指示性批复这种批复不仅对下级机关的请示予以同意，还就请示事项的落实、执行以及该事项的重要性、意义提出具体的指示性意见。（三）解答性批复解答性批复就是

解释回答下级机关关于法律、法规、方针、政策等事项的询问请示是所用的批复。批复的结构格式批复的结构通常包括标题、文号、主送机关、正文、落款和时间等六个部分。（见案例）关于江苏省撤销南通县设立通州市的批复民政批【1993】4号江苏省人民政府：你省一九九二年十月

八日《关于撤销南通县设立通州市的请示》和一九九二年十一月十二日的补充请示收悉。经国务院批准，同意撤销南通县，设立通州市（县级），由省直辖，以原南通县的行政区域为通州市的行政区域，不增加机构和人员编制。民政部1993年1月8日批复的制发要求制发批复，应该注意一下三

点要求：第一，内容要有针对性。批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。第二，撰写批复要慎重。批复表示的是上级机关或业务主管部门的结论性意见，下级机关或所属部门必须认真贯彻执行。因此，发文机关在撰写批复时，必

须要慎重。在撰写之前，发文机关要认真了解请示事项的前因、背景，研究与之有关的政策、法规等，以便确保批复的权威性。第三，态度要明确，语气要肯定。批复具有指挥、判断的效能，因此，在撰写批复时，态度要明确，不能模棱两可；语气要肯定，不能含含糊糊，以便于下级机关遵照执行。第十一种：

函函的类别根据内容和作用，可将函分为商洽函、知照函、答复函和请批函等四类：（一）商洽函平行机关或不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题时使用的公务信件。如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。（二）

知照函知照函，是平行机关或不相隶属机关之间相互知照、告知事项时使用的公务信件。（三）答复函答复函，又称“复函”。是答复对方询问事项时使用的公务信件。（四）请批函请批函，是向平行或不相隶属的政府主管部门

请求批准某一事项使用的公务信件。函的结构格式函一般由标题、文号主送机关、正文、落款和日期等六部分构成。（见案例）关于举办计算机操作基本知识培训的函市局单位：根据今年我局工作安排，我们拟办一期计算机操作人员基本操作技能培训班，以提高我局计算机操作人员的计算机操作技能。现将有关事项函告

如下：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx市国税局人事教育科2001年8月10日函的制发要求制发函，一定要注意以下五点要求：第一，用语要得体，讲

究分寸。函是平行文，这种特点决定了制发函时，用语必须讲究礼貌，以示对对方的尊重。第二，制发复函时，必须具有针对性，要针对来函所提问题作答；而且态度要明确。第三，要注意公函与私函的区别。函作为一种公文，与私人信件有所不同。公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。而一般私

函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的本质区别。第四，要注意批复与复函的区别。批复与复函虽然都是回复来文的公文，但两者有区别：行文关系不同。批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文；复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。行文内容有差异。

批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般事项的回复。第五，要注意请批函与请示的区别。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批

函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定和批准权的部门。主管部门多是职能部门。第十二种：意见根据意见的内容和功用，可将意见分为规划性意见、实施性意见和具体工作意见三类：（一）规划性意见规划性意见，就是某一

时期或某一方面工作提出大体构想的意见，类似于“计划”中的规划、纲要等。不同之处在于，计划有较强的约束力，一经会议通过或由上级批准，在其所涉及的范围内是开展工作和进行监督、检查的依据；而意见只是参考性的。（二）实施性意见实施性意见，是指在实施政策、法规性文件，就如何

贯彻会议或上级文件精神提出的原则性要求（三）具体工作意见具体工作意见，是对某项具体工作提出的具体处理办法。意见的结构格式意见一般由标题、主送机关、正文、发文机关、成文时间等构成。（见案例）关于加快中小学危房改造工作的意见X政办【2002】13号各县、区人民政府个部门：近年来，我市中小学校舍

建设和危房改造xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx市人民政府2002年3月28日意见的制发要求制发意见应

该注意以下两点要求：第一，与其他公文相比，意见的约束力不强，更没有强制性；相反，在具体执行时有较大的灵活性。因此，撰写意见时，不要用命令、强制的语气。第二，意见虽然是为开展工作和进行监督、检查所提供的参考性意见，但对工作任然

具有很大的指导性，因此，撰写意见时，应该注意可行性，不要说空话。第十三种：会议纪要会议纪要的类别根据性质与内容，可将会议纪要分为办公会议纪要、工作会议纪要和学术性会议纪要三种类型：（一）办公会议纪要所谓办公会议，就是机关研究日常工作、日常事务的会议。这种会议有固定的开会时间，

每周一次，或每月一次。记载这种会议的讨论情况和议事项的会议纪要，就是办公会议纪要。（二）工作会议纪要所谓工作会议纪要，就是为解决或协调工作中某些实际问题而召开的会议。记载这种会议讨论、议定事项的文字材料，就是工作会议

纪要。这种会议纪要的行政约束力很强，具有明确的指示性。（三）学术性会议纪要这类纪要属讨论型的会议纪要。它不具有法定的行政权威和约束力，只有交流情况、报道消息和参考的作用。会议纪要的结构格式会议纪要通常由标题、正文、署名、日期、文尾等五部分构成。（见案例）Xx省对外经济贸易委员会会议纪要【199

9】1号1月14日，xxx副主任主持召开xx青洽会第一次筹备会议，传达了省政府xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx一、xxxxxxxxxx二、xxxxxxxxxx1999年1月14日会议纪要的制发要求制发会议纪要应该注意以下

几点要求：第一，要详尽地占有材料。材料是撰写会议纪要的基础。要写好会议纪要，撰写者应该自始至终参加会议或列席会议，以便掌握会议的全部情况；撰写者应该认真做好记录，以使会议纪要能忠实地反映发言者的意愿；撰写者应该全面收集会议的各种文件材料，以使会议纪要

的内容完整、准确。第二，要突出中心，把握重点。会议纪要不是对会议所有情况的反映有闻必录，而是就会议中的重要情况和研究解决的重大问题、决策意见，摘其要点进行使中心突出，重点明确，以免写成流水账。第三，要忠实地反映会议的实际内容。会议纪要是会议内容的忠实体现，是会议情况、会议精神、会议所

定事项的真实反映。事宜增减和更改内容而成的关于会议的文字材料不是真正的会议纪要。互动提问环节1、公文按行文方向分为几类？分别是什么？2、公文按内容又分为几类？分别是什么？3、现在以元福集团名义发一份关于国庆放假的通知？第三讲小结本节我们主要从公文用纸规格和公文种类及其行文方式、制

发要求对以上13种公文进行了讲解，目前针对我公司工作的需求，会议纪要、决定、通知是最常用到的公文。希望通过本次的讲解，相关秘书的岗位的工作人员要按照以上正规的制文要求来写作公文。第四讲：如何对公文进行管理第一节：公

文规范性管理的重要性第二节：公文管理的流程公文的拟制公文起草公文审核公文签发公文办理收文办理1、签收2、登记3、初审4、承办5、传阅6、催办7、答复发文办理1、复核2、登记3、印制4、核发整理归档1、根据档案规定将其收集齐全2、联合行

文，主办归档公文管理1、文秘部门或专人管理，健全制度2、涉密公文要独立保管3、公文的翻印、公开发布、复印、撤销、废止、销毁、公文清退、借阅都应有详细的登记4、机关的合并和人员离退、晋升等公文要特殊管理互动环节1、行政人

员回答公文处理过程？2、秘书组回答发文程序？第四讲小结本节我们主要讲了公文制发及管理的流程，一个正规有序的文件管理流程不仅仅在我们日常工作中为我们提高了办公效率更提升了企业文化内涵。第五讲：秘书的礼仪素养及职业道德规范播放完毕谢谢!