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昆明长水国际机场文秘工作培训发文流程公文格式收文办理OA操作交流答疑理解电子公文电子公文是指有别于纸制公文的以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和贮存工具，以计算机网络以及其它数据通信介质为传递渠道的新的公文形式。集团公司办公自动

化系统（OA）是实现集团公司电子公文的工具。电子公文与原纸质公文具有同等效力。涉密文电不适用于电子公文。计算机传递即时送达便于查询检索电子介质电子公文人工传递时间损耗依赖人工检索纸介质纸制公文电子公文传递是将传统纸质公文传递过程抽象化，同时达到提高效率、准确率，节约资源的目的。理

解电子公文办公自动化系统(OA)基本操作进入OA方法1.集团主页办公自动化系统2.在浏览器直接输入：“oa.ynairport.com”技巧：可以将“oa.ynairport.com”放入收藏夹。3.外网进入OA（1）VPN登录：用OA用户名密码即可，需要输入验证码。（2）点击“集团OA系统”3

.如遇浏览器安全拦截，请点击“继续访问”并在弹出对话框全部选“是”。OA桌面注意查看便笺、会议通知等待办事项提示，在办文过程中，经常回OA桌面查看。进入办文界面办文界面显示全部待办工作待阅公文无承办单，只能看到文件正文和文件信息无需填写意

见阅后点击“已阅”自动归档已阅公文在待阅公文中点击“已阅”后，该文件转至已阅公文。可以查看之前已阅的公文。未完公文显示还在办理过程中的公文。可以查看办理状态。技巧：鼠标指针放在文件标题上会自动显示当前办

理人。新建正文单击要新建的公文种类后，右侧会显示办理流程，实线流程在OA系统中不能省略，虚线流程根据办文实际可以跳过。单击页面下“确定”方可新建公文。新建正文查询页面查询条件丰富，支持模糊查询，无时间限制。经手公文查询支持模糊

查询必须选择经手时间，方便查找技巧：可以不用关键字查询，结果为选定时间段内所有经手文件。会议通知新建会议通知注意使用存草稿，确认无误后方可发送。会议通知一般采用打印办理方法，按领导批示流转，落实完毕后归档会议通知发出时会有短信通知，请完善电话号码智能手机用户注意不要拦截会议

通知短信提醒参会会议通知公司黄页可以查询OA覆盖单位（部门）机构、人员和联系方式。便笺新建便笺单个附件体积原则要求10M以内，超过会报错。默认可以上传3个附件。便笺查询只能以发件人或标题查询。完善个人信息添加的个人信息会在“公司黄页”中查询到。手机号码用来接收O

A系统短信，如会议通知。个人群组设置群组设置1.选择部门群组或个人群组。2.点击“确定”。2.填写名称，选择成员。群组的使用在流转公文时，可以快捷地选取办理人。为避免错误，在系统预读出群组信息后再选取办理人。判断方法：1.个人群组时，在

不进行任何操作下“可选人员列表”显示办理人所在科室人员，而不是“正在加载数据。。。”2.部门群组时，左下角显示“反选”按钮而不是空白。发文流程一、部门发文拟稿科室审核部门文秘审核部门领导签发编号套红盖章校对

封发部门发文（包括中心下属部门）拟稿人部门文秘中心发文：（属于部门发文，总工办适用）拟稿科室审核部门文秘审核部门领导审核编号套红盖章校对封发中心文秘核稿中心总监签发拟稿人中心文秘中心文秘二、行政发文部门代机场

行文（行政发文）拟稿科室审核部门文秘审核部门领导审核编号套红盖章校对封发总经办核稿机场领导签发总助、总师审批会签拟稿人机场文秘机场文秘中心代机场行文（行政发文）拟稿科室审核部门文秘审核部门领导审核编号套红盖章校对封发中心文秘核稿中心总监审核总经办核稿机场领导签发总助、总师

审批会签拟稿人中心文秘机场文秘机场文秘拟稿3.主题词：参照集团公司规章制度汇编。4.抄送：根据实际需要填写，并在“收文单位”里选中，未在OA覆盖范围内的单位（部门）以纸制文件传递。要求1.公文格式要规范。2.内容属实，观点明确、条理清楚、层次

分明、文字简练。拟稿2.核对发文稿纸是否正确，注意区分行政发文与部门发文。3.先“新建正文”，之后再填写发文稿纸上“电话”、“标题”和“主题词”等信息。注意事项：1.核对拟稿时身份角色。科室审核要求：1.审核文稿内容是否准确。2.审核文稿格式是否符合公文要求。3.审

核文体、主送和抄送单位是否正确。科室审核操作：拟稿人选择“科室审核”，需要选择办理人核稿人签写意见注意事项：1.要对文件全面把关。2.可采取先审草稿再上OA方式进行。3.无论上OA前草稿是否审过，在正式OA行文时，必须审查。部门文秘审核要求：1.重点审查文稿格式和行文规范，无错别字。2.发现问题

及时与拟稿人沟通，改正错误。3.部门文秘必须认真审核，不得跳步，杜绝“只看不审，只转不核”部门文秘审核注意事项：1.在发文时，拟稿人操作选项中无“部门文秘审核”。因此，统一部门文秘审核在发文稿纸“科室审核”处签字。操作：拟稿人选择“科室核稿”，办理人选择部门文秘2.部门文秘审核后须在

发文稿纸上落“部门文秘已核稿”或其它同义字样。部门领导签发1.审查重点是公文内容是否与所事实相符合。2.确保文件中涉及的数据表格准确。3.签发意见明确并落实在发文稿纸上。要求：部门领导签发注意事项：1.签发人为所在部门二级机构副职以上管理人员。2.根据签发领导的意见可

以进行多位领导签发，签发意见中必须要有同意发文的明确批示意见才可发文。3.若无明确发文意见，提醒签发领导。操作：拟稿人选择“签发”，办理人选择相应部门领导。部门领导审核1.审核人一般为拟稿人所在部门二级

机构管理人员（特殊要求情况除外）要求：2.对文件进行全面审核3.提出审核意见，并落实在发文稿纸上.部门领导审核操作：拟稿人选择“部门审核”，办理人选择部门相应领导1.部门领导审核意见中要明确呈给某位中心领导批示，不能直接签发.注意事项：2.根据

签发领导的意见可以进行多位部门领导审核.中心文秘核稿要求：同部门文秘核稿。操作：拟稿人选择“变换经办人”，办理人选择所在中心文秘。注意事项：1.核稿后可不在发文稿纸上落实核稿意见。2.如无法修改正文，联

系拟稿人更改。中心总监签发同部门领导签发。注意事项：操作：中心文秘选择“签发”，办理人选择相应中心领导。会签会签是撰拟公文的过程中，主办单位主动与有关单位协商并核签的一种办文程序。要求：当公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时，需要进行会签。会签操作：拟稿人

选择“会签”，需要选择办理人注意事项：1.选择办理人时根据领导意见直接选择需会签的领导。2.会签人一般为平行部门的领导，可以多人会签。3.会签意见与发文各级审核意见有出入时，及时请示领导。收文办理办文的实质是办事区分部门收文与行政收文发起收文三种途径收文通知单收文

从上级“承办”的公文发起新的收文新建公文收文（全部信息要手动添加）123收文分类阅知类（不需要办理具体事务，对于文件中的信息阅知即可）一般事务类（需要承办部门具体办理事务或从事某项工作，需要将办理结果以公文或其它形式反馈至相关

部门）等待意见返回类（需承办部门提出处理或解决问题的方案、方法的拟办意见供领导参考）收文流程收文承办单登记将文件标题、来文单位、来文号、收文日期等信息填写按《收文登记表》（三标表单，便于查找文件和记录）编号：部门内定义字段分类编号。编号时注意选择年份（一般默认当年和上一年两年都在）编号

字段可由文秘设定注重时效性（收文不过夜）登记技巧：1.按承办单顺序来做可以降低错误。2.一定要看正文和“上级承办单”。3.当前部门承办单中无法查看流程相邻上级、下级承办单的备注。根据需要添加正文和附件，添加的正文和附件只有添加人可以删除，发文稿纸同理。文件传递根据流程和批

示意见选择下一步办理方式和办理人员。落实完承办单领导批示和文件上内容后方可归档。一般事务类文件必须有明确承办人具体承办。承办人应以公文或其它方式在要求的办理时限内反馈办理结果。建议办理结果反馈后再归档，方便查找。等待意见返回类多级承办单目前OA当前部

门承办单只能看到流程相邻的上级、下级承办单，而无法看到多级承办。例如：总经办承办单看不到集团公司承办单。中心收文办理等待意见返回类文件办理方法：将部门承办单下载后，通过添加附件方式添加到中心文件承办单，同时注重加强

沟通。特点：1.部门文秘在上级承办单“承办”状态发起收文。2.需要承办部门提出具体办理意见供领导参考。等待意见返回类1.如无明确办理时限要求，则三个工作日内完成拟办意见提交。要求：2.具体拟办意见提出后，再将原始文件（上级承办单）提交，并在承办填写办理情况。3.在提交原始文

件（上级承办单）后，部门文件暂不归档，待机场领导具体批示意见后，视情况办理后归档。等待意见返回类注意事项：1.提出的意见是“拟办”意见，而不是直接办理或阅处。2.要在明确上级承办单领导要求的情况下办理。3.所提拟办意见必须是明确、确定的。等待意见返回类4.承

办部门不能越级办理（提交给机场领导），如有必要，须事先与来文单位（总经办）沟通。5.严格办理时限，无明确要求的办理时限为三个工作日。6.若确不能在时限内提交拟办意见的，要主动与来文单位（总经办）取得联系，说明原因并明确提交时

间。注意事项：等待意见返回类办理情况按钮本部门意见记录记录文件到承办部门发起收文后所有的办理、流转过程及每一步办理时间。记录内容不可更改。记录内容包括误操作，记录是线性不可逆记录。本部门意见记录各单位办理情况在各单位办理情况页面上，可以查看所有公文经手单位的办理承办单。如果文件是OA发文，则可

以查看发文单位的发文稿纸所有信息。可以用来查看多级承办单。为保证所有用户流转公文顺畅，此功能有使用时间限制。各单位办理情况意外处理：收回文件任何状态文件经此步后均会回到“办理（经办人）”。无论公文办理到哪里，传递到哪里，所有公文经手人都可以对文件进行收回。收回文件只能进行最近一次

操作的逆操作，收回后，文件回到最近办理人。本部门办理情况会记录收回文件操作。意外处理：收回文件打印按钮在新窗口中弹出承办单打印预览在承办单打印预览页面上，上、下级承办单默认关闭，打印时不会展开，在打印前根据需要展开打印。打印按钮有时不显示，但是实际存在的，按钮位于承办单右边线上约1

厘米处，当鼠标划过时，指针形状会变成手形，即可打印。打印按钮完整保存承办单目前多数采用截图方式保存承办单。巧用打印功能完整保存承办单。点击打印按钮后弹出选择打印机对话框中选择虚拟打印机MicrosoftOfficeDocumen

tImageWriter或AdobePDF。Office打印机所保存格式为mdi,因此，推荐使用AdobePDF，可以直接保存为PDF格式，方便查看。Office打印机所保存格式为mdi,因此，推荐使用AdobePDF，可以直接保存为PDF格式，方便查看。选择保存

位置后点确定即可保。获得AdobePDF方法：推荐安装AdobeAcrobat。关于收文技巧航信替换正文后重进浏览器点提交后一定要看回执公文写作基本要求符合党和国家的路线方针政策和法律法现符合上级机关的有关指示同现行有关公文相衔接

完整准确地体现发文机关的意图全面准确地反映客观实际信况提出的政策、措施切实可行表述准确严密文字精确简练文种使用恰当公文结构和格式规范公文常用表达方式叙述：陈述事物发生、发展和变化过程或人物活动、经历等的表达方法，在公文写作中使用最广泛。基本要求是线

索清楚、详略得到、中心突出。时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素均应交待清楚，但力求简炼。三种：叙述、说明、议论说明:用简要的文字解说事物、阐明事理，即对事物的形态、成因、性质、种类、功能，或对事物的概念、特点、来源、演

变等作明白的介绍、解说的表达方法。基本要求要客观、准确（按事物的本来面目作介绍）。议论:对客观事物或问题进行分析、评论，提出看法和措施，表明观点和态度的表达方法。阐明立场观点、政策原则和决策主张时使用；配合叙述、说明两种文体使用，从叙到议，要做到

从事实中直接作出符合逻辑的结论。公文常用表达方式上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如：函。下行文：下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。如：通知、批复、通报等。公文分类按作用和行文关系划分适用于批转下级机关的公文，转发上级机关

和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公

开张贴或公开发表于电台、报刊。通知适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用，属于限知性公文。通报适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。包括情况报告、工作报告、答复报告。格式包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告”

、“专此报告”字样结尾）。如：昆明机场关于机坪秩序专项检查情况的报告。报告适用于向上级机关请求指示、批准。写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、事先请示、不得越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人

等。结尾应写上“妥否，请批示。”等专用公文术语。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。请示适用于答复下级机关的请示事项。批复必须针对请示予以答复。批复适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，须经上

级批转。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。意见适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关

权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。函的格式与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻等。函适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要不加盖印章。会议纪要是把会议

整个情况和结果简要地记下，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决性公文，也叫会议文件。有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题。有些较为一般的会议，可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。会议纪要发文机关标识（版头、红头）昆明长水国际机场关于规

范文件红头内容的通知为表示尊重，平行文一般采用上行文红头格式区分上行文与下行文红头格式编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位（“0”），不加“第”。误：云机场昆长水发（2011）第02号正：云机场昆

长水发〔2011〕2号发文字号昆明长水国际机场关于规范发文字号的通知标准式：发文机关+发文事由+文种，凡是有红色版头的文件，因已标明发文机关名称，故发文机关名称可省略。标题居中，注意是否有缩进。公文标题除特殊称谓以外尽量避免使用标点符号。正：昆明长水国际机场关于下发公文管理办法的通知误：关

于下发《昆明长水国际机场公文管理办法》的通知字体：方正小标宋简体，二号字。回行时不能断词，行数多则采用倒三角或正三角排列。公文标题主送机关用对方单位或部门的全称。左顶格，后标冒号。字体与正文相同。正文字体：仿宋GB-2312，三号字

字间距为“标准”（默认），无缩放，不能因凑齐行数调整字间距和缩放值。表数量的数字采用阿拉伯数字。时间书写要规范如：3时20分或3：20。正文行间距为28磅到32磅，一般用1.5倍行距，正文中表格格式（请示）公文用词要规范，尽量避免使用口头语代替专有名词，如：飞

机要写成航空器。正文技巧：横版表格页面设置方法，复杂表格推荐用excel做附件。层次要求：第一层，用汉字的一二三四……每个序数后用顿号（占一格）。黑体三号字。第二层用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）……后面不加标点。楷体GB-2312三号字。第三

层，用阿拉伯字1234，后加“.”，不是“、”，仿宋GB-2312，三号字第四层，用半圆括号阿拉伯字（1）（2）（3）（4），后不加标点，仿宋GB-2312，三号字。四层序码的顺序不能颠倒，也不能混用。层次要求：层级注意事项不推荐用自动格式套用，会引起字符间距离有

差异；修改时易引起序号错误。活用孤行控制，一级标题不能在页的最后一行。附件名称折行后与附件名称第一个字对齐，多个附件间以序数对齐。附件与正文间隔一行。“附件”二字缩进两汉字距离，后接冒号，再接附件名称。附件中不能使用书名号等

标点符号。在多于一个附件的情况下，用阿拉伯数字表示各附件序数。附件（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2）领导签发的公文，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4）法规性文件以文件批准日期为准。（5）

一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期成文日期确定原则：成文日期成文日期必须写年月日，且要用汉字。最后“日”字，与正文整行的倒数第四个字对齐。正：二〇一一年十二月八日误：2011年12月8日误：二0一一年十二月八日一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。日期与印章所不能单占页面，必须有

正文或附件不得采取标“此页无正文”方法。正文日期下方空1行居左空2字加圆括号标识，字体与正文相同。电子印章大小:长水机场章直径4.5CM，长水机场部门章直径4.2CM附注：用印标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。主题词以云南机场集团有限责任公司主题词表为标引范本。一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。主题词应用三号黑体字标示，词间空一格。如《昆明机场关于做好防汛工作的通知

》，先标类别词“安全”，再标反映公文内容的类属词“防汛”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。主题词对于词表中找不出准确反映文件内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引，并于词后加“△”。抄报与抄送若文件只抄报某几位领导，在版记中分别注明。注意抄报与抄送多家单位时的排序。收文单

位不在OA系统覆盖范围内的，则需制作纸质文件传递，抄送单位须体现在正文版记中。关于套红技巧下载文件到电脑上利用模板套红Office版本建议使用2003（多版本共存）本地（机）模板制作7091111Q:32107430便：长水机场总经办文秘档案

室交流答疑谢谢大家