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第1课绪论本讲目标•熟悉秘书与商务秘书的定义、等级、类别、极其角色定位•掌握商务秘书工作的内容和特点。（重点）•熟悉当前商务秘书职业及商务秘书工作面临的机遇、挑战及发展趋势。秘书的起源和定义•秘书的起源–秘书

的起源定位在约4000年前，但那时的秘书只是一种官职，从事的文牍性很强的具有秘书特色的工作。–孙中山现在领导的中华民国临时政府，真正使秘书这一职业在我国具有现代意义的开端。•国外秘书–“secretary"这个词来源于保密者。指那些被国王和王后雇

佣来保守国家和私人秘密的人.–secretary第一个字母S小写的时候，就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员–Secretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员美国前国务卿鲍威尔秘书的定义–《秘

书国家职业标准》对秘书的定义是：专门从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。•秘书服务的根本对象是：领导者•秘书活动的基本方式是：处理信息和事务•秘书活动的根本性质是：辅助性–秘书是一种职务，在领导身边、直接为领导服务的工作人员，是领导的参谋和助手。–秘书

是一项工作，主要职责是辅助领导工作和处理日常事务。–秘书还是一种机构的名称。秘书的类别•从秘书的来源与服务对象来分–公务秘书和非公务秘书(私人秘书)•从秘书的工作职责来分–行政秘书、机要秘书、生活秘书、通讯秘书、文字秘书、信访秘书等。•从秘书的职能层次来分–初级秘书、中级秘书和高级秘书。•从所属

行业来分–法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书。秘书的等级•五级秘书（初级）•三级秘书（高级）•二级秘书秘书的等级•四级秘书（中级）商务秘书的定义和等级•商务秘书的定义–商务秘书是秘书的一个分支–它与其他秘书的不同之处在于其职业定位。–这里所说的商务秘书，是指在各类从事商务活动的

组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商业性事务。•商务秘书的等级–初级商务秘书–商务秘书–高级商务秘书商务秘书的角色定位•商务秘书是领导的参谋助手•商务秘书是企业工作的枢纽和桥梁•商务秘书是企业的信息库•商务秘书是个配角商务秘书工作的内容•11个方面：•日常事务管理（办公室管理、

通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）•接待事务（来访接待、安排服务等）•会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）•行政事务•信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）•调查研究事务（搜

集信息，提供可行性的方案供领导选择）•文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）•写作事务（各种文体的写作）•协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)•督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）•其他领导临时交办的任务商务秘书工作的特点•1.中

介性•2.直接性•3.全面性•4.服务性•5.被动性•6.潜隐性•7.机密性中国商务秘书职业及秘书工作的特点•社会需求增长快•职业化进程加快化•办公自动化和现代化步伐加快•秘书综合能力要求的提高一、像心理学家一样善于观察和理解他人；二、像政治家一样有灵敏的头脑；三、

像外交官一样有潇洒的风度；四、有处理种种棘手问题的丰富经验；五、有良好的速记能力及文字功夫；六、熟谙各种商业往来中的法律关系；七、能熟练使用种种办公自动化机器；八、具备相当的金融和税务知识；九、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。---------

--美国《全美秘书协会章程》秘书职业素养：商务秘书职业的机遇和挑战•商务秘书职业的机遇–社会需求量大使商务秘书职业成为热门职业–秘书的知识结构向多元化发展为商务秘书人员的个性发展提供了契机–国际化使商务秘书挖掘潜质，发挥职业优势•商务秘书职业的挑战–服务理念

的加强–工作职能的转变–工作方式的转变商务秘书的基本趋势：秘书行业已经职业化；商务秘书职业化进程加快，促使商务秘书职业社会化；秘书部门的地位和性质决定了秘书工作要为领导出谋划策。此外，男秘书在未来也将有广阔的发展前景课后任务•完成

老师布置的课后习题第2课商务秘书与领导本讲目标•熟悉商务秘书与领导的关系。•掌握商务秘书与领导班子相处的原则和矛盾的处理。（重点）•掌握商务秘书处理与领导人关系的原则和方法。（难点）商务秘书与领导关系的实质•政

治、人格上的平等关系•组织上的上下级关系•角色地位上的从属关系•工作上的服务关系商务秘书与领导相处的基本原则•摆正位置，甘当“配角”的原则•维护领导，忠于职责的原则•适应领导，有效服务的原则•顾全大局，维护领导团结的原则•为领导拾遗补漏洞原则商务秘书与领导班子相处应把握的基本原则•明确职责

，单向请示的原则•一视同仁，维护团结的原则•有主有次，突出重点的原则灵活处理领导人之间的矛盾•认真观察分析•采取相应对策–消极回避–保持中立–积极沟通协调商务秘书处理与领导人关系的原则•尊重而不阿谀奉承•主动而不越位脱轨•服从而不盲从•诚实而不作假弄

权•挡驾而不阻拦干涉商务秘书处理与领导人关系的方法技巧•了解适应领导人的个性特点•熟悉适应领导人的管理风格•赞美领导人的艺术–赞美要翔实具体；赞美要恰到好处，避开拍马屁的嫌疑；态度要情真意切；重视背后赞美。•批评领导人的艺术–批评的方式要曲折委婉；批

评要找好时机；批评的同时要提出建议和补救措施。•化解与领导人紧张关系的艺术–查找原因，摆正位置；–主动和好，加强与领导思想和感情的沟通。与领导沟通技巧1、在与领导沟通时要做到不擅权越位2、在与领导沟通时要灵活变通与领导之间建立信任，对不同的领导风格和不同性格的领导应注意采取不同的沟通方

法。3、在与领导沟通时应提倡简约和多介质的沟通思考朱志远被老板当众狂批，她感到既气愤又尴尬。原来，两天前，老板让她预订个会议室，朱志远打电话去后勤部门落实了这件事。可是今天早上，当他们提前10分钟赶到会议室时，里面却有其他部门在开会。老板当时就发火了，责骂

朱志远办事不力。朱志远感到很委屈，当时就顶了句：“我们是提前两天就预订过好了的。”后来朱志远了解到当时那个部门是临时开会，而且马上就结束。“老板没一点耐心，不了解情况就乱发火。”朱志远委屈的语气中带有很多不满。如果你是朱志远，你会怎么处理这种情况？课后任务•完成课后习题第3课商务秘

书职能上次回顾•商务秘书与领导的关系•商务秘书与领导班子相处的原则和矛盾的处理•商务秘书处理与领导人关系的原则和方法本讲目标•熟悉商务秘书职能。•掌握商务秘书的辅助决策职能。（难点）•掌握商务秘书的协助管理职能。（难点）•掌握商务秘书的处理信息职能。（重点）•掌握商务秘

书的协调关系职能。（重点）•掌握商务秘书的保守秘密职能。（重点）商务秘书职能概述•领导近身综合辅助性•角色意识多重性•公共事务操办性•职能活动中介性•领导需要差异的选择性辅助决策•辅助决策的含义所谓辅助决策，是指在决

策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。•辅助决策的作用–为决策提供依据–加速决策实施进程–促进决策优化辅助决策•辅助决策的特点–综合性–受限制性–经常性–全

过程性辅助决策•辅助决策的原则–超前原则–定位原则–信息原则–进谏原则辅助决策•决策中的商务秘书活动•确定决策目标•拟订方案•评估和优选方案•典型试验•普遍实施协助管理•管理是指在一定组织中的管理者，运用一定的职能和手段来协调他人的劳动，使别人同自己一起高效率地实现组织

既定目标的活动过程。•所谓管理职能（Managementfunctions），是管理过程中各项行为的内容的概括，是人们对管理工作应有的一般过程和基本内容所作的理论概括。哈罗德·孔茨和西里尔·奥唐奈里奇把管理的职能

划分为：计划、组织、人事、领导和控制。协助管理•协助管理的特点–管理的综合性–管理的间接性–管理的非常规性•协助管理的原则–服从原则–沟通原则–合作原则管理中的商务秘书工作•计划中的商务秘书工作–围绕组织工作计划的制定，做好搜集信息资料，推动各部门制定好部门工作计划，结合实际，拟制组织的

综合计划如年度工作计划等。•指挥中的商务秘书工作–指令的下传上达，协调指挥活动。•控制中的商务秘书工作拟订控制标准衡量结果纠正偏差督促检查•督促检查含义•督促工作在商务秘书工作中的作用–督查工作是商务秘书的一项重要任务

–督查工作是商务秘书发挥参谋助手作用的一个重要方面–督查工作是商务秘书由被动服务变为主动服务的一个有效手段•商务秘书督查工作的任务基本任务主要由领导的工作习惯及重视程度来确定。督促检查•商务秘书督查工作的程序•商务秘书督查工作的原则坚持实事求是、坚持突出重点、坚持分

流承办、坚持主辅协作、坚持时效原则督查立项查办通知催办商讨处理直接调查立卷归档结案反馈督促检查•决策中的商务秘书活动•书面督查•电话督查•现场督查•会议督查•督查调研•……处理信息•信息及处理信息的含义•处理信息工作的特点–服务性–针对性–综合性–开拓性处理信息•处

理信息的作用–处理信息是辅助领导决策的重要工作–处理信息是商务秘书部门的一项日常重要业务–处理信息有利于开拓工作的新局面处理信息•处理信息的程序信息加工信息获取信息检索信息存储信息利用处理信息•处理信息的基本要求•准确•及时•适用协调关系•协调关系的含义•协调活动的要素–协调者–

协调对象–协调意图–协调目标–协调环境协调关系•商务秘书协调的范围•内部协调•纵向协调•横向协调协调关系•商务秘书协调的步骤受托审理核查处理协商保守秘密•保守秘密的含义•构成秘密的基本要素：隐蔽性莫测性时间性•保密的特点–封闭性–利益性–范围性–时间性保守秘密•保密的意义–保

密工作关系到组织的生存和发展–保密工作关系到经济的发展–保密工作关系到组织工作的正常运转•保密工作的基本方针–积极防范–突出重点–内外有别•保密工作的内容•秘书工作中涉及的保密事项课后任务•完成课后习题第4课商务秘

书的职业素养本讲目标•掌握商务秘书职业的素质。（重点）•掌握新时期商务秘书应具有的能力。（重点）新时期商务秘书的素质•素养定义——素质和修养的总称•商务秘书的职业素养的重要性–秘书工作的需要–时代发展的需要•商

务秘书职业素养的培养途径–接受教育–工作实践新时期商务秘书的素质•商务秘书的政治素质•职业修养•道德修养新时期商务秘书的素质•商务秘书的政治素质•专业知识•基础知识•秘书工作相关知识新时期商务秘书的素质•商务秘书的心理素质–

保持乐观而稳定的情绪，在工作中充满活力–能充分认识自己，公正地评价他人–有较强的事业心和目标意识–积极进取，勇于探索，刻意创新–意志坚韧，并善于自我克制–人格健全，有鲜明且较完善的性格–豁达宽容，自尊敬人，遵守诺言，言行一致–乐与交往，建立并保持和谐的人际关系–个人行为同组织行为和公众

利益能协调一致–在变化的社会环境中能够保持良好的心理顺应新时期商务秘书的素质•商务秘书的健康素质作为秘书要清楚世界卫生组织确定的人群健康的十项标准新时期商务秘书应具有的能力•情商、智商与工作能力•道德修养（EQ）•道德修养（IQ）IQ(智商)=MA（智力年龄）/MA（

实际年龄）×100新时期商务秘书应具有的能力•一位24岁的秘书经过智商测验，她的测验分数达到了28岁秘书的平均水平，那么她的智力年龄就是28，这位秘书的智商是多少？新时期商务秘书应具有的能力•商务秘书应具有的主要工作能力–善于与领导相处的能力–培养观察预见能力–分析综合能力–勇于创

新、独立办理能力–公关交际能力–竞争谋略与决策能力–口头表达能力–文书撰写与处理能力–实用技术操作能力总结•掌握商务秘书职业的素质。–政治素质–知识素质–心理素质–健康素质•掌握新时期商务秘书应具有的能力。课后任务•完成课后习题

第5课商务秘书日常事务管理本讲目标•掌握商务秘书电话事务的处理。（重点）•掌握商务秘书的日常接待工作。（重点）•掌握办公室环境及安全管理。•掌握办公用品及设备的使用与管理。•掌握印信的管理。•熟悉办公室杂务的管

理。商务秘书电话事务的处理•接听与拨打电话有哪些要求？–及时向对方问好–通话中尽量量使用礼貌用语–通话中声音温和，语气自然–吐字清楚–热情周到–通话简捷、高效–提高电话工作的效率，注意保留基本礼仪商务秘书电话事务的处理及时拿起

电话•接听电话的要领通报问候电话记录通话内容的处理拨打电话的技巧•1、尽量选择合适的时间打电话•2、打电话前的准备工作•3、准确拨号，耐心等待•4、及时自我通报•5、要求对方做好电话记录•6、替上司拨叫电话•7、拨错了号要道歉，绝不可一挂了之•8、如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话•9、运用

语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话打电话电话礼仪•事先作好准备；•表述清楚、简明扼要；•左手拿话筒；•选择适当的时机；•打电话，先自报家门，外线先报公司、部门、个人，内线先报部门、个人；•保持微笑；•不要先问对方姓名；•先告之概要，再讲

明细节；•由受话人结束会谈，先放电话（别摔话筒）。接电话电话礼仪•铃响几声接电话？•拿起电话先自报家门；•电话听不清楚时要立即告诉对方；•叫对方等待，应该说明原因及等待的时间；•不能接电话、或不得不终止电话应该礼貌地告诉对方；•讲电话的时候一定要确认对方的姓名、身份，把电话转给谁，特别是你的上司问

清楚了；•同事家里电话、手机、呼机，未经允许不要告诉别人，尤其是你的上司；•打错电话态度要良好，别让对方对公司产生不良印象；•尽量不用免提接电话。•如何放下话筒？（按MUTE）•电话留言并追踪。•电话来时，听到铃响，在第二声铃响后取下话筒。通话时先问候，并自报公司、部门。对方讲述时要留心听，并

记下要点。未听清时，及时告诉对方。•通话简明扼要，不要在电话中聊天。•接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。•对不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。•工作时间内，不得

打私人电话。•通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。•当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。•当你正在通电话，又碰

上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。•在电话中传达事情时，应预先作好准备，通话结束前应重复要点，对于

数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。•如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：“对不起，请问您是哪位?”•要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避

免由于打岔引起的尴尬和不悦。•如果碰到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断电话，应该礼貌告知对方拨错电话。相反如果是你拨错了电话，应该马上向对方表示道歉。•如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方

，向对方解释清楚。•作好电话记录。•结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。办公室接待工作•1、接待工作分类•按来访人数和规模分类：个人来访、团体来访•按接待的准备程度分类：有约来访、无约来访•2、接待中的准备工作：做好环境、物质、心理准备工作•

3、接待的礼仪原则商务秘书的日常接待工作•前台秘书接待的基本要求–接待的基本要求•热情大方、细致周到、确保安全、俭省节约、内外有别–接待工作的基本程序•“3S”：Standup(站起来)See(注视对方)Smile(微笑)•预

约客人的接待•不速之客的应对•接待工作的基本程序•1、日常接待工作的基本程序•迎候、查对预约登记、做好登记、通报来访、引导客人、介绍、做记录、送别•2、接待团体来访的基本程序•了解情况、制定接待方案、做好准备工作•接待工作及其要求：–在规定的

接待时间内，不缺席。–有客户来访，马上起来接待，并让座。–来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户。–对事前已通知来的客户，要表示欢迎。–应记住常来的客户，要表示欢迎。–接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。注：如果客户是为商务目的而来，主人要起身接待客人，给

他让一个座位并且倒上一杯饮品（茶、咖啡等），在客人落座之前主人不能坐下。当客人起身告辞时，主人需将客人送到门口或者电梯口。而高级经理则不需为秘书或者办公室同事站起来。商务秘书的日常接待工作•来访团体的接

待–制订接待工作计划•接待计划的主要内容•制定接待计划工作的流程了解基本情况报请上司审批草拟接待计划明确接待规格接待准备工作•（1）资料准备。主要包括来访一方的背景材料，如人员构成情况、公司经营情况、与本次来访目的及要求相关的材料等，同时，应相

应地准备好我方的资料。•（2）食、宿、交通安排。事先做好来访人员的接站、用餐、住宿、交通等安排，每一项工作的每个环节必须具体落实，不能有半点疏漏。•（3）设施及物资准备。在准备工作中，不仅要落实接待活动中要用到的会议室等场所，

还应考虑好需要的布置及设备准备。保证它们是随时可能提供利用的。•（4）为来访人员准备一些小礼品。依据来访及接待规格，公司可能要为来访者准备一些小礼品，需要秘书根据来访人的情况精心准备。•（5）取得其他部门的协作与配合。团体来访涉及的方面较多，

很多工作需要公司内其它部门及人员的配合才能完成，秘书应该注意随时与有关的部门及人员进行沟通，加强合作联系。商务秘书的日常接待工作•来访团体的接待–迎送来访团体的常识——用车的座次安排主人驾驶小型轿车座位安排司机驾驶小型轿车座位安排商务秘书的日常接待工作•来访团体的接待–

迎送来访团体的常识——用车的座次安排中型轿车座位安排越野车座位安排商务秘书的日常接待工作•来访团体的接待–迎送来访团体的常识——用餐的礼节常识•餐具使用礼仪•席间礼节•关于敬酒的礼仪–迎送来访团体的常识——迎送工作常识与礼节常识•迎接来访团体的礼节•送别来访团体的常识•迎送来访团体

工作流程•安排来访者的参观、娱乐活动用餐礼仪—吃相要文雅•用餐要文雅，吃的时候应闭嘴细嚼慢咽，不要发出咀嚼声和舐咂嘴的声音，或在吞咽和咀嚼时弄出其他的噪音。•进餐过程中吃到鱼刺肉骨之类，可用餐巾或手掩口，用筷取出放在盘碟里，不可直接外吐。•鱼刺、

肉骨、果核、用过的牙签和餐巾纸等物，不能直接堆置桌上，应搁在放残渣的盘碟内。•剔牙时，要以手遮口。不能用筷子代替牙签剔齿缝。用餐礼仪——筷子的使用•筷子是中餐中最主要的进餐用具。•握筷姿势应规范，进餐需要使用其他餐具时，应先将筷子放下。•筷子一定要放在筷子架上，不

可放在杯子或盘子上，否则容易碰掉。•若不小心把筷子碰掉在地上，可请服务员换一双。•在用餐过程中，已经举起筷子，但不知道该吃哪道菜，这时不可将筷子在各碟菜中来回移动或在空中游弋。•不要用筷子叉取食物放进嘴里，或用舌头舔食筷子上的附着

物，更不要用筷子去推动碗、盘和杯子。•有事暂时离席，不能把筷子插在碗里，应将其轻搁在筷架上。•在席间说话时，切忌把筷子当道具，随意乱舞；或是用筷子敲打碗碟桌面，用筷子指点他人。•每次用完筷子要轻轻地放下，尽量不要发出响声。办公室环境及安全管理•办公室布置

的原则–信息传递与交流的迅速、方便–提高人员的劳动生产率•办公环境的布局–办公室布局的考虑因素–办公室布置的具体要求–办公室布局的工作程序办公室环境的构成•1、办公室的环境分为：•软环境：工作氛围、人际关系、人员的素

养•硬环境：空气、光线、声音、色彩、桌椅柜架、办公设备、耗材、饮水设备等•2、构成办公环境的要素：空气、光线、声音、空间、绿化•3、办公室的布局类型：开放式、封闭式•开放式办公室布局：始于德国，指按照工作职能、业务活动和技术分工来布局，有全开放和半开放之分。•封闭式

办公室布局：传统式办公室，独立门窗开放式办公室封闭式办公室优缺点比较开放式办公室封闭式办公室优点降低成本、提高效率、易于沟通、便于监督指导、设备共享单独办公、比较安全、可集中精力、易于内部沟通不足难于集中注意力、噪音大、难于保密成本高、空间浪费大、不易于监督和指导办公

室环境及安全管理•办公环境的维护与美化–办公用品及设备的摆放–责任区域的清洁–办公室的美化•办公环境的安全管理–人生安全–财产安全–防火安全•办公布局安排应考虑的主要因素•企业的规模和员工人数。•企业的机构

设置和工作设计。•企业经营的性质和内容。•确保公司部门之间的联系，科学有效的设计工作流程。休息室员工的涂鸦Online部门几乎四五个人就能分得一张沙发开放的办公环境同事们很容易沟通拉近距离办公用品及设备的使用与管理•常用办公用品的介绍与分类•办公用品的使用管理原

则–建立完善的管理制度–保证工作的需要–经济化原则–及时更新设备，提高工作水平办公用品与耗材的名称和类型•1.纸簿类：A4、B5等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开窗信封；横格笔记本；速记本；专

用本册（如现金收据本）。•2.笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液。•3.小装订类：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器。•4.归档用品：各种文件夹、档案袋、收件日期戳。•5.办公设备专用易耗品：打字机用色带、修

正液等；复印机用墨盒等。•机用磁盘、磁盘盒等。办公用品及设备的使用与管理•办公用品的采购名称规格数量单位估计价值供货日期购置理由备注请购部门负责人意见：分管领导意见：总经理意见：办公用品申请单办公用品及设备的

使用与管理•办公用品库存管理–制定专人负责–及时办理出入库手续–精心保管–定期盘存•办公用品的发放和使用办公用品的管理和发放•一、办公用品的管理•1、识别办公用品和易耗品•2、办公用品的采购•二、办公用品的发放•1、健全发放制度•2、建立一个的发放登记制度，严格审批手续•3、认真清点，核

实发放•4、制定有效的办公用品节约制度•5、严格办公设施的使用制度印信的管理•印章的管理–印章的作用–印章的种类–印章的刻制–印章的保管–印章的使用印信的管理•介绍信的管理–介绍信——是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。–介绍

信的管理–介绍信的使用办公室杂务的管理•信件、邮政事务的处理•现金的管理与报销•值班管理课后任务•完成课后习题第6课商务秘书工作实务本讲目标•掌握秘书与信息工作。（重点）•掌握秘书与会务工作。（重点）•掌握秘书与公务处理。•掌握秘书与事物工作。商务秘书与信息工作•信息的收

集与分类–信息收集的范围–信息收集的渠道–信息收集的原则价值原则、时效性原则、客观性原则、经济性原则、全面系统原则–信息收集的方法观察法、询问法、问卷法、阅读法、购置法、网络检索法、交换法–信息的分类商务秘书与信息工作信息筛选•信息的处理信息处理的基本原则——及时、准

确、系统、经济、适用的原则信息加工初级加工高级加工商务秘书与信息工作信息传递信息存储信息检索•二、信息工作的基本程序•案例分析与讨论：•沙里淘金•小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说

不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况

，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。•“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入国际市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些

乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0．2至0．5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0．3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元

，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就

为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”•卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思……•过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对

粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”•大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较

、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。•后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿!•小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”•卢主任说：“信息

变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索•问题:从这件事中，你对信息工作有哪些启发？•〖分析简评〗•这个

案例对秘书做好信息工作有多方面的启发：•1、信息是领导者正确决策的重要依据。准确、及时、全面的信息，是领导者作出正确决策的重要保证。反之，错误、片面、迟报的信息，可能会导致领导者作出错误的决策，造成重大的损失。案

例中的卢主任向厂领导反映的有关信息，使厂领导作出了正确的决策，为企业赢得了巨大的利润。由此可见，信息在领导决策中的重要地位和作用。•2、信息具有重要的价值。从本案例可以看出，正确运用信息，可以为企业带来可观的经济效益。从这个意义上说，信息就是金钱。秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值

，肩负起信息工作者的重任，努力做好信息工作，为本组织创造良好的经济效益。•3、信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。案例中的卢主任就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手。秘书人员平时就要养成收集信息的习惯，并能从零散信息中发现带规律性的东西，从表面信

息中发现本质性的东西，从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最大增值。•4、信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是秘书发挥参谋作用的最有效途径。本案例中，卢主任就是利用自己所掌握的信息向

领导提出参谋建议的成功范例。作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋的目的。商务秘书与会务工作•会议及其作用•会议活动中商务秘书的职责与任务–指导会议工作的原则–会务工作及其具体内容准备阶段进行阶段形成意见传达、督办阶段会议预案制

定、会议文件准备、印发会议通知、会前检查会间会务工作会后工作商务秘书与会务工作•会议文书工作–会议文书的分类–会议文书的拟写要求–会议文书印制与分发的要求商务秘书与公文处理•公文概述–公文的定义–公文的特点–公文

的文种–公文的构成–公文的稿本型商务秘书与公文处理•公文处理工作–公文处理的基本任务–公文处理工作的基本原则–公文处理工作的具体要求商务秘书与公文处理•公文处理程序–收文处理程序签收——拆封——收文登记——审核——拟办——批办——传阅——承办——催办——查办——留

注–发文处理程序拟稿——审核——会稿——签发——编号——复核——缮印——校对——用印——发文登记——封发商务秘书与公文处理•公文的写作–公文写作的特点及注意事项–公文写作的基本规程拟写提纲，安排结构领导交代发文意图确定发文的主旨和应当使用的文种落笔起草，拟写正文修改润色，确定初稿

收集和选择所需的材料–公文起草过程中用注意的问题商务秘书事务工作•机要保密工作–国家秘密事项的范围–秘书工作中涉及的保密事项–保密工作的特点与要求•领导公务活动的安排–安排领导活动的原则与方法–专项领导活动的安排总结•掌握秘书与信

息工作。•掌握秘书与会务工作。•掌握秘书与公务处理。•掌握秘书与事物工作。课后任务•完成课后习题•公务秘书：为国家机关、社会团体、事业单位、公有制企业或股份制公司的领导工作服务，由组织人事部门考查选用，由国家或单位支付薪酬的秘书。•私人秘书：为为个体企业主或其他雇主服务，由个人聘用

，并由雇主本人支付薪酬的秘书。•行政秘书：行政秘书的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础的文书写作、档案管理，熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等。负责办公用品的保管领用工作，办公设备的日常维护工作帮助人事行政经理完成部门的相关工作，以

及其它总裁交办的工作。•机要秘书：指在党政军机关从事机密文电的翻译、处理及保管和秘书。机要秘书常包括译电员、机要保密员等。•生活秘书：指在生物方面经领导提供服务和帮助的秘书人员。通常是专为较高级的领导人配备的。•文字秘书：指从撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说

的一个机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。•信访秘书：指输人民发行人来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人员发行人的联系，加速政策的贯彻落实。•通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的

秘书人员。