【文档说明】如何成为优秀的文秘.pptx，共(47)页，3.813 MB，由精品优选上传

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LOGO1如何成为一位优秀的文秘LOGO2您在工作中经常会犯什么错误？我要投诉！我很生气！LOGO3课程目标文秘培训纠正工作中常犯的错误做一名优雅、大方、得体的文秘掌握文秘应该具备的基本素质掌握各项人事制度以及表格的应用LOGO4课程介绍

优秀文秘必备的素质和基本能力要求优秀文秘必备的仪容、仪表、礼节礼貌优秀文秘必知的人事制度和必填的表格目前在单据处理上出现的问题优秀文秘必备的档案管理技巧文秘的工作职责模拟测试—如何成为九段秘书LOGO5文秘的工作职责1、协助部门领导做好行政工作。2、接听、转接电话；接待来访人员。

4、做好本部门的会议纪要。办公室档案收集、整理工作。3、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好6、负责本部门员工入职、离职、转正、调职等相关文件5、负责部门公文、传真、信件、邮件、报刊杂志的分发。的传递

与统计。LOGO6文秘的工作职责12、协助部门领导完成其它各项工作。11、确保信息的保密性与安全性。效率，提倡节俭。10、管理部门办公室各种财产，合理使用并提高财产的使用好的当月考勤表与下月排班表及时上交人力资源部。9、每月底统计部门当月考勤表与下月排班表；并将统计8、负责部门办公室

办公用品的领用、保管工作，做好7、负责传真件的收发工作。物品出入的登记。LOGO7优秀文秘必备的素质和基本能力要求认识事物的能力观察感知能力具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，工作中一切有价值的信息，

将被动服务为主动服务。分析综合能力善于透过现象看本质，从个别的事物中找出事物的内在联系和规律性，以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路，多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通。随机应变能力遇事不慌、处事冷静，处理问题既要符合原则，又

要机动灵活。LOGO8优秀文秘必备的素质和基本能力要求语言文字运用能力阅读能力一是要会精读，对重要文件要逐句逐字研究，从字里行间领会其微言大义；二是要能够快读和泛读，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。视听能力善于耐心倾听和正解理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。写作能力熟练掌

握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。语言能力鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。办公设备运用能力熟练掌握先进办公设备能力（计算机操作技术、复印技术

、打字技术等）。LOGO9优秀文秘必备的素质和基本能力要求组织协调能力协调能力善于与部门和部门之间的协调沟通，善于与部门内之间的协调沟通。在协调中要谦虚慎，摆正位置，搞好服务。埋头苦干、忠诚老实，但绝不能机械被动，要学会独立思考，独立完成

工作，而不过分依赖于其它人。办事能力LOGO10优秀文秘必备的仪容、仪表、礼节礼貌今天你化妆了吗？LOGO着装标准气质风度身体语言清洁习惯仪表、仪容包括?仪表、仪容LOGO弥补缺陷，增强自信对他人的尊敬反映员工的精神面貌体

现员工对工作的态度公司形象的组成部分仪表、仪容可以?仪表、仪容LOGO☺长发应用黑色发套整齐挽起☺短发应干净利索☺使用黑色的发夹☺刘海应梳理整齐，不要盖过眉LOGO☺时刻保持头发干净整洁，并涂有适量摩丝☺不留怪异发型

☺头发看起来不可过分油腻☺头发颜色自然☺头发梳理整齐☺头发不可超过眉毛LOGO☺女同事应化自然的淡妆☺鼻子无油光☺合适的口红颜色LOGO面部保持自然的微笑显露积极的表情保持目光接触面部表情、目光、肢体语言保持

一致现代心理学家也总结过一个公式：感情的表达＝言语（7％）＋声音（38％）＋表情（55％）。LOGO女员工每只耳朵只能佩戴一个耳钉•最多一枚戒指，一块手表•手表的款式不可奇异或颜色艳丽•不佩戴其他的首饰（如手链、脚链、鼻

环、项链等）LOGO不允许佩戴运动型或外形夸张的手表。只允许佩戴传统型手表。LOGO饭后漱口牙齿无残留食物和口红印定期做牙科检查口气清新用口气清洁剂或口腔喷雾剂来排除口腔异味在工作时不要吃气味强烈的食品，如：大蒜、洋葱、榴莲等。个人卫生基本标准LOGO保持耳朵

干净每位同事身体不应有异味•香水的味道不能过重.LOGO两手洁净指甲应修剪整齐指甲不应超过2毫米女士只允许涂无色透明指甲油LOGO干净整理，无污点制服合身平整，无线头露出无破损，纽扣齐全口袋

里不要装太多东西，会导致口袋下坠。不得卷起袖口和裤腿鞋子干净亮洁，状态良好LOGO鞠躬礼仪行礼距离：在距客人2-3米处。有目光交流时行礼。行礼时必须微笑，没有微笑的鞠躬礼是非常无礼。礼节礼貌LOGO鞠躬礼仪礼节礼貌LOGO迎

送服务礼仪迎客人时在前送客人时在后陪客人时在侧上楼梯时在后下楼梯时在前礼节礼貌LOGO递送名片礼仪双手相奉正面向客仔细阅读认真记忆保持干净礼节礼貌LOGO握手礼仪女士优先长者优先尊者优先宾客优先力度适中礼节礼貌LOGO握手礼仪情形二情形四情形一情形三礼节礼貌LOGO29办公室礼仪

端茶倒水礼仪7.添水时，如果是有盖的杯子，则用右手中指和无名指将杯盖夹住，轻轻抬起，大拇指、食指和小拇指将杯子取起，侧对客人，在客人右后侧方，用左手容器填满，再按照5摆放即可。1.茶水要适量。先说茶叶，一般要适当。茶叶不宜过多，

也不宜太少。茶叶过多，茶味过浓；茶叶太少，冲出的茶没啥味道；2.无论是大杯小杯，都不宜倒得太满；3.双手给客人端茶；4.一两个客人可以用手直接端给客人，如果两杯以上就必须用托盘了，左手托盘，右手摆放，这样比较规范；5.摆放前，一定要轻声示意，避免对方无意碰撞，摆放

时右进右出，顺时针斟倒或摆放（添水也同样），摆放位置为饮水者右手上方5—10公分处，有柄的则将其转至右侧，便于取放；6.如果有茶壶的话则摆放在中间，便于大家取用；每隔半小时至四十分钟添次水；LOGO30办公室礼仪您的办公桌是这

样凌乱吗？LOGO31办公室礼仪为什么要保持办公室、办公桌干净整洁？个人良好工作习惯的表现对外公众形象的体现清晰的工作思路公司管理水平的体现LOGO32人事变动表的填写经常出错或不规范的地方:目前在单据处理上出现的问题1、变动类型不填，或填

写不正确；2、填写姓名写错字（必须按身份证上姓名填写）；3、职位填写不规范，未按人事架构内职位填写；4、变动表内任何项目如需变更，未要相关职权人员变更并签名；假期申请表填写经常出错或不规范的地方:1、部门、姓名、工号、职位、入职日期、填表日期未填写完

整；2、未用正确的代码填写假期类型；3、请假日期和请假天数未计算正确；呈报文/联络单经常出错或不规范的地方:1、文件内容的主题表述不清楚，出现错字；2、字体、行间距、字体格式不够美观；3、文字表述罗嗦，不够专业，大白话；LOGO33转正优秀文秘必知的人事制度和相关表格原则上，每位员工

都需经过自受聘之日起2个月的试用期（经董事会批准免试用期除外），于试用期内双方均可提出终止雇用。管理层有权延长试用期，但不超过一个月，若经过延长试用期后仍达不到要求的员工将会被辞退。员工试用期期间被签《员工过失处罚单》一次，将被延长试用期一个月，被签《员工犯规

过失单》3次者将被辞退。相关政策相关表格1.人事变动表2.员工评估表员工直接上司填写表现评估表，评估合格后交部门负责人签批确认。填写人事变动表。两表报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经

理）签批确认后方可生效。相关程序注意事项1.上报日期不可晚于生效日期。2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。LOGO34平级调岗优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格人事变动表部门填写签批，报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。相关程

序注意事项1.上报日期不可晚于生效日期。2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。LOGO35调部门优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格人事变动表转出部门填写原职位、工资。经转出部门负责人签字后，到转入部门负责人处，

填写变动后职位、工资、生效日。报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。相关程序注意事项1.上报日期不可晚于生效日期。2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。3.考勤需交接LOGO36升职、降职优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格1.人事变动表2.员工评估表

填写员工评估表（员工、鉴定人），填写人事变动表。两表报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。相关程序注意事项1.上报日期不可晚于生效日期。2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。LO

GO37调班、调休优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格调休单补休，串休，更改班次等与排班不同的情况时需提前填写调休单经部门负责人签批，报到劳资专员处。私自调休调整班次，不上报调休单。会导致打卡记录与排班不符。考勤无法统计。相关程序假期申请相关表格请假单1.各种假

期规定及申请参照员工手册P9。2.无打卡记录且无请假单视为旷工。3.未休完所申请假期提前上班，员工需先到劳资专员处销假。4.一周请假三天及以上者，取消当周公休。相关政策LOGO38考勤优秀文秘必知的人事制度和相关

表格相关表格考勤表1.部门每月21日12:00前报上月度（上月21--当月20）考勤到劳资专员处。2.考勤表要用相关符号明确体现补休，各种假期，出差。3.积假要在考勤表体现，不体现视为无积假，不得补休。4.考勤要每天都记录，避免漏记考勤。不得虚报考

勤。相关程序打卡异常相关表格考勤说明单1.考勤卡的使用及考勤管理参照员工手册P13。2.员工工作日无打卡记录且无考勤说明单视为迟到早退或旷工。3.每月度填报考勤说明单不得超过三次。相关程序LOGO39排班

优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格部门每月18日前报下月度（当月21--下月20）排班到劳资专员处。新员工入职部门要做好其排班经部门负责人签字报到劳资专员处。各班次除去用餐时间不能低于八小时。相关程序排班表加班相

关表格参照加班制度。用餐时间不属于加班。相关程序加班申请表LOGO40过失/奖励优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格过失：参照员工手册P17-22。犯规过失单需员工本人签字（旷工开除除外）确认，部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理/分管副总（总经理）签

批确认后方可生效。奖励：部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。相关程序1.员工犯规过失单2.员工奖励申请单LOGO41离职优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格1.参照离职程序。2.辞职申请单经部门负责人签批后上报到劳资专员处

，经人资经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。3.试用期员工需提前七天申请，转正员工需提前一个月申请。4.辞职申请单生效后，最后工作日后两天内办理离职手续。部门填写离职手续清单交接工作及部门物品-->制服房退工装-->财务部确认是否有

账务关系-->退寝（住宿员工）-->人资部。5.离职员工工资及押金不可即离即领，与在职员工发薪日相同。相关程序1.辞职申请表2.离职手续清单LOGO42部门劝退优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格1.因公司政策等客观因素劝退员工或因试用期不合格、工作表现不佳等主观因素劝

退员工需填员工评估表（综合），部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。2.员工评估表生效后，可立即办理离职手续，办理离职手续流程同辞职流程。相关程序1.员工评估表2.离职

手续清单1.劝退员工填写员工评估表（综合），有工资，返押金。2.开除员工填写员工犯规过失单，无工资，不返押金。注意事项LOGO43管理人员话费报销优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关程序每月15日前交上月话费发票联到劳资专员处，过期不予报销。未超过标准，实报实销。超过标准，按标准报销。相关程序员

工入职后需自行到营口银行办理工资卡，办理后将卡号报到部门文员处，部门文员于每月21日汇总上月21日--本月20日新入职已办卡员工名单及卡号，同当月考勤表一同报到劳资专员处。工资卡离职返押金相关程序押金收据丢失，需员工本人到部门开具证明，经部门负责人签批，人资经理签批，到财务部出纳处复印押金收

据。将复印件交到劳资专员处。LOGO44模拟测试—如何成为九段秘书1、问题：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。获得的回报付出的努力惊喜满意≥上司的满意同事的认可LOGO45模拟测试—如何成为九段秘书惊喜满意下面是一至九段

秘书的不同做法。看看你能得几段?一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法：重检查——

发通知，落实到人后，第二天在会前３０分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法：

勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。LOGO46模拟测试—如何成为九段秘书惊喜满意五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测

试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总经理的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。七段秘书的

做法：发记录——会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。九段秘

书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！LOGO47