【文档说明】企业文秘人员培训教材第07讲办公室事务.pptx，共(30)页，224.299 KB，由精品优选上传

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以下为本文档部分文字说明：

第七讲办公室事务1课程安排◼办公室环境的布置◼邮件的收发与传阅◼妥善安排约会2办公室环境◼办公室布置的原则◼办公室用品的选购与摆放3点评◼根据这段有关办公室布置的影片，点评这间办公室布置的优、缺点4办公室布置的原则◼办公室要布置得整齐洁

净，采光良好。◼走道上不要放置有碍行走的物品。◼办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式。◼使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。5办公室布置的原则◼将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。◼办公室的百叶窗应调整保持一个

角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在２０－２５度之间，湿度应保持在５０％。（续上表）6办公室布置的原则◼办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工

的绿色植物。◼办公桌和办公区域要保持清洁。（续上表）7办公用品的选购与摆放◼选购办公用品的原则◼办公用品的基本配备◼办公用品的摆放原则8选购办公用品的原则一、是满足工作要求二、是提高工作效率三、是节约人工费用四、是树立企业公众形象9根据以上原则，列出办公室需采购

的办公用品清单小组讨论：10邮件的收发与传阅◼邮件收进的程序和要求◼邮件的发出11小组讨论◼如果录影中那封信是给上司的，请评论这位行政人员的做法有哪些不当之处？◼讨论作为行政人员，正确的收进信件程序是什么？12收信件细节◼上司或同事的私人信件原封送交。◼“误

拆”应立即封口、签名、致歉◼裁开或剪开封口，保持信件完整◼检查信封内有无单据或名片，避免遗漏◼如有必要，可以登记信封的信息13邮件收进的程序和要求◼分类◼拆封◼登记◼分送◼阅办14请每组设计一份邮件登记表实战演练：15邮件登记表编号收到日期发出日期收阅人/部门邮件种类处理办法备注1、2、3、4、5

、16资料、邮件分送◼上司亲收件要立即呈送◼部门信件交到负责人手中◼传阅资料请附上签字单17阅办◼仔细认真，重点要圈划◼长篇要进行摘要◼适当提出拟办意见◼办毕保管备查18观看录影片段一◼评论这位行政人员的做法说明了做行政工作的什么

特性？19◼讨论这位行政人员的工作应该如何改善？观看录影片段二20邮件的发出◼内容校核◼信封、封皮查对◼邮件寄发21妥善安排上司约会◼约会安排的原则◼安排约会需要注意的细节22安排约会的原则◼配合上司的时间表◼分辨轻重缓急◼酌留弹性◼处理好变更的约会23观看资料片一、二◼请指出这位秘书在

安排上司约会时体现了哪些原则？24安排约会需要注意的细节（一）◼有些时间不宜安排约会。◼出差回来当天◼周末或假日◼临近下班25◼下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。安排约会需要注意的细节（二）时间约会事由所带资料参加人员

地点26◼及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。◼特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。◼约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。安排约会需要注意的细节（三）2728安排约会需要注意的细节（四）◼按照需要，记录会面内容。◼保

留会见人联系资料，以便万一取消或更动时间可及时通知对方。◼随时提醒自己的上司准时赴约。◼每天上班之前请上司核对他的日程表。29让我们快乐地工作快乐地生活30