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秘书写作概述【教学目的】◼了解应用文写作概念和特点；◼了解秘书写作的范围、要求；◼掌握秘书写作的特点和作用；◼知晓秘书写作的意义，掌握秘书写作的方向；◼区分不同写作目的，正确认识所处的写作环境；◼掌握提高行文能力的途径和方法。第一节秘书写作的一般原理【教学重点】

◼秘书写作的特点、作用、范围◼领会“写作环境”和“写作条件”的含义，理解并掌握写作的方法。【教学难点】◼秘书写作的方向◼如何区分不同的写作目的【教学步骤】◼导入-----应用文简说-----秘书写作的特点---一般原理秘书作为一种职业，有其自身的工作范围，如参

谋辅助、督促检查、协调宣传、调查研究。其中最重要，也是最常规的任务是起草各种与其自身的职能范围相关的秘书写作。俗语说：“秘书是笔杆子”，虽有其偏颇性，但却不无道理。一、应用写作性质（一）起源：“卜辞”----“甲骨文”----“尚书”（二）应用文1.何谓应用文：处理公

私事务，进行管理和传递信息而写作的文章。2.应用文的划分（1）公务应用文:机关事业单位团体进行公务活动所使用的体式完整、内容系统的各种正式文书。（2）私务应用文:个人日常生活中运用的文书（如书信、便条、条据）释：公务活动:传达贯彻党和国家方针、政策，发

布行政法规和规章，施行行政措施；请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验。二、应用写作的特点（对比文学作品）1.明确的实用性应用文以工作、生活为出发点，以解决工作、事务、生活交往中出现的问题为目的。2.内容的真实性内容上----列举的材料、实例、情况、观点和

结论是真实可靠的；3.适用范围的确定性4.格式的固定性（规范性、程式性）是否需行文、文字如何表达、文种如何使用、格式如何安排等形成约定俗成的格式。5.严格的时效性快写、快发、快处理及应用文本身效力的时间限定。6.作者的特定性（1）群体作者：是两个以上的作者基于某一实际的“需要”，共同

研究写作意图进行调查研究，经过商讨共同完成某项写作任务的一种作者类型。（2）个人作者：指从写作意图的确定到写成文章都是代表个人，由个人独立完成的作者。（3）法定作者：法定作者指写作主体是那些依法成立并具有法人资格的组织，主要指行政文书、

党务文书和专用文书中的一些文体的作者。（4）代言作者：代言作者是以撰稿人的身份参与写作活动的人。7.语言的精确、简洁性语言表述上平实、简明、准确8.思维的逻辑性条理清楚，观点明确三、应用写作与文学写作的区别1.社会作用不同应用文：治理国家，管理社会，规范行为。文学：服务社会

，教育人民，感化行为。2.适用范围不同应用文：相当广泛，而且有很具体的对象。文学：显得宽泛，但是无确定的具体对象3.思维方法不同应用文：逻辑思维。文学：形象思维。4.修辞方式不同应用文：科学修辞。文学：艺术修辞。5

.语体风格不同应用文：准确、简明、平实、得体。文学：鲜明、生动、精炼、含蓄。四、应用文的作用1.规范和准绳的作用2.联系和知照作用3.宣传和教育作用4.交流信息的作用5.依据和凭证作用五、秘书写作的定义、特点（一）定义◼是指秘书工作人员在自身的工作岗位上所承担的各类实用性文章的写作，是秘

书履行岗位职责的行为与方式之一。（二）特点1.职业写作◼既是职责范围之一，也是参谋辅助的有效形式；有自己的特定的工作单位，有具体管辖的业务范围，涉及专业、行业知识。2.受命写作（1）是领导下达的任务（2）写作时是“意在笔先”（“意”是领导或组织的意图,必须是组织的意志。）（3）写作过程是由具体情

势而定(即领导意见及具体写作内容的要求。)3.应用写作◼是属于实用性文体写作，目的是为应用。4.时效写作◼总之一句话：使领导者和组织的意志得到准确、恰当的表述。六、秘书写作与其他相关学科的关系1.与基础写作：以其为基础，在写作原理等方面有共同性2.与应用写作：是公务写作3.与公文写作：是其中的

一种，只是注重从秘书视角看待写作4.与秘书学：是秘书实务的重要内容。七、秘书写作的作用和范围（一）作用1.展示形象的窗口（1）体现秘书个人的基本素质；（2）反映出该机关处理工作的质量与水平；2.是上级实施管理的工具；3.沟通上下级以及内外信息的桥梁；4.记载公务活动的凭

证与依据。（二）写作范围包括行政公文、事务文书、规约文书、经济文书、论文、商务函电。八、秘书的写作环境（一）写作环境的含义：具体指那些会对秘书人员的写作行为形成制约或产生影响的一切外部事物与情况。包括：组织类型

、领导体制、管理状态、外界评价等。（二）为谁而写：1.为公与为私：公务、公心、公利2.为情与为事：因事而写3.为兴趣与为职业：为职业4.“我要写”与“要我写”：（1）自己需要写――意图明确，心中有数。（2）需

要自己写――来自于外部旨意，处于被动地位。秘书写作明确“谁要我写”。（三）“谁要我写”1．领导的旨意：以直接领导的意旨为主；兼听其他领导的意见；区分领导不同旨意。2．岗位职责的要求：（1）“该写的写”――指凡属本部门以及自己工作职责范围内的事务，按

照惯例应由自己拟稿，全力快速完成。（2）“不该写的则不忙写”――不属职责范围内的事务，不必主动申请承担拟稿任务。（四）“写给谁看”1．直接给领导看2．给上级领导看3．给下级组织及群众看4．给相关的组织及人员看九、秘书写作的条件（一）定义：思想政治素质、相关专业知识素养、写作理论和语言能力素养。（二

）敏感性：1.政治敏感2.政策敏感：方向性、一贯性、变通性3.后果预期：是有鲜明功利性的写作，是塑造组织结构形象和领导形象的直接手段。（1）明确拟文目的（2）保证行文目的的充分实现----影响因素：主次不明，题旨转移；交代了题旨而未说明题

旨；引例或者政策、规章不当；语言表达欠准或存有歧义，或语意模糊。（3）预测负面影响：换位思考、语法修辞、后果影响（三）业务水平1.纵向知识：对文稿所涉及的事项历史、来龙去脉了解；2.横向知识3.储备知识：如不懂“标的、佣金”等写不好经济合同（1）准

确掌握应用文体所涉及的有关政策、法规等必备条件（2）每一应用文体中有关栏目、格式的确切含义；（3）每一应用文体有关术语的确切含义；（4）经常用的应用文体，也要注意储备必备的写作知识；（5）写作练习时应注意的细节：文字、标点、词义。（四）行文能力1.综合协调能力（1）区分两类意见（2）

协调两头（3）强化公关意识2.行文规则（1）文种类别（2）行文关系（3）结构规则3.语言功力：语感、语句、语境4.成文速度：迅速总之，秘书写作有其独特之处，它是遵命写作，写作环境和条件至关重要，明白“谁要我写”、“写给谁看”、“为谁而写”，才能去

寻找材料。第二节应用文的分类一、按其处理事务的性质划分1.公务应用文：机关事业单位团体进行公务活动所使用的体式完整、内容系统的各种正式文书。2.私务应用文：个人日常生活中运用的文书（如书信、便条、条据）。二、按表达方式划分

1.记叙文2.说明文3.议论文三、按使用领域划分（一）行政类应用文1.国家行政机关公文：它指的是《国家行政机关公文处理办法》中规定的文种，包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、

信函和会议纪要等；2.日常事务文书：计划、总结、调查报告、规章制度、介绍信、证明信等。（二）专业工作应用文：指某种特定行业使用的专业性较强的文书。①科技类的如学术论文、实验报告等。②财经类的如市场预测报告、经济合同、审

计报告等。③司法类的如诉状、辩护词、公正书、判决书等。④传播类的如消息、通讯、广告等。⑤医务类的如病历、处方、诊断证明书等。⑥外事类的如照会、国书等。（三）日常生活应用文：个人用来处理日常生活事务的应用文。第三节应用文的产生与发展一、从应用物画到

应用文应用文作为管理国家、处理事务、交流信息的一种文字载体，它的使用在我国是“古已有之”的。根据《尚书·序》中记载：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契（指文字），以代结绳之政，由是文籍生焉。”这里

的“文籍生焉”可认为是指应用文的产生。关于“结绳记事”，《老子》中有“使民结绳而用之”。《庄子·胠箧》有“昔者……祝融氏、伏羲氏、神农氏，当是时也，民结绳而用之”。《说文解字·叙》中有“神农氏结绳而治，而统其事”。郑玄的《周易注》中也有“结绳为约

，事大，大结其绳；事小，小结其绳”。从这些古典文献中可以发现，统治者借助结绳来进行管理，而且结绳的大小能够标示记载不同的内容，用这种简单的方法帮助记忆，达到应用的目的。古人在社会实践中形成了实物记事和图画记事的习惯，这是最早的应用物画。虽有明显的应用性质，但

称不上真正意义的应用写作。文字的产生和阶级集团的出现和国家的产生是应用文产生的前提。甲骨文和卜辞是夏商时的应用文，但没有细分文种，也没有格式化。二、从初具规模到体系完备（一）西周、春秋战国时期我国现存最早的一部历史文献汇编是《尚书》，又称

《书经》。它收录的夏、商、周各代的典、谟、训、诰、誓、命等，均为春秋以前历代史官收藏的政府重要文件和政治论文，如《盘庚》、《洪范》、《大诰》、《牧誓》等。《荀子·劝学》称：“《书》者，政事之纪也。”《史记·太史公自序》也说：“《书》记先王之事，故长于政。”从文体的角度去考察，《尚书

》应是我国第一部以应用文为主体的文章集。（二）秦汉时期秦汉时期是应用文的发展时期。秦统一中国后，进行了政治、经济、文化上的一系列改革，如“书同文、车同轨”等。应用文受此影响，日趋规范化。如秦初并天下，首改政令，确定“命”为“制”，“令”为“诏”，天子自称为“朕”

，首开公务应用文体裁规范化之先河。汉承秦制，并有了进一步发展，具体表现在体裁上。东汉蔡邕在《独断》中说：“其命令，一曰策书，二曰制书，三曰诏书，四曰戒书。”又云：“凡群臣上书天子者有四名：一曰章，二曰奏，三曰表，四曰驳议。”正如刘师培在《中国中古文学史》中指出的那样：“文

章各体，至东汉而大备。”特别值得指出的是，这个时期第一次确立了上行文和下行文的区别和各自的文体。同时，这一时期各种体裁出现了不少名篇，如东方朔的《上书自荐》、贾谊的《陈政事疏》、晁错的《论贵粟疏》、赵充国的《上屯田便宜十二事奏》等。秦汉时期，应用文的格式、用语发生变化。首先是区分了

行文关系，明确了上行和下行文种；其次是确立了公文的避讳制度和抬头制度。（三）魏晋南北朝时期魏晋南北朝时期称之为应用文的成熟时期。这一时期各种公、私应用文的体裁特点明显形成，而且文体也略有增加，如三国之后，增加了一种平行文“移”。公

务应用文的体裁在汉代趋于规范的基础上，在实际使用中发展得更加切实可行，出现了不少脍炙人口的名篇，如曹操的《述志令》、陈后主的《咨询诏》，这些诏令典雅凝重、温润深厚。又如孔融的《荐祢衡表》、诸葛亮的《出师表》，此二表被刘勰在《文心雕龙》中并称

为“表之英也”。最为著名的首推诸葛亮的《出师表》，如陆游诗《书愤》中称：“《出师》一表真名世，千载谁堪伯仲间”；杜甫诗《蜀相》中又云：“三顾频烦天下计，两朝开济老臣心。出师未捷身先死，长使英雄泪满襟。”此表被尊为“历代表

之精英”。另外，私人应用文在魏晋南北朝时期也出现了较多的体裁与名篇，体裁有书信、颂赞、诔碑、哀祭等，其中有名的如嵇康的《与山巨源绝交书》、邱迟的《与陈伯之书》、刘伶的《酒德颂》、贾谊的《吊屈原文》等。特别值得一提的是，这一时期古代应

用文写作理论基本形成，尤其是南朝齐、梁时期文学理论批评家刘勰的《文心雕龙》，对历代各种应用文体裁的功用、特点、写作规律进行了全面、深入、系统的分析研究，对今天的应用文研究具有重要价值。（四）唐宋时期隋、唐、宋时期是应用文发展的高峰时期，出现了一些新的文体，如唐

代皇帝下行的应用文称作册、制、敕。册、制、敕用法各有不同，敕又分为发敕、敕旨、论事敕、敕牒等。这一时期应用文受唐宋诗词文的影响，各种体裁的名篇云集，如韩愈的《答李翊书》、《祭十二郎文》、《柳子厚墓志铭》，王安石的《答司马谏议书》，

柳宗元的《段太尉逸事状》，骆宾王的《讨武曌檄文》等，不胜枚举。各种应用文文体之完备，从《唐六典》、《宋史》中可见一斑。（五）元明清时期元、明、清时代称之为应用文的稳定时期。稳定是相对于唐、宋应用文高峰时期而言的。明、清时代应用文的

体裁也有所变化，但在明代没有出现类似于唐宋八大家那样杰出的作家，应用文也无崛起之势；在清代，文章虽有发展，但应用文也不如唐宋时期那样“丰盛”。这一时期突出的特点是，应用文文体的分类更加详细。如明代的上行文就有题、奏、启、表、笺、讲章、书状、文册、揭贴

、制对、露布、译等，而经常使用的也只有题、奏、启、揭帖等几种。下行文种类也很多。总的看来，文体的类别越分越细，至明、清时期，已经十分繁琐，直到清末，才有所改观。三、近现代的发展变化五四运动前夕至当代是应用文重大变革时期。这种变革突出表现在：一方面，应用文在表达上发生了重大变化，白话文

逐步替代文言文成为应用文的主要特征；另一方面，就是应用文的体裁发生了重大变化。不仅许多封建时代所使用的应用文名目被废止，如公文中历代使用的制、诏、诰、敕、戒、第、册及表、章、奏、议、疏、上书、封事、弹事等均予废止，体裁变

得相当简要，如1912年南京临时政府颁布的第一个公文程式条例，其文体极为简要，计有令、咨、呈、示、状等五种，而且由于新的社会需要产生了新的应用文体裁，也使原有的某些体裁有所变革。新中国成立以后，我国公文制度不断完善，历经1951年、1981年、1987年、1993年、2000年的五次修订，

各种公文体裁的用途或使用范围日益规范化。另外，书信也出现了众多的类别，如礼仪性的、批评建议性的、请求性的、证明性的书信等。随着经济生活的不断发展与变迁，出现了众多的经济文书，如商品说明书、广告、经济合同、鉴定书、市场调查、公关策划书、招标书、投标书等；还有法律文书，如起诉状、上诉状

、答辩状等，这些类别都是为了适应人们的种种需要而产生的，并随着社会发展而不断演进。四、应用文发展的一般规律1.公、私应用文体发展齐头并进、相辅相成。先秦时期除了产生如前介绍过的各种公务应用文外，还出现了因私事往来的“书”和私人家书，

而且公务应用文中的有些文种，如颂、吊等是公、私均用的。秦以后，应用文更是沿着公与私的两条线索发展。到魏晋南北朝时期，有的公务应用文体裁也广泛应用于私人之间的交往，如颂赞、诔等。此后，应用文的发展一直保持着公、私两方面齐头并进的趋势。2.历代应用文文体及相关制度都是在基本沿承前代的基础上，或

消或长，有所变更。自秦汉时期确立下行文与上行文的区别和各自的文体之后，魏晋南北朝时期基本沿袭汉制，增“启”、“移”，用“册”代“策”，并恢复了“命”、“令”，隋、唐、宋基本沿承前朝，出现了一些新的文体，明承宋制，清承明制，只不过文体的

分类更加详细。历代应用文的发展总体表现出一种沿承关系。3.应用文体裁的发展演变存在着名同实异或实同名异的现象。仅以“诰”这一文种为例，在秦以前，“诰”是上下可以通用的文种，如《尚书》中的《大诰》是下行文，“诰以敷政”；而《召诰》则是上行文，

“诰，告也”。到秦代，废“诰”而用“制”、“诏”。唐代不称“诰”而称“告身”。宋代不称“诰”而称“诰命”。“诰”这一文种的使用，一直延续到明清。其实，秦之后的“诰”、“制”、“诏”、“诰命”等文种，虽名称不同，然其

实质是相同的。这种名同而实异或实同而名异的现象在应用文的发展过程中是大量存在的。4.中国古代公务应用文发展过程中还呈现出体裁由简到繁又由繁到简的发展规律。这种趋势从历代对公文制度的改革中可以看出来。秦汉初定时

，公文比较简明。汉武帝喜功崇文，浮华渐兴。魏晋南北朝骈文盛行，公文绮靡成风。隋朝初，“自三国至齐梁，文笔日繁，其政日乱”李谔：《革文华书》。故文帝“发号施令，减去浮华”。唐太宗崇尚丽辞，又使“文章不能革五

代之余习”欧阳修：《苏氏文集序》。宋代文人受理学影响好议论，公文制度繁细至极。到清末则把下行公文合为“诏、令”，上行公文统一为“奏、折”。辛亥革命之后，国民政府几次颁布“公文程式条例”，除废止封建朝代使用的名目外，规定公文体裁不过十来种。新中国成立之后，中央人民政府政

务院、国务院办公厅五次发布公文处理办法，在2000年规定的公文主要种类只有十三种。应用文体裁的由简到繁是出于各种需要；后来又由繁到简，从根本上说是为了更好地达到应用目的，这也是对应用文章实用性质的认识不断深化的表现。纵观历代应用文文体的变迁，时简时繁，

过简则不足以治事，过繁又会误事延时。如何繁简得当，充分发挥其社会职能作用是值得治牍者认真研究的。第四节怎样学好秘书写作一、阅读的十种方法◼大学者林语堂曾多次强调过：读书是一种心灵的活动，是增长知识，提高技能，提升品格，陶冶性情，加强修养的最佳方法。常见常用的阅读方法有以下十种。（一

）通读通读就是从头至尾读完，这是读书中普遍运用的一种方法。运用通读之法，能了解所读之书的全部内容，掌握中心、要点，明确难点、疑点，以便决定是否值得精读或研读。一本书不通读，就难以全面掌握全书的内容。对于在校的大学生，特别要重视通读必修课程的

教材、教参书。这对于系统地掌握专业基础知识，提高听课效率，是大有益处的。（二）精读精读就是逐字逐句地读，正确理解读书的内容，弄通弄懂最基本的知识，真正掌握其精其一是“精”。精，就是精细。读时，真正弄懂每一字、

一句、一段、一节、一章的含义，细心领会，深刻感悟，逐一消化。其二是“通”。通，就是要融会贯通，由此及彼，闻一知十，举一反三，触类旁通。其三是“少”。少，就是指所读书的内容由“厚”到“薄”。（三）复读复读，就是读过了再读。我们往往有这样的感觉：读过一本书之后，放下它，间隔

一段时间再去读它，又读出新的“味道”，发现新的内容，有了新的感受和认识。这就是孔子所言的“温故而知新”，这就是复读的好处。（四）抄读抄读，就是边读书边抄录你认为有价值的内容，或是难点、重点、疑点的内容。古人

云“不动笔墨不读书”，自有他的道理。梁启超说过：“若问读书方法，我想向诸君上一条陈，这方法是极陈旧的极笨极麻烦的，然而实在是极必要的。什么方法呢？是抄书或笔记……这种工作，笨是笨极了，苦是苦极了，但真正做学问的人，总离不开这条路。”凡是懂得读书重要性的人，想真正做学问的人，都非常重视

抄读积累资料，增长知识。（五）熟读熟读就是读得纯熟，能大致背下来。俗话说：“熟读唐诗三百首，不会吟诗也会吟。”背的东西多了，就熟能生巧，发现新观点，创造新理论，写出高质量的文章。一个人背的东西愈多，其思路就愈开阔，

思维就愈敏锐，考虑问题亦愈全面些。熟读的知识愈多，综合能力愈强。古今中外的“集大成者”无不是深谙此道者。（六）疑读疑读是对所读书中内容的真伪、立论的正误等产生疑问，发现问题，称之为疑读。一个人对本专业的知识知之不多，或知之不深，

在读本专业有关的书籍时，就难以产生疑问，不易发现问题。只有精读同类的书籍多了，不仅基础知识学得扎实，而且还有一定的鉴别能力和研究能力，才能在读书时发现疑难之点。可以说，学问愈扎实、宽广、深厚，发现的疑问就愈多。这如同汽车司机开车一样，发动机一响，跑一段路程，开车多年的、有经验的司机就知这车有没有

毛病，而且知道是什么毛病，毛病在什么部位。倘是新手开车，就不一定能发现毛病，更不知毛病出在哪里。读书与此理相通。所以朱熹说：“读书，始读，未知有疑；其次，则渐渐有疑；中则节节有疑。过了这番后，疑渐渐释，以至融

会贯通，都无可疑，方始是学。”（七）研读研读就是为研究此书或研究与此书有关的问题而读，这是读书中较高层次的读法。研读的常见方法有两种：一是评读法；二是比较法。◼评读，就是对所读之书的优劣、好坏、真伪进行评论。◼比较读法，就是把同一学科不同版本的书籍，或不同历史时期的同类内

容的书籍，或中外不同作者撰写的同类内容的书籍对照阅读，比较它们的异同，从中找出规律性的问题。◼有比较才有鉴别，有鉴别才有发现。而这“发现”的问题，正是进行科研的好课题。（八）展读展读就是追踪所读之书中提到的其他书籍和文献资料。展读，是在精读的基础上进

行阅读的一种方法，又为研读打下厚实的基础。另外，向所读之书的著作者或研究这方面内容的专家请教，共同讨论读书时发现的疑难点，共同探讨其学术价值、实用价值，亦属于展读的范畴。（九）浏览浏览是指大略地看，对书籍或期刊等文献资料有个大致的了解和初步的认识。具体说来，浏览只是对书名、目录、标题等内容有个

大致轮廓的认识。（十）跳读跳读就是越过一段文字而读下面的内容。这种读法的运用有一个前提，就是读者应具备广博的知识和深厚的专业理论功底。如读有关应用文写作的书籍，你已精读了一种版本，再读其他版本时，就可以用跳读的方法。因为在应用文写作中，落实到具体文种的特征、格式、写作要求等内容，往往是大

同小异，故在阅读的过程中，对已掌握的知识和已理解的理论，完全可以跳过去。在不少学科或专业中，同一内容的不同版本的书籍较多，运用跳读法，不仅可以节省不少时间和精力，而且也能更多地了解其他版本中的新内容。并发现他们之间的差异，抓

住差异进行研究又会取得新的成果。二、写作训练的三种方法◼学习秘书写作的目的，主要是为了提高写作能力，能熟练地写出工作中、生活中需要的合格的应用文。这里在总结前人经验的基础上，结合我在写作实践中的感悟，重点

讲述应用文写作训练中的最基本的三种方法。（一）摹仿◼摹仿就是照着某一应用文体现成的格式、用语，学着写。在应用文写作中，文种多达几百种，每一文种有每一文种的式样和各自特有的用语。初学应用文写作者，可以按照规

范的应用文文种式样，逐一进行摹仿。在训练中，不断地揣摩，不断地去感悟，边揣摩，边感悟，边摹仿，就能熟能生巧，自然而然地就会写了。摹仿的过程，就是写作入门的过程，就是由不会到会的提高过程。（二）单项训练单项训练就是对写作中的表述方式方法和写作格式中每一构成部分，

一项一项地训练。这如同打排球，先练发球，再依次练接球、扣球、救球一样，一项一项地训练，一项一项地过关达标。如果哪一项训练没过关，在比赛中，就有可能出问题。应用写作与此同理。应用写作单项训练，应包括两个方面的内容：一是表达能力的训练；二

是文种格式规范性的训练。◼表达是最基本的写作能力之一。它是运用语言文字，抽象概括地阐明事理，简明科学地说明事物，具体形象地描绘人物，生动真挚地抒发感情。应用文写作的表达方式，主要是叙述、议论、说明。在这三种表达方式中，叙述的使用频率最高，也最难写好。清人

李绂在《秋山论文》中说：“文章惟叙事最难。”难在什么地方呢？章学诚在《论课蒙学文法》中指出：“叙事之文，其变无穷。”因为叙述不仅要交代事件的前因后果，而且要交代事物的发展与变化；不仅要写明人物的事迹，还要通过事迹

写出人的思想、品质；不仅要叙明矛盾产生的根源，还要写出矛盾内在变化与外部环境的关系等等。◼而叙述的方法，除了常用的顺叙、倒叙、插叙、分叙、概叙、合叙外，还有古人所总结的“正叙、总叙、间叙、引叙、补叙、略叙、别叙

、婉叙、意叙、平叙、直叙”11种方法。而立论的方法又有归纳法、演绎法、喻证法、类比法、对比法、例证法、引证法、分析法等。而说明的方法有分类说明、定义说明、举例说明、解释说明、介绍说明、数字说明、图表说明、引用说明、描述说明、比拟说明、比喻说明、成因说明等等。◼以上这些方法，应一个一个进行训

练，逐步掌握、运用这些方法。写应用文也必须讲究写法，它“犹弈师之有谱，曲工之有节，匠氏之有绳度，不可不讲究之而自得也”（清）汪琬：《尧峰文钞·答陈霭公论文书》。。初学应用写作的人，应该在学习政治、哲学、法学，提高思想觉悟、道德修养和文化水平，丰富生活阅历和端正写作态度的同时，十分注意

学习、训练写作技法。写作技法掌握多了，运用熟了，就能达到巴金所说的“无技巧”阶段。“无技巧”不是不要技巧，而是将技巧不露痕迹地化入在文章的内容之中，正如古人所言：“先从法入，后从法出，能以无法为有法。”“无法而法，乃为至法”石涛：《苦瓜和尚话语录》。好的文章是“讲技法”与“无

技法”的辩证统一。说它“讲技法”，是因为撰写者驾驭材料、运用语言、组合布局、起承转合等，“不为无法”；说它“无技法”，是由于作者能熟练地活用各个技法，将技法与所要写的内容融为一体，达到天衣无缝的地步，你说不出什么地方运用了什么技法。正因为这样，初学应用文写作的人，首先必须学习和掌握一

定的技法，逐一进行训练，使自己进入到“有技法”的阶段，再经过反复训练，达到有法而不泥于法，能活用技法阶段。只有这样，才会在应用文写作上产生飞跃，进入到更高的“无技法”的境界，写出“清水出芙蓉，天然去雕饰”的好应用文来。◼文种格式的训练，是将文种“标题”、“主送机关”、“正文

”、“结语”逐一训练。如写“请示”的正文，应按三层因果式的结构写作：一是写清请示的原由。一般应写明请示的原因、根据、背景、目的等，以说明请示的重要性、紧迫性、合理性、合法性；二是写明请求上级批办的有关事项。关于什么事项，请示上级具体办什么，怎么办，都要写得清楚明白；三是请示结语。这是请示上

级答复的结束语，如“请批示”、“请批准”、“请核示”、“请审批”等。只要在训练中真正掌握了最基本的格式，那么，无论写什么内容的请示，至少在写作格式上是规范的，其他文种写作训练与此相同或相似。（三）综合训练◼综合训练是根据写作目的需要，整体运用单项训练

中掌握的方式方法而进行的写作训练。它不仅不是单一的写法，也不是文种某一部分的写作，而是依据工作、生活需要，完整地写出某一文种。◼进行综合训练必须有系统性。应用文写作不同于文学写作，它有明确的目的性，避免随意性。在应用文写作综合训练中，既可以

按“行政公文类”、“工作事务类”、“财经类”、“司法类”、“涉外类”、“日常生活类”等系统进行写作训练，也可以按“记叙类”、“说明类”、“议论类”等系统进行写作训练。◼无论按内容、文体，还是按表述手法进行训练，都应采取循序渐进

的方式，由易到难，一种文体一种文体地进行训练，直至一遇到需要就能提笔写出符合文体要求的合格的应用文。◼朱光潜在《写作练习》一文中指出：“许多学子对写作不肯经过浅近的基本训练，以为将来一动笔就会一鸣惊人，那只是妄想，虽天才也未必能做到。”此言极为精当。应用文写作能力的提高，虽涉及到政治、法律、经济

、行政管理、语言文字诸方面的知识，和撰写者的人品、道德等方面，但就写作而言，关键是两个字，一是读，二是练。多读多练，坚持不懈，必能成为写作的高手！三、转变学习应用文的观念在应用文写作教学中，要培养学生的社会适应能力，提高他们谋职、称职的智能

，使他们具有求新思维和开拓创新的本领，其中一个关键问题，就是要转变学习的观念。对于教师来说，提高学生的素质是深化教学改革的落脚点。客观考察我国高校应用文写作教学的实际情况，冷静分析学生学习应用文写作的现状，

并不令人乐观。在教与学环节中，仍然存在着传播知识与培养能力相脱节，教学内容与现实社会相脱离的现象。可以说是“三重三轻”：重理论知识，轻应用实践；重概念特征的识记，轻分析实际问题的训练；重出题试卷的考试，轻有针对性解决现实问题的考核。学生的应用文写

作智力、能力在考试面前显得无足轻重。因此，学习应用文写作，除了讲究一定的学习方法外，还必须转变学习的观念。（一）从知识型的学习观向素质型的学习观转变◼知识型的学习观，对教师而言，重视知识的传授，忽视能力的培养

；重视理论灌输，轻视实际操作。对学生而言，重视概念和文体特征、写作要求的背诵，忽视实际写作能力的训练。◼素质型的学习观认为，知识是形成人的能力的前提，是提高人的素质的基础。知识转化为能力取决于两个方面：一是所掌握的知识是否系统、深厚，是否开

启了人的智慧和心灵；二是通过实际动手训练，是否将知识运用到相应的写作活动中。素质是在人的先天生理基础上，经过后天教育和社会环境的影响，由知识内化而形成相对稳定的品质。素质型学习观认为，知识、能力、素质三者的关系不能偏废。（二）从依赖型的学习观向主体型的学习观转变◼我国高校

应用文写作教学，目前还处于五个依赖阶段：一是依赖课堂；二是依赖教师；三是依赖教材；四是依赖识记；五是依赖考试。这样，不仅妨碍了学生发挥学习的主动性和自主性，而且扼杀了学生学习的积极性和创造性◼主体型学习观则是把学生作为教育的主体，注重学生主动学习，主动认知，

主动吸收知识和掌握知识，并积极运用这些知识开动脑筋去思考问题、分析问题、解决问题，从而有效地培养和确立学生的主体意识。（三）从统一型学习观向个性化的学习观转变◼统一型学习观只注重学习统一指定的教材，注重学习前人积累的知识，强调发挥人类传递知识的作用，这在客观上不仅造成学习无生机

与活力，而且思维模式亦趋向一致。◼个性化的学习观，则不仅把学生看成是教育的主体，而且把培养和发展学生的个性作为教育的主要功能，努力引导、促使他们去探索，鼓励他们用多种思维方式去探讨所学的东西，以自己独有的方式方法去积极地参与社会生活。第五节应用文的构思与撰写具有“受命写作”特点的应用写作比“自由创

作”更要精心准备、构思。应用文的构思与撰写围绕内容与形式而进行，其过程包括立意、构思、选材、谋篇等。一、立意（一）何为“立意”立意就是确定应用文的主旨，主旨也称主题、题旨。应用文的主题就是贯穿于全文的行文的主要意图与目的。是作者对客观

事物的评价和态度。主旨在应用文中是贯穿首尾，支配一切的中心。意在笔先，主旨先行。主旨确定了，取材、谋篇布局、遣词造句才能顺理成章，形成一个整体。主旨的作用，主要表现在两个方面：1.主旨是文章的灵魂和生命主旨决定着应用文质量的高低、价值的大小、作用的强弱和影响的好坏。主旨的正确与否、深刻与否，决定着

文章的质量、作用、影响和价值。2.主旨是文章的统帅，处于支配地位每一篇应用文书的材料取舍、布局谋篇、技巧运用，乃至拟订标题、遣词造句等，都受到主旨的制约，并服从于主旨的需要。（二）应用文立意应遵循的原则1.正确（1）要符合党和国家

的政策、法令主旨是应用文书的灵魂，必须和党、国家的法律、法令、方针、政策相符合。否则，就不可能在治理社会、管理国家的实践中发挥有效的积极的作用。（2）要符合机关领导意图机关领导意图，是机关领导对办公的基本目的、基本要求和基本主张。不符合领导意图的文稿，领导理所当然不会签发。如何领会和

把握机关领导的意图呢?首先，在领导交代撰写任务时，撰写人一定要认真地听、记、想，对不明确或遗漏了的问题要及时地问清楚，务求弄清楚领导的意图。其次，在收集和分析材料的过程中，不断地领会领导意图。特别是若发现领导的意图存在偏颇、疏漏、矛盾甚

至错误的时候，撰稿者应及时地和领导一起斟酌、推敲，乃至修正。2.新颖在正确的基础上有所发现、有所创造、有所前进。3.深刻能够透过现象看到本质，即使是过去写过的事情，也能有精当的分析，讲出新的道理，挖掘别人见不到或者虽然看

到了但缺乏认识的深度。4.明确明确，就是主旨肯定什么，否定什么；赞扬什么，批评什么；提倡什么，制止什么，要明确，不能含糊。5.集中就是一篇应用文书只有一个主旨，不能有两个或两个以上的主旨。应用文一般都是“一文一事”。应用文书的主旨，一般来自三个途径：来自单位领导、来自工作实践、来

自党政机关文件。（三）显示主旨的主要方法1.标题点旨◼用标题概括点明主旨。2.开宗托旨◼在应用文中明白、准确地表达主旨的句子，叫主旨句。主旨句常以介词结构“为了……”作为特征。在正文开头用主旨句来显出写作主旨，即开门见山、开宗明义。通知、通报、通告、报告、规章文书等常用

此方法。3.篇末点旨◼在应用文正文的结尾“卒章显志”，点明写作主旨，即为篇末点题。4.呼应显旨◼在正文的开头和结尾前后呼应，以突出主旨。这种写法多是开头提出与主旨相关的问题，篇末呼应之。5.转换揭旨◼在内容重大转换处揭示主旨，即片言居要

。6.小标题显旨◼把主旨分解成几个部分，每个部分用一小标题来显示。也有一些主旨不是以小标题形式出现，而是以段旨句或条旨句的形式出现。二、选材（一）材料的概念◼应用文书的材料，是指为了写作应用文而采取的、用于提炼、确立、表现写作主旨的事实和观念。它包括的范畴有两类：一是作者在写作前搜集、积

累的各种事实、数据、意见、观点、经验、问题，以及上级有关指示精神等，二是经过选择，写进文稿中的表现主旨的所有材料。（二）材料的作用1.材料是写作的前提材料是构成文章内容的物质基础，是写作活动的前提。2.材料是形成主旨的基础材料和主旨同属于文章内容，但主旨从材料中形成，材

料是引发感受、提炼观点、形成主题的基础。主旨是对全部材料思想意蕴的高度概括。3.材料是说明主旨的支柱材料不仅是形成主旨的基础，还是说明主旨的支柱。没有材料的支撑，主旨根本无法确立；没有恰当的、能够说明问题的材料的支撑，主旨即使树起来了也立不牢。（三）材料的收

集1.文章材料的来源（1）直接材料（2）间接材料2.收集材料的原则（1）详尽（2）确定范围和方向（3）分类整理（四）材料的鉴别与选取一看材料的真伪，二看材料的是否符合政策法规。1.围绕主旨、适合文种：切题，是指写进应用

文书里的材料，必须有针对性，能紧扣写作主旨；有实用性，能具体显示或说明观点。2.典型事例，真是可靠：典型，是指写进应用文书里的材料，应该是深刻地揭示事物的本质，又具有代表性与说服力的材料。确凿，即真实、准确，是指写进应用文书里的材料，必须做到一真二准，确凿无误。3.新颖：新颖指写进应用文

书里的材料，必须有强烈的时代感，能够表现客观事物的发展变化趋势，反映客观事物的最新面貌，以及现实生活中人们最关心的那些新人、新事、新思想、新成果和新问题。（五）材料处理的常用方法1.类化法◼这是按材料的共同属性和特征将纷繁的材料进行梳理和归并，

使之显示出“类”的特点。这个工作的关键在于确定一个能反映事物本质特征的、与分类目的相适应的、始终一贯的标准，没有这个标准的分类是没有多少意义的。应用文书写作中，用这种方法可以找出各“类”间的内部联系，从而逐渐提炼出有价值的小观点甚至全篇的主旨。这种类化后的材料因其

具有重要的类别特征而极具使用价值。2.筛选法◼这种方法强调对材料的选用不能停留在一般的认识上，必须像掘土找矿、沙里淘金那样，反复地多次地鉴别、筛选，力求从纷繁的材料中找到那个最切合主旨的切合点。3.浓缩法◼把有价值但又非常详尽纷繁

的材料加以压缩，使之更为凝炼、更突出精华的处理材料的方法。用这种方法处理材料要采用留主干、抓要点、除细节、科学抽象等方法，以凝聚出对表现事实或说明观点最有价值的内容。4.截取法◼选用一个完整事件的片断或一个完整事物中的部分去表

现观点的一种删繁就简的处理材料方法。用这种方法，不求事件的连贯、事物的完整，只求能言简意赅地说明问题和阐明观点。运用此法要注意：（1）要服从应用文书写作主旨的需要。从写作目的和材料本身的实际(诸如在文稿中的地位与作用、本身的构成与被读

者接受的程度等方面)综合考虑。（2）不能断章取义，扭曲原意。（3）要注意上下文衔接过渡的自然顺畅及表述角度的前后一致。（六）合理安排材料◼合理安排材料，是指在应用文书写作中，要根据表现主旨的需要，按照一定的

思路合乎逻辑地、和谐地组织材料，使材料与观点形成一个有机的整体。◼应用文书写作安排材料的方法主要有：1.先亮观点，后举材料◼这是先用层、段、条首先概括出观点，然后列举理论材料或事实材料来陈述观点的方法。用这种

方法安排材料的优点是观点鲜明，引人注目。2.先举材料，后亮观点◼这是先举事实、列举数字或说明根据，然后推导出结论、归纳出观点的方法。这种方法的优点是由事到理，说服力强。叙事性应用文书或文中叙事性较强的片

断写作，常用此法。3.边举材料，边亮观点◼这是一边举材料，一边亮观点的夹叙夹议的方法。这种方法的优点是既摆事实又讲道理，行文层层深入，使人便于理解。应用文书中叙事说理较强的部分常用此法写作。三、谋篇（一）何为谋篇（二）常见的结构方式1.总分式2.递进

式3.并列式（三）段落◼段落是文章布局谋篇的基本单位，是作者为了表达文章思想内容而做出的划分，习惯上称做“自然段”，一般有换行空两格的明显外在标志。◼应用文书正文写作中，划分段落的原则是：1.单一，指在一个自然段里，只说一个意思，不把其他无关的意思混

杂在一起说。2.完整，指一个自然段把一个意思说完全，不残缺，不留尾巴，除为了特殊的表达效果，一般不把一个意思分散在几段去说。3.有序，指段内的句子之间、段落之间的组合关系要合理，要有逻辑性与连贯性。4.合理，指段落的划分，要注意

长短适度，匀称得当，既要服从应用文书内容表达的需要，又要注意应用文书阅读者接受心理的需要。四、应用文的撰写（一）列提纲（二）拟稿1.标题（1）标题要准确、醒目、精炼、规范。（2）应用文标题的几种形式①公文式标题：公文式标题程式性强，表达平直，主要用于正式公文。一般情况下，它由发文机关

、事由和文种三项组成，人们把此三项称为公文标题“三要素”。②新闻式标题：新闻式标题即通常说的文章题目式，它又可分单标题和双标题。单标题即单行标题，通常有三种标题方式：★主旨式。标题提出应用文书的主旨.★事实式。标题陈述基本事

实、情况。★问题式。标题提出问题，规范内容走向。双标题即只有正题和副题的双行标题，其中正题符合单标题的要求，更多的突出应用文的主旨，副题则对正题起补充说明的作用，通常说明应用文写作的内容范围和文种。这种标题信息量丰富，表现灵活，简报、总结

、调查报告等常用这种标题。③基本式标题2.开头（1）概述式：这种方式要求开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景。报告、会议纪要、总结等常用此法开头。（2）目的式：这种方式开头，常用“为了”、“为”等介词构成的主旨句领起下文。法规、规章、决定、通知等应用文书常

用此方式。（3）缘由式：这种方式开头，常用“由于”、“因为”、“鉴于”等词领起下文，也可直接陈述发文原因。（4）直述式：这种方式开头引述对方来文、来电的标题、文号，然后引出下文。应用文书中的复函、批复普遍使用此方式开头。

（5）结论式：这种方式开头先提出观点，或者点明主旨，接着加以解释说明，以引起读者的重视。（6）提问式：这种方式开头提出问题，提示应用文书的主旨或主要内容，以引起阅读者的注意与思考。各类调查报告常用这种方式开头。（7）寒暄式3.主体部分主体部

分的写作要注意层次、段落的安排以及文章各部分内容的过渡与照应。（1）层次◼所谓层次，是作者在表述主旨过程中形成的相对完整、相对独立的思想单位和意义单位。层次又称为“意义段”，它是作者思路的展开步骤和应用文书内容阶段性的逻辑体现。◼应用文书层次划分的方式主要有以下几种：◼①纵

向推进。这种方式按时间推移或内容深化来排列层次，其思路是纵向展开的。常见的有三种情形：◼直叙式。这是以时间先后为序，按照事情的发生、发展、变化过程的次序安排层次。◼递进式。这是按事理变化、发展的顺序或对事物的认识过

程来安排层次。在应用文书中，这种方式可以程式化为“叙事说理结论”或“提出问题分析问题解决问题”等。说理性较强的文种常用这种方式安排层次。◼因果式。这是按前因后果或前果后因的顺序来安排层次。②横向展开。这是按事物的不同方面或不

同类别来排列的层次，其思路是横向展开的。这种层次可具体分为两种方式：第一，按照空间位置的变换来划分层次。第二，按照材料的性质或内容的特点划分层次，多用于内容较为复杂、涉及面较广的应用文书。◼这种横向展开的方式在应用文书中使用相当普遍。③总提分承。这

是一种辐射式展开的层次，鲜明地体现着领属关系或整体与部分的关系,其特点是中心突出，层次分明，条理清楚。这种层次在应用文书中，多为先总后分，也有从总到分再到总，很少是先分后总的。④纵横交叉。这是将纵向推进和横向展

开综合起来交叉安排层次的方式。采用这种纵横交叉方式要注意有主有从；或是以纵向为主，以横向为辅；或是以横向为主，以纵向为辅，不能平均用力。（2）过渡过渡指文章中相邻层次、段落间的衔接。它的作用是承上启下，使文

章内容转换更自然，联系更紧密，文气更通畅。应用文书正文写作中过渡的方式有四种：①词语过渡，如“为此”、“对此”、“总之”、“由此可见”、“综上所述”、“但是”、“相反”等；②句子过渡，是用总结上文、提示下文、设问句等表承上启下的句子

放在前段的段尾，或后段的段首；③用一个相对独立的自然段来承转过渡；④是不用任何明显过渡标志，而是靠文中内容内在联系过渡。（3）照应照应，指文中不相邻的层次、段落间的关照与呼应。它的作用是加强文章前后内容的联系，增强文章的整体感。常见的照应方式有：①题文照应(文题照应)。应用文书的标题往往体

现其主旨，照应标题有突出主旨的作用。②首尾照应。这种照应使文章首尾圆合，结构严谨。③前后照应(针线照应)。围绕主旨或基本事件，行文中针走线行，多处照应。这种方式由于多处相互照应，可以起到强化主旨，突出中心事件的效果。4.结尾（1）自然结束：主体部分意尽即文完，不再另写结尾等

方式。（2）提出请求：正文结束时，写上请求上级批复、批转、批准或请求对方帮助之类的话语。公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。（3）提出方向，发出号召或提出要求。（4）总结全文：正文结束时，对文中的主要观点或问题做出归纳或总结，使读者对全文有一个较完整的印象。（5）交代说明：正文结束时，补充交待有

关事宜。通知、法规、规章等常用这样的结尾。（6）强调意义：正文结束时，对文中的主要问题作强调说明，以引起阅读者的重视。（7）照应开头（8）提出建议：正文结束时，提出要求、希望或发出号召。（9）祝愿式祝学习进步！