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秘書培訓課程(政策秘書部Jun-2003編制)第一章秘書學概說秘書學是一門獨立的科學﹐是源于秘書工作又指導秘書工作的科學理論﹒秘書學是研究秘書工作﹐使其科學化﹑理論化并充分發揮其效能的學問﹒秘書的研究對象有﹕秘書人員秘書部門秘書工作什么是秘書學﹖秘

書工作分為群体及個体﹐以“為領導者的工作運轉和決策服務”為宗旨﹒秘書人員從事助理性﹑參謀性工作﹐諸如﹕起草﹑核對文件列印﹑遞送文件調查﹑研究信息查証﹑解決問題電話﹑交際接待會議日程安排重點事務提點文檔資料管理應答回應咨詢其它等……什么是秘書工作﹖秘書工作是秘書學的

來源和基礎﹒秘書學又指導﹑引發秘書工作的發展﹐是秘書工作的科學化﹑理論化体現﹒秘書工作与秘書學關系密切又不相同﹐把兩者分割開來或混為一談均不正确﹒秘書工作与秘書學的關系﹖秘書工作秘書學來源/基礎指導/引發樞紐作用處于各方中心位﹐通過文件﹑會

議或其它方式承上啟下﹑溝通左右﹒助手作用為上司辦事﹐令上司有更多精力及時間應對更重要的事﹒參謀作用草擬文件﹐處理信息﹐提供參考建議﹐為上司決策服務﹒秘書工作的作用﹖耳目作用將所听﹑所見的情況反映上司﹐為上司決策﹑工作指導提供參考

信息﹒協調作用如會議安排﹑活動安排等﹒門面﹑窗口作用秘書部門或人員的工作態度﹑工作質量﹑辦事效率等﹒秘書工作的方針﹖高效保密實事求是因日常處理上司文件﹑參与各類會議﹐故了解公司投資資訊﹐運作方針/政策/制度﹐而任何資訊在出台之前需要經過反复的修正﹐故未發布實施之前不

可過早泄漏﹐否則造成負面影響﹒尤其對于人事調動﹑投資策略﹑重大決策改變等敏感資料﹐更應守口如瓶﹒第二章秘書人員的素養基礎﹕•知識面廣•頭腦清楚•思維敏捷•手腳勤快•經驗丰富才干素養能力﹕◼專業能力◼理解和領會能力◼條理和

駕馭能力◼口語表達能力◼應變能力◼交際能力精明的辦事本領文字表達能力是秘書人員的基本功﹐几乎整天与文字打交道﹐如草擬文件﹑會議記錄等﹒秘書人員的文字表達能力﹐不是單純文筆技巧問題﹒它實際是較高的政治理論水平﹑丰富的科學文化知識﹑較強的

分析問題能力以及流暢的文筆等綜合能力﹒文字表達能力的形成和提高﹐賴于長期﹑反复﹑刻苦的寫作實踐﹐由實踐中加以消化﹐做到心領神會﹐下筆才能左右逢源﹒較強的文字表達能力電腦操作資料复印攝影技術錄音錄像技術打字技術速記技術書法藝術編輯﹑校對技能其它等……特殊技能知識積累積累意味著積少成

多﹐意味著勤奮好學﹐絕不是听其自然﹐坐待知識進門﹒思維訓練語言能力(語言是表達思想﹑進行交際的工具)邏輯能力思辨能力(邏輯﹑思辯﹑認識能力﹐認識事物本質)認識能力領會能力(對上級指意反應快﹑領會准)智能素養臨机應變能力即臨机處置能力﹒不只是應變﹐而且表現于﹕反應迅速﹑思路敏捷﹑處置

泰然﹑机智靈活的智能﹒以上思維的開發﹐一靠思維開發﹐二是要在實際工作中學習和鍛煉﹒做到靈机泉涌﹑左右逢源﹑分秒不誤﹑毫厘不差﹒記憶訓練秘書人員必須善于認人﹑記人﹑記事﹒強記博取﹑應付自如﹒記人﹐除了要掌握方法﹑訣竅之外﹐主要的還得靠平時勤下功夫多動腦子

﹒反思(自省)能力要善于隨時回顧自己的言行﹐善于總結自己的成功經驗和失敗教訓﹐特別要善于發現自己過失和不足﹒多些樂觀和幽默樂觀和幽默是自信心的表現培植自信心既要看到自己的長處﹐也要看到自己的短處﹔既不滿足﹑不陶醉于長處﹐也不忌諱短處﹒鼓勵競爭精神﹐防止嫉妒心理正當競爭帶來

的是積极成果﹐是進步的動力﹔嫉妒是一种消极因素﹐有百弊而無一利﹒心理素養第三章秘書工作的職能辦事的職能﹕辦事是秘書工作的兩大職能之一﹒協助上司的工作運轉﹐以提高上司工作效率辦事職能怎樣提高辦事效率﹕1.領導要有權威﹐員工要有紀律2.机制要优化﹐体制要合理3.工作環節安排合理緊湊4.

文件要發得少些再少些5.文件寫得短些再短些6.合理安排會議﹐填平“會海”7.堅持評審﹑完善催辦制度8.實現辦公現代化9.工作人員的訓練有素和工作的快節奏10.培養效率意識﹐進行習俗革命1.起草﹑核對文稿中的參謀作用2.資訊信息

搜集﹑研究的參謀作用3.會務安排的參謀作用4.公務活動中的參謀作用5.制度評審﹑完善的參謀作用6.協調工作中的參謀作用7.信訪工作中的參謀作用8.議事制度－超前預后工作中的參謀作用參謀職能第四章良好溝通定義﹕一個人向

另一人或多人傳遞信息并獲理解的過程﹒表現形式﹕談話(組織机构處理日常事物的主要方式)﹑書面﹑肢体(表情/手勢/臉色/眼神/語气)﹒什么是溝通﹖溝通要素如何与上司溝通﹖接受指示認真听﹐不明白的地方一定要問明白如有不同看法﹐及時提出商量表明如何落實執行匯報工作先說結果﹐再敘過程條理清晰﹑

簡洁明了切勿提出瑣碎或不相關的事情反映工作問題實事求是准備好解決方案提出工作意見以請教方式提出提出對上司個人的建議方式委婉注意場合接受批評不要反駁﹐真心道歉如有必要﹐可适當解釋接受表揚感謝並表明會繼續努力功勞歸下屬﹐

如有其他人幫助過﹐要提起如何与同事溝通﹖工作配合禮貌待人﹐不卑不亢以解決問題為出發點﹐平等互助學習和欣賞同事的优點其它接受同事幫助后要表示感謝並告知結果同事受批評時要給予安慰和鼓勵同事受表揚時表示祝賀委婉指出同事的缺點多贊美同事自己不小心做錯事時﹐要真心道歉不談論同事的個人隱私不說有損他人形象

或自尊心的話思考及討論•我們公司常用溝通方式有哪些﹖•你認為自己在工作中應如何選擇溝通方式才能達到最佳的溝通效果﹖•過去在你的工作中有沒有不願意和同事溝通的想法或做法﹖為什么會有﹖你現在如何看待﹖第五章禮貌﹖禮節﹖禮儀﹖❖禮貌﹕指在人際交往中﹐通過言語﹐動作向交往對象表

示謙虛和恭敬﹒❖禮節﹕指人們在交際場合﹐相互表示尊重﹐友好的慣用形式﹒❖禮儀﹕指在人際交往之中﹐自始至終地以一定的﹐約定俗成的程序﹐方式來表現的律己﹐敬人的完整行為﹒禮儀特征一﹒規范性﹕約束人們在一切場合的言談話語﹐行為舉止﹐使之合乎禮儀﹐是衡量他人﹐判斷自己是否自律﹐敬人的一种尺度﹒

二﹒限定性﹕主要适用于交際場合﹐适合于普通情況之下一般的人際交往与應酬﹒三﹒可操作性﹕切實有效﹐實用可行﹐規則簡明﹐易學易用﹐便于操作﹒禮儀原則1﹒遵守每一位參与者無論身份高低都必須自覺﹐自願遵守禮儀﹐以

禮儀去規范自己在交際活動中的一言一行﹐一舉一動﹒2﹒自律要自我要求﹐自我約束﹐自我控制﹐自我對照﹐自我反省﹐自我檢點﹒3﹒敬人要求日常要互謙互讓﹐互尊互敬﹐友好相待﹐和睦共處﹒4﹒寬容多容忍他人﹐多体諒他人﹐多理解他人﹒5﹒平等禮儀允許因人而宜﹐但對任何人必須一視同人

﹐給予同等程度的禮遇﹒6﹒适度要求應用禮儀時﹐為保証取得成效﹐必須注意技巧﹐合乎規范﹐把握分寸﹐認真得体﹒企業禮儀對公司職員在辦公地點內的儀容儀表﹐言談言語﹑舉止行為和待人接物所作的基本規范﹒儀容干淨,整洁(但私人梳理,避免公開的操作)舉止与動作要大方得体非必要的合作,同

事之間不能允許說閑話,開玩笑對上級要尊重,支持,理解和不卑不亢.對同事要真誠合作,公平競爭,寬以待人.平等交往,沒有貴賤之分.學習禮儀的方法a.聯系實際b.重复漸進c.自我監督d.多頭并進功能❖有助于提高人的自身修養❖有助于人

們美化自身,美化生活❖有助于促進人們的社會交往,改善人們的人際關系第六章文檔管理檔案范團﹕信函﹑文件﹑合同﹑會議記錄﹑計划﹑法律文件﹑媒介報道﹑廣告﹑人事記錄﹑財務報表﹑原始賃証等……檔案分類方法﹕❖

按人名分❖按主題分❖按區域分排列存檔法﹕❖按字母/代號/顏色排列﹐有利歸檔和檢索﹒❖按數字排列﹐有利于計算机應用和檢索﹒怎樣進行檔案分類﹖有條理地進行歸檔分類﹐資料端正地放在工作台上﹐對齊邊沿資料按一定順序排列﹐便于查找避免資料又厚又重每份文件標上日期或代號﹐以表明這份文件的保存時

間及入檔時間怎樣進行文檔處理﹖熟悉運用适合自己部門的特殊編索﹐以便在提取使用時迅速﹑准确﹐而代號則便于歸檔和檢索資料﹒比如﹕–以個人姓名編制索引–以部門名稱編制索引–以文件項目編制索引索引首先分成條目（標題和頁碼）﹐條目可依次分為次條目﹑次次條目﹒怎樣進行檔案檢索﹖第七章

秘書寫作用途﹕記載﹑傳達會議情況和議定事項會議紀要寫作要求﹕根据會議主要精神進行歸納會議往往人多議論多﹐意見不盡一致﹐不能兼收并蓄﹒所謂會議紀要﹐顧名思義就是“紀實其要”﹒要根据會議的精神進行整理﹑歸納﹒要使內容條理化大型會議多項議題﹐体現會議精神的材料縱橫交錯﹑頭緒

紛繁﹒會議紀要要綜合分析﹐按事物內部聯系分門別類﹐使問題集中﹐觀點鮮明﹑條理清晰﹒要准确﹑具体議定事項是有關部門/人員執行的依据﹐具很強政策性﹐表述必須准确﹑具体﹒特別是研究財力﹑物力﹑指標分配﹑人員編制等數字更要寫得准确

無誤﹒具体寫法﹕標題﹕會議全稱加上“紀要”﹐如《配件短數控制會議紀要》開頭﹕介紹會議概況﹐包括召開會議目的﹑時間﹑人員﹑主要活動和收獲等主体﹕集中表述會議主要情況和議定事項﹕按問題寫﹕先主后次﹑鋪排開來按議定事項寫﹕按議程的先后順序﹐分條列項摘引与會者的發言﹑講話要點

﹐通過具体言論反映會議精神結尾﹕提出貫徹執行的意見和要求﹐或提出希望﹐或意盡則止﹐不另寫結尾書刊部超額物料領用申請DavidLeung﹕本部門6月份箱頭筆用量配額為50盒﹐因咭書生產量大增﹐至今日(25日)已用盡指標﹒特向您申請再領用10盒﹐

以應對生產需要﹒敬請批准﹒書刊部×××2002年6月25日申請嚴禁在工作崗位進食的通告全体職工﹕近來發現不少職工在工作崗位進食﹐造成﹕影響環境衛生影響公司形象招引虫蟻老鼠﹐有机會誘發傳染病其它等……鑒此﹐公司全体職工嚴禁在工作崗位進食任何食物﹒一旦發現有違將追究責任﹒特

此通告﹗簽署﹕____________2002年2月20日通告會議通知各部門主管﹕請出席今日下午由本人主持的會議﹐詳情如下﹕a.時間﹕2:00pmb.地點﹕三樓培訓課室c.參加﹕各部主管d.主旨﹕施政報告宣傳敬請所有

人員准時出席﹗特此通知﹗簽署﹕____________2002年2月20日通知打印机使用告示政策部全体人員﹕為減少打印机故障﹐延長使用壽命﹐請政策部所有人員留意以下事項﹕請勿使用單面紙列印請勿使用硬咭紙列印裝紙前將紙張松散﹑篤齊列

印時請選用正确的紙張size請勿擅自按打印面板掣﹐以免程序出錯特此告示﹒政策－秘書及支援部示2003年2月20日告示警告信×××﹕据觀察﹐近向你工作表現十分之差﹐表現在﹕上班遲到/早退工作懶散﹐不能跟上進度完成預計工作工作錯誤頻頻發生現發此警告信﹐望即刻改善以上惡劣行

為﹐否則將予以嚴厲處罰﹒特此警告﹒簽署﹕____________2003年2月20日警告(例文1)廣東省日用工業品展銷會﹐定于4月5日上午9時﹐在鶴山市体育館舉行開幕式﹒敬請光臨此致×××先生廣東省日用工業品展銷會籌備組200×年×月×日于鶴

山市(開幕后5天內﹐全部商品按九五折优惠价供應)請柬(例文2)謹定于公歷2002年5月×日(星期×)下午5時﹐在××賓館為×××舉行結婚典禮﹒敬備薄酌恭候光臨送呈×××先生×××女士××××××席設××閣﹐下午6時入席恕乏价催敬約雅圖

仕歡樂嘉年華歡迎詞各位領導﹑各位來賓﹑雅圖仕全体職工﹕表示歡迎----------最后﹐預祝活動取得圓滿成功﹗祝各位身体健康﹗200×年×月×日歡迎詞祝詞鴻圖百貨商場﹕正值我市被定為沿海開放城市之際﹐貴商場落成開業﹐這是我們商業界﹐也是全市人民生活中的一件喜事﹒借此向貴商場同

仁致以熱烈的祝賀﹗……祝開業大吉﹐生意興隆﹗××公司全体職工200×年×月×日祝詞第八章Word功能簡介版面設定－邊界(快捷鍵Alt-F-U)檔案選擇版面設定版面設定內容－邊界為文字与紙邊的距離通常上/下﹑左/右對

稱版面設定－紙張大小選擇版面設定選擇打印紙張大小設定打迎方向特別介紹﹕當第1頁為縱向﹑第2頁需橫向時﹐將光標移至第1頁最后1個字節處﹐依次選擇﹕檔案﹑版面設定﹑紙張大小﹑橫向﹑套于用﹑插入點之后選擇插入點之

后編輯－剪下﹑复制﹑貼上➢方法一﹕點擊“檔案”﹐進行選擇➢方法二﹕直擊“快速列”➢方法三﹕鍵盤快捷鍵剪下﹕Ctrl-X复制﹕Ctrl-C貼上﹕Ctrl-V編輯編輯－尋找/取代此功能适用于將文章中某個字取代為另一個字﹐比如將“工程師”取代為“技術員”﹕尋找目標輸入“工程師”﹐取代為輸入“技術員”﹒再

選擇“全部取代”﹒檢視－工具列根据日常需要﹐設定常用之工具欄﹐選定所需的項目檢視插入－特殊符號部份不能輸入或較難輸入的符號﹐可通過設定“特殊符號”來解決﹒選擇“插入”﹑“特殊符號”﹒選擇所需求的符號﹐按“顯示符號表”﹐覆蓋不需要或較少用的符號﹐最后按“

确定”﹒文件編輯需用特殊符號時﹐直接點擊符號表即可﹒插入插入－圖片為了令文字与圖案相結合﹐增強文件視覺感﹐有時需加插圖片﹐方法如下﹕格式－字型格式格式－項目符號令文字對齊﹐且可選擇不同符合進行有層次的表述格式－

首字放大格式－主題只能在電腦上觀效果﹐打印唔到表格－插入表格表格表格－表格設定選取表格﹐選擇“表格自動設定”中所需的表格形式依次選擇﹕1.工具列2.指令3.插入4.選定方程式編輯器﹐向編輯欄移動特別介紹(1)－方程式特別介紹==kikififixi11.掌握了以上功

能﹐任何方程式都迎刃而解﹗特別介紹(2)－文字藝術師依次選擇﹕1.檢視2.工具列3.文字藝術師4.插入文字藝術師可根据需要對文字藝術進行編輯(形狀﹑間距﹑方向等)第九章Excel功能簡介(一)鍵盤快捷鍵擊鍵功能Ctrl＋X剪下Ctrl＋C复制Ctrl＋V粘上Ctrl＋F

尋找Ctrl＋H替代Ctrl＋Z复原Ctrl＋Y取消复原Ctrl＋數字健盤“＋”增加列/欄Ctrl＋數字健盤“－”刪除列/欄→←↑↓右﹑左﹑上﹑下一個單元格Ctrl＋→←↑↓到當前數据區的邊緣PageUp﹐PageDown向上﹑向下一個窗口(頁面)Home到行頭End到行尾Ctrl＋Home

到工作表的A1(左上角)Ctrl＋End到工作表的右下角End﹑→←↑↓在當前列或行移動一個數据區舉例﹕輸入“1月份”→鼠標選中“1月份”儲存格﹐并指住此儲存格右下角待出現“＋”符號→按住鼠標左鍵不放向下/

向右拖1.快速輸入“連續日期(星期/月份)”(二)錄入技巧舉例﹕輸入“1”→鼠標選中“1”儲存格﹐指住此儲存格右下角待出現“＋”符號﹐同時按“Ctrl”鍵→按住鼠標左鍵和“Ctrl”鍵不放向下/向右拖2.快速輸入“連續數字”(二)錄入技巧1.錄入基本資料﹐

并做好“存檔”功夫數字格式整理﹕選范圍→鼠標點擊“﹐”→點擊“增加或減少小數位數”(三)表格繪制2.繪制表格方法一﹕選擇表格范圍→選菜單“格式”→“儲存格”→“外框”方法二﹕選擇表格范圍→按鼠標右鍵→“儲存

格”→“外框”(三)表格繪制3.設定列高選擇范圍(需放大/縮小的列)→選菜單“格式”→“列高”→輸入合适數字技巧﹕將鼠標放在兩個列標號之間﹐當其變成黑色十字時﹐就可以通過鼠標左右拖動來縮小或擴大列的寬度﹒(三)表格繪制4.設定欄寬選擇范圍(需放大/縮小的欄

)→選菜單“格式”→“欄寬”→輸入合适數字技巧﹕將鼠標放在兩個欄標號之間﹐當其變成黑色十字時﹐就可以通過鼠標左右拖動來縮小或擴大欄的寬度﹒(三)表格繪制5.表格格式整理－數字/對齊/字体方法一﹕選擇表格范圍→選菜單“格式”→“儲存格”方法二﹕選擇表格范圍→按鼠標右鍵→“儲存格”(三)

表格繪制6.設置底紋和背景技巧﹕選擇范圍→點擊“填滿色彩”快捷鍵選擇顏色(三)表格繪制7.刪除或插入列﹐刪除或插入欄刪除技巧﹕選擇需刪除范圍(列或欄)﹐按Ctrl＋數字鍵盤“－”﹒插入技巧﹕將光標移到所需位置﹐按Ctrl＋數字鍵盤“＋”﹒(三)表格繪制8.版

面設定(三)表格繪制9.預覽列印注意﹕當表格所有資料錄入完畢后﹐要重新選擇表格字体/字號﹑框線﹒(三)表格繪制10.設定列印范圍設定﹕選擇列印范圍→選“檔案”→“列印范圍”→“設定列印范圍”清除﹕選“檔案”(不用選范圍)→“列印范圍”→“取消列印范圍”(三)表格繪制11.列印選“檔案”

→“列印”(或者直按快速鍵Ctrl＋P或格式上的列印標志)(三)表格繪制快捷鍵﹕复原﹕Ctrl＋Z取消复原﹕Ctrl＋Y1.复原和取消复原(四)功能使用尋找﹕Ctrl＋F2.尋找和取代取代﹕Ctrl＋H公式也可以

使用取代(四)功能使用選“資料”→“排序”→選條件(從高到低為遞減﹐從低到高為遞增)3.排序快捷鍵﹕只适合以選擇范圍中第一欄為“關鍵”排序﹒如上圖A欄(四)功能使用自動篩選(根据條件要求篩選)﹕選資料表頭→“篩

選”→自動篩選進階篩選(不選重复記錄)﹕選定欄→“篩選”→進階篩選→按“确定”4.篩選未達條件的記錄不是被刪除﹐而是被隱藏(四)功能使用凍結﹕將光標放在需要位置﹐選“視窗”→“凍結窗格”取消﹕選“視窗”→“取消凍結窗格”5.窗口凍結(四)功能使用功能﹕僅複製數值

、公式、註解或儲存格格式6.選擇性貼上(四)功能使用選取要复制的儲存格→按复制→“選擇性貼上”→選擇要求選項隱藏﹕選取整欄/列→按鼠標右鍵→選擇“隱藏”取消﹕選取被隱藏之左右欄/列→按鼠標右鍵→選擇“取消隱藏”7.隱藏(

四)功能使用8.符號(四)功能使用電腦默認設定3個工作表﹐日常可以根据實際工作需要改變預設個數﹒1.工作表個數設定(五)工作表(1)复制﹕用鼠標指定要复制的工作表名稱→按鼠標“左鍵”＋“Ctrl”鍵拖動工作表(2)移動﹕用鼠標指定要

复制的工作表名稱→按鼠標“左鍵”拖動工作表(3)顯示菜單﹕用鼠標指住某一工作表名稱﹐擊鼠標右鍵2.工作表編輯(五)工作表1.加法逐個加總﹕用“＝”號逐個相加自動加總﹕a.套用公式b.用鍵盤直接鍵入＝SUM（B

4:B15)(六)公式2.減法也可用鍵盤輸入﹕＝B4-C4(六)公式3.乘法也可用鍵盤直接輸入﹕＝B4*C4(六)公式4.除法也可用鍵盤直接輸入﹕＝B4/C4(六)公式5.平均值用鼠標點擊后選擇核算范圍(

六)公式6.IF使用(六)公式7.公式絕對引用和相對引用如果不鎖定“絕對引用方式”﹐當复制公式時﹐會出現錯誤﹒(因為Excel會自動作了調整)(六)公式8.跨工作表公式設定(內部引用和鏈接)(六)公式9.跨檔

案公式設定(外部引用和鏈接)當被鏈接的工作表關閉時﹐完整路徑就出現在外部工作表引用上(六)公式1.走勢圖整理格式(七)圖表繪制2.分布圖－(1)由高到低排序(七)圖表繪制選定圖表樣式選定范圍2.分布圖－(2)設定表頭(七)圖表繪制圖表檢視設定格式整理3.柏拉圖－(1)(七)圖表繪制

由高到低排序累計百分比選定模型3.柏拉圖－(2)(七)圖表繪制選定范圍表頭設定整理格式4.复制到Word編輯(七)圖表繪制選定圖表复制貼到Word﹐整理格式第十章Powerpoint功能簡介單擊工具欄

中的“新建”快捷按鈕開啟新幻燈片選擇空白幻燈片版式單擊文字框﹐輸入文字單擊美工圖案框﹐選取圖片幻燈片編輯秘書部培訓課程•秘書基礎知識•秘書寫作•各類軟件簡介幻燈片母片選取“檢視”中的“母片”﹐顯示如下圖樣式﹒此時輸入某些文字或圖片﹐將令每一頁產生效果﹒選擇“檢視”中的“頁首及頁尾

”﹐產生下圖樣式﹒在投影片編號前的框內确定﹐最后選擇“全部套用”﹒投影片編號選擇“插入”欄中的“圖片”﹐選取需要插入的類型插入圖片選擇“插入”欄中的“表格”插入表格將光標定位于縱欄線﹐可自由調整其寬度﹒選擇

“格式”欄中的“項目符號”項目符號選取“圖片”﹐可選擇更多的符號投影片背景選擇“格式”欄中的“背景”可直接點擊色彩可選擇填滿效果選擇“格式”欄中的“套用簡報設計范本”套用簡報設計范本選后其中的一個范本﹐按“套用”選擇“檢

視”欄中的“投影片瀏覽”﹐出現以下圖示﹕投影片播放效果選擇播放方式選擇“投影片放映”欄中的“自訂動畫”或選取需設定動畫之文字框或圖案﹐單擊右鍵﹐選擇“自訂動畫”投影片動畫效果選取投影片中需動畫效果之物件﹑播放順序﹑播放效果第十一章Outlook

基本操作(一)建立新郵件(Ctrl+N)(1)電郵選取(一)建立新郵件(Ctrl+N)(2)期限設定設定期限功能﹐當此郵件到期時﹐電腦會自動提醒﹒但是﹐如果所設的期限已過期﹐電腦則不會自動作出提醒﹒因為按确定時電腦則會彈出貼示﹕指定的資料与時間已是

過去﹒將不設定任何提醒﹐确定嗎﹖此功能類似“工作”指派功能﹐但不同的是﹐此功能可以有許多收件者(一)建立新郵件(Ctrl+N)(3)主旨輸入相信大部份同事在日常工作中﹐曾經遇到過類似左圖一樣的情況﹕輸入郵件時都有輸入“主旨”內容﹐但是當郵件發出后卻不完整或睇不到﹒似右圖的郵件﹐發

出時瞬定是沒有顯示“主旨”內容的﹒解決辦法﹕輸入郵件時發現Outlook左上方最頂位置未顯示“主旨”內容﹐將光標移到“主旨”欄最前面→按空格鍵→按儲存→見到顯示“主旨”內容后﹐刪除空格﹒(二)插入檔案/項

目光標位置路徑選擇1231.檔案﹕插入硬盤或公司网絡的檔案﹐如圖2.項目﹕插入郵件﹐如圖(三)簽名設置213(四)查電郵姓名和內線電話(方法一)﹕(方法二)﹕按“新增”→選擇“寄件者/收件者/副本”→輸入需查電郵的第一個字母或者選擇“

工具”欄之“通訊錄”(Ctrl＋Shift＋B)(五)回复/轉寄郵件回覆﹕原來的寄件者會自動成為回覆郵件的收件者﹒但是﹐原來的副本收件者不會自動成為回覆郵件的副本收件者﹐原來所附的檔案也不能打開﹐而需要重新選擇副本收件者和插入檔案

﹒(見右上圖)(五)回复/轉寄郵件全部回覆﹕原來的寄件者及副本收件者會自動成為新郵件的收件者﹐但是原來所附的檔案卻不能打開﹐而需要重新插入﹒(見左上圖)轉寄﹕需重新選擇正本﹑副本收件者及加密副本件者﹐但是﹐原來所附的檔案可以正常打開﹒(見右

上圖)(六)回收郵件1.在“寄件備份”打開要回收的郵件2.選擇“執行”欄中“回收這封郵件”3.确定回收形式(七)重寄郵件1.打開“寄件備份”中要重寄的郵件2.選擇“執行”欄中“重寄這個信息”注﹕當有多份不同的資料需要派發相同人仕時可使用此功能﹐選擇“重寄”按鈕后只需更新所傳的資料﹐而不需再重新選

擇收件者﹒(八)預設特定字体﹑字號2134(九)工作－建立方法一﹕進入“工作”﹐直接在“主旨”欄輸入內容后按“回車鍵”﹒如要設定“期限”和“提醒”﹐需要雙擊進入﹒方法二﹕進入“工作”﹐按“新增”﹐在“主旨”欄輸入內容﹒(十)工作－指派/完成注﹕“指派工作”﹐只能限定派給一個人收﹐否則會失去自

動追蹤功能﹒“工作完成”﹕當此份工作完成后﹐在前面“□”打“”﹒(或者增加“狀態”欄目﹐直接在“狀態”欄選擇相應狀態)(十一)行事歷作用﹕預約會議12對方回覆“接受”狀態統計各收件者的回覆情況(十二)聯絡人213選擇“中國”→“确定”(十三)休假通知123

(十四)子資料夾1.作用﹕1.當郵件數目增多時﹐同事未必能夠即時閱讀所有郵件﹐或多或少會有遺漏﹐甚至忘忞要即時跟進的事宜故﹐建議同事可以在“收件匣”及“寄件備份”或者其它資料夾下﹐建立不同的子資料夾﹐把郵件分類﹐

放進不同的子資料夾﹐例如﹕在“收件匣”下建立“會議通知”子資料夾﹕(十四)子資料夾2.設立子資料夾﹕在此輸入子資料夾名稱在“收件匣下”已建立子資料夾﹐但是收到此類的郵件不會自動飛入此資料夾﹐而是需要用鼠標標把郵件逐個拖/搬到此子資料夾中123(十四)子資料夾3.郵件

分類﹕用鼠標選擇要移動的郵件﹐按滑鼠左鍵不放﹐把郵件拖到對應的子資料夾才放開鼠標左健﹒(十四)子資料夾4.刪除或重新命名子資料夾﹕用鼠標選擇要刪除的子資料夾﹐按滑鼠右鍵﹐選擇冊除或重新命名﹒(十五)個人資料夾1.設立﹕由于電郵伺服器的空間有限﹐除了各同事日

常自行定期刪除不必要的郵件外﹐電腦部已設定定期自動刪除過期的郵件﹒而設立“個人資料夾”可以保留日常有用的郵件﹒(1)選擇“工具”→按“服務”(十五)個人資料夾(2)選擇“服務”→按“新增”(3)選擇“個人資料夾”→按“确定”(4)輸入

“檔案名稱”→開啟123(十五)個人資料夾(5)輸入“名稱”→按“确定”(完成此個人資料夾后<如上圖>﹐可以增加“收件匣”﹑“寄件備件”等子資料夾<如左圖>﹐操作步驟請參閱文中“子資料夾”部份﹒123(十五)個人資料夾方法有如下兩种﹕方法一

﹕(1)先選擇需搬動的郵件→在鍵盤上同時按“Ctrl”＋“X”或在“編輯”下選擇“剪下”﹒(2)選擇已建立好的“個人資料夾”→在鍵盤上同時按“Ctrl”＋“V”或在“編輯”下選擇“貼上”﹒(3)方法二

﹕(4)選擇需搬動的郵件﹐用鼠標直接拖動(詳見“子資料夾”之“郵件分類”部份)2.按分類搬動郵件﹕(十五)個人資料夾(1)刪除郵件/子資料夾﹕選擇“個人資料”中需要刪除的郵件/子資料夾﹐按鍵盤上的“Delete”鍵﹐被刪除的郵件/子資料夾會自動儲存在刪除的郵件資料夾﹒(

2)刪除個人資料夾﹕選“工具”→“服務”→“要刪除資料夾”→“移除”→“是”﹒3.刪除郵件/子資料夾﹑個人資料夾1234(十六)設定郵件檢視方式檢視二檢視一(十七)設定欄柆(或刪除欄位)123(十八)設置用Word編輯郵件123第十二章Visio基本操作1.“模版”

使用選定圖案﹐拖動鼠標2.架构圖/流程圖繪制－(1)雙擊鼠標進入編輯狀態退出繪圖狀態進入繪圖狀態段落行間設定選擇線頭樣式2.架构圖/流程圖繪制－(2)線條差少少畫唔到位﹐有兩种方法﹕(a)將版面放大進行調整﹐見(方法一)(b)用微調方法﹐見(方法二)(

c)＊Visio不能似Word那樣使用箭頭鍵移動﹒2.架构圖/流程圖繪制－(3)(方法二)(方法一)改變紙張大細﹑方向﹐增設頁碼等等3.版面設計/列印4.复制到Word編輯用鼠標全部選取﹐但不要組成群組﹐否則到Word時無法編輯﹒整理物件格式EndThankYou!