【文档说明】秘书基础篇--_文书基础.pptx，共(121)页，718.018 KB，由精品优选上传

转载请保留链接：https://www.ichengzhen.cn/view-264304.html

以下为本文档部分文字说明：

法律与法规基础企业管理基础文书基础秘书基础篇“历史作为一个实实在在的原事件，它已经消逝了。因此，我们在处理它时，所能作为观察或实验的唯一客观的真实乃是事件遗留下来的某种物质遗迹--通常是一种书写的文件。”美国历史学家卡尔贝克说：第1章文书基础电子教案模版配色（1）通过本

章学习，你应能够：1.了解文书的含义、分类2.了解公文的含义、特点3.掌握办文流程各个环节的工作内容、要求与方法4.了解撰写公文的基本步骤与基本要求5.掌握公文格式的基本内容以及具体规范学习目标第1章文书基础什么是文书？同学们知道哪些文书？同学们平时用过什么文书？想一想说一说第1章文书基

础第1章文书基础•文书的含义文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。文书是人们在处理各类事物的过程中形成的具有特定现实效用和惯用体

式的书面信息记录。文书是一种普遍的社会现象，并且广泛应用于人类社会生活的各个方面。第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。第二、文书的形成是为了特定的目的。第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。文书定义包含以下几方面基本内容：第1章文书处基础文书的作用1、传

递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。主体的权威性影响凭证依据的三个因素：内容的真实性载体的合法性第1章文书处基础

文书的分类：从文书的形成者和使用范围划分:公务文书和私人文书我国迄今发现最早的公务文书是：殷商王朝时期的甲骨文书第1章文书基础文书的分类：1、使用领域：通用文书和专用文书2、发文方向：上行文书、下行文书、平行文书3、涉密程度：绝密文书、机密文书、秘密文书

4、办理时限：特急件、急件、平件5、内容性质：规约性文书、领导指导性文书、报请商洽性文书、知照性文书、契约性文书第1章文书基础文书的分类：公文是文书家族体系中最为重要的组成部分也是文书中的精华部分。公文是法定的

机关与组织在处理公务的过程中，按照特定体式和一定的处理程序制成的具有法定权威和现行效力的文书文件，是管理党政机关工作的重要工具。基本含义：公文是在公务活动中形成的公文的形成者是各类社会组织公文以文字为信息表达方式公文是国家进行管理得一

种重要工具。第1章文书基础文书的含义与分类练习题：1、含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件是（）A、绝密文件B、秘密文件C、机密文件D、内部文件2、把公文分为上行文、下行文和平行文是按（）A、使用领域划分B、发行问方向

划分C、涉密程度划分D、办理时限划分3、公文是按照统一体式，经过一定（）程序制发的信息载体。A、管理B、处理C、发文D、收文4、公文的最紧急程度为（）A、特急B、加急C、急件D、限时送达5、公文的办理期限分类中通常不包括（）。A、特急B、急件C、普

急D、平件第1章文书基础现行公文文种的用途：根据2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国现行公文文种共有13种，具体包括：1、命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。2、决

定。适用于对重要事项或者重大行到做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上

级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。第1章文书基础现行公文文种的用途：7、议案。适用于各级

人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。9、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复。适用于答复下级机关的请示事项。11、意见。适用于

对重要问题提出见解和处理办法。12、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。正确选择文种的根据：处理的法规、发文和收文机

关之间的行文关系、发文目的、发文机关的职权范围公文不同于普通文章：明确的法定作者、明显的法定效率、突出的现行效用、规范的外观样式、特定的处理程序。第1章文书基础文书的分类：应用文书：（1）行政公文（2）事务文文（3）

商务文书第1章文书基础➢三种文书的区别◼行政公文产生于行政管理过程中，具有法定的效力和规范的文本。◼事务文书主要用于处理日常事务。◼商务文书处理商务活动。按照行文方向可将行政公文分为：1、上行文：下级机

关向上级机关报送的公文。如：请示、报告2、下行文：上级机关向下级机关发出的公文。如：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复。3、平行文：同级机关或不相隶属机关之间的公文。如：函注意：意见、会议纪要的行文方向比较灵活；议案则

是比较特殊的一种公文，是政府机关与同级人民代表大会联系工作的例行公文，可视为一种特殊的平行文。第1章文书基础2、事务文书——处理日常事务所使用的文书。主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告

、讲话稿等。3、商务文书——处理商务业务所使用的文书。主要包括：意向书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。练习：下列属于行政公文的是（）A通知、决定、报告、会议纪要B通知、决定、调查报告、会议纪要C通知、决议、调查报告、会议纪要D通知、决定、

总结、会议纪要第1章文书基础既可以用于上行文、下行文，又可以用于平行文的文种是（）A请示B批复C通知D意见答案：D第1章文书基础•文书、公文、文件的关系文件纸质文件文书非纸质文件照片文件电子文件声像文件

私人文书公务文书其他文字材料公文第1章文书基础文书的制发过程（一）通用公文的发文流程草拟—审核—签发—注发—复核—缮印与校对—用印或签署—登记—分发（分装、发出）—对外催办1、草拟，亦称“拟稿”，是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程。2、草拟是发文的第

一个环节。3、要求：（1）符合国家的法律、法规、及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。第1章文书基础（3）人名、地名、数字、引文准确。（注意引文的格式）外文应注明中文含义

。EG：长沙经济技术开发区建设用地按照《国务院办公厅关于湖南长沙经济技术开发区的复函》（国办函21号）有关规定执行。（4）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。（5）应当使用国家法定计量单位。EG：斤（错）、千克（对）第1章文书基础（

6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。EG：国务院办公厅（以下简称“国办”）（7）公文中的数字。除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。EG：七上八下、第一、三言两语、25年第1章文书基

础2、审核也称核稿，是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。审核的重点是：（1）是否确需行文（补充）；（2）行文方式是否妥当；（3）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，（4）公文格式是否符合《办法》

的规定等。第1章文书基础3、签发就是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。签发是发文处理过程中最重要的一个程序，是决定文稿能否生效的环节。签发的原则：以本机关名义制发的上行文，有主要负责人或主持工作的负责人

签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。（EG：公安局所发的上行文应由局长签发；以公司名义发文一般由总经理或总裁签发）第1章文书基础4、注发：对文稿注明缮印和制发要求

，他直接关系到印制公文正本以及传递、运转和处理公文的许多细节问题。注发项目：发送对象、紧急程度、秘密等级和保密期限、发文字号、主题词、文件格式要素、发送方式、印刷分数、印刷时间。第1章文书基础5、复核：公文在正式印

制前，文秘部门对其进行复查审核。复核是发文过程的最后一道把关环节。审核重点：（1）审批、签发手续是否完备（文书的程序）（2）附件材料是否齐全（文书的形式）（3）格式是否统一、规范（文书的形式）第1章文书基础6、缮

印与校对（书P58）：缮印是指采用手工誊写或机械印制的方法制作公文文本的环节。缮印而成的公文，经过校对后即成为最后成品，它将代表本机关对外发生法定效率。因此，缮印和校对工作必须保证质量、精益求精。做到：文字准确，字迹工整清晰，符合规定体式，页面美观大方，装

订齐整牢固，以便于收文机关阅读、处理和保存。第1章文书基础（1）文书稿本的主要称法：草稿：文书的原始稿本定稿：正式文书的依据稿，经领导、上司审阅核准后签发的，或是经过会议讨论通过的稿本，也就是草稿经过签发和复核后形成的稿本。正本：根据定稿印制或编写的并向外发出的文本

。正本具有法定实效。副本：又叫抄本，根据正本另行复制的文书。存本：存本是发文机关留存的印制本，是正本的留查样本，存本一般可以不加盖公章。注意：从草稿到定稿的环节是签发，从定稿到正本的环节是缮印第1章文书基础（2）缮印的要求：文字准确，字迹

工整清晰符合规定体式，页面美观大方不随意改动原稿装订齐整牢固注意保密缮印过程如有必要还应建立相应的登记制度第1章文书基础（3）在文稿送审之前，还要进行登记步骤，包括给公文编号、划分密级、抄录三个环节。其

中抄录是指把公文的标题、印发份数、密级编号等项目，记录到制发公文的登记薄上。（4）缮印工作程序确定印制的文书确定印制格式交付印制的文书完成印制第1章文书基础校对文书A、文书校对的内容校订清样上的错字、漏字、多字规范字体、字号检查版式、标题是否端

正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。检查版式是否与文种格式相统一，有无需要调整和改版之处。第1章文书基础B、校对的方法：看教：只看校样不看原稿的校对。对校：适用于定稿上改动较多的情况。操作要领：将定稿置于校对者左方或上方

，校样置于右方或下方。读校：主要适用于定稿内容浅显简单，生僻字、专用名词术语较少，格式变化不大的情况。折校：适用于定稿整洁、改动不多的情况。操作要领：将定稿置于校对者左方或上方，校样置于右方或下方，逐字逐句核对。C、校对

的工作程序1、准备好原稿和校样2、选定校对方法3、核对校正第1章文书基础7、用印或签署:用印是指在印好的公文上加盖公章。签署是指领导人在公文落款处亲笔签名或代以签名章。8、登记指文件用印之后分发之前，对文件主要内容进行登记检查的环节，其作用主要是为了便于对发文的管理、统计和核查。分发指对

印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送。9、对外催办：电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。第1章文书基础练习：1、公文中的数字一般应当用阿拉伯数字，但必须使用汉字的是（）（2005年/5多选）A发文字号中的发文年份C缩略语B部分结构层次序数

D百分比数字2、决定公文文稿能否生效的环节是()。2005/5(A)拟办(B)审核(C)签发(D)批办（单选）3、（）属于上行文。A报告、请示B通告、请示C请示、通知D通知、报告4、（）属于正式公文中的文书。A报告B总结C简报D议案5、对文书进行誊抄缮写的工作称为（）A、撰写B、复制C、缮印

D、制文6、文书传阅的要求包括（）A、分清主次B、由业务人员负责C、不能调整传阅顺序D、有必要的传阅手续7、机关文书的签署，应由（）在公文的落款处签写姓名或加盖签名章，以代表公文的作者，证实公文的执行

效用。A秘书处起草人B秘书处审核人C办公室负责人D机关领导人答案：D严格按领导意图起草公文把关、把口，审核文件质量领导签意见、姓名和时间再次审核形式和程序对定稿进行技术加工公章证实公文效用便于管理与考察封装、发出登记号的文书草拟审核签发复核缮印用印

登记分发发文程序流程图事务文书、商务文书的制度发程序事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。第1章文书基础收文办理流程收文处

理程序1.签收2.拆封3.登记需要登记的文件有：（1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。不需要登记的文件有：（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等

；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。第1章文书基础收文办理流程收文处理程序4.审核5.分发与传阅6.拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。7.批办。机关领导人或

综合办公部门负责人的重要职责。领导的决策行为。8.承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。9.催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。10.注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况

和结果进行简要的情况说明第1章文书基础文书处理文书处理的原则1.及时、高效2.准确、周密3.精简、求实4.安全、可靠第1章文书基础办文的规矩方圆一、撰写文书的基本步骤1.领悟领导的意图（特点、途径方法）2.广泛收集资料（真实、准确、新鲜、典型、反映事物的本质特征；“去粗取精”“去伪存真

”）3.完成总体构思（内容、征文表达顺序、首尾和衔接过渡）4.草拟文书文稿（时效观念、做好会商工作、讲究材料和观点的和谐统一）5、加工修改文稿（思想内容、表达形式、修改的方法）第1章文书基础办文的规矩方圆二、撰写文书的基本要求（一）怎样表达文章主

题1、文书的主要特点：酝酿过程短暂；由行文目的和中心思想构成；表现形式直截了当（标题中、开头或结尾、层次或段落的开头表达分论点)2.文书主题的表达要求：正确务实（主题要根据实际情况确定，使文书内容具有切实的针对性；准确反映客观实际，具有客观的绝对

真实性；提出的政策、措施，必须切实可行）；集中（一个中心思想；一文一事制度）；鲜明第1章文书基础办文的规矩方圆二、撰写文书的基本要求（二）怎样文书材料1、收集材料的要求-----“多”数量类别上的丰富多样满足多角度的需要2.选用材料要求------“严”；真实典

型新鲜适用第1章文书基础办文的规矩方圆二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构文书结构是指文书内容的组织构造形式，也是对文书主题和材料所做的合理有序的组织和安排。包括文书格式、结构要素和篇章类型三方面的类容。第1章文书基础办文的规矩方圆二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构1、公文格式

秘书起草文书要符合国家公文管理规范。根据《中华人民共和国国家标准（GB/T9704--1999）》---《国家行政机关公文格式》的规定，公文格式划分为眉首、主体、版记三个部分第1章文书基础二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构1、公文格式眉首•（1）公文份数序号•

（2）秘密等级和保密期限•（3）紧急程度•（4）发文机关标识•（5）发文字号•（6）签发人（会签人）•（7）红色反线第1章文书基础办文的规矩方圆二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构1、公文格式主体:•（1）公文标题•（2）主送机关•（3）正文•（4）附件

•（5）成文日期（时间）•（6）公文生效表示（印章或签署）•（7）附注第1章文书基础办文的规矩方圆二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构1、公文格式版记:•（1）主题词•（2）抄送机关•（3）印发机关和印发日期（时间）•（4）版记中的反线第1章文书基础办文的

规矩方圆二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构2、文书结构要素主要包括•（1）开头（开宗明义）•（2）结尾（简明扼要、画龙点睛、深化主题；“意尽言止”）•（3）层次（并列式、递进式、因果式、总分式）•（4

）段落（自然段）•（5）过渡（承上启下；词语、句子、段落过渡）•（6）照应（文书内容的前后关照和互相呼应。形式：开头与标题、前后、开头与结尾照应。）第1章文书基础办文的规矩方圆二、撰写文书的基本要求（三）怎样安排文书结构2、文书的篇章类型（文书的结构外形）主

要包括•（1）篇段式篇段合一式：文书只有一段。适用于批转、转发、印发文书的通知或内容单纯、行文简短的批复等文书。分层表达式：分两层（开头+主体）或三层（开头+主体+结尾）。适用于内容比较复杂，篇幅较长的文书。“层”指两部分或三部分。•（2）条款式（也叫分条列项式）适用于

规范类文书规范类文书，其突出的优点是眉目清晰、排列有序、简洁明了，便于理解和执行。第1章文书基础办文的规矩方圆二、撰写文书的基本要求（三）怎样运用文书语言1、文书的表达方式的应用要求主要包括•（1）文书中的叙述叙述事件

，应将事件要素全写。在叙述程度上以概述为主，无需作全面、细腻的详述。在叙述的线索上以顺叙为主，一般不用插叙、倒叙的方法，以免造成理解上的偏差。•（2）文书中的说明说明的方法：举例、定义、分类、引用、比较等；无论用何种说明方法，都要求做到用语确切客观，不参

杂主观因素；表述简明清晰，确保要素周全完整；语言朴实无华，切勿使用晦涩难懂的词语或艰深的专业术语。•（3）文书中的议论议论的方式重在就事论理，即针对具体事实，阐明发文机关的观点和态度，不作多层次、多角度的逻辑推理，也不需要完整的论证过程，只在需要论证的地方，夹叙夹议；或运用论断式的语

言，三言两语，点到为止。议论说理切忌主观武断，即要冷静公允，不带主观色彩，做到“文中无我”，要时刻意识到，是在代表机关发言表态。第1章文书基础办文的规矩方圆二、撰写文书的基本要求（三）怎样运用文书语言2、文书语言的运

用要求主要包括•（1）准确严密（最注重）准确反映发文意图、客观实际及文书的政策法律依据和事实依据，准确传达需要贯彻执行、联系、商洽、宣布、周知的事项。（不能：移花接木、张冠李戴、无中生有、创造发挥）。严格遵循逻辑要求。做到内涵准确无误，外延限制适当；判断符合实际；论证过

程不能出现自相矛盾等等。恰当使用修辞。文书精粹简洁之美、庄重朴素之美。一般使用引用、比喻、借代、排比等；一般不用比拟、设问、反问等；禁止使用夸张、反语、双关等修辞手法。合理组织文书语言。要意清晰；合理搭配；成分完整；讲究语序。第1章文书基础办文的规矩方圆

二、撰写文书的基本要求（三）怎样运用文书语言2、文书语言的运用要求主要包括•（3）庄重得体（力戒浮华做作）秘书人员要注意学习、积累，掌握以下专用术语的使用方法：起首用语：即在文书开头处引出行文根据、行文目的或事故原因、背景的词语。常用的有“根据、依据、遵照、按照、为了、由于

、兹定于、兹介绍”等。称谓用语：称呼本单位时用第一人称，如“我局”“本院”等。称呼对方，如属于下级机关，一般使用第二人称，如“你省”、“你部”、“贵公司”、“贵院”等。称呼其他单位或人员时，采用第三人称，用“该院”、“该同志”等。称呼某些事物时，也可以使用“该”字，如“该文”、“该

产品”、“该批机器设备”等。引叙用语:常用的有“前接”、“顷接”、“近接"、"欣悉”、“敬悉”、“收悉”、“获悉”等。例如“前接你局来电”；“顷接来函，现就所闻之事函告如下”；“欣悉贵院举行成立80周年庆典”等。经办用语：常表示过去时态，常用的有“业经”“

已经”“前经”“迭经”“通过”“经过”等。例如“《、、规定》业经部长办公会议批准”“兹经调查”等。商洽用语：在上行文和平行文中使用。常用的有“当否”“可否”“是否可行”“意见如何”“能否办理登记”等。第1章文书基础办文的规矩方圆二、撰写文书的基本要求（三）怎样运用文书语言2、文书语言的

运用要求主要包括•（3）庄重得体（力戒浮华做作）秘书人员要注意学习、积累，掌握以下专用术语的使用方法：期请用语：即向收文单位表示某种期望和请求时常用语。常用的有“即请”“诚请”“特请”“恳请”“恭请”“拟请”“务请”“希即”“敬望”“企盼

”等。例如“恳请对该同志予以表彰”；“即请协助办理”；“恭请莅临”；“拟请批准办理有关事项”；“诚请大力支持”;"企盼鼎力协助“等。表态用语：即表明对办理某项工作或某一文件的态度时使用的词语。如：“照办”“可行”“准予”“不

可行”“同意”“原则同意”“准予备案”等。限时用语：常用的有“当即”“即刻”“迅即”“从速”“届时”“等。例如”情况紧急，务必从速抵达现场"；“迅即展开调查”；“届时将召集居民代表会议”等。谦敬用语：即承受对方支持和恩惠后表明感激、敬重之情用语。常有：“承蒙惠

允”；“承蒙贵局通力协助”；“承蒙慨允，不胜感激”等。过渡用语：即专门表明转折、过渡或承上启下关系的词语。常有：“为此”“经研究批复如下”“特制定以下条例”等。结尾用语：勇于表达文书结束或想收文单位提出行文要求时使用。例如“现予公告”，“特此通知”，“特此报告、请审阅”特此批复“，”请认真贯彻执第

1章文书基础二、撰写文书的基本要求（三）怎样运用文书语言3、文书常见要素的表述方法主要包括（1）时间的表述方法精确。采用公元纪年的方法完整。时间要素完整无缺，即写全年、月、日。恰当。要恰当（2）空间的表述方法准确、具体地说明有关的单位、处所，特别是重要事件、重大事故发生的地

点，不仅要说明所在的某省、市、县，而且要说明具体的方位。涉及不为人们熟知的地名或重复的地名是，要按照由大到小的顺序表明国家或省、市、县的名称。使用地名的全称或规范的简称，必要时还应当标明准确的译名。属于国外的处所，需要冠以标准的国家名称。文书内容涉及不同国家

或地区时，不能以国家统称。例如：“美国、加拿大、香港等国家代表团来华观光的客人、、、、、”中，将香港地区与其他国家一起并称为国家，就犯有严重错误。（3）数量的表述方法要反复核实，表述准确无误。要精选数字，切忌过于繁琐。要加强分析，避免零乱堆砌。要规范使用，避免产生歧义。第1章文书

基础办文的规矩方圆三、行文规则是针对社会组织的行文关系和行文方式所规定的公文运行规则。根据《中国共产党机关文书办理条例》和《国家行政机关文书办理办法》的有关规定，行文规则的主要内容包括：1、根据机关之间的工作关系准确行文。2、正确选择行文方式。下行

文，上行文3、正确选择主送机关和抄送机关4、贯彻党、政分工的原则5、符合联合行文的规定6、制发请示和报告的规则7、贯彻精简文件的原则第1章文书基础办文的规矩方圆行文规则第1章文书基础对口行文联合行文横向行文越级行文公开行文直达行文多级行文逐级行

文授权行文转发行文行文方式（二）行文方式行文规则行文关系1.隶属关系（1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系（属行政关系）；（2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（属业务关系）。2.非隶属关系（1）同一系统同级单位、

部门之间或不同系统的同级单位、部门之间；（2）非同一系统的非同级单位、部门之间。第1章文书基础应用文书概念及制发过程练习题一、填空1、应用文书分为____、____、____三大类。2、行政公文有____种。◼行政公文事务公文商务公文二、简答题1、通用公文发文的一般程序。2、草拟公文的注意事项有

哪些？三、选择题1、决定公文文稿能否生效的环节是()。（2005/5）(A)拟办(B)审核(C)签发(D)批办◼13◼草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、发文登记、分发等8个过程。◼见教材P233◼C通用公文格式（一）、通用公文的格式指公文的外观样式，

即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。（一）通用公文用纸和印装规格◼采用国际标准A4型纸:210mm×297mm◼公文页边版心尺寸156mm×225mm（不含页码）天头（上白边）37mm±1mm订口（左白边）28mm±1mm版心156mm×225mm◼正文

用3号仿宋字体，文字符号从左至右横写横排，一般每页22行，每行28个字。◼双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。◼左侧装骑马订或平订，两钉，距版心上下1/4处。不掉页，后背平整，不空。➢通用公文格式：公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，如下图所示。请参见教材P11-17，复习。（二

）通用公文各要素标识规则00000×机密★×年特急××××××文件×××〔2006〕×号关于××××××通知××××(主送机关):××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××2.××××××××××(落款公文生效标识)

二〇〇六年一月十日（×××附注）主题词：××××××通知抄送：××××××，××××××，××××××，××××××，×××。×××××（印发机关）2006年×月×日印发（共印××份）眉首主体版记包括7个方面眉首秘密等级（绝密、机密、秘密，两字之间空一格）和保密期限：3号黑体字，位于版心右上角

第1行；在标注期限时，中间用★隔开，此时机密二字间不再空格。无保密文件，不得标注。公文份数序号：每份公文的顺序编号，位于公文首页版心左上角第1行。发文机关标识：由机关名（全称或规范简称）加文件两字组成（特定公文可以不加）。小标宋体套红大字居中，最大小于22mm×15m

m。紧急程度：分特急、急件两种。用3号黑体，位于首页右上角第2行或第1行；不是事关重大，需要急办的，不得标注。眉首安徽省人事厅安徽省科委文件安徽省财政厅发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成，位于发文机关标识下空2行；3号

仿宋体；年份序号用阿拉伯数码标识，份标全称，加六角括号，序号为发文流水号，前面不得加0，除命令（令）外，数字前也不加“第”字。如中发[2006]15号、陕政字[2007]3号、川府[2009]2号。位置

：平行文、下行文居中排布；上行文居左空1字。几个机关联合发文时，主办机关排列在前，其他机关在下方对应排列，机关后的“文件”二字，居纵向中央。联合发文机关过多，保证首页显示正文。红色反线：在位于发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色线。眉首签发人：上报的公文需标识签发人姓名，位置：平行

排列于发文字号右侧。发文字号居中左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”3号仿宋，全角冒号；签发人姓名2号楷体。××××××文件签发人：×××××字〔200×〕××号×××如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于

第1行，其他签发人从第2行起，在主办单位签发人下，按发文机关单位顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之相距4mm。包括7个方面主体公文标题：位于红色反线下空2行，用2号小标宋体，1行或多行居中排布。由

发文机关、公文内容、文种组成（标题三要素），除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如《**市政府关于开展财务大检查的通知》主体主送机关：公文的主要受理机关，应当用全称或规范简称、统称。位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。行

文主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各

直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只有一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。大多数公文有主送机关，但有些向全社会普发的下行文（如通告、公告），没有明确的主送机关可以没有不写。主体正文

：正文位于主送机关名称的下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。一般公文要求一文一事。附件：如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体标识”附件“，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号，有多个附件使用阿拉伯数码标

序号。主体成文日期：右空4字，用汉字标全年、月、日，零要写成”〇”(在拼音中打)，不能写成0。如“二〇〇六年一月十日”不可以写成“二00六年1月10号”、“2006年1月10日”、“二零零六年一月十日”、”贰零零陆年壹月拾日“。位置，文尾标注，

题下标注，会议通过的公文、决议、决定、条例、规定等，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。主体附注：是用来注明文件的阅读、传达范围和行文的事项。如有附注，用3号仿宋体，在成文日期下1行居左空2字加圆括号标注，一般是对公文的发放对象注意事项加以说明，“（如件传

达群众）“不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。主体公文生效标识——印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，

印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐

。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章

之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。主体特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。请参见教材P15图。包括5个方面请参见教材P

15图版记主题词：”题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。主题词的标引，坚持“谁办文，谁标引”的原则。置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行抄送：在主题

词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。主题词：××××××通知抄送：××××××，××××××，××××××，××××××，×××。×××××（印发机关）

2006年×月×日印发（共印××份）版记包括5个方面请参见教材P15图版记印发机关和印刷时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）共占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。置于最后一面

，版记的最后一个要素置于最后一行版记反线：版记中各要素下均加一条黑色反线，宽度同版心。目的：1、显示各要素之间的区别；2、显得美观好看。共印份数：位于印发日期右下方。其下不加反线。主题词：××××××通知抄送：××××××，××××××，××××××，××××××，×××。××××

×（印发机关）2006年×月×日印发（共印××份）版记包括5个方面请参见教材P15图版记页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不

标识页码。参见教材P15图。置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行主题词：××××××通知抄送：××××××，××××××，××××××，××××××，×××。×××××（印发机关）2006年×月×日印发（共印××份）版记7mm

（三）通用公文的特定格式信函格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），

两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间其他各要素的标识方法同前述公文。有信函格式、命令格式、会议记要格式三种。命令格式：命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行

居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素同前。会议记要格式：会议记要主要是针对国家

行政机关的办公会议纪要。会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。其标识位置距版心上边缘25mm或80mm(上报文)，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。可以写标题，也可以不写标题；主送机关可写也可以不写，会议纪要不加盖印章。但标注成文日期，他要素标识与前同。二

、事务文书、商务文书格式除了简报等个别文种外，大多文书不具有版头、主体、版尾这样严格的三大板块的划分；事务文书与商务文书包含多个文种，这些文书各有各的格式规范与要求，如请柬有其固定的格式；合同、标书也有约定束成的格式。通用公文格式训练题一、填空1、一份完整的公文格式，是___、

___、___三大部分组成的。2、文头又称版头，是由文件名称、发文字号、__、__、_和紧急程度等项目组成。3、公文的紧急程度分____、___两种，位置在“秘密等级”的____。4、标题中除____、____名称加书名号外，一般不加标点符

号。5、公文用纸一般采用国际标准A4型纸。A4型纸尺寸为__,公文版心尺寸为___。6、标注主题词应以______为依据。眉首、主体、版记公文份数序号、秘密等级和保密期限、签发人特急、急件下方法规、规章210mm×297mm156mm×225mm谁办文，谁标引二、简答题：受双重

领导的机关上报公文，可能出现下列三种情况：（1）写明两个主送机关；（2）只写一个主送机关（3）既写主送机关，又写抄送机关。问：哪一种选择对？为什么？哪些选择错？为什么？第三种选择正确只有一个主送机关。是为了避免责任不清，出现推诿、扯皮现象。有抄送机关是为了便于领导机关知道有

关情况，避免出现另一个领导机关，信息不明，出现管理真空现象。三、病例析改1、关于禁止赌博的处罚通知2、关于撤消鲜花县设立鲜花市的请示3、机构调整问题的批复4、×府办字〔1999〕十四号5、×府办字〔00〕第

14号6、00年拾月13日关于禁止赌博的通知关于撤消鲜花县设立鲜花市的决定机构调整问题的议案×府办字[2000]14号×府办字[1999]14号2000年10月13日×××××市府公文[紧急]〔06〕×

府发21号××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。……。现将有关事项通知如下。（以下略）附件：如文××市人民政府2006年×月×日主题词：出版通知报：

（单位略）送：（单位略）二零零六年×月×日××市人民政府办公厅印（共印500份）7、试指出以下公文格式的毛病文件位置年分全称位置不要缺主送机关位置左空2字，后写标附件标题名主题词标引不全规范成文日期用汉字没有反线不要报送单位，老

规范位置不对，印制日期用数码正确的公文格式013紧急×××××市府文件×府〔2006]21号××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知×××（主送机关）：当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。……。现将有关事项通知如下。（以下略）附件：

×××××市人民政府二○○六年×月×日主题词：非法出版严厉打击通知抄送：×××，×××。（单位略）××市人民政府办公厅印2006年×月×日（共印500份）可以不要错的地方用绿色标示应用文书的要素材料、主题、结构、语言是应用文书的四要素。◼材料是应用文的血

肉；◼主题灵魂；◼结构骨骼；◼语言细胞。一、材料是作者为了某一目的，收集、摄取以及写入文章中的一系列事实或依据。事实或依据包括事件、现象或数据、理论根据、公认的原则、科学公理等。材料的运用有4个环节，即材料的占有、鉴别、选择和使用。材料（一）材

料的占有◼文章的成败，文章某一局部的成败，均要以体现出作者储备材料的能量与功力。◼占有材料的途径：一是亲身经历所获——直接经验；二是调查阅读所获——间接经验；◼占有材料的要求：历史和现实的、中国的和外国的、正面的与反面的、具体的和概括的，总之占有的材料

越多越好。（二）材料的鉴别就是对材料进行分析、比较的研究过程。没有鉴别就无法选择材料。鉴别的过程就是选择的过程。材料选择材料是解决用什么材料的问题。材料选择有4个原则：1、围绕主题；2、选择典型材料；3、选择真实准确的材料；4、选择生动新颖的材料。（四）、材料的使用用材是解决如何运用材料的问

题。使用材料要注意2点：1、一是恰当安排先后顺序怎样安排：原则是符合读者思维习惯，便于读者接受；一般遵循的标准：时间的先后；重要程度；材料内部的逻辑关系；说理的顺序；行文的方便。（三）、材料的选择2、确定材料的

详略程度对材料详略处理的标准：一是根据主题需要确定材料的详略；二是根据文体的特点确定材料的详略。主题二、主题（一）主题的概念主题是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。确立主题，也称为立意，应依据以下2点：1、以写作目的为立意依据

。应用文写的目的一般是确定的：如机关领导的布置；上级机关文件的规定等。（二）确立主题的依据2、以材料本身的意义为立意依据。这部分应用的主题需要作者从原材料中提炼主题。有一定的难度。主题（三）对主题的要求1、正确：符合党、国家的法律、法令、方针、政策。否则，就不能发挥好积极的作用。华力五金厂关于加强

安全保卫工作的通知近来，我厂连续发生盗窃、斗殴和小型失火事故。有数位职工被歹徒打伤，财务损失数万元，为保证工厂的正常生产秩序，特作如下通知：一、凡是本厂职工进入厂门，均要佩带厂徽标志，否则作违反厂纪处理，

扣发奖金。二、外来人员进入工厂时，必须持所属单位介绍信或证件登记，出厂时，应接受行李物品，甚至搜身检查。三、来客投宿、有关人员应报厂保卫科批准。在此期间，如厂内发生盗窃、失火事故，来客不准离开工厂，并要集中接受审查。通告自二零零五年二

月八日生效就。凡自觉执行本通告的给予表彰，拒不执行予以经济处罚或行政处分。二零零五年二月一日本通知违背了宪法对于公民基本人身权利的保护，不符合违反法律法规政策。主题（三）对主题的要求2、深刻：就是要对公文陈述的事实，进行归纳、总结，提练出体现主体的点睛之笔。3、新颖：就是公文

应用与时俱进，能反映当前社会、工作状态的真实面貌，使主题富于活力。4、集中：应用文书不同于文学作品，一般要求艰持“集中”的原则。即“一文一事”。因为公文代表了行政机关、团体的观点。只有主体集中了，人们才能知道应该贯彻什么、执行什么、提倡什么、制止什么，才会提高“按文办事”的效率。

结构三、结构（一）结构的概念结构是指文章内容的组织和构造。结构的内容有：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡照应等。1、标题：应用文书标题的基本模式有两种：（二）结构的内容（1）公文式标题，公文式标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种，一般应当标明发文机关。其构成是：

“发文机关+事由+文种”。不少非公文文章也采用公文式标题，以求明确实用，如《光明大厦关于安全保密工作的总结》。结构2、开头单标题——如《为祥和公司的诚信宗旨而尽力》（简报）。双标题——正标题+副标题，如：艰苦的拼搏丰硕的成果——×××学校2006年工作总结（1）概述式：指概括叙述有关情

况或背景材料的开头方式。报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等文种常采用概述式。常用的开头方式有4种（2）一般文章式标题，常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书。它可以分为单标题和双标题两种。结构（3）开门见山式：指开篇直入内容或主题的开头方式。决定、意向书等文种常采用开门见山式。

如（2）目的式：指阐述发文意义、宗旨等作为开头的方式。通告、通知、计划、招标书、投标书等采用此方式。这种方式式常采用“为了”、“为”等介词构成的语句表明行文目的；也常用“根据”等语句表明行文依据。如，“为做好我校2009年职业技能鉴定培训工作，现将有关事宜通知如下。”国务院关于修改《中华

人民共和国个人所得税法实施条例》的决定国务院决定对《中华人民共和国个人所得税法实施条例》作如下修改。……结构市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》（×××卫函〔2006〕15号）收悉。（1）总分式；（2）并列式；（3）递进式；（4）因

果式；（5）时序式；（6）三段式。（4）引述来文式：指引述对方来文、来电的标题与发文字号作为开头的方式。这种方式多用于函、批复等回复性公文。如3、层次是文章思想内容的表现次序。常用的层次有6种结构××县农村文化活动设施量少质差↓“文化饥饿症”带来农村精神文明滑坡↓文化活动量少质差的原

因↓采取有力措施质量农村文化活动阵地建设《农村文化活动设施量少质差的现状亟待改变》的调查报告，按以下思考写成（递进式）：例：结构某厂生产的传统产品出现销售疲软势头，厂方要求做出调查并写出市场销售情况的调查报告（因果式）：例：结构4、段落俗

称“自然段”，是构成文章的基本单位，是文章思想内容在表达时由于转斩、强度、间歇等情况所造成的文字停顿。常用的段落方式有3种：（2）条款式：又称条文式，是以序数数标志，按不同意思分条例项划段的方式。报告、通告、公告调查报告、合同、可行性研究报告多采用此方式（3）篇段合一式：是指一篇

文章为段的划段方式。公文中的批复、转发、印发通知等常采用此种方式。（1）提行式。指以另起一行表示内容转换的方式。如会议纪要中以惯用语“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”等为不同段落的区分。结构5、过渡是指上下文之间的衔接、转换。过渡在文章中起承上启下作用，使前后相邻的段落自然衔接，

便于读者阅读，常用的过渡方式有3种：（2）过渡句：如：现将具体要求通知如下、现就有关问题请示如下等。（3）过渡段：以一个独立的自然段来承转过渡。（1）过渡词。如，因此、总之、由此可见、综上所述、既然、那么、尽管、但是等。结构6、照应是前后内容上的关照、呼应。公

文等应用文书中常用的“特此公告”、“特此通报如下”等承启语都表现了思路上的照应。常用的照应方式有3种：（2）文题照应：（3）行文前后照应：（1）首尾照应：结构7、结尾应用文书结尾的目的是强化主题、明确任务，以达

到预期的应用目的。常用的结尾方式有5种：（2）期求式：期求式结尾常用于公文上行文或函。如请示的结尾通常用“当否，请批示”，“以上内容，如无不妥，请批准执行”；报告的结尾是：“请予指正”；请批函的结尾是：“请

予审批”等。（3）希望式：要求、号召等（1）强调式：对文中的重点问题加以总结概括（4）说明式：在文书的结尾处补充说明某些内容的结尾方式。这种情况常在商务文书中出现。（5）秃尾：是没有结尾的结尾，正文结束

即告全文结尾，也称自然结尾。结构对结构的要求有4点。1、严谨：（三）对结构的要求2、自然：3、完整：5、统一：这4点要求在考试中经常出现在选择填空题中语言四、语言（一）运用语言的标准是人类特有的用来表达意思、交流思想的工具。常见的有以下8类1、准

确：（二）应用文书专用语言（1）开头用语；（2）承启（过渡）用语；（3）引叙用语；（4）商洽用语；（5）称谓用语；（6）经办用语；（7）表态用语；（8）结尾用语。2、简洁：3、平实：应用文书专用语言秘书人员要注意学习、积累，掌握以下专用术语的使用方法：1、起首（

开头）用语：即在文书开头处引出行文根据、行文目的或事故原因、背景的词语。常用的有“根据、依据、遵照、按照、为了、由于、兹定于、兹介绍”等。2、称谓用语：称呼本单位时用第一人称，如“我局”“本院”等。称呼对方，如属于下级机关，一般使用第二人称，

如“你省”、“你部”、“贵公司”、“贵院”等。称呼其他单位或人员时，采用第三人称，用“该院”、“该同志”等。称呼某些事物时，也可以使用“该”字，如“该文”、“该产品”、“该批机器设备”等。3、引叙用语:常用的有“前接”、“顷接”、“近接"、"欣悉”、“敬悉”、“收悉”

、“获悉”等。例如“前接你局来电”；“顷接来函，现就所闻之事函告如下”；“欣悉贵院举行成立80周年庆典”等。4、经办用语：常表示过去时态，常用的有“业经”“已经”“前经”“迭经”“通过”“经过”等。例如“《、、规定》业经部长办公会议批准”

“兹经调查”等。5、商洽用语：在上行文和平行文中使用。常用的有“当否”“可否”“是否可行”“意见如何”“能否办理登记”等。应用文书专用语言秘书人员要注意学习、积累，掌握以下专用术语的使用方法：6、期请用语：即向收文单位表示某种期望和请求时常用语。常用的有

“即请”“诚请”“特请”“恳请”“恭请”“拟请”“务请”“希即”“敬望”“企盼”等。例如“恳请对该同志予以表彰”；“即请协助办理”；“恭请莅临”；“拟请批准办理有关事项”；“诚请大力支持”;"企盼鼎力协助“等。7、表态用语：即表明对办理某项工作

或某一文件的态度时使用的词语。如：“照办”“可行”“准予”“不可行”“同意”“原则同意”“准予备案”等。8、限时用语：常用的有“当即”“即刻”“迅即”“从速”“届时”“等。例如”情况紧急，务必从速抵达现场"；“迅即展开调查”；“届时将召

集居民代表会议”等。9、谦敬用语：即承受对方支持和恩惠后表明感激、敬重之情用语。常有：“承蒙惠允”；“承蒙贵局通力协助”；“承蒙慨允，不胜感激”等。10、过渡用语：即专门表明转折、过渡或承上启下关系的词语。常有：“为此”“经研究批复如下”“特制定以下条

例”等。11、结尾用语：勇于表达文书结束或想收文单位提出行文要求时使用。例如“现予公告”，“特此通知”，“特此报告、请审阅”特此批复“，”请认真贯彻执行“等。56、文章的四要素是：材料、主题、结构和（）。2003/8（A）照应（B）段落（C）过渡（D）语言27

、公文中一般用作经办用语的词语有()。2005/5(A)印发(B)拟定(C)收悉(D)兹经28、公文结构的总体要求是()。2005/5(A)自然(B)统一(C)严谨(D)完整1、以上意见如无不妥，请批转各地执行。属____式结尾

。2、希望各级人民政府加强领导，结合实际情况做出规划，切实办……使这一工作出现新局面。属____式结尾。3、到会同志一致表示，试点城市作为改革的先行者，必须加强党的领导，作好思想政治工作，统一和提高各方面的认识，……努力做到方向准、效果好。属____式结尾。ABCD练习DD1、期

求式2、希望式3、强调式下面是一位学生在实习后写的一篇调查报告，习作的开头文字通顺，交代了调查的时间、地点、任务、事件，但这样写行吗？请从语体方面分析不对之处，并予以修正。阳春三月。风和日丽。我们省××学院旅游管理专业班的45名同学从广州乘船，在15日天蒙蒙亮时就到了肇庆市

。啊，肇庆！美丽的肇庆！你是南粤的旅游胜地，多少个日日夜夜啊，同学们梦寐以求，要来领略你的风采。今天如愿以偿了。但是，这次我们要到你的农村——大湾的食品站，作为期一个月的生猪收购成本调查。因此，尽管大家都想借此机会痛快地玩它一玩，但想到这是实习调查，必

须把学好专业放到首位。这样，在实习老师的带领下，下午就分为两个小组奔赴实习调查点了。练习下面是一位学生在实习后写的一篇调查报告，习作的开头文字通顺，交代了调查的时间、地点、任务、事件，但这样写行吗？请从语体方面分析不对之处

，并予以修正。阳春三月。风和日丽。我们省××学院旅游管理专业班的45名同学从广州乘船，在15日天蒙蒙亮时就到了肇庆市。啊，肇庆！美丽的肇庆！你是南粤的旅游胜地，多少个日日夜夜啊，同学们梦寐以求，要来领略你的风采。今天如愿以偿

了。但是，这次我们要到你的农村——大湾的食品站，作为期一个月的生猪收购成本调查。因此，尽管大家都想借此机会痛快地玩它一玩，但想到这是实习调查，必须把学好专业放到首位。这样，在实习老师的带领下，下午就分为两个小组奔赴实习调查点了。答案：1、提示：调查报告属于应用文的范畴，其语言要求准确、简洁、庄重、

平实、朴素和自然。文种的语言表达属于文学作品的表达方式，抒情、生动。其所要表达的主要内容是：广东省××学院旅游管理专业班的45名同学，于3月15日下午始，将分为两个小组对肇庆市的农村——大湾的食品站，作为期一个月的生猪收购成本调查。练习下面一段话，是从某工业局干部写的工作总结中摘录的，句子不仅通

顺，而且可以说还颇为生动，但是，该局的局长看过后说这样写不对。请你说出理由。我局所属××工厂去年借助外部东风，生产一度像穿云燕子，飞向百尺竿头。曾几何时，今春以来，却又像冰山开花似的，一泻千里。练习下面一段话，是从某工业局干部写的工作总结中摘录的，句子不仅通顺，而且可以说还

颇为生动，但是，该局的局长看过后说这样写不对。请你说出理由。我局所属××工厂去年借助外部东风，生产一度像穿云燕子，飞向百尺竿头。曾几何时，今春以来，却又像冰山开花似的，一泻千里。答案：我局所属××工厂去年

借助外部环境的力量，生产大幅度增长；但是，今年入春以来，生产却直线下降。练习应用文书的表达方式主要有叙述、说明、议论等3种。而文章与文学作品普遍采用的表达方式有：叙述、描写、对话、抒情、议论、说明。一、叙述把人物的经历、行为、或事物发展变化的

过程表述出来的方式。完整的叙述有六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。报告、请示、函、计划、总结、邀请信、感谢信、述职报告等使用第一人称。应用文中的第一人称，指的往往是发文机关，只有很少一部分是作者本

人（如个人计划、个人总结）。（一）叙述的概念注意：中经常出现在选择填空题中（二）叙述的人称：两种，第一人称和第三人称运用第三人称的文体主要有通报、会议纪要、会议记录、合同1.4应用文书的表达方式顺叙和

倒叙两种。（一）概念：作者通过事实材料和逻辑推理，来阐明自己的观点，表达自己赞成什么或是反对什么的表达方式。（三）叙述的方式议论的三要素：论点、论据、论证。（三）论证的方法：二、议论（二）议论的分类：立论（证明）、反驳

（驳论）。1、例证法（要注意典型性）；2、分析法；3、引证法；4、对比法；5、因果法定义是对事物的本质特征加以揭示和概括。如，商业是以买卖方式使商品流通的经济活动。表述：具体说明、介绍某一事物或人物的文字。1.4应用文书的表达方式（一）概念：对事物的形状、性质、特征、

成因、功能，或对人物的经历、特征、状况等进行客观解释、介绍的表达方式。（二）说明的方法：有3种三、说明1、定义和表述：2、分类和比较；3、数字和图表；分类是按一定的标准划分成不同类别，并对各类别加以说明的方法。比较是指把同类的事物放在一起加以考察、鉴别，以确定异同。行文规则行文关系

1.隶属关系（1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系（属行政关系）；（2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（属业务关系）。2.非隶属关系（1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部门之间；（2）非同一系统的非

同级单位、部门之间。第1章文书基础公文行文规范（一）公文的行文关系1、隶属关系（国务院—市人民政府—沙区人民政府—乡镇人民政府）2、指导关系（人事部—市人事局—区人事局）3、平行关系（市人事局—市卫生局区交通局—镇政府）4

、不相隶属关系（某大学—区政府、区政府—区人大）双重领导关系：区地税局区人民政府市地税局（三）公文行文规则1、依据隶属关系行文的规则（党政分开行文）2、上行文的规则（1）要单头主送，不要多头主送（2）要逐级行文，不

要越级行文（3）要向机关行文，不要向领导者个人行文（4）请示的行文规则一文一事，不能一文数事；请示可以抄送其他上级机关，但不得同时抄送下级机关请示与报告不能混用，不得在报告中夹带请示事项。3、下行文的规则（1）按照职权范围行文（2）部

门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文4、联合行文的规则（同级或准同级）（1）同级党政机关、同级党政各部门、上级党政机关各部门与下一级党政机关可以联合行文；（市委与市政府、市委组织部与市人事局、市文化局与某区政府）

（2）党政机关及其部门与军队及其部门可以联合行文；（3）党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。5、抄送的规则（1）公文内容涉及主送单位以外单位工作职责的，公文中需办理的工作要主送单位以外单位协助、配合办理的，应抄送相关单位；（2）向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级

机关；（3）受双重领导的机关、单位向一个上级请示，应抄送另一个上级机关。向受双重领导的下级机关、单位行文，必要时应抄送另一上级机关；（4）批复某一机关、单位而要求其他单位也依照或参照此批复精神办理的，应抄送有关单位

；（5）因特殊情况必须越级行文时，应抄送被越过的上级机关。文书的分类：应用文书：（1）行政公文（2）事务文文（3）商务文书第1章文书基础➢三种文书的区别◼行政公文产生于行政管理过程中，具有法定的效力和规范的文本。◼事务文书主要用于处理日常事务。◼商务文书处理商务活动。作业：1、根据下面

内容，拟写一份公文，要求具有眉首、主体、版记；公文内容可以略写。2006年6月30日，海天电器集团就做好安全保卫工作，给各分公司下发了通知，发文字号是：海电〔2006〕79号2、以拟写工作总结为例，说说材料工作的4个环节。祝学习进步！