【文档说明】秘书会议.pptx，共(87)页，4.332 MB，由精品优选上传

转载请保留链接：https://www.ichengzhen.cn/view-264301.html

以下为本文档部分文字说明：

大家谈你参加过一些什么样的会议？这些会议的流程是什么样的？这些会议需要进行哪些准备？第十二章秘书与会议组织第一节会务工作概述第二节会前筹备工作第三节会间组织与服务第四节会议的善后处理第一节会务工作概述一、秘书会务工

作秘书的会务工作即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作和会议事务工作，包括会前的筹备、会中服务以及会后落实等会议全程的辅助性工作。二、会议的构成要素1、会议名称：一个完整的会议名称一般由四部分组成：会议主办单位或会议范围

、会议的时间或届别、会议的主题或内容以及会议的类型。2、会议时间：包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间。3、会议地点4、会议参加者：包括主持人、会务组织人员、出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员。5、会议议题和议程6、会议

的形式：如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。7、会议的结果（会议纪要、决议等会议文书体现）会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、会议的主题或内容以及会议的类型。三、会议的种类（一）按照会议的规模划分1、特大型会议：万人左右到十万人，几十万直至百万人参加的会议，

如奥运会。2、大型会议：千人到数千人至万人参加的会议，如大学校庆、人民代表大会等。3、中型会议：百人左右到数百人至千人参加的会议，如表彰大会。4、小型会议：数十人至近百人不等的会议，如各种办公会、座谈会。5、微型会议：几人至十人参加的会议，如小组会、领导碰头会。（二）按照会议召开

的时间划分1、定期会议：如办公例会、行业年会2、不定期会议：紧急动员会、临时研讨会（三）按照会议的性质划分党的会议、行政会议、群众团体会议、行政性专门会议等。（四）按照会议的目的划分有工作会议、表彰会议、交流会议、庆典会议。（五）按照会议的方式划

分有电话会议、电视会议、网络会议等。（六）按照与会者的身份和国籍：国内会议和国际会议（七）按照与会者国别或与会各方的数量：双边会议和多边会议（八）按会议议题所涉及的领域：经济性会议、政治性会议、文化性会议等会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定

会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会议筹备方案1、会议筹备方案的主要内

容（框架）（1）确定会议的主题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐

饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行安排会议议题1、会议议题：就是会议讨论或解决的问题。它反映的是会议的目的、主

题、任务以及为了完成任务而采取的措施。2、安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则3、会议议题的作用：A、体现会议目标，为会议目标服务B、引导和制约会议的发言注意事项1、为了确保会议的高效，秘书人员务必在

会议召开前知会参会人员，以准备意见。2、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证质量3、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。4、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批知识点安

排议题的方法1、领导确定议题。临时性会议，必须先有议题再开会；定期会议可按原订计划进行，如有增设的议题须经知会领导。2、秘书人员事前收集议题，向有关部门调查了解收集需要会上研究的问题，然后加以安排，并报请领导确定3、

按照规定，经过必要的程序性步骤，由会议确定。4、会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修改讨论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。安排会议议程和日程会议议程：是对已确定的议题列出先后顺

序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要根据议程主持会议。知识点1）按习惯顺序和有关规定安排会议议程2）宣布议程3）说明一些此次会议事务性的内容（点名、报告缺席情况、宣读或修正上次会议记录4）

尽量将同类性质的问题排列在一起5）保密性较强的议题，一般放在后面1）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不能变更2）议程表制出后，必须经主管领导审核才实施3）提前分发会议议题，以便与会者及时准备注意事项实战演练：会议

议程（错误）海天公司销售团队会议议程表公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行。1.销售二部经理的人选。2.东部地区销售活动的总结。3.上次会议记录。4.销售一部关于内部沟通问题的发言。5.下季度销售目标。6.公司销售人员的招聘和重组。1、请找出

以上议程表的错误所在2、重新设计这次的会议议程表会议议程（正确）1.宣布议程2.说明有关人员的缺席情况3.宣读并通过上次会议的记录4.东部地区销售活动的总结5.销售一部经理关于团队沟通问题的发言6.公

司销售人员的招聘和重组7.销售二部的经理人选8.下季度销售目标1.销售二部经理的人选。2.东部地区销售活动的总结。3.上次会议记录。4.销售一部关于内部沟通问题的发言。5.下季度销售目标。6.公司销售人员的招聘和重组。安排会议日程会议日程：根据议程逐日做出的具体安排，是会议全程各

项活动和与会者安排个人时间的依据。会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。日程表一般包括以下6项：时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人编制日程表的注意事项（知识点）1、会议日程在时间、地点、人

员等问题上，如遇到变化，可适当调整2、日程表的内容必须与议程表吻合3、同议程表一样，日程表制出后，必须经主管领导审核批准后才实施日期内容地点主讲人主持人省学会研究会二届四次理事会学会秘书长工作会议暨省学会研究会员大会1、学习贯彻十六届三中全会精神2、审议学会

二届四次理事会决议三楼小会议室三楼大会议室科协省级学会秘书长工作会议日程安排表时间26日上午下午10：00－11：502：30－4：30建立会议组织机构一般来说，较大规模的会议应建立会议组织机构。具有法

定程序的重要会议，在会议正式开始之前建立“会议筹备组”，我们亦称之为“会议秘书处”。会议组织机构一般设以下子机构：1）资料组：主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退等2）联络组：负责各机构间的传达反馈3）提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案、议案4）宣传组：负责会议的内

外宣传工作5）后勤接待组：负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观、文娱活动、车辆调度、会场安排、设备保障、用品发放与管理等工作。6）保卫组：负责会议期间的安全保卫工作会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调

、经常汇报会议选址桌上便条：去年公司年会在珠江花园饭店举行，但大家普遍对那里的服务不满意。今年公司的年会需要重新选择会议地点，请为我列出选择会议地点需要考虑的因素以上是行政总监留给其秘书的便条，请你帮他考虑一下选择会址的要求（1）交通便利：方便上司和与会者前

往。（2）会场的大小与会议内容、规模、主题相符。（3）尽量避开闹市区，保证不受干扰。（4）应考虑有无停车场。（5）场地租借的成本必须合理。要求对会议地点的确认：1、检查会议室或场地2、随意抽查一个房间，检查房内设施3、检查会议登记部门、会议管理部门和

后勤4、检查膳食供应5、检查报务项目、营业时间6、了解停车设施会议的组织和管理会前准备-起草协议1、会议日期2、住房标准及费用3、场地安排及费用4、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定7、结算等会

场布置的要求会场布置和座次安排整体要求：1、庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，并考虑会议的性质、规格、规模。2、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围；3、中大型会议要保证一个绝对的中心，并考虑进退场的

方便；4、小型会场要注意集中和方便会场布置和座次安排风光公司最近获得了省里授予的百强企业称号，准备召开庆功表彰会。办公室主任沈萍检查会场，她发现秘书钟苗的座次安排为董事长的位置安排在前最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。

钟苗秘书的安排有哪些不当？就如何纠正？思考：1、工作会议，主席台布置色彩基调？蓝色、绿色2、庆典、表彰性会议，主席台布置色彩基调？红色、粉色3、哪些类型的会议不需要设主席台和主席桌？座谈会、日常工作会议1、确定

会议台形2、合理摆放桌椅3、布置附属性设备：1）音响、2）声像（立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑投影）3）其他布置（温湿度、照明、通风、电源插座等）4）布置装饰（鲜花、会标、旗帜、字画等)如何对会场整体进

行布局？五、主席台布置的要求五、主席台座次的要求关于会议主席台座次的安排（1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。（2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，

2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。主席台座次安排1、职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后居侧。2、会议主持人有时需在前排的边座就座，但有时可

按职务顺序就座3、主席台座次应编成表，贴于贵宾室、休息室或主席台入口处，也可在出席证、签到证等证件上标明。4、主席台每个座位左侧放置姓名台签。会场其他人的座次安排1、小型会场内，一般情况，远门、面门的位置为上座。2、中大型会议的座次安排：1）横排法：按参会人员姓氏笔画为序，

从左至右排列而坐。正式代表居前，列席代表居后。2）竖排法：按既定次序或姓氏笔画，从前至后纵向排列座次。正式代表居前，职务高者居前，列席成员、职位低者居后。3）左后排列法：会场布置和座次划分在大中型会议中，为了提高会议效率，便于与

会者顺利找到自己座位，可对会场分片划区1、根据会场整体布局，分出ABCD等区域；2、按照场内座位排号分区，每个单位各占几排，3、正式代表居前，列席代表居后4、会议中受表彰、领奖的人员标出专门区域。会议台形选择会议台形选择

－较大型会场大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议会议台形的布置－中小形会议座次根据会议的类型，安排选择会议的台形：U字形和回字形会场礼堂式和圆形会场分散式会场会场装饰2会场装饰3会场布置的各种必要设施1.横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用；

2.指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识；3.桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；4.胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区

分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员；5.签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方；6.签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；7.会场主背景板/背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息知识延伸（会议宴请）知识延伸（会议宴请）制

作会议证件思考秘书理论研讨会，需要制发哪些会议证件？会议正式证件旁听证会议工作证件代表证出席证列席证来宾证工作证记者证出入证会议证件会议证件类型代表证——与会者不仅能参加会议且有表决权、选举权。列席证——能够到会旁听但无表决权。

工作证——大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。记者证——负责大会采访、报道的新闻媒体人员。来宾证——表明是被主办方邀请的嘉宾。制发会议证件的方法和要求1、内容上：会议名称、与会者姓名、称呼、身份（职务、职称）、组织者名称2、重要的大型会议要大证件上

贴本人相片，并加盖印章。3、在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。会议证件的作用证明身份保证会议安全，控制人员出入统计到会人数维持会议程序准备会议文件材料、会议用品思考以秘书

理论研讨会为例，思考一下，会前需要准备哪些用品？会议信息的分类会议信息的分类：1）与会者信息：与会者基本情况、与会者背景、与会者抵返时间2）会议指导、宣传性信息：方针、政策、法规、会议纪要、公报、简报、配合会议宣传的广告、宣传片、招贴画等。3）会议议题性信息：需要列入会

议议程，进行讨论、研究并解决的问题。4）会议主题内容信息：会议期间围绕会议目标和任务而形成的文件信息。开幕词、闭幕词、讲话稿、专题报告等5）记录性、结果性文件信息：会议记录、决议、决定、公报、合同、备忘录、声明

、宣言等会议信息的传递会议信息的分类：6）会议的程序性文件信息：规范会议成员的行为、保障会议顺利进行而形成的文件。议事规则、会议时间安排表、选举程序等7）会议交流性文件信息：主要表成于总结性、交流性、研讨性会议。事迹报告、学术论文、经验介绍8）会议参考性信息：围绕会议议题和议程所收集的背景

资料。调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、典型材料等9）会议管理性信息：对会议活动进行有效管理的文件信息：会议通知、会议须知、出席证、作息安排、保密规定、票证、签到簿会议用品、所需设备会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用品（1）必备用品是指各类会议都需要的

用品和设备。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。会议所需用品和设备的准备方法：事先要制定周密的准备方案，尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。会议用品的准备项目内容会议用品桌、椅、黑板、荧屏、暗幕、电子布告板、麦克风、扩音器等。视听机器

录音机、录像机、放映机、幻灯片、投影机、电脑及配套设备等。文具及其他用品粉笔、彩色笔、订书机、纸、纸夹、文件夹、透明胶带、图钉、笔记用具、录音带、电脑软盘、指示棒、姓名牌、烟灰缸等。投票箱、仪仗队、鲜花会前

用品准备的具体步骤1、检查空调，做好开机准备，一般在会议前两小时开机预热或预冷2、检查好灯光、扩音设备3、检查黑板、白板、安放图架、足够的纸张4、摆放好姓名牌5、每个座位前摆放纸笔6、电脑投影仪、屏幕、录音设备7、投票箱、订数投备、奖

品8、茶水饮料9、电视、电话会议，要检查线路等思考会议文件准备好后，该如何分发给与会人员呢？以学院团学换届选举大会为例，说明其方法。分发文件方法1、提前将文件发给与会者，特别是需研究的计划、方案、审议法规性文件2、在与会人员进入会场时，秘书人员在入口久发给每位与会者3、在会场上发放。有些文件，秘

书人员在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。4、在座位上摆放。一般性文件，可以在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员座位上，供与会者收阅。会场检查思考检查会议筹备情况时，主要检查什么内容？七会场检查答案1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人员名额？2、会议期间能否排除各种

干扰：手机？3、环境条件与用品准备4、文件材料准备5、会场布置情况6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设施、入场人员身份等）7、其他见会议检查表（EXCEL）检查项目负责人已完成未完成备注来宾资料会议资料会务资料沟通资料会场布

置情况会议安保其它会议检查表会场检查思考用什么方法才能快速便捷地进行会场检查？听取会议筹备人员的汇报会前现场检查如何拟定会议应急方案1.会议应急方案的内容包括：(1)会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、安保、行为(2)出现问题时负

责解决的会议工作人员2.会议应急方案的作用:(1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何

解决，网络系统出现故障如何等。(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或

快报做好会议保密工作会议信息工作签到和检查会场与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议出勤

情况如实记录。1集中精力，做好会议记录会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的秘书，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。2服务性工作小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员

。会议中，秘书要做好以下工作秘书在会中要做的工作3随时接听打进来的电话，根据需要进行处理接待随时找人为各位倒水、递烟缸适时挂图、分送材料、放投影、录音录像适当为领导提供提纲等必要文字材料要求协助会议按议程进行并形成会议结果秘书在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协

助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督

办方法等。4会后落实会后需落实哪些事项？1、会议文件资料的收集整理、立卷归档2、会议纪要的整理印发3、会议经费的结算4、会议决议事项的检查催办会议决定事项传达催办登记表会议名称主持人列席出席人员会议记录123会议决定事项摘要承办部门传达情况办理结果会议催办方式：发文催办、电话

催办、派员催办会后必须注意的问题与会人员的返程会议物品清退会议文件整理立卷会议总结与评估（会议目标、分工执行、自我与集体、奖惩结合）撰写新闻稿（及时、反映会议精神、领导审核）会后落实哪些会议

资料不需要立卷归档？会议的组织和管理会前准备-制定会议预算第五讲会后必须注意的问题不需要立卷归档的会议资料有:1、重份文件2、事务性、临时性、没有查考价值的文件资料.3、未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿，未成文、未审批的提纲、素材、底

稿。4、内容被其他文件包括的文件资料会议的组织和管理会后总结和决算总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算会后注意事项：缺会议记录、落实不力、不进行总结、不解散工作小组、与会人员对会议不满会议经费使用的主要方面1、文件资料2、

邮电通讯费3、会议设备和用品4、场租5、会议办公费6、宣传、交际费7、会议住宿补贴费8、会议伙食费9、会议交通费10、其他开支会后评估会议结束后，主要就哪些方面进行评估？会后评估（1）是否达到目标。（2）会议时间性评估。（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满

意程度与理由；提出改进的意见或建议。（4）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。（5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。实训：会议筹备方案1、会议筹备方案的主要内容（框架）（1）确定会议的主题与议题

。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）

确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行供参考的会议主题：校级优秀学生干部表彰会；校级大学生道德

模范表彰会；校园十大歌手表彰会….或自行拟定