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秘书高效工作的艺术与技巧➢实际上，秘书的所有的事情都是琐碎的，因此她（他）必须严谨，不然上司就非常尴尬、非常麻烦。➢我做总经理时曾对我的秘书说，我作为一个总经理我是很重要的，因为我是这个企业管理的核心，是这个企业管理的灵魂，所以你为我服务必须比别的岗位要更严谨、更

到位。你可以算一下，企业每年为我付出的成本是你的34倍，企业花了更大的成本请我，因此细节上的事情，应该更多的让你去做。➢请秘书的目的，说白了就是为了解决上司的时间效率的问题，秘书是为了提升上司的时间效率，

使上司的一些重复的、简单的事情尽可能让秘书为他做好，他的效率才更高。比如说，秘书必须在我之前上班，下班比我晚，秘书就比别人上班时间更长，街上扫地的人不也早上四点就起来了?➢我八点上班就准时到办公室，秘书要7点30分钟

到达。我的文件有一个详细的清单，分四类：必须马上批复的文件、必须看但不一定要回复的文件、可看可不看的文件、没必要看的文件。大量的文件帮我把它分为四类，详细的清单放在桌头上，我必须知道我要处理哪些文件，次序是什么；➢再一个，要为我的

笔记本电脑打开网络，上我们的局域网、外网，要把昨天晚上到我今天没上班之前的那一段时间网上给的我全部信息给我有效地整理成一份文档，而不能让我去在上面看，我是会用计算机，但是你作为秘书必须给我准备好。➢我跟我的部下谈事情，在写字板上不断地写

，所以我不太愿意用简单的语言，但是我非常讨厌我的笔写着写着就因为没有墨水而写不出来了，秘书必须考虑这个问题，事先给我把笔充满水。➢必须对秘书提出高效的要求，有一个高效的秘书才有一个高效的总经理。你要知道，你在这个企业总经理的岗位工作效率差，整个企业的效率就一定会差。总

经理是企业管理人，如果你不去注意秘书的工作效率，你要提高企业效率是痴人说梦。一个秘书的烦恼➢进这个公司是应聘办公室文员这个职位的，现在想想我纯粹是个打杂的，我的工作大到为经理服务，小到清洁打扫厕所。➢我是学外语的，我感觉我完全没有发挥我自己的潜力，我的能力一天一天被我自己给淹没了。在公

司所做的那些事情是一些零碎事情，做好了，那是理所当然的，没人知觉，没人表扬；做砸了，那就是太不应该了，公司任何一个人都有权利说你。来看另一位秘书（总经理秘书）的感慨➢我们做的是翻译，开会，会议记录，接

待，主持，组织活动，订宾馆，飞机票，文件的处理，财务报账借款。➢另外就是配合其他部门的经理一起工作，有时候还要负责总经理的家人，包括他们住房的租赁，语言的不通，等等，感觉自己就像他的保姆......哎！➢我差点忘记了，我除了要做我所罗列的事情外，还要

照顾老总的几盆花。如果花死了，就说你没按时浇水；如果花养活了，就说买的这种花本来就容易活。我想杀人了……还没完呢！➢还有呢，头儿和头儿家人（特别是外国人）的平常需要的信息资料、偶尔用到的信息资料、可能需要的信息资料、可能需要的信息资料的相关信息资料（各种报

表、就业证居住证护照签证、航班信息、机场后勤、协议酒店、午餐、车辆维修、交通规则、家居和食品购买、保险——甚至要和香港或者国外的商家打交道）都要时刻做好搜集整理储存管理和更新，➢不过，这样的工作压力，也

只有外企的行管秘书助理才会有……再看看另一位秘书的经验➢我被安排给公司里一个三级经理做助理，当然一切从打杂开始。打印、复印、发传真、订机票、安排酒店、写通知，第一次做这样的事情，会有不习惯的感觉，甚至开始怀疑自己是不是成了经理的“保姆”。但时间一长，我发现即使是复印文件这样的小事情也是有学问

的。一天，经理让我去复印一份机密文件。走进复印室，几个同事正围着复印机闲聊，作为新人的我赶快走过去跟他们打招呼，丝毫没有想到此刻自己的手里正抱着至关重要的保密文件。“咦，小刘，你手里拿的什么宝贝？快给我们看看……”还没有等我反应过来，平常嘻嘻

哈哈惯的姐姐们就从我的手里把文件抢了过去。➢我吓得直喊：“你们不能看，是保密文件！”复印室里立刻安静了下来，可张姐扔下一句，“人家现在可是经理的秘书，别耽误人家的秘密”，就拉着同事们走了。➢这件事情很快让经

理知道，我被扣掉了当月的奖金；而且那些同事从此对我也淡淡的，搞得我很郁闷。经过这次教训，我真正体会到，秘书的工作看似都由小事构成，可任何一件毫不起眼的小事都是不能掉以轻心的，里面都大有文章可做。这之后，我去参加了一次为期半年的秘书业务培训，并考取了秘书高级职业资格证书

。……小结：秘书的工作内容➢第一类：事务性的工作处理信件接听电话撰稿、写报告档案管理收发公文回复电子邮件拷贝文件整理报章杂志操作电报、传真接待访客、招待客户安排上司约会参加会议并做记录差旅安排➢第二类管理性工作办公室管理简报会计与财务设备采购……➢

第三类沟通支援性工作客户服务美工设计媒体应对公关活动企划主持公司庆典参加应酬外勤工作其他主管临时交办事项秘书的工作内容资深秘书的经验总结1、有些事要想到领导前边虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在

领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。2、领导布置的工作要提前交卷如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求3、注意保密工作秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一

定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。4、负责做领导与他人的沟通工作当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，

并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。5、平时多给领导提供资料领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。6、善于听取领导意见对领导的批评或要求，要认真听取

，不要因小事而同领导翻脸。有不同7轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。上面各位秘书的经验告诉我们➢做一个优秀的秘书真的很难。➢但是，通过努力是可以做到的。接下来我们来看一段崔

冰老师的录像。接下去我们将进一步讲讲秘书如何高效率地应付各项工作。利器之法一——做好基本准备工作1.准备2支以上的笔，经常带在身上。2.选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态；曲别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方剪刀、裁

纸刀放在顺手地方。➢信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。➢保管好工作所需要的计算器等办公用品。➢办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。利器之法二——工具书及资料1.一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。2.常用的政策规定、条令、

制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。3.有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。4.飞机、火车、

轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。5.中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。6.与本职工作有关的表格。7.……招数2：小小记事本➢秘书的工作，大到为领导决策服务，小到发文件、打扫卫生、通知开会，比较繁杂。办好一件事，理所当然，算不上成绩，但如果把一件事

忘了，那就可能影响大局。人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么事情都记住，只靠脑子是不行的，需要借助工具。➢在诸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小笔记本。➢招数2：小小记事本➢秘书人员可以用这个小本子记录当日自己的

主要活动；本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或者反映的情况;自己想到的事情和对完成好任务的设想等。把事情记录下来后，经常看一看，急事马上办，要领导点头的事情，及时报告。记载的方法不必太正规，字迹自己能看懂就行了

，但事情的时间、地点、人物等就需要如实记载。➢一般情况下，一件事情一记，办完一件划掉一件。这样，工作的事情就不容易忘记了。➢除了要适当记录之外，秘书工作中还要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做的事情回想一遍，有什么不周到，第二天尽量弥补。招数3：有效管理时间1.加强时间的计

划性2.对工作事务进行分析3.合理安排工作日程，注意劳逸结合4.明确工作目标，专心致志工作5.分析自己的时间障碍，提高时间效率。秘书工作的繁、杂、散，决定了秘书必须具有正确的时间观念，重视时间效率，合理、有效利用时间，才能事半功倍。有效利用时间的方法表现在

以下方面：时间的计划性➢秘书有效利用时间必须做好计划，根据任务的重要性和紧迫性安排优先次序去进行。也就是应根据工作的轻重缓急来决定处理次序，秘书必须能够正确估计每件事的性质、对上司的影响；并掌握事情的急迫程度以及处理每件

事所需要的时间。事情还没有考虑周全就仓促行动，或者不按照计划随意行事，则可能欲速则不达。➢秘书工作可以包含无数的计划：时间和任务计划（季度、月、周计划）、大会计划、商务旅行计划、项目计划等等。➢要强调的是：确定目标是计划思考的出发点。时间的计划性➢秘书应根据任务的重要性和紧迫性安排优先次序进行

。➢以事情的重要性和紧急性为标准，秘书应该把应该做的事情分为：重要不重要紧急不紧急紧急重要不紧急不重要紧急不重要不紧急重要➢秘书应该先选择重要且紧急的事，接着处理紧急但不重要的事，然后做重要但不紧急的事，最后确定是否需要做不重要也

不紧急的事。➢这就是秘书处理事务所应遵循的区分轻重缓急的原则。➢小张是星辉集团公司新来的秘书。这天早上一进办公室，办公室主任就让她整理一份材料，明天下班之前交给他，说下个星期开会要用。她估摸了一下，差不多3万字，有

20多页。➢刚从办公室主任的办公室出来，她还没来得及坐下，周总来电话，说今天下午2点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让她通知他们几个。➢刚放下电话，机要室就送来一份传真；传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。➢她刚看完传真，主任又来电

话，说田副总下个月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾的事，由于时间关系他不去了，让她给打个电话通知对方；➢她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。➢一上班就

遇到这么多事，要处理好的确要讲究技巧。➢首先应当分清这些工作的轻重缓急，根据轻重缓急安排它们的顺序，制定工作计划。➢请同学们思考一下，该以怎样的顺序应对以上各项事情？参考思路➢小张这天早晨的几项工作应当这么划分：给主任写报

告是今天应该完成的工作；通知总监开会是马上处理的工作；把传真交给具体经办人是今天必须完成的工作；给电视台打电话是可以稍后完成，放到明天也可以的工作；参加档案培训的工作也不着急。建议做法➢首先到行政部门预定4人开会用的小会议室，之后与3位总监联系；周总下午开会的事落实好之后，就去办

公室主任的办公室，将传真给主任过目，听取主任对这份传真的指示，马上把它转给具体的经办人，把传真的事办妥了，就赶紧给主任写报告，争取在下午之前把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。总之，➢正确的时间管理会给秘书带来以下好处：拥有比一天

更多的东西，首先是更多的时间。避免不必要的身心压力。为创造性获得更多的自由发展余地。得到更多的业余时间。用更少的时间创造出更多的工作成果。将成功地结束一天的工作，感到愉快和满意。将以更多的责任心开始新的工作日，并且工作得更加得心应手。记住➢拖延工作就意味着负担！从下面提到的做起

，做时间管理的高手➢制定书面的翌日时间表，更好地弄清情况，减轻不必要的思想负担。➢积极开始新的一天，包括享受一顿美味的早餐。➢只专注任务，不被琐事转移方向。➢首先处理“不愉快”的任务。➢检查一周工作效率高的时间段。➢将所有必须处理的活动记

入任务本。建议：将已办好的任务删除。你会为此感到骄傲，因而更加积极！➢用核查清单工作。这特别适用与商谈、旅行准备、任务和项目检查等。分析自己的工作事务➢秘书的工作有受支配的部分，如上司委派的或部门分配的工作，也有属于自己支配的部分，如分内的日常工作。➢秘书要学会善于安排，受

制约的工作应置于前，自己支配的工作置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散做。➢此外，秘书还要学会善于控制某些工作。（如接待来访、打电话等。）合理安排工作日程，劳逸结合➢秘书应合理安排工作日程，精心编制领导、上司和自己的工作日程表。➢秘书应尽量把最重要的

工作安排在一天里最有效率的时间段内做，在精力状况较差时处理一些较为轻松的事。➢劳逸结合也非常重要。工作日程中应适当插入休息、思考的时间。业余也应培养健康的兴趣爱好，以调节身心。体育运动可以消除工作疲劳，所以应将足够的体育运动纳入计划。明确工作目标，专心致志工作➢做事一定要专心致

志，心无旁骛，养成派出干扰，不轻易被周围事物吸引的习惯。➢换句话说，就是保持焦点，一次只做一件事，一个时期只有一个重点。➢同时，秘书还要注意学会学会拒绝，尤其是不能胜任、勉为其难的事情，学会放弃不必要的活动。秘书还应当分析自己的时间障碍，提高时间效率➢所谓时间障碍就是导致时间浪费的多

种因素。➢秘书要经常检讨自己的工作方式和时间管理方式，根除不良习惯，提高时间效率。➢要力戒办事拖拉，心不在焉的不良习惯。学会提高说话的效率，讲话之前要先准备，言简意赅，直入主题；及时处理办公室的文件资料

；各种工具和资料放置有序……招数4：充分利用办公自动化设备➢秘书必须学会并熟练使用各项办公自动化设备，包括通讯工具，以提高工作效率。➢秘书还应利用各种办公自动化设备收集、处理、存储信息，为领导出谋划策，提高办事效率。➢秘书还应学会办公自动化设备的基本消缺工作，能简单排除故障，添加耗材。可供参考

的经验➢周密的工作准备，认真地计划好每天的工作安排；➢和老总商定需要优先执行的任务，确定和标明特别重要的、时间紧迫的任务；➢坚持充分利用时间，设法利用比较空闲的时间；➢要学着和各种干扰打交道，尽量少浪费时间；可供参考的经验➢善于寻求人员方面的支援；➢将属于你工作职责范围内的各

项活动全部清楚地列举出来；➢从开列的任务中找出重复的活动；➢为每项错综复杂、不断重复的活动制定出一份简要的工作手册；➢将这些共组清单存放在一个卷宗或文件夹内，并应在它的前面添加上目录。总结➢处理好日常事务是秘书人员的基本功。➢办公事日常事务是非常重要的综合性工作，这些事务

看起来平凡、琐碎，似乎微不足道，却直接影响着领导和单位的工作成效，影响着单位和领导的形象，甚至能影响单位的内外关系。➢办公事务的处理看似琐碎，其实也有程序与标准的要求，正所谓熟能生巧。➢对待办公事日常事务不能因其事小，事杂或事急而不为，也不能因其

事可能引起非议而不为。做好秘书日常工作的最佳境界➢把举足轻重的事做到无懈可击。➢把微不足道的事做到完美无缺。二、处理办公电话➢秘书要经常使用和处理办公电话，不仅要在自己的业务活动中大量使用电话联系，而且要为领导和机关工

作处理大量电话。➢主要有：领导不在时为领导接听电话，领导在时为领导筛选电话；领导开会时外来电话的处理和电话会议的准备等等。