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第六章秘书“办事”的工作学习目标思考练习主要内容知识框架图本章小结通过讲解秘书所从事的各项事务工作，包括信息工作、办公室管理工作、日常事务处理、有关会计报表与银行事务以及现代办公设备与现代交通工具的使用。掌握处理办公室日常事务、收集处理信息的基本能力

，掌握调查研究的基本方法和基本知识，并且能够熟练地使用现代办公设备。第一节信息工作第二节秘书办公室的管理工作第三节办公室日常事务第四节秘书工作中的会计报表与银行事务第五节现代办公设备与现代交通工具第六节秘书“办事”工作案例第一节信息工作本节点睛二、调查研究工作三、简报工作一、秘书信息工作综述

四、信息资料工作信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。它的重要性体现在工作的方方面面。一、秘书信息工作综述人们很早以前就认识到秘书出主意、想办法、拾遗补阙职能。这实际上已经认识到秘书在信息工作中的重

要作用。将信息工作融其他工作中，又以信息工作推动其他工作的展开，是秘书在当前开展工作的一个特点。秘书在工作中把听的、看的经过加工整理变成对领导决策管理有帮助、有价值的参考，而且这种价值体现越来越高，这才是对秘书信息工作的要求。（一）“信息”的

概念作为科学技术术语，信息一般是指接收者收到的预先不知道的消息、报道或知识。随着社会的进步和科学技术的发展普及，人们对物质世界中普遍存在的“信息”认识越来越明确。今天，对信息的研究，已经成了一门专门的“信息论”。因此，在秘书学研究领域，对信息的研究

也有了新的认定。信息的几种认定对信息的认定主要有以下三种。王千弓先生认定“信息是事物存在的方式或运动状态，以及这种存在方式或运动状态的直接或间接的表达。”王千弓1徐瑞新、李欣、李登柱提出：“世界是物质的，物质是运动的，运动着的物质是互相联系互相作用的。运动着

的物质及其相互联系的变化的最新反映（反应），都有可能在另一事物的特征中再现出来，产生痕迹、标记，即表征。这表征就是信息。因此，是不是可以这样简单地说：所谓信息，就是客观事物及其联系的变化的最新反应的表征。”“就

是事物的新变化通过各种形式给予人的一种感知。”朱传忠、叶明主编《秘书理论与事务》中的观点与此相似。侯玉珍引用了美国著名的哲学家、数学家，控制论和信息论的创始人之一诺伯特·维纳（N.Wiener）关于信息的论述

片断。认定：“信息是人们在适应外部世界，并且使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称”，“接收信息和使用信息的过程，就是我们适应外部世界环境的偶然性变化的过程，也是我们在这个环境中有效地生活的过程”，“

要有效地生活，就要有足够的信息。”侯玉珍以上诸家对信息的认定，有一个共同的认识，就是认为“信息迄今尚无统一的定义”或“目前尚无一致公认的定义。”但是为了从事秘书工作和开展信息工作的便利，我们是不是可以从秘书工作的角度，将信息归纳为这样几个要点（见图6-1）。图

6-1信息的要点信息含义的要点这种最新的变化对我们应当是有用的信息反映的是外部客观世界的变化这种变化是最新的信息反映的是外部客观世界信息的特性信息的特征表现在以下四点（见图6-2）。图6-2信息的特性信息的

特性普遍性时限性开发性非消耗性时间上空间上内容形式信息的合成不是简单的加法，两则信息合成，就有可能生成第三则更有用的信息信息依赖于载体，但信息的载体是可以转换的2（二）秘书的信息工作我们认识信息的目的，就是要围绕信息的利用开展秘书工作范围的信息工作。秘书的信息工作我们认为秘书针对信息所开展的发布、

收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。邓小平同志曾经说过，做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目不灵。他说的“做管理工作的人”，就是领导人，做决策的人。对秘书而言，我们的信息工

作在某种意义上说决定了领导和决策者的正误和水平。21世纪将是中国在世界崛起的世纪，秘书的信息工作，也必将以世界为范围。1秘书信息工作的特点秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工作的信息的特点决定的。普遍性对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没有职内

职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的收集对象；在别人眼中，秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有关的信息。21紧迫性信息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘

书的信息工作又快又准。又快又准地向领导和决策者提供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。开拓性信息能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。早在20世纪80年代中期，中共中央办公厅在北京召开的部分省区市和中央部门秘书长、办公厅主任座谈会

上，温家宝同志第一次提出了“高层次信息”的概念。23高层次信息：他在《进一步做好信息工作，充分发挥办公厅的参谋助手作用》的讲话中指出：“信息的开发和处理，可分为两个层次；初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报

送材料的初加工，领导机关可以用它了解动态，但不能仅仅据此决定政策。高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析，并在此基础上提出的对策意见和处理方案，也包括经过调查研究对其中的问题写出的有深度的材料。初级信息是信息工作的基础；高层次信息是初级信息

的开发和深化，有更大的参谋咨询作用。在实际工作中，两者相辅相成，不可偏废。”努力开发并及时向领导提供高层次信息，是秘书信息工作的重要特点。它包括两方面含义（见图6-3）。图6-3两方面的含义两方面的含义信息载体的现代化

和信息加工手段的现代化，是秘书开拓性信息工作的重要保证秘书对信息内容的开发，即初级信息转化为高层次信息（三）秘书做信息工作的基本程序秘书做信息工作，信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。所以，秘书掌握

正确的信息工作处理程序相当重要，如表6-1所示。表6-1秘书做信息工作的基本程序基本程序具体阶段基本要求信息收集对信息收集、汇总和初步整理的阶段基本要求就是收集面要广，秘书的分辨力要强，建立完善的秘书的信息渠道加工分析对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定

信息的存储形式要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快基本程序具体阶段基本要求载体转换信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息效率提高；二是注意保密信息利用信息工作的核心阶段、终极目的要求是注意对信息的综合利用信息反馈对

信息的适用程度、信息工作的效益效率以及存在问题的考察阶段关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析续表二、调查研究工作调查研究工作在秘书工作中是目的性极强的信息工作。其特殊性就在于秘书是专门为了获取某方面信息而特意广泛收集加工，经过严格的信息处理程序，得到有用

的信息，并及时投入利用的。比起一般的信息工作程序，调查研究工作投入大、要求产出高，对信息加工的技术水平的要求就更高。（一）调查研究方法和秘书的调查研究工作调查研究作为我们党的优良传统，是指一种科学的领导方法和工作方法，是各级领导机关制定政策、

执行政策的基础，也是人们了解社会，掌握实际情况的重要科学方法。毛泽东同志早在1925年就开始了对中国革命方法的调查研究工作，1926年至1927年，毛泽东通过对湖南几十个县的农民生活和农民运动的调查研究，写出了《中国社会各阶级的分析》、《湖南农民运

动考察报告》等。调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区别的工作环节（见图6-4）。图6-4调查和研究的工作过程研究是秘书对已经掌握的信息情况，运用科学的

理论、知识和方法进行综合分析和推断，以探究研究对象的本质及事物发展规律调查是秘书运用各种方法、手段对调查对象进行了解核查，掌握确凿的实际情况的过程调查是研究的基础和前提研究是调查的深化和发展为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈信息，保证下一步工作的开展（二）秘书做

调查研究工作的意义秘书做调查研究工作的意义包括以下五点（见图6-5）。图6-5秘书做调查研究工作的意义为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信息和第一手材料，保证领导正确地决策和指导工作秘书做调查研究，可以全面了解和

掌握基层情况秘书做调查研究可以及时了解和掌握市场动向，为领导提供市场信息听取收集并综合处理基层各方面的意见，为领导“拾遗补阙”（三）秘书调查研究的内容秘书调查研究的内容是多方面的，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容就有所不同。一般情况下，秘书的调查研究内容大

体分为以下五类，如表6-2所示。表6-2秘书调查研究的内容秘书调查研究的内容具体内容政治性调研了解调查对象对政治性问题的态度和反应、对国际国内事件情况的看法，为领导和上级开展宣传教育工作提供信息政策性调研了解调查对象对有

关法律、法规、制度等的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况，为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息秘书调查研究的内容具体内容市场调研了解掌握重大的经济活动状况、经济发展趋势；了解企业发展状况和

趋势；了解组织投资前景、市场地位等；了解企业一定时期的经济情况以及企业生产、销售、技术水平等情况，为有关部门分析经济状况情况提供信息专业性调研对自然资源、社会生活以及人文状况的了解分析；对有关事故、事件的调查；对先进人物、先进集体事迹的

调查舆论热点调研是针对基层所关心的舆论热点以及带有倾向性、显露“苗头”问题的调查，为领导提供“以小见大”的启示性信息续表（四）秘书调查研究的主要形式对调查研究形式的介绍很多，又各有各的说法。下面按照不同的标准分别进行简单介绍（见图6-6）。图6-6秘书调查研究的主要形式调查研究的主

要形式从调查研究对象范围的选择上分从调查研究的内容上分从调查研究采取的主要研究形式分普查抽样调查典型调查专题调查综合调查对比调查抽样调查民意调查专家调查统计调查从调查研究对象范围的选择上分：普查形式全面，真实性强，但是

秘书不容易有充足的人力、物力、财力投入；典型调查深入、深刻，但是偏难盖全；二者折中的科学方法是抽样，抽样的关键是取样的科学性问题。从调查研究内容上分：专项调查内容单一，调查工作灵活，但不利于秘书统观客观事物的全貌；

综合调查对调查对象考察全面，但面上的东西多了，反而容易忽略点上的问题。从调查研究采取的主要研究形式分：对比调查有利于在对比中进行鉴别，但要防止研究思想只局限在对比范围之内；民意调查也叫民意测验，它的调查研究结果真实充分，但关键要把握表格问卷的科学设计；专家调查有相当的权威性。像所谓

“特尔斐法”、“头脑风暴法”和“反头脑风暴法”，实质上都是专家调查的形式。统计调查是数字数据体现的真实，但要注重引进现代研究技术和方法。这些形式是被专家和研究者条分缕析、分门别类地写出来的，而在实践中，它们常常是混合使用的，采用哪几种形式，是依秘书调查研究的具体内容而定。（五）秘书调

查研究的方法调查的一般方法调查的一般方法，如表6-3所示。表6-3调查的一般方法调查的一般方法具体内容个别访问根据调查需要，选择单一调查对象进行采访、问询，了解情况。个别访问的关键是调查员必须做好充分的准备，访问必须有计划，访问目的要明确召开座谈会根据调查需要，选择若干调

查对象，组织目的明确的聚会、会谈。开会的关键一是要组织充分，使会议紧凑切题；二是对象要选择恰当、准确，参加座谈的都能畅所欲言，毫无顾忌，又真实可信1调查的一般方法具体内容现场观察调查者亲临实际，亲自感受现实情况的方法。现场观察的关键是秘书不要过

于相信感觉，涉及人际关系、社会关系的问题要防止表象的东西掩盖实质发放书面问卷或表格实质是调查者以问卷或表格为介质，最大范围地对调查对象进行一次单向的个别访问。关键在于问卷和表格，一要指导思想明确，调查目的明确；二要

讲究设计技巧，问询水平和问询艺术。实际参与就是调查者拿出相当的时间，对调查对象、调查环境做一段亲历。这种方法要防止调查者的主观色彩和过强的感情因素查阅档案资料信息查询翻阅现成的档案资料和有关信息，了解掌握调查对象的背景和现实情况，实质是直接采用高层次信息，指导和保证调查工作的

进行续表秘书的调查研究工作是秘书繁重复杂的多方面工作之一，所以秘书很少有专门的时间单一地做调查工作，常常是在其他各方面工作开展的同时，获取调查信息。所以，秘书开展调查工作所采取的方法，既要和调查目的紧密结合，又要兼顾综合开展各项工作的方便。研究的方法在实际研究中，人们发明并实践着各

种研究方法。下面主要介绍秘书在研究中常用的主要方法。度量研究方法这种方法是着重研究事物规定性的定性研究与着重研究事物规模、范围、数目等数量关系的定量研究两种方法的综合。度量研究方法就是通过对调查材料的分析，从质的界限到数量关系的情况及其变化，对调研对象做出本质的结论。21

系统研究方法这种方法是按照系统分析的原则和要求，将调研对象作为一个整体加以研究，探究其结构、功能、层次等要素及其相互关系和变化规律。这种研究方法，不仅考虑到将调研对象作为一个系统，还要将其放到一个更大的背景中，把它视为一个更大系统中的子系统，在事物及其各方面的互相影响与制约关系中认识

分析调研对象的性质和作用。这样，研究结果更真实。2动态研究方法这是通过研究调研对象的发展变化过程来探究其本质和发展变化规律的方法（见图6-7）。图6-7动态研究方法与静态研究方法3研究方法静态研究方法动

态研究方法只关注事物、系统的某一状态考虑其由来和变化关系的研究方法比较研究方法这是对调查研究对象进行区分和比较，通过认识其差异，进一步认识其本质和特点的研究方法。比较研究是认识事物最基本的方法，关键是要找准可比性比较分析。4它包括以下两方面内容（见图6-8）。图6-8比较研究的两方面内容比较研究

对比比较综合比较是一种简单的比较，可以采取主要以时间为线索的纵向比较，也可以采取主要以空间为线索的横向比较是简单比较的汇总，是更系统化的比较研究除了以上四种研究方法外，实践中还有统计分析研究方法、历史研究方法、情景探讨方法、概

率分析研究方法等等。针对某一次调查研究工作，选取正确的分析研究方法，是获取准确高层次信息的重要保证。（六）秘书调查研究的过程和要求无论党政机关还是公司企业单位的秘书部门，都会有大量的调查研究工作。下面着重从秘书普遍进行的调查研究工作来介绍其过程和要求，并在具体环节中举例说明各

自不同的特点。一般来说，可以把调查研究的程序按逻辑分成准备阶段、调查实施阶段、研究分析阶段和结论报告阶段。准备阶段在准备阶段，秘书大体要操作和组织好七个环节。明确调研题目（或称课题、专题）秘书的调研题目，有

领导明确指示的，也有秘书确定的并经领导确认的，还可能有有关部门委托秘书部门组织实施的题目。题目并不是调研的“结论”，结论只能产生在调研工作之后。11下面三则，是实际调研工作中调研题目和调研结论的对比：近年来

北京市挂历市场的冷热现象公款互赠挂历何时了北京市城区新建居民小区管理状况的调查新建居民小区的社区管理工作亟待完善北京市工薪阶层目前的消费状况北京市工薪阶层目前生活远未及小康以上三则很明显，前者是题目，是秘书要考察了解的现象；后者是

结论，是经过调研的结果。选择调研对象调研对象应当是人、物、事三个方面，如调研地域、调研要深入的具体单位和组织、调查的范围以及具体的被调查人员、现场现象和事物的发展过程等等。在上面介绍过的“近年来北京市挂历市场的冷热现象”的调研工

作中，有关秘书部门在选择调研对象时做出了如下划定：2组织和人出版发行单位出版署、出版局各个出版单位出版社印刷厂职员和工人经销单位新华书店总店各个分店店员展销市场书摊经销商购买单位各个购买挂历的单位购买的个人使用挂历的单位单位的职员物主要是各种材质的、不同价位的挂历

；挂历的图案；挂历的包装；有关挂历的文字资料信息等。事主要是挂历的审批和出版程序、发行程序、销售渠道；挂历的设计、挂历的文化内涵、挂历的制版和印刷程序；挂历的用途。选配调研人员调研工作可以由秘书自己做；也可由秘书主临时从各个有关部门抽调专门调研员来做。必要时，对选调的调研员要

先期组织专业培训，结合调研内容强化提高。比如我国进行的几次人口普查，都在调查工作之前对调研员做系统正规的培训。3准备相关信息资料这一环节主要包括查阅有关资料；了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的调研方面

知识以及技术参考信息等等。仍以有关挂历市场的调研为例：秘书首先要掌握国家及北京市新闻出版管理部门对挂历出版发行和销售工作的政策和规定。比如什么单位才有权出版、发行或经销挂历？挂历的价格是如何确定的？哪个管理部门对挂历的印制有什么法规？4另外，还要为实施调查做具体准备。要准备或

者定制专门的文件袋、笔记本、名片、空白卡片等。准备必要的介绍信、证明函、调查员的胸卡、临时证件等。必要时还要准备给被调查者的小礼物、礼品或酬谢。文件袋编制确认调研计划在实际工作中，有时是一次计划，直接报经领导审

批；有时是先做提纲，经领导确认后再细化为计划。5无论提纲还是计划，主要内容包括如下八项（见图6-9）。图6-9调研计划内容调研计划内容调研的目的和要求调研的项目调研所采取的方法调研的组织分工具体实施步骤必要的表格与问卷调研要求与注意事项调研的对象调研计划

要制定得既严密周全，又切实可行。从整个调研工作看，调查是研究的基础；从调查这个环节看，计划是实施调查的基础。所以必须重视调研计划的质量。设计必要的调查问卷和表格问卷和表格，是调研工作最大限度取得具有普遍意义的数字和情况的最好方法，也是由普遍发现典型的最

好契机。问卷设计的主要步骤是，如表6-4所示。表6-4问卷设计的主要步骤序号问卷设计的主要步骤要求1确定要解决和研究的问题指定一份问卷，首先应当明确这份问卷要解决和研究什么问题2确定提问的角度和方式注意提出问题的

角度3确定对问题提出的措辞从调查对象答卷心理考虑，措辞得当也有助于问卷反馈顺利6续表序号问卷设计的主要步骤要求4确定问卷中各个问题的次序为要根据调查对象的思维逐步引入问题的逻辑，先易后难。还要顾及各个问

题之间的层次逻辑关系，相对集中成组。也要考虑提出问题的方式，比如对封闭、半封闭和开放式的问题以各自相对集中好5总体考虑问卷内容、设计问卷的结构介绍要集中在该问卷希望取得的数据信息上。自然情况最好少问，不必统计的问题绝对不问问卷和表格是准备在调查时

由被调查人员回答填写的。秘书一定要明确，只有把问卷和表格设计得明朗、简洁、易答，被调查者才好配合；只有把问卷和表格设计得逻辑性强、选项分明，才便于秘书对其统计分析，才好对调查内容下结论。设计要求如下（见图6-10）。图6-10设计问卷和表格

的要求设计问卷时问题项要精练，不宜过多。最好要求被调查者做“是”或“否”的选择回答，或者是在几项中选择做答。这是封闭或半封闭式的问题。最好不采取要被调查者组织语言的提问，这是开放式的问题，不便于问卷的统计归纳。表格的填写项目内容要有公认称法或约定俗成的称法。表格内容要精当，预留的填写格空间要合适，

位置恰当设计问卷和表格的要求下面是一份秘书设计的调查问卷，供参考。某汽车驾驶学校拟对学校的教学管理和服务工作进行考评，决定在学员中做一次广泛的调查研究。调查工作主要是以问卷的形式进行的。校长助理为此设计了这份问卷。例文1学员情况调查表尊

敬的学员：恳请您协助填写我们最关心的下列内容，帮助我们进一步提高教学服务质量。学校诚挚地感谢您的合作。姓名：___学车时间：自___年___月___日上车学车方式：大/小型车目前训练内容：初级综合计时/普通练桩考前富康车考核通过的时间：_年_月_日1.您对所遇到的教练总体感觉：满意/基本满意

/不满2.您遇到的教练，感觉最好的是____号____师傅（姓或姓名）。3.您每次在场练车时间与实际操作时间比是：80%以上/60%左右/不足50%。4.您认为驾校后勤工作水平高低依次是（请您标顺序号）餐厅手续大厅窗口班车计算机大厅窗口教练员教练长等中层干部欢迎您有好的批评建议另予赐教。

调查实施阶段这一阶段与下一阶段研究分析的共同特点是其在推进中不完全像我们表述过程中的逻辑性和程序性那么强。调查实施阶段主要有三大步：联系确认调查对象与被调查者和与调查对象有关的人员取得并建立联系；确认调查对象与调查方式的选择是否准确；必要时要向对方详细说明

调查内容、目的、时间、步骤和方式，商量互相配合的方法。21实施调查在具体实施中，一要注意点面结合；二要科学安排穿插调查时间，力争节省开支。调查中有一个从面到点、再从点到面的过程。在时间安排上，点、面可以有先后，也可以由大家分工同时进行。在调查范围上，点（如个别访问、个例调查等）也可以和面（如发

放问卷、召开座谈会等）结合，交叉进行。2阶段性小结并复查验证调查结果阶段性小结可以随时保存调查人员在调查中产生的每一点感觉、感受、和体会，也可以通过进一步的分析思考，复查验证前期的调查情况，以保证调查结果的真实、有意义。3如果调研计划周

密，实施过程就是按图索骥。在整个调查阶段要注意以下两点（见图6-11）。图6-11调查阶段要注意的事项遵守有关法律、法规和制度严守有关保密纪律调查阶段要注意的内容研究分析阶段研究分析阶段是调查研究工作的重要环节，是我们对调查所获得的大量情况资料信息进行

分析、归纳、概括或联系、比较、推断，从中找出问题的实质和规律，找出对调查对象的分析结果。3研究分析阶段主要包括四个工作环节（见图6-12）。图6-12研究分析阶段的四个工作环节对调查材料的取舍、审定、核对和证实利用科学准确的研究方法，对调研内容进行研究分析统计确定研究结果分类整理，将初级信息通过

技术手段转化为高层次信息结论报告阶段结论报告阶段，主要包括组织撰写调研报告工作和调查研究的总结善后工作两项。调研报告真实的信息材料、细致的分析与科学的论证，是调研报告的关键。调研报告的写作是应用文写作，是秘书必须掌握的重

要写作技能之一。调研报告既讲究以人们认识问题的一般思路为逻辑结构，又提倡写作特色明显，形式多样，不拘一格。41调查研究的总结调查研究的总结善后工作是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结善后，也是秘书做任

何工作必有的一个环节。2（七）典型的调查研究材料及调查研究报告这是某大学秘书专业设计的，由秘书专业学生对以往十届毕业生的追踪调研。学生的工作主要是调查，研究分析及调研报告由专业教师形成，所以，材料有典型的教学操作特色。计划和安排1例文2秘书专业199

7－1998学年对以往十届毕业生调查研究计划本次调查研究由秘书专业统一组织，专业主任总负责。具体安排如下：一、调查研究实践目的对秘书专业1987－1997年十届毕业生做问卷式追踪调查，为专业的教学工作提供反馈信息。认识社会，学习与人的工作交往，学会处理交际事务。认识秘书工作，初步尝试社会调

查的方式。二、调研步骤1.活动自1998年1月13日至2月12日止。2.专业为学生提供有关文字资料，包括：专业给各位毕业生的问候函、对毕业生的问卷调查表、学校给毕业生供职单位的函、各届毕业生的部分联系方法3.专业为每位学生指定调查对象，并要求在13日后一周内与调查对象取得联系，发

放问卷，问卷由毕业生填写。4.1998年2月12日（注册日）学生交回调查结果，包括：回收的对毕业生的问卷调查表、毕业生单位的回函、关于毕业生供职单位的介绍材料、学生在问询调查中对调查对象的书面印象报告、调查对象的名片。三、调查

实践要求1.这是一次对以往十年的秘书专业毕业生的调查，其成果将对秘书专业的发展完善有极其重要的意义，请学生视为己任。2.十年寒暑，寻找将会有艰难，请拿出我们的顽强和执著；十度春秋，调查也许有出乎意料的收获，请关注他们的每一份耕耘，写入报告；也请把学校

的今天告诉他们。3.书面报告的标题统一为《对＿＿届秘书专业毕业生（毕业生姓名）的调查汇报》，结构分四部分：调查对象的基本情况；调查对象工作、生活和接受继续教育的情况；调查对象的反应；归纳和总结。4.本次实践将以调查结果、书面汇报和完成时间等评定成

绩。介绍函和调查提纲例文3××大学介绍函__________（单位）：贵单位职工___是我校秘书专业____届毕业生。我校为进一步研究高等秘书教育工作，对该专业1987年至1997年十届毕业生追踪调查，全面了解毕业生的工作状态、就职心理、目前职业水平和领导评

价，请拨冗协助为盼。2附：调查问题：1.该职工在贵单位的工作时间（以年度计）____年。2.该职工在现在岗位上，其能力水A.较强B.一般C.不能胜任工作3.在晋升提薪问题上，贵单位对该职工是否有明确的继续学习要求：A.有B.没有C.是一般号召的4.对职工在职接受继续教育，贵单位规定A.资助学费B

.提供时间方便C.晋升提薪考虑成绩优异者。谢谢合作!××大学一九九八年一月问卷例文4××大学秘书专业对毕业生情况的追踪调查问卷1.届别____（以毕业年号为准）姓名____男女2.现工作单位____________3.现任职务____职称____学历____政治面貌____4.限

制你晋升提薪的主要原因是:A.能力B.文凭C.人际人缘D.制度5.你认为对秘书最重要的职业要求是：A.容人B.廉洁C.忠诚D.其他36.我们认为外语、计算机技术、驾驶技术对秘书很重要：A.是B.对有的秘书如此C.不是7.你做的是否是秘书工作：A.是B.曾经做过C.一直未做8.你认为现

在单位领导对你的工作：A.满意B.一般C.不满意D.不知道对问卷的统计例文5××大学秘书专业对毕业生情况的追踪调查问卷统计1.届别1987—1996共10届（以毕业年号为准）2.现工作单位范围（即主要就业去向）____________3.现任最高

职务：副处长，最高职称：中级，最高学历：硕士学位4.限制你晋升提薪的主要原因是A.能力14.5％B.文凭26.5％C.人际人缘11.2％D.制度47.8％5.你认为对秘书最重要的职业要求是:A.容人31％B.廉洁6.8％C.忠诚32.5％D.其他29.7％4

6.我们认为外语、计算机技术、驾驶技术对秘书很重要：A.是72.5％B.对有的秘书如此24.9％C.不是2.6％7.你做的是否是秘书工作：A.是29.8％B.曾经做过38.9％C.一直未做31.3％8.认为现在单位领导

对你的工作：A.满意76.7％B.一般20.4％C.不满意0D.不知道2.9％三、简报工作在实践中，信息交流是非常重要的，组织或系统上下左右的沟通不可能总是靠会议或会面通报，内部的简报就是最得力的信息交流的方法。（一）简报及简报工作“简报”是我国

党政机关、企事业单位、人民团体等组织内部的一种文书形式，是以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简要报告或报道。简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。（二）简报的作用作为一种简要的动态性报告

或报道，简报主要有三项作用（见图6-13）。图6-13简报的作用简报能使组织及时与上下左右沟通情况，交流经验。有利于加强工作系统化，使整体工作协调推进简报能迅速向上级反映动态，便于领导了解、掌握情况、分析问题、做出决策；便于

领导正确指导工作简报可以为新闻提供报道线索，扩大信息渠道和作用（三）简报的特点秘书做简报工作，不仅要动笔，更重要的是要动手动脑，要充分了解情况，才能分析综合。简报的特点可以用三个字简约地概括（见图6-14）。图6-14简报的特点简报的特点短平快是指文字简洁，文章短是指内容平实、真

实、实在，有价值、“含金量”高是指反映情况要及时（四）简报工作的基本程序按照信息工作的程序，“简报”工作也不外乎是：收集→加工→传输→利用→反馈。只是每一个环节，都体现简报工作的特色。收集：收集环节秘书着重要明确收集什么、到哪儿去收集、如

何收集的问题。简报既要信息量大，也要顾及每期简报的报道中心。要善于利用一切可以承载信息的手段，收集一切有利于领导和基层耳聪目明的信息；加工：加工环节就是秘书对简报的编制，编制工作要严格遵循秘书文字编辑工作的原则

。传输：传输是指简报的发送，有经验的秘书重视建立和完善简报的发送网络，重视报送领导、传送相关单位和发送下级部门的区别。利用：简报信息的利用是简报工作的目的，要使有关单位、部门接受简报信息，争取对他们有用。反

馈：反馈是新一轮信息简报工作的开始。（五）简报的格式简报不是正式的公文，但是简报一方面有不同单位各自的独特格式；一方面也有在长期实践中约定俗成的相对固定格式。一般简报有报头、正文和报尾三部分。具体内容如下

（见图6-15）。图6-15简报的内容简报的格式报头正文报尾内容包括简报名称；编号；编发单位名称；印发日期，在报头左上方加印“内部刊物，注意保存”不刻意设计版面。每项内容都是标题、简要报道和提供信息的单位或信息出处三部分简报尾页下方，两条平行线内注明本期的发送单位名称或个人姓名；下线下右侧注明总印

发份数（六）秘书做“简报”工作的要求秘书做“简报”工作的要求如下，见表6-5所示。表6-5秘书做“简报”工作的要求秘书做“简报”工作的要求要求围绕“简报”工作，秘书要头脑清楚，反应敏捷，掌握情况及时准确要学会“抓大事”和围绕

当前一个时期的中心工作掌握情况，收集信息；还要学会“抓苗头”，及时反应带有倾向性的问题要掌握一定的理论和方法，掌握方针政策，能够对所收集的信息进行加工整理要重视信息的导向问题，善于把多种类、多渠道的无序的信息变

为系统的、有价值的信息要具备相当的文字水平，要把“简报”编辑成上下喜闻乐见的文字材料好的简报不仅内容充实，而且文字流畅，能使人从简约的文字中透视深远的信息意味四、信息资料工作秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将大量的初级信息加工为高层次信息，为领导的

管理与决策服务。（一）秘书的信息资料工作秘书是为领导“辅助管理，综合服务”的，秘书的资料，就是围绕有关为领导提供全面服务的原则进行搜集、摘取、留存、剪贴的。因为秘书的工作范围广泛，内容繁杂，所以秘书资料的来源也广。（二）资料剪贴资料剪贴的方法资料剪贴主要是文字资料的提纯

留存。传统的“剪贴”是真正意义的“剪”，现在秘书通常是将所要留存内容划定复印。剪贴复制的过程12剪贴复制的过程如下（见图6-16）。图6-16剪贴复制的过程将认定要留存的内容用较粗的笔划出边框，尽量留宽余些在划定内容的空白处标明内容出处，包括所载报刊名将内容

复印A4纸上如所选内容版面较小，可以先用单面纸复印要利用放大和缩小复印功能，使复制内容字号大体一致资料保存资料保存的注意事项如下（见图6-17）。图6-17资料保存的注意事项3资料保存的注意事项根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的在剪贴簿的封页和脊部做好必要的标签顺序插入要留存

的资料并一一编注剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便（三）摘要卡摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”。文献就是有历史价值或留存价值的文字资料。秘书在不可能全部保存文献或不能准确确定文献价值时，常常采取做摘要卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒（箱）

保存。卡片盒在摘要卡中，主要包括以下六项内容（见图6-18）。图6-18摘要卡的内容摘要卡的内容所摘文献的出处文献出版社、期刊号页码分类和编号摘要内容摘录人和备注摘要卡的优点是方便灵活，便于查找，但秘书的办公环境有限，卡片的存放量不可能

太大，所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一个不断筛选、精简、提纯问题。（四）名片名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作人员之间交际交往中相互认识的一种工具。对秘书来说，名片上可以有直接的和间接的信息。名片

作为信息载体，在秘书工作中，也有从收集到加工整理、从保存到提供使用、到信息反馈的过程。具体过程如下（见图6-19）。图6-19名片的使用过程名片的使用过程名片的收集名片的保存名片的加工整理名片的利用要加以分类留存要一新片换替旧片或针对某张名片添注新信息（五）

秘书案头的“信息库”所谓“信息库”就是秘书要在自己有限的办公桌、抽屉、柜架上，准备随手就可以取来的应答信息。这些东西有的人称为“案头必备”，有的书上称之为“必须经常放置于身旁的东西”。一般来说，秘书案头应具备的“信息库”包括如下内容（见图6-20）。图6-20“信息库”

的内容中、英文字典飞机、火车、轮船、班车的最新时刻表邮政编码簿电话号码簿国际国内地图常用业务及管理工作范围的最新电话表应用文体式大全、秘书手册工商名录或同业名录办公室所有设备的说明书、维护保养手册（六）以计算机为核心的信息处理技术秘

书的信息工作现代化，首要的是秘书的思想观念。其次是计算机的网络系统问题。网络的信息大大拓展了秘书对信息的获取渠道。但是面对大量的、纷至沓来的各种信息，如何经过分析、综合、归纳和判断，向领导提供最精华部分，这是秘书比较艰难的任务

。以计算机为核心的信息处理技术，可以将秘书的整个信息工作网络化、磁盘化、多媒体化，这是秘书信息工作不可遏止的前景，但是发展的速度和秘书工作的优劣，很大成分在于秘书对这一问题的认识。第二节秘书办公室的管理工作本节点睛一、秘书办公室综述二、办公室管理的内容办公室管理工作仅仅是秘书办公室管

理部分，是秘书机构内部的管理。秘书机构所涉及的管理工作，要远远超出秘书办公室的范围。一、秘书办公室综述在讨论秘书的办公室管理时，“办公室”已经不是简单地指秘书的办公场所，而是指由秘书人员、工作场所和办公设备设施等等共同构成的一个有机的办公整体。完善的秘书办公室有利于辅

助领导推进各项政务和业务工作的开展；协调各职能部门的合作；沟通和密切与社会公众的联系；树立组织机构的良好形象。二、办公室管理的内容秘书办公室的概念包括秘书人员、办公室设备设施、工作场所和工作环境等因素的总和。因此，办公室

管理的内容也是一个综合管理系统内容，包括对秘书人员的人力资源管理，对办公设备设施的物资和产业管理，对办公机构的岗位责任和制度管理及对办公环境氛围的统筹管理。（一）办公室的人力资源管理将秘书从传统的归人事部门“管”的概念，转变为人力资源管理，是将秘书作为一种人力资源，通过对秘书工作岗位分

析、人力资源规划、秘书人员的招聘选拔、秘书工作的绩效考评、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才培训和开发等一系列手段来提高秘书办公室的工作效率，从而达到整个组织机构和领导的工作目标。秘书工作岗位分析一个秘书机构，到底有

什么工作内容，有多少工作量，需要哪些不同素质层次的秘书人员，承担哪些职位的工作，这是秘书工作岗位职务分析的主要内容。在秘书的应聘试用中，常有双方感觉不适应的情况。有时并不是应聘秘书的能力资质不合适，而是招聘单位对所需要的秘书没有准确的岗位职务分析造成的。1秘书的职务说明包括以下

九点（见图6-21）。秘书的职务说明图6-21秘书的职务说明的内容归属直接负责的上级工作目的工作要求工作责任工作衡量标准工作难点禁忌发展前途秘书的资格要求包括以下六点（见图6-22）。图6-22秘书的资格要求秘书的资格要求工作经验专业背景学历要求年龄个人素质附加要求人力

资源规划和办公室管理一样，秘书的人力资源管理也是系统工程，不是简单地对一个职务的分析，而是要将办公室所需要的人力资源的总和做出科学合理的搭配的设计，即人力资源规划。2秘书人员的招聘选拔公开招聘是目前各级社会组织

获取人力资源通常采用的方法。办公室招聘秘书大体有4个工作环节：根据秘书工作岗位职务分析和有关人力资源的总和规划制定招聘计划；拟订并发布招聘广告；选择适宜的招聘渠道；制定招聘工作流程并按计划实施。3秘书工作的绩效考评是对办公室秘书人员的评估制度，需要以系统的人力资源管理原理和方法来评定和

衡量秘书的工作行为和工作效果。绩效考评的目的是改善秘书的工作状况，提高秘书的工作水平，鼓励秘书的工作积极性，增强秘书的成就感，更好地实现领导的工作目标。4秘书的薪酬管理由于我们还做不到按需分配，真正意义的按劳取酬也做不到。尤其秘书工作没昏没晓，没

完没了，没饥没饱，很难用工资准确地体现其劳动付出。秘书对薪酬比较关注和挑剔时，科学合理地管理薪酬就更重要。5做好秘书的薪酬管理有两个要点（见图6-23）。图6-23薪酬管理的要点薪酬管理建立明确的报酬制度，报酬对岗不

对人建立岗位评估，为办公室内部的报酬均衡提供依据有效的激励机制秘书办公室的激励主要体现在表扬与批评、奖励与惩戒。奖惩要分明和适度，正确的就奖励，在办公室树立起榜样；错误的就惩罚，昭示大家以错误过失为鉴。奖罚适度不仅激励效果好，而

且有助于公平性。6人才培训和开发培训是为了提高，开发是为了创新。在秘书的人力资源管理中，培训使秘书的知识、能力、素质更适应组织机构工作的需要；开发使秘书的潜能得以发挥，随时充实新的工作内容，成为开拓型秘书。7（二）办公室的

设备设施管理随着物质的丰富和办公条件的改善，办公室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为办公室管理中一项重要的内容。办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜，但秘书选择办公房间还要照顾到许多便于工作的因素。1秘书办公室的配置要根据

单位的普遍情况来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长，办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文具柜可以不同的式样搭配配置，但要总体

风格一致。办公机械设备和电器设备的管理科学合理地使用做好资产登记不同的办公室，设备配置不一，配置的依据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机

、复印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和笔记本电脑。2秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理主要应有三个方面（见图6-24）。图6-24对办公机械设备和电器设备

的管理做好资产登记定时定人负责维护保养科学合理地使用对设备的管理（三）办公室的环境管理秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处的场所和氛围，因此包括物质的环境，也包括人文环境。办公室环境安排是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘书人员相对固定的办公座位格局。1有两种

办公形式（见图6-25）。图6-25办公的形式办公的形式封闭式办公一两名秘书在一间办公室开放式办公若干秘书同在一间办公室不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理水平有关。开放式办公室中几十人办公，各

自默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然有序的办公状态。办公室环境布置是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应当和机关的整体风格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。2灯具

：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何流苏。物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，避

免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公

室。办公室环境是秘书工作中形成的布置，人们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风格、工作作风，因此必须加以注意。办公室氛围的营造指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和在工作中体现的风格作风，是最能表

现办公室管理水平的。3主要应注意以下三点（见图6-26）。图6-26营造办公室氛围注意事项注意事项注意培养秘书人员宽容开朗的性格形成秘书间的合作精神和团队精神保持办公室健康文明的氛围办公室，说到底是秘书工作的场所，有别于家庭亲友的环境，在任何时候保持

同事间的互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作氛围。（四）办公室的制度建设制度建设是实现办公室管理的重要保障。不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工作中共同遵守的条款，比如办公纪律、出勤要求、办公物品使用要求、分工后的岗位责任、办公费用支出标准等等，然

后在贯彻执行中不断修改完善，最终形成明确的制度。第三节办公室日常事务本节点睛一、值班工作二、电话接待工作三、来客接待工作四、信访工作五、印章的管理和使用六、开具各种信函七、拟写大事记八、领导临时交办的工作第三节办公室日常事务办

公室日常事务是秘书工作中最基础的一项，也是最见秘书的管理工作水平的一项。一、值班工作值班工作是秘书部门的日常工作之一，各单位或部门值班的任务都非常庞杂，且各有不同的特点。一般来说，其工作包括：办理领导交办的事项；上传下达，

沟通内外；处理来函、来电；随时掌握领导的外出活动的情况；协调处理安全保卫工作。要做好值班工作，应当做到，如表6-6所示。表6-6值班工作的内容值班工作的内容要求坚守值班岗位必须做到人不离岗、人不离机（电话机），始终保持通信联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息，

传送处理信息。特别是在高级首脑机关或要害部门值班，随时都可能有突发性的事件报到值班室，有许多紧急事件无规律可循，必须随时准备应付复杂情况和处理突发性事件认真处理事务值班人员必须要以认真负责的态度处理好每一件事情。如认真接转电话，认真做好记录，认真接待来访人员等

，真正起到问事员、联络员、收发员的作用值班工作的内容要求做好值班记录一是记好值班电话记录，二是做好接待记录加强安全保卫工作值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度的关系，既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入作案，如遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导和公安、保卫部门

报告。值班人员要有保密观念，不能把亲戚、朋友带到值班室留宿，不能泄漏机关秘密，对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅续表二、电话接待工作办公室日常事务之一，就是接打电话。打电话工作，看似简单，实际上需要工作人员认真对待。做好接打电话工作需要注意以下几点。（一）熟悉常用电话号码应当熟

悉本单位电话机的分布情况、各科室电话号码和本单位领导们的电话号码；熟悉主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联系的电话号码；工作案头应备电话号码查询资料以咨查用。（二）打电话时应注意的事项打电话时应注意的事项如下（见图6-27）。图6-27打电话时应注意的事项注意事项替上司打电话给对方上司应在

对方上司接电话前将电话递给上司错打电话，错播号码都要说对不起先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜（三）接电话时应注

意的事项接电话时应注意的事项如下（见图6-28）。图6-28接电话时应注意的事项通完话，不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由找人接电话要问清对方姓名或单位接听电话说：“您好，这里是××公司××部门”铃响两三声之间是

接听电话的最佳时机对错打的电话，态度也要和蔼客气（四）注意电话礼仪无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中，嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对方是谁的

时候再问候“您好”，这样的问候显然是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问候了，那么一定要回敬问候语，然后再询问对方有什么事情。（五）做好电话记录无论打电话还是接电话，必要的时候，都要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录

工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐全。这五要素通常称为“5W1H”。记录电话内容，应备有格式固定的电话记录本，摘记内容可依据“5W1H”的要求，电话记录是事先印制好的表格式簿册。（六）做好图文传真做好图文传真应了解以下九

点。目前高级传真机是兼容的，收发传真非常便捷。接通电话，请收件方给传真信号，发传真方要先按Fax键，后挂机。原件一定要扣放在发送面上，也可以在接通传真机前就放好传真件。一般收文以后有一份报表在页头上，注明发送时间，传真号码。秘书可以以此做好登记。一般传真机的提示屏有

文字提示：Phone电话Sending发送12345传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受传真容易失密。换纸：传真机一般采用210×50M或210×30M两种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留存，目前比较多地采用复印传真兼可的设备和用纸。热敏纸传真件

要留存需及时复印。即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。6789有时需要运用电话直接口授某些文件或运用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行审批签发手续，传递后应按

办毕文书处置。（七）电话记录的处理通话后应及时整理记录内容（包括录音电话记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事务，秘书人员可直接答复或办理。三、来客接待工作来客接

待，是指秘书对一切来客、来宾、来访者的接待工作，它包括对来客、来宾礼仪礼貌性的接待工作和对来客、来访所涉及的事务处理工作。接待工作，是秘书的一项全面体现素质修养的工作，也是秘书体现单位机构作风的门面窗口性工作。接待礼仪包括接待环境和接待工作两方面。（一）秘书应尽量坚

持“约见”制度接待工作，常被秘书根据来客是否有约定而分为“有约来客”和“无约来客”。在秘书的接待工作中，秘书应尽量坚持“约见”制度，即使每一位来客和来访者能在事前通过电话，预约来访时间和所谈事宜，使秘书对每一项接待都先有准备，根据“约见制度”，秘书的接待工作自然会分为有约接待和无约接待两类。秘书应

注意（见图6-29）。图6-29约见秘书应注意的事项工作中，对无约来客，要本着热情为人的态度。咨询性的、不必花费太多时间的事，尽量办理好并告之电话约定；一时办不完，要按程序登记秘书在接待中要有意识地示意对方，来访面谈要事先有约可以约见秘书，也可能约见领导、或其他什么有关部

门（二）秘书必须坚持“一视同仁”的原则秘书对每一位来访者，必须坚持一视同仁的原则，即无论来客是权势显赫的大人物，还是来寻求帮助的人。这不仅仅体现在接待的具体细节上，更重要的是要对来宾有同等的尊重和同样的礼遇。在具体的接待中，秘书应注意：无论是来客自行推门而入还是有人引见

，秘书要马上放下手头工作，面带微笑，起身站立，问候并接待。如果是到接待室、会客室相见，秘书要守时、迅速、步履轻快地走进接待室，轻声问：“哪位是×先生（小姐）？”确认后，马上自我介绍：“您好！我是××部门秘书，我叫×××。”12

见面的礼节一般是握手。秘书不可忽视握手的礼节，握手时应注意以下六点。站立并伸右手，摘去手套。不便握手时，要面带歉意申明。对于不明身份的来宾，秘书可先伸手；来客身份较高的，秘书可不主动伸手。手掌递向对方，力度适当地握住，在三五秒内。握手不要太用力，尤其是对女客；不要握而无力，不要久不放手，东张西

望。在秘书的接待工作中，可以称来客“同志”、“先生”、小姐”、“女士”。还可以称对方的职务或职业，称呼之后，是问候“您好”！3123456（三）秘书应坚持热情适度、礼仪周全的接待原则秘书应该时刻清楚，来访者是本公司、

本单位的客人，自己只是代表公司、但作为做接待工作的秘书，接待工作的核心是明确客人来意，尽快处理事宜。确认需要引见的，秘书要先与其联系。秘书对要求见自己的领导、上司的来客，一般应坚持事先约定的原则。如果引导客人到其他地方、秘书要注意

（见图6-30）。图6-30引导客人注意事项引导客人注意事项一般应该走在客人左前方数步将办公桌上的文书收拾好再离开无人服务电梯先进后出,有人服务电梯后进后出进出门时，主动为客人开门,走旋转门时，不要与客人同走一扇为来客引见介绍时，秘书要注意（见图6-31

）。图6-31来客引见介绍的注意事项来客引见介绍的注意事项站立介绍，尽量不要背对任何一位引见介绍完，稍事服务微笑退出，走时面向室内关门细心地记住别人介绍给你的每一位引见介绍顺序是被尊敬、被照顾的一方应先知道自己见到的是谁礼貌地以手示帮助介绍,手臂向被介绍者微伸，手心向上介绍被

介绍人的单位职务尽量简明需要稍候被会见的客人和直接由秘书接谈的客人，都应受到及时的热情招待。彼此确认身份后，马上为来客让座或让进会客室。及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人习惯饮何种饮品。对等

待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可以送上报纸、杂志等。接谈来客前应准备好笔和记录纸或登记册，耐心倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，要尽量答复、办妥；不能答复的，要做周到的解释，不能办妥的，要约定下次协商的时间或办妥时限。1234来客告辞,秘书要起身相送。一般领导、上司约见的客人

也可以由秘书送出。对一般客人秘书可以只送到楼梯口或电梯处。秘书要为客人叫电梯并陪客人等电梯，握别后，目送客人乘电梯或走下楼梯离去。尊贵的客人，送至大厅门口或办公楼外，甚至要为客人叫好出租车，握别后，要目送客人离去再返身。（四）秘书应坚持接待工作有始有终，始终如一的原则秘书在接待工作中，

不能因为初次接触一个陌生的来客而冷漠、拘谨，也不能因为仅仅是工作中一面之交而人走茶凉。秘书在具体接待中应注意（见图6-32）。图6-32秘书在具体接待中应注意的事项秘书在具体接待中应注意的事项认真做好接待记录，对每一位来客

的事项应有妥当的交待态度和蔼、诚恳、接谈认真负责，介绍情况实在、有分寸随时准备放下手头工作，热情接待来客不因个人感情影响对来客的礼仪和态度（五）秘书应注意“上下区分，内外有别”的原则上下区分一般指上下级机关之间的接待工作

原则。“上、下”是指来客来访者的单位与秘书本身的机关单位的上下关系。来客是上级领导机关的，秘书应做好以下四点（见图6-33）。1图6-33接待上级单位应注意的事项接待上级单位应注意的事项陪同中不主谈，不问不谈不可在本单位领导面前向上级领导评价本单位工作特殊情况需要秘书汇报

情况的，要实事求是。在听取指示时要认真记录秘书负责最初的礼节性接待和会晤服务，是否陪同则由单位领导决定来客是平级单位或不相隶属单位的，秘书应做好以下四点（见图6-34）。图6-34接待平级单位应注意的事项接待平级单位应注意的事项对方是领导应领导接待,领导不在可由秘书

接待接待热情，注意联络感情对接待中涉及的问题，秘书不擅自做主，明确表示要汇报给领导才能决定来客是下级单位的，秘书应做好以下四点（见图6-35）。图6-35接待下级单位应注意的事项接待下级单位应注意的事项一般情况应主要由秘书接待、接谈工作

属其他职能部门的做好介绍转办工作属于自己职权范围能回答的，要尽量解决。难以解决的问题，要请示给领导对不清楚的问题不擅自做答来宾是新闻媒体的，秘书应做好以下四点（见图6-36）。图6-36接待新闻媒体应注意的事项接待新闻媒体应注意的事项要热情配合，为

其提供方便对于所要报道的内容要慎重，提供信息要实在一般情况都是由秘书部门主要做接待工作没有把握的问题不擅自主张决定“内外有别”是对国家而言，对外国友人要与国人有区别，这不仅表现在礼仪上，主要表现在接待原则上（见图6-37）。图6-37接

待原则2接待原则按国家或地方单位统一的政策、方针、法规、标准、业务要求等办理接待对来宾要平等对待；尊重是互相的，随俗也是互相的遵守重礼仪讲实效的原则尤其要遵守保密的原则四、信访工作信访工作是政府联系群众，解决基层工作中存在问题的重要手段。在企业公司，没有信访工作一项，但是也会有提意见建

议的，一般归接待工作处理。接待上访人员，要讲究工作方法，一是要热情友善，二是要坚持原则，三是耐心疏导，四是要高度负责，具体内容如表6-7所示。表6-7接待上访人员的方法接待上访人员的方法要求热情友善不论上访者反映的是什么问题、什么情况，接待人员都应本着全心全意为

人民服务的态度，热情、礼貌地接待，这样有利于双方的沟通，有利于问题的解决耐心疏导上访者的心情难免比较复杂急躁，有的上访者甚至想法单一或认识偏激，遇到这种情况，接待者一定要有耐心，在听取他们讲述之后，根据实际情况及时准确地处理高度负责要把处理好上访者反映的情况和问

题看成是改进工作和稳定社会的大事来抓，该处理的要按政策及时处理，该立案的一定要根据立案标准坚决立案查处坚持原则在处理上访者的问题时，遇到的情况可能会比较复杂，不论遇到什么情况，接待者都必须保持冷静，坚持实事求是的原则，在处理过程中，要讲政策，讲原则，不能随意许愿，

更不能违反原则答复办理上访者提出的要求做好信访工作，要注意以下问题，如表6-8所示。表6-8信访工作应注意的事项序号步骤注意事项1登记建立登记制度，来信上访均应单独编号登记2呈阅对具有政策性、普遍性、倾向性、重要性的来信上访材

料，及时填写《信访处理单》等，连同原信和上访材料，呈报有关领导阅批3交办凡上级组织或领导人阅批的重要信访文书，信访部门都可以将领导批示的复印件转交有关主管部门调查核实和处理，并限期汇报对信访事件的处理结果4转办一般的信访，受理机关可按“分级负责、归口办理

”的原则，将信访材料转交有关地区、部门或单位处理，并责成他们答复信访人5催办对本地区、本系统的信访工作和交办到各地、各部门处理的信访文书，应及时进行检查督促。久拖不决的问题可采用查办的方法解决续表序号步骤注意事项

6回告各承办单位对于领导人批办后直接办理的信访事项应在30日内办理完毕。情况复杂时，可延长时限，对交办的信访事项，应当自收到之日起90日内办结，并将办理结果报告交办单位。对转办的信访事项，应当自收到之日起

90日内办结，并视情况向转办单位回复办理结果7审结原交办单位对承办单位上报信访问题处理结果的回告材料，要认真审查，及时结案。上报的结论和处理意见，必有申述者签署的意见8复信对信访的处理结果，应分别情况，给信访人书面复信或口头答复。复信要

注意签署日期，加盖公章，留存底稿。若口头答复，应记录存档，以备查考9归档各级信访部门在信访工作中形成的、属于立卷归档范围的文件、材料、人民来信，均应按性质分类整理、立卷归档，建立信访档案10保密与回避在办理信访事项的过程中，不得将检举、揭发、控告材料及有关情况透露或转交揭发控

告人的单位；严格控制信访文书的传阅范围；不得向外透露工作秘密；不得丢失、藏匿或擅自销毁信访文书；办理信访的工作人员与信访事项或信访人有直接利害关系者，应当回避五、印章的管理和使用掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、负责人印章等。公章是一个机关、单位或

社会组织的正式印章，是其具有合法性的标志，是行使其职权的凭信。公章可分为两种（见图6-38）。图6-38公章的分类公章的分类圆形椭圆形或方形国内公章，规格有明确规定国际公章印文用中文宋体或简体，自左向右环行或自左至右横行，一般用全称一般是外文居右上方，中文居左下方，且须

用繁体字公章一般由上级制发，如需自行刻制必须报经公安机关批准，并在指定处刻制。专用章是为某种专门业务刻制的印章，如“财务专用章”，“合同专用章”等，它不代表机关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的业务权力。专用章可以是

圆形，也可以是椭圆形、方形、菱形或长方形。手章是负责人印章，是机关、单位主要负责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权，因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合同等，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手章才能生效。印章的应用应注意以下四个方面，如表6-9所示

。表6-9印章的应用应注意的事项要求具体内容管理印章要有制度对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章使用印章要慎重要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章

事由、用章批准人、用章印数等使用印章事前认真检查看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印盖章位置准确要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清

晰印章必须妥善保管须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面六、开具各种信函开具或拟写各种信函文件，是办公室日常工作之一。常开具的信函有：介绍信、证明信。常拟写的信函有慰问信、邀请函

、聘书等。（一）介绍信介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。介绍信的种类介绍信大致分三种：打印成文，不留存根的印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用一般公文

纸书写的介绍信。1介绍信的写作介绍信包括以下内容，如表6-10所示。表6-10介绍信的内容内容具体要求上款指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号介绍事项包括：持

介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等落款写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章附注一般写介绍信的有

效期限2书信式介绍信例文6介绍信××公司负责同志:今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。此致敬礼!××实用技术研究所（盖公章）二○○二年×月×日1不带存根的印刷介绍信例文7××市××局介

绍信___负责同志：兹介绍_____同志前往你处________事宜，请接洽并予协助。（有效期___天）××市××局（盖章）二○○二年×月×日2带存根的印刷介绍信例文8介绍信（存根）___字___号____等______名同志，前往___

___联系_______事宜。年月日介绍信___字___号兹有_____等______名同志，前往________联系_____事宜，望接洽并予协助。此致敬礼!×××（盖章）年月日3（二）证明信证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称为“证明

”或“证明书”。证明信的种类证明信可以有以下几种分类，如表6-11所示。1表6-11证明信的种类分类标准种类从内容上以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信从格式上固定形式的证明信和非固定形式的证明信从证明信的用途来看证件式

的证明信、作为材料存入档案的证明信和证明证件丢失等情况的证明信证明信的写作一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期组成（见图6-39）。图6-39证明信的写作2标题上款正文落款在第一行中间冠以“证明信”或“证明书”，或写明“关于×××同志××情况的证明顶格写上需要证明的单位

名称，之后加冒号另起一行空两格写明被证明事项的全部事实。写完后，另起一行空两格写特此证明在正文右下方署上证明单位名称，并加盖公章或私章，否则证明无效撰写证明信要认真负责，必须对被证明的人或需证明的事情实事求是，要做到字必有据，用语准确，切不可含糊其辞，模棱两可。书

写时不能用红笔或铅笔，必须使用钢笔或毛笔。如有涂改，须在涂改处加盖公章或印上证明人的指纹。所拟证明信应予登记，留有存根或底稿，以备查考。邮寄证明信，应使用挂号方式，以免丢失。固定式证明书信例文9证明信

×校办字×号兹证明我校××同志（男），因公到___，请解决交通、住宿问题。特此证明××××（盖章）二○○二年×月×日1作为证件用的证明信例文10证明信我厂工程师×××同志，技术员×××同志，前往湖南、广东、安徽等省，检查并修理我厂出产的××牌热水器，希有关单位给予帮助。特此证明××省×

×市×××厂（公章）二○○二年×月×日2作为材料存入档案的证明信例文11证明信××大学党支部：×年×月×日来信收到。根据信中要求，现将你校××同志的爱人、××同志的情况介绍如下：××同志，现年××岁，中共党员，是我校中文系教师。该同志和家

庭历史以及社会关系均清楚。该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模范教师。特此证明××省××市××大学党支部（公章）二○○二年×月×日3个人出具的证明信例文12××局负责同志：王××原为校中文系××级学生，曾担任前学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校各项规章制度，没有参与任何不利

于安定团结的活动。特此证明证明人：李××二○○二年×月×日4（三）推荐信推荐信是一种向用人单位荐举人才的书信。有向某单位自荐的，也有第三者荐举的。要把被推荐的人的基本情况以及要推荐或自荐的理由写清楚。要全面、实事求是地介绍被推荐人的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供真实情况。如果

以个人名义写推荐信，要在信中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关系。（四）邀请函邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书信。邀请函的写作内容有以下四点，如表6-12所示。表6-12邀请函的写作内容

内容要求标题在封面或第一行中间写“邀请书”字样上款被邀请单位（或个人）名称单占一行，顶格书写正文写活动内容、时间、地点落款邀请单位（或个人）名称、发出邀请的日期例文13邀请函尊敬的×××教授：本学会决定于2001年5月×日在省城华祥宾馆举办民

间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。务请拨冗出席。顺祝健康!联系人：××电话：×××××××××省文学研究会二○○一年五月×日（五）聘书聘书指聘请专家、高级职员来担任职务的书信。聘请书的写作内容如下（见

图6-40）。图6-40聘请书的写作标题正文结尾落款写“聘书”或写“聘请书”写聘请谁，担任什么职务，什么时间到任在正文的最后，另起一行，空两格写“此聘”二字，后边不加标点符号在正文的下方或偏右下方，写聘请单位全名，并加盖公章例文14聘请书兹聘请×××同志从1996年1月

1日起担任我公司营业部主任。此聘×××公司1995年12月25日七、拟写大事记一般地说，各个单位办公部门都有人负责或专管本单位的大事记工作，各职能部门相应也有人负责或专管本部门职责范围内的大事记。单位大事记，常由办公部门在年终收集各职能部门大事记，在其基础

上修订整理而成，然后送主管领导把关，审核后，打印存档。（一）大事记的概念大事记，是用于随时记载机关日常重要工作或活动简况的公文文种。所谓“大事”，指能反映本单位的重要工作或活动面貌，于今后有查考价值的事项。（二）大事记的写法大事记的结构，由标题、正文组成具体内容如下（见图6-41）。图6-

41大事记的内容包括具体事项发生的时间、地点、原因、主要过程、涉及部门与人员及结果标题正文拟写要求单位名称加年份再加文种写大事记要朴实简明准确例文15××大学1982年大事记1982年1月份1月1日放假。上午

，刘××、周××等几位校领导及党内、校办负责同志看望了陈××、邵××、于××、毛××等4名老年教师。下午，省委书记关××、副省长陈××到校看望了许××、高××、陈××等3位教授。下午4时，在校召开了知识分子座谈会，上述3位教授和陈××、邵××、毛××等10名教师参加，刘××、孙××等校领导同志也

参加了座谈会。1月3日上午，校党委常委召开会议，学习元旦社论，并研究新学期的工作设想。全校教学质量大检查开始，由孙××同志主持，教务处的同志参加。这次全校教学质量大检查主要是检查教学计划的落实、教师配备、教学效果，以总结经验，促进教学质量的提高。下午，由校团委、校学生会

召开了“五讲四美树新风”座谈会，25名学生代表参加，着重讨论了新时期大学生的行为准则问题。下午4时，××大学党委副书记一行五人到校。校党委副书记张××、宣传部部长郑××接待。客人来校的主要目的是交流学生思政工作的经验。拟活动两天后去上海。（下略）

八、领导临时交办的工作每个单位都经常会有一些临时性的工作任务，完成领导临时交办的工作任务是秘书的重要职责之一。领导临时交办的工作大多数具有时间紧、要求高、综合性强等特点。一般说来，秘书要完成并做好领导临时

交办的工作，应当注意以下问题（见图6-42）。图6-42做好领导临时交办的工作应注意的问题搞清意图注意保密准确迅速第四节秘书工作中的会计报表与银行事务本节点睛一、秘书工作中遇到的会计报表二、秘书工作涉及的银行业务在企业公司就职的秘书，其工作内容必然涉及财务和银行业务，所以了解

掌握这方面的内容对现代秘书是非常重要的。一、秘书工作中遇到的会计报表秘书工作中遇到的会计报表在工作中运用很广泛，熟练运用会计报表已成为秘书必备的意向知识。这里主要介绍三种会计报表。（一）会计报表的种类与作

用资产负债表资产负债表是反映企业在某一特定日期（月末、年末）财况为：资产部分按流动性排列，也就是按资产转换成现金的能力排列；负债部分也按流动性排列，也就是按照偿还期的近远排列；所有者权益部分按永久性程度排列，

永久性程度高的在前。资产负债表各项目基本上是根据相应的总分类账户的期末余额填列，或若干个总分类账户的期末余额填列，或若干个总分类账户的期末余额合并填列。1资产负债表的作用如下（见图6-43）。图6-43资产负债表的作用资产负债表的作用

反映企业在某一特定日期所拥有资产反映企业在某一日期所承担的债务反映企业的偿债能力反映企业某日投资者在企业中的权益反映企业的财务状况变动趋势损益表损益表，又称利润表，是总括反映企业在一定会计期间内利润（亏损）的实现情况的报表，属动

态报表。损益表将企业利润总额的构成划分为三步骤。第一步骤详列主营业务的利润构成；第二步骤反映企业营业利润的构成情况；第三步骤得出企业的利润总额。三个步骤依重要性大小从上到下依次计算排列。2损益表以附表的形式，进一步明确利润分配、商品销售的情况（见图6-44）

。图6-44附表的形式附表的形式利润分配表商品销售明细表利润分配表是反映企业利润分配情况和年末分配利润情况的会计报表商品销售明细表是反映企业商品销售利润的明细情况损益表的作用（见图6-45）。图6-45损益表的作用损益表的作用利用损益表可以评价一个企业的经营成果和盈利能力，为预测

企业的盈利趋势提供重要资料反映企业在一定会计期间内所有的收入与所有费用，并计算出报告期的利润或亏损财务状况变动表财务状况变动表，是综合反映一定会计期间内营运资金来源和运用及其增减变动情况的报表，属动态报

表。财务状况变动表的左方反映营运资金的来源和运用情况，也可以包括一部分不涉及营运资金变动的重要财务事项，主要是涉及筹资和投资的财务活动。右方反映各项流动资产和流动负债的增减情况。3财务变动表的作用如下（见图6-46）。图6-46财务变动表的作用财务变动表的作用反映企业一定时期财务状况

变动全貌反映企业营运资金变化的内在原因反映流动资产和流动负债的结构变化沟通了资产负债表与损益表（二）秘书认识会计报表的意义会计报表是定期、总括地反映企事业单位的经济活动及其结果的专门表格。在日常会计核算中，对于企事业单位在一定时期内所发生的各项经济业务都已填制会计凭证，在有关的账簿中

进行连续、系统、全面的记录。但是这些日常核算资料、比较分散，无法直接使用这些分散的会计记录来分析评价企事业单位的财务状况和经营成果。因此，有必要定期地对日常核算资料加以总结，按照一定的表格形式编制会计报表，总括地反映企事业单位的经济活动情况及其结果，为有关方面进行管理和

决策提供所需的会计信息。二、秘书工作涉及的银行业务（一）银行账户银行账户的概念和种类银行账户是指办理支付结算业务的存款人在经办银行开立的存款账户。根据规定，银行账户分为基本存款账户、一般存款账户、临时存款账户和专用存款账户四类。1基本

存款户：基本存款户是指存款人办理日常转账结算和现金收付的账户，是存款人在银行的主要存款账户。存款人发放工资、奖金等，只能通过基本存款账户办理或支取。一般存款账户：一般存款账户是指存款人在基本存款账户以外的银行建立的账户，

用以借款转存，或方便不在同一地点的附属的非独立核算的下级单位。存款人可以通过该账户办理转账结算和现金缴存，但不能办现金支取。临时存款账户：临时存款账户是指存款人因临时经营活动需要开立的账户。存款人可以通过该账户办理转账结算和根据国家现金管理的规定办理现金收付。专用

存款账户：专用存款账户是指存款人因特定用途需要开立的账户。开立银行账户的条件和程序开立基本存款账户的条件和程序。根据规定，下列存款人可以申请开立基本存款账户：企业法人；企业法人内部单独核算的单位；管理财政预算资金和预算外资金的财政部门；实行财政预算管理的行政

机关、事业单位；2团级以上军队、武警单位；外国驻华机构；社会团体；单位附设的食堂、招待所、幼儿园；外地常设机构；私营企业、个体经济户、承包户和个人。存款人申请开立基本存款账户，应填制开户申请书，向开户银行出具下列证明文件之一（见图6-47）。图6-47申请人需出具的文

件当地工商行政管理机关核发的《企业法人执照》中央或地方编制委员会、人事、民政等部门的批文军队军以上、武警总队财务部门的开户证明驻地有权部门对外地常设机构的批文单位对附设机构同意开户的证明个人的居民身份证和户口

簿承包双方签订的承包协议然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经银行审核同意，并凭中国人民银行当地分支机构核发的开户许可证，即可开立该账户。开立一般存款账户的条件和程序。根据规定，下列情况的存款人可以申请开立一般存款账户；①在基本存款账户以外的银行取得借款的单位和个

人；②与基本存款账户的存款人不在同一地点的附属非独立核算单位。申请人需出具的文件如下（见图6-48）。图6-48申请人需出具的文件借款合同或借款借据基本存款账户的存款人同意其附属的非独立核算单位开户证明申请人需出具的文件然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经

银行审核同意后，即可开立该账户。开立临时存款账户的条件和程序。根据规定，下列情况的存款人可以申请开立临时存款账户：①外地临时机构；②临时经营活动需要的单位和个人。申请人需出具的文件如下（见图6-49）。图6-49申请人需

出具的文件当地工商行政管理机关核发的临时执照当地有权部门同意设立外来临时机构的批件申请人需出具的文件然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经银行审核同意后，即可开立该账户。开立专用存款账户的条件和程序。根据规定，存款人有下列特殊用途的

资金可以申请开立专用存款账户：①基本建设的资金；②更新改造的资金；③特定用途需要专户管理的资金。申请人需出具的文件如下（见图6-50）。图6-50申请人需出具的文件经有权部门批准立项的文件国家有关文件的规定申请人需出具的文件然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经银行审核同意后，即可开立该账户。银行账

户的变更和撤销银行账户的变更是指银行账户名称的变更和开户银行的变更。3银行账户撤销时，存款人必须与开户银行核对账户余额，经开户银行审核同意后，办理销户手续，并交回各种重要空白凭证和开户许可证；开户银行对已开户一年，但未

发生任何业务的账户，应通知存款人自发出通知30日内到开户银行办理销户手续，逾期视同自愿销户。（二）票据票据是支付结算的重要手段。票据在运用时，必须遵守《票据法》、《票据管理实施办法》和《支付结算办法》。票据的概念票据是

指《票据法》所规定的由出票人依法签发的、约定自己或者委托付款人在见票时或指定的日期向收款人或持票人无条件支付一定金额并可转让的有价证券，包括汇票、本票和支票。一般来讲，票据具有信用、支付、汇兑和结算等职能。1票据当事人

票据当事人是指票据法律关系中享有票据权利、承担票据义务的当事人，也称票据法律关系主体。票据当事人包括出票人、付款人和收款人，他们是票据的基本当事人，是在票据作成和交付时就业已存在的当事人，是构成票据法

律关系的必要主体。此外，承兑人、背书人、被背书人、保证人等也是当事人，但他们是在票据作成并交付后，通过一定的票据行为加入票据关系而享有一定权利、义务的当事人，属非基本当事人。票据权利与义务票据权利与义务内容，如表6-13所示。

23表6-13票据权利与义务内容票据权利与义务内容概念票据权利是指持票人向票据债务人请求支付票据金额的权利付款请求权指持票人向汇票的承兑人、本票的出票人、支票的付款人出示票据要求付款的权利追索权指票据当事人行使付款请求权时遭到拒绝，或其他法定原因存在时，向其前手请求偿还票据金额

及其他法定费用的权利票据义务是指票据债务人向持票人支付票据金额的责任付款义务指票据债务人向持票人支付票据金额的义务偿还义务指票据债务人向持票人偿还票据金额的义务票据行为票据行为是指能够产生票据权利与义务关系的法律行为。包括出票、背书、承兑和保证四种。4票据签

章票据签章是指票据有关当事人在票据上签名、盖章或签名加盖章的行为。票据签章是票据行为生效的重要条件，也是票据行为表现形式中不可缺少的应载事项。如果票据缺少当事人的签章，该项票据行为无效。5票据记载事项票据记载事项是指依法在票据上记

载票据相关内容的行为。票据记载事项可分为绝对记载事项、相对记载事项和任意记载事项等。绝对记载事项是指《票据法》明文规定必须记载的，如不记载，即成为票据的无效事项。相对记载事项是指《票据法》规定应该记载而未记载

，但适用法律的有关规定而不使票据失效的事项。6票据丧失票据丧失是指票据因灭失、遗失、被盗等原因而使票据权利人脱离其对票据的占有。票据丧失后可以采取以下三种形式进行补救（见图6-51）。7图6-51票据丧失后的补救票据丧失挂失止付公示催告普通诉讼

指失票人将丧失票据的情况通知付款人，由接受通知的付款人审查后暂停支付的一种方式指丧失票据的失票人直接向人民法院提起民事诉讼，要求法院送信给付款人，并要求其支付票据金额的活动指在票据丧失后由失票人向人民法院提出申请，请求人民法院以公告方式宣告所丧失的票据为无效票据的法律制度（三）常用

票据支票支票是出票人签发的、委托办理支票存款业务的银行在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。它适用于在同一票据交换区域需要支付各种款项的单位或个人。支票的出票人是在银行开立的可以使用支票的存款账户所有者。支票的付款人为支票上记载的出票人开户银行。支票的付款地为付款人所在地

。支票分为现金支票、转账支票和普通支票。在普通支票左上角划两条平行线的，为划线支票，划线支票只能用于转账，不能支取现金。1签发支票必须记载下列事项（见图6-52）。图6-52签发支票必须记载事项签发支票必须记载事项无条件支付的委托出票日期付款人名称确定

的金额出票人签章表明“支票”的字样欠缺记载任何一项的，支票都为无效。支票的记，未补记前不得背书转让。支票的提示付款期，限自出票日起10日内，超过提示付款期限要求付款的，持票人开户银行不予受理，付款人不予付款。出票人在付款人处的存款足以支

付支票金额时，付款人应当在见票当日足额付款。存款人领购支票，必须填写“票据和结算凭证领用单”并签章，签章应与预留银行的签章相符。存款账户结清时，必须将全部剩余空白支票交回银行注销。支票签发时，要注意。签发支票应

使用碳素墨水或墨汁。签发现金支票和用于支取现金的普通支票必须符合国家现金管理的规定。支票的出票人签发支票的金额不得超过付款时在付款人处实有的金额。禁止签发空头支票。支票的出票人在票据上的签章，应为其预留银行

的签章，该签章是银行审核支票付款的依据。银行也可以与出票人约定使用支付密码，作为银行审核支付支票金额的条件。出票人不得签发与其预留银行签章不符的支票；使用支付密码的，出票人不得签发支付密码错误的支票。出票人签发空头支票、签章与预留银行签章不符的支票，使用支付密码错误

的支票，银行将予以退票，并按票面金额处以5%但不低于1000元的罚款；持票人有权要求出票人赔偿支票金额2%的赔偿金。对屡次签发有误的出票人，银行将停止其签发支票的权利。持票人可以委托开户银行收款或直接向付款人提示付款。用于支取现金的支票仅

限于收款人向付款人提示付款。委托开户银行：持票人委托开户银行收款时，应作委托收款背书，在支票背面背书人签章栏签章、记载“委托收款”字样、背书日期，在被背书人栏记载开户银行名称，并将支票和填制的进账单送交开户银行。直接向付款人提示付款：持票人持用于转账

的支票向付款人提示付款时，应在支票背面背书人签章栏签章，并将支票和填制的进账单送交出票人开户银行。收款人持用于支取现金的支票向付款人提示付款时，应在支票背面“收款人签章”处签章，持票人为个人的，还需交验本人身份证件，并在支票背面注明证

件名称、号码及发证机关。银行汇票银行汇票是出票银行签发的，是见票时按照实际结算金额无条件支付给收款人或者持票人的票据。它适用于单位和个人在异地的各种款项的结算。银行汇票：银行汇票可以用于转账，标明现金字样的“银行汇票”也可以提取现金。银行汇票的出票银行为银行汇票的付款人，

银行汇票的付款地为代理付款人或出票人所在地。银行汇票的出票人在票据上的签章，应为经中国人民银行批准使用的该银行汇票专用章加其法定代表人或其授权经办人的签名或者盖章。2签发银行汇票必须记载下列事项（见图6-

53）。图6-53签发银行汇票必须记载的事项签发银行汇票记载事项表明“银行汇票”出票金额出票人签章出票日期收款人名称无条件支付的承诺付款人名称欠缺记载以上事项之一的，银行汇票无效。银行汇票的提示付款期限自出票日起1个月。持票人超过付款期限提示付款的，代理付款人（银行）不予受理

。银行汇票的债务可以依法由保证人承担保证责任。填明“现金”字样和代理付款人的银行汇票丧失，可以由失票人通知付款人或者代理付款人挂失止付。未填明“现金”字样和代理付款人的银行汇票丧失，不得挂失申办银行汇票的基本程序。申请人使用银行汇票，应向出票银行填写“银行汇票由请书”，填

明收款人名称、汇票金额、申请人名称、申请日期等事项并签章，其签章为预留银行印。申请人或收款人为单位的，不得在“银行汇票申请书”上填明“现金”字样。出票银行受理银行汇票申请书，收妥款项后,将签发银行汇票，并用压数机压印出票金额，将银行汇票和解讫通知一并交给申请人。签发转账银行汇

票，不得填写代理付款人名称。但可由人民银行代理兑付银行汇票的商业银行，向设有分支机构地区签发转账银行汇票。申请人应将银行汇票和解讫通知一并交付给汇票上记明的收款人。银行汇票的实际结算金额低于出票金额的，其多余金额

由出票银行退交申请人。申请人因银行汇票超过付款提示期限或其他原因要求退款时，应将银行汇票和解讫通知同时提交出票银行，并提供本人身份证件或单位证明。对于代理付款银行查询的该张银行汇票，应在汇票提示付款期满后方能办理退款。申请人缺少解讫通知要求退款的，出票

银行将于银行汇票提示付款期满一个月后办理。兑付银行汇票的基本程序（见图6-54）。图6-54兑付银行汇票的基本程序收款人收到银行汇票时，应审查全部事项对银行汇票审查无误后，应在出票金额以内，根据实际需要的款项办理结算持票人超过期限向代理付款

银行提取付款不获付款的，必须在票据权利时效内向出票银行作出说明持票人向银行提取付款时，必须同时提交银行汇票和解讫通知，缺少任何一联，银行都将不予受理信用卡信用卡是指商业银行向个人和单位发行的，可以向特约单

位购物、消费和向银行存取现金，且具有消费信用的特制载体卡片。信用卡按使用对象分为单位卡和个人卡；按信誉等级分为金卡和银卡。3申领信用卡的基本程序，如表6-14所示。表6-14申领信用卡的基本程序申领信用卡的基本程序要求凡在中国境内金融机构开立基

本存款账户的单位可申领单位卡单位卡可申领若干张，持卡人资格由申领单位法定代表人或其委托的代理人书面指定和注销单位或个人申领信用卡，应按规定填制申请表，连同有关资料一并送交发卡银行符合条件并按银行要求交存一定金额的备用金后，银行为申领人开立信用卡存款账户，并发给信用卡续表申领信用卡的基本程序要求单

位卡账户的资金一律从其基本存款账户转账存入，不得交存现金，不得将销货收入的款项存入单位卡账户严禁将单位的款项存入个人卡账户确定信用卡备用金存款利息按照中国人民银行规定的活期存款利率及计息办法计算发卡银行应当认真审查信用卡申请人的资信程度，并据此要求其提供担保担保

的方式可采用保证、抵押或质押信用卡使用的基本规定。信用卡仅限于合法持卡人使用，持卡人不得出租或转借信用卡。持卡人可持信用卡在特约单位购物、消费。单位卡不得用于10万元以上的商品交易和劳务供应款项的结算，不得支取现金。持卡人凭卡购物、消费时，需将信用卡和身份证一并交特约单位。信用卡透支

额，金卡最高不超过1万元，普通卡最高不超过5000元。信用卡透支期限最长为60天。持卡人使用信用卡不得发生恶意透支。信用卡透支利息，自签单日或银行记账日起15日内按日息万分之五计算，超过15日按日息万分之十计算，超过30日或透支金额超过规定限额的，按日息万分之十五计算。

透支利息不分段计算，按最后期限或最高透支额的最高利率档次计算。单位卡在使用过程中，需要向其账户续存资金的，一律从其基本存款账户转账存入。信用卡丧失，持卡人应立即持本人身份证件或其他有效证明，并按规定提供有关情况，向发卡银行或代办银行

申请挂失，办理挂失手续。持卡人不需要继续使用信用卡时，应持信用卡主动到发卡银行办理销户。销户时单位卡账户余额转入其基本存款账户，不得提取现金。发卡银行办理销户，应当收回信用卡。有效信用卡无法收回的，应当将其止付。（四）秘书懂得银行业务的意义银行业务是指开立银行账户、使用各种

票据和信用卡的知识。这些知识是创办公司或完成办公室工作，尤其是完成领导直接交办的临时性工作所不能缺少的。当代秘书，不可能仅承担办公室的一般文职工作，在现代公司中，集中管理事务的办公室需要工作人员懂得上述知识，协助领导处理与银行业务相关的工作，处理工作人员票据业务事故和

办理与银行相关的各种手续。第五节现代办公设备与现代交通工具本节点睛一、现代办公设备的使用二、现代交通工具的掌握使用好现代办公设备是现代秘书的一项重要技能。随着科学技术的提高，现代办公设备的种类和技术也在与时俱进，因此对秘书的要求也越来越高。一、现代办

公设备的使用主要介绍秘书在日常工作中经常要用的办公设备，侧重于介绍设备的性能和一般使用维护常识。（一）常用办公设备介绍主要介绍三类设备。文字处理设备这里主要介绍计算机、静电复印机、打印机、小型速印机。计

算机计算机在办公自动化设备中居首要地位。人们可以利用微机处理文字、图像，处理财务数据，运用计算机进行网络通讯……可以说，不掌握计算机应用技术，就无法实现办公自动化。对于办公室工作来说，应从满足工作需要出发，没有必要盲目追赶计算机升级的潮流，以

免浪费资金。11计算机在日常使用中要注意维护，应当做到（见图6-55）。图6-55计算机在日常使用中的维护计算机在日常使用中的维护防范病毒，避免破坏办公文件定期运用Windows中的系统维护功能防范病毒，避

免破坏办公文件防范病毒，避免破坏办公文件静电复印机静电复印机属精密设备，其品种型号很多，结构性能也各有差异。在使用时，操作者应根据所用复印机的具体情况，严格遵守操作规范，以确保复印机的正常运行。2静电复印机的操作步骤，如表6-15所示。表6-15静电复印机的操作步骤

序号操作步骤操作1开机预热接通电源开关后，定影器开始预热升温，此时面板上显示出预热等待信号，待信号消失后即可复印2放置原稿将原稿放在稿台玻璃板相应的标志线之内，复印纸的大小和输纸方向应与原稿的大小和放置方向一致，然后用盖板压紧原稿3复印纸的选择与安装选定复印纸尺寸后，将

复印纸抖松，以便清除静电，防止粘连，并将断裂、破损、有毛边的复印纸挑出，然后将纸磕齐装入纸盒内，并将纸盒插到机器上续表序号操作步骤操作4复印倍率的选择对有缩放功能的复印机，复印前需预置缩放倍率，以便来确定复印纸的尺寸5确定复印份数复印前，利用复印份数键或

旋钮，将所设定的复印份数表示出来，若预置有误，还可通过清除键清除后重新设定6调节曝光量根据原稿的深浅和反差，利用浓度调节杆（或旋钮）改变光缝的宽度或改变曝光灯亮度来调节曝光量7开始复印待预热指示灯熄灭，复印指示灯亮时，即可按下复印按钮，开机复印8

复印完毕从接纸盘上取出复印品，进行整理、装订，并将原稿从稿台上取下整理好在复印过程中，由于设备、操作和技术等原因会使复印品产生各种缺陷。常见的复印品缺陷主要有：底灰大、颜色浅；图像模糊、颜色浓淡不均匀；复印品出现白点或

白条,或出现黑点或黑条；复印品全白、复印品全黑。静电复印机的保养和维护包括以下三方面（见图6-56）。图6-56静电复印机的保养和维护经常性保养定期检查和维护消耗材料和易损件的更换与补充包括清除感光版、电极丝、屏蔽罩等易污染部位的污垢，对

其进行吹拂或擦拭主要是做好机件的全面清洁、润滑、调整以及更换易损件和失效的零部件等工作包括感光鼓的更换、墨粉的补充、复印纸的补充打印机打印机是计算机重要的外围设备，主要有三种类型：一是针头式打印机、二是喷墨打印机、三是激光打印机。3喷墨打印机：有中高低三档产品

。一般办公室至少应使用中档机，保证打印质量。现在市场销售的爱普森牌喷墨打印机和惠普牌喷墨打印机质量均较好，能够满足日常使用。打印出来的文件比较适合存档，墨渍吃进打印纸，文件存放时间比较长。激光打印机：激光打印机噪音小、速度快、打印出来的文件字迹美观，就是价格相对贵一些，但皮实耐用。目前普

通激光打印机均为黑色墨迹，彩色激光机的价格过于昂贵。激光打印机打印出来的文件比较美观，但字迹的形成是将硒鼓粉用热压的方式压在纸面上的，对长久保存的文件来说，不很适宜。打印机平时使用时要注意防尘，尤其是喷墨打印机，更要注意墨盒中的喷嘴不被灰尘堵塞，以免影响打印效

果。当打印时，出现笔画断线或局部墨色不匀时，可能出现的问题是：墨盒无墨，或硒鼓鼓粉不足；墨盒喷嘴部分堵塞，或硒鼓损伤。可摘下墨盒或拔出硒鼓进行辨识。小型速印机其工作原理是用激光烧制印刷纸版，通过纸版渗透油墨字迹印制到普通纸张上的。其优点和缺点，如表6-16所示。表6-16小型速印机的优点和缺

点特点优点缺点小型速印机使用方便，印刷速度快，成本低一是制一次版印刷份数受到一定限制，一般不能超过1000张二是不便于双面印刷三是不能印刷彩色文件4速印机在使用时，要注意定期清洁机箱内的印刷滚筒，防止干枯残墨堵塞钢网网眼，导

致印刷效果下降。清洁方法，一般可采用以煤油或汽油为稀释剂，用毛刷蘸取，刷干净为止。文件存储设备文件存储设备包括录音机、磁带录像机、摄像机、刻盘机。录音机在秘书工作中，常用于会议讲话录音。录音时，需要注意的是，如表6-17所示。12表6-17使

用录音机应注意的事项使用过程要求录音前要事先检查录音机是否工作正常录音时尽量使用外置话筒，避免机器内马达震动带来的录音中的噪音，不要按错键，导致误抹和漏录，录音要选择质量较好的磁带录音后对录放磁头、抹音头、主导轴、压带轮进行清洗，擦去尘埃、磁粉等污垢磁带

录像机按所用磁带宽度的不同，可分为2英寸、1英寸、3/4英寸、1/2英寸和8毫米录像机。磁带录像机在使用中应注意的事项（见图6-57）。图6-57磁带录像机在使用中注意的事项2注意的事项在开机前，首先将各线路接通录制前，将录制源节目在电视画面调节清晰后再开机录制后

的磁带要妥善保管摄像机目前摄像机发展的趋势是将数码相机与摄像机合二为一，使之具有摄像和剪辑数字照片的功能。摄像机在使用中要注意把增益、光圈、快门、聚焦、变焦等均选在合适的位置，在实际拍摄的光源条件下，

调好白平衡，选择拍摄对象后，要选择适当的拍摄角度、高度和距离，使显示屏中的图像具有恰当背景和突出主要内容的构图。要学会恰当地运用推、拉、摇、移、跟等拍摄技术，以保证拍摄质量。使用摄像机要严格按照说明书来操作，不要使摄像机受到碰撞和震动。3刻盘机刻盘机有两

类。一类是大规模印制光盘的机器，属于工业设备。一类是微型的光盘刻写设施，属于计算机的外围设备。刻盘机分为内置式和外置式。内置式是安装在计算机内，占据一个光驱位置的刻写光驱。外置式外形像一台小型仪器，使用时需要用专用连线与计算机连接。4目前生产的刻盘机都可以刻写两种光盘

。一种是可多次擦写的光盘，一种是一次性刻写光盘。目前市场所售光盘，通常容量在600M以上，可以刻写较多的文字资料，或刻写较完整的音像资料。传输设备传输设备包括电话机、传真机、计算机网络和互联网。电话机电话机包括程控电话机、电视电话、移动电话。程控电话机程控电话

机是在电子计算机程序的控制下进行自动转接的自动电话机，具有自动拨号、多次重拨、自动计时、储存电话号码、免提通话等多种功能。13电视电话电视电话是电话通信技术同电视技术、大规模集成电路和数字处理技术相结合的产物。这种新式通信设备不仅可以传送声音，还可以传递通话双

方的现场画面以及文件、图表、实物等图像信息。电视电话主要由电话机、电视摄像机和电视接收机三部分组成。在通话时，利用摄像机将现场画面传递给对方，同时利用接收机将对方的现场画面显示在屏幕上。移动电话移动电话是指移动点与固

定点或两个移动点之间的通信，这是一种有线通信和无线通信相结合的通信方式。移动电话在我国已广泛使用，它将具有广阔的发展前途。传真机传真是利用有线电路对各种图文原稿进行远距离真迹传送的通信技术。传真机的操作使用方法如下（见图6-58）。图6-58传真机

的操作使用方法2将欲发送原稿放入传真机内，并根据原稿情况选择发送参数拨通对方电话，听到回答信号后，这时可按下启动键开始发送，放下话筒接收方接到发送方的电话，通话后便可放下话筒按下启动键，开始接收以理光RIFAX580为例，说明换纸步骤（见图6-59）

。图6-59换纸步骤放入记录纸，将纸拉出至超出绿色带约5cm。装上侧板，盖好上盖把记录纸侧板调到适合记录纸幅宽的位置，取出侧板打开传真机的上盖在操作时应注意原稿的质量，防止发生堵塞、卡纸等事故。纸张太厚或太薄的文件，有皱褶、卷曲、潮湿、切边不齐的文件都

不宜发送。文件发送前，应将文件上的曲别针、订书钉、胶带等全部去掉，以免造成机械故障；使用时，若机器发出堵纸信号时，应及时将卡住的原稿取出。计算机网络和互联网网络是利用通信线路和通信设备，用一定的连接方法，把分布在不同地点的具有独立功能的多台计算机系统相互连接在一起，在网络软件的支持下进行数

据通信，实现资源共享的系统。国际互联网（Internet）是世界最大的国际性计算机互联网络，是一个建立在各种各样的计算机网络之上的网络，众多网络用户的参与使Internet成为宝贵的信息资源。3（二）秘书运用计算机所进行的工作运用计算机进行

文字处理是秘书的经常性工作，要求秘书能够熟练掌握录入方法，至少能够熟练掌握两种以上的文字处理软件的操作，能够运用软件进行录入和排版工作。汉字录入计算机中的汉字录入方法，主要为两大类，一是笔画字形类，二是拼音类。目前这两类的突出代表是五笔字型输入法和智能

ABC输入法。1编辑文件目前主要使用的汉字编辑软件有微软公司的Word97和Word2000，以及国产软件WPS2000和CCED2000。数据处理主要应用MSExcel2000和MSAccess或FoxPro以及CCED2000。其中以Excel和Access的应用最为普遍，以

CCED000的应用最简便。编辑网页以Word2000和Frontpage比较直观简便。2作为职业秘书，在日常办公室工作中，要能够运用上述软件，完成以下工作，如表6-18所示。表6-18常用软件应用范围工作使用软件具体应用范围编辑文件Word编辑文件，排版打印。输出的文件为DOC文件WPS编辑文

件，排版打印。输出的文件为WPS文件CCED编辑文件，排版打印。输出的文件为CED文件数据处理Excel数据处理，可读入Fox表文件，或直接建立工作表进行数据的统计、合计，排序续表工作使用软件具体应用范

围数据处理Access可链接或读入Fox表文件、Excel文件，或直接建立表，运用模块构建小型管理系统，对数据进行统计、合计、排序、打印FoxPro可链接Excel文件，或直接建立表，运用模块构建小型管理系统，对数据进行统计、合计、排序、打印CCED可读入Fox表文件、Excel文件，

或直接建立表，对数据进行统计、合计、排序网页编辑Word编辑网页，包括使用框架、插入图片、按钮、录像剪辑、声音文件等Frontpage在Word编辑的HTML文件的基础上，对文件进行修改，定义框架属性、网页属性等，并将生成的

各个网页链接为完整的系统作为职业秘书，需要能够熟练使用Word录Excel处理有关数据的统计、排序等，对于经常需要处理的报表，要能够运用Access或FoxPro编制小型管理系统，以提高工作效率。运用Word和Frontpage编辑网页，或者借助网页编辑技术，将机关

文件或本部门文件组成系统，编辑成网页型光盘。因网页技术可以简便地将各类文件链接在一起，有利于形成成熟的电子文档，便于检索和查询。三种汉字编辑软件的应用特色主要介绍Word97/2000、WPS2000、CCED2000。Word97/2000由于它们采用

视窗技术，运用对话框进行人机对话，方便了使用者，因此迅速占领市场，已成为了编辑软件的主流，其优点和缺点，如表6-191优点缺点直观，所见即所得表格设置和计算应用与专用表格软件相比，还有差距兼容多种类型文件文件中的序号，若采用自动生成方式

，则其间距不合乎中文排版的习惯；若修改删销序号，受自动生成功能的控制，容易出现编号错误所编成的文件为DOC类型文件，可以转为TXT文本文件，也可以转换为HTML网页文件，方便不同要求的制作可插入多种控件，方便网页制作能够较好地检查英文拼写错误表6-

19Word97/2000的优点和缺点WPS2000国产软件WPS2000，其使用方法与Word接近。该软件是为中文排版专门设计的，字库字形美观、排版更符合中文习惯。这里要介绍的是它独有的一项特殊功能，即其文字处理方面的段落重排、删

除空段的功能。a.段落重排主要用于消除文件中的死回车符。用鼠标点击段落重排提示，WPS将自动消除自然段文字中的死回车符号。这项功能对于秘书工作很有帮助，可用于处理网络下载文件和单位过去存档的DOS环境下所形成的具有死回车符的文件。b.删除空段指消除无文字的空行。操作

方法同上。CCED2000CCED2000是汉字编辑与表格软件。可以运用它作为表格处理的补充。CCED2000的界面也是仿Word的，因此我们不会发生使用困难。其数据计算与表格处理的方法如下：a.四则运算只要在任何行输

入四则运算的公式即可进行计算。乘号用“*”表示；除号用“/”表示，加号用“+”表示；减号用“-”表示。四则运算符都是半角字符。我们可用CCED此项功能处理一般计算问题。b.制表CCED2000制表有三种方式，一是自动制表。在上拉条中选择“制表”栏，再选择“自动生成表格”，用鼠标点击后在屏幕下方将出

现对话框，键入你所要的表格数据。二是用鼠标点击“鼠标拖动法”，可直接拖动生成表格。三是用键盘键制表。按“Ctrl+D”键，即可移动光标键，随意画表。Ctrl+左右上下光标键，可对已画线进行修改和删除。“Ctrl+DD”关闭画线功能。CCED2

000画线辅助功能键：F6键为表格拓宽键，Shift+F6键为表格变窄键，Ctrl+|键为添加竖线键，c.表格中的数据计算其方法是，定义要计算数据的“块”，然后在表格的下方，输入行计算公式，然后用鼠标点击上拉条中的“数据

”，出现对话框后，点击“计算或取表列文字”即可在表格中获得所要的行计算结果。如果进行列计算，定义“块”数例如：求列统计结果，求下表中的“基本工资”列总额，见表6-20所示。表6-20基本工资表序姓名基本工资加班费伙食补贴病事假所得税实发金额1令狐冲2500.00120.00300.002晴

格格1800.00600.00400.00200.003武媚娘4000.00900.00460.00150.00合计1620.001160.00350.00其操作过程是：先将基本工资中数据用F8键进行块定义。即

在所选择的块首字符处按F8一次，再到块尾字符处按F8一次，使上述表格的指定区域出现颜色，然后将光标移动到第四行“基本工资”列，进入菜单选择“列求和”回车即可。回车后，将出现列求和的数据。例如：求行计算结果

，求下表中的“实发金额”总额。其公式为：“CN=C3+C4+C5-C6/C7,2”CN表示求和的列C3+C4+C5-C6/C7表示取读数据的列；C表示列，具体数字表示列是第几列；“+”或“-”根据实际需要而定；“,2”表示结果数字保留两位小数，逗号为数据分隔符，数字表示小数的

位数。将公式输入后，然后用块定义取读的行，将光标移动到公式的尾部，选择菜单中的“计算或取表列文字”回车表6-21基本工资表序姓名基本工资加班费伙食补贴病事假所得税实发金额1令狐冲2500.00120.00300.002晴格格1800.00600

.00400.00200.003武媚娘4000.00900.00460.00150.00合计8300.001620.001160.00350.00回车后，即在所求表格中获得计算结果,如表6-22所示。表6-22基本工资表序姓名基本工资加

班费伙食补贴病事假所得税实发金额1令狐冲2500.00120.00300.002920.002晴格格1800.00600.00400.00200.002600.003武媚娘4000.00900.00460.00150.005210.00合计8300.00

1620.001160.00350.0010730.00d.表格中的数据排序先定义排序范围的“块”，然后在上拉条中用鼠标点击“数据”，出现对话框后点击“排序”，这回出现对话框，请你选择排序的性质，“升序”，即数据由小到大排列；“降序”，即数据由大到小排列。使用者可根据需

要选择升序或降序。提高文件编辑和排版的水平作为秘书人员，要具有一定水平的汉字文件排版能力，至少要满足制作标准文件与单位宣传材料的需要。根据办公实际情况，工作者应当做到以下几点：2熟悉所使用的编辑软件的快捷键很多

人满足于使用鼠标来完成软件的操作，但针对秘书工作而言，因需要提高工作效率，所以至少应掌握编辑软件的常用快捷键。使用快捷键可有效地省去部分时间，提高工作效率。编辑文件要注意先定义页面设置根据国家质量技术监督局有关文件，标准公文用纸为A4型。因此打印文件，必

须在计算机中将页面设置为A4型，将左右页边距设为28mm，天头和地脚均为37mm，版心下至页码为7mm。恰当选用字号和字形根据国家质量技术监督局有关文件，标准公文一律每行28个字，每页22行。可在Word的页面设置中，先定义页面边距，然后在“文档网格”中定义页面每行的字数和每页的行数。公

文的正文一律用3号仿宋体字。文头即发文机关标识，可选用1号小标宋体字，并定义为红色，其上边缘位于版心上边缘为25mm。文件其他各要素标识一般为3号黑体字。发文字号的括号，一文件中的插图最好使用JPEG型文件文件中若有插图，最好使用JPEG型文件，而尽量少使用占

字节多的BMP型文件。如果图片需要调整大小，最好是在先行在图片处理软件中缩小或放大后再行插入，这样可避免降低图片的清晰度。掌握电子文档的编辑技术所谓文档，指系列文件的组卷。将一组或数组案卷录入编辑为HTML网页文件，在网页首页编排

目录进行链接，就可以形成完整的电子文档。电子文档便于保存、检索和查询。一般电子文档制作过程如下。将单位文件转换为HTML文件或图像JPEG型文件一般Word编辑的文件可直接用另存的方式将Word编辑的DOC文件转换为HTML文件。转换完毕的文件要存在指定的文件夹内，以备

使用。若待编辑的文件是纸质文件，可用扫描仪扫描，或转换为文本文件，或存为图像JPEG型文件。存为图像JPEG型文件，比较省事，不需要校对，且保证与原文件一样。设计电子文档网页及其文件夹层次一般网页设计要考虑使用“框架”。所谓“框架”是在同一网页中显示不同区域内容的结构分

割性的插件。将其插入网页，可合理分割网页显示区域。至少需要有三个显示区域，即一个区域显示文档标志，包括单位和部门名称、案卷名称、保存年限、立卷人姓名等；一个区域显示案卷目录，并起到链接具体文件的作用；一个区域显示文件内容。因此电

子文档，需要先根据此设计建立文档文件夹，然后建立子文件夹。运用链接手段，将文档组成整体进入“我的电脑”，打开Index子文件夹，用鼠标点击起始页面文件，这个文件也应当由Word初步生成，后转为HTML型文件，这样网页浏览器将自动显示该文件。此时从上拉条中选择Frontpage编辑该文

件，用鼠标点击后，将出现Frontpage编辑界面。根据上拉条的提示，对其他子文件夹中的文件进行链接。文件进行链接时，需要注意选定显示文件的框架。运用刻盘机将全部文件刻入光盘在光盘上刻写自动启动文件光盘自动启动

文件为“autorun.ico”和“autorun.inf”文件。一般软盘工具软件中均有这两个文件，将其拷贝下来，用文本编辑器打开autorun.inf[autorun]OPEN=ICON=AUTORUN.ICO,0这时可在OPEN=之后键入起始页文件名。将修改后的au

torun.inf与autorun.ico拷贝到光盘根目录，即可。刻录完毕，可从刻盘机中取出该盘，插入计算机光驱。（三）掌握现代办公设备的使用是现代秘书做好工作的必要条件人们说21世纪是信息时代，是知识经济时代，是高科技迅猛发展的时代

。这就表明，这个时代的秘书工作形式与传统秘书工作形式相比，将有很大的改变。首先，市场经济与开放型的社会，给我们带来了众多信息，需要秘书工作者从中及时、迅速地提取有价值的信息供领导人参考，因此需要秘书人员能够使用现代化办公设备，尤其是必须

掌握计算机和网络技术，才能够满足工作的需要。其次，科学技术的发展加快了经济运行速度，使得人们的工作相对密度提高，各个单位必须提高工作效率才能适应社会的运行，因此，各个单位作为运行的枢纽办公室的工作效率就必须相应提高，而提高办公室工作效率的途径之一，就是必须提

高每位秘书人员的工作效率。所以掌握现代化办公设备，能够熟练地使用，就成为秘书人员不能缺少的条件。再次，根据国外办公室工作的发展经验来看，最终将发展为“文件、档案、电子一体化管理”，这是“无纸办公”发展的总趋势。中国也不会

例外。因此，掌握现代化办公设备，尤其是计算机技术，就成为每个工作人员所必须的。在不远的将来，随着办公现代化设备的普及，专职打字员、专职复印人员、专职轻印刷人员，必然退出历史舞台。因此，作为秘书人员，就必须清楚地看到，掌握现代办公设备的使用，不是一句空话，是

能否顺利完成秘书工作的重要人才条件。二、现代交通工具的掌握随着社会的发展和科学技术的进步，秘书的工作内容越来越丰富，活动半径越来越大，节奏速度要求越来越快，掌握现代交通工具对秘书已经是很平常的要求了。（一）秘书掌握现代交通工具的意义掌握现代交通工具是秘书提高办事效率的

重要手段在秘书的工作中，远程联系交往除了利用现代通信工具，掌握现代交通工具是秘书提高办事效率的重要手段。航班、轮渡、快速列车、轻轨铁路都可以为秘书提供快捷的交通，但是随着快速路在全国范围的辐射，驾驶汽车的交通优势越来越明显。快捷的交通可以使公司、

组织的分支机构开设在不同地区，使业务和管理的覆盖面加大。1掌握驾驶技术的过程是秘书生理、心理素质训练的重要过程学习驾驶是秘书自己动手的过程，通过对机械的掌握，可以增强秘书动作的节奏感和协调性，可以训练反应能力，可以提高对微细状态情形的把握能力。驾驶训练也是对秘书心理素质的训练。

2文明安全驾驶过程是对秘书素质的一个考验汽车驾驶和现代交通条件，要求驾驶员始终精力集中，保持心态平和，反应敏捷，遇事冷静。要求驾驶员严格遵守交通法律和法规，具备文明礼貌的驾驶道德。法制观念强，耐力恒久，作风稳健，道德高尚，这也是对秘书素质的考验。3（二）驾驶技术与驾驶水平驾驶水平不仅是熟能生巧

的技术问题，还包括对驾驶知识的理解和对机械常识的掌握。秘书开车，车辆常不固定，因此对车的掌握就不能仅限于能开一种车型，而应当掌握准驾车种的各类车；长途驾驶还要掌握车辆维护技术，比如例行的车况检查、换车胎、测怠速、掌握耗油量、排除微小故障等等。第六节秘

书“办事”工作案例案例欣赏本节点睛秘书的“办事”工作对领导工作的成败以及公司发展起着越来越重要的作用。能不能说，秘书的任何一种工作，都可以归纳为信息工作？由此认识信息工作在秘书工作中的重要地位及秘书工作的实质。严格按照摘要卡的形式要求，为期刊杂志室的某

一类文章（比如制作人最喜欢的、有关科技知识的、有关股市的、有关教育的等等）制作五张摘要卡。一个穿戴和举止有些特殊的来访者刚离开办公室，秘书们对其议论纷纷，有的模仿并奚落来访者的言谈举止。你怎么看这种情况？如果这时你在场，你会有何种表现？123

秘书的信息工作可以从两个方面来认识。第一,在当今社会，信息已经成了一种特殊的政治资本、战略资源和物质财富。在这样一个充盈着信息的环境中，秘书的工作必然围绕信息展开。第二，从秘书所服务的领导者的角度认识，今天的领导者应是知识渊博、经验丰富、决策果断的现代管理者。领导者的成

败得失已经逐步表现为判断速度和选择准确率的较量，而领导决策的关键又在于“耳聪目明”，要保持充分准确的信息量。秘书要为这样的领导者辅助管理，信息工作必当放在首要位置。