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第五章秘书的培养第一节秘书队伍的现状第二节秘书的培养第三节技能训练第一节秘书队伍的现状一、基层秘书面临的困难和问题（“八多”“五少”）（一）“八多”杂事多会务多写得多信访多身体出故障的多招聘的多兼职的多工作变动的多（二）“五少”业务培训少综合水平高的少辩证思维能力强的少提拔

升职的少工资福利少二、现代秘书的现状（一）思想解放，紧跟时代潮流（二）知识面广，文化素质高（三）时代性强，应用技术普及（四）女性秘书数量增加，冲破“男人世界”（五）秘书队伍结构多样化三、出路与烦恼（一）中央和省级党政机关中的80后秘书，起点相对较高，舞台相对较大，发展

前途相对较好。牢骚增多、攀比心理增强、急躁情绪滋生蔓延（二）中小型企业秘书；年轻女性居多，从业年限较短，人员流动性大；非专业化倾向明显，学历层次较高；领悟能力受到重视；缺乏应有的社会地位。因此，觉得没盼头、没奔头，缺乏工作动力。案例分析1.《报刊文摘》20

05年7月20日一篇文章的开头这样介绍报道对象的经历：“李××今年62岁,出生在四川南充一个贫穷的农民家庭。1967年7月,学中文的李××大学毕业被分配到四川阆中县一所普通中学任教。1971年夏天,阆中县政府将他调到了县政府办公室当秘书。喜好写作的李××工作之余开始创作

。他创作出了《平原春天》、《残阳冬雪》、《鬼谷情冤》等多部作品。1987年10月,44岁的李××被上级任命为地委秘书长。1993年2月,李××又当选为遂宁市市长。”类似的从教师转行当秘书的现象绝不是个别。但是有一本2001年再版的秘书学著

作却这样描述“基层秘书队伍的现状”：“队伍不稳，人心思走”；“工作负担重,生活待遇差”。并引述一位作者的材料说：“笔者是从教师转行的,现在月收入比从事教师工作时还要少”。1.虽然“生活待遇”不能与“社会地位”简单等同，但是以上材料中对秘书状况的描述是否还符合今天的现实？2.

您所了解的人当中是教师转行当秘书的多,还是秘书转行当教师的多？3.秘书的实际待遇真的比教师低、付出的劳动真的比教师多吗？4.为什么会有许多教师去报考公务员中的秘书职位、而很少有政府秘书愿意辞去公职而转行当教

师？“社会地位”是一个可以做多种解释的词。按照1999年版《辞海》的解释，社会地位是人们在各种社会关系网中所处的位置，也即权利和义务的综合，是对决定人们身份和地位的各种要素综合考察的结果。这里所说的“社会地位”，指的是某一职业群体在

一般公众心目中的地位（即公众对他们的总体看法和评价），而不是指某一特定个体的公众形象的好坏。例如，尽管某些贪污腐败的高级官员或学术不端的专家学者为人们所不耻，但并不影响作为群体的高级行政官员或高级知识分子具有较高的社会地位。人们在自身条件具备和客观条件许可

的情况下是否愿意成为这个群体的一员，可以作为考察这个职业群体的社会地位高低的参照标准。参考答案1.以上材料中对秘书状况的描述是否还符合今天的现实？参考答案：不符合。（当初可能就不符合当时的实际）2.您所了解的人当中是教师转行当秘书的

多,还是秘书转行当教师的多？参考答案：教师转行当秘书的多。3.秘书的实际待遇真的比教师低、付出的劳动真的比教师多吗？参考答案：两个问题都是否定的答案。4.为什么会有许多教师去报考公务员中的秘书职位、而很少有政府秘书愿意辞去公职而

转行当教师？参考答案：我国目前公务员（当然包括在党政机关当秘书的）的实际收入远远高于教师的收入，这是最主要的原因。注意：将公务员中的秘书与教师比较，应该是相同级别的进行对比，例如，乡镇政府的青年秘书，应该与乡镇中学的青年教师比较；省辖市政府的35

岁的科长级秘书，应该与所在市中学的一级教师（中级职称）比较。不要将少数名牌高校50岁的著名学者教授与政府机关普通秘书相比较。2.先阅读《本不该有的“仕途快速通道”》一文,再讨论后面的问题。从9月17日的《每周文摘》上看到一条新闻，叫做

《绵阳90名领导秘书转岗》，读后就觉得如鲠在喉。在此分段摘录，略加评点，以求教于有关方面的行家以及广大读者。原文：尽管中组部对县级党政领导配备秘书问题有严格的规定，但实际上全国县级党政领导班子成员中，配备秘书已是比较普遍的现象。四川

绵阳市委干8月13日印发了《中共绵阳市委关于县(市、区)党政领导班子成员配备秘书问题的通知》，明确规定县级党政领导不得配秘书，这是我国地方党委第一份落实中组部关于秘书配备相关规定的文件。评点：这里有两

个规定，一个是中组部的规定，叫做“严格的规定”；一个是绵阳市委通知中的规定，叫做“明确规定”。看来两个规定的内容是一样的，中组部作了规定之后，需要绵阳市委再作规定，并不是中组部的规定不够“明确”，而是中组部的规定没有“落实”，而且，这还是“比较普遍的现象”，因而绵阳市委的“规定”才能有幸

“第一”。但这样一来，就有一点使人费解，各地党政领导都说要不折不扣地落实党中央的指示与精神，怎么碰到这种事情偏偏“落实”不下去？难道中央及中央有关部门有了“严格的规定”的事情，都要地方党委再来一个“明确规定”？原文：随着领导干部知识化年轻化，秘书的作用已发生根本性变化。尤其是在区县一级，由

于在工作手段、思维境界和眼界上与领导存在全面差距，许多秘书已不能在工作中充当助手角色。由干摸不准脉，秘书撰写的稿子往往假大空，不仅缺鲜活事例，也没有高屋建瓴的观点。由于“工作秘书”作用的萎缩，导致了“生活秘书”内容的加重。评点：秘书作用的“根本性的变化”,恐

怕是不能归结为“领导干部知识化年轻化”的。实际上,不少“知识化年轻化”的领导干部也依然在讲台上念着别人写的那些“往往假大空,不仅缺鲜活事例,也没有高屋建瓴的观点”的稿子,区别只在于以前当“拐棍”的是领导的秘书,现在当“拐棍”的往往是一个临时拼凑的“秘书班子”,而领导的秘书却去加

重“‘生活秘书’的内容”了。或许他们“工作手段、思维境界和眼界上与领导存在全面差距”,但能把领导侍候得舒舒服服,就可大大地拉近与领导的距离,这可能正是许多县级党政领导干部宁可视中组部的严格规定于不顾也舍不得

割爱的主要原因。原文：关于秘书从政的捷径似乎已是公开的秘密。一个县(市、区)级党政领导的秘书,一般的去向是乡镇级党政副职干部。安县县委副书记……的(一位)秘书,毫不掩饰对秘书工作的留恋,理由不仅是“喜欢为领导

写发言稿”,还为了“能开阔眼界、锻炼能力、学会思考”等。作为这位副书记的第三任秘书,很坦率地承认,一条他本该继承的仕途快速通道现在已经堵住了。评点：从县级党政领导秘书的“一般去向”,可以推测省、市级党政领导秘书的“一般去向”,从而加深对“秘书从政的捷

径”这一“公开的秘密”的感性理解。看来“生活秘书”比“工作秘书”更受领导的宠爱,有更多提拔的机会,因而就有许多人热衷于秘书职位,说是“喜欢为领导写发言稿”或为了“能开阔眼界、锻炼能力、学会思考”未免矫情,把这当作“本该继承”的“仕途快速通道”才是

实话。这也是中组部的严格规定很难落实的原因之一。然而,领导秘书的这种“一般去向”毕竟使人感到忧虑：他们都上了“仕途快速通道”,会在“仕途快速通道”中占多大的份额暂且不说,由领导秘书“快速”走上“仕途”的频频出事,也可窥知这“通道”乃是当今官场之一大毒瘤。(原

载2002年9月30日《南方周末》作者宋志坚)报刊上的文章仅仅是一家之言,不一定完全正确,当然也不一定完全不正确。请结合您所了解的社会现实,谈谈对秘书是“仕途快速通道”的看法。可以从不同角度发表各人不同的看法。文章作者显然对此持批

评态度，因为它是官场不正之风的一种表现，反映了我国干部任用制度方面的一种弊端。但是从另一角度看，秘书因为在领导身边从事综合性的辅助工作，能够直接学到许多领导工作的经验，锻炼领导工作的才能，因此秘书岗位

是培养领导人才的最好岗位。毛泽东、邓小平、胡耀邦、朱镕基、温家宝等领导人都干过较长时间的秘书工作。台湾地区现任领导人马英九也曾经是蒋经国先生的秘书，他现在的“总统”职务是台湾选民用选票选出来的，而不是“快速通道”由领导人直接提拔的。因此，假如排除干部任用方面的不

正之风，秘书能够比较多、比较快地进入领导层，也有一定的合理性。上司外出之后一、背景⚫秘书于雪的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右，周经理对于雪说：“我现在要去趟银行办点私事，估计个把小时回来。”他刚走，公司负责投资的副总裁刘总来电话找

周经理，说有几个财务数据要请他确认一下。面对这种情况，于雪应该如何处理？⚫现在于雪有这么几种选择：A.告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否可以马上与他联系。B.问刘总是几个什么样的财务数据需要

周经理确认，是否可以把这几个财务指标告诉自己，等周经理回来后马上问他。C.告诉刘总说周经理外出了，估计一个小时之内能回来，并对刘总说：“周经理一回来我马上转告他，让他与您联系。”D.于雪回答：“刘总，实在

对不起，我不知道周经理做什么去了。”E.于雪马上热情地说：“刘总，周经理外出办事了，我请我们部的老王跟你说说可以吗”二、问题⚫对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析⚫本题的最佳选择是C。⚫选A之所以不妥，是因为让刘总知

道周经理上班时间去办私事，会有可能给周经理带来不必要的负面影响。⚫选B不妥，是因为财务指标数据是公司的敏感信息，如果对方没有主动提出来让你转达，那你就要回避。⚫选择D也不妥，因为作为秘书回答不知道自己的上司去哪里了是一种失职，而且耍这种小聪明只

会让对方不信任你。⚫选E也不妥，因为财务指标数据是公司的敏感信息，作为秘书无权安排或指定人员来做这项工作。⚫选C之所以合适，一是它既是实事求是对回答了刘总的问题，二是它没有向刘总透露多余的信息，从而避免了给

周经理造成不必要的麻烦。第二节秘书的培养一、秘书培养的重要性1.解决现有基层秘书队伍的落后现状2.加强秘书队伍建设3.更好地为领导服务、为中央及地方各部门服务、为人民群众服务二、培养目标1.秀才型人才2.通才型人才3.通才—专才型人才4.专才型人才5.管理

型人才★秘书人员应是具有比较广博的知识基础又熟悉某行业专业知识的通才—专才型人才。三、培养途径（一）自我培养1.职业能力的培养2.兴趣与爱好的培养（二）外界培养1.教育（学校教育和继续教育）（1）学校教育:全日制高、中等学校，成人高校，各种培训的秘书专业或秘书学课程。（2）继续教育第一、从

实际出发，根据本单位秘书人员的工作需要，文化程度等状况，按照不同专业、不同层次的要求，有针对性的举办不同类型的培训班。第二、所学课程要具体实用。基本原则是干什么，学什么；缺什么，补什么，不求全面高深，但求学得进，用得上，回单位后能促进工作。第三、培

训形式灵活多样，不拘形式，既可集中一段时间实行岗位培训，又可安排若干单位时间请有关行家作专题报告，在条件许可时，可派中青年秘书到大专院校进修。第四、学习重要法规和操作技能，可采用生动活泼的形式，如进行有关某种法规的知

识竞赛、打字比赛等。2.环境（1）形成一个优化群体主要是指秘书直接生活在其中、与其发生直接而密切关系的秘书部门，也即若干秘书人员结合成的群体。秘书人员最好能工作在一个优化群体中。优化群体是指按照异质结合的原则，由不同的专长、学历、年龄、性格、性别的人

科学组合起来的集体。在这个集体中，各种人员配备齐全，而且比例适中，这样，才能适应不同层次、不同工作种类、不同场合的需要，充分发挥各人某方面的优势，避开某方面的不足，不但可以形成良好的群体效应，而且能使每个成员各尽其才，心情舒畅。（2）领导对秘书的态度及使用方式⚫在秘书的工

作环境中，领导对秘书的态度如何，怎样使用秘书，对秘书的成长起着举足轻重的作用。因为，秘书为领导服务与领导使用秘书，处于矛盾的对立统一体中，这里既存在秘书为领导服务的问题，也存在领导如何使用秘书的问题，领导要尊重秘书的独立人格，关心他们的疾

苦；在使用上，要既合理又大胆。秘书遇到的领导，大致有四种类型：一是开明型、二是学者型、三是依赖型（放任型）、四是包办型（事务型）。⚫开明型，严格要求但不求全责备，大胆使用但不放任自流。与这类领导共事，由于得到较多锻炼机会，一大批富于主动性、创造性的秘书

脱颖而出。⚫学者型，遇事要先考问秘书，秘书就应多动脑筋，提出建议甚至几种方案，供上司选优决定。⚫依赖型，事无巨细都依靠秘书去做，结果秘书疲于奔命，更谈不上抽出时间来学习新东西，进步缓慢。⚫包办型，在这种领导手下的秘书，因

为被冷落而自尊心受损，因为有劲无处使而压抑才能，更谈不上提高效率。⚫在这四种类型中，开明型领导对秘书的成长起积极的促进作用，最为秘书所欢迎。三、秘书的可持续发展（一）对秘书发展两种截然不同的观点1.这门职业很快会萎缩或消亡2.这门职业会很快的发展壮

大（二）保证秘书这门职业可持续发展的两点重要因素1.完善的专业化：秘书在现代社会发展中，必须确立本职业的专业知识技能和素质，即职业资质2.持久的永业化：逐步建立稳定的秘书队伍，合理的秘书人才结构案例与分析⚫郑北公

司文总经理是一位朝气勃勃、富于开拓精神、性子急的领导。一年内，他先后换了三位秘书：有的在任期内，事务工作出色，但从未向文总提过任何意见和建议；有的做事谨慎，但到了小心翼翼的地步，汇报工作时，总是极度紧张，看领导脸色，欲言又止；有的，当领导批评时，他总是左一个解释，右一个说明。⚫为寻找一

位称职的秘书，公司委托市工商事务咨询所面向社会招聘。经过第一轮面试，第二轮笔试之后，现在对三位幸运者——小A、小B、小C，进一步测试，让三人看一段“小品”。⚫背景：接待室内，“经理”与刚来的“客商”寒暄。⚫“秘书”前去泡茶，他用指头从茶叶筒中掂了一撮茶叶放入茶杯内，冲上水…

…这一切，“经理”和“客商”都看到了，并引起不同反应。“客商”面带不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得远远的。同时说“别污染了我的肠胃！”“经理”也得忍气吞声。谈判时，讨价还价中，“经理”一时性起，双方争执起来，“秘书”站在“经理

”一方，指责“客商”。“客商”拂袖而去。“经理”望着远去“客商”的背影，冲着“秘书”：⚫“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能，无能！”经理气得脸红脖子粗。⚫“秘书”丈二金刚，并不知道自己有什么失误，他为自己辩解起来：“我，我怎么拉！‘客商’是你得罪的，与我何关？”⚫主持人叫了一

声“停！”转身对小A、小B、小C说：“请你们分别做出评判：如果你们是秘书，该如何办？”⚫后来三位分别做出了这样的回答。⚫小A认为，“秘书”不应该顶撞领导，为自己辩解。⚫小B认为，“秘书”沏茶不合礼仪，用手指去抓茶叶，方法不对，会污染茶叶。所以“客商”不仅不喝，反而说了句刻薄

的话。正确方法是专门取茶叶的工具，将茶叶放入茶杯，或将一定数量的茶叶从茶筒内直接倒入茶杯。“秘书”如果这样做了，可能不会引发后面的问题。这位“秘书”素质不过硬，谈判失败，他有责任。⚫小C认为，表面看，矛盾是由“秘书”不懂沏茶

方法引发的，但问题并不那么简单，首先，这位“经理”是属开拓型领导者，他能力强作风泼辣，但这样的领导者往往一言驷马，甚至专断，在处理人际关系时，不大讲究方法，作为领导的辅助者——秘书，应对自己的服务对象的各

个方面（包括政治、品格、知识、能力、作风、气质、性格乃至生活习惯），进行全面了解和掌握，以便有针对性地采取有效的服务方针和办法，及时弥补领导者的不足，事务方面工作不至于因领导一时失误而受损失。因为领导者也是人，可能发生这样那样的失误。“小品”中，“经理”一时性起发火，与“客商”争执起来，这

就是一种失误。⚫这时，“秘书”理应采取补救措施，使谈判双方不至翻脸。此时，“秘书”应借故暂时将领导引开，比如请领导到工作间接电话并示意要领导忍耐些，来者是“客商”，不是本公司职员。如果这样处理，领导肯定会冷静下来，谈判结果将大不

一样。这时，“秘书”不能盲目地站在领导一边，去火上浇油，指责“客商”。这样“维持领导权威”是不可取的，其结果，只能是适得其反。“小品”的结果，不正是这样吗？⚫其次，领导批评秘书，哪怕是说了些过头话，秘书也应保持冷静，不辩解，不反驳，只要领导不是侮辱人格，就要忍耐。这并不是说，秘书是领导的

“出气筒”，是“受气泡”。从领导方面看，他有许多烦扰，许多不顺心的事，许多难办的事，这样，领导就容易发火，特别是那些性急的领导者，更是如此。如果秘书能理解领导的难处，不是在领导发火中，而是在领导消了气之后，找适当机

会，用恰当的方式说明情况，交换思想，交流感情，结果就会大不一样。经工商事务咨询所专家评判，小C被郑北公司录用。[评析]⚫小C对“小品”的分析及其所采取的做法是对的，小A、小B说的虽然不错，但只说到了一部分，而且有的只是皮毛的东西。小C被录用当在情理之中。⚫至于郑北公司文总经

理撤换三位秘书亦属正常。在改革开放的新形势下，仅把事务做好，不起参谋作用的秘书是不称职的。那种说话办事看领导脸色行事的秘书，带着浓重的私心杂念，揣摩领导好恶，势必畏首畏尾，左顾右盼，不能实事求是地反映情况，必然给工作造成损失。对领

导的批评，左一个解释，右一个说明的秘书，绝对不可能配合领导，做好辅助工作。总经理为推动工作撤换他们是对的。案例：男朋友的工作调动一、背景公司秘书于雪的男朋友是公司市场部胡毅。他俩的恋爱也早已到了谈婚论嫁的程度。他俩准

备在明年春暖花开的时节定百年之好，但由于公司不允许员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。这天上午公司开司务会，讨论人事问题，于雪来到会议室为大家添茶。“最近香港分公司的王军病得很厉害，那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替王军……”人力资源部的刘经理说。“派市场部胡毅

去如何？他还没有结婚。”公司一位副总这样提议。“我看可以。”公司总经理说：“那就这样定了吧，这个月底就发调令，让他过去。”人力资源部的刘经理马上回答：“行！我们在月底前给胡毅办好调令。”于是胡毅去香港工作的事就这样定下来了。⚫这天下班后，于雪和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。“我想我们

明年春天最好还是去新马泰……”胡毅说着，递给秘书一本精致的新马泰旅游小册子。他的目光清澈纯真，脸上泛着红晕，那是他已深深陶醉在蜜月旅行的幸福之中。公司有规定，除非出差，公司外派人员半年之内不得回京探亲，即使过不惯外地的生活，也必须忍耐。于雪当然知

道这些，所以，她感到十分苦恼。不仅明年春天结婚的计划可能泡汤，即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬，面对这种情况，于雪应该如何处理？⚫现在于雪有这么几种选择：A.你下个月就要调到香港分公司去了，我们的婚期可能得

推迟。B.到时候再说吧！C.默默无语。D.胡毅，听说你们部又新来了一个漂亮的MM，是吗？E.好，我俩就去新马泰旅游。⚫二、问题⚫对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。⚫三、分析⚫本题的最佳选择是E。⚫选A把胡毅即将调动的事

告诉他，他就有可能透露给与自己非常要好的张三和李四。对于只有工资收入的一般职员来说，人事问题是一个相当敏感的问题，特别是到香港去，在一般人眼里是份肥差；如果张三李四知道了胡毅要调到香港去工作的话，那么，事情迟早会传到人力资源部经理的耳朵里去。调令还没有发，可调动的事已成了公开的秘密，这对于人

力资源部经理来说，肯定是一件恼火的事。于是，他会把胡毅找去问个究竟。纸是包不住火的，这样胡毅会把自己与于雪的关系说出来。其结果就可想而知，于雪不仅不能在总经理办公室工作了，就连饭碗保得住保不住还是一回事……这一切都悔之晚矣！⚫选B虽然没有明说调动的事，但它和C与D一样，这几种态度

多多少少会引起胡毅的怀疑；他肯定会追问，如果于雪不说出真相，则有可能影响双方的感情；如果说出真相，则有可能跳进自己挖的陷阱里去。⚫选E是一种正确的选择，当然，这也是一种无奈的选择。的确，对于像于雪这样的女性来说，爱情的地位仅仅次于生命，

特别是结婚关系到一生的幸福，如果在这种时候还不把实情告诉自己的未婚夫，你可以说它是一种欺骗，甚至是对爱情的背叛。但是，这件事并不是件单纯的私事，因为于雪是在工作期间知道的，胡毅的调动也属于工作范围。⚫作为公司的秘书，在权衡工作与私情的时

候，必须以工作为重，以公司的利益为重。从这个角度来看，男秘书女秘书都一样，你不能用性别袒护自己。也许有人会说胡毅只是个普通的职员，不像上层干部的人事调动那样，提前泄露消息可能会给公司造成不良后果，何必小题大作？！在现实生活中，无论哪家公

司都不能容忍人事机密的泄露。秘书，顾名思义，就是要严守秘密。秘书的“秘”就是秘密的“秘”，即使在英文中亦是如此：secret→secretary。作为秘书必须牢记：人事是秘密中的秘密！祝学习进步！