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第六章秘书工作（三）第一节、会议组织一、会议概述（一）、会议的含义与作用1．含义：三个人以上，聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。2．会议类别：按内容、性质：代表大会、工作会议、学术会议、联席会议按会议形式：座谈会、

报告会按与会人员：党委会、董事会、记者招待会等按人数、规模：大型会议、中型会议、小型会议按召开的规律、日期：定期例会、临时会议。3．会议作用（二）会议要素1．与会者2．主持人3．议题4．名称5．时间6．地

点二、会前准备（一）、会议计划和成本预算1．会议计划2．成本预算（二）、文件准备1．开幕词2．工作报告3．发言稿4．当地会议文书、资料5．会议文件的准备程序:秘书起草领导签发领导审阅修书秘改领导授意打印制作（三）、会场准

备1．会场布置（含横幅、饮水）2．主席台席位3．会场设施（四）、会议议程、程序的拟定1、议程某公司职工代表大会议程表(1)、审议2005年工作总结(2)、讨论2006年工作计划(3)、审议并通过2005年财政决算及2006年财政预算(4)、增选职工代表2、程

序宣布会议开始/奏乐/致开幕词/小组讨论/发言/致闭幕词/宣布会议结束3、日程表及作息时间表(五)、会议通知的发放(六)、后勤准备工作接送、就餐、住宿、医护人员、新闻媒体、保密、参观游览、纪念品、会议文具等。三、会间工作1．报到与签到2．材料发放3．会场服务4．会场临时调度5．会议信息的编发6

．会议文件的起草（闭幕词、决定、会议纪要、会议总结）四、会后工作1、会场清理及善后服务2、会议文件立卷、归档3、会后总结4、会议精神传达5、会议催办第二节信访工作一、信访工作的作用1．参政议政作用2．监督控制作用3．信息反馈作用4．化解

作用5．公关形象作用二、信访工作的原则1．办理原则2．处理原则三、信访工作的要求1．必须遵守信访工作的制度2．努力做到事事落实3．坚持原则，秉公办事4．应具有新观念和敏感性5．领导重视、亲自动手四、信访工作的程序和方法1．

受理2．登记3．立案、呈批4．承办、交办、转办5．调查、处理6．催办、回告7．审查、结案8．复信、督查9．总结、综合研究10．立卷第三节沟通与协调一、沟通（一）沟通的含义、作用、特点1．含义：◆沟通的原意

是指两处水域中间阻隔，互不相通，在其间控掘一渠，使之流通。◆从行政管理学和秘书学角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。2.沟通的层次和作用①信息沟通②认识沟通③感情沟

通3．沟通的特点①社会性②选择性③互助性④创造性（二）沟通的类型和方法1．沟通的类型①单向沟通②双向沟通③多向沟通2．沟通的主要方法①直接沟通②间接沟通③明示沟通④暗示沟通（三）沟通的障碍和克服方法1．沟通的障碍①技术性障碍。因沟通者技术能力或技术条件不足造成的沟通障碍。②知识性沟通。

因沟通者对沟通对象的事业、现状、政治、历史、地理、社会背景等缺乏认识或知识造成的沟通障碍。③体制性障碍④信息障碍⑤心理障碍⑥认识障碍2、克服沟通障碍、提高沟通效率的方法①提高技术能力，改善技术条件。②加强学习，扩充并更新知识。③加快体制改革。④

大力提高信息工作的质量。⑤提高心理素质。⑥认识沟通的重要性。二、协调（一）协调的含义◆协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异乃至矛盾的各方消除隔阂，彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步

调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。◆法约尔《工业管理与一般管理体制》：“协调意味着联合、统一和调节所有的活动和努力。协调就是让事情和行动都有合适的比例，就是方法适合于目的。”（二）、协调的作用1、缓解矛盾2、清除误会3、积极平衡4、融洽关系

（三）、协调的特点1、广泛性2、目的性3、层次性4、灵活性5、相对性（四）、协调的原则1、政策指导原则2、公正无私原则3、平等尊重原则4、统筹兼顾原则5、随机应变原则三、协调的内容、步骤、方式（一）协调的内容1、政策协调2、地区关系协调3、部门关系协调4、

工作关系协调5、会议协调6、领导关系协调7、人际关系协调8、股东关系协调9、职工关系协调（二）协调的步聚1、摸清情况2、找出症结3、提拟方案4、反复磋商5、督促落实6、检查反馈（三）协调的方式、方法和策略◆方式有：1、个别协调2、

信息协调3、会议协调4、计划协调5、文件协调◆方法和策略有：1、信息沟通法2、宣传教育法3、中介法4、求同存异法5、冷处理法6、避虚就实法7、先易后难法8、步步为营法9、场景变换法10、交谈法