【文档说明】部门助理培训.pptx，共(51)页，945.335 KB，由精品优选上传

转载请保留链接：https://www.ichengzhen.cn/view-263973.html

以下为本文档部分文字说明：

档案管理－－华润置地（成都）有限公司行政部档案基本知识档案管理规定紫晶档案管理软件安装及使用方法档案的整理实际操作一、档案的定义及其他一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类

型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理1、定义：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一、档案管理基本知识1、档案的定义及

其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他2、属性：档案是原始的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。因为档案以自身的原始性和记录性特点区别于其它历

史遗物和信息资料，所以档案注重原本、原稿和孤本。档案是真实的历始记录，是不容篡改（基于此，档案法中关于违反档案法行为的处分作了具体的规定）3、档案的保存价值：档案是否具有保存价值取决于两个方面：一是档案自身的特点和状况，主要是指档案的内容、时间、来源、可靠程度、外形特点等

各种情况，这是决定档案保存价值的基础。二是社会利用的需求，这是决定档案价值的社会因素，失去社会对档案的需求，档案也就失去了保存价值。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一

、档案的定义及其他4、档案的作用和基本价值：档案可以作为行政管理的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材，又是维护国家、集体和个人权益的法律依据。档案的作用是多方面的，概括起来有两

个基本方面：一是凭证作用，二是参考作用，也称为档案的基本价值。档案的凭证作用是档案区别于其他各种资料的根本特征。如：某公司因修建电站占用农民土地，并已支付了占用土地赔偿款，三年后，农民又要求进行补偿。该公司档案管理人员拿出保管的《土地占用补偿协议》后终止了

此纠纷，为公司挽回经济损失40万元。5、档案工作程序：收集、整理、保管、利用、统计、鉴定等。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他6、

档案工作体系：管理模式：档案集中统一管理，档案有具体单位领导分管、行政部门负责人主管，配备有数量充足、具备专业技术水平的专兼职档案员；档案的形成、积累、归档移交等列入相关部门及相关人员的职责范围及岗位责任制，档案工作的制度纳入单位总

的工作制度；贯彻相关的法律法规；制定有档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”等制度，执行效果好。设施设备：主要是包括档案库房、工作及办公用房；库房要求面积足够，非专用库房还要经过一定的改造，配置灭火、防盗、防光窗帘、空调、除湿机、温湿度测试仪、吸尘器等事实设备，具备“八防”要求；档案必须

有相应的柜架存放档案（金属柜是首选）；档案工作要适应现代化及信息化的要求，计算机、扫描仪、复印机、摄像机等。业务建设：包括建立完善各项制度，档案经过系统、科学的整理。档案信息开发利用：主要是档案的利用，以及为利用档案人员对单位档案的熟悉，建立相应的检索工具，编写汇编材料等。一、档案管理基本

知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他7、档案法：1987年9月5日，第6届全

国人民代表大会常务委员会第22次会议通过《中华人民共和国档案法》，1988年1月1日起正式实行。1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》

修正）《中华人民共和国档案法》共六章27条。主要内容：一是总则二是档案管理的职责分工三是档案的管理四是档案的利用五是档案的法律责任一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件

安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他8、档案意识：社会、个人对档案

的具体意识以及对档案和档案工作带有普遍性的认识程度、称为档案意识。档案意识的高低是一个国家文明发达的标志之一。公司目前状况：档案意识薄弱；对档案的重要性不了解；文件材料收集不全；归档不清晰（对资料是否存

档不清楚）；缺乏专业知识引导（档案资料的整理不了解）一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理二、文件和档案的关系文件的定义：

文件是指国家机构、社会组织及个人在各种活动中，为了相互联系和处理事务等实际需要，运用语言、文字、图象、信号等方式直接记录下来的信息材料。文件由文书转换而来，因此在工作中，要注意文书处理的规范。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、

文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理二、文件和档案的关系文件的制作：1996年，中央办公厅发布《中国共产党机关公文处理条例》，2001年，国务院办公厅颁发《国家行政机

关公文处理办法》中对文件的形成、文件要素等都作了明确的规定。各企业、事业单位参照《国家行政机关公文处理办法》。用纸：A4，书写材料：符合耐久性要求：蓝黑、碳素墨水，杜绝不耐久的字迹材料（红墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸、水彩笔等）。文件和蓝图应避免被阳光直射、水淋。印鉴、签字是

文件的重要组成部分，无印鉴的文件是要素不齐备的，法律效力降低一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理二、文件和档案的关系文件与档案的关系；文件

是档案的基础，档案是文件的归宿；文件质量的高低决定档案的齐全、系统、完整与否。完整的文件：正文与定稿，转发件与被转发件，照片与底片等；也可以说今天我们正办理和流转的文件就是明天的档案。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管

理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理三、档案的收集1、档案收集工作的意义：公司档案工作是反映本公司历史面貌的重要手段，是公司档案立卷工作的首要环节，是决定公司档案工作存在和发展的重要条

件，更是衡量公司档案工作的一个重要标尺。公司在生产经营等管理活动中形成的文件材料，主要是通过建立健全公司文件材料的归档制度来实现，即根据公司实际制定立卷归档制度，及时把应该归档的文件材料完整、准确、系统地收集归档，

全面地、完整地反映本公司的主要职能活动和基本历史面貌，确保公司宝贵的历史文化财富的齐全完整与安全。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软

件安装及使用方法四、档案的整理三、档案的收集2、途径和方式（1）建立健全文件材料的归档制度：建立和不断完善企业档案立卷归档制度，是企业档案收集工作的首要任务和前提条件。健全的归档制度，一般包括有归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求。（2）企业档案部门要关心企业各类文件材

料的形成。目的是便于保管利用。（3）指导和协助各部门做好立卷归档的组织工作。首先，要协助企业各部门正确确定立卷环节，即确定由什么部门、什么人立卷。其次，要督促做好平时的立卷工作。（4）要做好临时性文件材料的收集工

作，以补充归档制度的不足。首先，在机构调整、人员调动时，要做好各种文件材料的收集工作；其次，要注意科研课题和基本建设项目档案材料成套性的检查、核对工作，发现遗漏和短缺时，责成有关部门和人员及时收集齐全，立卷归档，并办好交接手续。（5）要加强归档的宣传和档案的科学管理工作。一、档案管理

基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理三、档案的收集3．档案收集的难点和注意事项：1）领导手中的文件。有些

文件由于文书处理制度不健全，文件未实行集中统一管理，有些文件长期由领导保存。领导手中的文件一般比较重要，使用频率高；有的领导图一时方便，怕移交整理后查找麻烦，所以不移交；还因为有的领导经常在外，到了该整理组卷时，领导不在，

致使领导手中的文件为此及时归档。2）部门手中的文件。人事、会计、保卫部门的文件政策性较强，往往涉及人们的切身利益，有的保密性较强，加之使用频繁，所以总想本部门保管，不愿意主动移交。我们公司也有这样的情况，有个别部门文件材料不愿意交，交了也只交了很少的一部分。3）“帐外”文件。指未经过收发文登记的

文件。主要是领导或有关人员在外出活动中形成的，档案人员难以掌握；如果领导或有关人员的档案意识不强，不主动移交，档案人员是很难收集齐全的。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规

定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理三、档案的收集4）特别珍贵的文件。如领导、社会名人的题词、照片等。由于这些文件保存价值大，时间一长便是珍贵文件，所以喜欢自己保存。再如企业联系会会议记录、绝密文件、机密文件、处分

文件等，有的怕移交给档案室造成泄密时间，所以不移交归档，待若干年密级降低或不再保密才袄归档。5）科技文件。如设备使用说明书、图纸等，工程人员把它作为技术财富，一旦机器设备检修，非找他不可，所以不愿意主动移交。以上问题

的存在，致使文件材料收集不齐全，给档案的保管和利用带来困难，如果日后移交，必将对整理好的档案造成拆卷，使以前的编目作废，带来人力、物力和财力的浪费。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3

、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理三、档案的收集4、解决办法1）制度约束法2）归档范围限定法：3）奖惩考核法4）重点线索追踪法5）平时归档法6）盖章把关法：一、档案管理基本知识1、

档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理四、档案的种类与类型1．种类：按照载体分为：纸质档案、实物档案、声像光盘档案等；按照档案产生的领域的可分为：文书档案（包括党

政管理）、科技档案（有三种：科研档案、基建档案、设备仪器档案等）、会计档案、人事档案等类。目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。公司分类：文书、工程、声像、人事、会计；根据公司实际情况，设置档案门类。增加或者

减少。四、档案的种类与类型2．档案类型档案类型：十大门类党群管理、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、基建、科研、设备、会计、干部职工一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用

方法四、档案的整理一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、目的加强公司档案规范化管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公

司经营、项目开发、产权纠纷和其他各项工作中的作用。根据《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》，结合公司实际情况，制定本规定。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四

、档案的整理二、管理原则、机构及其职责1、管理原则集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，分散管理为辅。确保档案的完整、准确，系统和安全，便于档案资料的利用。2、管理体制、机构►总办档案室为公司档案文件资料的管理部门，集中统一管理公司在工作活动中形成的各种门类和载体的档案；►部分工程文

件资料如项目施工过程中形成的过程性文件由部门保管；►部分财务档案如记帐凭证等由财务部管理，档案室可代为提供场地。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使

用方法四、档案的整理二、管理原则、机构及其职责3职责3.1综合档案室职责►贯彻执行档案政策、法律、法规，统筹规划全公司档案管理工作；►健立健全公司各类档案规章制度，并监督、指导、检查执行情况；►组织公司兼职人员的档案业务培训；►负责各种门类和载体

档案资料的接收、收集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作；►负责编辑档案参考资料和检索工具。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理二、管理原则、机构及其职责3.2各

部门经理、经办人、兼职档案管理员职责►各部门经理负有全面监督、检查本部门档案文件、资料管理工作的责任；►经办人负有及时、高质地将档案文件资料按要求交部门或档案室存档的责任；►部门兼职档案管理员负有收集、归档和及时移交

档案资料的责任。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理►公司对外的正式发文和有关单位的往来文

件；►反映公司主要职能活动的各种工作计划、总结、报告、申请、说明、请示、批复、通知、会议记录、统计报表、财务报表、财务凭证及简报等►以公司名义签订的合同、协议书；►项目开发过程中的各类文件，如前期审批手续、设计、招标、成本管理、

工程管理、竣工验收、图纸、后期管理性文件（详见附录四）。►房屋销售过程的各项推广与销售活动资料、销售合同、产权相关资料等►客户服务过程中有关客户关系的会议纪要，往来信函各项资料；三、适用范围一、档案管理基本知

识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理三、适用范围►上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、批示、命令、条例、规定、

计划等；►公司营业执照、资质证书、批准证书及各种许可证照等；►公司章程及各种规章制度；►公司董事会决议、监事会决议；►公司的历史沿革、大事记、内部刊物及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；►参加各种评选、评优等活动获奖

证书；►公司自有资产管理及固定资产管理有关文件与资料；►公司更名、启用印章等资料。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理四、管理要求收集与归档责任人►

各部门指定兼职档案员，负责本部门档案文件资料的收集与管理，并根据本部门的业务范围及工作情况，建立《归档文件清册》。（详见附表一）►基建方面的文件如决策立项、征地、拆迁、勘察、测绘、设计、招投标、规划、开工、质监、造价咨询、固定资产清

单、竣工备案等文件，由专业主控部门负责收集与归档.►按《建设工程文件档案整理规范》（详见附录一）要求应由建设单位归档保存的监理、施工、竣工等工程文件资料，由工程管理部进行收集、整理、保管。工程结束后集中转综合档案室归档。按《规范》要求组织施工单位编制建筑工程和市政工程的竣工档案，一式

叁份,在竣工验收通过3个月内向城建档案馆移交，同时向公司综合档案室及小区物业管理公司各移交一套竣工档案。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及

使用方法四、档案的整理四、管理要求►财务类档案由财务部收集并管理，《项目开发档案文件分类表》（详见附录四）中的“财务文件”类除记帐凭证以外的财务文件，定期向档案室转存。►一项工作经总经理签审的文件材料，由主办部门负责收集、归档。►有几个部门参与办理，由主控部门负责将需归档文件收集齐全并归档。►

部门之间工作联系函由发函部门收集、归档。►会议文件资料由会议组织部门负责收集、归档；专业会议资料由专业主控部门收集、归档。►广告宣传推广合同等由其主控部门的指定人员集中统一收集，定期归档。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、

管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理归档时间•原则上经办人或兼职档案员应将取得的阶段性成果文件应及时归集，因工作需要，某些档案文件可定期归档。•合同与协议：在加盖公章时，直接由印章管理人员留一份转综合档案室；待合同款付清后，再由财务部将“合同付款记录单”转综合档

案室。•存档范围中的第1、2、6、7、13项及第5项中市场调研、策划推广案等资料由各部门于每年3月底前按年度转综合档案室。•存档范围中的第4项资料中工程实施过程的所有工程资料于工程竣工验收后3个月归档案后转综合档案室。•存档范围中第5项资料按销售资料，如销售合同、产权资料

等在该项工作基本结束后于1个月内转综合档案室。四、管理要求•存档案范围第8、9、10、11、12、14项资料、第4项中前期（立项、土地、勘测、设计、招标、成本测算）资料由主控部门于该项资料产生后及时（一个月内）转综合

档案室。•存档范围第4项的成本结算资料应在相应工程结算完成后于一个月内转综合档案室。•有成果文件产生的合同、协议（如评估、地勘、交通、环保、测绘、招标、报价咨询、设计咨询、广告等）等，待取得成果后需将

成果文件及时（一个月内）归档，保证与原合同文件一一对应。•会计档案由财会人员收集、整理、立卷，按年度集中向综合档案室移交，具体时间由财务部与总经办协商确定。•未在上述规定中明确资料归档时间的，由产生资料的主控部门与总经办综合档案室协商确定。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1

、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理四、管理要求一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用

范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理四、管理要求归档文件的要求•归档文件应为原件，主件、附件、附图等应齐全完整。•如有特殊情况，原件需在经办人处留用的，经办人须先办理归档手续，再办理借阅手续，并将原件

复印件存于档案室备查，原件使用完毕后归还，替换复印件。•如有密级要求的，由存文部门确定利用文件的部门、人员范围及解密期限，没特殊说明的，将视为普通文件。•有电子文件的，经办人须主动将电子文件转发给公司网络管理人员，由网络管理人员分部门和专业做成软盘或

者是光碟，定期移送综合档案室保管。•归档时办理文件登记手续，详细填写《归档文件资料清册》。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理整理与立卷►立卷规则：文件材料的整理按照《归档文件整理规则

》（DA/T22-2000）、《建设部工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-89）►分类原则：遵循文件之间的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。►归档材料要

齐全，案卷标题要简明确切，归档文件内容要相互联系，按问题、时间、性质、保管期限分类立卷。四、管理要求一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用

方法四、档案的整理四、管理要求►档案室人员应及时完成每日收存文件的初归档整理工作。每年一季度开始检查上一年度归档文件是否齐全完整，4月1日后开始分类、组卷、编目、上架。►立卷归档质量要求：●归档文件材料要收集齐全、完整，格式、书写等符合要求。●归档立卷做到分类清楚

，组卷合理，期限划分准确，排列有序，编号准确。●归档文件排列顺序，卷内目录填写，编号，装订等按照有关规定执行。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及

使用方法四、档案的整理四、管理要求借阅与利用►原则上公司员工只限查阅和借阅本人或本部门业务范围内的档案文件，如查阅、借阅有密级管理的文件或超出其业务范围的文件，需经总经办主管领导批准。►公司员工通过档案管理软件系统检索查询公司档案（系统安装和使用说明见相关文件），如需调用档案原件，由查阅

者向档案室提供所需文件的归档编号，由档案室人员提调档案。►档案原件一般限在档案室查阅，如将原件借出，须填写《档案文件借阅申请单》（详见附表二），履行借阅登记审批程序，由总经理办公室负责人审批后方可借出（必要时需经文件形成部门或主控部门的经理及主管领

导审批）。►借阅重要文件时，需在档案室保存原件的复印件或电子件。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理四、管理要求►借出的文件如因变更或文件注销等原因，原件不再归还，需经总经理办公室负责

人审批方可借阅，借阅者须在档案室存留原件的复印件。►借阅期限最长不得超过一个月，到期必须归还，如延期借用，应办理续借手续。►档案归还时办理归还手续，档案室工作人员与借阅人对归还文件进行核点。►借阅者须爱护档案，要维护档案的安全，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印

、转借、损坏或遗失档案。►借阅工程档案，原则上不出档案室；如需要，可使用复印件，并办理登记手续。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理四、管理要求►外单位人员查档要求：

●外单位人员借阅档案应持单位介绍信，身份证等，经相关业务部门负责人批准后，并指定人员陪同到公司综合档案室查阅档案。档案室不接待单独查阅档案的外来人员。●外单位人员不得将档案带离档案保管区域，如需要摘抄或复印，需填报《档案文件复印申请单》（详见附表三），经同意并对摘抄或复印的材料进行了审查、核准。

复印件需加盖公司公章者，按公章管理相关制度执行。●公、检、法等单位查档，由相关部门或法律顾问负责接待，根据对方要求及我公司实际情况向其提供查档配合。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、

档案的整理四、管理要求鉴定与销毁►档案管理人员根据档案保管期限要求对存期已超过保管期限的档案提交“鉴定申请报告”。►由总经理办公室相应的行政主管人员或指定人员负责对档案进行逐卷判定，对确已失去保存价值的档案提出“销毁意见”，并

对需销毁的档案编制清册，报总经理审批。个别档案需要时可报上级公司备案。►销毁档案时，应派专人监销，并在《销毁清册》（详见附表四）上签名。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职

责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理四、管理要求罚则►未按规定时间向公司综全档案室转存或归还文件，影响其它部门使用原件、造成工作延误者，或未及时移交电子文件者，在公司内进行通报批评。►将重要文件遗失、损毁，影响提供直

接证据，对公司经营活动有重大影响的，公司将予以经济处罚。►擅自对文件进行涂改者，公司将对其进行降职、降薪处罚直至解除劳动合同。►如经办人的行为违反《档案法》和《档案法实施办法》，对公司正常的开发经营活动造成重大影响的，公司将解除

劳动合同，并将依法追究当事人的刑事责任。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理五、其他►公司员工应严格执行国家的《档案法》、《档案法实施办

法》及《保密法》的有关规定。►下属公司应根据本规定制定相应的档案资料管理办法，交公司总经理办公室备查，公司总经理办公室负责对下属公司的档案管理工作进行监督与指导。►本规定自公布之日实施，（原来有关档案工作的管理制度同时废止）►本规定由总经理办公室负责解释。一、档案管理基本知识二、档案管理规定

1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理五、其他1、《建设工程招投标文件归档要求》（附录一）2、《公司经营管理档案分类及保管期限表》

（附录二）3、《项目开发档案文件分类及保管期限表》（附录三）4、《公司部门文件归档细目》（附录四）5、《公司档案分类及编号说明》（附录五）6、《归档文件清册》（附表一）7、《档案借阅申请单》（附表二）8、《档

案复印申请单》（附表三）9、《销毁清册》（附表四）一、档案管理基本知识二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法1、主流程讲解2、专题讲解四、档案的整理三、紫晶档案管理软件安装及使用方法1、主流程讲解A、

文档一体化的方式B、档案收集C、直接进行档案录入的方式界2、面栏目介绍3、帮助文件介绍一界面栏目介绍二帮助文件介绍一、档案管理基本知识二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法1、主流程讲解2、专题讲解四、档案的整理三、紫晶档案管

理软件安装及使用方法一、检索和排序二、全文管理三、常见操作四、用户管理和权限分配五、报表打印六、脱机光盘制作，离线备份七、关于数据备份八、关于客户端无法连接问题：防火墙软件阻止。一九、关于日志导出提示的问题。一、档案管理基本知识二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理

1、档案的归档2、归档手续3、公司档案分类及整理方法四、档案的整理档案的归档是指一项活动或一个科技项目完成或告一段落后，将所形成的具有保存价值的文件材料的经过鉴别、整理后，按照一定的制度要求，移交给档案部门集中管理的工作过程。经过这一过程，文件就转化成了档案，归档是文件转化为档案的途径和

标志。一、档案管理基本知识二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理1、档案的归档2、归档手续3、公司档案分类及整理方法四、档案的整理归档手续一是由归档部门对归档工作的说明二是交接双方办理必要的交接手续

一、档案管理基本知识二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理1、档案的归档2、归档手续3、公司档案分类及整理方法四、档案的整理文书档案的整理（行政管理类、合同管理类的档案）行政管理：合同管理：年度行政管理

保管期限内部机构年度基础、前期、管理、建安、租赁等一、档案管理基本知识二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理1、档案的归档2、归档手续3、公司档案分类及整理方法四、档案的整理（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（

馆编件号）件号责任者文号题名日期页数备注公司档案分类及整理文书档案分为行政和合同管理,每一类下面是年度-----保管期限------问题,行政类基本是按部门职能来分的,年度下面基本是一个部门形成的文件相对集中,装盒;（也可以按文件内容

比如“通知”类每个部门相对集中，请示报告类每个部门相对集中、会议纪要类等等）合同也是年度下面按前期、基础、建安、购销、管理等相对分类，每一类相对集中。归档章格式：归档文件目录：归档章必须填写项目：年度、机构或问题、保管期限、室编件号四个栏目。一、档案管理基

本知识二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理1、档案的归档2、归档手续3、公司档案分类及整理方法四、档案的整理工程档案的整理工程档案项目项目阶段子类目前工程档案的具体分类如下：综合、招标、销售

、竣工、结算，这五个子类的代码分别为：10、20、30、40、50，每个子类可分别做扩展，综合类可以扩展为11-勘察资料、12-施工图审查及设计变更资料、13-报建图纸、14-报建类文字资料、15-后期诉讼资料。成都公司拟建和在建的项目共有七个，以翡翠城为例作一个比较具体

的讲解：FCC1-13-001翡翠城项目的代号第一期报建类第一卷一、档案管理基本知识二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理1、档案的归档2、归档手续3、公司档案分类及整理方法四、档案的

整理一、档案管理基本知识二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理1、档案的归档2、归档手续3、公司档案分类及整理方法四、档案的整理10：综合类资料11-勘察资料归档范围详见“档案管理工作指引”第14页12-施工图审查及设计变

更资料归档范围详见“档案管理工作指引”第14页13-报建图纸指各专业报建委图案的施工图，包括建施、结施、水施、电施、设施等。14-报建类文字资料归档范围详见“档案管理工作指引”第15-16页15-后期诉讼资料归档范围详见“档案管理工作指引”第16页

。20－招标类：招标类资料包括与中标单位签定的合同，归档范围与整理次序参见“档案管理工作指引”第7页30－销售类资料31-住宅销售合同32-车位销售合同一、档案管理基本知识二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理1、档案

的归档2、归档手续3、公司档案分类及整理方法四、档案的整理40-竣工资料归档范围与整理次序参见“竣工档案移交工作引”第7至11页。50－结算资料：51-预算材料；52—结算资料谢谢！