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第五章秘书的“办会”工作学习目标思考练习主要内容本章小结通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见以及公务聚会中所从事的事务工作。掌握会议及会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈的事务

工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工作。第一节会议概述第五节仪典、宴请事务工作第二节会务工作的具体内容第三节会务工作的变革与发展第四节会议的文字工作第一节会议概述本节要点一、会议及会议要素二、工作例会中的主要程序和原则三

、大型会议中的会务工作四、会议改革的探讨秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务”的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和一、会议及会议要素（一）会议会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。

根据《现代汉语词典》的解释，会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工作指

的是第一种含义。美国《韦氏新大学词典》中认为，会议是“一种会晤的行为或过程”，指的也是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如下的演变过程（见图5-1）。图5-1会议的演变过程近代资本主义社会部落联盟现代社会部落奴隶社会封建社会氏

族社会发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式氏族处理公共事务的氏族议事会（二）会议要素我们不能简单随意地将任何一种聚合或会合都看做是真正意义上的会议。只有具备了构成会议的十大要素，集体的活动或聚会才能构成会议。只有明确了构成会议的基本要素，才便于从整体上把握整个会议的全面工作，以利于会议

的顺利进行。构成会议的十大要素，如表5-1所示。表5-1会议的十大要素序号会议要素概念1会议名称包括：会议主办单位或会议范围、届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的2会议时间包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间3会议地点

指会议的具体地点序号会议要素概念4会议主持者指主办部门、主持会议的领导人5会议参与者指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员6会议议题会议的主要议题和其他要讨论的问题7会议的形式会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商8会议的文书包括书面会议通知在内的一切会议书面材料9会议的

结果会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤10会议的费用小型会议是指用于会议的必要支出续表（三）会议的不同分类会议从其产生发展到现在，已经涉及人类生活的各个方面，包含的内容十分广泛，我们只能按类概

述，从不同的角度，依据不同的标准，分出不同的类型。按照会议的规模划分按照会议的规模划分可以分为以下五种（见图5-2）。图5-2按照会议的规模划分的五种会议1会议特大型会议大型会议中型会议小型会议微型会议指千人到数千人至万人参加的

会议指百人左右到数百人至千人参加的会议指数十人至近百人不等的会议几人至十人不等参加的会议指万人左右到百万人参加的会议按照会议的内容含量划分按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会

议分为两类：综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作要做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。21专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论

研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。如××经验交流会；×节日庆祝活动会；高校招生工作会议等。当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。2按照

会议召开的时间划分定期会议。指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。13不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。

如防汛紧急会、抗灾紧急会、××工作布置会、研讨会等。2按照会议的级别划分按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分或企业从总部到分公司划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议或跨国公司总部会议、××国总公司会议、××分公司会议、××部门会议等等。4按照会议的秘

密程度划分依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为（见图5-3）。5图5-3按照会议的秘密程度划分的三种会议会议公开会议内部会议机密会议内容无需保密的会议。如联谊会、运动会、公开会、庆祝会内容只能在组织内部公开的会议。如企业营销策略研究会会议内容涉及组织的秘密，或不必扩大知情范围的会议按照会议

的性质划分依据会议的性质，可以把会议分为决策性会议与非决策性会议两类，之下又可根据不同的情况进行细分。决策性会议。包括立法性会议、党务性会议、行政性会议等。61非决策性会议。包括业务性会议、动员宣传布置性会议

、纪念性会议、娱乐性会议、新闻性会议等。按照会议与会人员集中或分散情况划分由于现代会议形式的出现，有了与传统的与集中一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中开会对应的非集中会议形式。非集中的会议主要借助现代通信技术召开

会议。包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称为电子会议，是在一定的电子设备的支持下举行的本地或异地会议。27会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示。表5-

2会议的其他分类分类标准类型按与会者的身份和国籍国内会议国际会议按与会者国别或与会各方的数量双边会议多边会议按会议议题所涉及的领域经济性会议政治性会议军事性会议文化性会议会议目标的实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重

要的一个因素就是会务工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的事务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。第二节会务工作的具体内容无论开展何

种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员在工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。（一）秘书在会前要做充分的筹划准备工作秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤（见图5-

4）。图5-4会前准备工作的步骤明确要点准备议题安排会议议程通知开会会场准备以上五项具体的内容如下所述。明确要点秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘

书应当用心留意。准备议题围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。12质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是

秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备（见图5-5）。图5-5秘书应做的准备准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备秘书要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是秘书要为会上讨论的问题准备好充分的材料要求秘书在可能的情况下，例

会前将有关材料发到与会人员手中秘书所能做的，是尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安

排会议议程是秘书会务工作的第二个原则（见图5-6）。图5-6如何安排会议议程3事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容放在会前放在后面放在会期两头一些例会上宣布周知的内容有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题

，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。秘书也要科学安排工作会议的时间（见图5-7）。图5-7科学安排工作会议的时间工作会议的时间上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安

排一次短暂休息会议通知方式通知开会会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面通知（见图5-8）。图5-8会议通知的三种方式4口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会一般是与会

者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告便条式或卡片式的会议通知卡张贴式即黑板启事栏的会议通知秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则

一般通知标题可以省略为“通知”。下面是二个例子：例文1通知五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。总经理办公室×月×日例

文2各部门科长会议通知×年×月×日事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问题，特召开会议，请准时出席。受文者：各部门各科长时间：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。地点：第一会议室总经理办公室主任××上面二个例子，第一个是最常见的文字叙述

式会议通知；第二则文字叙述更为直接、简洁，在一些公司、企业，通知单是事先印制好的卡片，只要秘书按与会者名单事先填好发放即可。会场准备会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备

，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。5会场准备有以下要求（见图5-9）。图5-9会场准备的要求要求秘书会务工作的第四个原则就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要

与会议主题、性质一致事先制作一块挂在会议室外的牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素（二）秘书在会中的组织和服务工作工作例会中组织和服务

工作相对简单易行，且工作量小，所以常设一位秘书。签到和检查会场与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议出勤情况如实记录。1集中精力，做好会议记录会

议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的秘书，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。2服务性工作小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好以下工作（见图5-10）。图5-10秘书在会中要做的工作3随时接听打进来的电话，根据需要进行处理接

待随时找人为各位倒水、递烟缸适时挂图、分送材料、放投影、录音录像适当为领导提供提纲等必要文字材料要求协助会议按议程进行并形成会议结果秘书在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议

题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。4归档（三）秘书在会后的善后和落实工作秘书在会后的善后和落实工作有以下四部分组成（见图5-11）。图5-1

1秘书在会后的善后和落实工作的四个部分秘书在会后的善后和落实工作的四个部分及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办整理整理：及时整理有关会议材料、如纪要、简

报、决议或决定，其中包括要领导审阅签字的，要领导签发并递送有关宣传部门的，以及要在机关内信息简报上交流的内容。归档：一切会议材料，要及时按规定格式整理好，做好归卷工作，以备存档。另外通过对工作例会程序的介绍，例会的原则可归纳为以下六条

（见图5-12）。图5-12工作例会的原则会场宁略小而勿失于大科学地统筹安排会议议程做好会议服务工作事先准备议题做好会议缺席部门或人员的落实工作秘书在通知开会时采用口头和书面并用大型会议中的会务工作要开好

一个会，尤其是大型会议，精心的准备和组织，是开好会的重要保证。一般大型会议的会务人员很多，会议筹备部门和会务工作人员常是由与会各单位暂时抽调来组成的，一些重要的、需要早动手的工作，也是由主办单位负责会务的同志提前落实的。下面就一般大型会议中秘书的会务工作

做简单介绍。（一）会议的“前站”大型会议的议题是由领导中枢决定的，秘书的工作，是根据会议的规模范围，组建好会务班子，即大会筹备处（临时性秘书机构）或叫秘书处、会务组等等。大型会议的筹备处由会议的主办单位主抓并负责组建会务班子。一般会务工作人员分为四套班子，即：秘

书组、行政组、宣传组、保卫组。秘书组在会前的工作撰写会议方案和所需的会议文字材料大型会议方案中主要明确8项内容，如表5-3所示。表5-3大型会议方案的内容11方案的内容概述确定会议议题凡是开会，秘书人员都要协助领导确定或者选择收集到的议题，有时为防止意外还要另外准备一到两个备用议题。一般而言，总

是先有了议题，才决定开会，然而实现情况是复杂的确定会议名称会议的名称应根据会议的议题、性质在会议方案中明确拟定确定会议的时间一般要视会议议题的复杂程度、重要程度、紧急程度而定，力求做到紧凑而有效，避免不必要的拖延与浪费方案的内容概述确定与会人员包括会议出席人、列席人、特邀人员

确定会议地点结合与会人员的人数、范围、会期长短、分布地区，本着精简节约、方便工作的原则选择对大多数与会人员方便的地点拟定会议议程和日程议程和日程是两个不同的概念编制会议经费预算编制经费预算要本着节约、节省的原则将会议期间的每一笔开支详细列出，报经有关领导审查后确定拟订会议文

件材料的准备办法以及会议组织和具体分工主要包括大会发言材料、会议日程表、全体参会人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论专题和分组讨论场所、作息时间表、会议参阅文件、会议下发材料续表议程和日程：会议议程指

对已确定的议题列出讨论的先后顺序，是安排日程的前提和基础。会议日程是结合会议议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的时间安排，以保证会议的正常进行。其中对会议议程和日程的安排尤为重要。会议议程拟定的合理与否直接关系到会议能否实现预定

的目标、取得预期的效果，也关系到能否高效率地召开会议。日程的确定是结合已确定的议程将会议议题的讨论以及会议期间的其他活动按日排列，以便会议中的所有活动能够有条不紊地进行。其中会议议程表的格式，如表5-4所示。表5-4××协会专业技术研讨会会议日程表日期时间内容地点9

月5日星期四8:00-8:50报到并领取会议资料圆通饭店1层大厅9:00-11:30××同志报告圆通饭店5层会议厅14:00-17:00××同志专业技术讲座圆通饭店5层会议厅日期时间内容地点9月6日星期五

8:00-11:00分组讨论(预先按单位分组并指定召集人及记录)第一组圆通饭店2层小会议厅第二组圆通饭店3层小会议厅第三组圆通饭店4层小会议厅14:00-17:00参观相关技术操作13:40圆通饭店门

口发车到高新技术开发区续表落实大会发言人、发言内容及时间，以确定和组织撰写、修改、审阅大会的典型材料、发言等，以便具体安排会议日程。落实文件材料的打印、校对、装订工作。编制“大会手册”，手册内容主要是会议名称（

会标）、会议时间（安排）、文娱活动、作息时间，大会发言程序、讨论时间地点等。准备与会人员名单与通讯地址联络方式的表格，用于编制大会名录。2345行政组在会前的工作行政组在会前的工作包括以下八部分。印制会议胸卡或代表证、工作证、服务证、资料袋、座签等。12其印制有如下要求（见图5-13）。图5-

13印制证件的要求印制证件没有特殊要求有特殊要求直接与广告制作公司或门市部联系，会有各种不同样式供选择，只要比较价格，保证印制质量和交货时间就可以可以与制作商协商，秘书一定把要求讲清楚，把价格谈清楚发送会议通知。大型会议的会议通知内容比较复杂，除了要通知的时间、会期、地点、内容之外

，一定要加上回执单，回执单一般采用表格式，主要填报所有参会人的姓名、性别、职务职称、民族、年龄、会后返程交通要求等等，有的学术性交流会还要提交论文题目。秘书通过回执单的统计，可以掌握与会人数、早做安排。因此，会议通知要考虑到往返时间，早发为宜。准备必要的请柬

和给领导人的会议邀请函，交给会务机构领导。23安排会议食宿。食宿安排的总原则是让与会人员吃好、住好，又不可造成浪费，一般不同的会议会有不同的规格，要尽可能安排好。住宿的安排一定要将工作做细，以防不经意间出现厚此薄彼的现象

，造成矛盾。4安排住宿的要求包括以下几点（见图5-14）。图5-14安排住宿的要求安排住宿的要求与会人员多，需要选择多处住宿时，就要按档次、设施和服务的不同进行安排在优先照顾长者、尊者、体弱者和领导的基础上，按地区和

小组集中，不同档次的房间要合理调配安排时应先根据与会人员名单，列出住宿表，报经有关领导审批后按表住宿做好登记、收费、发证工作，在房间门上标出住宿者的地区或姓名，便于联系安排就餐的要求包括以下几点（见图5-15）。图5-15安

排就餐的要求安排就餐的要求一般要统一就餐标准，少数民族和年老多病者可作特殊照顾和安排只要伙食标准定下来，可以采用固定餐位或凭餐券就餐的办法，一般是就餐时若干人组成一桌均可安排会议场所。包括主、分会场、讨论

场所以及文娱场所。秘书人员一旦确定了会议召开的具体地点，就应在会前将会场按会议的要求布置好。要按照会议的要求对会场大小，灯光设备，通风，会议驻地的交通，购物，休闲及其他辅助设施等情况进行检查落实，并对主会场、分会场以及小组讨论场所进行合理

布置。5安排会议医疗保障工作。医疗卫生方面的准备包括伙食、饮水、住宿、会场、周围环境和个人卫生诸多方面。要安排有经验的应急医务人员，准备必要的急救药品，对饮食、环境卫生做必要的检查和处理，清除隐患，保证随时提供应急医疗服务。特别要考虑到可能出现的突发性疾病，应给予及时

的救护，也要注意防止流行性疾病的发生。6安排文娱活动、往返需用车辆、车场、司机及司机的活动。如果会期较长，为丰富生活，调节高度紧张的工作状态，在会隙或晚间，常要安排一些文娱活动。无论是安排的电影、舞会、音乐会、健

身活动或观光等等都应在会前落实到位，从时间、内容到交通安排等都不容忽视。目前会议用车一般采用租用运营车队的方式，只要事先商定好具体用车时间，不必考虑停放车场和司机的安排。订购参会人员会后的车船航票。现在一般都是会务委

托驻会的饭店解决定票问题或直接采用网上预定方法。78宣传组的会前工作宣传组的会前工作包括以下两部分（见图5-16）。图5-16宣传组的会前工作的内容3宣传组的会前工作内容宣传会议的意义、目的、任务和要求，联系安排必要的新闻报道采访，准备召开

记者招待会设计并定制会标、会徽、会议宣传性标语、牌匾、专栏和宣传展板保卫组的会前工作主要负责会议安全保卫工作的检查和落实。保卫组应注意必要的值勤、岗哨、门卫、消防、安全门、特殊事件处理等安全工作的准备。有的还要考虑主控室和有关安全保卫设备的使用工作。目前有的采用临时与保安公司签订协议的方式

，在会议期间雇佣保安人员。一切“前站”工作在会议召开前就绪，由各组负责人落实后，向大会筹备处汇报，保证会议如期召开。4（二）会中的各项会务工作会中的各项会务工作中的主要从以下四套班子的工作来讨论。秘书组秘书组人员在会中一般按工作内容分成两部分（见图5-17）。1图5-1

7秘书组人员在会中的工作内容秘书人员的工作收集和初加工以及信息反馈深加工和信息发布一部分是进会，参加或召集小范围座谈讨论会，了解与会人员的会议反映，了解会议情况，保证会议议程、日程的正常进行一部分秘书人员要负责编发会

议简报，及时报道会议情况，适时下发会议材料按既定日程和议程组织会议及会间活动做好大、小会议调度工作，坚持候会制度候会制度：候会就是等候参与会议的具体议程。有些会议，议题繁多，必须参加后一议题讨论的代表如果与前一议题无关，秘书人员必须通知有关人员在指定的时间到

指定的地方等候，保证会议前后相接，既可节省时间、又不至于使会议秩序混乱，保证各议题讨论的紧凑，又避免无谓的“听会”。如大会安排代表发言、演讲，要提前落实好发言、演讲人，并按时把他们引领到指定地点等候准时发言。秘书组要

组织会议决定、决议的修改和定稿。有的决定、决议，是秘书在会前就着手准备的，有的则要根据会上议定的内容或表决的结果在会议期间撰写的。还要抓紧做会议总结，为领导准备会议后期发言。行政组首先，要组织会议签到工作。签到是与会人

员到会时的一道必要的手续，也是会场管理的一项重要内容。2目前常见的签到方法有四种（见图5-18）。图5-18签到方法常见的签到方法簿式签到秘书代签法证件式签到电子自动签到秘书代签法：由秘书人员在到来者的名下画

圈。证件（卡片）式签到：与会代表在预先发给他们的证件或卡片上签上自己的姓名，然后上交即可。簿式签到：与会代表在入场时到秘书人员事先准备好的签到簿上签署自己的姓名、职务、所在单位、联系电话及安排住宿房号等，以示到会。电子自动签到：代表将印有代表固定号码

的卡片送入签到机，签到机立即将姓名、号码传到中心，并把签到卡退还代表。电子签到的优点在于快捷方便，不会因速度慢而在会场入口处出现混乱拥挤的现象。签到完毕，与会人员进入会场后，秘书人员要填写会议出席情况报告表，在主持人宣布会议正式召开前报告主持人。会议出席情况

报告表包括会议名称和届次、日期、应到人数、缺席人数，实到人数等内容。其次，是分发文件。分发的文件包括报告、讲话稿，演讲稿、计划、方案、决定讨论稿、草案、规定、章程、制度、开幕词、闭幕词、议案、提案、讨论的问题等。分发不仅要避免出

现差错，而且常要赶时间，有时一部分分发下去看完后还要回收，秘书人员一定要亲自分发、回收，还要清点下发与回收的文件材料份数。如需回收的文件，分发前在右上角必须注明回收字样，以便与会人员妥善保管。最后，行政组还要征求与会者对食宿的意见，对特殊与会人员加强医疗服务，抓紧会务费用结算

工作，组织安排好会议期间的文娱活动，搞好返程交通的落实。宣传组结合会议要求组织各种形式的宣传工作，联系并协助新闻单位做好报道，保证信息的及时发布与交流。保卫组杜绝各种不安全隐患，必要时与有关交通管理和治安管理部

门协调，保证会议顺利进行。34（三）会后的落实工作会后的落实工作从以下四套班子的工作来讨论。秘书组完成会议纪要等等会议材料，做好下发工作。有关的报告、决定、决议修改后，要经主要负责人审阅签发，然后印发。1需回收的文书，大会结束后及时收回；遗失的经

查清，报领导处理需公开发表重要文件，报领导审批签字后及时交新闻单位发表正式印发的文件及时印发会议记录、发言稿、原始材料等均应立卷、归档秘书人员应根据文书的性质与重要程度分情况妥善处理（见图5-19）。图5-19秘书人员对各种文书的处

理文书需要承办、转办以及要形成其他材料的文件，要及时交付有关人员，归口处理行政组作好与会人员的财务结算，账目票据要结清；做好离会时的协助退房、返回送站工作；做好驻地、会场的善后工作。要保证与会者及时离会，必要的，要协助寄发会议材料。宣传组与新闻单位共同协作，做好新闻发布会

、新闻播发和会议宣传工作。向驻会场所表示谢意，必要时要发感谢信。23保卫组做好会后的一切物资清点清查工作，协助做好会议材料的妥善处理工作。以上，是大型会议的会务工作，以典型的代表会会务为例。大型会议还应当包括展示会、展销会、博览会、交流会等等，这种会务，比起我

们所介绍的内容和形式都更丰富，也更复杂。展销会4第三节会议工作的变革与发展会议是必要的，它是发扬民主，集思广益，沟通信息，推动工作，解决问题的一种十分重要的方法。但目前，我们国家从上至下不同程度地存在着会风不正问题

。规模越来越大、级别越来越高、陪会严重会议讨论问题东拉西扯，议而不决决而不行会风不正的问题（见图5-20）。图5-20会议存在的问题存在的问题会议铺张浪费、讲究吃会、游会、玩会、捞会时间过长形成“马拉松”会会议过多，形成“会海”随着我国经济体制与政治体制改革的不断深入和发展，会风不正问题

越来越成为管理工作中严重的腐败现象，会风问题已经到了非改不行的时候了。研究会议改革，主要应当从两个方面入手。一个是会议该不该开；一个是该开的会议怎么开。解决好这两个问题，会风才能端正，办事效率自然提高。（一）健全会

议制度，严格会议纪律要彻底根除工作中存在的弊端，都必须从制度与纪律入手才能解决。会议改革，首先应当把好会议审批关（见图5-21）。图5-21会议的审批会议审批关人把关制度把关会议方案报批制度会议方案报批制度：要建立一套会议方案报批制度，明确什么规模、什么级别、会议支出在什么范围内

的会议，应当事先报送哪一级审批。秘书工作中强调会议方案的设计，会议方案报批制度中应当明确规定，申请开会，要有详尽的会议方案，会议方案中要明确会议目的，明确会议要取得的成果。（二）压缩会议支出，计算会议成本，公开会议支出针对压缩会议费用问

题，有人提出了对会议费用的各种标准化计算。如果每位与会者心中都有一本会议支出的经济账，精打细算，科学安排会议的投入与产出，会风必定大为好转。会议成本：计算会议成本，就是按照与会人员的工作职称、工作水平、工作量来计算会议期间所有人力、物力、财力的开支，计算出会议成

本，以明确会议的代价，提醒有关人员，减少没有必要的会议。人们曾经借鉴过日本太阳公司计算会议成本的方法，即会议成本=2A×B×T（A：每小时职工平均工资的3倍；B：参加会议的人数；T：是以小时计算的开会时间；2A即包含了停工的损失）。这种计算方法是否科学

值得研究，但讲究效率、讲究成本的精神，值得学习。（三）统一办会奢侈会风造成的不仅是资金浪费问题，“会海”中还会使人力物力无限消耗。针对这种情况，现在有不少“会议公司”，专门承接各类会会议公司：会议的主办单位只要付钱、讲清会议目的，会议公司便以完善的会务工作向主办单位提供服务。目前，北京有几

家会议公司，各大饭店的公关部门和其他部门，也承接类似的事务。像“展览公司”，在办各类展览会，展销会、游园会、“庙会”的意义上，也是一个会务性公司业务。庙会目前看来，会议公司能够生存和发展，说明人们对统一办会的需要。但会议公

司也有其自身的优点和缺点，如表5-5所示。表5-5会议公司的优缺点会议公司的优点会议公司的缺点经常办会，可以在办会的经验上不断总结，会议就办得好多是不同单位参加的大会，会议开支都是公款，所以没人做一个精确的计算会议公司在物质上也有相应的基础，有

比较完善的现代会议设备设施节省了部分人力会议公司没有一个收费标准也节省财力（四）限制会议的时间、地点目前，一些“会海”现象形成的原因，是无人“督会”。一些领导人物，都是被当成特邀的来宾请来讲话、听会的，囿于各方面原因，会已开了，也不便指责。目前有的地方已经开始建立会议的监督机制，比如

明确规定不准在旅游旺季到旅游胜地组织会议。对于限制会议的时间，也是很有必要的。（五）利用先进的技术设备使会议现代化利用先进的技术设备，可以克服会议的时间紧、场所限制、人员集中、资料准备工作紧张、交通不便等等困难，大大减少财政开支，提高效率。电子计算

机的广泛使用，可使会议计算机化。计算机在会议中的应用有以下方面（见图5-22）。图5-22计算机在会议中的主要应用计算机在会议中的应用用电子日程表安排会议，并及时发出信号，提醒准时开会与会者进行信息传递、文件的起草讨论、以及各种会议材料统计进行会议记录，编制会议简报，自动检索会议内容除

此之外，还有一些具体的会议改革方法（见图5-23）。图5-23会议改革的方法会议改革方法1.会议议题要单一2.会前做好充分的准备3.小型会议不安排开幕式和闭幕式4.事先把报告、讲话稿印发给与会者限定发言人数和发言时间5.砍掉没必要的观光旅游6.纪念品要体现会议的品位会议

改革是老话题，又总有新内容，说明会议改革任务的艰巨。会议的质量水平，有时的确不完全取决于秘书，但是毕竟具体的会议事务都是由秘书承办的，所以会议改革中秘书的责任是重大的。第四节会见会谈中的事务工作本节要点一、安排会见工作二、安排会谈工作当今世界，信息

与科学技术已经大大缩短了人与人、地区与地区、国家与国家之间的距离，“地球村”开始成为现实。无论是政府组织、企业公司，还是社会团体，为交往与合作而举行的会见和会谈就越来越多，它已成为领导工作的一个非常重要的组成部分。一、安排会见工作会见，即与别人会面、相见，多指外交场合

，也称会晤。其具体概念如下（见图5-24）。图5-24会见的具体概念会见接见或召见晋见谒见或觐见尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者卑者、小者和身份、级别、地位低者会见尊者、长者和身份、级别、地位高

者接见或拜会在君主制国家在外交上会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的，与会谈相比，礼仪性更强些（见图5-25）。图5-25会见的种类会见的种类礼节性的会见实质性的会见时间较短，话题较宽泛，气氛也较轻松活泼涉及双边的政治、经济、军事、文化以及其他内容中的一方

面或多方面交换意见，因而时间较长，话题较集中，气氛紧张在为领导安排会见时，秘书人员必须做的具体工作有以下几方面：（一）客人提出会见要求会见如果是由客人提出，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划

与安排下尽早给对方回复，以便约定会见时间。如因故不能会见，应向对方婉言解释。（二）主人（我方）提出会见要求如果我方作为主人主动提出会见要求，即会见邀请，秘书人员需要安排好以下事务工作，如表5-6所示。表5-6秘书人员的事务工作序号事务工作注意事项1确定主方参加人员确定参加会见的领导，

然后指定陪同人员。参加人不宜过多，只要求有关人员参加2确定会见时间及地点应充分考虑双方各自的时间安排以及方便程度，一般可安排在客人抵达的第二天或宴请之前。地点一般可选在客人所住宾馆的会议室，也可选择主人所在地的会客室3准备资料准备会见材料，帮助领导拟定会见谈话的话题及内容4安排座

次会见应选择桌椅、沙发，摆放在适当的位置，安排宾主对称而坐。座位的安排习惯上按国际上通行的右为上，5约妥会见时间主人主动将会见人姓名、会见目的、以及具体安排告知对方，并要求回复。得到肯定回复后，约妥会见时间序号事务工作注意事项6安排具体会见事务布置会见场所，准备会见时的饮料，安排会

见人员食宿、交通车辆和具体事宜。如要发布新闻，要事先约定新闻单位7会见迎接会见时，主人提前半小时到达，通常由秘书人员在大楼门口迎接，主人在会客室迎接；对重要客人，主人应到门口迎接8引见介绍秘书人员引见时，应侧身走在客人前面1.5-2米处。宾主初次见面须作介绍，秘书介绍的内容包括身

份、姓名、单位，客人落座后，秘书人员要及时端上茶水或其他饮料9会见拍照会见时如需摄影，一般要在主客会面握手时或主客就座寒暄前拍摄。仪式隆重的会见，摄影是在主客进入会客厅前，由秘书人员引到特定的地方拍摄10会见结束秘书人员应微笑着把客人送到大门口，为表示尊重对方，可送到小轿车前握别，挥手且送

客人远去后退回11整理会见纪要秘书人员及时地整理出会见纪要，总结会见成果续表其中在安排座次中，常见的安排法有如下三种（见图5-26）。主宾主人客人主人译员办公室主人客人客人图5-26常见的座次安排法主人主宾二、安排会谈工作会谈，指双方共同商谈

，是双方或多方就某些重大问题，如贸易项目，政治、经济、文化等领域的重大问题的磋商或谈判。会谈一般均为实质性的，双方或多方都是以实现自身的一定利益为目的，希图与对方达成某种共识,因而会谈往往时间较长，可能出现波折，有

时同一问题的会谈会分多次进行。秘书人员安排领导的会谈工作，与安排领导的会见工作基本相同，所以此处主要介绍会谈桌的选择和座次的安排。会谈一般都选择专设的会谈桌上进行。常见的会谈桌及座次安排有以下几种情况。（一）适合于双边的会谈桌

安排适合于双边的会谈桌安排有以下两种情况（见图5-27）。图5-27双边的会谈桌安排正4363574657主宾译员译员主人正门主人主宾453译员4译员35正门（二）三方会谈时方形会谈桌的安排三方会谈时方形会

谈桌的安排情况如下（见图5-28）。图5-28三方会谈时方形会谈桌的安排（三）多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排情况如下（见图5-29）。图5-29多边会

谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排空间空间空间会谈取得了成果，如果要签订意向书、协议或合同，秘书人员要协助组织好签字仪式。通过以上的介绍，可以得出会见、会谈与会议的区别。图5-30会见、会谈与会议的区别会见、会谈与会议

的区别（见图5-30）。会见、会谈与会议的区别从范围看从目的看会议是一方内部召开会见、会谈则是双方或多方进行意见交换会议的参加者往往目的相同，都是为了解决某一问题的会见和会谈涉及的问题是大家共同关心的，都是要争取各自更多的利益安排和组织会见和会谈的秘书，要注意

把握相互尊重，互惠互利，求大同存小异，最大限度争取我方利益的原则。第五节仪典、宴请事务工作本节要点一、公务仪典的筹划和组织工作二、宴请的筹划和组织工作策划和组织公务仪典、宴请，是秘书部门的一项非常重要的

工作。组织得好，可以为组织树立起良好的社会形象，增进感情，融洽关系，加深彼此了解，甚至可为单位带来实际的经济效益。一、公务仪典的筹划和组织工作公务仪典的筹划和组织工作包括庆典、开幕式、签字仪式的筹划与组织。（一）庆典的筹划与组织在组织值得纪念的日子，如成立纪念日、开放日、新办公楼落成

或者在组织的经营活动取得重大成就时，都可以组织庆典。庆典的参加者包括以下几类（见图5-31）。图5-31庆典的参加者各上级主管部门有关新闻单位相关友好单位对公司企业发展非常关心的友好人士组织邀请这些人

前来庆祝，目的是借以扩大影响，提高单位知名度，联络感情，增进友谊，融洽关系，树立良好的组织形象，为组织创造良好的社会发展环境。秘书人员为组织筹划与组织庆典时，应注意做好以下工作，如表5-7所示。序号注意的事项具体内容1协助领导确定邀请对象根据庆典的具体内容以及要实

现的目标，提出邀请范围、邀请对象的初步方案，供领导审查后确定2印制分发请柬一份请柬包括以下内容：庆典名称、日期、地点、受邀人、邀请单位以及特别说明等。请柬印制好后，提前分送给邀请对象，对一些重要的客人，必要

时要亲自上门邀请3选择庆典会场庆典会场一般比较固定，大多选择在公司大厦前坪或门前、组织的办公地点门前空地作为仪式的主会场4准备庆典设施庆祝仪典的设施一般包括：音响设备，会场装饰物如花篮、彩球；剪彩用的红绸布、剪刀及托盘、礼品、纪念品5准备相关资料庆典上所需的资料包括领导的发言稿，单位准备对外宣

传的内部情况，历史资料、图片、实物等。如有必要在新闻媒体上公开发布消息，还应与记者一同商议拟好稿件，准备发表。所有相关资料必须先送领导审查批准后确定6邀请司仪、礼仪小姐并交代仪程必要时可以从礼仪公司请专业司仪主持庆典，请礼仪小姐担任礼仪服务

工作。秘书要事先向他们交代庆典程序和他们所负责的工作表5-7筹划与组织庆典应注意的事项序号注意的事项具体内容7安排来宾接待工作庆典举行日要安排专人检查来宾的接待工作8安排来宾的宴请、住宿等事宜庆典后如安排宴请，必须事先做周密准备，专人负责。如果嘉宾在庆典

结束后不当日返回，还需安排住宿或其他活动9收集反馈意见，及时做好总结工作庆典完毕，秘书人员要认真搜集与听取各方面的反馈意见，包括来宾的反映、新闻报道、公众的反响等10做好财务结算工作任何仪典活动，秘书都应在筹划之初做好经费预算并报请领导批准。在整个活动中，一切支出严格按审批的标准执行

。所有费用情况应由专人负责，最后统一列出明细账目，与财务部门做好费用结算，并如实向领导汇报费用支出使用情况续表（二）开幕式的筹划与组织组织或系统召开的大中型会议都有开幕式。在开幕式上，往往由主持人首先发表有关大会意义、议程和主要精神的

概括性讲话，或由主要领导作报告。各种展览会，如经济建设成就展览会、商业性的博览会、文化艺术展览会，工程项目的开（竣）工和交接仪式等均有开幕式。秘书人员应注意做好以下工作。确定参加人秘书人员结合活动性质，拟出开幕式的参加人,送领导审查批准后确定。开幕式的参加人员大体有三部分：主办方领导

、特邀宾客、有组织的观众。制发请柬根据确定的参加人员，采取相应的召集、邀请方法。对领导要请示和确认出席时间，对群众要安排好组织协调工作，对宾客要及时印制分送请柬。尤其是邀请主要嘉宾的请柬，应当专人送达

，并请求对方确认出席，以便做好有关的其他准备工作。12布置开幕式的主席台这是秘书人员组织与筹划开幕式的重头戏，主要有以下工作，如表5-8所示。表5-8组织与筹划开幕式组织与筹划开幕式具体工作撰写开幕词为领导拟写开幕词，拟稿后经领导人审阅定稿并制作文本统计贺电

、贺信事先统计好贺电、贺信，供主持人宣布或朗读悬挂会标会标一般悬挂在主席台的上方位置，多数为红底黄字或白字会标安放座椅座椅的安放要视主席台上就座的来宾与主人的人数确定摆放数量与摆法3组织与筹划开幕式具体工作排定座次主席台上宾主座次

的安排要视级别来定，主宾与主要负责人的座位应摆放在前排正中，然后按左右依身份次序分别排好。座次排好后，摆放座签或将写有姓名的小条贴在椅背上，以便宾主对号入座。简短的开幕式有时不必摆放桌椅，领导与宾客在主席台只站立一排，秘书需即时引导安放麦克风麦克风放主席台中间，亦可放

在前排左右角上安排摄影摄像如需摄影摄像的，事先安排摄影师，准备必要的座椅或梯架邀请新闻单位开幕式如需公开报道的，须事先邀请新闻单位到场做好开幕式举行期间的其他服务工作续表（三）签字仪式的筹划和组织通常，国家与国家之间，组

织与组织之间在会谈和谈判取得成果，达成协议，缔结条约、协定或公约时，一般都要举行签字仪式。一国领导人访问他国，经双方商定发表联合公报（或联合声明），有时也举行签字仪式。商务贸易组织之间在重要的合作和贸易活动取得进展时，也举行必要的签字仪式。秘书人员在筹划和组织签字仪式时要做好以下

工作。确定签字人签字人的安排是很关键的，原则上是根据文件的性质由双方各自确认。有由国家领导人、政府有关部门负责签的，也有由董事长、总经理签的。但双方签字人工作性质应基本一致，身份亦大体对等。签字仪式的安排12签字仪式的安排

包括以下四个步骤（见图5-32）。图5-32签字仪式的安排做好文本的准备工作，及早做好文本的定稿、翻译、校对印刷、装订盖火漆等项工作准备好签字用的文具、会标、国旗、香槟酒商定双方助签人员，并安排双方助签人员洽谈

有关细节确定参加签仪式的双方观礼人员，一般是参加会谈的双方全体人员不少国家或社会组织为了表示对签订协议的重视，往往由更高或更多的领导人出席签字仪式，但他们不是主签人，在此情况下，就不应机械地坚持“对等”、“相当”的要求。签字仪式的场景布置要求签字厅一般安排在较有影响的、适于签字

的、宽敞明亮的大厅内，亦可安排在谈判室内。签字桌的选择签字桌可选择设在签字厅内的大方桌，桌上覆盖深颜色的台呢，究竟选择什么颜色，要视双方喜好并且不犯任何一方的忌讳。312摆设在选定的长方形谈判桌的后面摆放两把椅子，作为双方主签人员的座位，主左客右。谈

判桌上摆放着各方保存的文本，签字用的文具。文具的前端中央摆一旗架，悬挂签字双方的旗帜。所有这些摆设的摆放都遵循主左客右的原则。3签字仪式的程序签字仪式的程序有以下四步（见图5-33）。图5-33签字仪式的程序4双方参加签字仪式的人员步入签

字厅主签人入座双方观礼人员按身份站在己方主签人后签字仪式开始开始签字时由双方助签人员协助主签人翻揭文本，指明签字处，由签字人员在自己所要保存的文本上签字，并由助签人员将此文本送给对方助签人员，再由双方签字人员分别在对方保存的文本上签字。然后由双方主签人将文本互换，相互握手庆贺，有时备有香槟

酒，在双方握手庆贺后，礼仪小姐端上香槟酒，双方共同举杯以示祝贺。常见签字桌及其人员站位情况（如图5-34）。b4b3b2a2a3a4b1a1ba②①正门①签字桌；②双方标志或小国旗a.主主签人；b.客主签人a1主助签人；b1客助签人a2、

a3、a4主观礼人员；b2、b3、b4客观礼人员图5-34常见签字桌及其人员站位情况二、宴请的筹划和组织工作宴请，指盛情约请贵宾宴饮的聚会。更是人际、社交以至国际交往中最经常的交往活动之一。宴请贵宾的目的主要在于应酬答谢，

祝贺共勉、增进友谊，协调沟通，联络感情，结交朋友以及讨论共同感兴趣的问题等。（一）宴请的形式与规格国际上通用的宴请形式有：宴会、招待会、茶会、工作进餐等。每种形式都有特定的规格和要求。宴会宴会，指比较正式，隆重的设宴招待，一般为正餐。主宾在一起入坐

进食，由招待员顺序上菜。1按其规格又可分为国宴、正式宴会、便宴、家宴四种形式（见图5-35）。图5-35宴会的四种形式宴会正式宴会便宴家宴国宴国宴：特指国家元首或政府首脑为国家庆典或为外国之国家元首、政府首脑来访而举

行的宴会。这类宴会规格最高，也最正式。一般在宴会上要悬挂国旗，安排乐队演奏双方国歌，奏席间乐，双方首脑在宴会前要发表演讲，讲话或祝酒词。正式宴会：规格比国宴低，且不悬挂国旗、不奏国歌，其余基本与国宴相同，亦可奏席间乐。便宴：常见的有午宴、晚宴，有时也有早宴

。一般不排座次，不作正式讲话，菜肴亦可丰可俭，它最大的特点是自由、轻松、随便。家宴：即把客人请到家中招待的宴请方式，显得亲切、友好。家宴一般由家庭主妇亲自下厨烹调，家人和客人共同进餐，亦可采用自助餐的形式举行。招待会招待会是不备正餐，较为灵活的宴请形式，

备有食品、烟、饮料，不排席位，可以自由活动，常见的有两种形式（见图5-36）。图5-36招待会的两种形式2招待会的形式冷餐会酒会冷餐会：其特点是不排座次，菜肴以冷食为主，也可冷、热兼备，陈放在菜桌上，供客人自取，客人可以多次取食，自由

活动，自由进食，自由交谈。当然对年老、体弱者，要准备座椅，并由服务人员招待。酒会：亦称鸡尾酒会，形式比冷餐会更活泼、方便。招待客人以酒水为主，略备小吃，不设座椅，仅放置小桌或茶几，以便客人随意走动，接触交谈，客人可以

在任何时候入席或退席，来去自由，不受约束。国际上举办大型活动，广泛采用酒会形式招待。茶会西方人一般在早、午茶时间（上午10时下午4时左右），请客人品茶为主。茶会通常设在客厅，设茶几、座椅、不排席位，如有贵宾参加，可将其和主人安排

坐在一起，其他人随意而坐。请客人品茶，通常享用茶水的过程也有许多礼仪和品茶习惯的讲究。茶具及茶叶都要十分考究，一般都选用名贵茶叶和上乘茶具，品茶的时候可略备点心或小吃。3工作进餐按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐，是现代国际交流中经常采用的一种非正式宴请形式，有时由进餐者各自付费。在

进餐时，人们可以边吃边谈，在我国往往以快餐形式进行，既简便、快速，又符合卫生要求。这类进餐只请与工作直接相关的人参加，不请配偶。4（二）宴请的筹划与组织宴请是一种社交、礼宾活动，为获得成功，秘书人员必须事先做出周密的筹划与安排，其工作主要有：确定宴请

的对象、范围和规格确定宴请对象、范围和规格的依据是宴请的性质、目的及经费筹措等因素，即要把需要和可能结合起来。秘书设计初步方案，经领导审批后确定。1确定宴请的时间时间的安排应充分考虑主、宾双方都较为合适这一因素

，有时若实在难以兼顾，理所当然的应从宾客的方便着想，一般不宜安排在对方的重大节日、重要活动之际或有禁忌的时间。确定宴请的地点如果是官方的、隆重的宴请活动，一般安排在政府、议会大厦或宾客下榻的宾馆内举行。其他组织的宴请，有条件的可在本单位的宾馆或附近的饭店、宾馆内进行。

23印制分发请柬邀请宾客参加宴请的请柬可用红色或粉红色卡片印制，写清参加宴会的时间、地点，宴会名称，以及受邀人姓名，如需对方给予回复，应写清“恭候佳复”等字样。请柬要提前送达，以表诚意，也可给对方准备的时间。非正式的便宴可不发请柬，直接打电话做口

头邀请亦可。4布置宴会厅宴会厅和休息厅的布置，取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置，应该严肃、庄重、大方，不宜用霓虹灯作装饰，可用鲜花、盆景，常青树等作点缀。如配有乐队演奏国歌或席间乐，乐队不要离得太近，乐声宜轻，最好能安排几位主宾都喜欢的乐曲。宴会休

息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置相同。5菜谱安排原则宴请时的菜谱要根据宴请的性质，目的，形式与规格，在经费预算标准内合理确定，菜谱的安排一般有四条原则（见图5-37）。图5-37安排菜谱的原则6安

排菜谱的原则主随客好搭配合理营养平衡量力而行合理安排座位和席次宴请时的座次，尤其是正式宴请的座次，是表达主方对宾客的礼遇和尊重，因此秘书要注意恰当安排赴宴人员座次。总的原则，既要按礼宾次序的原则作安排，又要有灵活性，使席位安排有利于宾主席间的交谈进而增进宾主友谊。

7常见的宴请中不同的座次安排（见图5-38）。图5-38常见的宴请中不同的座次安排较大的宴请中主次宴席的两种安排次序（见图5-39）。图5-39较大的宴请中主次宴席的两种安排次序1245639781245639781

0111213会议设备包括哪些？现代会议设备是不是会议科学化的根本因素？秘书怎样防止会议上讨论毫无准备的问题或出现“议而不决”的现象？针对目前“会海”中的不正之风，思考会议改革的具体措施。领导“会见”与“会谈”实质区别是什么？1234秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。任何

一次会议的召开，会务工作都可按其工作性质和事务主体的不同分为两类：即政务和事务。会议政务主要由会议的领导者和组织者完成和处理，是实现会议既定目标和完成会议任务的主体性工作。会议事务主要由协助者或服务者完成和处理，即由秘书人员完成和处理，这一部分工作是实现会议既定目标和完

成会议任务的根本保证。基于以上认识，“会务工作”即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作和会议事务工作，它包括会前的准备和筹划，会中的组织和服务以及会后的善后落实等会议全程的辅助性和服务性工作。