【文档说明】办公室事务管理（第二版）（21世纪高职高专精品教材·现代秘书.pptx，共(118)页，313.623 KB，由精品优选上传

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21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列办公室事务管理（第二版）胡鸿杰目录◼第一章绪◼第二章◼第三章◼第四章◼第五章◼第六章◼第七章论◼我们正处于一个变幻莫测的时代，社会价值取向日趋多元化，尤其是伴随着信息时代

的到来，我们作为社会组织的一员，不得不与办公室发生着各种各样的联系；办公室这个古老而又现代的机构在一个组织中将扮演怎样的角色，将发挥怎样的作用，势必影响我们的工作和生活。本书将帮助你认清信息时代办公室的地位及其在组织中的作用，并将使你第一节办公室及其功能◼一、社会组织的基本类型◼◼◼◼(四)◼◼二

、办公室的基本功能及其特征◼◼1.从社会组织的整体看，办公室是管理工作◼2.从社会组织的结构看，办公室是社会组织◼3.从社会组织的外部看，办公室是社会组织（二）办公室基本功能的特征◼1◼2◼3第二节◼◼◼◼（三）二、办公室的职能◼◼◼◼◼办公室事

务就是围绕办公室的管理职能而实施的业务活动。对于任何一个组织来说，不论其规模和性质如何，其办公室的基本业务活动都是一样的。比如：归档、邮件处理、消息和信件传播及使用电话、接待访问者及保存财政活动中形成

的文件。由办公室承担这些工作通常是很有利的，比如：打字、归档、复印、邮寄、文具控制、接待和集中组织控制电话系统。四、本书的主要内容◼本书主要围绕办公室日常事务管理展开，主要是通过理论和实践的分析，找到更有效地完成办公室

事务的方法和一些必要的技巧，让未来的秘书工作者能更加方便、省时和快◼第一节办公环境及其优化◼一、办公环境概述◼（一）办公环境的概念◼办公环境，或称为办公室环境，它是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合，从

广义上说，它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。◼◼1◼2◼3◼◼1◼2◼3◼◼1◼2◼◼1◼2◼◼1◼2第二节办公环境的维护和管理健康与安全是办公室环境维护和管理的最

主要的方面，因为健康与安全的工作环境给予工作人员的不但是身体上的安全，更是一种精神上的安全感，这种环境使员工们情绪稳定，◼（1◼（2）室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患，如光线不足◼（3）办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难

以用正确的姿势◼（4◼（5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物◼（6）工作中疏忽大意造成泄密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上。◼（7◼◼1◼2◼3．在遵循以上规定的基础上，企业还要实行安全◼◼作为秘书人员，在了解以上有关安全生产的知识之外，在自己的

工作中还要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险三、办公室信息安全◼（一）◼1◼2◼3◼（二）◼1◼2◼3四、◼(一)紧急情况的应对策略◼（1）火灾。（2）炸弹威胁。（3◼◼事故应该立即报告给上级或者安全主管，具体要求填写《事故情况记录表》和《工伤情况报告表

》，证人和事故◼《事故情况记录表》通常记录下面的信息：事故日期；事故地点；事故涉及人员；事故的证人；事故过程的概述和◼如果事故中有人受伤，涉及的每个人都要填写一份《工伤情况报告表》，准确记录受伤人的信息、伤情和处理情况。重要术语◼环境办公环境办公布局办公室安全信息安

全口头信息纸面信息电子信息紧急情况复习思考题◼1◼2．工作场所的布局有哪几种形式，你所在的组织采用的是什么样的布局？你怎样评价这种布局？工作场所的开放式布局的优、缺点各是什么？你认为对这种布局进行哪些方◼3◼4．列举在办公室的危险隐患，并

陈述应采取的预防措施。◼5◼6．在面临突发的紧急情况时，该采取哪些有效的措施来应◼第一节◼◼◼◼◼◼二、接打电话的基本礼仪◼◼◼◼◼三、拨打电话的程序与技巧◼◼1◼2◼◼1．正确拨号；2．主动自我介绍；3．准确陈述内容；4．耐心解答疑问；5．要求对方复述；6◼◼秘书对打出的电话都应

该记录在案，并根据通话内容的变动程度及时进行补充整理，以备日后查考。四、接听电话的程序与技巧◼◼◼1．迅速摘机；2．主动自报家门；3．辨明对方身份；4．听记对方陈述；5．及时提出疑问；6．复述来电内容；7．礼貌告别对方；8．轻轻放下听筒。◼◼一般来话内

容通常先记在便条或者记录本上，在通话结束后应该及时地进行整理，重要通话应该填写在专门的“电话记录单”或者“电话处理单”上。重要的电话内容应立即向主管上司汇报，电话记录单应保存备查。五、正确处理通话过程中出现的问题◼◼◼◼◼◼◼◼第二节◼◼（一）◼印章，即图章，有时也称为“印信”，是指

国家机关、社会团体、企事◼1◼（1）标志作用。（2）权威作用。（3）证明作用。（4）凭信作用。◼2◼◼3◼（1）正式印章。（2）专用印章。（3）缩印。（4）钢印。（5）领导人手章。（6）个人名章。（7）校对章。（8）戳记。◼1◼2◼3◼4◼5◼6◼

7◼◼1◼2◼◼1◼2◼3◼4◼案例3—2××公司印信管理规定◼◼◼◼1◼2◼3◼4．印章管理人在使用印章前必须认真检查审批程序，对于不合法或不符合审批手续的用印，印章管理人有权提出异议或拒绝让其使用。如遇◼5◼6．印章原则上不准携带出公司

，如确有工作需要借用公章，应填写《公章借用登记表》，经总经理批准签字后方可借出使用，使用人在使用◼7◼◼1◼2◼3◼4◼5．原则上不允许在空白介绍信上加盖公章，如确有工作需要，须经总经理签字批准并办理领用登记手续，未使用的空白介绍信应交回介绍信◼6◼7◼◼1◼2第三

节值班管理◼◼值班，是指各类企事业单位，在一段时间内，由专人担负处理全部工作的方◼式和制度。作为办公室的一项重要事务，值（一）值班工作的特点以及意义◼1◼（1）连续性。（2）应急性。◼2◼（1）值班工作是组成一个单位工作网络的重要细胞，是一个

单位的枢纽工作，起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示及时传达，保证本单位发生的重大紧急事情能够及时反映、及时处理，保证工作顺利进行的作用。◼（2）由于值班工作要经常应急处理一些重要工作，在一定意义或者一定程度上来说，值班工作代表了本单位的工作，值

班人员是本单位的总代表。（二）值班工作的职责和内容◼1．◼（1）通讯联络。（2）承办各种交办的事项。（3）负责公务接洽和来访接待工作。（4）处理突发事件。（5）安全保卫。（6）编排总值班表。◼2◼（1）记好值班电话记录。（2）记好值班接待记录

。（3）记好值班日志。（4）做好信息传递。（三）值班工作的组织形式与要◼1◼（1）设有专门的值班机构，通常称值班室或总值班室，配备专职值班人员，负责本机关或者本单位的全部值班工作。◼（2）首长电话值班室。◼（3）工作人员轮流值班，主要做好节假日的值班工作。◼（4）专兼

职值班相结合的形式，即白天有专人值班，晚上由工作人员轮流值班，平时由专人值班，2◼（1）确立服务思想。◼（2）树立严谨、热情、周到的工作作风和时效观念。◼（3）增强组织纪律观念，做好保密工作，严格遵守各项规◼（4）值班人员

有一个良好的工作作风，努力做到：搞清楚发生问题的具体情况，对没有把握的问题，处理要慎重；待人要热情；办事要考虑周密；传递信息要及时、准确。◼（5）有较高的理论政策水平和一定的业务能力。◼（6）要有健康的身体和良好的精神状态以及较强的应急反3．值班资料的要求◼◼（1）电

话簿。◼（2）值班工作所涉及的机关、单位，特别是上下级单位的机构设置、职责分工、办公地址、领导分◼（3）常用的工具书、列车时刻表、航班表、船期◼（4）本单位当前中心工作的计划安排、领导批示、◼（5◼（一）◼1．信息处理制度；2．岗位责任制度；3．安全、保密制度；4．

交接班制度；◼5．◼（二）◼1．值班表的用处；2◼◼1◼（1）对待已经预约的来访者。（2）对待不速之客。（3）对待不受欢迎的客人。◼2◼（1）接受任务。（2）具体办理。（3第四节小额现金管理◼一、现金管理中的会计知识◼（一）现金的收入和支出◼1．现金的种类；2．现金收

入和支出；3．现金超缺；4．现金制和应计制；5．零用现◼◼1．信用卡和旅行支票；2．快汇和外币；3◼◼（1）现金库存限额由公司财会部门向基本存款户开设银行申请获批的限额执行。◼（2◼（3◼（4◼（51000元◼（6

◼◼◼（1）秘书必须建立一本零用现金账簿，清楚注明收到现金的日期、收据编号、金额；支出现金的日期、用途；零用现金凭单编号、金额、余额等。有的还应◼（2）内部工作人员需要使用和领取零用现金时，应填写“零用现金凭单”，提交花销的项目和用途、日期、金额。◼（3）秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批

签字后，方可将现金支付◼（4）秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将发票等证据附在零用现金凭单后面。◼（5◼（6）当支出大的费用到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销并

将现金◼（1）秘书人员应该具有良好的职业道德操守和良好的思想道德品质。在管理办公室的零用现金时，不应该自己或者协助他人建立办公室的“小金库”，而是应该严格遵守办公程序和财务制度，依照国家法律以及相应的财会管理制度◼（2）

秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。秘书应该养成良好的随手记录的习惯，以免因为忘◼（3）秘书在管理办公室零用现金的过程中，应该严格按照规章制度办事。在向有需要的申请者支付零用现金、用手中的零用现金报销一些开支的时候，应该

严格按照相应的程序，做到该有的文件和单据完整齐全，再给予支付或者报销。而绝对不能够由于个人关系比较亲近而省去相应的手续，这样的行为于自◼（4）现金管理涉及公司的部分收支问题，应该制定严格的制度来加以保证。所制定的制度应该是依照国家颁布的

有关现金管理的规章制度和管理办法，结◼◼（1）企业工作人员国内外出差的费用，经常由秘书办理或协助办理。◼（2◼（3）工作人员外出办公所需要的资金，可以提前向财务部门提出申请以领取。（二）商务费用报销的工作程序◼（1）申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费◼（2）该报

告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。◼（3）在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实◼（4）商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”后面

，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和报销凭单后，方可返◼（5）如果实施商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，

在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。◼重要术语◼电话系统值班表印信管理零用现金管理◼1◼2．简述值班工作的内容，并且说明它的制◼3◼4◼5◼6．如何看待盖有公章的空白介绍信的使用。◼第一节常用办公设备管

理◼一、常用的办公设备和办公用品◼（一）识别办公用品及易耗品◼1◼（1）纸簿。（2）笔尺。（3）装订用品。（4）归档用品。（5）办公设备专用易耗品。◼2◼（1）A4和B5或A3和B4文件纸。（2）备忘录或便条。（3）信封。（4）标签。（5）复写纸。（6）装订机和订书钉。（

7）修正液、纸带和纸。（8）打印机墨盒。（9）留言便笺。（10）各类文件夹和塑料袋。（11）铅笔和圆珠笔。（12）胶带、细绳和牛皮纸。（13）剪刀。（14）打孔机。（15）日期戳。（16）曲别针、大头针、小夹子。（17）橡皮圈。（18）笔记本、速记本。（19）磁盘和磁盘盒。（二）办公

室常见的办公设备及其操作维护◼1．复印机；2．打印机；3．传真机；4．计算机系统；5◼◼（1）为了维护好办公设备，营造安全的工作环境，◼（2）办公设备使用完毕后，要处理好使用完毕的物品，这样既是为了保证办公设备放置环境的清洁，二、办公用品的发放与

节约措施◼◼1◼2◼3◼4．提醒使用部门和人员注意办公用品的节约利用；◼5◼◼1．复印机；2．传真机；3．计算机、打印机和互联网；4．电话和移动电话。第二节◼◼◼从企业生产、经营活动的全过程而言，库存是指企业用于生产和服务所使用的，以及用于销售的储备物资。库存的形态主要包括：原材料、

辅助材料，在制品，产成品和外购件等四大类。◼◼（1◼（2◼（3◼（4◼◼1．最大库存量；2．最小库存量；3．重新订购线；4．库存成本。二、正确进行库存管理◼◼1◼2◼3．办公设备及常用办公用品入库；◼4◼◼1．建立库存记录的必要性；2．库

存控制卡的内容；3．做好进货和出货记录。◼◼1．选购依据；2第三节办公资源采购和管理◼一、选择供应商◼◼◼◼二、办公设备和办公用品的库存记录与库存监督◼◼（1）最大库存量。（2）最小库存量。（3）再订货量。◼◼（1）检查库存物品申领表和库存卡。（2）定期检查库存记录卡。（3）检查实际库存。三、

办公设备、办公用品的采购◼◼◼重要术语◼库存卡出货卡库存控制最大库存量最小库存量复习思考题◼1．怎样进行办公设备和办公易耗品的库存◼2◼3．简述办公设备和办公用品的进货手续。◼4．简述办公设备和办公用品的库存管理。◼5◼第一节◼◼◼◼◼◼◼◼◼◼第二节日常工

作时间安排◼一、◼◼◼◼◼◼◼二、◼◼◼◼◼◼（1）于本周的前几天，将工作预定表分发给每个高级管理◼（2）周末，要将每位高级管理人员的预定表收集上来加以整理。如果有的高级管理人员无暇填表，则秘书就要直接以口头询问的方式，得到回答后，帮他填表。◼（3）仔细阅读每位高级管理人员的预定

表，并与月计划、备忘录进行核查，若发现有矛盾，立即向本人询问，以便◼（4）将预定表编制成下周计划表，复印成副本，将正本送◼（1）不论是年、月和周哪一种计划表，都须归纳为一页，以便于查阅。画出表示时间的线段，一看便可以掌握开始时间、所需时间等。这种线◼（2◼（3）不要把全部按

上司所交代的预定事项列入计划，而要以上司能否◼（4）对于处理完毕的工作，从计划表上删除，这样可以清楚计划落实完成的情况。◼（5）秘书应该谦虚豁达，谨慎地处理计划表中的变更事项，避免引起◼（6四、商务旅行日

程计划表的编制◼◼一份清清楚楚的商务旅行行程、工作计划表主要包括六项内容：日期、时间、地点、交◼◼（1）要明确上司旅行的意图，目的地，旅行时间，到达目的地后的商务活动计划。◼（2◼（3）向公司所在国家的有关服务机构或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取有关资料，了解当地的乃至

其全国各交通（航空、航海、铁路、公路）工具运行情况，旅行路线，旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识，需要中转时，尽量选择衔接时间在2小时～4小时的班机，将因中转而导致的时◼（4◼（5）

安排计划时，在时间一栏中，必须说明时差的变化，买机票（车票、船票）时也要◼（6）拟订几个旅行方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案，旅行行程工作计划表一◼一个好的日程表，要能适应各种情况的出现。有时候，因为一个会议改期，会引起一连串的多米诺骨牌式的效应：上

午的会议改在下午，下午与A部门主管的会谈改在第二天——这只是内部的调整，还不是特别麻烦。如果原计划变动，以及因计划变动而涉及公司外部的人员时，比如与B公司董事长的约见，到C公司的拜访等，作为一名秘书，不能自

行决断，而是要立即向上司报告计划变更的情况，说明计划变动可能带来的影响，与上司商量处理办法后，及时与对方联系，尽可能诚实，把实情告诉对方，以得到他们的谅解，同时与对方商量重新约会的时间，时间确定后，再向上司报告，然后列入计划表中。计划变更时不要发生六、规划器◼◼七、工

作计划和时序安排◼（一）对工作的认真计划是工作高效和有效◼（二）将要执行的任务制成清单也是非常有◼第三节◼作为一名秘书，不可能单凭自己的力量记住办公室日常工作所需要做的大量细节工作，包括上司要参加的活动和约会，以及对于将来

工作的安排。所以应该在工作日志中做一切记载，不仅记下上司安排的活动和约会，而且还要记下为以后各项活动所要做的工作。通常需要坚持同时填写两本日志——一本是上司的，另一本是自己的。应该保证有关上司的所有事项都记载在上司的日志

上，同时也记在自己的日志上。一、手工日志◼◼（1）写字永远要用钢笔，尚未联系妥当的约会可以先用铅笔记载，待◼（2）记载时间、联系人姓名、地点以及其他有关内容，要尽可能简单◼（3）记载社交活动，要注明招待会或酒会的时间，如18：30动身赴19：00

◼（4◼（5）每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工作，如：为◼（6）每天工作结束，要仔细检查每个日志，看所有项目是否都已处理，◼1◼（1◼（2）在任何地方都能够独立使用并且不依赖于任何电子设◼2◼（1◼（

2）所记载的信息不如计算机系统中的信息那样容易搜索◼（3◼（4二、电子日志◼◼1◼2◼3◼1◼（1◼（2◼（3◼（4◼（5◼2◼（1◼（2◼（3◼（4第四节约会安排◼约会就是为了顺利地与他人会见，事先将会见的时间、所需时间、

洽谈内容告知对方，并作出约定的行为。因为约定会见有利于上司和来客双方安排各自的工作，并有效地利用时间，所以约会工作是秘书的经常性的工作之一，如何把这项工作做得更好，是秘书◼（1◼（2◼（3）会议所用的时间很可能会超过预计的时间，鉴于这种情况，需要时应该向

要求来拜会的客人说明这种困难；如果◼（4）一般说来，约会是通过电话联系的，在打电话的同一天，应该写一封信证实电话联系内容，该信件须留一份副本，◼（5）如果来电话者要求安排约见，且日期、时间都已谈妥，则应记下来电话者的姓名、地址和电话号码，以备将来因◼（6）给饭店写信，应写给“经理”，

饭店的地址和有关情况应注意查考参考书。◼（7）当联系社交活动时，因为社交活动包括上司的夫人参加，所以无论该活动是白天还是晚上举行，都要先问清每项◼（8）如果上司夫人是个商人或者职业女士，有时她会要求丈夫出席与她的活动圈子有关的各种

社交活动。因而，在联系上司自己的社交活动时，要经常注意与上司的夫人合作，这种合作需要做到何种程度，极大地取决于上司对他的夫◼（9◼（10◼（11◼（12◼（13◼（14）对约会的时间提出建议时，不要随便提那些不确定的时间，如：“

你喜欢什么时候和尼古拉先生见面？”◼（15◼（16◼（17二、约会的方式◼（1）如果上司告诉秘书，他安排了一个约会，秘书必须把它记在自己◼（2）如果秘书通过电话亲自安排约会，那么这件事必须得到上司的确◼（3）如果有人写信查询约会的

具体时间，一旦时间已定，秘书必须通◼（4）当上司和某人讨论时，他也许会让秘书安排下一次与那人约会的时间，秘书在安排好后，必须确保那人收到书面或口头的通知，并记在上司和你的日程表上。◼（5）秘书或秘书的

上司可以通过信件与外地的参观者安排暂定的约会，三、约会卡片◼上司要外出一整天参加各种社交活动和约会活动时，他可能会要求秘书准备一张约会卡片，供他外出时用，而不必将他的工作日志带在身边，该卡片应大小适中，便于携带，卡片上附有需要届时使用的请

帖，或存放来往信函的案卷。◼◼（1◼（2）什么时间（秘书在确定时间的时候，要有回◼（3◼（4◼（5◼（6五、接受约请◼接不接受对方的约请，主要看上司在时间上是否安排得过来。重要术语◼办公效率时间管理日程计划表规划器◼1◼2．工作计划

表的编制过程是怎样的？有哪◼3．请你解释工作日志的用途，并写出一页◼4．你的上司有非常多的业务活动和社交活动，假如由你负责记载他的工作日志，你必◼第一节办公室常用信息概述◼一、信息的含义和特征◼美国数学家、控制论创始人维纳在《控制论与社会》一书中写道

：“信息就是我们在适应外部世界，并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称。”另一位美国数学家、信息论的奠基人申农发表了《通信的数学理论》的论文，文中虽没有对信息直接给出定义。但可以看出，他把信息理解为“用来消除随机不定性的东西”。牛津字典也指

出，信息，就是谈论的事情、新闻和知识。简单◼信息一般分为自然信息、机器信息和人类信息。◼◼(1)客观性。(2)时效性。(3)可扩性。(4)可传递性。(5)可浓缩性。◼在办公室管理系统中，信息是实行科学管理和决策的基本要素。著名经济管理学家西蒙说：“管理就是一系列的决策。”决策是领导者的主要职

能。现代科学管理，实际上就是对信息的收集、加工和利用，或者说是依据及时、准确、全面的信息，适时作出科学决策，借以对整个系统进行适当的监测和控制，以期达到预定的目标。所谓信息是领导实现科学决策的基础，主要体现在决策项目的提出、方

◼(一)◼(二)◼(三)◼(四)◼(五)◼(六)第二节信息资源管理流程◼◼◼（二）◼（三）◼1◼（1）观察法。（2）阅读法（3）调查法。（4）交换法。（5）索取法。（6）购置法。（7◼2◼（1）突出信息的目的性。（2）保证信息的真实性。（3）通过信息网广泛收集最新的信息。◼◼(二)◼◼反

馈应该是由控制系统把信息送出去，然后又把其作用的结果运送(吸收)回收，并对信息的再输出产生影响，从而起到控制作用，以实现预定目的的一个过程。而信息管理程序中的“回路”也即反馈，其实也是一种信息收集，是一种追踪决策效果的信息收集。在办公室的行政工作中，一种政策或决策实施之后，要进

行追踪调查，以获得决策或政策的实施效果，为进一步修改和完善决策以及执行政策四、信息处理过程的具体环节◼◼1．登记；2．分类；3◼◼1◼（1）点、面结合法。（2）定量、定性结合法。（3）反映、预测结合法。◼2◼信息加工的要求是既要有广度，又要有深度。横向综合

要有一定的覆盖面，纵向综合要反映工作全貌；综合处理后的材料要有情况、有分析、有对策或做出事物发展趋势的◼（1）直接性。（2）真实性。（3）准确性。（4）伸缩性。（5）朴实性。（6）新颖性。◼◼1◼（1

）迅速。（2）准确。（3）保密。◼2◼（1）要抓住领导人决策的“空白点”。（2）要抓住领导人决策与下级单位或职能部门工作中实际的“矛盾点”。（3）要抓住领导人决策在具体实践中的“症结点”。◼（4）要抓住政治经济生活中的“敏感点”。◼信息的贮存，

即将加工处理后的信息，保管起来，以便日后发挥其咨询、顾问、参谋、查考以及历史资料的作用。◼◼◼1．审时度势，适当控制；2．及时追踪，二次反馈；3．合理分流，保证畅通。◼（七）◼12．发展利用信息的方式、手段。第三节做好办公室信息工作◼一、目前信息工作中的问

题◼（1）一些单位领导人对信息工作的重要性认识不足，没有将其放在决策的首要地位来看待；◼（2）一些单位由于种种原因，信息工作部门还没有建立或有名无实，大大影响了决策的科学性；◼（3）一些单位虽然建立了信息工作部门，但由于种种原因，信息工作部门还没有真正发挥作用，其工作主

动性不够，更多地处于被动接受任务的状态；◼（4）一些单位信息工作人员队伍不健全，人员素质有待提高，因而影响了信息工作的质量。二、积极主动地搞好信息服务◼◼◼三、逐步实现信息工作的规范化◼◼（1）从本机关信息工作的情况和需要出发，制定规章、条款，执行

上级机关规定，但不生搬硬套，参考其他机关规定，但不照猫画虎，从◼（2）对一些具有规律性的信息，应制定工作细则，例如什么时间要◼（3）制定信息工作规范、制度的目的，是为了提高信息的准确性、及时性、有效性。因此，要将这三性在条文中充分体现出来，同时还可

◼（4）在建立工作规范和制度后，要不断进行总结，检验制定的工作重要术语◼信息管理信息收集信息处理信息反馈办公室信息工作◼1．办公室的信息管理有些什么特点?◼2．办公室部门的信息管理有哪些方面的内◼3．信息管理的程序一般有哪些环节和要求？◼第一节◼◼档案是国家机构、社会组织和个人在

社会活动中形成的、所保存的备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。按照《中华人民共和国档案法》，档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价

值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”◼◼◼1◼2◼3◼二、档案的作用◼（一）档案是组织机构进行工作的有效工具◼◼◼三、档案的种类◼◼◼◼存档，就是将失去现时效用但对日后工作具有参考价值的文件归

存为档案，按一定的顺五、存储媒体◼◼◼◼第二节档案管理程序◼一、档案收集工作◼◼1◼2．档案收集工作是实行档案集中管理原则的前提和保证；◼3◼◼1◼2◼3◼4◼1◼2◼3◼4◼◼归档份数是指企业文件归档的数量。总的来说，凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用

频繁的则需要归档若干份。规定不宜过于笼◼（五）履行归档手续◼（1◼（2◼（3）科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明，由归档人员编写。二、档案装订工作◼◼◼1．修裱破损文件；2．复制字迹模糊或易退色的文件；3◼◼1．线装式；2．变形材料；3◼(一)◼1◼2◼3◼(二)◼

1◼2◼3．档案整理工作是检查档案收集工作质量的重（三）档案整理工作的原则和要求◼1◼（1）文件在来源方面的联系。◼（2）文件在时间方面的联系。◼（3）文件在内容方面的联系。◼（4）文件在形式方面的联系。◼2◼（1）只要是经过整理而有

规可循、有目可查的档案，就应力求保持其原有的整理体系，一般不再重新整理，必要时可做适当的加工整理。◼（2）必须进行整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中合理的部分应当吸取；对整理不当或者错误的部分，也要经过仔细分析，摸清情

况之后再调整。◼3◼◼1◼档案经过区分全宗以后，只有对全宗内档案进行科学的分类，才能揭示出它们之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。◼2◼（1）客观性。（2）逻辑性。（3）实用性。（4）思想性。◼◼1．年度分类法；2．组织机构分类法；3．问题分类法。（

三）电子档案的分类◼1．◼（1）文本文件（text）。（2）数据文件（data）。（3）图形文件（graphic）。（4）图像文件（image）。（5）影像文件（video）。(6)声音文件（audio）。(7)命令文件（program◼2◼（1）主文件。（2）支持性文件。（3）辅助性、

◼3五、档案鉴定工作◼◼1◼档案鉴定工作的这些具体内容，归纳起来主要有两个方面：一方面确定哪些档案应该保存，保存多长时间；另一方面确定哪些档案不予保存，可以进行销毁。◼2◼(1)便于发挥档案的作用。(2)便于档案的安

全保管。(3)便于应付突然事变。◼◼1．全面的观点；2．历史的观点；3（三）档案鉴定工作的具体环节◼1◼（1）分析档案的内容。◼（2）分析档案的来源。◼（3）分析档案产生的时间。◼（4）分析档案的名称、稿本和外形特征。◼（5）分析档案的技术因素。◼（6）分析档案的功能因素。

◼（7）分析档案的作者因素。◼2六、档案保管工作◼◼1．合理安排库房布局；◼2◼◼1◼2◼3◼4◼5第三节档案管理制度和原则◼一、档案管理制度的制定◼◼◼◼◼◼二、档案工作的基本原则◼(一)档案工作实行统一领导、分级管理的原◼1．全国的档案工作统一于各级人民政府领导之

下，由各级档案行政管理机构统一、分◼2．国家全部档案由各级各类档案机构分别◼3(二)维护档案的完整与安全◼维护档案的完整有两方面的含义：一方面，在数量上，要求把所有有保存价值的档案，收集齐全；另一方面，在质量上，要求

对被收集档案的系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，不零乱搭砌。◼维护档案的安全有两方面含义：一方面，要力求档案实体本身不损坏，尽量延长档案的寿命，保证档案实体的安全。另一方面，要采取保密措施，防止◼(三)第四节档案利用和服务◼一、档案的检索工作◼

◼1◼（1）按用途可分为查检性、馆藏性、报道性检索工具。◼（2）按载体形式可分为书册式、卡片式、缩微式和机读式检索工具。◼（3◼2◼（1）案卷总目录。（2）案卷分类目录。（3）综合目录。（4）专题目录。◼1◼2◼◼检索

语言是根据档案检索的需要而编制的一种专用语言，用以表示档案文件主题及其相关概念标识的内容。它与档案的著录标引相配合，共同组成档案检索的软件支持系统。二、科学利用档案◼（一）开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借◼◼◼◼◼◼◼◼◼

◼◼◼◼◼◼（九）科技简报四、有针对性地提供档案服务◼◼◼◼重要术语◼档案档案管理档案检索档案利用开发档案资源◼1．如何准确理解档案的含义和属性？◼2．什么是“归档”◼3◼4◼5◼6◼7◼8．◼9