办公室事务-秘书接待工作

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以下为本文档部分文字说明:

接待工作案例导入某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会,通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍产品,10点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统,11点洽谈业务。展销会当天,9点大会本该开始介绍产品,可应该到的各校

图书馆代表却只到了1/3。原来,由于通知中没有写明展销会具体地点,加上公司接待人员不耐烦,对代表不够热情,所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示,内容十分丰富,10点30分还没讲

完。由于前面几项活动时间不够紧凑,结果业务洽谈匆匆开始,草草收场。展销会预期的目的没达到,而且给与会人员留下很不好的印象,同时也影响了公司的形象。目录➢什么是接待➢接待工作的类别、作用和基本原则➢怎样做好接待工作➢接待礼仪

及注意事项什么是接待⚫接待,是一定的社会组织对公务活动中的来访者所进行的迎接、接洽和招待活动,是社会组织间人员相互交往的方式。⚫接待是一项展示单位形象、体现水平、彰显实力的工作。接待水平从一定程度上反映办公室整体工作水

平。接待的类别⚫接待工作的类型⚫内宾接待(日常接待)⚫外宾接待(重要来宾接待)⚫有约接待⚫无约接待接待工作的作用⚫接待工作的四个作用:⚫服务保障作用⚫交际结缘作用⚫形象展示作用⚫促进工作开展的作用⚫作用的意义,主要体现在以下三个方面:⚫一、有利

于增进单位部门之间的了解,为领导和员工开展工作提供便利⚫二、有利于加强与外界的广泛联系,进一步推动企业发展⚫三、有利于扩大企业对外影响,提高企业的知名度基本原则在观念层面,要充分认识接待工作作为接待型公

共关系工作的性质和特点。在操作层面,要处理好服务保障与公关工作的关系,从公关角度筹划接待活动,从而保障有力落实接待工作。所以要坚持的原则是:➢更新观念,塑造形象➢精心策划,突出特色➢规范运作,保障有力➢关注细节,注重实效➢不断创新,追求卓越怎样做好接待工作⚫做好接待工作应从三个方面入

手⚫第一,坚持高起点,达到优质化⚫第二,坚持高标准,实现规范化⚫第三,坚持高效率,力求科学化⚫做好“四个知道”⚫知道客人的基本情况⚫知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具⚫知道客人的活动日程、意见和要求⚫知道

我方的接待指导思想和接待规格怎样做好接待工作⚫了解接待的有关程序⚫客人抵达前的准备(受领任务、制定方案、组织配置资源、检查落实)完成接待任务,制定好方案,必须有一定的物质基础做保证,筹划和运用好人力、物力等劳务保障,通过做好接待调度,组织、配置和整合各种资源,才能保证接待工作的顺利进行。怎样

做好接待工作➢客人抵达后的接待服务(迎接客人、会见、会谈、宴请、会议、合影、参观)一、客人抵达后的接待服务工作包括:迎接客人、会见、会谈、宴请、会议、合影、娱乐、参观等二、在接待的过程中,特别是负责人,一定要掌握全局,整合好各方面的力量三、在迎接客人

时,一定要提前做好沟通,掌握到达和离开的时间、确定迎送规格怎样做好接待工作➢客人离去(后)的有关工作客人离去(后)的工作主要是欢送客人和资料归档✓核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化,以及飞机(火车)停靠的情况✓按照

接待方针和接待方案,设计和实施欢送礼仪✓为表隆重,参加接待服务的人员在客人住地列队欢送✓欢送人员目送客人所乘汽车、火车、飞机启动后,再返回接待礼仪及注意事项(一)称呼⚫称呼的方式⚫泛尊称:女士、先生、小姐⚫职务称:主任、书记、阁下⚫职称称:

高工、专家、教授⚫职业称:老师、律师、医生⚫称呼用语要求⚫举止文雅⚫表达恰当⚫言简意赅⚫表情自然⚫声音优美接待礼仪及注意事项(二)介绍⚫介绍分为:自我介绍和相互介绍、介绍顺序、采用尊者居后的原则介绍方式⚫将客人介绍给主人⚫将地位低者介绍给地位高

者⚫将资历浅的介绍给资历深的⚫先将年轻者介绍给年长者⚫将非官方人士介绍给官方人士⚫将女士介绍给男士⚫将公司同事介绍给客人⚫介绍时动作:手心向上,介绍时一般应站立接待礼仪及注意事项(三)握手⚫伸手次序由尊者决定,公务场合职务高、身份高者先伸手,非公务场合,年长者、女性先伸手⚫握手动作双目注视对

方,面带微笑,避免上下过分地摇动⚫握手的注意事项⚫必须用右手,与异性握手不可用双手⚫握手前要先脱帽、摘墨镜、摘手套,女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套,否则也应摘下手套⚫握手时眼睛注视对方,不要做其他事情或与他人交谈⚫不宜交叉握手⚫不宜坐着与人握手⚫

不在握手时长篇大论,或点头哈腰过分热情⚫涉外场合需要照相时,握着的手则不要很快松开接待礼仪及注意事项(四)引领⚫怎样引领引领时,接待人员走在前面,应走在客人左前方约1.5米处,并用手势示意。如领导并排行进时,引领者走在外侧。单行行进时,引导者应走在前。出

入房门时,引领者主动开门、关门。⚫引导的规范手势手臂自然伸出,腕关节伸直,手心向上,四指并拢,手与前臂形成直线,以肘关节为轴,弯曲140度左右为宜,手掌与地面基本上形成45度角。接待礼仪及注意事项(五)保持良好的仪表形象良好的仪表形象是做好接待工作的基础和开始,在接待工

作中要始终坚持做到以下几点:⚫精神饱满自然,态度和蔼端庄⚫仪表着装要干净整洁⚫说话客气,注意身份⚫公共场所要安静有序⚫与人交往要礼貌守约⚫尊重个人隐私接待礼仪及注意事项(六)乘车座位⚫乘坐轿车有专职司机开车时,司机的右后方为上座,其次

是正后方⚫如果是主人自己开车,主人的右侧(副驾驶)为上座⚫乘坐中大型面包车时,司机后边的第一排右侧临窗的位置为上座。其他位置,前座高于后座,右座高于左座;距离前门越近,座次越高

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