【文档说明】1熟悉秘书工作环境_2.pptx,共(82)页,2.400 MB,由精品优选上传
转载请保留链接:https://www.ichengzhen.cn/view-263878.html
以下为本文档部分文字说明:
秘书实务•主讲:卢珍宏湖北职院卢珍宏QQ5311816681•所有学生加入课堂派•学生加课码•5W5NHW湖北职院卢珍宏QQ5311816682个人职业生涯介绍•1987-1991:孝感财校企管教研室干事•1991-1994:孝感财校学
生科干事•1994-1997:孝感财校从事学管、教学和招生•1997-1999:孝感财校招办副主任、主任•2000-2012:湖北职院招毕办副主任、主任湖北职院卢珍宏QQ5311816683个人职业生涯介绍2012-2016:湖北职院
财经学院党总支书记201212-201305:在汉川开展三万活动201305-201405:负责与电大师范合并工作2016:学校文明创建工作专班常务副主任2017-湖北职院财经学院党总支书记兼院长湖北职院卢珍宏QQ5311816684个人职业生涯介绍•担任班主任情况:•1987
-1989:孝感财校87企管班主任(学校第二届企管班)•1991-1993:孝感财校会统专业9131班主任•1993-1995:孝感财校9341班班主任(首届营销班)•1995-1998:孝感财校工商司法9543班主任湖北职院卢珍宏QQ5311816685个人职业生涯介绍
•担任班主任情况:•2014-2017:湖北职院201404105班主任•2015-2017:湖北职院201404301班主任湖北职院卢珍宏QQ5311816686个人职业生涯介绍•项目建设情况:•2009年:国家示范建设之创业教育与就业指导项目组组长(158万元)•2012年:湖北高校大
学生创业示范基地(湖北高职院校首个创业基地,教育厅奖励学校10万元)湖北职院卢珍宏QQ5311816687个人职业生涯介绍•2016年:产品策略在线开放课程(校级,四万元)•2016年:产品策略在线开放课程(省级,六十万元)
•2017年会计品牌专业建设(申报中,400万元)湖北职院卢珍宏QQ5311816688•哪些工作职位有秘书工作性质?湖北职院卢珍宏QQ5311816689工管专业人才培养岗位职业定位1,营销岗位2,企业基层管理岗位(行政管理、人力资源)3,其
他岗位湖北职院卢珍宏QQ53118166810•企业基层管理岗位要不要学习和掌握秘书实务技能?具备应有素质?湖北职院卢珍宏QQ53118166811湖北职院卢珍宏QQ5311816682016年开学典礼会议通知•2016/2/1710:29:23通讯员-段2
016/2/1710:29:23关于召开2016年春季开学动员大会的通知学校各单位:学校定于2016年2月24日(正月十七)上午9:00在大礼堂召开2016年春季开学动员大会,请各单位负责人组织本单位人员
按时参会。(附:湖北职院2016年春季开学动员大会座位图)党政办公室2016年3月17日122016年开学典礼会议通知•通讯员-段2016/2/1710:29:57附件见学校网站“公告通知”栏。2016/2/171
0:32:16思政课部刘想2016/2/1710:32:16收到招就办-程2016/2/1710:41:372016/2/1711:00:19思政课部刘想2016/2/1711:00:193月17日还差一个月呢湖北职院卢珍宏QQ531
18166813湖北职院卢珍宏QQ5311816682016年开学典礼会议通知•2016/2/1711:07:29通讯员-段2016/2/1711:07:29失误通讯员-段2016/2/1711:08:37谢谢刘主
任~!思政课部刘想2016/2/1711:09:20过年还没回归状态,可以理解2016/2/1711:10:31护理-黄红2016/2/1711:10:31医学院-许三2016/2/1711:11:372016/2/1711:17:41财经-卢珍宏2016/2/
1711:17:411009发的是对的2016/2/1711:20:03美容学院熊2016/2/1711:20:0314湖北职院卢珍宏QQ5311816682016年开学典礼会议通知•为什么会出现上面情况?15基于职业活动导向的项目化课程湖北职院卢珍宏QQ5311
8166816办事模块办文模块亲验模块办会模块秘书实务教学模式:活动主导、任务驱动湖北职院卢珍宏QQ53118166817•从小的方面来说,学习本课程就是要求秘书(行政助理)等人员应该掌握基本的从事秘书职业工作的能力、技巧(办文办会办事),具备一定的职业素
养。•从大的方面来说,学习本课程就是告诉我们,作为管理人员如何(做人办事-会做人能办事)。•闫文静的故事湖北职院卢珍宏QQ53118166818项目职场活动准备模块一职场亲验模块湖北职院卢珍宏QQ531
18166819平儿是如何做好“总经理秘书”的平儿是王熙凤从娘家带过来的四个陪嫁丫鬟之一。恰如李纨所言,王熙凤之所以能够将荣国府治理得如此周到,多亏了平儿这个得力助手,她就是荣国府总管王熙凤的“一把总钥匙”(第三
十九回)。如果把王熙凤比作大观园的“总经理”,那么平儿就该是“总经理秘书”了。平儿是如何做好总经理秘书角色的呢?她是如何协调上至贾母、王夫人、探春等小姐,下至丫头、婆子们的关系的呢?她是如何协助凤姐做好总经理工作
管理好大观园的呢?平儿的处事艺术对现代秘书的工作方法有什么启示呢湖北职院卢珍宏QQ53118166820任务一熟悉秘书工作环境•[知识目标]•1、熟悉秘书工作环境•2、了解秘书的日常事务•3、规范秘书个人行为•[能力目标]•能够准确把握职业内涵,提升职业角色意识•[教学重点]•熟悉秘书的工作环
境及日常事务•[教学方法]•案例分析、现场模拟、小组讨论湖北职院卢珍宏QQ53118166821任务导入某高职院校秘书专业二年级的高叶开始学习一门新课程——《秘书实务》。她对秘书职业产生了好奇。她和她的同学对这个职业的了解非常有限,她迫切需要了解秘书工作环境的相关信息。湖北职院卢珍
宏QQ53118166822湖北职院卢珍宏QQ53118166823湖北职院卢珍宏QQ53118166824办公环境办公区会议区档案区文印区秘书事务所湖北职院卢珍宏QQ53118166825秘书是花瓶吗?
秘书=?湖北职院卢珍宏QQ53118166826花瓶型秘书管理型秘书好管、听话6%善解人意、能做朋友25%漂亮2%能干、独当一面67%湖北职院卢珍宏QQ53118166827秘书=?=打杂湖北职院卢珍宏QQ53118166828湖北职院卢珍宏QQ5311816
6829案例一:小事不小湖北职院卢珍宏QQ53118166830案例一:小事不小湖北职院卢珍宏QQ53118166831案例一:小事不小湖北职院卢珍宏QQ53118166832案例二:杂事不杂湖北职院卢珍宏QQ53118166833案例二:杂事不杂湖北职院卢珍宏QQ5311816
6834案例二:杂事不杂湖北职院卢珍宏QQ53118166835秘书吃的是青春饭秘书湖北职院卢珍宏QQ53118166836比尔·盖茨的秘书——4个孩子的母亲、42岁的露宝盖茨的女秘书是4个孩子的母亲,出来应聘时并没有寄予太大的希望,在长年操持家务后她希望重新走向社会,重新追
寻自我的价值。关心盖茨的起居饮食,成了露宝日常工作的一项重要内容,这使盖茨感到了一种母性的关怀和温暖,减少了远离家庭而带来的种种不适,成了微软公司的后勤总管。湖北职院卢珍宏QQ53118166837•秘书(Secretary)可以指:•1.政党之内的要职,最高者称为
总书记。•2.写字楼及商业机构内的文员职位,专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。•3.香港决策局的最高级公务员职位。•美国联邦政府的部长英文名称亦为(总统的)部会秘书,如国务卿为SecretaryofState、陆军部长为SecretaryofArmy,平时称为部长先生Mr.Sec
retary。湖北职院卢珍宏QQ53118166838•涵义•①协助领导人联系接待,办理文书和交办事项的工作人员。•②指秘书职务•从秘书职位的角度来看,秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。•当今社会的秘书,在本质上是领导人工作的助手,既不能缺位无所作为,也不能越权
胡作非为。湖北职院卢珍宏QQ53118166839•秘书:是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办会、办事等为主要职能,是领导者、主事者的参谋和助手。•该定义可从3个角度来理解:•秘书服务
的根本对象是领导者;•秘书活动的基本方式是处理信息和事务;•秘书活动的根本性质是辅助性。湖北职院卢珍宏QQ53118166840•工作性质(一)秘书的根本性质——辅助性•辅助性是秘书部门天生的属性•辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求•辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的湖北职院卢
珍宏QQ53118166841•(二)秘书工作的特征•与其他具有辅助性职能的工作相比,秘书工作具有以下的特征:•1.中介性•秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用,另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。
•2.直接性•秘书工作的直接性体现在:在行政组织上,在岗位设置上,在工作程序上湖北职院卢珍宏QQ53118166842•3.全面性•是体现在职能辅助的全面性上•是体现在过程辅助的全面性上•4.服务性•人们把秘书工作比喻为“上管天文地理,下管鸡毛蒜皮”,把秘书工
作说成“没大没小,没完没了”。湖北职院卢珍宏QQ53118166843•5.被动性•秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。•秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。•6.潜隐性•秘书工作的潜隐性表现在三个方面:•活动名义的假借性;活动过程
的幕后性;劳动成果的潜在性•湖北职院卢珍宏QQ53118166844•7.机密性(秘书的汉字含义,秘书的英文翻译)•8,突击性湖北职院卢珍宏QQ53118166845电子教案模版配色(1)思考:Q1.你想做秘书吗?Q2.你现在理解的
“秘书”职业是什么样的?Q3.如果让你用几个词来形容秘书的工作,你会选择哪几个词?毛泽东为什么批评胡乔木?•1958年,中央提出赶美超英的目标,其中,钢的产量要求达到1070万吨。胡乔木作为毛泽东的秘书,负责起草报告。当时党内多数领导人头脑
发热。薄一波提出大家的主张大家负责,建议毛泽东把这个目标写进中央政治局扩大会议的报告。而党的副主席陈云鉴于当时情况,认为要完成这个目标基本不可能,建议不要写进去。胡乔木没有接受陈的建议也没有报告毛泽东,写进中央全会的报告。到了1959年1月,统计数据表明,当年钢煤粮棉都没有完成年度任务,毛泽东也
意识到了当时目标定的太高。陈云面见毛泽东,提到曾经通过胡乔木反映情况的经过。毛泽东批评胡乔木:“你不过是个秘书,副主席的意见你怎么不报告”湖北职院卢珍宏QQ53118166847•作为中央秘书,做事应该考虑当时的政治环境
和背景。作为毛泽东的秘书,可以从对直接领导负责的角度考虑事情但以秘书工作的三服务原则,就是为直接领导服务,对相关各级领导服务,重点在为人民服务。尽管在后来不同时期不同场所胡乔木谈到当时自己的难处,但对毛泽东的批评没有异议。作为秘书,就是要坚持秘
书工作的三服务原则。湖北职院卢珍宏QQ53118166848•秘书工作的作用:•1,协调作用:•承上启下,联系左右,沟通各方;•协调作用的被动性!•协调作用的主动性!•2,信息作用•3,形象作用•4,参谋助手作
用湖北职院卢珍宏QQ53118166849拓展内容•(一)秘书工作的“四个转变”•1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策;•2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息;•3.从被动服务转变为主动服务:•4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求,即秘书工作
应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展,而这也是发达国家秘书工作的特点。湖北职院卢珍宏QQ53118166850(二)秘书工作的六个强调•强调调查研究工作•强调信息工作•强调信访工作•强调协调工作•强调督察工作•强调党务、政务
服务工作•湖北职院卢珍宏QQ53118166851电子教案模版配色(1)思考:Q1.你想做秘书吗?Q2.你现在理解的“秘书”职业是什么样的?Q3.如果让你用几个词来形容秘书的工作,你会选择哪几个词?秘书的职业发展空间湖北职院卢珍宏QQ53118166853拓展话题•发展前
景•秘书属于公司内勤工作人员,是和老板比较接近的人。如果能有效处理老板交代安排的所有工作,自然会得到老板的器重,许多主管人选都是从秘书里产生的。一般而言,秘书的晋升是比较缓慢的,但是从长远角度看这一岗位是非常稳定的。秘书经
常需要与办公室的其他人员进行沟通或是交流,因此需要有很强的文字和口头表达能力,如果会一门外语,则会获得更多参与培训的机会,如果各方面表现优秀,尤其具备较强的组织管理、领导协调能力,则有机会晋升为行政经理。•湖北职院卢珍宏QQ53118166
854•秘书一般月薪范围在1500-8000元之间,根据个人学历、经验、企业性质、特点等的不同而有所差别。从学历来看,拥有硕士学历者的薪资为平均薪资的1.5倍;从外语能力来看,外语精通者的薪资为平均薪
资的1.4倍左右,较为熟练者的收入也在平均薪资1.1倍左右;从工作年限来看,3-5年工作经验是薪资增长期,而8年以上则是薪资丰厚期;从企业性质来看,外商独资、欧美企业的秘书薪资均为平均年息的1.2倍以上,其中上海达到1.36倍,居各地之首。湖北职
院卢珍宏QQ53118166855•此外,男秘书在未来也将有广阔的发展前景,专家指出,男秘书在很多方面其实更具优势。例如男秘书通常言语较少,注重实质性和程序性的工作;做事富有条理性,很少将不良情绪带到工作中,并能适时帮助领导分担一些体力劳动。专家建
议,男领导搭配男秘书,其实在理论上是最合适的,因为彼此的工作方式更接近,交流的阻碍更少,也易于杜绝腐败和浪费。湖北职院卢珍宏QQ53118166856初级秘书(2000-2500元左右)以接电话、发传真、收
发信件等服务为主。一般来说,初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一,技术含量较低,薪金相对较低。湖北职院卢珍宏QQ53118166857中级秘书(3000-4000元左右)•能够写一般信函,起草报
告和准备会议等,多为大专或本科毕业。中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书,处理各种事件的能力要求较高,薪酬也相对较高。湖北职院卢珍宏QQ53118166858高级秘书(5000-10000元左右
)•能起草重要的合同文本,懂法律、税务知识,有应急处理能力。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等,目前属于人才市场上的稀有资源。湖北职院卢珍宏QQ5311816685
9《民事起诉状》内容定位行政类:主要负责公司工作计划的制定、组织实施及日常工作管理;负责办公室行政管理制度建设;负责公司行政事务的管理,负责重点工作的督办、检查、落实、反馈工作;负责公司对外联络协调工作以及制定并完善公司的各项规章制度。办公室秘书办公室主任秘书职业发展的N种前景湖北职院卢珍
宏QQ53118166860助理类:主要工作是协助总经理进行日常工作;进行日常事务的联系工作;负责总经理的外联事务工作;组织协调各部门之间的工作流程;负责总经理日常事务的办公支持,上传下达以及相关技术资料的翻译工作。一般秘书总经理秘书湖北职院卢珍宏QQ53118166861人事类:主要工作内容是按
照公司业务发展计划,编制和落实人力资源战略;设计、整合符合公司业务发展的组织规划和结构;配合公司的快速发展,制定不同阶段的招聘战略并推行;整合、设计、实施具有竞争优势的薪资体系以吸引和留住优秀的人才;按照公司业务的变化需要,设计、组织各种类型的培训和各类人员发展计划;整合、设计绩效管理
体系,对一线经理进行有关的培训,有效推行以推动公司整体业务绩效提升;组织渗透与推广企业价值观和文化以及公司员工关系的管理。办事员人力资源主管湖北职院卢珍宏QQ53118166862公关类:主要工作内容是制定出公关策划方案并依据活动项目变化及时调整策略;监督实施市场公关活动;负责客户服务部各项工作的
日常运作及人员管理,各项收费指标的完成,重大投诉及遗留问题的处理。与有关部门进行良好的沟通,保持良好的合作关系,提高公司品牌形象;并协调与其他各部门的合作。公关部职员公关部经理湖北职院卢珍宏QQ53118166863——秘书资格证的介绍全国秘书资格考证五级:初级秘书——前台接
待(侧重考察礼仪、沟通、简单的办公设备操作)四级:中级秘书——助理(考察办事、办会的会前及会中部分,少量的协调)三级:高级秘书——部门经理(有一定的管理协调能力,危机公关,会后落实)二级:师级秘书——例
:董事会秘书(有较高的组织、策划、协调能力,很好的管理者)——秘书资格证的介绍全国中级秘书资格证书(涉外)基本技能(中文)英语能力职业道德基础知识实务技能英语听力英语写作语法词汇100分100分100分——秘书资格证的介绍考证包含的主要课程秘书概
论秘书实务办公设备使用文秘写作秘书沟通文书档案管理企业管理当代秘书工作发展基本趋势秘书工作职业化湖北职院卢珍宏QQ53118166867案例讨论:“EMC”公司的女秘书事件说明:2006年4月7日晚,EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西,到门口
才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后,陆纯初还是难抑怒火,于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。湖北职院卢珍宏QQ53118166868陆在发送这封邮件的
时候,同时传给了公司几位高管。结果瑞贝卡以一封咄咄逼人的邮件进行回复,并让EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。这件事在网上吵得沸沸扬扬。形成几千人转发的局面。一些网友称瑞贝卡为“史上最强女秘书”。湖北职院卢珍宏QQ5311816
6869“EMC”公司的女秘书一、总裁邮件的内容From:Loke,SoonChooSent:Saturday,April08,20061:13AMTo:Hu,RuiCc:Ng,Padel;Ma,Stanley;Zhou,Simon;Lai,SharonSubject:Dono
tassumeortakethingsforgrantedRebecca,IjusttoldyounottoassumeortakethingsforgrantedonTuesdayandyoulockedmeoutofmyofficethiseveni
ngwhenallmythingsareallstillintheofficebecauseyouassumeIhavemyofficekeyonmyperson.Withimmediateeffect,youdonot
leavetheofficeuntilyouhavecheckedwithallthemanagersyousupport-thisisforthelunchhouraswellasatendofday,OK?(中文意思:瑞贝卡,
我曾告诉过你,想东西、做事情不要想当然!结果今天晚上你就把我锁在门外,我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起,无论是午餐时段还是晚上下班后,你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室,明白了吗?)湖北职院卢珍宏QQ5311
8166870秘书Rebecca(瑞贝卡)邮件的内容From:Hu,RuiSent:2006年4月10日13:48To:Loke,SoonChooCc:ChinaAll(Beijing);ChinaAll(Chen
gdu);ChinaAll(Guangzhou);ChinaAll(Shanghai);Lai,SharonSubject:FW:Donotassumeortakethingsforgranted首先,我做这件事是完全正确的,我
锁门是从安全角度上考虑的,北京这里不是没有丢过东西,如果一旦丢了东西,我无法承担这个责任。其次,你有钥匙,你自己忘了带,还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己,不要把自己的错误转移到别人的身上。第三,你无权干涉和控制我的私人时间,我一天就8小时工作时间,请你记住中
午和晚上下班的时间都是我的私人时间。第四,从到EMC的第一天到现在为止,我工作尽职尽责,也加过很多次的班,我也没有任何怨言,但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情,我无法做到。第五,虽然咱们是上下级的关系,也请你注重一下你说话的语气,这
是做人最基本的礼貌问题。第六,我要在这强调一下,我并没有猜想或者假定什么,因为我没有这个时间也没有这个必要。湖北职院卢珍宏QQ53118166871“EMC”公司的女秘书我们现在就秘书瑞贝卡在此次事件的表现发表一下看法。
湖北职院卢珍宏QQ53118166872“EMC”公司的女秘书秘书瑞贝卡在这件事情上是做错了,错在哪里?很简单,错在瑞贝卡及其粉丝不尊重“职场规则”,更不懂得“职场规则”。与其说这是“老外和中国员工的文化障碍”,不如说这是职业意识和非职业意识之间的障碍。那么瑞贝
卡对“职场规则”的无知体现在哪里呢?湖北职院卢珍宏QQ53118166873第三,瑞贝卡不懂得基本的“职业精神”原理第一,瑞贝卡不懂现代企业的岗位分工常识第二,瑞贝卡不懂得企业中的绝对服从原则错误原因湖北职院卢珍宏QQ5
3118166874Question:作为一个秘书,“支持、理解、服从”三个词,你会选择哪一个词来形容你对领导的态度?为什么?分析工作时间的限定、职责范围的明确、管理方式的差异,种种微妙之处,既没有明确的公司规定,也不属于法律范畴。对
职场中的灰色地带,不同企业有不同的处理方式。当事人身处其中,应该尊重自己的企业文化。任何行为,如果没有突破公司业务的管理范畴,要按照公司内部的方式处理。动辄违背这种规则,就有可能带来不必要的伤害。湖北职院卢珍宏QQ53118166876实训•实地调查几个单位的秘书,了解他们的工作环境并做一份企
业对秘书需求的调查问卷,同时设计一份自己的职业生涯规划。湖北职院卢珍宏QQ53118166877关于企业对秘书人员需求状况的调查问卷•尊敬的女士/先生:您好!我是XX职业技术学院(文秘方向)专业的学生,为了更好地了解符合企事业单位要求的秘书人才,根据秘书专业特别设计此问卷,请您在百忙之中抽
空填写。您所提供的信息将对秘书专业的学生了解就业环境以及本专业的人才培养工作提供需要的参考价值。感谢您对本次调查的支持和合作!祝您工作顺利!湖北职院卢珍宏QQ53118166878•1、贵公司的性质•A外资企业B企事业单位•C民营企业D其他•2、贵公司从事的业务领域是•A商业
B建筑业C旅游业D保险业E其他•3、贵公司的规模是•A50-100人•B100-200人•C200人以上•D10-50人湖北职院卢珍宏QQ53118166879•4、贵公司对于秘书人员的学历要求•A研究生及其以上学历•B专
科学历•C中专及其以下学历•D本科学历•E其他•5、贵公司现对秘书人才的需求状况是•A视业务发展而定•B可有可无•C需要•D急需湖北职院卢珍宏QQ53118166880•6、贵公司最近三年平均每年需要文秘专业毕业生人数•A5人以上B3-5人C1-2人•7、如果贵公司招聘秘书人员,更倾
向于什么专业的求职者•A行政管理B语言类C文秘专业D其他•8、贵公司在选用文秘人才时更倾向于•A视所需岗位而定B男性•C女性D没有特别要求•湖北职院卢珍宏QQ53118166881•9、贵公司在招聘人才时,是否会优先考虑在校期间曾
组织过较大活动或担任过学生干部的毕业生•A会B无所谓C不会•10、贵公司要求文秘人才的外语水平是•A英语六级B英语四级C英语B级D能运用E无要求••11、贵公司选择秘书的标准是什么?•12、您对高校秘书课程设置有何建议?•湖北职院卢珍宏QQ53118166882