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秘书学秘书学⚫是开放教育专科行政管理专业选修课。⚫是研究秘书、秘书工作和秘书机构的发生、发展，揭示其基本规律和特点的学科，是一门综合性、实践性的新兴学科。作者简介⚫陈合宜，女，1941年11月生，祖籍海南文昌。现任暨南大学中文系教授，写作学教研室主任，中国写作学会理事

，广东省写作学会副会长。先后在华中师范大学中文系、暨南大学中文系任教，从事写作教学和科研数十年。有专著《应用写作指导》、《秘书学》、《写作与编辑》。对秘书职业的各种看法“高级保姆”说贬低秘书工作，工作性质误判“人

格失真”说贬损秘书的形象，贬低秘书的人格“悠闲自在”说低估秘书的工作“高级参谋”说夸大秘书的工作“花瓶摆设”说轻视秘书的工作国际秘书节⚫每年4月的最后一个星期三，是“国际秘书节”.⚫据调查显示，秘书们在秘书节里会照常上班的多达82.75%；将得到休假奖励

的只有7.14%；得到老板或同事的恭贺的只有5.47%；有幸得到奖金／奖品的只有4.46%。43.65%的秘书对自己的工作感觉一般，非常满意的有6.78%，二者之和约占了调查参与者的一半。另外一半的分布是31.11%不太满意；5.66%非常不满意；甚至还有4.21%打算辞职转换职业。第一章秘书学

概述⚫掌握秘书学研究的对象和性质⚫了解秘书学的研究方法第一节秘书学的产生⚫秘书学作为一门独立的学科,在中国内地产生于20世纪80年代.⚫兴起的原因：P4⚫1.当代管理科学的发展，促进了秘书学的产生。⚫2.要改

变秘书工作的落后现状,必须把秘书学的研究提上日程。⚫3.新技术革命浪潮的冲击，向秘书学研究提出更高的要求。⚫秘书学从发展阶段来看，经历了以下阶段：秘书学产生的标志⚫当代秘书学诞生的标志⚫1.秘书院校的出现。【至19

85年，设置秘书学专业或课程的高等院校已有120多所】⚫2.秘书杂志的出现。【1983年《秘书》杂志创刊】⚫3.秘书学会与秘书学术活动的出现。【1984年首届高等院校秘书学教学经验交流会】⚫4.20世纪80年代初期，我国首先出现了一批较为系统的

秘书工作与秘书学论著。⚫从秘书业务内容看，已出现以下分支学科：⚫从社会各行业秘书理论与实践来看已出现以下分支：第二节秘书学的研究对象和性质关于秘书学的研究对象，目前有几种说法：1.“秘书工作”说秘书学“是研究秘

书工作规律及其应用的科学”。2.“对象多元”说秘书学“以秘书、秘书机构和秘书工作为研究对象”。3.“辅助管理”说秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。本教材作者陈合宜认为：⚫＊【研究对象】:秘书学是研究秘书工作规律及其应

用的科学。⚫＊【三大内容】：秘书学的秘书人员、秘书机构、秘书工作。⚫＊【性质】:秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科。⚫＊秘书学的综合性强，表现在它与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系学等学科有着密切的关系。⚫＊文书学、档案学被称

为是与秘书学并列的姐妹学科。⚫＊秘书学的实践性强，是由它的应用（实用）科学性质决定的。秘书学是管理学的分支P7⚫秘书学与管理学的关系最密切，因此，把它说成是管理学的分支不无道理：⚫1、秘书学的产生和发展，反映了当代管理科学发展的需要；⚫2、秘书部门是管理大系统的一个子

系统，秘书工作是管理工作的一个组成部分；⚫3、秘书工作的核心是辅助管理，为提高管理效率和管理水平服务。秘书学不是行政管理学的分支P8⚫管理学和行政管理学不同，行政管理学又叫行政学，行政管理是指中央和地方各级人民政府，亦即行政机关的行政管理工作

。如果把秘书学说成是行政管理学的分支，就等于说只有行政机关才有秘书工作，这显然于事实不符。第三节秘书学的研究方法1.理论联系实际2.运用比较的方法3.注重对其他学科尤其是相关学科的研究4.高校老师与秘书工作者合作第二章秘书的定义、类别和层次⚫理解并掌握秘书的定义，对于秘书定义的多样性

和复杂性应该能够掌握。⚫了解秘书的类别⚫理解秘书的层次《辞海》中的秘书含义P13⚫1、指职务名称之一，是领导的助手⚫2、指官名【自秦汉以来，历代封建王朝都设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌管奏章、函牍、宣示、图书等工作】⚫3、指使馆中介于参赞和随

员之间的外交人员⚫4、指宫禁里的藏书⚫5、指谶纬（chènwěi)图箓第二章秘书的定义,类别和层次第一节秘书的定义秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。P16毛泽东的秘书胡乔木，19

41年2月起任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书。田家英，毛泽东秘书，新中国成立后，历任中央办公厅秘书室主任。p17⚫根据中化人民共和国原劳动和社会保障部制定的“秘书国家职业标准”，把秘书视为一种职业名称，秘书的定义为：“从事办公室程

序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”第二节秘书的类别p171.从服务对象和经济来源分,可分为公务秘书和私人秘书两类。另外,还有一种秘书叫涉外秘书。2.从所属部门分,可分为党务、行政、军事、司法、经济和文化秘书等。3.从具体的工作分，可分为文字秘书、机要秘书、通讯

秘书、信访秘书、事物秘书、外文秘书、生活秘书等。秘书的类别与层次⚫按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为⚫党务秘书⚫行政秘书⚫军事秘书⚫司法秘书⚫外交秘书⚫新闻秘书⚫教学秘书⚫科研秘书等。公务秘书⚫公务秘书泛指为各级党政机关、军队、国有企事业单位、群众团体服务，由组织和人事部门选

调，从国家或集体领取薪酬，在编制上属于该机关、该单位的人员。p17⚫少数为一定级别领导干部、专家服务的秘书，虽服务对象是个人，但也是国家编制的正式工作人员，仍属公务秘书。称呼：领导人的专职秘书或领导人的私人秘书。p17领导人的专职秘

书配置⚫党和国家的领导人，一般配备2－3个专职秘书⚫各省、市的党政领导人，一般配备1个专职秘书私人秘书、涉外秘书⚫私人秘书指为民营企业、农民专业户、个体户等服务，由他们聘请并支付薪酬，不属国家编制的个人。⚫涉外秘书是改革开放后大量涌现的新型的外向型、复合型秘书，必须掌握一门以上外语。从具体工作

划分秘书类别P18⚫1.文字秘书：指以文字工作为主的秘书。负责起草公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关；⚫2.机要秘书：主要职责是管理领导人的文电材料和密码，负责领导人办公室的保密工作，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要

的帮助和服务。⚫3.通信秘书：主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机电传、传真等。⚫4.信访秘书：职责是通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。⚫5.事务秘书：负责总务、后勤等工作的秘书。⚫6.外文秘书：翻译秘书，主要任务是从事口

头或书面的翻译工作。⚫7.生活秘书：在生活上给领导提供服务和帮助，一般在较大的机关为级别较高的领导人设置。周恩来的秘书们（部分）赵炜——周恩来的生活秘书越茂峰——周恩来的机要秘书张永池——周恩来的贴身秘书赵行杰——周恩来的警卫秘书李越然

——周恩来的俄文秘书雷英夫——周恩来的军事秘书马列——周恩来的外事秘书钱嘉东——周恩来的外事秘书韦明——周恩来的文教秘书李岩——周恩来的经济秘书顾明——周恩来的工业秘书杨纯——周恩来的农业秘书周研森——周恩来的行政秘书王伏林—

—周恩来的秘书第三节秘书的层次秘书的层次，指两方面内容：一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次，因而相应的有三个层次的秘书－－高级秘书、中级秘书、初级秘书。另一方面，即使在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低

之分，表现出不同的层次。以一个省市政府机关为例，高级秘书指秘书长、办公厅主任；中级秘书一般指文字秘书；初级秘书指从事一般日常工作的秘书。秘书国家职业标准⚫“秘书国家职业标准”将秘书职业设四个等级：⚫五级秘书（原初级）⚫四级秘书（原中级）⚫三

级秘书（原高级）⚫二级秘书⚫取得大学本科毕业证书，并连续从事秘书职业工作4年以上者，可申报二级秘书（具备其它相应条件，也可申报）。第三章秘书的职业道德和能力⚫理解并掌握秘书职业道德的具体内涵。⚫对秘书的能力要求的具体内容要能掌握秘书的职业特征秘书算不上官，但是离官很近

；秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。但秘书工作的性质却是辅助性，秘书工作的服务原则独特且不变。一热爱工作，甘于平凡二自尊自重，克己奉公三谦虚谨慎，平等待人四严守机密，提高警惕

第一节秘书的职业道德第二节秘书的能力办事能力交际能力表达能力操作能力速记能力一家化学品公司生产的驱虫防蛀片产生了始料不及的对织物的损害，当公众纷纷投诉时，公司的接待秘书不厌其烦地道歉，并向领导建议在大

众传媒上公开道歉。并承诺在三个月的时间内每天接待投诉并予退赔。结果这家化学品公司虽然经济遭到损失，但保住了牌子。改进后的产品即在第二年占领了市场。案例分析联合国秘书长能力要求⚫1991年，联合国秘书长人选要求：⚫具有领

导、筹划和组织众多国家职员的管理能力；⚫能流利使用联合国两种以上工作语言；⚫具有作为领导人物感人的魅力和有效地沟通人际交流思想的能力等。联合国第一任秘书长赖伊第二任达格·哈马舍尔德第三任秘书长吴丹第四任秘书长库尔特·瓦尔德海姆第五

任秘书长佩雷斯·德奎利亚尔第六任秘书长加利第七任秘书长安南新当选的联合国秘书长潘基文。联合国的秘书长1、看起来舒心衣着打扮、言谈举止、气质2、带在身边放心诚实与忠诚、保守秘密、小心慎言3、用起来省心经验丰富、身心健康小组讨论上司用什么标准选任秘书秘书的能力：一、办事能力⚫秘书的办事能力是一种

最基本的能力。⚫办事能力由多种能力综合而成：1、理解和领会能力2、分析能力3、应变能力秘书的能力：二、交际能力⚫秘书部门是枢纽部门，秘书只有善于交际，才能提高办事成功率。秘书的能力：三、表达能力⚫表达能力包括口头表达能力和书面表达能

力。⚫能说会写是秘书的看家本领⚫讲究说话艺术：一要清楚明白，二要注意分寸，三要生动活泼。⚫写作能力主要指写各种应用文的能力，要练就“出手成章”的硬功夫。秘书的能力：四、操作能力秘书的综合性职业特点要求秘书要掌握多种专业化的事务工作技能，提高对办公设备的操作能力。操作能力主

要包括：1.对文字处理机、复印机、誊印机等文字处理机具的运用；2.对照相机、收录机、缩微机、电视会议系统等声信息机具的运用；3.对电传机、电报传真机、多功能电话等通讯机具的运用;4.对办公室计算机、个人计算机等计算机具的

运用秘书的能力：五、速记能力⚫它既是一种高效率的实用技术，又是一种搜集信息、争取时间、讲求速度、提高效率的现代化书写技术。⚫有的单位领导者提出速记是秘书人员应具备的基本功之一。⚫“速记符号”俗称“保密文字”。第四章秘书交际⚫理解秘书处理好人际关系的重要性。⚫掌握秘书处理人际

关系的秘诀并能灵活运用。第一节处理好人际关系的重要性人际关系是在双向的、互惠的、积极主动的交往中形成与发展的。⚫美国成人教育家戴尔·卡耐基认为，一个人事业上的成功，只有百分十五是由于他的专业技术，另外百分八十五要靠人际关系和处世技巧

。（IQ与EQ)第二节处理好人际关系的秘诀⚫一、真诚、慷慨地关心、赞美他人二、牢记别人的姓名三、做一个忠实的听众四、注意礼仪，发挥微笑的魅力感情移入p27⚫在人际交往中，把自己摆在对方的位置上，设身处地地体验、理解别人的感情，善于谅解和同情别人，是缩短人际距离的有效方法，社会心理学

称之为“感情移入”。（“神入”）⚫孔子说“己所不欲，勿施于人”、孟子说“老吾老以及人之老，幼吾幼以及人之幼”，都可视为感情移入。如何做个忠实的听众p30⚫第一，必须愿意去听，露出很希望听别人讲话的神情；⚫第二，必须耐心地听；⚫第三，注意避免以

下情况：坐立不安、持怀疑态度、不屑一顾的表情、挑剔存疑的眼神；⚫第四，切莫打岔；⚫第五，不要总是保持沉默，应在恰当的时候交换观点。礼仪⚫礼仪是礼节和仪式，是道德的一种外在表现形式，在人际关系的调节中具有不可忽视的作

用。⚫微笑是礼仪的重要组成部分。第三节秘书如何具体处理与几类人的关系⚫一、与领导的关系⚫二、与同事的关系⚫三、与来访者的关系一、与领导的关系⚫1、对领导应有深切的了解。要把领导看作一个有个性的人，而不是概念的化身。只有了解了他的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、工作方式、生活习

惯、交际圈等，才能与其配合。2、要善于处理各种情况⚫首先，当发现领导的缺点时，不要毫不留情地揪住其缺点不放，尤其不能以某一前任领导的长处来衡量后任领导的短处，应尽可能在多方面帮助他。⚫其次，当领导生气、发脾

气时，要谅解他的心情和处境，明白他的脾气并不是专门针对你而发的。此时最好的应付方法是：尽量保持镇定，若无其事、不快不慢地走向你的办公室或工作位置，平静地继续做自己的工作。再次，当与领导意见相左时，秘书与领导争论是常有的事。争论时遵守下列原则：看准时机、心平气和、设身处地、提出办法。

最后，当发现自己犯错误时，应该主动向领导报告，坦诚认错。这时要遵守下列原则:1诚心接受责备并向领导道歉，切勿强辩；2不要将受责备的事向同事宣扬，自我辩护，更不要说领导的坏话；3不要自此以后颓丧，怨天尤人或次日

即请假；4工作尤应卖力以示改过之诚意。领导生气时做出的决定，秘书应如何对待？⚫P33范例很重要！二、与同事的关系⚫与同事愉快地相处是秘书的人际关系中十分重要的环节。1.了解同事2.与同事打成一片3.做好领导与同事之间的意见沟通工作。与同事的关系如何与同

事打成一片p36⚫第一，与同事合作。⚫第二，对同事一视同仁。⚫第三，注意并欣赏同事的优点。⚫第四，关心同事。⚫第五，以正确态度对待同事的称赞、批评与嫉妒。三、与来访者的关系⚫所有的来访者都必须热情接待，秘书必须有礼

貌地对待他们，因为秘书的态度如何，直接影响单位的声誉，应注意：⚫1、欢迎来访者并记住对方的姓名2、善于应付难以对付的来访者3、把握和记者谈话的分寸。善于应付难以对付的来访者⚫P38范例秘书人员处理人际关系的基本准则与方式⚫1.基本准则：⚫尊重、礼貌和礼仪⚫乐于助人⚫赞美他人⚫宽容

与体谅⚫公允⚫2.方式：⚫（1）恰当的语言——善于表达和沟通（赞美、批评艺术）⚫（2）得体的举止——语气、体态和手势⚫（3）平等尊重⚫（4）乐于助人（精神或物质帮助）⚫（5）宽容大度⚫（6）自主性、适应性案例：领导优先的悖论总公司派车到外地拉回一批活鱼，分给职工过春节。各专业厂、各部门的

鱼都分下去了，剩下是总公司机关的，照例由办公室负责分配。照理说秤杆一提，平均分配这事好办。可是鱼有大小，都是活的，难以平分。掌秤的秘书小王提出，将鱼分堆编号，大体上差不多份量，然后按号做好纸签，谁抓住哪个号，就得哪一堆，机会面前人人平等。小秘书、小干事、打字员、勤杂工、副科、正科都鼓掌，要是按职务

高低分，吃亏的肯定是他们。副处级干部无所谓，不在人前也不落人后，怎么分也是差不多；处长主任们也不好说什么，堂堂七品官儿，为几条鱼儿去争岂不掉价；处级以上的干部忙着大事根本没注意这些小事。案例2：领导优先的悖论小王的提议本来

已通过了，办公室副主任老杨却发话了：“我看总经理、副总经理、书记、副书记以及总工程师、总经济师、总会计师等总公司领导是不是优先提几条大鱼，领导工作忙，担子重，吃点好点大点的鱼，也不算过份，不要搞平均主义嘛!”⚫此言一出，热闹的分鱼场面马

上就静了下来，谁也不好再说什么，谁也不愿再说什么。小王把秤杆一放，不声不响地溜到一边去了。分鱼本来是件小事。企业效益好，谁手里都有的是买鱼买肉的钱。可是，听了办公室副主任老杨的话，大伙象吞了一颗酸枣儿，心里

就是不舒服。公开拍马屁也不脸红，拿下级的利益巴结上司也不知羞，反正他姓杨的是个副处，自己不损失一分一毫，不过是借花献佛。老杨见小王丢了秤杆儿，他当仁不让拿起秤说：“大家没意见，我就开秤哕!”⚫“慢!”办公室主任老张说：案例2：领导优先的悖论⚫“我看还是按大家拥护的小王提的方案办好。至于总公司领导，

国家已经按职务、职称给他们付了劳动报酬，这鱼是公司发的春节福利，大家一样，图个热闹，象过年一样，一家子不吃两样饭。同志们，我们都是机关干部，是协助总公司领导开展工作的。我们爱护领导，首先应该从思想上爱护，正象他们关心我们，首先从思想上关心一

样。领导们也是人，特别是新一代领导人，都是和我们年龄、学历、资历差不多少的普通人，只有职位的差别，没有尊卑之分。如果我们这些领导身边的人处处在物质上、利益上、荣誉上让他们优先，他们中就有人自然而然地认为对他们优先是应该的，就会感到优先索取心安理得，没得到优先就会不高兴，就会用权捞利。久

而久之，我们这些人就会用‘优先’养出骑在群众头上的老爷!封建时代也有‘先天下之忧而忧．后天下之乐而乐’的清官，为什么我们共产党的领导干部一定要在物质利益上比群众处处优先呢?鲁迅先生说对文学青年不要‘捧杀’，我们事

事对领导优先，实际上是害了领导。”⚫分鱼场上，暴发出一阵热烈的掌声。案例2：领导优先的悖论⚫“说得好，我绝不要优先!”总经理不知什么时候来到分鱼场。“病人老人我们已经照顾了。我五十不到，正是中年，身体壮实，要你们优先

个啥?张主任说的话，值得同志们深思，也值得当头头的好好想一想。说句不客气的话，要是你们把我们“优先”成了贪官，你们就成了不折不扣的‘狗腿子’、‘爪牙’!请诸位注意，‘狗腿子’、‘爪牙’和贪官的名声可一样是千夫所指、臭不可闻的啊！”⚫在场的人一阵哄笑，又是一阵

热烈的掌声。⚫“我建议”，总公司党委书纪也来到分鱼场，他说：“把今天张主任和总经理的讲话，写一份公司简报，题目就叫‘领导优先的悖论’。你们说好不好?”⚫“好!”在场的人一致响应。案例2：领导优先的悖论⚫总经理对书记说：“老搭档

，今天咱俩在操作上配合一次，我抓鱼，你掌秤。平时大家为我们工作服务，今天我俩也来为大家服务服务，你看如何?“好!正合我意。”书记说，“不过，我声明：我要是碰运气分了条大活鱼，就奖给这次‘分鱼场上人人平等’方案的提出者小王秘书，奖励

他的这个发明!”“我分的鱼无论大小，都奖给张主任!奖励他提出的“领导优先的悖论!”秘书小王高兴地跳了起来：“我得奖啦，这个奖比得了诺贝尔奖还有意义……。”⚫下班后，大家提着分得的活鱼回家，满心欢喜，因为

这鱼特别珍贵……⚫分析思考⚫1．副主任老杨的“领导优先论”的发表后，为什么会出现冷场，若按照老杨的方案，是否仅造成分鱼不公?⚫2．办公室主任老张的“领导优先的悖论”的讲话，为什么会得到群众的掌声和领导的赞赏?⚫3．从总经理和党委书记的讲话中，分析

领导需要秘书怎样辅助…简要分析⚫和谐的人际关系是最佳发挥秘书职能作用的人际环境氛围。⚫秘书不仅要珍惜和利用和谐的人际环境，而且应协助领导形成和优化良好的人际环境。要站在领导和群众角度看问题：大事站在领导的角度

进行谋划，小事站在群众角度进行处理。⚫加强上情下达，下情上达，左右沟通，内外沟通，促进人与人之间的相互理解与信任，促进相互支持与配合；⚫将贯彻领导意图与真实反映群众意愿有机结合起来，加强团体意识；把服务于领导工作与服务于全体组织成员相结合，促进共识，整合整体利益

；⚫协助领导加强与群众的联系，协助领导妥善处理各种矛盾和问题，化解各种隔阂，谋求协调与和谐，逐渐形成和谐的人际关系。从而开发群体潜能，激发群众开拓事业的热情和干劲，推动事业快速健康和谐发展。第五章秘书的培养第一节秘书队伍的现状第五章秘书的

培养⚫了解秘书队伍的基本现状⚫理解秘书队伍建设和人才培养的基本方向和途径。“八多”⚫1，“杂事多”⚫2，“会务多”⚫3，“写得多”⚫4，“信访多”⚫5，“身体出‘故障’的多”⚫6,“招聘的多”⚫7，“兼职的多”⚫8，“工作变动的多”“五少”⚫1，“业务培训少”⚫2，“综合水

严高的少”⚫3，“辩证思维能力强的少”⚫4，“提拔升职的少”⚫5，“工资福利少”第二节秘书的培养⚫一、培养目标(把秘书培养成什么样的人才？)⚫二、培养途径（怎么培养？）培养目标⚫1.秀才型人才⚫2.通才型人才⚫3.通才一专才型人才⚫4.专才型人才⚫5.管理型人才培养途

径⚫秘书培养有自我培养和外界培养两种途径。自我培养是秘书成才的内在因素，外界培养则是秘书能力发展的外部条件，它们相互依存，彼此影响，缺一不可。⚫1.自我培养：秘书自我培养最关键的是职业能力培养。⚫2.外界培养：外界培养包括教育和环境两个

方面。外界培养之教育培养⚫主要指学校教育、继续教育乃至终身教育。⚫全日制高校秘书专业的课程设置，目前存在着“三多三少”：理论课程太多，应用课程太少；文史课程太多，行业的专业课程太少；课堂教学太多，社会实践太少。⚫对在职秘书来说，

继续教育是主要培养途径。如何进行继续教育（p48）⚫(I)从实际出发，根据本单位秘书人员的工作需要、文化程度等情况，按照不同专业、不同层次的要求，有针对性地开办不同类型的培训班。⚫(2)所学课程要具体实用，基本原则是干什么，学什么；缺什么，补什么，不求全面高深，但求学得进，用得上，回单位后

能促进工作。如何进行继续教育（4点）⚫(3)培训形式灵活多样，不拘泥形式，既可集中一段时间实行岗位培训，又可安排若干单位时间请有关行家作专题报告，在条件许可时，可派中青年秘书到大专院校进修。⚫(4)学习重要法规和操作技能，可采用生动活

泼的形式，如进行关于某种法规的知识竞赛、打字比赛等。相关规定P48⚫1997年，国家制定了《国家职业技能标准（秘书）》和《国家职业技能鉴定规范（秘书）》；⚫1998年6月，国家劳动和社会保障局首次进行秘书职业资格考试；一年2次；⚫《秘书国家职业资格培训教程》是目前中国内地秘

书职业技能培训和鉴定的指定教材。外界培养之环境培养p49⚫主要是指秘书直接生活在其中、与其发生直接而密切关系的秘书部门，也即若干秘书人员结合成的群体。⚫秘书人员最好能工作在一个优化群体中。优化群体是指按照异质结合的原则，由不同的专长、学历、年龄、性格、性别的人科

学组合起来的集体。在这个集体中，各种人员配备齐全，而且比例适中，这样，才能适应不同层次、不同工作种类、不同场合的需要，充分发挥各人某方面的优势，避开某方面的不足，不但可以形成良好的群体效应，而且能使每个成员各尽其才，心情舒畅。领导对秘书的态度⚫在秘书的工作环境中，领导对秘书

的态度如何，怎样使用秘书，对秘书的成长起着举足轻重的作用。因为，秘书为领导服务与领导使用秘书，处于矛盾的对立统一体中，这里既存在秘书为领导服务的问题，也存在领导如何使用秘书的问题，领导要尊重秘书的独立人格，关心他们的疾苦；在使用上，要既合理又大胆。第六章秘书机构的设置⚫掌握秘书机构设置的主要原

则⚫了解秘书机构的种类以及秘书机构的领导关系第一节秘书机构设置的原则⚫秘书机构即秘书部门，也就是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。⚫秘书机构属于综合性机构。它虽然不承担任何具体业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，都要由秘书机构承担。而且，由于

它所处的枢纽地位，使它成为除机关领导人之外唯一了解全面情况的机构。（性质）秘书机构⚫秘书机构指各级各类机关、单位中的办公厅(室)或秘书厅、处、科、股等，有些在名称上虽不叫秘书机构但实际从事秘书工作的，也属秘书机构。⚫秘书机构有

广义和狭义之分。广义的秘书机构不仅指各级负责综合性工作的办公厅，而且包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、警卫等部门；狭义的秘书机构，仅指各级办公厅(室)中的秘书部门。秘书机构的设置总原则⚫要适应机关或单位管理工作的实际需要。⚫具体体现在以下三个方

面：⚫1.凡独立单位必须设置秘书机构⚫2.秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理高效的要求（详下）⚫3.秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应（详下）2.秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理高效的要求⚫所谓精简，一指人员要精干，人数不能过多；二指机构内部层次要少，不搞内部的

“少而全”；⚫所谓合理，是指实际工作是否需要，即以每项具体工作都有人负责，每个人的工作量不至过大或过小为宜；⚫所谓高效，包括四方面内容（详下）高效⚫一是能在必要的时间内完成所规定的各项工作；⚫二是能以最少的工作量换取最大的成果；

⚫三是能很好的吸取过去的经验教训，并在业务上不断创新；⚫四是能协调内部的行动，并及时适应外部的变化。3、秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应⚫由于所属机关的工作性质不同，故秘书机构的工作侧重点和具体职责不尽相同，有一定的

特殊性。一般说来，⚫权力机关的秘书机构侧重于决策的贯彻实施；监察机关的秘书机构侧重于法纪原则的检查落实；管理机关的秘书机构侧重于政策、法令的推行；业务机关的秘书机构侧重于专业实际。第二节各级各类秘书机构⚫一、各级秘书机构（指党政机关的）⚫1.中央

机关的秘书机构：中共中央、国务院均设办公厅。中共中央不设正副秘书长，但设办公厅正副主任；国务院设正副秘书长，但办公厅不设主任，而由秘书长直接领导。中央机关分别采用分理制与综理制的形式设置下属机构。⚫2.省、市、县级的秘书机构：同样采取分理制和综理制的形式设置下属机构。党、政机

关实行分理制；人大、政协实行综理制。⚫3.基层单位的秘书机构:通常只设办公室，不再下设科或组。第一节秘书机构的设置中共中央办公厅秘书局机要局信访局警卫局机关事务管理局其他各类秘书机构⚫1.人民解放军的秘书机构:人民解放军的秘书机构有着科学的、严密的编制体制，一般可分为：首长秘书机

构、机关秘书机构和会议秘书机构。2.企事业单位的秘书机构：企事业单位一般是参照同等级党政机关的编制形式，结合本单位的实际情况设置秘书机构。3.民主党派和人民团体的秘书机构：一般实行秘书长综理制。4.临时秘书机构临时秘书机构⚫是指各级领导机关在实际工

作需要时所设置的非常设秘设性秘书班子，主要有两种：⚫一是为临时性领导机构服务的秘书机构。如“抗洪救灾指挥部”、“女足赛筹委会”等⚫二是为各种重要会议服务的秘书机构。如各级党代会、人代会、政协会议，常在大会主席团领导下设秘

书处，由秘书长统管秘书处及会务、保卫等工作。第三节秘书机构的领导关系⚫1.秘书机构只直接对所属机关负责⚫秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构，不存在领导或被领导关系，即秘书部门之间不实

行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。⚫2，秘书机构之间的联系⚫虽然秘书机构之间存在一定的封闭性，但仍有一些纵向和横向的联系，纵向联系表现为上级秘书机构有义务对下级秘书机构进行业务上的指导；横向联系表现为秘书机构之间就一些共性问题

或业务问题，相互交流经验，展开对秘书学教学和秘书工作的研究。